XMO vejledning - fra V7 til V8
Indhold Medicinkortet med FMK... - 1 - Ny ordination... - 1 - Ordinationsmodulet... - 2 - Ændring af en eksisterende ordination... - 2 - FMK Sammenkodning og overførsel... - 2 - Sammenkodning af løse recepter... - 3 - Oprettelse af ordination ud fra løse recepter... - 3 - FMK Medicingennemgang... - 3 - Medicingennemgang... - 4 - Ordinationshistorik og effektueringer... - 4 - Medicinkort status... - 4 - Ordinationer med negativt samtykke... - 5 - Godkendelse af recepter og FMK kø... - 5 - FMK handlinger til godkendelse... - 5 - Fremtidig godkendelsesprocedure... - 5 - Skemavalideringsfejl... - 5 - FMK Digital signatur og sikkerhed... - 7 - Digital signatur... - 7 - Medicin-it... - 7 - Brugere i XMO... - 7 - Overbliksjournalen... - 8 - Sektionen Kroniske diagnoser og Fast medicin... - 8 - Filtre... - 8 - Faste filtre... - 9 - Ny epikrise... - 9 - Funktionen Hent fra journal... - 10 - Medicinbestilling fra hjemmeplejen... - 11 - Medicinbestilling fejl i ordination eller ny præparat... - 12 - E-konsultation... - 13 - Skrivebordet og ribbon... - 14 - Skrivebordet... - 14 - Forklaring til minimodulerne på skrivebordet... - 15 - Patientoversigt/patientskrivebord... - 16 -
Ribbon... - 16 - Genvejstaster... - 17 - Globale genveje... - 17 - Oversigt over globale genveje:... - 17 - Lokale genveje... - 18 - Oversigt over lokale genveje:... - 18 - Sidebaren... - 19 - Venteværelser... - 20 -
Medicinkortet med FMK Medicinkortet med FMK Ny ordination Fornyelse af et præparat foretages som hidtil med mellemrumstasten. Et nyt præparat søges frem ved at bruge <F5=Nyt præparat> eller ved at skrive i feltet Søg medicin. - 1 -
Medicinkortet med FMK Det ønskede præparat vælges fra listen ved dobbeltklik/<enter>, hvorefter ordinationsmodulet åbnes: Ordinationsmodulet Dosisforslag kan ændres til et af de andre på listen eller der kan formuleres en tekst i skrivefeltet forneden, fx 1+1+0+0. Det samme med Indikationen. Der er genvejstaster til fx Fast, Tilskud og Dosisdispensering. Genveje er understregede og kan benyttes fx som ALT+F for at skifte imellem fast eller ej fast. Gem ordinationen med genvejen Alt+G eller <F12>. Præparatet får i medicinkortet status som Ny m/recept. Ordnationen er klar til F9=godkendelse / F8=afsendelse eller F12. Ændring af en eksisterende ordination Hvis en eksisterende ordination på patientens medicinkort åbnes (dobbeltklik/<enter>), er der i ordinationsbilledet ikke på forhånd vinget af i boksen Ny recept. For at kunne redigere i ordinationen, antal pakninger, antal dage osv. skal der først sættes et flueben. (Ønsker man imidlertid ikke at sende en recept, men blot ændre ordinationen, fjernes fluebenet blot igen, inden ændringerne gemmes). Ved redigering af en allerede eksisterende ordination er fokus automatisk på Dosisforslag, så det hurtigt kan tilpasses ved hjælp af piletasterne og efterfølgende gemmes med genvejen Alt+G eller <F12>. Præparatet får i medicinkortet status som Ændret eller Fornyet. Den fornyede ordnation er klar til F9=godkendelse / F8=afsendelse eller F12. FMK Sammenkodning og overførsel Den daglige brug af medicinkortet vil ikke ændre sig markant efter aktivering af FMK. Recepter vil blive afleveret via FMK i stedet for edifact, men ellers skal man ordinere, forny osv. helt på samme måde som man plejer. Ved åbning af en patients medicinkort vil man i bunden kunne se et felt med løse recepter. Listen kan være lang, indtil man har lavet en medicingennemgang, da der ligger løse recepter fra de seneste to år. De ordinationer man ønsker at gemme i XMO, markerer man og trækker op i medicinkortet. Man kan enten vælge at sammenkode eller oprette de løse recepter: - 2 -
Medicinkortet med FMK Sammenkodning af løse recepter Hvis man vil sammenkode en af de løse recepter med en allerede eksisterende, markerer man den løse recept og trækker den op i medicinkortet og slipper den oven i den rette ordination kun hvis de to ordinationer er 100 % identiske, kan man få lov at sammenkode. Oprettelse af ordination ud fra løse recepter Hvis man vil oprette en ordination i medicinkortet ud fra en løs recept, uden at sammenkode, markerer man ordinationen og trækker den op i det tomme felt nederst på listen. Man kan også vælge at holde Shiftknappen nede mens man trækker ordinationen op og slippe den et vilkårligt sted på listen. Herefter vil den blive oprettet som en ny ordination, som man kan bruge på samme måde som egne ordinationer. FMK Medicingennemgang Vi har i XMO gjort det let at overføre den faste medicin til FMK. Dette vil over tid ske af sig selv i forbindelse med fornyelser, men det kan være en god ide at gennemgå det faste medicin, eventuelt sammen med patienten, og sende det til FMK. Man kan let skifte status på en ordination fra fast til ej fast med genvejstasten Ctrl+f, og når man har set det igennem, sender man det til FMK med knappen Send alt via FMK i Alt+F1 menuen: - 3 -
Medicinkortet med FMK Medicingennemgang Når man har gennemgået en patients medicinkort og har taget stilling til at sammenkode og oprette de løse recepter fra FMK, kan man angive dette overfor FMK ved at bruge genvejen Ctrl+q Medicingennemgang. Herefter bliver der i medicinkortets øverste bjælke markeret af hvem og hvornår medicinkortet sidst er gennemgået.: Ordinationshistorik og effektueringer I XMO har man altid kunnet se historikken for en given ordination ved at bruge F3 ordinationer. Efter aktivering af FMK vil denne nu også vise ændringer af en ordination, ligesom man vil kunne se de forskellige effektueringer. Medicinkort status Et medicinkort på FMK kan have forskellig status. Et normalt kort er aktivt med en status om, hvornår det sidst er gennemgået og af hvem. Medicinkortet kan også være suspenderet dette vises med en tekst i statuslinjen øverst i medicinkortet. Suspenderet betyder at kortet er låst, fordi patienten er indlagt på et sygehus. Sygehuset skal låse kortet op og angive det medicin patienten udskrives med. Hvis et kort ikke bliver låst op ved udskrivning, skal man kontakte afdelingen. Den afdeling der har suspenderet kortet, vises i FMK medicinkort detaljer fra Alt+F1 menuen. Et medicinkort kan også være invalideret, dette sker hvis lægemiddelstyrelsen har vurderet, at kortet ikke kan være retvisende. Hvis dette sker, kan man få yderligere oplysninger hos lægemiddelstyrelsen. Et invalideret kort vises, ligesom ved suspendering, med en tekst i statuslinjen øverst i medicinkortet. - 4 -
Medicinkortet med FMK Ordinationer med negativt samtykke En patient kan ønske, at andre end den ordinerende læge ikke må se en given ordination. Dette kaldes på FMK negativt samtykke. En ordination med negativt samtykke vil vises på listen med kursiv og teksten negativt samtykke. Ønsker man at hente de ordinationer, der er givet negativt samtykke på, kan det gøres fra Alt+F1 menuen Hent ordinationer med negativt samtykke. Når man henter disse, vil der komme en dialogboks omkring samtykke. Enten har man fået lov af patienten eller også har man vurderet, grundet patientsikkerheden, at patienten ikke er i stand til at svare på, om det er nødvendigt. Begge dele stemples på FMK, så man i forbindelse med eventuelle klagesager, ved hvad grunden er. Får man brug for selv at angive negativt samtykke til en ordination, findes der et felt til det i ordinationsvinduet. Godkendelse af recepter og FMK kø Hvis klinikpersonalet har lavet fornyelser, vil disse recepter som hidtil stå til godkendelse i edifact postkassen under Udbakke-> Recepter. Her skal en læge godkende recepterne og de vil stå til afsendelse via FMK. I selve afleveringen til FMK sker der en validering af de enkelte recepter og det kan være at afsendelsen stopper med en valideringsfejl (se afsnittet om disse). Opstår der en fejl, vil XMO såfremt det er muligt, tilbyde at sende den pågældende recept via edifact i stedet for FMK. FMK handlinger til godkendelse Ligesom man skal godkende og sende recepter, skal man også godkende og sende de øvrige FMK relaterede handlinger, som klinikkens personale udfører på medicinkortet. Det kan være en seponering, ændring af en ordination, uden at lave en ny recept m.v. Disse handlinger lægger sig automatisk i edifact postkassen under Udbakke -> FMK. Her kan lægen gennemse de enkelte handlinger og sende dem til FMK ved at trykke F8 eller Send alt via FMK. Fremtidig godkendelsesprocedure Der kommer en ændring af reglerne omkring, hvem der må hvad på FMK og derfor vil ovenstående godkendelsesprocedurer løbende ændres. Klinikpersonalet vil få lov at aflevere flere typer af handlinger til FMK direkte uden lægens godkendelse og derfor vil FMK køen og en del af receptgodkendelsen på sigt forsvinde. Vi orienterer i forbindelse med opdateringerne af XMO, om de ændringer der kommer til at ske. Skemavalideringsfejl I forbindelse med afsendelse af recepter eller FMK handlinger til FMK, kan der opstå en såkaldt skemavalideringsfejl. Kommunikationen med FMK foregår på den måde, at XMO skal udfylde et skema med en lang række oplysninger pr. handling. Dette er bla. oplysninger om klinikken, - 5 -
Medicinkortet med FMK brugeren, patienten, apotek og udleveringssted. Er der en oplysning, der ikke overholder det som FMK forventer, melder den tilbage med en skemavalideringsfejl, hvor der står hvad problemet er. For at få afsendt den pågældende recept eller handling, skal man rette den oplysning, der gør at valideringen fejler enten i XMO opsætningen eller på medicinkortet. Opstår der en skemavalideringsfejl, man ikke kan gennemskue, så kontakt XMO supporten som kan være behjælpelige med fejlsøgning. - 6 -
Medicinkortet med FMK FMK Digital signatur og sikkerhed Digital signatur Det er et myndighedskrav, at samtlige brugere i klinikken har en gyldig digital signatur med CPR (såkaldt LRA signatur). Signaturen bruges til at identificerer brugeren overfor FMK. Har du en delepraksis, eller deler i personale imellem flere klinikker, er det ikke nødvendigt med mere end én digital signatur til FMK (dog skal man bruge en pr. klinik, hvis man skal bruge digital signatur til andre steder såsom sundhed.dk). I forbindelse med FMK har vi implementeret Single Sign On (SSO) i XMO, hvilket betyder, at vi knytter den digitale signatur til brugeren i XMO. Det betyder, at man ikke behøver at installere FMK på alle klinikkens maskiner, men at man altid logger ind i FMK, når man logger ind i XMO. Når man logger ind, har man adgang til FMK i 9 timer, herefter spørges der igen om login. For hjælp til digitale signaturer kan du kontakte regionens datakonsulenter. Medicin-it Al personale skal knyttes til klinikken, så de kan arbejde på vegne af lægen på FMK. Det vil sige, at deler to klinikker samme sekretær, skal begge læger registrere sekretæren som medhjælper. Styringen af dette håndteres via https://www.medicin-it.dk. Brugere i XMO Den personlige signatur knyttes til brugeren i XMO og du kan ikke længere dele computere og log-ins på samme måde som før. Alle brugere i XMO skal have deres eget personlige log-in. Det vil sige, at en fælles SEK -bruger for alle sekretærer i klinikken ikke længere kan anvendes. Du kan fortsat dele en computer, men da log-in til XMO er personligt, skal du fremover huske at skifte bruger, når du går til og fra computeren. Man skal ligeledes huske, at angive CPR-nummer på alle brugere, da dette er et krav fra FMK. - 7 -
Overbliksjournalen Overbliksjournalen Sektionen Kroniske diagnoser og Fast medicin Kroniske diagnoser, der i notaterne markeres som faste, vises i overblikjournalens øverste sektion sammen med fast medicin. Sektionerne kan skjules ved at trække barren i bunden. Filtre Formålet er at få vist netop de kontaktnotater, der i situationen er relevante for brugeren. Som standard vises ALLE kontaktnotater. Ved at sætte flueben i de forskellige filtre, kan der foretages en nu og her søgning efter særlige journaltyper. Når man forlader journalen, nulstilles filtreringen til næste gang med mindre man gemmer opsætning med <Shift+Ctrl+G>. Opsætning af overblikjournalen Opsætning af overblikjournalen består af en kombination af individuelle opsætninger og opsætninger, der gælder for alle brugere. Opsætninger for alle brugere i klinikken foretages via Vedligehold -> Systemopsætninger. - Den individuelle opsætning består i, at kolonner kan til- og fravælges vha. ikonet i øverste venstre hjørne: - 8 -
Overbliksjournalen - Kolonner kan rykkes til højre eller venstre ved at gribe fat i toppen og flytte dem - Bredden af kolonnerne kan tilpasses ved at trække i siderne - Sortering kan ændres ved at klikke på kolonnens titelbar Individuelle opsætninger kan gemmes med <Shift+Ctrl+G>. Næste gang den samme bruger logger på XMO og åbner overblikjournalen, er det altid den personlige opsætning, der vises. For at returnere til den standardleverede opsætning, vælg <Shift+Ctrl+S>. Faste filtre Det er muligt at lave en filtrering og gemme den til senere brug, fx Alle konsultationer med T90. Sådanne gemte filtre lægger sig i feltet Faste filtre og slår igennem med det samme den markeres. Nye faste filtre eller redigering af de eksisterende, foretages under Vedligehold -> Brugerkartotek (under brugerens egen profil) -> og fanebladet Journal. Ny epikrise Det er muligt direkte fra overblikjournalen, at udfærdige et lægebrev/epikrise med <Ctrl+E=Ny epkrise>. Funktionen inkluderer automatisk indholdet fra det markerede journalnotat. - 9 -
Funktionen Hent fra journal Funktionen Hent fra journal Hvis man har brug for at hente data fra enten medicinjournalen, overbliksjournalen eller laboratoriekortet, fx til en henvisning, er proceduren således: Fra feltet i henvisningen, som man ønsker at overføre data til, klikkes på ikonet Hent fra Journal. Herefter vælger man i et nyt pop-up vindue, hvilken journal man ønsker at hente fra. Ovenstående eksempel er fra Medicinjournalen. Måden at vælge de relevante ordinationer ud på, er at klikke på dem, mens Ctrl-tasten holdes nede. Der kan filtreres i listen ved at vinge af i de enkelte bokse i højre side under Filtrering. Vil man overføre hele listen trykker man Ctrl+A. Når de rigtige data er valgt, overføres de til henvisningen vha. Escknappen. - 10 -
Medicinbestilling fra hjemmeplejen Medicinbestilling fra hjemmeplejen Medicinbestilling fra hjemmeplejen kommer ind i F11 -> indbakke -> Hjemmeplejen. Markér en bestilling og tryk <Enter> for at åbne den: - 11 -
Medicinbestilling fra hjemmeplejen Det første præparat på bestillingen er aktivt, idet vinduet åbnes. Dobbeltklik/<Enter> /tryk på <mellemrumstasten> for at forny de enkelte præparater et efter et, hvorefter de ryger over i højre side i svarfeltet. Send herefter bestillingen til F9=godkendelse / F8=afsendelse. Medicinbestilling fejl i ordination eller ny præparat Er det et nyt præparat eller er der fejl på ordinationen kommer ovenstående meddelelse. Her er det vigtigt at gå til <F5>=Medicinkortet. Under receptanmodning i bunden af medicinkortet ses medicinbestillingerne. Redigér en eksisterende ordination eller opret en ny. Udfyld ordinationsbilledet som normalt. Overfør ordinationerne med <ESC> eller <F12>. Send herefter bestillingen til F9=godkendelse / F8=afsendelse. - 12 -
E-konsultation E-konsultation E-konsultation modtages Patienten sender et spørgsmål til lægen via eportalen. Spørgsmålet lægger sig i Indbakken -> eportalen -> E- konsultation med FED skrifttype og med status Ubehandlet. Spørgsmålet lægger sig automatisk ind som et notat i patientens overbliksjournal. E-konsultation læses En bruger læser spørgsmålet og spørgsmålet ændrer skrifttype til normal skrifttype. Men KUN for den bruger der har LÆST spørgsmålet. For alle andre, der IKKE har læst spørgsmålet, vil det fortsat være vist med fed. E-konsultation besvares Brugeren åbner svar-billedet med <F3=besvar> og skriver svaret i Svar-feltet. Brugeren vælger evt. at generere en regning, ved at bibeholde fluebenet ud for Regning i højre hjørne. Svaret afsendes eller sendes til godkendelse som vanligt med hhv. F9=godkendelse / F8=afsendelse. Spørgsmål/svar forsvinder fra Indbakken. Spørgsmål/svar lægger sig evt. i Udbakke til godkendelse. Spørgsmål/svar godkendes/sendes og lægger sig i Sendt bakke med FED skrifttype Journalnotat oprettes Når svaret sendes, oprettes der automatisk et journalnotat indeholdende spørgsmål/svar. Svar på E-Konsultation læses Når patienten læser svaret, vil skrifttypen i Sendt-bakken ændres til normal skrift, og kolonnen Svar læst af patient vil udfyldes med dato og klokkeslæt for, hvornår svaret er læst. - 13 -
Skrivebordet og ribbon Skrivebordet og ribbon Skrivebordet Det første man som bruger af XMO ser, når man logger sig ind i systemet, er skrivebordet. Skrivebordet er den personlige indgang til XMO, hvad enten man er læge, sygeplejerske eller sekretær. Her vises status for aftaler og opgaver den pågældende dag. - 14 -
Skrivebordet og ribbon Forklaring til minimodulerne på skrivebordet Patientaftaler dags dato Oversigt over dagens aftaler. <Alt+L> skifter mellem Patient aftaler og Alle aftaler Patientliste <Højreklik> i Patientliste giver mulighed for: At redigere teksten for den markerede patient At slette den markerede patient fra listen At aktivere den markerede patient og derefter slette patienten fra listen 'Vis for alle brugere' viser patientlisten for alle brugere i klinikken - ellers vises kun listen for den aktive bruger. Bogføringsstatus dags dato Viser dagens bogføringer. www.favoritter Links til internetsider, som kan oprettes efter behov. Linket aktiveres med <Enter>. Ulæste huskesedler Oversigt over ulæste huskesedler. Ubehandlede Edifact meddelelser i alt Oversigt over ulæste/ubehandlede poster i indbakken. Regningsstatus Status på antal åbne og bogførte regninger, såvel private som sygesikringsregninger. <Dobbeltklik> på den øverste del af minimodulet for at åbne 'Åbne regninger' og den nederste del for åbne 'Gemte regninger'. Nyheder Oversigt over gamle og aktuelle nyheder fra CompuGroup Medical. Opdater <Alt+F5> Opdaterer skærmbilledet. - 15 -
Skrivebordet og ribbon Patientoversigt/patientskrivebord Når en patient aktiveres, vises en oversigt med forskellige information omkring patienten: Det er muligt for hver enkelt bruger i XMO at opsætte sin egen personlige patientforside i Vedligehold -> Brugerkartotek -> <Alt+F1> funktioner -> Opsæt Patientforside. Ribbon Den overordnede navigation i XMO består af: Menupunkter i form af faneblade (1) Undermenu i form af ikoner (2) Funktioner for hver undermenu (3) - 16 -
Genvejstaster Genvejstaster Der findes 2 typer af genvejstaster Globale og Lokale. Globale genveje De globale findes i menu-baren under hvert faneblad: Oversigt over globale genveje: Åbn Online hjælp F1 Bladre mellem åbne faneblade Ctrl+Tab Gem og afslut åbent vindue eller faneblad Afslut åbent vindue eller faneblad F12 Gem skærmopsætning Shift+Ctrl+G Esc Nulstil skærmopsætning Shift+Ctrl+S Find patient AltGr+P Regning AltGr+R Opret patient AltGr+O TK AltGr+F6 Gem på patientliste AltGr+G Formular AltGr+U B-Liste AltGr+B Kommunikation F11 Hent gemte patienter AltGr+H Henvisning, elektronisk AltGr+Q Stamkort, pt forside AltGr+S Aftalebog AltGr+T Overbliksjournal AltGr+J Næste patient AltGr+F7 Medicinkort AltGr+M Afslut patient og gå til næste AltGr+F8 Laboratoriekort AltGr+L Webreq AltGr+W - 17 -
Genvejstaster Lokale genveje Ud over de globale genveje, findes der lokale genveje, som har forskellig funktion, alt efter hvor i XMO du befinder dig. Et eksempel: Når en patient aktiveres, vises stamkortet og et ekstra faneblad Oversigt kommer til syne i øverste topmenuen. Alle menupunkterne der knytter sig til Oversigt, inklusiv de som ligger i Alt+F1 menuen, har deres egen genvejstast: Oversigt over lokale genveje: Medicinjournal F2 E-Portal opsætning Ctrl + E Åbne regninger F3 Brevkartotek Ctrl + F3 Telefon konsultation TK F4 Kontokort Ctrl + K Udskriv slip F5 Reminder Ctrl + M Magistrel recept F7 Udlæs patient til PLO Ctrl + P Regning F8 Ret patient Ctrl + R Laboratoriekort F9 Bemærkning Ctrl + B Overbliksjournal F10 Familierelationer Ctrl + F Vis FMK kø Ctrl + Q - 18 -
Sidebaren Sidebaren XMO giver mulighed for at få vist basale oplysninger om patienten i et separat vindue i højre side af skærmen. Sidebaren er tilgængelig, uanset hvor du befinder dig i XMO og kan vises/skjules når som helst. NB: Der kan IKKE rettes i oplysningerne via Patientinfo. For at få vist Sidebaren klikkes på >> eller hele bjælken i yderste højre side af XMO. Ud over data fra stamkortet, kan man på de øvrige faneblade få vist: - Fremtidige og gamle aftaler og remindere - Kroniske diagnoser/faste ordinationer - Journalnotater - 19 -
Venteværelser Venteværelser Har klinikken flere venteværelser og ønsker man at fordele patienterne i henhold til hvilken læge de har tid hos, kan det sættes op i Tidsbestilling -> Venteværelser. Når sundhedskortet køres igennem venteværelsesterminalen, vil beskeden på skærmen dirigere patienten hen til det rette venteværelse. For at sætte venteværelserne op med navn og beskrivelse, redigere i dem eller slette, vælges Vedligehold venteværelser fra menuen i toppen. For at tildele et venteværelse til hver behandler, trækker man behandlerens navn fra venstre kolonne over på det rette venteværelse i højre kolonne. Sørg for at alle relevante behandlere får tildelt et venteværelse. - 20 -