Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 22. august 2016. Kl. 17.00 Mødested: Storegade 93, Haderslev Mødepunkt 1 Afbud fra Der var afbud fra Knud Erik Hansen, som fremover overlader det til den nye domprovst at orientere fra Stiftsrådet, hvorfor han trækker sig fra posten som observatør i PU. 2 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 3 Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt og underskrevet. 4 Nyt fra stiftsrådet Intet nyt. 5 DO budgetsamråd 310816 Sag: Budget 2017 - kirkekasser (1614) Dagsordenen blev gennemgået og godkendt af PU og udsendes nu til menighedsrådene. DO budgetsamråd 310816 Indkaldelse til budgetsamrådsmøde - MR pr. mail 6 SV: Anmodning fra Bevtoft MR vedr. udgifter i forbindelse med tillidsrepræsentanter Sag: Tillidsrepræsentanter (1644) Provstiudvalget godkendte anmodningen. Finansieringen af den fælles tillidsrepræsentant vil ske ved tildeling af ekstra ligningsmidler i 2017 til Bevtoft kirkekasse. SV: Anmodning fra Bevtoft MR vedr. udgifter i forbindelse med tillidsrepræsentanter 7 Notat fra Hoptrup MR vedr beskæring og besparelse på byggeprojekt Hoptrup Kirkehus Sag: Hoptrup - sognehus - redskabs- og mandskabsbygning (1092) - Hoptrup Sogn Formanden gav en orientering i sagen. Det reviderede projekt beskrevet i mail af 15. august 2016 blev godkendt af provstiudvalget. Midler til inventar afklares. Notat fra Hoptrup MR vedr beskæring og Referat,22-08-2016 Side: 1
Notat fra Hoptrup MR vedr beskæring og besparelse på byggeprojekt Hoptrup Kirkehus Møde vedr. Kirkehus ved Hoptrup kirke 8. august kl. 16.00 8 Notat fra møde i Øsby Sag: Budget 2017 - Øsby MR (1690) - Øsby Sogn Notat fra møde i Øsby 9 Budget 2017 - Udkast endelig ligning til kirkekasser Sag: Budget 2017 - kirkekasser (1614) Budget 2017 - Udkast endelig ligning til kirkekasser Domprovsten orienterede i sagen og var glad for et positivt møde. Provstiudvalget er sindet at imødekomme en ansøgning fra Øsby menighedsråd om at få bevilget 50.000 kr. af 5% midlerne til delvis genopretning af diget mod skolen. Hvis andre arbejder skal iværksættes, skal ansøgning herom ligeledes indsendes til provstiudvalget. Formanden orienterede i sagen. Provstiudvalget gennemgik oversigten for provstiet som helhed samt oversigten over de enkelte kassers budget. PU fremlægger dette med enkelte justeringer for menighedsrådene på budgetsamrådet den 31. august 2016. Haderslev kommune - Statsgaranteret udskrivningsgrundlag - Opstart budget 2017 Udkast - Samlet oversigt over fordeling af ligningsmidler budget 2017 10 Endeligt PUK budget 2017 til godkendelse Sag: Budget 2017 - PUK (1682) Domprovsten orienterede i sagen. PUK-budget 2017 blev godkendt af provstiudvalget. Endeligt PUK budget 2017 til godkendelse 11 2. kvartalsrapport PUK regnskab 2016 Sag: PUK regnskab 2016 (1678) Provstisekretæren orienterede i sagen. Provstiudvalget godkendte 2. kvartalsrapport for PUK regnskab 2016. 2. kvartalsrapport PUK regnskab 2016 12 Oversigt fra MR - vedr. fælles regnskabskontor Sag: Samarbejde mellem menighedsråd (1499) Oversigt fra MR - vedr. fælles regnskabskontor Provstiudvalget drøftede tilbagemeldingerne fra menighedsrådene. PU lægger op til samarbejde, sparring, at man kan afløse for hinanden, og at man ansætter med nuværende timetal og med plads til at kunne øge dette. Der orienteres på budgetsamrådsmødet. Referat,22-08-2016 Side: 2
SV: Oplæg til ansættelse af kordegn i Bevtoft, Nustrup, Skrydstrup, Vedsted Regnskabsfunktion Gl. Ha. MR RE: regnskabsfunktion Med hensyn til sogne med akut behov blev det oplyst, at man i Domsognet har mulighed for / kapacitet til at hjælpe med flere regnskaber. Provstiudvalget besluttede, at domprovsten spørger ind til dette i Domsognet og formidler kontakten til de respektive menighedsråd. Regnskabsfunktion til MR - oversigt pr. 18.08.16 13 Konsulentrunde efterår 2016 - brev pr. mail til alle MR Sag: Konsulentrunde 2016 (1620) - Haderslev Stift Pt. er der ingen menighedsråd fra Haderslev Domprovsti, der har ønsket at deltage. Konsulentrunde efterår 2016 - brev pr. mail til alle MR Konsulentrunde efterår 2016 14 Oversigt Energimærkning 16.08.2016 Sag: Energimærkning 2016 (1285) Oversigten pr. 16. august 2016 blev drøftet. Det blev besluttet at undersøge, om bygningen på Åstrupvej 76 skal energimærkes. Oversigt Energimærkning 16.08.2016 15 Revideret Bilag til regnskabsinstruks af 19-8-2015 Sag: Regnskabsinstruks for PU (1241) Godkendt. Underskrives af formand og domprovst. Revideret Bilag til regnskabsinstruks af 19-8- 2015 16 Ansøgning om 5% midler til opstartsudgifter på masterplanen Sag: Renovering af tårn (kalk) (1352) - Jegerup Sogn Ansøgning om 5% midler til opstartsudgifter på masterplanen Der ansøges om 129.395,74 kr. Provstiudvalget drøftede ansøgningen og besluttede at bevilge det ansøgte beløb på 129.395,74 kr. af 5% midlerne til udarbejdelse af masterplanen. Provstiudvalget gør opmærksom på, at arbejde på kirken ikke må igangsættes, før stiftet har godkendt dette, og provstiudvalget har godkendt økonomien. Hovedplan for fremtidige arbejder i Jegerup kirke - fra Mejeriet A/S Referat,22-08-2016 Side: 3
17 Renovering og udskiftning af låger i kirkegårdsdige Sag: Udskiftning af trælåger ved kirkegårdsdiget i Skrydstrup (1486) - Skrydstrup Sogn Provstiudvalget besluttede, at formand og domprovst besigtiger projektet, inden der tages stilling i sagen. Renovering og udskiftning af låger i kirkegårdsdige 18 Ny mandskabsbygning og materialeplads - projektbeskrivelse Sag: Ny materialeplads (1353) - Vedsted Sogn Ny mandskabsbygning og materialeplads - projektbeskrivelse 19 Ansøgning - overførsel af kirkemidler til Over Jerstal Bypark Sag: Legater - indsamlinger - ophævelse (1507) - Vedsted Sogn Ansøgning - overførsel af kirkemidler til Over Jerstal Bypark Bent K. Andersen var inhabil og forlod mødet under behandlingen af sagen. På baggrund af situationen i Vedsted, er provstiudvalget sindet at fremme projektet. PU besluttede, at man ville forsøge at få fastlagt et tidspunkt for igangsætningen af det på prioriteringslisten oplistede projekt til 3,5 mio. kr. Bent K. Andersen var inhabil og forlod mødet under behandlingen af sagen. Provstiudvalget godkendte menighedsrådets ansøgning, da PU er enig med MR i, at dette vil være den bedste måde at fremme det kirkelige liv i Over Jerstal. Derfor skal det betinges, at hytten skal kunne benyttes til gudstjenester og andre kirkelige arrangementer efter menighedsrådets ønsker. SV fra MR til ST: Vedsted menighedsråd - anvendelse af legater Vedsted menighedsråd - anvendelse af legater Svarbrev fra fm 20 Moltrup Præstegård - masterplan af 16. juni 2016 Sag: Moltrup præstegård - istandsættelse (1619) - Moltrup Sogn Formanden orienterede i sagen. Provstiudvalget besluttede at godkende projektet. PU agter, at afsætte 4 mio. kr. til anlægsmidler. Moltrup Præstegård - masterplan af 16. juni 2016 21 Redegørelse fra arkitekt vedr. stråtag - Bevtoft præstegård Sag: Bevtoft præstebolig - stråtag (1666) - Bevtoft Sogn Provstiudvalget drøftede sagen og besluttede, at menighedsrådet skal holde stråtaget under fortsat observation og melde tilbage, når udskiftning er nødvendig. Referat,22-08-2016 Side: 4
Redegørelse fra arkitekt vedr. stråtag - Bevtoft præstegård 22 Skitser til nyt våbenhus Bevtoft Kirke Sag: Nyt våbenhus Bevtoft Kirke (1710) - Bevtoft Sogn Sagen er på prioriteringsplanen. Skitser til nyt våbenhus Bevtoft Kirke Overslagspris 1.457.000 kr. inkl. moms Bevtoft - Notat fra konsulentrunden19.5.2016 (Kopi fra sag 1620) 23 MR ansøger om midler til kloakering af Halk Præstegård. Sag: Kloakering af Halk Præstegård. (1713) - Halk Sogn MR ansøger om midler til kloakering af Halk Præstegård. Udgift til kloakering inkl. moms kr. 86.725,00 24 SV fra ST: Gl. Haderslev Kirke - indvendig renovering - UDKAST til aftale Sag: Indvendig renovering af Gl Ha Kirke (1698) - Gammel Haderslev Sogn Lars-Peter Melchiorsen og Thyra Bohsen var inhabile og forlod mødet under behandlingen af sagen. Provstiudvalget godkendte ansøgningen om midler til kloakering af Halk præstegård og bevilgede kr. 86.725,00 af 5% midlerne til formålet. Provstiudvalget godkendte rådgivningsaftalen. underskrevet af parterne den 17. august 2016. SV fra ST: Gl. Haderslev Kirke - indvendig renovering - UDKAST til aftale SV: Gl. Haderslev Kirke - indvendig renovering - UDKAST til aftale Renovering af Gl. Haderslev kirke indvendigt - aftale på vej Fwd: Re: Underskrevet aftale og TIL underskrift 25 VS: Synsprotokol fra Gram over kirke og præstegård Sag: Syn 2016 Gram (1697) - Gram Sogn VS: Synsprotokol fra Gram over kirke og præstegård Erik Høgh var inhabil og forlod mødet under behandlingen af sagen. Der blev afholdt syn over kirke og præstegård den 7. juni 2016. Godkendt idet provstiudvalget forventer, at de nævnte arbejder kan afhjælpes inden for det udmeldte driftsbeløb. Referat,22-08-2016 Side: 5
26 Ansøgning til provstiudvalget om midler til projekt Camino Haderslev Næs Sag: Udviklingspuljen 2016 - Camino Haderslev Næs (1716) Ansøgning til provstiudvalget om midler til projekt Camino Haderslev Næs Der ansøges om 25.000 kr. 27 RE: sv: fældning af træ på kirkegården - ansøgning fra Fjelstrup MR Sag: Fældning af træ på kirkegården (1699) - Fjelstrup Sogn Til efterretning Lars-Peter Melchiorsen og Thyra Bohsen var inhabile og forlod mødet under behandlingen af sagen. PU besluttede at imødekomme ansøgningen og bevilgede 25.000 kr. af Udviklingspuljen til projektet. Dog bemærkes, at der skal indsendes et budget efterfølgende. Provstiudvalget godkendte fældningen af det sidste træ mod krav om nyplantning som beskrevet. RE: sv: fældning af træ på kirkegården - ansøgning fra Fjelstrup MR fældning af træ på kirkegården - ansøgning fra Fjelstrup MR 28 Fællesmøde - invitation den 10.11.2016 Sag: Stiftsrådet - fællesmøde for PU og stiftsrådsmedlemmer (1709) Fællesmøde - invitation den 10.11.2016 29 Provstikonsulentens sagsliste - opgørelse for marts - juni 2016 På lukket dagsorden Sag: Provstikonsulent - fælles - fra 2016 (1592) - Haderslev Stift Til efterretning Sagen blev taget til efterretning. Provstikonsulentens sagsliste - opgørelse for marts - juni 2016 Fælles personalekonsulent - regning 2. kvartal 2016 30 FM og domprovst godk. på vegne af PU at MR fortsætter arbejdet Sag: Sommersted kirke - tårnets murværk og blytag. Menighedshus - facaderenovering (1200) - Sommersted Sogn Til efterretning Sagen blev taget til efterretning. FM og domprovst godk. på vegne af PU at MR fortsætter arbejdet Referat,22-08-2016 Side: 6
SV: VS: Provst og FM godk. at arbejdet fortsætter VS: Status på økonomi ved Sommersted kirke - der mangler 190.000 kr. 31 Minikonferencen "Fremtidens provstiudvalg" program Sag: Fremtidens provstiudvalg (1703) Minikonferencen "Fremtidens provstiudvalg" program Invitation til minikonferencen "Fremtidens provstiudvalg" 32 Initiativ fra Nord Elkraft via Landsforeningen af MR Sag: Landsforeningen af MR (1251) Provstiudvalget drøftede sagen og konkluderede, at der p.t. ingen interesse er for dette initiativ. Initiativ fra Nord Elkraft via Landsforeningen af MR 33 Re: Vojens kirkegård, parkeringsplads Sag: Køb af Povlsbjerg Børnehave i Vojens - ny parkeringsplads ved Vojens kirke (1260) - Vojens Sogn Sagen udsættes. Re: Vojens kirkegård, parkeringsplads 34 Ansøgning til Udviklingsfonden i Haderslev Domprovsti Sag: Udviklingspuljen 2016 Reformation-jazzgudstjeneste (1720) Provstiudvalget besluttede at imødekomme ansøgningen og bevilgede 125.000 kr. af Udviklingspuljen til formålet. Ansøgning til Udviklingsfonden i Haderslev Domprovsti Der ansøges om 125.000 kr. 35 Orientering fra domprovsten Domprovsten orienterede om to nye præsteansættelser i henholdsvis Domsognet til september og Moltrup-Bjerning til november. Referat,22-08-2016 Side: 7
Pt. besøger han alle præster i provstiet for at lære dem at kende. 36 Eventuelt Intet til dette punkt. Referat,22-08-2016 Side: 8
Orientering 37 VS: Besøg fra Tanzania. Sag: Provstikomiteen for Mission (1471) VS: Besøg fra Tanzania. 38 Godkendelse ST: Nustrup kirke - renovering af våbenhusets gulv og tagkonstruktion Sag: Nustrup kirke - revnedannelser (1388) - Nustrup Sogn Godkendelse ST: Nustrup kirke - renovering af våbenhusets gulv og tagkonstruktion 39 Oksenvad kirke - nyt tag på våbenhus - besigtigelse ved NAT Sag: Oksenvad kirke - nyt tag på våbenhus (1524) - Oksenvad Sogn Oksenvad kirke - nyt tag på våbenhus - besigtigelse ved NAT Besigtigelsen forventes at finde sted onsdag den 17.8.16 kl. 14-17 40 FN SJS 6/2016: Ansøgning om opførelse af en dobbelt carport og redskabsrum på matr.nr. 1046 Højrup, beliggende Buen 1, Gram Sag: Højrup kirkes omgivelser - opførelse af garange m.m. på Buen 1, Gram (1552) - Højrup Sogn FN SJS 6/2016: Ansøgning om opførelse af en dobbelt carport og redskabsrum på matr.nr. 1046 Højrup, beliggende Buen 1, Gram 41 Sognetilhørsforhold - Aller sogn og kirke eller Fjelstrup sogn og kirke Sag: Sognegrænsen mellem Aller og Fjelstrup (1603) - Fjelstrup Sogn Sognetilhørsforhold - Aller sogn og kirke eller Fjelstrup sogn og kirke sv fra Kolding Provsti: Sognegrænsen mellem Fjelstrup og Aller - ST anmoder om udtalelse. Referat,22-08-2016 Side: 9
Orientering 42 Godkendt Annoncekorrektur - Lokalavisen Haderslev - tirsdag 23. august 2016 - DK_1566859 Sag: Valg til MR (1231) Godkendt Annoncekorrektur - Lokalavisen Haderslev - tirsdag 23. august 2016 - DK_1566859 Fællesannonce for MR-valg. Svar fra Lokalavisen SV til ST vedr. økonomi og valg til MR 2016 Forespørgsel fra Ha Stift vedr. Økonomi og valg til MR 43 Re: sv: Gl. Ha. ansøger om midler fra udviklingspuljen til Stafet for Livet Sag: Udviklingspuljen 2016 (1611) Re: sv: Gl. Ha. ansøger om midler fra udviklingspuljen til Stafet for Livet 44 Kvartalsrapport 2016-1 Gl. Ha. MR Sag: Kvartalsrapport kirkekasser 2016-1 (1650) Kvartalsrapport 2016-1 Gl. Ha. MR 45 Fjelstrup kirke - udskiftning af skibets blytag mod syd Sag: Fjelstrup Kirke - nyt blytag på skibets sydside (1674) - Fjelstrup Sogn Fjelstrup kirke - udskiftning af skibets blytag mod syd 46 SV ST: Kvartalsrapport 31. marts 2016 - sag 16/3350 Sag: PUK regnskab 2016 (1678) SV ST: Kvartalsrapport 31. marts 2016 - sag 16/3350 Referat,22-08-2016 Side: 10
Orientering 47 Kvartalsrapport 2016-2 - Skrydstrup Kvartalsrapport 2016-2 - Skrydstrup 48 Kvartalsrapport 2016-2 - Nustrup Kvartalsrapport 2016-2 - Nustrup 49 Kvartalsrapport 2016-2 - Hoptrup Kvartalsrapport 2016-2 - Hoptrup 50 Kvartalsrappport 2016-2 - Bevtoft Kvartalsrappport 2016-2 - Bevtoft 51 Kvartalsrapport 2016-2 - Hammelev Kvartalsrapport 2016-2 - Hammelev 52 Kvartalsrapport 2016-2 Øsby Årø Kvartalsrapport 2016-2 Øsby Årø 53 Kvartalsrapport 2016-2 Jegerup Kvartalsrapport 2016-2 Jegerup 54 Kvartalsrapport 2016-2 Vilstrup Referat,22-08-2016 Side: 11
Orientering Kvartalsrapport 2016-2 Vilstrup 55 ST har modtaget henvendelse fra MR vedr. renovering af indkørsel til sognehuset Sag: Renovering af indkørsel til sognehuset (1707) - Hammelev Sogn ST har modtaget henvendelse fra MR vedr. renovering af indkørsel til sognehuset 56 SV fra ST: Hammelev kirkes omgivelser - renovering af indkørsel til sognehuset Sag: Renovering af indkørsel til sognehuset (1707) - Hammelev Sogn SV fra ST: Hammelev kirkes omgivelser - renovering af indkørsel til sognehuset 57 Forslag til lokalplan 10-30 - Biografcenter ved Jomfrustien, Haderslev Stift Sag: Lokalplaner 2016 Haderslev kommune (1708) - Haderslev Stift Forslag til lokalplan 10-30 - Biografcenter ved Jomfrustien, Haderslev Stift SV ST: Forslag til lokalplan 10-30 - biografcenter ved Jomfrustien, Haderslev 58 Domprovst indsat; Uddrag af biskoppens tale til konventet; Magasinet 2016 - bestil det allerede nu; følg udbuddet af kurser m.v. Sag: Kommunikation (1319) - Haderslev Stift Domprovst indsat; Uddrag af biskoppens tale til konventet; Magasinet 2016 - bestil det allerede nu; følg udbuddet af kurser m.v. Domprovst indsættes på søndag. Kurser og tilbud. Nye præster og stillingsopslag. Blandt landets smukkeste præstegårde. Nyt om reformationsmarkeringen. Referat,22-08-2016 Side: 12
Underskrifter vedr. møde d. 22-08-2016 Helge Christian Jacobsen Arne Rudbeck Bent Kronborg Andersen Erik Høgh Ingrid Vilslev Knud Erik Hansen Lars-Peter Melchiorsen Leif Johan Linnemann Arffmann Thyra Margrethe Bohsen Ulla Toft Referat,22-08-2016 Side: 13