FIF: Digitalisering af indkøbs- og udbudsprocesser Indkøbsprocesser i kommunerne: Digitalisering af indkøb via e-handel har været et ønske i kommunerne igennem en årrække. Faktum er at antallet af elektroniske ordre der gennemføres i kommunerne er minimal i forhold til potentialet. To kommuner har i løbet af 2012 og 2013 skiftet økonomisystem og dermed e-handelssystem. To kommuner forventer at implementere nye systemer i 2014. Ved at øge e-handelsgraden, forventes brugen af de udbudte indkøbsaftaler at stige og at kommunerne derved i højere grad vil realiserer de økonomiske besparelsespotentialer. Kommunerne ønsker at sætte øget fokus på digitalisering af indkøbsprocesserne. Udbudsprocesen i FIF og i kommunerne: Udbudsprocessen, i FIF, bliver i dag gennemført med baggrund i en standardisering af udbudsprocessen som er udmøtet i standardskabeloner i FIF og standarder for annonceringer på FIF s egen hjemmeside. FIF har i 2012 afprøvet to forskellige udbudssystemer til håndtering af den samlede udbudsproces. På daværende tidspunkt var konklusionen at den største fordel i digitalisering af udbudsprocessen ligger i kommunikationen til leverandørerne og i langt mindre grad i selve udbudsplanlægningen fra A-Z. Udbudssystemerne har siden udviklet sig til at indeholde mere end kun kommunikationsdelen og samtidig forventes det, at med det kommende reviderede udbudsdirektiv (forventes vedtaget ultimo 2013/primo 2014) at der vil blive stillet krav (formen er ukendt) om en digitalisering af udbudsprocessen. Der vil være en 2 års implementeringspriode fra direktivet er vedtaget i EU til det skal være implementeret i DK lovgivning, således må det forventes implementeret i 2016. Målsætning Det anbefales derfor at digitaliseringen af udbudsprocessen revurderes og en fornyet undersøgelse af behov, marked og indhold i systemerne igangsættes. Indkøbsprocesser i kommunerne: Kommunerne ønsker at sætte fokus på digitalisering af indkøbsprocesserne og FIF vil understøtte dette arbejde via e-katalogerne, der skal e-handles ud fra, deltage i strategiarbejde omkring e-handel/ehandelsstrategier samt deltage i den undervisning der forventes planlagt i kommunerne i 2014, i det omfang der er behov herfor. Udbudsprocesser i FIF og i kommunerne: Arbejdet sættes i gang i 2014, når kravene til digitalisering af udbudsprocessen bliver kendt. En businesscase skal foreligge inden 1. juli 2015. Et egentligt udbud vil kunne gennemføres på baggrund af businesscasen. Kontrakt på et udbudssystem vil skulle ligge klar primo 2016. Afrapportering Løbende til bestyrelsen for FIF Indkøbsprocesser i kommunerne - FIF understøtter med opdaterede e-kataloger og aftalekataloger - FIF yder support til brugere der ringer med udfordringer - FIF deltager i muligt og ønsket omfang i strategiarbejde, planlægning og tilrettelæggelse af e-handel - FIF deltager i muligt og ønsket omfang i uddannelse omkring indkøb og e-handel i kommunerne 25-11-2013 09:50 Side 1 af 6
Udbudsprocesser i FIF og i kommunerne FIF er motor på projektet som udarbejdes i samarbejde med IKF, da alle offentlige udbud omfattes af digitaliseringen, der forventes implementeret med direktivet. Businesscasen skal belyse: - Hvilke systemer / muligheder findes på markedet - Min. 2 systemer er afprøvet, fordele/ulemper - snitflader - Hvor vil systemerne kunne understøtte/optimere processerne (håndteringen af udbud i FIF og i kommunerne idag) - Hvem i kommunerne laver udbud (licenser) / procedure i fremtiden - Økonomi Indkøbsprocesser i kommunerne: Øget e-handelsgrad i kommunerne. Udbudsprocesser i FIF og i kommunerne: Businesscase på udbudssystem foreligger inden udgangen af juni måned 2015. Eventuel beslutning om udbud af et sådan system fremgår af udbudsplanen for 2015/2016. 25-11-2013 09:50 Side 2 af 6
FIF: Kontraktstyring og priskontrol Kontraktstyring i kommunerne og FIF: Kommunerne i FIF har i dag ikke et samlet overblik over kontrakter på de forskellige organisatoriske niveauer jf. figur 1. Dette giver udfordringer ift. Effektivisering af indkøbsområder og planlægningen af udbud i kommunerne og i FIF regi. Ved at få skabt et samlet overblik over kontrakter i kommunerne, vil kommunerne få mulighed for At få et samlet overblik over kommunens økonomiske forpligtigelse At undgå uhyrlige opsigelsesbetingelser Undgå dobbeltdækning ved flere leverandører At skabe merværdi gennem bedre udnyttelse af kontrakterne på tværs af forvaltninger i kommunen og på tværs af kommuner i FIF At sikre lovligheden af aftaler ift. udbudspligten og derved undgå klagesager At ensartet kontraktuelle forhold At optimere ydelsens i kontaktens kvalitet At optimere vilkår i kontrakterne. At styrke kommunikationen og tillidsforhold mellem kommunen og leverandørerne. FIF og IKF har haft et indledende møde omkring kontrakthåndtering, hvor Fujitsu deltog for at præsentere mulighederne i deres system. Der er enighed i gruppen om at kontrakthåndtering er et område som med fordel kunne prioriteres. Priskontrol: Igennem de sidste 2-3 år er der indgået over 100 kontrakter, hvor der nu er et behov for at følge op på overholdelse af kontraktens betingelser og priser både fra leverandørernes side og i lige så høj grad fra kommunernes side. I 2013 er et system indkøbt, således compliance i langt højere grad kan automatiseres og understøtte en systematisering af opfølgningen, som hidtil har været manuel. Målsætning Kontraktstyring i kommunerne og FIF : Ved udgangen af 2014 foreligger en businesscase vedr. potentialet for central kontrakthåndtering i kommunerne og FIF. Priskontrol: Ved udgangen af 2014 er der gennemført compliance på 25 udvalgte kontrakter. Afrapportering Kontraktstyring i kommunerne og FIF: Løbende til Bestyrelsen Priskontrol: Løbende til IKF og bestyrelsen for FIF. Fejlfaktureringer og efterfølgende krediteringer til de pågældende kommuner, vil blive opsamlet i FIF og videreformidlet i bestyrelsesrapportender udarbejdes til bestyrelsesmøderne i FIF. Kontraktstyring i kommunerne og FIF: I 2014 vil FIF i samarbejde med IKF undersøge markedet for systemunderstøttelse af kontrakthåndgeringen i kommunerne samt beskrive nuværende procedure samt ønsker til fremtiden. Der skal udarbejdes en businesscase der bl.a. beskriver: - Hvilke muligheder er der i markedet i dag (obs. På snitfladproblematikker) - Håndtering af kontrakter i FIF og i kommunerne i dag - Ønsker til håndtering af kontrakter i fremtiden centralt overblik decentral indgåelse? - Fordele/ulemper ved et kontraktsystem - Hvilke kontrakter skal ind i systemet - Ressourcer, hvad skal der til for at administrere aftalerne centralt, og søge for det bliver et dynamisk 25-11-2013 09:50 Side 3 af 6
og opdateret system? - Forslag til indledende handlingsplan - Økonomi Priskontrol: De 25 kontrakter der udvælges til opfølgning i 2014 vælges ud fra bl.a. følgende principper. - Stor økonomisk volumen - Brede sortimenter - Erfaring for fejlfaktureringer forekommer fra leverandørens side Kontraktstyring i kommunerne og FIF: Der foreligger en business case Priskontrol: Priskontrol er foretaget på de 25 udvalgte kontrakter, ved mangler er disse rette op og kreditnotaer er udsendt til den enkelte forbruger. Den samlede gevinst ved kontraktopfølgningen vil blive synliggjort i bestyrelsesrapporten. 25-11-2013 09:50 Side 4 af 6
FIF: Ledelsesinformation Ledelsesinformation defineres på mange måder og kan rumme mange elementer. I denne sammenhæng defineres ledelsesinformation som et værktøj, der kan give overblik, og mulighed for løbende strategiskstyring (resultatopfølgning) og operationelstyring (intern kontrol) på målsætninger i organisationen på koncern og afdelingsniveau. På det overordnede koncernplan hjælper ledelsesinformationen med at give et overblik, og skabe grundlag for opfølgning på de politiske og strategiske mål. Ledelsesinformationen er også med til at danne et beslutningsgrundlag for strategiske valg og igangsætning af nye tiltag på såvel koncern- som afdelingsniveau. Endelig er ledelsesinformation med til at give den enkelte leder og medarbejder overblik, som giver mulighed for en løbende styring og opfølgning på den daglige drift. Målsætning FIF bestyrelse har ved start af den nuværende strategiperiode (2011) valgt at kommunikation vedr. indkøb og implementering af aftaler varetages af den enkelte kommune. Hvilket afgrænser FIF s ledelsesinformation til at være målrettet FIF bestyrelse (Direktionsniveau) og IKF (Stabsniveau). Det er herefter IKF som videreformidler informationen videre ud i den enkelte kommunes organisation. ønsker at sætte mere fokus på indkøb i 2014 ved at udarbejde ledelsesinformation, som tilgodeser alle niveauer i hele organisationen på koncern og afdelingsniveau. Ledelsesinformation til organisationen om udbudte indkøbsaftaler: FIF fik i 2013 et nyt og forbedret indkøbsanalysesystem som giver mulighed for at udarbejde ledelsesinformation vedr. indkøbsnøgletal i kommunerne på alle organisatoriske niveauer. FIF ønsker med udgangspunkt i det forberede indkøbsanalysesystem at udarbejde ledelsesinformation som tilgodeser flere hensyn vedr. indkøb på FIF indkøbsaftaler og indkøb inden- og udenfor de udbudte varer- og tjenesteydelseskategorier (compliance). Ledelsesinformation skal kunne udgøre et relevant og tilstrækkeligt beslutningsgrundlag til ledelsen af koncern, virksomhed, institution eller afdeling. Informationen kan bla. bidrage til grundlaget for indkøbstrategiske beslutninger i kommunerene give mulighed for opfølgning på indgået indkøbsaftaler på koncern og afdelingsniveau berette om indkøbsresultater på alle organisatoriske niveauer illustrerer handlemuligheder, det ledelsesmæssige råderum for at udnytte udbuddets besparelsespotentiale Ledelsesinformationen vil således kunne understøtte kommunernes ønske om effektivisering, økonomisk styring og digitalisering af processer, samt skabe et fælles sprog og synliggørelse af indkøb og dets effekter. Ledelsesinformation til organisationen om indkøb: I 2014 vil FIF og IKF arbejde på at få ledelsesinformation til brug i bestyrelsen og udvalgte målgrupper i organisationen. Dette kunne være en overordnet version til bestyrelsen og en detaljeret til den enkelte institution. Afrapportering Løbende til bestyrelsen for FIF Ledelsesinformation til organisationen om indkøb: I 2014 vil FIF og IKF udarbejde 3 overordnede ledelsesrapporter: 1. Overblik til bestyrelsen og direktionerne (FIF) 2. Overblik til fagchefer (IKF) 3. Overblik til afdelings- og institutionsledere (IKF) Der foreligger en fælles platform (procedurer og processer) for udarbejdelse af ledelsesinformation 25-11-2013 09:50 Side 5 af 6
FIF: Økonomiske mål Økonomiudvalgene i respektive kommunerne, der deltager i (FIF), har godkendt et økonomisk oplæg, baseret på en rapport udarbejdet af Capacent i 2010. Målet for 2014 for Faaborg- Midtfyn, Kerteminde, Nordfyns og Nyborg er et besparelsespotentiale på kr. 37 mio. ved gennemførelse af udbud for kommunerne. Måltal for Langeland er endnu ikke vedtaget, og forventes indarbejdet i den kommende strategiperiode fra 2015-2018. Målsætning Besparelsespotentialet ønskes realiseret i perioden for at skabe et økonomisk råderum i kommunerne, understøtte kommunernes effektiviseringsstrategi samt understøtte at kommunerne overholder udbudspligten. FIF udarbejder en fælles udbudsplan samt forestår og gennemfører udbuddene på den af bestyrelsen godkendte udbudsplan for 2014, for herigennem at realisere besparelsespotentialet for 2014, samt løfte udbudspligten for kommunerne for de pågældende udbudsområder. Afrapportering FIF rapporterer løbende til bestyrelsen status for gennemførelsen af udbud på udbudsplan 2014, samt de økonomiske potentialer for kommunerne ved etablering af de nye indkøbsaftaler. Udbud gennemføres jf. udbudsplanen 1. Besparelsesmålet for 2014 er nået ved årets udgang. 25-11-2013 09:50 Side 6 af 6