Inkl. Afrapportering Strategiperioden Årsrapport 2014 Fællesindkøb Fyn.

Transkript

1 Faaborg-Midtfyn - Kerteminde Langeland - Nordfyns - Nyborg Årsrapport 2014 Fællesindkøb Fyn Inkl. Afrapportering Strategiperioden

2 1 ÅRSRAPPORT STATUS PÅ UDBUD OG OPGAVER Status på udbudsplan Status på økonomiske mål for Status på E-handel Status generelt for AFRAPPORTERING PÅ STRATEGIPERIODEN Capacents mål Status på Capacents udbudskategorier FORVENTNINGER TIL Side 2 af 12

3 1 ÅRSRAPPORT 2014 I 2014 har fokus for FIF været rettet mod udbud, håndtering af kontrakter, opbygning af metode til måling af compliance og ledelsesrapportering samt undersøgelse af systemer til håndtering af udbud og kontrakter. Udbudsplanen for 2014 indeholdt mange udbud, hvis resultater dog har genereret begrænsede besparelser i selve 2014, idet flere af udbuddene først afsluttes i 1. halvår af Samlet set må resultatet imidlertid anses for meget tilfredsstillende har været kendetegnet ved mange kontraktlige og juridiske problemstillinger, herunder virksomheders konkurs, overdragelse af kontrakter samt kontraktmisligholdelse. På medarbejdersiden har 2014 været et stabilt år, med samme team som i Vores controller har været på forældreoverlov. Fra 29. december har vi ansat en controllerassistent i en løntilskudsstilling i 6 måneder. 1.2 STATUS PÅ UDBUD OG OPGAVER FIF har i løbet af 2014 haft 57 udbud på udbudsplanen inkl. alle delkontrakter på varer og tjenesteydelser. Til sammenligning var der i 2013 planlagt 49 udbud. Af de 57 udbud var 11 videreført fra 2013-udbudsplanen. 26 udbud blev afsluttet mod 22 i Af de 26 afsluttede udbud var udbuddet på skylletoiletter, som var et nyt udbudsområde i FIF-regi, dét, som gav den største procentvise besparelse (52 %). Genudbuddet på danskundervisning for Faaborg-Midtfyn Kommune kastede med ca. 1. mio. kr. og en besparelsesprocent på 18 den største økonomiske besparelse af sig Status på udbudsplan 2014 Der var 8 udbud som udgik af udbudsplanen mod 16 i Udbuddene har primært været analyseudbud, heriblandt managementydelser og serviceaftaler. FIF vil i den kommende strategiperiode se nærmere på disse udbudsområder, der er kendetegnet ved en særlig kompleksitet. Fig. 1.0 Oversigt over udgåede, igangsatte og afsluttede udbud Side 3 af 12

4 FIF viderefører 23 udbud til udbudsplanen i Det drejer sig primært om genudbud, som har kontraktstart første halvår Fig. 1: Oversigt over typer af udgåede, igangsatte og afsluttede udbud i 2014 Type Udgået Igangsat Afsluttet Hovedtotal Analyse udbud Genudbud Nye udbud Hovedtotal Status på økonomiske mål for 2014 FIF havde allerede ved starten af 2014 realiseret det økonomiske mål for hele året. FIF lå således i marts måned 14 % over årets mål og 7 % over det samlede mål for strategiperioden, når indkøbsgevinsterne for tidligere år blev akkumuleret. Hertil kom, at de 5 %, som Nyborg Kommune lå under målet i 2013, var indhentet. 1) I løbet af 2014 høstedes yderligere 1,5 mio. kr. til resultatet, hvilket betyder, at FIF samlet kan præsentere et resultat for 2014, der ligger 19 % over målet og 8 % over det samlede mål for strategiperioden jf. figurerne 2 og 3. Fig. 2: KPI - Realiseret samlet for FIF Realiseret KPI ) Nyborg Kommune havde forventeligt nået målet fra , såfremt kommunen havde deltaget i udbuddene Renovation og Revision. Side 4 af 12

5 Fig. 3: KPI og realiserede gevinster opgjort pr. kommune År KPI Realiseret Sum af Afvigelse kr. Afvigelse pct. Faaborg-Midtfyn % % % % % Kerteminde % % % % % Nordfyns % % % % % Nyborg % % % % % Langeland Fællesindkøb Fyn % Note: Langeland Kommune tiltrådte FIF-samarbejdet den 1. juli Tiltrædelsen har ikke resulteret i ændring af det samlede økonomiske mål. Langeland Kommunes gevinster i forbindelse med udbud medregnes derfor ikke i det samlede økonomiske måltal eller i realiserede gevinster, og er angivet i kursiv. Langeland mangler stadig at få opgjort indkøbsgevinster på en række FIF udbud. Kurven for udbudsplanernes årlige gevinster fra (fig. 4) viser, at FIF de første 2 år høstede de lavthængende udbudsgevinster som anbefalet i Capacents analyse. Kurven har siden været faldende og viser tendens til at flade ud på grund af det øgede antal genudbud. 2 ) FIF vil fremover søge at få nye udbud af tjenesteydelser på udbudsplanen med henblik på at rette op på tendensen. Samtidig vil FIF sætte fokus på bedre aftaleimplementering i kommunerne for derigennem at få påvirket gevinstkurven i positiv retning. 2 ) 21 % var genudbud på udbudsplan % var genudbud på udbudsplan % var genudbud på udbudsplan % er genudbud på udbudsplanen for 2015 Side 5 af 12

6 Fig. 4: Udbudsplanernes årlige gevinster Note: Udbudsplanen 2014 vil generere yderligere besparelser på de 26 udbud, som endnu ikke er afsluttet. Udbudsplan 2014 forventes at ligge på samme niveau som udbudsplanen i 2013, dvs. ca. 8 mio. kr Status på E-handel I 2014 har e-handel været et indsatsområde for flere kommuner i FIF. Faaborg-Midtfyn og Nyborg kommuner har udarbejdet en e-handelsstrategi, som skal bidrage til at effektivisere indkøbet. FIF understøtter e-handel til alle kommuner med elektroniske varekataloger til de af FIF s aftaler, som vurderes til at være e-handelsegnede. FIF varetager kvalitetssikringen af katalogerne, inden de distribueres til kommunernes indkøbssystemer, ligesom FIF yder support til kommunerens arbejde med e-handelsstrategierne. FIF har i 2014 håndteret 52 elektroniske varekataloger (45 i 2013) med i alt 546 opdateringer (456 i 2013), hvilket i alt svarer til behandlinger for de kommuner, der opererer med en e-handelsløsning i FIF. 3) Den øgede indsats fra kommunerne og FIF har resulteret i en stigning på 10 % i antal ordrer, der er gået gennem systemet - jf. fig. 5. Fig. 5: Antal ordre sendt via e-handel FMK KER NOR NYB Ordrer 2013 Ordrer ) Det drejer sig p.t. om Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Nordfyns og Nyborg kommuner Side 6 af 12

7 E-handelsprocenten ændredes marginalt i forhold til 2013 med 1 % - jf. fig. 6. FIF vil i 2015 have fortsat fokus på udvikling og understøttelse af kommunernes e-handel, så antallet af e-handelsordrer og dermed e-handelsprocenten øges væsentlig. Fig. 6: E-handelsprocent for 2013 og 2014 Leverandører E-handelspct E-handelspct Faaborg-Midtfyn Kommune 25 % 25 % Kerteminde Kommune 31 % 31 % Nordfyns Kommune 3 % 3 % Nyborg Kommune 34 % 31 % Fællesindkøb Fyn 24 % 23 % Note: E-handelsprocenten er beregnet på antal ordrer via e-handelskatalogerne holdt op i mod antal fakturaer i SAS Indkøbsanalyse (minus kreditnotaer). Opgørelsen tager ikke højde for, om faktura er indeneller udenfor kontrakt, hvilket kan give uoverensstemmelser med måling af e-handelsprocenten i den enkelte kommunes økonomisystem Status generelt for 2014 FIF håndterer ved udgangen af 2014 i alt 216 kontrakter, som er fordelt på 121 leverandører (2013: 190 kontrakter på 98 leverandører). 4) Det er en stigning i antallet af kontrakter på 7 %. Stigningen i antallet af kontrakter, nye kontrakter på tjenesteydelser og leverandørernes konkurrencepres har medført at FIF bruger flere ressourcer end hidtil på kontraktlige og juridiske problemstillinger bl.a. i forbindelse med virksomhedskonkurser, overdragelse af kontrakter og kontraktmisligholdelser. Specielt har kontrakterne på rottebekæmpelse, sundhedsfaglige vikarydelser og rengøring budt på ekstraordinære udfordringer, som har trukket på de juridiske ressourcer i FIF. På øvrige aftaler er opståede problemstillinger blevet håndteret løbende af FIF s medarbejdere, der har bistået kommunerne med juridisk rådgivning og sparring. Et eksempel er mejeriaftalen, hvor FIF primo december forestod flere drøftelser med leverandørens advokat omkring modpartens ønske om salg af sin virksomhed. FIF har gennem de seneste år generelt oplevet en stigning i antallet af juridiske opgaver på kontrakthåndtering og forventer, at kontraktlige og juridiske problemstillinger fremtidigt vil komme til at beslaglægge flere ressourcer. Herudover har FIF oplevet en markant stigning i anmodninger om aktindsigt fra leverandører og pressen i forbindelse med såvel udbud som løbende kontrakter. FIF har i løbet af 2014 behandlet aktindsigtssager på 14 kontraktområder. FIF forventer i 2015 samme eller øget fokus på indkøbsområdet fra medie- og leverandørside. Dette begrundes med leverandørernes konkurrencepres, 4) 45 % af FIF aftaleleverandører har en lokal afdeling på Fyn. Side 7 af 12

8 som samtidig har en afsmittende effekt - ofte med lokalt udspring - på pressens bevågenhed over for kommunernes indkøb. På det juridiske felt har FIF i 2014 desuden ydet sparring omkring selvejende institutioners juridiske status. En af FIF s hovedopgaver er opfølgning på alle indgåede kontrakter både i relation til kommunernes og leverandørernes forpligtelser. FIF har derfor arbejdet med afrapportering af indkøbsdata med det formål, at der kan ydes en målrettet indsats på de kontrakter, som ikke forløber hensigtsmæssigt. Afrapporteringen kan desuden levere indkøbsdata til kommunernes generelle ledelsesinformationssystemer og derved understøtte realiseringen af indkøbsgevinster på de forskellige kontraktområder. Arbejdet med afrapportering og ledelsesinformation fortsætter i i næste strategiperiode. Endvidere har FIF foretaget priskontrol af 25 udvalgte varekøbskontrakter. Priskontrollerne viste en del mindre overfaktureringer, men også manglende kvalitet i faktureringerne, hvilket vanskeliggør den automatiske priskontrol i FIF. FIF vil sammen med aftaleleverandørerne arbejde målrettet på at få optimeret faktureringerne samt få inddrevet de tilgodehavender, som overfaktureringerne resulterer i. Dette uden at øge transaktionsomkostninger i FIF eller hos leverandørerne. Side 8 af 12

9 2 AFRAPPORTERING PÅ STRATEGIPERIODEN Strategiperioden , der hvilede på Capacentrapporten fra april 2010, har været kendetegnet ved 1) mange udbud til opfyldelse af de opstillede økonomiske mål, 2) opnormering af medarbejderstaben i FIF og i kommunerne, 3) øget koordinering af samarbejdet i FIF og med kommunerne samt 4) konsolidering og professionalisering af metoder og processer. Samlet set nåede FIF sine mål. Det økonomiske mål på 120 mio. kr. i perioden blev opfyldt, dette til trods for bl.a. annullereringer og udsættelser af udbud, kommuner som valgte ikke at tilslutte sig udbuddene, og faldende indkøbsvolumen, som resultat af at Assens i 2012 valgte at trække sig ud af samarbejdet. Følgende forhold bidrog især til målopfyldelsen: Den skærpede konkurrencesituation og den økonomiske situation generelt på de markeder, hvor udbuddene blev gennemført, indskrænkningerne af sortimenter samt bedre organisering, herunder en øget professionalisering af indkøbsprocesserne - forhold, der alt i alt har betydet skarpere tilbud og dermed gunstigere indkøbsbetingelser for kommunerne. I dag er Fællesindkøb Fyn som indkøbsfællesskab velanset og funderet på en solid platform med et meget velfungerende samarbejde mellem bestyrelse, indkøbsform og FIF medarbejdere. Kommunerne er overordnet enige om retning for både FIF-samarbejdet og indkøbet i den enkelte kommune, hvilket giver fællesskabet fremdrift. I henhold til strategien blev der vedtaget en personalenormering i FIF på 13 ansatte. Omstændighederne har imidlertid gjort, at den faktiske normering i perioden har været 10 ansatte. I perioden er FIF s sociale kapital blevet målt to gange med følgende resultater: 12,70 points i 2011 og 13,70 points i Målingerne placerer FIF i den øverste ende af skalaen 5). Høj social kapital er udtryk for, at medlemmerne af organisationen har tillid til hinanden, at de kan og vil samarbejde, at de trækker på hinandens kompetencer og slutteligt, at de oplever retfærdighed i teamet. FIF må derfor betegnes som en velfungerende enhed med ekspertkompetencer inden for udbud, indkøb, jura, kontraktstyring, e-handel, compliance, beregninger, udvikling og processer, innovation m.v. Personaleomsætningen i afdelingen har desuden været lav og sikret kontinuitet. 5) Socialkapitalpoint: 0-8 point: Meget lav; 8,1-10,1 point: Lidt under gns. for DK; 10,2 point: Gns. for DK; 10,3-12,3 point: Lidt over gennemsnittet for DK; 12,4-16 point: Meget høj Side 9 af 12

10 2.1 Capacents mål FIF s økonomiske mål i strategiperioden var som nævnt fastsat ud fra en analyse udarbejdet af Capacent i Assens Kommunes udtrædelse af FIF 31. december 2012 ændrede ikke på de enkelte kommuners økonomiske mål, men måtte naturligvis påvirke det samlede økonomiske mål for FIF i perioden, idet det således reduceredes til kr jf. fig. 7. Fig. 7: Økonomiske mål for kommunerne og FIF Kommune Hovedtotal FMK Kerteminde Nordfyns Nyborg Langeland Hovedtotal Note: Det oprindelige mål med Assens inkluderet var kr I følge Capacentanalysen skulle de økonomiske mål nås ved gennemførelse af udbud for at realisere indkøbsgevinster. Herudover skulle der også gennemføres en række understøttende elementer inden for organisation, kompetencer, processer samt målstyring og opfølgning. Strategien omfattede 31 overordnede udbudsområder fordelt på 19 varekøbskategorier og 12 tjenesteydelser. FIF har været udbudslandskabet igennem og etableret aftaler på alle de vare- og tjenesteydelseskategorier, som har været mulige at udbyde. FIF har således i dag en aftaleportefølje bestående af 216 kontrakter fordelt på 76 % varekøb og 24 % på tjenesteydelser. FIF har erfaret, at tjenesteydelser har været vanskeligere at udbyde pga. af kompleksiteten i ydelserne samt barrierer og manglende parathed i både organisation og marked. Et godt eksempel herpå er udbud af managementydelser. FIF arbejder videre med at få flere udbud på tjenesteydelser gennemført i den nye strategiperiode. Side 10 af 12

11 2.2 Status på Capacents udbudskategorier Fig. 8: Gennemførte, udgåede og udskudte udbud ift. Capacents rapport Gennemført Udgået Udskudt til nærmere analyse FIF opnåede i 13 ud af de 25 gennemførte udbud en større gevinst end anført af Capacent. FIF opnåede i 12 ud af de 25 gennemførte udbud en mindre gevinst end anført af Capacent Capacent har vurderet en gennemsnitligprocent på 15 % for de gennemførte udbudsområder. FIF opnåede en gennemsnitlig besparelsesprocent på 21 % dvs. 6 pct. point højere end forventet. FIF har opnået et væsentlig højere besparelsespotentiale på områderne genbrugshjælpemidler, stomi og urologi samt andre varekøb (7,7 mio. kr. mere end estimeret af Capacent). FIF har opnået et væsentligt mindre besparelsespotentiale på udbud af hardware, sygeplejeartikler og andre tjenesteydelser (5,7 mio. kr. mindre end estimeret af Capacent). Afvigelserne skyldes sandsynligvis, at Capacentanalysen byggede på Assens Kommunes samlede indkøbsspend, som blev ekstrapoleret på basis af indbyggertal til alle FIF-kommunerne, og ikke på de enkelte kommuners egne data. Side 11 af 12

12 3.0 FORVENTNINGER TIL 2015 Indkøbsstrategien for , der er blevet til i tæt samarbejde mellem FIF, bestyrelsen og indkøbsforum, sætter retningen for såvel FIF som de enkelte kommuner i fællesskabet. Strategien ligger i forlængelse af den, der gjaldt for perioden , og som især rettede sig mod konsolidering og etablering af samarbejdet samt ikke mindst gennemførelse af udbud for at opnå de betydelige økonomiske besparelser, der var tilgængelige. I den kommende periode vil FIF fortsat skulle have skarpt fokus på konkurrenceudsættelse, men indsatsen skal samtidigt rettes intensivt mod løbende kontraktopfølgning samt mod implementering af aftalerne i organisationerne. Fig. 9: Vision, mission og fokuspunkter i strategien for Vi vil være landets mest effektive & innovative indkøbsfællesskab Skabe økonomisk råderum Bedre aftaleimplementering Det skal være let at købe ind Konkurrenceudsættelse Kontraktopfølgning & priskontrol Information Kommunikation Uddannelse Compliance E-handel Strategi Strategi Side 12 af 12