NOTAT Allerød Kommune Økonomi Udbud og Indkøb Allerød Rådhus Bjarkesvej 2 3450 Allerød Tlf: 48 100 100 kommunen@alleroed.dk www.alleroed.dk Notat til Økonomiudvalgsmøde den 1. september 2011 vedr. energioptimeringsprojekt Dato: 30. august 2011 Sagsnr. 11/15306 1. Indledning Som det fremgår af Forvaltningens notat af 22. august 2011 vedr. energioptimeringsprojektet er det nødvendigt at revurdere sagen om energioptimering, der blev behandlet på Økonomiudvalgets møde den 23. august. Sagsbehandler: lorg Af formelle grunde kan der ikke indgås aftale med Deloitte, som forudsat i sagen. Af hensyn til projektets fremdrift anbefaler Forvaltningen i ovennævnte notat, at projektet faseopdeles i tre faser, og at fase 1 igangsættes som anført i notatet. Sagen om energioptimering blev behandlet på Økonomiudvalgets møde den 23. august 2011 med følgende beslutning: Med henvisning til Forvaltningens notat af 22. august 2011 og en vurdering af gældende SKI-aftaler genoptages sagen på Økonomiudvalgets ekstraordinære møde den 1. september 2011. Som supplement til notatet af 22. august gennemgår dette notat, hvilke aftale-modeller der kan benyttes i forbindelse med energioptimeringsprojektet, herunder i hvilket omfang gældende SKI-aftaler kan anvendes. I afsnit 2 belyses tre aftalemodeller, i afsnit 3 fremgår Forvaltningens konklusion, og endelig i afsnit 4 fremgår Forvaltningens indstilling. Til budgetseminaret udarbejder Forvaltningen et notat, der forholder sig til de budgetmæssige konsekvenser ved at skulle anvende en anden model end den hidtidigt forventede.
2. Aftale-modeller i forbindelse med energioptimeringsprojektet I dette afsnit belyses følgende tre aftale-modeller for gennemførelse af energioptimering i Allerød Kommune: Model 1 Model 2 Model 3 Allerød Kommune indgår såkaldte leveringsaftaler under SKI s rammeaftaler dækkende hele projektet, hvorefter kommunens udbudsforpligtelse er afløftet Allerød Kommune udbyder selv hele projektet, dvs. alle projektets faser, på én gang Allerød Kommune indgår aftale direkte med ekstern rådgiver om bistand i projektets fase 1, herunder vurdering af hvorvidt projektet skal fortsætte samt i givet fald udarbejdelse af kravspecifikation for de videre faser. De øvrige faser i projektet konkurrenceudsættes herefter enten af Allerød Kommune eller der indgås leveringsaftaler under SKI s rammeaftaler, såfremt dette er muligt Ad model 1 SKI er pt. i færd med at genudbyde en rammeaftale, der dækker managementkonsulentydelser, og det forventes, at ny aftale foreligger primo 2012. Allerød Kommune kan således ikke gøre brug af managementkonsulentydelses-aftalen før den nye SKI-aftale foreligger (den tidligere udløb pr. 30. juni 2011). Pt. kendes det præcise indhold af den nye SKI-aftale ikke, hvorfor det på nuværende tidspunkt ikke er muligt at konkludere, hvorvidt Allerød Kommunes energioptimeringsprojekt kan dækkes af denne kommende SKIrammeaftale dækkende managementkonsulentydelser. På nuværende tidspunkt har SKI fire gældende rammeaftaler dækkende ingeniørydelser inden for områderne planlægning, bygherrerådgivning, anlægsprojekt og byggeprojekt. For alle fire rammeaftaler gælder, at SKI anbefaler, at tildeling foretages via miniudbud, dvs. hvor samtlige relevante leverandører tilknyttet den pågældende rammeaftale, får mulighed for at afgive deres tilbud på objektive, relevante og saglige kriterier. De fire rammeaftaler udløber pr. 28. februar 2012, men det forventes, at de bliver afløst af tilsvarende rammeaftaler. Isoleret set er selve bygningsscreeningen (fase 2) en ydelse, som ifølge drøftelser med SKI er en ingeniørydelse, som kan komme ind under SKI s rammeaftale 17.05 Rådgivende ingeniørydelser i forbindelse med planlægning, delaftale 1 Drift og vedligeholdelsesplaner. Følgende leverandører er tilknyttet SKI s rammeaftale 17.05: Side 2
- Alectia A/S - Atkins Danmark A/S - Atra Arkitekter A/S - Bascon A/S - Brix & Kamp A/S - EKJ Rådgivende Ingeniører A/S - Grontmij A/S - Kuben Management A/S - Niras A/S - Orbicon A/S - Rambøll Danmark A/S - ÅF - Hansen & Henneberg A/S Allerød Kommune kan således ifølge SKI - benytte SKI-rammeaftalen, 17.05, for så vidt angår bygningsscreeningen og gennemføre et miniudbud, dvs. et udbud, hvor samtlige ovenfor oplistede leverandører får mulighed for at byde ind på opgaven. Det skal dog bemærkes, at Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udtalt, jf. bilag 1, at rammeaftalen er i strid med udbudsreglerne. På den baggrund har SKI valgt at "reparere" på rammeaftalen, således at brugerne af rammeaftalen alene kan anvende tildelingsproceduren "miniudbud". Spørgsmålet er herefter, om en ulovlig rammeaftale kan repareres efterfølgende, og om den på den baggrund herefter kan antages at være lovlig. SKI oplyser, at rammeaftalen ikke er ulovlig, men der er andre juridiske eksperter der mener, at den kan være ulovlig. Risikoen ved at trække på SKI-rammeaftalen er, at den leveringsaftale, som Allerød Kommune vil indgå med en den vindende tilbudsgiver, vil kunne blive erklæret uden virkning, jf. bilag 1. SKI har endvidere en rammeaftale dækkende revisionsydelser, herunder Generel økonomisk rådgivning, jf. SKI-rammeaftalen 17.01. Ifølge SKI kan rådgivningsydelserne i Allerød Kommunes energioptimeringsprojekt, dvs. hele projektet ekskl. bygningsscreening, dækkes under denne brede definition. Det skal dog bemærkes, at andre juridiske eksperter uden for SKI, er af den opfattelse, at denne SKI-rammeaftale ikke kan dække rådgiverydelser i forbindelse med energioptimering. Ligeledes har Forbruger- og Konkurrencestyrelsen udtalt, at en anden SKIrammeaftale dog også dækkende rådgiverydelser - baseret på de samme udbudsretlige principper som SKI-rammeaftalen om revisionsydelser, er i strid med udbudsreglerne, hvorfor det ikke kan anbefales, at der indgås leveringsaftaler under SKI-rammeaftalen 17.01 (revisionsydelser Generel økonomisk rådgivning ). Side 3
SKI s rammeaftale 17.01 udløber pr. 28. februar 2013 med mulighed for yderligere 12 måneders forlængelse frem til 28. februar 2014, og revisionsfirmaet Deloitte er leverandør under denne SKI-rammeaftale. Delkonklusion: Det er muligt i det omfang opgaven kan præciseres og konkret kravspecificeres - at løfte udbudspligten ved på forkant at indgå leveringsaftaler under SKI's rammeaftale 17.05 "Rådgivende ingeniørydelser i forbindelse med planlægning for så vidt angår bygningsscreeningen. I givet fald vil der skulle foretages miniudbud efter reglerne herom. Såfremt Allerød Kommune vælger at gøre dette, bør der (bl.a.) i videst muligt omfang sikres imod "uden virkning", jf. ovenfor, ved at følge proceduren i håndhævelseslovens 4 (forudgående frivillig offentliggørelse og stand still, jf. bilag 1). Idet fase 3 ikke kan konkretiseres, og vil afhænge af resultatet af fase 1 og fase 2, vil det ikke være muligt at udbyde denne fase på nuværende tidspunkt og det samme vurderes formentlig, at ville gøre sig gældende med fase 2. Ad model 2 En anden model er at samle hele energioptimeringsprojektet under eet, og gennemføre enten et samlet udbud eller et udbud opdelt i delaftaler. Udfordringen vil i dette tilfælde være, at Allerød Kommune på nuværende tidspunkt alene fuld ud kan kravspecificere fase 1, og således ikke udarbejde en kravspecifikation, der gør det muligt for tilbudsgiverne at afgive gennemsigtige tilbud, der kan sammenlignes og bl.a. sikre, at Allerød Kommune vælger den bedste løsning til den bedste pris for resten af projektet. Herudover, vil der kunne være forbigåede tilbudsgivere, der vil kunne påstå, at der reelt ikke har fundet en gennemsigtig og ligeværdig udbudsproces og evaluering sted, idet den udbudte opgave har været for bredt og for løst formuleret, dvs. at opgaven reelt ikke har været konkurrenceudsat. Delkonklusion: Da alene fase 1 pt. kan konkretiseret, er det ikke muligt at udbyde de to efterfølgende faser samtidig med fase 1, hvorfor det ikke er muligt, at lave et samlet udbud af de tre projektfaser. Side 4
Ad model 3 Det er udbudsretligt ikke lovligt, at opdele et projekt/en opgave kunstigt for at få del-opgaverne under de aftalebeløb, der kræver konkurrenceudsættelse enten efter nationale regler eller efter EU-regler. For et projekt som nærværende, vil det være sædvanligt, at udbyde forundersøgelser for sig, screeningsydelsen for sig og analyse, projektering samt gennemførelse af energibesparelsesprojektet for sig. Der indgår forskellige momenter i vurderingen af, hvorvidt flere aftaler skal anses som én aftale i relation til tærskelværdien, dvs. det aftalebeløb, som bestemmer, hvorvidt der skal ske en konkurrenceudsættelse og i givet fald om den skal foretages nationalt eller som EU-udbud. Konkret er det således, at fase 1 er en forudsætning for at kunne definere/kravspecifisere fase 2 og fase 3, hvorfor det er nødvendigt - for at sikre projektets indhold og optimale fremdrift - at adskille fase 1 fra de efterfølgende to faser. Ligeledes er det en forudsætning for fase 2 og fase 3, at fase 1 konkluderer, at optimeringsprojektet fortsætter. Endelig skal det bemærkes, at ydelserne i fase 1 ikke nødvendigvis henvender sig til den samme type leverandør(er) som ydelserne i fase 2. Dette vil ligeledes afhænge af konklusionerne fra fase 1. Det vurderes, at fase 1 vil beløbe sig til et sted mellem kr. 400.000 og kr. 450.000, og da grænsen for national konkurrenceudsættelse er kr. 500.000, har Allerød Kommune mulighed for at indgå aftale med en ekstern rådgiver uden forudgående national annoncering eller EU offentliggørelse. Resultatet af fase 1 kan herefter hvis det konkluderes, at der skal arbejdes videre med fase 2 og fase 3 - danne basis for Allerød Kommunes eget udbud. Delkonklusion: Fase 1 skal bl.a. resultere i en beskrivelse af, hvorvidt projektet skal fortsætte og i givet fald i beskrivelser af omfang og krav til det videre energioptimeringsprojekt. På den baggrund er projektet opdelt i en fase 1- del og en fase 2- + fase 3-del. 3. Forvaltningens samlet anbefaling Da der er usikkerhed omkring de ikraftværende SKI-rammeaftaler, kan Forvaltningen på nuværende tidspunkt ikke anbefale, at Allerød Kommune gør brug af dem. Forvaltningens anbefaling til byrådet er følgende; Allerød Kommune indgår direkte aftale med ekstern rådgiver om gennemførelse af fase 1, hvorefter kommunen selv konkurrenceudsætter de øvrige faser på baggrund af den viden og de/det oplæg, fase 1 resulterer i. Side 5
Dette vil give kommunen og projektet følgende fordele: Kommunen får et gennemarbejdet og konkret oplæg at arbejde videre på Konkurrenceudsættelse af de efterfølgende faser sker på en faglig forsvarlig baggrund/kravspecifikation Kommunen kan selv opstille de kriterier, som kommunen ønsker at konkurrenceudsætte på Kommunen kan selv bestemme de juridiske og økonomiske krav, der skal indgå i kontraktforholdet, eksempelvis krav til forsikringer, bodsbestemmelser og garantier Projektet iværksættes med det samme 4. Forvaltningens indstilling Forvaltningen indstiller, at fase 1 igangsættes og at der ansættes en projektleder pr. 1. november 2011 at der gives anlægsbevilling i 2011 til igangsættelse af energioptimeringsprojektet: - ekstern rådgiver i fase 1 kr. 450.000 - løn til projektleder kr. 83.400 ( 2/12 af kr. 500.000) - anlægsudgiften finansieres ved låneoptagelse på kr. 533.000 at der på investeringsoversigten afsættes 20,5 mio. kr. i 2012 og 22,6 mio. kr. i 2013 til gennemførelse af energioptimeringsprojektet. Finansieringen ved låneoptagelse Side 6
BILAG 1 "Uden virkning" ved ulovlige miniudbud (rammekontrakter) Efter håndhævelseslovens 17, stk. 1, nr. 3 gælder, at en kontrakt omfattet af udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal erklæres for uden virkning, hvis: "Kontrakten er baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen og er indgået i strid med udbudsdirektivet og den anslåede kontraktværdi svarer til eller overstiger tærskelværdien..." Lovforarbejderne til bestemmelsen nævner som eksempel på denne situation, at en ordregiver har anvendt et ulovligt tildelingskriterium, eller et eller flere tildelingskriterier, der ikke var angivet i rammeaftalen. Manglende overholdelse af tidsfrister eller undladelse af at invitere samtlige parter i rammeaftalen, er andre eksempler på, at bestemmelsen kan finde anvendelse. Bestemmelsen omfat-ter altså tilfælde, hvor en ordregiver ikke har overholdt de regler, der gælder for gennemførelsen af selve mini-udbuddet. I den situation kan en ordregiver søge at sikre sig imod sanktionen "uden virkning" ved at følge pro-cedurerne i håndhævelseslovens 2 og 3 (underretning og standstill), såfremt ordregiver samtidig finder, at indgåelsen af kontrakten er sket i overensstemmelse med udbudsreglerne (dette følger af håndhævelseslovens 17, stk. 2.). "Uden virkning" ved ulovlige rammeaftaler Problemet med rammekontrakter på basis af SKI-rammeaftaler er imidlertid ikke afgrænset til (fejl ved) mini-udbuddet. Problemerne vedrører SKI s indgåelse af selve rammeaftalen (altså spørgsmå-let om SKI-rammeaftalen i sig selv er ulovlig). Spørgsmålet er, hvilken konsekvens ulovligheden af rammeaftalen har for de kontrakter, som tilde-les på basis heraf. Det følger af udbudsdirektivets artikel 11, stk. 2, jf. artikel 1, stk. 10, at en ordregiver kan afløfte sin udbudspligt gennem en indkøbscentral. Forudsætningen for, at kommunens udbudspligt på denne måde kan afløftes er, at indkøbscentralen (her SKI) overholder udbudsdirektivet ved udbuddet af rammeaftalen. I de tilfælde, hvor SKI ikke har overholdt udbudsdirektivet i forbindelse med indgåelse af rammeaf-talen, vil kommunens udbudspligt altså ikke være afløftet. Konsekvensen heraf i forhold til kontrakter indgået på basis af en ulovlig SKI-rammeaftale er uklar. Der er endnu ikke praksis, som tager stilling til spørgsmålet. Der kan være en risiko for, at denne situation reelt svarer til, at kommunen har indkøbt uden udbud (altså en situation, som omfattes af håndhævelseslovens 17, stk. 1, nr. 1, og som skal sanktioneres med "uden virkning"). Side 7