Referat. Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Mandag den 3. oktober 2016 kl. 1630 Sted : HAB s administration Udsendt : 27. september 2016 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Eventuelt Med venlig hilsen Alle mødt. Lisa indledte med pkt. erne 04-008-16 og 05-043-16
Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol 01-016-16 Den lille positive De fleste bidrog. 01-017-16 Protokol fra mødet den 8. september Godkendt og underskrevet 2016 siderne1396-1404 1406
Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager 02-015-16 Forretningsudvalgsmøderne punkt Nyt fra BL og LBF Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Ellen Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32 og 44 - Laurids Afdelingerne 30, 38, 39, 48, 61, 62, 63, 64 og 66 - Palle Afdelingerne 24, 26, 27, 29 35, 37 og 40 Ove Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, 42 og 45 Bernhard Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22 og 23 - Leif Afdeling 51 Ole 02-016-16 Administrativ orientering Ole gennemgik Intet Intet SU i Varberg. Langt møde med mange relevante punkter. Afd. 26 og 27 ønsker arbejdet omkring sammenlægning igangsat. Adm. kontakter de to afdelingsformænd. Ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 13. Der blev ikke valgt en ny afdelingsbestyrelse. Niels Vincent Andersen valgt som kontaktperson. I afd. 25 er formanden gået af. Ny formand valgt sammen med et nyt bestyrelsesmedlem og en ny suppleant. Der afholdes FU på Hjortebro 051016. Orientering fra serviceområdet. P.t. ingen inviteret fra serviceområdet/administrationen. Byggeskadefonden vil dække 50 % af udgifterne til udbedring af de 8 kviste. I anden anledning er der Indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 51 Ad 02-016-16: Status på TV fritvalgsordningen. Afholdt møder med både YouSee og Stofa. Der er enkelte divergenser i deres tilbud. Isoleret set er Stofa lidt billigere på grundpakken, har frit valg mellem TV og bredbånd for grundpakkeprisen og er på fibernet. P.t. undersøges handlemulighederne. Status på Gåskærgade 7. Afholdt møde på HAB s initiativ den 260916. HAB leverer de tilgængelige data på lån og bygninger m.m., samt får bekræftet et tidligere tilsagn fra LBF om, at det er OK at rive bygningen ned. Herefter overtager kommunen sagsbehandlingen med bl.a. ansøgning om nedrivning hos ministeriet. Notat til kommunen om kommende projekter i Haderslev. HAB er med rådgiver inviteret til møde med borgmester og kommunaldirektør, torsdag den 6. oktober 2016. Stillingsopslag om leder af økonomiafdelingen. P.t. indkommet 9 ansøgninger. HAB har indgået aftale med en ekstern virksomhed om at lave personprofiler på de relevante ansøgere samt afholde første samtale. Herefter bliver der lavet en sagsfremstilling med aktuelle kandidater til os, hvorefter Tina, Claus og Christian holder den endelige samtale blandt de udvalgte kandidater. PX 3 indkøb. HAB har indgået en 3-årig aftale med PX 3, indkøb, fra Århus. De gennemgår i fin tråd med forvaltningsrevisionen en stor del af vore indkøb via de gældende aftaler og leverandører, og de garanterer en besparelse på 2 gange det aftalte honorar. Ny fælles boligsocial helhedsplan. I uge 38 afholdtes et fællesmøde for alle beboerne i afd. erne 13,14,15,17,61 og 62 omkring deres muligheder og vilkårene for at være en del af den kommende fælles helhedsplan. God stemning, og alle afdelingerne ønskede, at der blev indkaldt til ekstraordinære afdelingsmøder ultimo oktober. Med indkaldelsen udsendes info om det at være en del af en helhedsplan. 1407
Møderne planlagt til den 24. oktober med afd. 61 og 62 og den 27. oktober med afd. 13, 14, 15 og 17. Status på serviceområdet. Kompetenceudviklingsforløb igangsat ligesom planlægningen af møder med afdelingsbestyrelserne, som alle skal være besøgt inden udgangen af november. P.t. planlagt for 17 møder i løbet af oktober/november. Vejen projektet. Miljøtekniske undersøgelser iværksat. Hvis vejret holder, så vil der ligge en samlet miljørapport klar i uge 48/49. HAB nyt medlem af støtteforeningen for Hospice Sønderjylland. Koster 500,- kr. pr år. Voldgiftssag afd. 15. Til behandling på bestyrelsens november møde. Det nødvendige arbejde igangsættes., 1408
Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering 03-013-16 Driftsstatus Udsendes inden mødet Fokus på afd. 20 som evt. præsentationsprojekt omkring energi. Lokale virksomheder vandt ved licitationen i afd. 40. God historie. Sune kontaktes. 1409
Dagsordenens punkt 4 Økonomi 04-008-16 Budgetopfølgning pr. 30. september Lisa orienterede om status. Udsigt til et lille overskud. 04-009-16 Restancesager Pr. 280916: 10.631,03,- kr. på gamle sager og 13.239,92,- kr. på nye sager. Pr. 300616 var der udsættelse af en beboer i afd. 20. 1410
05-040-16 Bestyrelsens side i december udgaven af medlemsbladet Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling 05-038-16 Strategi 2016-2019 Opdateret version udsendt samt lagt på hjemmesiden. 05-039-16 Nyhedsbrev Punktet udsat fra september mødet. Næste udgave, emner m.m.? Emner: Dialog med formænd og områderepræsentanter herunder den skriftlige kommunikation, formandsmøder, byggesagens gang. Klar til udsendelse primo november. Punktet udsat fra september mødet. Emner, ideer m.m.? Forslag udsendes til bestyrelsen fra Leif. 05-041-16 Formandsmøder Punktet udsat fra september mødet. Frekvens, hvem ansvarlig for emner og afvikling m.m.? Emner: Afventer forslag fra formændene. Ellers trækningsret som tema. 05-042-16 Generalforsamling 2017 Foreløbig tidsplan udsendt. Bestyrelsen peger på Niels Sørensen fra BL som dirigent. 05-043-16 Udbud af HAB s revision Excel-ark udsendt til bestyrelsen alene. 05-044-16 Afd. 33 - tilskud fra dispositionsfonden Se nedenfor 05-045-16 Henvendelse til HAB fra kommunen af 260916. Udsendt til bestyrelsen inden mødet. HAB var inviteret til møde 280916, og kommunen ønskede en tilbagemelding på henvendelsen dels om at tildele boliger ved rekvisition og dels om bofællesskaber. CSK laver et forslag. Kommende møder Bestyrelsesmøder andet halvår 2016 3/11 og 7/12 Bestyrelsesmøder første halvår 2017 9/1, 2/2, 8/3, 6/4, 3/5 og 8/6 Regnskabsmøde 22. december 2016 Generalforsamling 2017 9. februar 2017. Ad pkt. 05-043-16. Sagsfremstilling: Oversigt over udbudsresultatet er uddelt til alle bestyrelsesmedlemmer. Med baggrund i en nyansættelse af økonomichef indstilles det at fortsætte med Beierholm. Indstilling: Det indstilles at Beierholm bliver foreslået, som revisor for HAB på generalforsamlingen i februar 2017. Lisa supplerede og uddybede sagsfremstillingen. Godkendt som indstillet. Ad pkt. 05-044-16 Sagsfremstilling: Økonomien og lejeledighed i afdeling 33 - Slotsgade/St. Klingbjerg Med baggrund i bestyrelsens beslutning af 11. februar 2016 om, at følge og evaluere situationen omkring økonomien og lejeledighed i afdeling 33, Slotsgade/st. Klingbjerg m.h.p. justeringer, ansøges der om et tilskud på 241.613 kr., som vedrører lejetab af tre boliger i regnskabsåret 2015/2016. 1411
Der har været tre lejemål, der har været ledige siden mindst den 1. oktober 2015. Situationen pr. dags dato er, at et lejemål er udlejet pr. 1. oktober 2016 og et andet er udlejet pr. 15. september 2016 til genhusning, der er således kun et lejemål (toværelses på 130 m2), der pt. ikke er udlejet. Indstilling: I henhold til driftsbekendtgørelsens 41 stk. 3 indstilles det, at organisationsbestyrelsen giver et tilskud til afdelingen på 241.613 kr., svarende til afdelingens lejetab på de tre boliger der har været ledige i perioden 1. oktober 2015 til 30. september 2016. Tilskuddet finansieres af dispositionsfonden. Der er således givet et tilskud på i alt. 599.214 kr. Godkendt som indstillet 41. Dispositionsfonden dækker tab, herunder forbrugsafhængige udgifter, ved en almen boligafdelings drift, som skyldes lejeledighed. Dispositionsfonden dækker også den del af en afdelings tab ved fraflyttede lejeres manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen, der ligger over 313 kr. pr. lejemålsenhed. Boligorganisationen kan vælge, at lade dispositionsfonden dække en afdelings mindre tab på sådanne udgifter, hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Beløbet i 2. pkt. reguleres i overensstemmelse med det nettoprisindeks, som Danmarks Statistik beregner. Reguleringen sker med pristallet for april måned 2012 som basis. Reguleringen foretages én gang årligt, første gang med virkning for det regnskabsår, der følger nærmest efter offentliggørelsen af pristallet for april måned 2013. Dispositionsfonden dækker ikke udgifter til tab ved lejeledighed og tab som følge af fraflyttede lejeres manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen, hvis udgifterne dækkes af kommunen efter 54, stk. 4, 59, stk. 13, 62 eller 63, stk. 3, i lov om almene boliger m.v. Hvis dispositionsfondens saldo herved kommer under 2/3 af det minimum pr. lejemålsenhed, som er nævnt i 40, eller særlige forhold i øvrigt taler derfor, kan kommunalbestyrelsen godkende, at tabet helt eller delvist dækkes af afdelingen. Stk. 2. Dispositionsfonden betaler endvidere indskud til kommunen ved genudlejning af kapitaltilskudslejligheder samt betaler tilskud til indeksregulering af beboerindskud for lejere, hvis boligoverenskomst eller lejeaftale er indgået inden den 1. april 1975. Stk. 3. Udover stk. 1 og 2 anvendes dispositionsfondens midler til at sikre afdelingernes fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social opretning af afdelingerne. Medgår midlerne til at nedsætte lejen i afdelingerne, skal den efterfølgende leje stå i rimeligt forhold til lejen i sammenlignelige boliger. 1412
Dagsordenens punkt 6 Eventuelt 06-002-16 ----------------------------- -------------------------------- ------------------------------ Ole Aaris Palle Agø Erik Bernhard Hansen - ----------------------------- -------------------------------- ---------------------------- Ellen Corfits Ove Brix Therkildsen Leif Hartmann ---------------------------- ------------------------------- Laurids Caspersen Christian Skovfoged 1413