Udbudsbetingelser Konsulenter til Koncerninformationsløsning(KIL)
Indholdsfortegnelse Bilag III: KIL - Udkast til kontrakt... 3 1 Indledning... 4 1.1 Den ordregivende myndighed... 4 1.2 Tilbudsfrist... 4 1.3 Mærkning af tilbud... 5 1.4 Åbning af tilbud... 5 1.5 Vedståelsesfrist... 5 1.6 Udbudsmaterialets bestanddele... 5 1.7 Spørgsmål og rettelser... 5 1.8 Sprog... 6 2 Beskrivelse af opgaven... 6 2.1 Kravspecifikation... 6 2.2 Aftalegrundlag... 6 2.3 Delaftaler... 6 2.4 Alternative tilbud... 6 2.5 Optioner... 6 2.6 Kontraktperiode... 7 2.7 Sikkerhedsgodkendelse... 7 3 Udbudsforretningen... 7 3.1 Udbudsform... 7 3.2 Udvælgelse (prækvalifikation)... 7 3.3 Tildelingskriterium Det økonomisk mest fordelagtige tilbud... 7 3.4 Forventet tidsplan for udbudsforretningen... 7 4 Forbehold og mindstekrav... 8 2
4.1 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål... 8 5 Tildelingsvurdering... 9 5.1 Tilbuddets indhold og beskrivelse af underkriterier... 9 5.1.1. Konsulenter... 9 5.1.2. Ordregivers planlægning... 10 5.1.3. Leverandørens planlægning... 10 5.1.4. Pris... 10 6 Tildeling af kontrakt... 11 7 Forhandlingsforbud... 13 8 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt... 13 9 Underretning og stand-still-periode... 13 Vedlagte bilag: Bilag I: Bilag II: Bilag III: KIL - ESPD KIL - Kravspecifikation KIL - Udkast til kontrakt 3
1 Indledning Dette udbudsmateriale uddyber bekendtgørelsen i EU-tidende. Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud i henhold til LOV nr. 1564 af 15/12/2015 (Udbudsloven) og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2014/24/EU af 26. februar 2014 ( udbudsdirektivet ). SLKS inviterer hermed de prækvalificerede virksomheder til at byde på opgaven med at vedligeholde og udvikle styrelsens koncerninformationsløsning(herefter KIL). Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. SLKS er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU's udbudsregler, herunder, at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. SLKS kan derfor afvise tilbud, der er fejlbehæftet eller mangelfuldt. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med EU's udbudsregler. 1.1 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Slots og Kulturstyrelsen (SLKS) HC Andersens Boulevard 2 1553 DANMARK Kontaktoplysninger hos den ordregivende myndighed er: Lone Kvist Email: lkv@slks.dk Christina Bysted Bang Email: cby@slks.dk Henvendelser bedes sendt til begge kontaktpersoner. 1.2 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er den 6. september 2016 kl 12.00 Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være skrevet på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, gælder de skriftlige angivelser til enhver tid forud. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud skal afgives elektronisk på lkv@slks.dk og cby@slks.dk Tilbud må maksimalt fylde ca. 20 sider inkl. CV er. 4
1.3 Mærkning af tilbud Tilbud bedes i emnefeltet mærkes TILBUD konsulenter til vedligehold og udvikling af koncerninformationsløsning. 1.4 Åbning af tilbud De tilbud, der er modtaget rettidigt, vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen. 1.5 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristen udløb. 1.6 Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af følgende bestanddele, som kan downloades her: http://slks.dk/om-slots-og-kulturstyrelsen/udbud/ - Nærværende udbudsbetingelser med følgende bilag Bilag I: Bilag II: Bilag III: KIL - ESPD (skal udfyldes af tilbudsgiver) KIL - Kravspecifikation KIL - Udkast til kontrakt Tilbudsgiver har pligt til at sikre, at det ovenfor angivne materiale er modtaget i sin helhed. 1.7 Spørgsmål og rettelser Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål. Al korrespondance i forbindelse med nærværende udbudsforretning skal foregå på dansk. Ordregiver skal som følge at ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftligt stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der modtages senest 14 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end 14 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår projektets udførelse. Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på hjemmesiden http://slks.dk/om-slots-og-kulturstyrelsen/udbud/ Efter tilbudsgivere er meddelt prækvalifikation vil spørgsmål, rettelser mv. ligeledes blive sendt direkte til den af tilbudsgiver angivne mailadresse. 5
Det er tilbudsgivers ansvar løbende at holde sig orienteret om supplerende materiale, som lægges op på hjemmesiden angivet ovenfor af ordregiver. 1.8 Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag, samt eventuelle skriftlige spørgsmål afgivet i udbudsperioden, skal være skrevet på dansk. 2 Beskrivelse af opgaven Overordnet består opgaven i, at Leverandøren skal levere konsulenter, der kan løse opgaven med at vedligeholde og videreudvikle styrelsens Koncerninformationsløsning(KIL). KIL består af en rapporteringsportal og et underliggende datawarehouse, samt en budgetløsning, der er integreret i rapporteringsportalen. En detaljeret beskrivelse af opgaven fremgår af Bilag II: KIL - kravspecifikation. 2.1 Kravspecifikation Opgaven skal udføres i overensstemmelse med Bilag II: Kravspecifikation. 2.2 Aftalegrundlag Aftalegrundlaget mellem vinderen af dette udbud og SLKS er vedlagte udkast til kontrakt med tilhørende bilag. Tilbudsgiver skal ikke ændre, udfylde eller færdiggøre kontrakten. Kontrakten er endvidere i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for kontrakten, jf. punkt 4. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser. 2.3 Delaftaler Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter da ordregiver vurderer, at kontraktens ydelser og sammenhæng alene er egnet til at blive udført af en og samme leverandør, da det vurderes uhensigtsmæssigt med leverandørspecifikke grænseflader i opgaveløsningen. 2.4 Alternative tilbud Der er ikke adgang til at afgive alternative tilbud. 2.5 Optioner Ordregiver kan med varsel på 4 måneder til kontraktudløb forlænge aftalen i 2 x 12 måneder. Ordregiver har option på at tilkøbe en yderligere fast Datawarehouse-konsulent og/eller Sharepointkonsulent til de tilbudte timepriser med et varsel på 2 måneder. 6
2.6 Kontraktperiode Kontraktperioden er fra 1. november 2016 til og med 31. oktober 2020 med mulighed for forlængelse i 2 gange 12 måneder. 2.7 Sikkerhedsgodkendelse SLKS stiller krav om, at Leverandørens medarbejdere skal være sikkerhedsgodkendte inden kontraktunderskrift. Det er en forudsætning for indgåelse af kontrakt, at de udvalgte konsulenter kan sikkerhedsgodkendes. 3 Udbudsforretningen 3.1 Udbudsform SLKS gennemfører dette EU-udbud i henhold til udbudsbekendtgørelse, som offentliggjort i enotices som et begrænset udbud. Det er det alene prækvalificerede tilbudsgivere, der kan byde på opgaven. Opgaven udbydes som et EU-udbud i henhold til dansk ret. Tilbudsgiverne opfordres herved til at afgive et tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med dette udbudsmateriale. 3.2 Udvælgelse (prækvalifikation) Tilbudsgiver skal udfylde Bilag I: KIL - ESPD. Eventuelle bilag vedlagt ESPD en vil ikke blive taget i betragtning. Begrænsning af ansøgere sker ud fra hvem der har dokumenteret de mest relevante erfaringer inden for de seneste 3 år i forhold til de ydelser, som kontrakten omfatter. Begrænsningen sker på baggrund af ansøgerens beskrivelse i ESPD del IV, punkt C, nr. 1b. 3.3 Tildelingskriterium Det økonomisk mest fordelagtige tilbud Tildelingskriteriet for nærværende udbud er bedste forhold mellem pris og kvalitet. Underkriterierne, der vil blive lagt vægt på, fremgår af punkt 5. 3.4 Forventet tidsplan for udbudsforretningen Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Udsendelse udbudsbekendtgørelse + offentliggørelse udbudsmateriale Frist for anmodning om prækvalifikation. Tilbudsopfordring til prækvalificerede tilbudsgivere. Dato og eventuelt klokkeslæt 28. juni 2016 29. juli 2016 kl. 12 9. august 2016 7
Forventet dato for svar på spørgsmål og offentliggørelse af eventuelle supplerende oplysninger. Tilbudsgivers frist for afgivelse af tilbud Forventet tildeling af kontrakten Stand-still periode Forventet indgåelse af kontrakten Kontraktopstart 30. august 2016 6. september 2016 kl. 12.00 Primo oktober 2016 10 dage, jf. afsnit 9 Medio oktober 2016 1.november 2016 Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. 4 Forbehold og mindstekrav Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Ved et forbehold overfor grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. Såfremt tilbudsgiverne vedlægger deres generelle forretningsbetingelser, vil disse ikke indgå som en del af tilbuddet. 4.1 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Dette betyder, at ordregiver kan anmode ansøgeren eller tilbudsgiveren om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen eller tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis de oplysninger eller dokumenter, som ansøgere eller tilbudsgivere har indsendt i forbindelse med en ansøgning eller tilbud, er ufuldstændige eller fejlbehæftede, eller når der mangler specifikke dokumenter. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til 159 i udbudsloven. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 8
5 Tildelingsvurdering Ordregiver vil i forbindelse med vurderingen af bedste forhold mellem pris og kvalitet lægge vægt på følgende underkriterier med den angivne vægtning: Underkriterium Vægtes 1. Konsulenter: 40 % Delkriterie: Kompetencer og kvalifikationer hos Primær Datawarehouse-konsulent Delkriterie: Kompetencer og kvalifikationer hos Sekundær Datawarehouse-konsulent Delkriterie: Kompetencer og kvalifikationer SharePoint- konsulent 2. Ordregivers planlægning 15 % 3. Leverandørs planlægning 15 % 4. Pris 30 % Bemærk, at der ikke evalueres på den ressourceansvarliges kompetencer og kvalifikationer. Det forventes, at Leverandøren stiller med en erfaren og kompetent ressourceansvarlig. Den ressourceansvarliges timeforbrug indgår som en del af det samlede timeforbrug og faktureres ikke særskilt på timebasis. Kvalitative underkriterier bliver bedømt ud fra følgende absolutte skala: Opfyldelse af underkriteriet Point Særdeles tilfredsstillende 5 Meget tilfredsstillende 4 Tilfredsstillende 3 Mindre tilfredsstillende 2 Utilfredsstillende 1 Ved underkriteriet Pris bliver timepriser omregnet til en evalueringspris og bedømt på en skala fra 1 til 5 ud fra formlen, som er angivet nedenfor under 5.1.4. 5.1 Tilbuddets indhold og beskrivelse af underkriterier I de følgende afsnit er det angivet, hvad tilbuddet skal indeholde af oplysninger og dokumentation, samt hvordan tilbuddets indhold vil blive bedømt i forhold til underkriterierne. 5.1.1. Konsulenter Under dette underkriterium vurderes de tilbudte konsulenter særskilt i henhold til hver deres delkriterium og en samlet karakter findes med hovedvægten på den primære Datawarehouse konsulent. Tilbudsgiver skal vedlægge CV er for de tilbudte tre konsulenter, der redegør for deres kompetencer og kvalifikationer. Hver CV skal indeholde 3 kontaktbare referencer fra lignende opgaver. CV skal tydeligt vise, at konsulenterne kan leve op til de minimumskrav, som Ordregiver har stillet. Herudover skal redegøres for de krav og forudsætning, som Ordregiver har til konsulenternes evner, jf. kravspecifikationen afsnit 4. Samme afsnit angiver ligeledes, hvad Ordregiver vil vægte i vurderingen af konsulenter. 9
Tilbudsgiver skal tilbyde 3 navngivne konsulenter. 5.1.2. Ordregivers planlægning Under dette underkriterium vurderes tilbudsgivers forslag til løsning af, hvorledes Leverandøren bedst muligt kan understøtte Ordregivers løbende udnyttelse af konsulenterne i forhold til alle typer ydelser. Tilbudsgiver skal levere en løsningsbeskrivelse, der redegør for, hvordan Ordregivers planlægning efter tilbudsgivers opfattelse bedst understøttes med udgangspunkt i afsnit 5 i kravspecifikationen. I denne løsningsbeskrivelse skal det tydeligt angives, hvorvidt de minimumskrav, der er opstillet i afsnit 5 kan efterleves. Herudover skal angives, såfremt Leverandøren kan tilbyde bedre vilkår end de minimumskrav, som Ordregiver stiller i afsnit 5 i kravspecifikationen. Afsnit 5 i kravspecifikationen angiver ligeledes, hvilke parametre, som Ordregiver vil lægge vægt på i tilbudsevalueringen. 5.1.3. Leverandørens planlægning Under dette underkriterium vurderes tilbudsgivers forslag til løsning af, hvordan tilbudsgiver via sin planlægning kan sikre, at Ordregiver har en vedvarende, stabil og fortsat videntung ressource i sin løbende brug af tilbudsgivers konsulenter i forhold til alle typer ydelser. Tilbudsgiver skal tydelige angive i sin beskrivelse, hvorvidt de minimumskrav der stilles i afsnit 6 kan efterleves. Herudover skal det angives, såfremt Leverandøren kan tilbyde bedre vilkår end de minimumskrav, som Ordregiver stiller i afsnit 6 i kravspecifikationen. Afsnit 6 i kravspecifikationen angiver ligeledes, hvilke parametre, som Ordregiver vil lægge vægt på i tilbudsevalueringen 5.1.4. Pris Tilbud skal afgives i DKK og ekskl. moms. Tilbudsgiver skal i sit tilbud angive følgende timepriser: Konsulent Timepris på basisydelser Timepris på supportydelser Timepris på projektydelser datawarehouse- Primær konsulent Angiv timepris Angiv timepris Timepris er som timepris for basisydelsen(med mindre andet aftales) og skal derfor ikke angives Datawarehouse- Sekundær konsulent Timepris er som timeprisen for den primære datawarehousekonsulent, og skal derfor ikke angives Timepris er som timeprisen for den primære datawarehousekonsulent, og skal derfor ikke angives Timepris er som timepris for basisydelsen(med mindre andet aftales) og skal derfor ikke angives 10
SharePoint-konsulent Angiv timepris Angiv timepris Timepris er som timepris for basisydelsen(med mindre andet aftales) og skal derfor ikke angives Evalueringsprisen findes via modellen nedenfor. Modellen er baseret på forventet årlige timeforbrug. Timetallene er kun til brug for tildelingsvurderingen. Konsulenttimer pr. ydelse Forventet årlige timeforbrug Vægtning i % (ca.) Primær datawarehouse-konsulent / basisydelse 400 timer 57 % Primær datawarehouse-konsulent / supportydelse 25 timer 3,5 % SharePoint-konsulent / basisydelse 250 timer 36 % SharePoint-konsulent / supportydelse 25 timer 3,5 % 700 timer 100 % Evalueringsprisen omregnes til point efter følgende formel: Tilbuddets point = 1 + 4(A-X/A-B) Hvor A er den højeste tilbudte evalueringspris, B er højeste evalueringspris minus 20 pct. og X er tilbudsgiverens evalueringspris. Såfremt en evalueringspris viser sig at være lavere end højeste evalueringspris minus 20 pct. vil denne tilbudspris være B. Timepriser er faste i kontraktperioden inklusive forlængelser, og det gælder uanset om konsulenten avancerer, se dog kontraktens punkt 9 om indeksering. 6 Tildeling af kontrakt Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de i punkt 5 anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der efter evalueringen samlet set har afgivet tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet bedømt efter tildelingskriterierne. Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud, samt hvornår stand still-perioden udløber. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. 11
Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 1.5. Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af stand still-perioden, jf. punkt 9. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Efter kontrakten er underskrevet vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED. Herved afsluttes udbuddet. 6.1 Dokumentation vedrørende personlige forhold Tilbudsgiveren skal være opmærksom på, at ordregiveren i henhold til udbudsloven ikke kan tildele kontrakten, inden den udvalgte tilbudsgiver har fremlagt dokumentation for de i udbudsbekendtgørelsens del III. 1.1), del III.1.2) og del III.1.3) oplistede betingelser for deltagelse. For at fremme udbudsprocessen bør tilbudsgiverne derfor have denne dokumentation til rådighed inden tidsfristen for tildeling udløber eller vedlægge den, tilbuddet. Nedenstående dokumentation skal stilles til rådighed for ordregiveren. 6.1.1. Dokumentation for at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde 1. Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1. 2. Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at ansøgeren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i udbudslovens 135, stk. 3, og 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, nævnte tilfælde. 3. Udsteder det pågældende land ikke de ovennævnte dokumenter eller certifikater, eller dækker disse ikke alle de i udbudslovens 135, stk. 1 eller 3, og 137, stk. 1, nr. 2 eller 7, nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en Notar eller for en kompetent faglig organisation i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret. 6.1.2. Dokumentation for tilbudsgiverens økonomiske og finansielle formåen 1. Fremlæggelse af årsregnskaber eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtig i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret. 2. Fremlæggelse af en erklæring om tilbudsgiverens samlede omsætning fra seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin virksomhed. Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som ordregiveren vurderer passende, hvis tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som ordregiveren forlanger. 12
7 Forhandlingsforbud Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsdirektiverne. Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor formålstjenligt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 8 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om.. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 9 Underretning og stand-still-periode Når ordregiver har identificeret det tilbud, der er økonomisk mest fordelagtigt, skal ordregiver underrette alle tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. Underretningen sker samtidigt og vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, samt hvornår stand-still-perioden udløber. I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne, lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer underskriver ordregiver først kontrakten med den / de valgte tilbudsgivere 10 dage efter, at underretningen er afsendt til samtlige tilbudsgivere pr. e-mail. Sendes underretningen pr. brev, er stand-stillperioden 15 dage. Beregningen af stand-still-perioden regnes fra dagen efter den dag, hvor underretningen er sendt til tilbudsgiverne. Kontrakten kan altså underskrives på 11. eller 16. dagen. Stand-still-periodens frister opgøres i kalender-dage. Hvor fristen ender på en lørdag, søndag eller helligdag, forlænges fristen til først kommende hverdag ved midnat. En klage får automatisk midlertidig opsættende virkning, når den er indgivet til Klagenævnet for Udbud inden stand-still-periodens udløb, og der må således ikke underskrives kontrakt, før Klagenævnet har haft mulighed for at se på sagen. 13