Mødrehjælpsmanual til E-conomic Til brug ved bogføring i Mødrehjælpens lokalforeninger
Mødrehjælpsmanual til E-conomic Til brug ved bogføring i Mødrehjælpens lokalforeninger Udarbejdet af Hanne Jakobsen, bogholderiet og Lone Sørensen, frivilligafdelingen Denne manual er udarbejdet som en hjælp til at udføre de mest gængse indtastninger i regnskabsprogrammet e-conomic. Der vil løbende blive tilføjet afsnit til manualen efter behov og efterspørgsel. Oplever du, at der er beskrivelser i manualen, som mangler eller ikke giver mening, hører vi gerne fra dig. Regnskabsordbog HUSK at du kan finde regnskabs- og bogføringsbegreber i regnskabsordbogen fra e-conomic: https://www.e-conomic.dk/regnskabsprogram/ordbog. Indholdsfortegnelse Regnskabsordbog... 1 Log på e-conomic... 3 Opret et regnskabsår... 4 Opret nyt regnskabsår før du afslutter det gamle regnskabsår... 4 Antal posteringer i et regnskabsår... 5 Opsætning af kassekladden - under Regnskab... 6 Daglig indtastning i kassekladden... 9 Indtast en ny postering... 9 Søg efter relevant kontonr./modkontonr.... 10 Afslut postering... 12 Flerbenede posteringer (bruges ved Dankort og Mobile Pay)... 12 Bogfør posteringer i kassekladden... 13 Eksempel på redigering af postering inden bogføring... 14 Slet postering... 15 Rettelse af bogført postering... 16 Budget indtast i e-conomic... 20 Sådan indtaster du budgettal for en konto... 20 Kontokort - udskriv... 23 Saldobalance - udskriv... 24 Årsregnskab - Afslutning af regnskabsår... 25 Årsafslutning... 25 Opret nyt regnskabsår inden årsafslutning i e-conomic... 25 Side 1 af 37
Afstem bank og kasse... 25 Gennemgå drifts- og balancekonti... 25 Julehjælp og andre donationer til Fonden Mødrehjælpen... 26 Donerede/øremærkede midler til næste regnskabsår... 26 Udskriv en Saldobalance... 26 Udfyld Årsregnskabsskabelon (Excel-fil)... 26 Fanebladet Forside... 27 Fanebladet Påtegning... 28 Fanebladet Kontoplan og budget... 29 Fanebladet Regnskab... 30 Fanebladet Hjælpeberegninger... 31 1. Mellemregning: Beregning af afdrag på opstartslån... 31 Modregning af 45 % indbetalinger i årets løb.... 32 Færdig med indtastning i Årsregnskabsskabelon... 32 Udskrivning af Årsregnskabsskabelon... 32 Fanebladet Noter til regnskab.... 33 Bogføring af tal fra Årsregnskabsskabelonen i e-conomic... 34 Bogføring ifm. betaling af 45% oversskudsdeling og/eller overskydende formue... 34 Nedskrivning af evt. opstartslån til Fonden Mødrehjælpen... 35 Sådan afslutter du Årsregnskabet i e-conomic... 36 Løbende bogføring en sikkerhed for lokalforeningen... 37 Har du spørgsmål?... 37 Senest opdateret september 2016/los Side 2 af 37
Log på e-conomic E-conomic er et internetbaseret regnskabsprogram og kan tilgås fra enhver computer. Du skal blot have dit aftalenummer, bruger-id og adgangskode. Gå på internettet: Find siden www.e-conomic.dk Tryk Log på Indtast aftalenummer, bruger-id og adgangskode (vælg evt. at lade din faste computer huske dine loginoplysninger, så slipper du for at skulle indtaste dem hver gang). Du kommer ind på forsiden og er klar til at gå i gang. Side 3 af 37
Opret et regnskabsår Ved årets begyndelse oprettes et regnskabsår. Klik på "Indstillinger" (møtrikken), vælg Alle indstillinger, vælg Regnskab Vælg "Regnskabsår" i menuen til venstre. Klik på "Nyt regnskabsår" foroven i listeområdet. Indtast et datointerval i felterne i indtastningsområdet og klik 'Gem'. 1 Du kan starte dit regnskabsår på en hvilken som helst dato i måneden. Der kan højst angives en 18 måneders periode. NB! Oftest følger regnskabsåret kalenderåret. Når et regnskabsår er oprettet, inddeles det automatisk i perioder, der svarer til de indtastede måneder. Opret nyt regnskabsår før du afslutter det gamle regnskabsår OBS! Før du afslutter dit "gamle" regnskabsår, skal du oprette næste års regnskab, så primoposteringer automatisk kan føres over. 1 Et regnskabsår oprettes kun 1 gang pr. år. Det er først aktuelt at oprette et nyt regnskabsår, når du begynder at få bilag, der skal bogføres i det næste kalenderår. Side 4 af 37
Antal posteringer i et regnskabsår Du kan følge med i antallet af bogførte posteringer i dit regnskabsår. Du ser du antal posteringer således: Klik på fanebladet "Indstillinger" > "Alle indstillinger" > "Regnskab" Vælg "Regnskabsår" i menuen til venstre. I oversigtsbilledet kan du nu se dine regnskabsår, og i kolonnen "antal posteringer", vil antallet af posteringer i det pågældende regnskabsår fremgå. Side 5 af 37
Opsætning af kassekladden - under Regnskab Kassekladden er der, hvor du indtaster butikken og lokalforeningens indbetalinger og udbetalinger. Du kan redigere i din kassekladde og sætte kladden op fx med et bestemt bilagsnummer eller med andre indstillinger, som du ønsker. Det meste er sat op fra Mødrehjælpens side, så det du skal forholde dig til, er muligheden for at ændre i beholdningskonti samt bilagsnumre. OBS! Hvis du allerede arbejder i en kassekladde, kan du sagtens redigere i opsætningen. Sådan opsætter/redigerer du indstillingerne for en kassekladde: Klik på > "Indstillinger" > "Alle indstillinger" Klik på "Regnskab" > "Kassekladder" i menu til venstre Klik på knappen > "Andre muligheder" Vælg "Opsætning af kassekladde" i rullemenuen OBS! Hvis vinduet på næste side ikke åbner, skal du tillade pop up vinduer i din browser - Internet Explorer, Chrome eller hvad du bruger) 2 2 Mange af funktionerne i E-conomic er baseret på pop-up vinduer fx hvis du skal have vist dine følgesedler eller bogført en faktura. Der er dog mange browsere, som ikke tillader dette i standardopsætningen. For at bruge E-conomic optimalt skal du sikre dig, at din browser tillader, at der vises pop-op vinduer fra E-conomic. Side 6 af 37
Beholdningskonti svarer til kasse og bank. Dette bliver opsat på Mødrehjælpens økonomikursus 3 og gøres kun én gang. Har I brug for at opsætte yderligere konti, skal I kontakte Hanne Jakobsen i bogholderiet. 3 Har du ikke deltaget på et økonomikursus for kasserer og har du brug for hjælp til at opsætte kasse og bankbeholdning kontakt Hanne Jakobsen i bogholderiet. Side 7 af 37
Bilagsnumre ændring af bilagsnummer/bilagsserie I kassekladden kan du opsætte en nummerserie for dine bilagsnumre og du kan også løbende ændre dit bilagsnummer til et andet, hvis det ikke er korrekt. Du ændrer et bilagsnummer/en bilagsserie således: Klik på den lille pil ud for "Bilagsnumre" Næste nummer: Her kan du indtaste det første nummer i serien Min. nummer: Det ønskede minimum nummer i nummerintervallet i bilagsserien Maks. nummer: Det ønskede maksimum nummer i nummerintervallet i bilagsserien OBS! Ved starten af et nyt regnskabsår skal du ind i den nye kassekladde og sætte bilagsnumrene op igen. Bilagsnummeret skifter altså ikke automatisk til 1 ved starten af et nyt regnskabsår. Dette gælder også for de øvrige ting, som du ændrer i kassekladden, at du ved starten af et nyt regnskabsåret skal ind og sætte dem op igen. Side 8 af 37
Daglig indtastning i kassekladden Når du indtaster indbetalinger og udbetalinger ind i kassekladden, opretter du posteringer af typen finansbilag. Kassekladden Daglig bruges til at registrere og bogføre alle finansbilag. Indtast en ny postering Klik på "Regnskab" > "Kassekladder" > vælg den relevante kassekladde, f.eks. Daglig Klik på "Ny postering" Side 9 af 37
Nedenstående nye vindue åbner Udfyld de relevante felter. Bemærk, at det ikke er alle felter, der er obligatoriske at udfylde. Fx bruger vi ikke momsfeltet hos os. Relevante felter er: Type: altid finansbilag Bilag: indtast relevant bilagsnr. (hvis du har opsat kassekladden til det, vil det næste bilagsnr oftest komme automatisk frem medmindre at saldoen ikke balancerer se side 8 for vejledning). Kontonr: find det relevante kontonr. Jf. kontoplanen. Modkonto: udfyld den konto, som beløbet skal modregnes. Modkontoen skal ALTID udfyldes for at få kassekladden til at balancere. Det vil sige at din saldo skal gå i nul ved hver postering med mindre du har en flerbenet postering (se gennemgang under punkt flerbenet posteringer. Beløb: skriv det relevante beløb Tekst: tilføj relevant tekst fx varme, el eller lignende Søg efter relevant kontonr./modkontonr. OBS! Der er mulighed for at søge efter relevant kontonr. i kontoplanen under felterne kontonr. og modkonto. Klik på feltet med tekst og pil i forlængelse af enten kontonr. eller modkonto. Afhængigt af at om du vil finde et kontonr. eller en modkonto Side 10 af 37
Kontoplanen åbner i nyt vindue - se næste side. Klik på det kontonr., som du skal bruge. Det er også muligt at få et forslag inden for en nummergruppe ved fx at skrive 58 eller bank, så der fremkommer nogle forskellige forslag og du kan vælge det kontonr., som du skal bruge. Side 11 af 37
Afslut postering Når du har indtastet alle relevante felter, tjekker du om saldoen balancerer = går i 0,00 Går balancen i 0,00, klikker du på "Gem", hvis du ikke har flere bilag, der skal indtastes. Ved flere bilag klikker du Gem og Ny, så du kan fortsætte med at indtaste nye posteringer. Hvis posteringen balancerer, vises det næste bilagsnummer i feltet "Bilag", og næste postering kan indtastes. Flerbenede posteringer (bruges ved Dankort og Mobile Pay) Flerbenede posteringer bruges, hvis du fx har et tøjsalg med dankort og/eller mobile pay. Dagens samlede tøjsalg skal krediteres konto 1031, hvor de penge, der er betalt med dankort og/eller Mobile Pay går i banken og resten af dagens salg går i kassen. Altså er du i berøring med 3 forskellige konti for at saldoen går i nul. Du laver en flerbenet modpostering således: Klik på feltet fordeling efter feltet modkonto Side 12 af 37
Et nyt vindue åbner Indtast de forskellige modkonti Du vil også her altid kunne holde øje med saldoen og sikre, at fordelingsbeløbet bliver nedskrevet og til sidst går i 0,00. Når du har indtastet alt, klikker du på Anvend og Gem eller Gem og Ny. Bogfør posteringer i kassekladden Posteringslinjer kan oprettes, redigeres og slettes i kassekladden. Posteringer kan gemmes og bogføres senere. Når du bogfører kladden, bogføres transaktionerne på de forskellige konti og transaktionerne kan ikke længere redigeres. Kontroller altid balance før bogføring Se Balance over listeområdet for at være sikker på, at kassekladden balancerer = saldo i 0,00, før den bogføres. Side 13 af 37
Du bogfører ved at trykke Bogfør posteringer. 4 OBS! Du kan nå at redigere/slette i bilag/posteringer, inden du bogfører. Eksempel på redigering af postering inden bogføring I eksemplet herunder, er der blevet tastet forkert kontonr. ind. Kontonr. 5830 skal ændres til kontonr. 5820. Klik på pennen ud for den forkerte postering. 4 Det er som udgangspunkt ikke nødvendigt at vinke posteringerne af før du bogfører. Du kan, hvis du ønsker det, vælge, at posteringer skal vinkes af for at kunne bogføres. Dette gøres opsætning af kassekladden. Side 14 af 37
Et nyt vindue åbner og posteringen kan redigeres/ændres. Klik gem, når du er færdig med redigeringen. Du kan også helt slette en postering se herunder Slet postering Vil du helt slette en postering, klikker du på krydset til højre ud for den postering, du ønsker at slette. Side 15 af 37
Rettelse af bogført postering Har man fået bogført sine posteringer og skal have rettet noget, er det nødvendigt at lave en ompostering. Det foregår på den måde, at man flytter en postering fra én konto til en anden. Dette kan gøres på 2 måder. I nedenstående tages udgangspunkt i følgende eks: Der er bogført 1500kr på konto 1020 som skulle have været på konto 1031. Måde nr 1: Vend/tilbagefør E-conomic har en funktion, der hedder Vend/tilbagefør. Her kan man finde den postering, der er bogført/posteret forkert, vende fortegnet (ompostere) på bilaget for derefter bogføre posteringen rigtigt. Klik på fanen regnskab Side 16 af 37
Klik på Søgning og lister i menuen til venstre og vælg Posteringer (find bilag) Udfyld felterne med dine søgekriterier brug bilagsnr., dato eller lign. for at finde posteringen. Udfyld og tryk på OK Side 17 af 37
Klik på ikonet Vis transaktioner ud for den postering, du ønsker at ændre Vælg tilbagefør En dialogboks åbner Vælg hvilken kladde (hvis man kører med flere kassekladder) man vil tilbageføre posteringen fra. Klik OK til at tilbageføre posteringen. Posteringen er nu tilbageført og venter på at blive bogført på ny, hvilket gøres som man plejer i kassekladden. Side 18 af 37
Posteringen ligger nu klar i kassekladden. Her kan man se, at den har tilbageført posteringen ved at debitere konto 1020 (som jo skulle have været bogført på konto 1031) og så krediterer banken. Du er nu klar til at bogføre posteringen igen rigtigt. Måde nr. 2: Manuel ompostering af bogført postering. Find det forkerte bogførte bilag enten under kontokortet eller på Søgning og lister som ovenfor. Der står dato for bogføring af selve posteringen, som er den dato, du skal tilbageføre posteringen med igen. Gå over i din kassekladde og tilbagefør den manuelt. Skriv den samme dato, samme bilagsnr. og samme konto nr., MEN vælg modsat fortegn. Hvis f.eks. posteringen er debiteret skal den nu krediteres for at komme væk fra den forkerte konto. Du kan gøre det således: Du laver en postering, hvor du debiterer kto. 1021 kr. 1500,00 og krediterer kto. 5820. Herefter laver du en ny postering med det rigtige kontonr. = hvor du krediterer kto. 1031 og debiterer kto. 5820. Bogfør posteringen, som du plejer og tjek efter, at du har gjort det rigtigt ved at kigge efter på kontokortet bagefter. Du kan også nøjes med KUN at bogføre mellem de to konti 1021 og 1031, da banken jo er rigtig nok. Dette gøres således: Lav en postering, hvor du debiterer kto. 1021 og krediterer kto. 1031 med kr. 1500,00. HUSK at gøre det med samme dato og samme bilags nr. som den oprindelige (forkerte) postering. Side 19 af 37
Budget indtast i e-conomic Lokalforeningens budget (som udarbejdes for det kommende år inden 31. oktober i indeværende år) indtastes i e-conomic. På den måde kan man løbende gennem året sammenholde saldoen med budgettet. Sådan indtaster du budgettal for en konto Klik på "Indstillinger" > "Alle indstillinger" > "Regnskab" Vælg "Kontoplan" i menuen til venstre Klik på ikonet "Budget" til højre på linjen (åbner i nyt vindue) Side 20 af 37
Klik på "Ny budgetperiode" (nyt vindue åbner) Udfyld felterne Fra dato, Til dato, Beløb. NB! Indtægter tastes med - (minus) foran Klik Gem Side 21 af 37
Klik på pilen bag ved Andre muligheder Vælg "Tilbage til kontoplan for at vende tilbage til kontoplanen Ovenstående gentages for hver konto indtil alle budgettal er indtastet Ret budgettal Er du kommet til at taste forkert budgettal ind eller har I behov for at rette budgettet til i årets løb, kan du rette budgettallet ved at Klik på "Indstillinger" > "Alle indstillinger" > "Regnskab" Vælg "Kontoplan" i menuen til venstre Klik på ikonet "redigér" til højre på linjen ud for den budgetkonto, som du ønsker at ændre Side 22 af 37
Kontokort - udskriv Et kontokort er en oversigt over én konto fx kontonr. 1031 Tøjsalg. Udskriv kontokort ved at Klikke på Rapporter og vælge kontokort i menuen til venstre. For at se kontokortet for hver beholdningskonto, skal du klikke på de beholdningskonti, der vises midt på skærmen over listeområdet med fed skrift. Dialogboksen viser en oversigt over alle bogførte og ikke-bogførte posteringer på kontoen samt den aktuelle kontobalance. De ikke-bogførte posteringer er markeret med lysegrå farve. HUSK flueben i Medtag kladdeposteringer, hvis du ikke har fået bogført dine posteringer i kassekladden. Du behøver nemlig ikke at bogføre dine posteringer i kassekladden for at trække kontokort eller se en balance. Side 23 af 37
Saldobalance - udskriv En saldobalance er en statusrapport, der giver dig det fulde overblik over bevægelserne (omsætning, indtægter og udgifter) på finanskontiene i en nærmere bestemt periode. Udskriv fx en saldobalance fra 1. januar til dags dato, hvor du medtager alle kontonumre, for at få de tal, som du skal bruge, når du skal lægge budget for det kommende regnskabsår. Har du indtastet lokalforeningens budget i e-conomic, kan du også medtage budgettallene, når du udskriver saldobalancen. På den måde I sammenligne jeres omsætning, indtægter, udgifter med de budgetterede tal. Klik på Rapporter Vælg Saldobalance i menu til venstre Udfyld datointerval og kontonr. interval. HUSK flueben i Medtag kladdeposteringer, hvis du ikke har fået bogført dine posteringer i kassekladden. Klik på pilen i feltet Sammenligning Vælg Budgetsammenligning, hvis du ønsker budgetsammenligning Klik OK Et nyt vindue åbner Klik Udskriv i øverste højre hjørne Side 24 af 37
Årsregnskab - Afslutning af regnskabsår Hvert år pr. 31.12 laves et årsregnskab for lokalforeningen. Årsregnskabet har to funktioner: 1. At vise, hvordan lokalforeningens midler er blevet brugt i årets løb (resultatopgørelse) 2. At vise, hvordan lokalforeningens økonomi har det (status) Årsregnskabet består af: En resultatopgørelse En balance Eventuelle noter Skemaerne til indtastning og indsendelse af lokalforeningens budget- og årsregnskab er at finde i Excel-filen Regnskabsskabelon til brug for både budget og årsregnskab 20xx". Bogholderiet sender hvert år i september måned Regnskabsskabelon til brug for både budget og årsregnskab 20xx" til lokalforeningens kasserer via lokalforeningens fællesmail. Det vil sige, at det er den samme fil, hvori lokalforeningen udarbejder først budget i oktober måned og derefter årsregnskab i januar måned for samme år. Ved årsafslutningen er budgettet derfor allerede tastet ind i regnskabsskabelonen. Bogholderiet sender hvert år i slutningen af november Regnskabsprocedure vedr. procedure og frister i forhold til lokalforeningernes årsregnskab til lokalforeningens kasserer. Fonden Mødrehjælpen tilbyder også kursus i årsregnskab, hvor kasserere kan få hjælp til at lave årsregnskabet. OBS! Excel-filen Regnskabsskabelon til brug for 20xx inkl. budget vil i det følgende være nævnt som Årsregnskabsskabelon. Årsafslutning En årsafslutning er en opgørelse over alle respektive konti i et regnskab og deres status. Resultaterne fra diverse konti bliver betragtet som det kommende regnskabsårs primoposteringer. I e-conomic bliver resultaterne automatisk videreført til det nye årsregnskab, som åbningssaldi. For at lave en årsafslutning skal du bruge: Regnskabsskabelon til brug for både budget og årsregnskab 20xx Alle bankudskrifter Årsopgørelser fra banken Kassen Alle bilag fra året Kasserapporterne Årsregnskabsskabelon (Excel-fil) Årsregnskab fra det forgangne år Opret nyt regnskabsår inden årsafslutning i e-conomic VIGTIGT! Inden du kan afslutte årsregnskabet i e-conomic, skal du oprette et nyt regnskabsår (det kommende år) i e-conomic, hvis du ikke allerede har gjort det. For vejledning - se afsnittet Opret nyt regnskabsår, side 3. Afstem bank og kasse Det er vigtigt, at både bank og kasse er stemt af/optalt og at du har bilag på alle udgifter og indtægter. Gennemgå drifts- og balancekonti Det er ligeledes vigtigt, at du gennemgår alle drifts- og balancekonti for evt. taste- og/eller konteringsfejl og får disse rettet til. Side 25 af 37
Julehjælp og andre donationer til Fonden Mødrehjælpen Vælger lokalforeningen at donere julehjælp til Fonden Mødrehjælpens landsdækkende julehjælp skal beløbet bogføres på konto 1651 (Uddeling til Fonden Mødrehjælpen i årets løb). Det samme gælder, hvis I i årets løb ønsker at donere et beløb ud over de 45% overskudsdeling. Donerede/øremærkede midler til næste regnskabsår Hvis lokalforeningen har ubrugte, donerede/øremærkede midler tilbage på fx konto 1065 (Fonde og Legater) eller konto 1062 ( 18), som skal videreføres til næste regnskabsår, skal disse omposteres pr. 31/12 20xx. Træk de øremærkede beløb ud fra den indtægtskonto, som de er bogført på og bogfør dem ind på konto 6840 (Skyldige omkostninger). OBS! I det nye regnskabsår posteres de/det pågældende beløb tilbage igen pr. 1/1 20xx. Her flyttes de fra konto 6840 tilbage på den/de pågældende indtægtskonti fx konto 1052 (Fonde og legater). Dette kan allerede gøres inden det gamle regnskabsår er afsluttet. Udskriv en Saldobalance Når alt er afstemt, udskrives en saldobalance for hele året. Denne bruges til at udfylde Årsregnskabsskabelonen (Excel-filen), der er udsendt af bogholderiet. Se afsnittet Saldobalance udskriv, side 20 for vejledning i hvordan en Saldobalance udskrives. Udfyld Årsregnskabsskabelon (Excel-fil) Årsregnskabsskabelonen består af flere faneblade (du vælger, hvilket faneblad, du vil arbejde i, ved at trykke på det pågældende faneblad). I fanebladet Vejledning ved indtastning finder du en beskrivelse af, hvordan du udfylder regnskabsskabelonen. Den gennemgås også herunder. Side 26 af 37
Fanebladet Forside Tryk på fanebladet Forside. Indtast lokalforeningens bynavn, og CVR nummer jf. hjælpeteksten til højre i dokumentet. Felterne markeret med gul anviser, hvor og hvad, der skal indtastes på siden Denne del fremgår ikke, når dokumentet udskrives. Side 27 af 37
Fanebladet Påtegning Tryk på fanebladet Påtegning. Tilret teksten i ledelsespåtegningen og revisionspåtegningen jf. den gule hjælpetekst til højre i dokumentet Side 28 af 37
Fanebladet Kontoplan og budget Tryk på fanebladet Kontoplan og budget Indtast beløbene fra den Saldobalance, som du har udskrevet fra e-conomic, i kolonnen Faktiske tal. Kontoplanen i Årsregnskabsskabelonen stemmer overens med kontoplanen i saldobalancen fra e-conomic. OBS! Beløbene skal indtastes således at indtægter indtastes med - (minus) foran og udgifter indtastes med + (plus) foran. Husk at Scroll ned i dokumentet og indtaste alle beløb - også beløbene under Balance. OBS! Aktiver indtastes med + foran og passiver indtastes med - foran. Tjek at budgettallene for det kommende år er indtastet i kolonnen Budget XXXX og stemmer med de budgettal og evt. rettelser, som lokalforeningeni har foretaget i løbet af året. Budgettal skrives med samme fortegn som de Faktiske tal. Dobbelttjek til sidst at kontrolsum nederst i dokumentet går i 0,00 under difference nederst. Side 29 af 37
Fanebladet Regnskab Tryk på fanebladet "Regnskab" Hent årsregnskabet fra sidste år og indtast tallene i kolonnen til højre Faktiske tal xxxx. Husk at scrolle ned og indtaste tal under balance. OBS! De Faktiske tal og budgettallene for det år, som du er ved at afslutte, bliver automatisk overført fra de indtastninger, som du har lavet under fanebladet Kontoplan og Budget. Side 30 af 37
Fanebladet Hjælpeberegninger Hjælpeberegneren udregner, Hvad lokalforeningen skal afdrage på evt. opstartslån samt hvor stor en del af butiksoverskuddet, der skal overføres til Fonden Mødrehjælpen (mellemregning 1). Beløbet vil også fremgå i fanebladet "Regnskab" under "resultatdisponering" og "kortfristet gæld" Hvor meget af lokalforeningens overskydende driftsformue, der skal overføres til Fonden Mødrehjælpen" (mellemregning 2). Dette beløb vil fremgå af posterne "egenkapital" og "anden gæld" i fanebladet "Regnskab" 1. Mellemregning: Beregning af afdrag på opstartslån Tryk på fanebladet Hjælpeberegner Besvar spørgsmålet Er dette lokalforeningens 1. eller 2. regnskabsår? : Tryk på feltet i række 9, kolonne B Vælg ja eller nej Ved ja, gå videre til afsnittet 2. Mellemregning: Modregning af 45 % a/c indbetalinger i løbet af året Ved nej, besvar spørgsmålet Har butikken opstartslån (ja eller nej)? : Tryk på feltet i række 11, kolonne B Vælg ja eller nej Ved nej, gå videre til 2. Mellemregning: Modregning af 45 % a/c indbetalinger i løbet af året Ved ja, noter restgælden pr. 31.12 i det grønne felt række 11, kolonne 15. NB! Beløbet på restgælden findes på konto 6831 Side 31 af 37
Modregning af 45 % indbetalinger i årets løb. Har lokalforeningen i årets løb forudbetalt et a conto beløb på de 45 % overskudsdeling, som normalt afregnes til Fonden ved årsafslutning, skal dette beløb skrives i det grønne felt 45 % a/c indbetalinger i årets løb, række 18. NB! Beløb doneret til Fondens julehjælp kan IKKE modregnes i feltet Modregning af 45 % indbetalinger i årets løb. Færdig med indtastning i Årsregnskabsskabelon Du er nu færdig med at indtaste i Årsregnskabsskabelonen og årsregnskabet kan udskrives. MEN du er ikke helt færdig med årsafslutningen endnu. Når Årsregnskabet er blevet godkendt på lokalforeningens generalforsamling, skal du tilbage i e-conomic og indtaste de efterposteringer, som du finder i fanebladet Efterposteringsark se afsnittet Bogføring af tal fra Årsregnskabsskabelonen i e-conomic, side 34. Udskrivning af Årsregnskabsskabelon Du kan nu udskrive årsregnskabet til brug ved generalforsamlingen. Bemærk, at alle de fanebalde, der skal bruges/udskrives i den færdige fremstilling, er markeret med pink farve. Fanebladene udskrives hver for sig og samles efterfølgende jf. nedenstående rækkefølge 1. Forside 2. Anvendt regnskabspraksis 3. Påtegning 4. Regnskab (Resultatopgørelse og balance) OBS! Husk at årsregnskabet skal underskrives af formand, kasserer, frivillige revisor eller to regnskabskyndige jf. vedtægterne. Når regnskabet har været fremlagt på lokalforeningens Side 32 af 37
generalforsamling skal dirigenten ligeledes underskrive årsregnskabet, inden det indsendes til Fonden Mødrehjælpen jf. Regnskabsproceduren. Fanebladet Noter til regnskab. Noter til regnskab er en udspecificering af de samlede udgifts- og indtægts konti i regnskabet. Noterne er en hjælp til kassereren, når regnskabet skal fremlægges for generalforsamlingen. Noterne gør det muligt at se, hvilke tal der ligger bag et beløb i regnskabet fx drift af genbrugsbutik i alt. Beløbene bliver automatisk hentet fra fanebladet Kontoplan og Budget og det er valgfrit, om man vil gøre brug af denne fane. Side 33 af 37
Bogføring af tal fra Årsregnskabsskabelonen i e-conomic Når Årsregnskabet er godkendt på lokalforeningens generalforsamling, skal du gå til fanebladet Efterposteringsark, da der er tal, som skal bogføres i e-conomic pr. 31.12 ellers stemmer årsregnskabet i Årsregnskabsskabelonen og e-conomic ikke overens. Tryk på fanebladet Efterposteringsark Åben e-conomic og bogfør tallene pr. 31.12.xx jf. de kontonumre, der står i efterposteringsarket. Står der ikke noget, skal intet efterposteres. OBS! minustal = krediteres, plustal = debiteres i e-conomic. Fx laves en postering hvor konto 6110 debiteres med det pågældende beløb med modkonto 6810 eller en postering hvor konto 6114 debiteres for det pågældende beløb med modkonto 6830 Bogføring ifm. betaling af 45% oversskudsdeling og/eller overskydende formue Evt. betaling af 45% oversskudsdeling og/eller overskydende formue betales til Fonden Mødrehjælpen i marts (bogholderiet sender besked ud herom). Når bankoverførslen til Fonden er gennemført skal overførslen af 45% overskudsdeling bogføres i e- conomic således at banken krediteres for det pågældende beløb med modkonto 6810. Overskydende formue bogføres således at banken krediteres for det pågældende beløb med modkonto 6830. Side 34 af 37
Nedskrivning af evt. opstartslån til Fonden Mødrehjælpen Vær opmærksom på, at opstartslånet/restgæld til Fonden Mødrehjælpen i det afsluttede regnskab nedskrives, MEN i det nye regnskabsår bliver pengene først nedskrevet, når I indbetaler pengene til Fonden Mødrehjælpen. Bogholderiet giver besked om, hvornår denne overførsel skal ske. Det sker dog tidligst i marts måned, når regnskaberne er godkendt lokalt ved generalforsamlingen. Når afdraget på opstartslånet er indbetalt til Fonden Mødrehjælpen, skal du dobbelttjekke om tallet (under konto 6831 opstartslån) fra det afsluttede regnskab stemmer med tallet i det nye regnskabsår (konto 6831 opstartslån). Du er nu færdig med årsafslutningen og du er klar til at afslutte årsregnskabet, når det er godkendt på generalforsamlingen. Side 35 af 37
Sådan afslutter du Årsregnskabet i e-conomic OBS! Du afslutter først selve regnskabsåret, når Årsregnskabsskabelonen har været forbi Mødrehjælpens bogholderi jf. Regnskabsproceduren og Årsregnskabet er blevet godkendt på lokalforeningens generalforsamling. 5 VIGTIGT! Inden du kan afslutte årsregnskabet i e-conomic, skal du oprette et nyt regnskabsår (det kommende år) i e-conomic, hvis du ikke allerede har gjort det. For vejledning - se afsnittet Opret nyt regnskabsår, side 4. Når du skal afslutte årsregnskabet, skal du lave en årsafslutning i e-conomic: Tryk på Alle indstillinger (møtrikken) Vælg Regnskab i menuen til venstre Vælg Regnskabsår Vælg og tryk på ikonet ud for det regnskabsår, som du ønsker at afslutte. Systemet nulstiller nu alle driftskontiene. Alle relevante tal overføres automatisk til det nye regnskabsår, som primoposteringer. Dog, skal du være obs på, at du selv skal ompostere og bogføre evt. afdrag på opstartslån (jf. afsnit Nedskrivning af evt. opstartslån til Fonden Mødrehjælpen, side 29) samt evt. øremærkede midler, der er videreført fra det gamle regnskabsår (jf. afsnit Donerede/øremærkede midler til næste regnskabsår, side 22). 5 Vi anbefaler at vente med at afslutte årsafslutningen i e-conomic, indtil regnskabet er godkendt på generalforsamlingen. Det gør det lettere at lave evt. rettelser fremkommet på generalforsamlingen. Men det kan også gøres, når regnskabet har været indsendt til præ-gennemgang hos bogholderiet i januar. Side 36 af 37
Løbende bogføring en sikkerhed for lokalforeningen Det er vigtigt, at du som kasserer/bogholder, løbende bogfører lokalforeningens og butikkens indtægter og udgifter via det bruger-id, som lokalforeningen er blevet tildelt via bogholderiet. Løbende bogføring giver lokalforeningen/bestyrelsen et løbende overblik over butikkens og lokalforeningens indtægter og udgifter, som kan sammenholdes med lokalforeningens budget en sikkerhed, da et andet bestyrelsesmedlem eller en ny kasserer let og overskueligt kan overtage regnskabsopgaven ved sygdom eller udskiftning midt i et regnskabsår. mulighed for at modtage optimal support fra Frivilligafdelingens og Bogholderiets side Derudover øger løbende bogføring gennemsigtigheden og gør det muligt for frivilligafdelingen og bogholderiet at følge med i omsætningen og sammenholde dette med Fondens overordnede budget og regnskab. Har du spørgsmål? Du er altid velkomment til at kontakte Hanne Jakobsen i bogholderiet, hvis du oplever problemer eller har spørgsmål undervejs. Hanne Jakobsen, e-mail hja@moedrehjaelpen.dk, tlf. 33 45 86 18 Side 37 af 37