. Opfølgning på - en vejledning til behandlingstilbuddet
2 Opfølgning på en vejledning til behandlingstilbuddet Direktoratet for Kriminalforsorgen Koncern Resocialisering Strandgade 100, Bygning K 1401 København K Opfølgning på en vejledning til behandlingstilbuddet 6. udgave, januar 2016
3 Opfølgning på en vejledning til behandlingstilbuddet Baggrund Akkrediteringssekretariatet i Koncern Resocialisering har til opgave at følge op på de akkrediterede behandlingstilbud ca. et år efter. Opfølgningen er sekretariatets mulighed for at følge med i behandlingstilbuddets udvikling særligt på dokumentationsområdet. Opfølgning har også til formål at fastholde det dokumentationsarbejde, der pågår, og give behandlingstilbuddet mulighed for at sparre med sekretariatet om netop dokumentationsindsatsen. Derudover er opfølgningen afgørende for, hvorvidt behandlingsstedet skal gennemgå en gen eller ny. Resultaterne af opfølgningen videreformidles desuden til behandlingskonsulenten i Direktoratet for Kriminalforsorgen og kan derfor indgå i fremtidige kontraktforhandlinger. Opfølgningens indhold En opfølgning består af tre dele: 1. Skriftlige materialer, som indsendes af behandlingsstedet til ssekretariatet 3 uger inden datoen for opfølgningsbesøget. Materialesamlingen må maksimalt have et omfang på 10 sider eksklusiv forløbsbeskrivelserne 2. Akkrediteringssekretariatets opfølgningsbesøg på det pågældende tjenestested 3. Akkrediteringssekretariatets tilbagemelding til behandlingstilbuddet Ad. 1 De indsendte materialer skal bruges af sekretariatet til at få et indblik i behandlingsstedets dokumentation. På sigt skal materialerne også bruges til at skabe et samlet overblik over, hvem og hvor mange indsatte, der modtager behandling i Kriminalforsorgens institutioner, hvem der gennemfører behandlingen etc. I forhold til sansøgningen er kravene ændret, idet det ved opfølgningsbesøget ikke længere er tilstrækkeligt at præsentere mål, succeskriterier og dokumentationsredskaber nu skal behandlingstilbuddet også vise, hvorvidt målene opnås og reflektere over en eventuelt manglende målopfyldelse. En uge inden ssekretariatets besøg vil behandlingsstedet modtage de spørgsmål, som sekretariatet har udformet til den indsendte materialesamling. Disse spørgsmål vil blive drøftet i løbet af det aktuelle besøg.
4 Opfølgning på en vejledning til behandlingstilbuddet Materialesamlingen skal indeholde: En gennemgang af behandlingens mål og succeskriterier. Det beskrives her, hvad der ønskes opnået gennem behandlingen, og hvor mange af deltagerne, der skal opnå det, for at behandlingen kan siges at være en succes. Dokumentation for om de opstillede mål og succeskriterier er opnået samt refleksioner over målopfyldelsen, og om den eventuelt giver anledning til ændringer i behandlingstilbuddet. o Hvis et succeskriterium for eksempel er, at 25 % har opnået fysiske forbedringer ved behandlingens ophør, skal det dokumenteres, om behandlingstilbuddet når dette mål, og i modsat fald, hvorfor ikke? Skyldes det eksempelvis, at behandlingsdeltagerne ikke er motiverede for at deltage i fysiske aktiviteter eller andet? Skal der iværksættes særlige tiltag for at forsøge at imødekomme den manglende målopfyldelse? En frafalds- og gennemførelsesanalyse dvs. dels et skema over fuldførte og ikke fuldførte forløb med ophørsgrund og dels nogle skriftlige refleksioner over, hvad skemaet viser og hvorfor. Analyserne foretages som minimum for det seneste kalenderår, altså for 2015, hvis opfølgningen finder sted i 2016, etc. I analyserne skal inddrages relevante baggrundsoplysninger om deltagerne. Beskriv også kort hvordan et gennemført og et afbrudt forløb defineres af jer. For at ensarte de data, som sendes ind, har ssekretariatet udarbejdet en skabelon for udformningen af frafalds - og gennemførelsesanalysen, som skal benyttes. Frafalds- og gennemførselsanalysen kan enten foretages manuelt eller ved hjælp af en delvist automatiseret skabelon. Vælges manuel udfyldelse skal de fire tabeller i det medsendte bilag 1 anvendes og udfyldes. Vælges den delvist automatiserede skabelon, hvilket ssekretariatet umiddelbart anbefaler, skal bilag 2 anvendes. I den delvist automatiserede Excel-skabelon er der to faneblade: hhv. fanebladet Behandlingsdeltagere, hvor der indtastes en række grundoplysninger for de personer, der har deltaget i behandlingstilbuddet det givne år, og fanebladet Opsummering hvor alle de oplysninger, der efterspørges i de manuelle tabeller, bliver udregnet og vist automatisk. Ved at klikke på kolonneoverskrifterne på fanebladet Behandlingsdeltagere, kan du få en nærmere vejledning til, hvordan de enkelte kolonner skal udfyldes, herunder bl.a. hvad der menes med præferencestof, og hvordan dansk og ikke dansk oprindelse defineres. Disse definitioner skal lægges til grund uanset hvilket bilag, der vælges til gennemførsels- og frafaldsanalysen. Kort beskrivelse af de rutiner, der er for at drøfte den dokumentation, der løbende samles ind. Afholdes der eksempelvis faste møder, hvor dokumentationen indgår som et punkt? Det skal pointeres, at sekretariatet ikke efterspørger en komplet fortegnelse over behandlingsudbyderens møder om behandlingen. Omdrejningspunktet skal i stedet være, at
5 Opfølgning på en vejledning til behandlingstilbuddet beskrive den praksis der er for at drøfte og arbejde med den dokumentation, som løbende indsamles, herunder f.eks. forskellige mødeforas hvor dokumentationen er på dagsordenen. Beskrivelse af eventuelle ændringer i behandlingskoncept og rammerne for behandlingen, herunder personalesituationen, siden en o Det kan eksempelvis være inddragelse af nye metoder, udvidelse af behandlingsafdelingen, ændret behandlingsperiode m.m. En beskrivelse af to behandlingsforløb, som er typiske for behandlingsstedets type af klienter (et vellykket forløb og et forløb hvor målene for behandlingen ikke er opfyldt). Formålet med forløbsbeskrivelserne er at knytte forandringsmodellen til praksis og eksemplificere dens anvendelse. o Inddrag i forløbsbeskrivelserne klientens personlige baggrund og motivation for at deltage i behandling o Beskriv hvilke succeser/udfordringer klienten har i sit behandlingsforløb, og hvordan der metodisk arbejdes med disse o Omfang på max. to sider for hvert behandlingsforløb Ad. 2 Følgende parter deltager i mødet: Det er op til fængslet, områdekontoret og behandlingsinstitutionen at vurdere, hvem de finder relevante, og hvor mange, der skal deltage. Fra ssekretariatet vil to medarbejdere deltage. Selve mødet kan f.eks. organiseres sådan her: 10-11: Direktoratets medarbejdere vises rundt af de to indsatte 11-12: Møde mellem alle parter (dog ikke de indsatte), hvor det indsendte materiale drøftes 12-13: Frokost, gerne på afdelingen 13-14: Forsat møde om det indsendte materiale
6 Opfølgning på en vejledning til behandlingstilbuddet Ad. 3 Tilbagemelding: Akkrediteringssekretariatets medarbejdere vil på baggrund af opfølgningsbesøget skrive et referat, der blandt andet indeholder en samlet vurdering af opfølgningsbesøget med udgangspunkt i følgende fem krav: Er hele materialesamlingen udarbejdet og tilsendt? Er der foretaget gennemførsels- og frafaldsanalyse? Er der opstillet klare mål og succeskriterier for behandlingen? Dokumenteres målopfyldelsen, og reflekteres der over den? Er der udviklet rutiner, hvor dokumentationen indgår? I alle tilfælde skal der årligt indsendes relevante nøgletal og beskrivelser af eventuelle ændringer i behandlingsmodellen. Hvis ssekretariatet konstaterer, at der er væsentlige mangler f.eks. ved indsamling og anvendelse af dokumentationen, vil sekretariatet planlægge opfølgningsbesøg én eller flere gange i årene efter første besøg. Figuren nedenfor illustrerer, hvor ofte der kan forventes opfølgning, og hvad denne praksis består af alt efter resultatet af den foregående opfølgning. 1 år efter 2 år efter 3 år efter 4 år efter 5 år efter Opfølgning ved indsendt materiale Opfølgning ved x x x x besøg x (x) (x) (x) Gen x X = Obligatorisk for alle (X) = Relevans vurderes på baggrund af foregående opfølgning