Kommunernes Sygedagpengesystem: Instruktion til udfyldelse af business case-redskab

Relaterede dokumenter
Kommunernes Sygedagpengesystem: Instruktion til udfyldelse af business case-redskab

Kommunernes Ydelsessystem Instruktion til udfyldelse af business case-redskab

Kommunernes Ydelsessystem Instruktion til udfyldelse af business case-redskab

GODT FRA START MED KLARE FORUDSÆTNINGER

Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning til business caseredskab

Kommunernes Sygedagpengesystem: Introduktion til organisatoriske konsekvenser

Redskab til hjælp med budgetlægningen for SAPA projektet i kommunerne

Kommunens Budgetredskab til SAPA - projekt

ØKONOMIEN I MONOPOLBRUDDET

KOPI. 1. KOMBITS forretningsmodel Kommunernes aftaleperiode for den nye valgløsning Afregningsmodel for den nye valgløsning...

NETVÆRKSMØDER. Kommunernes Ydelsessystem og Kommunernes Sygedagpengesystem. Den 6. maj og 7. maj 2014, Vejle og Roskilde

MONOPOLBRUDDET ØKONOMI & TRANSITIONSAFTALEN. v/poul Ditlev Christiansen Vicedirektør - Marked

FAGCHEFSEMINAR OKTOBER Gruppearbejde - Monopolbrud

NOTAT. 1. Arbejdsdeling mellem forening og kommuner. Arbejdsdeling og økonomi Uddybende beskrivelse

SIDSTE NYT FRA KOMBIT. V/ Markedsdirektør Thomas Rysgaard Christiansen

TILSLUTNINGSVILKÅR. V/ Forretningsudviklingschef Poul Ditlev Christiansen

MONOPOLBRUDDET OPDATERING AF BUSINESS CASEN

ØKONOMIEN I MONOPOLBRUDDET HOLDER DEN STADIG?

Projektaftale. Sagsnr P P20 Godkendt dato Dato Januar 2018 Revideret dato Sagsbehandler Lotte R. Fredberg

GEVINSTREALISERING KY OG KSD

IMPLEMENTERING I KOMMUNERNE. Mie Holmsgaard Rasmussen og Sidsel Bülow Skovborg

Monopolbrudsprogrammet. Fra monopol til konkurrenceudsættelse Egedal Kommune

KSD Netværksmøde I. Implementeringshåndbogen. Mette Bagge, KMD

FORANDRINGS- LEDELSE OG PARATHED KOMMUNERNES SYGEDAGPENGE SYSTEM (KSD)

SPOR 2 - PROJEKTLEDERE

KONVERTERING AF DATA OG UDRULNING AF LØSNINGERNE. v. projektleder Mikael Bay Skilbreid og chefkonsulent Mette Schwebs

IMPLEMENTERINGSMODELLEN KORT OG GODT. Implementering af monopolbruddet

Kommissorium for Digital Robust Arkitektur

BUSINESS CASEN FOR MONOPOLBRUDDET HVAD RØRER SIG LIGE NU?

TILSLUTNINGSVILKÅR. V/ Forretningsudviklingschef Poul Ditlev Christiansen. Kommunedage, november 2014

DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne)

STØTTESYSTEMERNE NØGLEN TIL NYE MULIGHEDER OG FREMTIDENS SAGSBEHANDLING

KONTRAKTER, LEVERANDØRER OG FORHANDLINGER. Projektleder Louise Dalby Markedschef Jesper Seidler

Opsamling på kommunal høring. Vejle & Roskilde Den 18. Juni 2013

IMPLEMENTERING AF MONOPOLBRUDDET OVERBLIK OG INDBLIK

Kommunernes drejebog for monopolbruddet - Nils Thor Rosted. SAPA-netværksdag, Værløse den 28. august 2013

Opgaveoverblik. Kommunernes Ydelsessystem og Kommunernes Sygedagpengesystem

KOMMUNERNES FORBEREDELSE OG IMPLEMENTERING

Artikel 6: Generisk implementeringsplan

Fordeling af KOMBIT-udlodning til udgifter i forbindelse med monopolbruddet Budgetnotat. BORGMESTERENS AFDE- LING Fælles Service Aarhus Kommune

SAPA-overblik over hovedopgaver

Generisk implementeringsplan

Til kommunernes og Udbetaling Danmarks fremtidige it-udbud vedrørende brug af de fælleskommunale støttesystemer

KOMBITS UDMØNTNING AF RAMMEARKITEKTUREN. V/ Chefkonsulent Morten Hass

Estimering af kommunernes interne ressourcetræk ved implementering af monopolbrudsprojekterne

Projektet er en del af den fælles kommunale digitaliseringsstrategi.

STATUS PÅ KIGO. Netværksmøde maj 2015 KY og KSD v. Sidsel Skovborg

Jobcentrets VITAS business case

KOMMUNERNES IMPLEMENTERING AF MONOPOLBRUDDET. - Chefkonsulent Flemming Engstrøm

Møde: Kickoff 1 og 2. Projekt: KY Kommunernes Ydelsessystem. Kunde: KOMBIT

SAPA ARKITEKTURRAPPORT. Kommunernes it-arkitekturråd 8. maj 2014 DCH & KMJ

Nyt Bibliotekssystem ved 100 % tilslutning

SPOR 1: IMPLEMENTERING

N O TAT. Baggrundsnotat om tilslutning til de fælleskommunale udbud på monopolområdet

Justering af fordelingsnøgler for afdelingernes finansieringsbidrag samt regulering af det samlede bidrag til Fælles IT i perioden

AFREGNINGSMODEL FOR ANVENDELSE AF DEN FÆLLESKOMMUNALE INFRASTRUKTUR

Gevinstrealisering på Sygedagpengesystemet og Kommunernes Ydelsessystem

SAPA OG STØTTESYSTEMERNE. V/ projektleder Kenneth Møller Johansen

Økonomiudvalget godkendte på mødet den 17. marts 2015 Digitaliseringsstrategi

Indhold. Figurer og skabeloner

SERVICEPLATFORMEN. v. Stephanie Pause

SAPA PÅ KOMMUNEDAGE. November Kenneth Møller Johansen

Handlingsplan for program 1: Monopolbrud

SAPA overblik på et øjeblik. Kenneth Møller Johansen, KOMBIT

Kort om Umbrella. Den 6. oktober Umbrella

NemRefusion effektiviseringspotentialer og den bagvedliggende økonomi

SAMARBEJDSPLATFORMEN. BPI-møder 7. & 8. marts

Kommunernes drejebog for monopolbruddet

Afregningsmodel for brug af Serviceplatformen

DECEMBER Vejledning til kommunens snitfladestrategi

Projektgrundlag fælles Microsoft aftale version 1.0

FLIS-projektets mål og prioritering

UNDERBILAG C.3 PRINCIPPER FOR FASTSÆTTELSE AF PRISER FOR SNITFLADER

NETVÆRKSDAGE MARTS Michel Sassene

DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne)

Støttesystemerne. Det er tid til

Krav og vejledning til kommunernes fremtidige it-udbud

NETVÆRKSMØDE KY & KSD. Tirsdag den 5. og onsdag den 6. november

B U S I N E S S C AS E F O R P R O J E K T O PT IM E R IN G AF D I G IT AL P O S T O G F J E R N P R I N T

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Til Økonomiudvalget. Sagsnr Orientering om forsinkelser af KMD's leverancer til Monopolbruddet. Dokumentnr.

Med henblik på at opfylde disse formål er resten af notatet opdelt i følgende afsnit: 1. Indledning... 1

Handleplan. Implementering af velfærdsteknologi og digitale tiltag. Sundhed og Omsorg

Programbeskrivelse. 5.5 Kommunal implementering af grunddata. 1. Formål og baggrund. Juni 2016

Parathedsmåling. Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling. Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation

Konkurrenceudsættelse på syge- og barseldagpengeområderne: Oplæg til indledende teknisk dialog (nov. 2012)

Center for Administrativ Service

PARADIGMESKIFTET - en grundfortælling

ANSØGNINGSSKEMA UDFORDRINGSRET - statslige og lokale regler

STØTTESYSTEMER. STS Organisering i kommunerne. V/ Peter Hansen implementeringskonsulent på STS

Udbud af RIPA - Syd. Bilag 1 - Tidsplan

SERVICEPLATFORMEN FOSAKO MØDE 21. MARTS Forretningsudvikler Tomas Volf

Parathedsmåling. Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation

Bilag 4: Udkast til kommunal drejebog for Serviceplatformen (Hører til dagsordenspunkt 9: Krav og vejledninger til kommunernes kravspecifikationer)

P R O J EKTSKITSE ( B I L A G 7. 1 )

KOMMUNERNES SYGEDAGPENGESYSTEM

KOMMUNERNES IMPLEMENTERING AF MONOPOLBRUDDET. V/ Flemming Engstrøm og Nils Thor Rosted

Beregninger til ansøgning hos ABT-fonden

Status på projekt støttesystemerne

Parathedsmåling. Anden fase: udarbejdelse af parathedsmåling. Fælles dialog mellem udvalgte medarbejdere i egen organisation

Transkript:

Kommunernes Sygedagpengesystem: Instruktion til udfyldelse af business case-redskab April 2015 Dette notat er en opdateret version af den instruktion til udfyldelse af den lokale business case på Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD), som blev udsendt til kommunerne i april 2014, og som efterfølgende har været behandlet på netværksmøder med kommunernes ydelseschefer. Business case skabelonen vil atter blive opdateret og udsendt til kommunerne, når den endelige pris for KSD pr. borger er fastlagt. Ændringer i instruktionen Business case skabelonen består af et Hovedskema og et tilhørende faneblad Implementeringsudgifter, hvorfra data overføres til Hovedskemaet. Store dele af business case skabelonen er uændret siden april 2014, men på Hovedskemaet er der tilføjet en ny post, Øvrige omkostninger ved implementeringen, hvor kommunen kan angive relevante omkostninger, der skal indgå i business casen. Til gengæld er posten Kommunespecifik besparelse på bortfaldne it-omkostninger udgået, da tilbagemeldingerne peger på, at posten ikke er relevant at have med. Som en konsekvens af, at prisen pr. borger for KSD endnu ikke er lagt fast, er det markeret tydeligt, at der på nuværende tidspunkt ikke vil kunne beregnes en præcis besparelse på it-omkostningerne ved ibrugtagning af KSD. Nogle kommuner har dog givet udtryk for ønsket om at kunne beregne en gevinst ud fra en gennemsnitsbetragtning, så den lokale business case ikke udelukkende indeholder omkostninger. Dette er der gjort plads til i business case skabelonen. Der henvises i den forbindelse til bilaget til det udsendte borgmesterbrev fra KL af 10.4.2014 omhandlende monopolbruddet. Hvis dette bilag ikke kan tilvejebringes kan der rettes henvendelse til den kommuneansvarlige i KOMBIT, der vil fremsende det kommunespecifikke bilag. På fanebladet implementeringsudgifter er der i den opdaterede udgave først og fremmest givet mulighed for at medtage såvel fuldtidsansatte som deltidsansatte i beregningen på samme ark, så informationerne både kan anvendes til beregning af uddannelsesomfang samt øvrige ressourcer. Business case materialet vil blive gennemgået på de kommende Netværksmøder for projektledere og ydelseschefer den 5. og 6. maj 2015. Side 1/13

De estimater, der er angivet i business case redskabet (regnearket) er angivet for en gennemsnitskommune. Det anbefales altid, at den enkelte kommune vurderer og angiver et estimat ud fra en helt konkret viden om egne lokale forhold. En del af det samlede monopolbrud Kommunernes business case redskab er en hjælp til at afdække kommunernes ressourcebehov og omkostninger ved implementering af (KSD). De investeringer, der er forbundet hermed, er nødvendige for at gennemføre monopolbruddet i dette tilfælde på sygedagpengeområdet - og tilvejebringer muligheden for at opnå besparelser på itomkostningerne på mindst 25 % som et gennemsnit for alle kommuner på hele monopolbruddet under ét. Fundamentet for monopolbruddet er etableringen af den fælleskommunale rammearkitektur. Heri indgår en række Støttesystemer, og Serviceplatformen, der udstiller data fra forskellige fag- og kildesystemer til brug for kommunernes it-løsninger, som en central integrationsplatform. Omkostningerne ved udvikling og basisdrift af Støttesystemerne og Serviceplatformen afholdes af de tre monopolbrudsløsninger SAPA, Kommunernes Ydelsessystem (KY) samt Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD), og indgår efter en fordelingsnøgle i fastsættelsen af den endelige pris pr. borger for disse systemer. På nuværende tidspunkt er den endelige pris pr. borger ikke fastlagt for KSD (heller ikke på SAPA og KY), og derfor vil denne udgave af business case redskabet ikke give mulighed for at beregne den konkrete besparelse ved igangsætningen af KSD. Når KSD s pris pr. borger er fastlagt, vil business case skabelonen blive opdateret. KOMBIT har i business case redskabet forsøgt at beskrive de opgaver og ressourcer, der indgår i forberedelserne af implementeringen af KSD. Kommunerne vil i den forbindelse med fordel kunne finde inspiration og støtte i Drejebogen for monopolbruddet samt Opgaveoverblikket for KSD, notat fra KL ang. Effektiviseringspotentiale for Kommunernes Sygedagpengesystem og andet relevant materiale. Materialet findes i KSD s dokumentbibliotek på KOMBITs hjemmeside under menupunktet Kommuner - Opgaver/Redskab (https://share-komm.kombit.dk/p020/sitepages/startside.aspx). Side 2/13

Udrulningsplan for KSD På nuværende tidspunkt er den enkelte kommunes tidspunkt for igangsætning af KSD ikke fastlagt, og det bør kommunen tage højde/forbehold for ved udfyldelsen af business case skabelonen. Det kan derfor også være nødvendigt at have øje for periodiseringen af omkostninger, der kan løbe hen over et årsskifte. Pilotkommuner For de kommuner, der kommer til at indgå som pilotkommuner ift. KSD, skal der tages højde for de særlige forhold eksempelvis større ressoruceindsats som kommunen i givet fald skal tilføre projektet. Til gengæld vil en hurtigere realisering af gevinster skulle indgå i business casen. Pilotkommunerne forventes udvalgt inden sommerferien 2015. OBS! Afklaringsfasen mellem KOMBIT og leverandøren af KSD (KMD) sluttede i starten af april måned. En række forhold, der kan have indflydelse på opgørelsen over kommunens ressourceomfang, drøftes dog fortsat med leverandøren. Drøftelserne har som formål at sikre mindst mulig risiko for kommunen og anvendelse af færrest mulige ressourcer. En endelig afklaring af disse forhold forventes inden sommerferien. Det gælder: - Afvikling af uddannelsen af brugere (superbrugere og daglige bruge) med henblik på at opnå den højeste kvalitet i implementeringen mest effektivt. Dette kan få indvirkning på punkterne 3.1-3.4 - Datakonvertering, hvor afklaring af den endelige model for konvertering endnu ikke er fastlagt Dette kan få indflydelse på punkt 3.7 KOMBIT vil orientere kommunerne, når disse forhold er endelig afklaret og opdatere business case redskabet i overensstemmelse hermed. Opstår der spørgsmål til anvendelsen af business case-redskabet, kan chefkonsulent Steen Pedersen kontaktes på tlf. 3334 9473 eller via e-mail KSD@KOMBIT.dk att: Steen Pedersen Side 3/13

Instruktion til udfyldelse af business case redskab Omfang af brugere/effektiviseringspotentiale Række Poster fra business case redskab Instruktion A Personaleomkostninger til sygedagpengesagsbehandling Denne post medtager kun omkostninger til brugerne af sygedagpengesystemet (og ikke andre med perifer adgang eller kiggeadgang ). Er en fuldtidsansat medarbejder kun delvist beskæftiget på sygedagpengeområdet, medtages kun den tid, vedkommende bruger på området. Beløbet overføres automatisk fra fanebladet Implementeringsudgifter. B Administrative besparelser ved 100 % digitalisering Se sammenhæng med række 7 og 7A KL har for KOMBIT gennemført en analyse over mulige effektiviseringer i administrationen af sygedagpengeområdet ved fuldautomatisering af en række processer, der vil blive understøttet i et nyt system og gennemført i forbindelse med lovændringer. Det vurderes realistisk, at et nyt system vil medføre en effekt på ca. 40 %. Det skal dog understreges, at tallet er et gennemsnit for kommunerne under ét, og vil variere afhængig af lokale forhold. Det tal, der anføres i feltet, beregner det faktiske effetiviseringspotentiale i kommunen, og realiseringen af potentialet vil blive beregnet ud fra den procent, kommunen har anført i række 7 (kommunens ambitionsniveau). I række 7 har KOMBIT anført et vejledende bud på realiseringen af effektiviseringspotentialet, som også tager højde for en forventet stigende datakvalitet og automatisering i systemet. Effektiviseringspotentialet kan ikke forventes realiseret straks fra kommunens ibrugtagning af KSD. Kommuner, der vælger en offensiv gevinstrealiseringsstrategi, vil hurtigere og med større udbytte kunne hjemtage den administrative gevinst. Det er vigtigt, at de administrative gevinster indgår i den lokale business case vurderet ud fra de lokale forhold. Side 4/13

*) DUT= Det Udvidede Totalbalanceprincip I forbindelse med sygedagpengereformen er indført et nyt beregningsgrundlag og beskæftigelseskrav for lønmodtagere, som begge kan opgøres på baggrund af data, som findes i indkomstregistret (eindkomst). Dette vil medføre en administrativ lettelse for den kommunale sagsbehandling, hvorfor kommunerne fra 2015 og frem bliver DUT et* 40 mio kr. (økonomiforhandlingerne for 2015). Desuden er det slået fast, at der i forbindelse med obligatorisk selvbetjening (Mit Sygefravær) på sygedagpengeområdet er et potentiale på 25 mio. kr. Dette potentiale er omfattet af moderniseringsaftalen, og er derfor ikke underlagt DUT-forhandlinger KL vurderer, at de 40 mio. kr. og de 25 mio. kr. er indeholdt i Sygedagpengeprojektets effektiviseringspotentiale på 40 %, og skal derfor ikke lægges oveni. Række Poster fra business case-redskab Instruktion 1 Driftsbidrag til KOMBIT (ikke endeligt beregnet) Se også række 6 Dækker finansiering af Systemudvikling Udfasning og datakonvertering Uddannelse af superbrugere, undervisningsmateriale m.v. Driftsoverhead ifm. udrulning KOMBITs projektomkostninger Basisdrift og vedligeholdelse Systemforvaltning og support Videreudvikling Det endelige bidrag for KSD prisen pr. borger - er ikke endeligt beregnet. Størrelsen af bidraget for KSD vil medvirke til opnåelse af kommunernes samlede besparelse på it-omkostningerne ved monopolbrudssystemerne (KY/KSD SAPA) på min. 25 % som et gennemsnit for alle kommuner. Ønskes en gennemsnitsberegning af sparede it-omkostninger, anvendes nedenstående princip med udgangspunkt i, at kommunen igangsættes så der betales fuldt bidrag for 2017 (kommunernes baseline for 2017 se borgmesterbrev fra KL af 10.4.2014): KOMBIT har fra KMD modtaget omsætningstallene for 2013 på hhv. KMD Aktiv, KMD Dagpenge og KMD Sag Basis, inkl. journal. Tallene for KMD Dagpenge omhandler også barsel, hvorfor kun 80 % af KMD Dagpenge er medtaget i beregningsgrundlaget. Udgifterne til de tre KMD-løsninger udgjorde for alle kommuner kr. 498 mio. i 2013, og ved fremskrivning med 2,5 % p.a. er beregningsgrundlaget i 2017 kr. 550 mio. Med en samlet omkostningsreduktion på mindst 25 % for kommunerne, bliver den maksimale samlede udgift for kommunerne kr. 412,5 mio. i 2017. I bilag til borgmesterbrevet fra KL omhandlende monopolbruddet, er den enkelte kommunes beregningsgrundlag og gevinst Side 5/13

Vedligehold i forbindelse med lovændringer Andel af omkostninger til udvikling og drift af: - Støttesystemerne - Serviceplatformen men ikke dataforbrug anført. Kommunen kan overføre tallet, der er anført for Kommunens betaling efter monopolbrud incl. Støttesystemer ved at dele beløbet med 3, som svarer til KSD s andel ud fra en lige fordeling mellem de tre systemer. Beløbet anføres for 2017, og der reguleres ikke de efterfølgende år, da bidraget til KOMBIT ligger fast. Afregningsmodellen for monopolbruddet vil have indflydelse på den endelige pris, idet betaling sker pr. indbygger i kommunen, og at indbyggertal over 150.000 afregnes til 50 %. For at tilvejebringe en gennemsnitsberegning af sparede itomkostninger ved KSD skal række 6 udfyldes. Ønskes gennemsnitsberegningen ikke udført anføres blot 0 i 2017. 2 Omkostninger til tilpasning af kommunens egne snitflader (leverandøromkostninger) a) Snitflader til systemer, som skal anvendes af alle 98 kommuner, etableres som en del af løsningen og indgår i prisen pr. borger - se ovenfor. b) KOMBITs mål er at indgå aftale/hensigtserklæring med leverandører af: Økonomisystem Jobcentersystem ESDH-system Aftalen/hensigtserklæringen skal tilvejebringe en egentlig rammeaftale, der giver sikkerhed for leverance af snitflader samt en aftale om pris. Kommunen skal selv indgå aftale med leverandøren. En status på forhandlingerne med leverandørerne kan ses her: http://www.kombit.dk/indhold/status-paa-forhandlinger Herudover kan der være tale om at KOMBIT tilsvarende indgår aftale omkring ledelsesinformationssystemer. En aftale foreligger ikke på nuværende tidspunkt. Der er tale om en fast omkostning. Beløbet identificeres af kommunen selv på baggrund af aftale med kommunes leverandør(er). Side 6/13

3 Samlede implementeringsudgifter Denne post indeholder summen af ressourceforbrug/omkostninger fra fanebladet over specifikke opgaver ifm implementeringen. Vejledning til disse poster fremgår nedenfor. Beløbet overføres automatisk til hovedskemaet. Vejledning til udfyldelse af poster på fanebladet Implementeringsudgifter 3A Opgørelse af brugere I skemaet anføres antal sagsbehandlere, der i dag har fuld adgang til KMD Dagpenge Herudover anføres omfanget af superbrugere (også inkl. i omfanget af brugere) Endelig anføres omfanget af medarbejdere, der efter implementering af KSD skal have perifær adgang eller kiggeadgang til KSD (f.eks. medarbejdere i jobcenter, borgerservice, økonomi osv.) Det ugentlige timetal for brugerne anføres Det er tallet i kolonnen Omregnet til fuldtidsansatte, der indgår i beregningen af kommunens personaleomkostninger til sygedagpengesagsbehandlingen, hvorimod antallet fra kolonnen Ansatte indgår i ressourceberegningen for uddannelsesaktiviteter mv. Vær opmærksom på, at den anførte timepris for en medarbejder kan ændres af den enkelte kommune, herunder omkostningen til overhead, så den passer til kommunens praksis for beregning af overhead. 3.1 Superbrugeruddannelse Der skal afsættes 2,5 dage pr. superbruger inkl. forberedelse. Omfang er derfor afhængigt af antallet af superbrugere i den enkelte kommune som hovedregel én superbruger pr. kommune de store kommuner vil dog have mulighed for at få uddannet mere end én superbruger. Der er tale om en fast omkostning, som ikke bør ændres af kommunen. 3.2 Opfølgningsdag for superbrugere Opfølgningsdagen er en obligatorisk del af superbrugeruddannelsen. Der er afsat 1 dag pr. superbruger. Omfang er derfor afhængig af antallet af superbrugere i den enkelte kommune. Side 7/13

Der er tale om en fast omkostning, som ikke bør ændres af kommunen. 3.3 Superbruger forberede brugeruddannelse Der er i eksemplet afsat 3 dage pr. superbruger til egen forberedelse af brugerundervisningen. Forberedelsen kan evt. ske i samarbejde med en eller flere andre kommuner. 3.4 Slutbrugeruddannelse Der er afsat 1,5 dag pr. slutbruger (inkl. superbrugere) til slutbrugeruddannelse. Der er tale om en fast omkostning, som ikke bør ændres af kommunen. 3.5 Uddannelse andre medarbejdere ( kiggeadgang i systemet). Der kan med fordel etableres et overblik over brugere på KMD Dagpenge og med udgangspunkt i dette, hvilke der fremover skal have adgang til KSD. Undervisning af medarbejdere, der skal have kiggeadgang til systemet (f.eks. medarbejdere i jobcentret, borgerservicecentret osv). Der er i eksemplet anført 3 timer pr. medarbejder (incl. superbrugere). Der er tale om en fast omkostning. 3.6 Sagsoprydning m.v. I forbindelse med overgangen til det nye system er der behov for oprydning i sager, herunder i Doc2Archive. Der kan f.eks. være tale om behandling af advis er, afskrivning og kassation, lister mv. Der vil senere blive udsendt en vejledning i oprydning. Der er i eksemplet anført et omfang af 2 dage (a 7.5 timer) pr. medarbejder. Det anførte omfang/beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.7 Datakonvertering Der vil ske en maskinel konvertering af data til KSD og i den forbindelse vil der være behov for kontrol af de konverterede data (og i et vist omfang må der påregnes tilretning af data) Side 8/13

Omfanget af denne kontrol og tilretning er behæftet med stor usikkerhed, I eksemplet er anført 2 dage pr. (fuldtids)medarbejder Der er tale om en fast omkostning Det anførte omfang/beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.8 Særlig superbrugerindsats de første 7-10 dage (Hypercare) Den tid, der må påregnes til særlig daglig superbrugersupport af kollegaer de første 7-10 dage efter idriftsættelse. Der er i eksemplet anført 7,5 timer dagligt i 10 dage pr. superbruger. Der er tale om en fast omkostning. 3.9 Superbruger - support til kollegaer de første 3 mdr. herefter Den tid, der må påregnes til superbrugersupport af kollegaer de første 3 mdr. efter idriftsættelse (efter de første 10 dage, jf. ovenfor). Der er i eksemplet afsat 5 timer ugentligt pr. superbruger. 3.10 Superbruger - support til kollegaer efterfølgende 3 mdr. (3. 6. måned) Den tid der må påregnes til superbrugersupport af kollegaer de efterfølgende 3-6 mdr. efter idriftsættelse. Der er i eksemplet afsat 2 timer ugentligt pr. superbruger. 3.11 Initial it-support, herunder medvirken til implementering af Støttesystemer Tid medgået til opsætning/ændring af brugerprofil/rettigheder o.l. Herunder ikke mindst fagområdets medvirken ved implementering af Støttesystemerne i kommunen (i samarbejde med it-afdelingen). Der er i eksemplet afsat 2 timer pr. bruger, inkl. brugere med kiggeadgang. Der er tale om en fast omkostning. 3.12 Anden tilpasning af lokalt it-miljø (mandetimer) Tid medgået til deltagelse i planlægning og gennemførelse af Side 9/13

test i forbindelse med udrulning af systemet i kommunen, herunder snitflader, evt. ændringer i netværk og firewall, ændringer i Citrix, opsætning af printere mv. Der er i eksemplet afsat 2 uger. Der er tale om en fast omkostning. Det anførte omfang/beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.13 Ledelse og styring (organisation) I denne estimering indgår medgået tid til ledelse, herunder dialog med topledelsen og medarbejdere, deltagelse i styregruppe, business case arbejde, fremtidig organisering, medarbejdervurdering osv. Der er i eksemplet som et gennemsnit afsat 4 timer i 26 uger. Indsatsen vil variere, ligesom perioden kan være kortere eller længere. 3.14 Projektledelse Denne opgave omfatter projektledelsesopgaver: - Afklaring af ambitionsniveau, tidsplaner o.lign. - Koordinering med øvrige projekter (monopolbrud) - Initiering af samarbejde med relevante interessenter og afdelinger - Anvendelse af KIGO - Deltagelse i netværksmøder - Løbende støtte og overvågning af selve implementeringsprocessen - Opfølgning, rapportering, kommunikation Herudover indgår i opgørelsen af opgaven: - Tid til afdækning af ressourceestimering, herunder dialog og koordinering med ledelse og øvrige projekter - Udarbejdelse af lokal business case og gevinstmål samt plan for gevinstrealisering. Der er i eksemplet regnet med en projektperiode på 1½ år (hvor der er udpeget projektleder) og et gennemsnitligt ugentlig timetal på 15 timer (ikke renset for ferier), vel vidende at indsatsen vil variere betydeligt i perioden. Det forudsættes, at projektet overgår til almindelig drift umiddelbart efter at KSD er ibrugtaget i kommunen. Der er tale om en fast omkostning uafhængig af kommunestørrelse. Side 10/13

Det anførte beløb er et gennemsnit pr. uge i den periode, der er udpeget projektleder. Beløbet og omfang er vejledende og kan ændres af kommunen. 4 Øvrige omkostninger ved implementering. Fx lokaleleje, forplejning osv. Denne post giver kommunen mulighed for at anføre omkostninger, som ellers ikke er omfattet af posterne i regnearket. Kommunen kan selv angive arten af omkostning samt beløb. Beløbet indgår i de samlede udgifter. 5 Fradrag: Særlig KL udlodning af midler fra salg af KMD ejendomme KOMBIT har i marts 2015 solgt KMD s ejendomme. Det samlede beløb forventes at være på i alt ca. 600 mio., og udbetalingen af provenuet til kommunerne bliver pt behandlet i KL s bestyrelse. Der henvises til Borgmesterbrev af 10. marts 2015 fra KL. Nærmere detaljer vil blive udmeldt fra KL. Der er indsat et fiktivt beløb. Det konkrete beløb vil blive udmeldt af KL. Estimering af gevinster ved ny løsning 6 Besparelser på bortfaldne it-omkostninger Vær opmærksom på, at pris pr. borger for KSD ikke er endeligt fastlagt, og at de sparede itomkostninger derfor ikke kan beregnes. Se også række 1 Ønskes en gennemsnitsberegning af sparede it-omkostninger anvendes nedenstående princip med udgangspunkt i at kommunen igangsættes, så der betales fuldt bidrag for 2017 (se også række 1): Udgifterne til de tre KMD-løsninger udgjorde for alle kommuner kr. 498 mio. i 2013, og ved en fremskrivning med 2,5 % p.a. er beregningsgrundlaget i 2017 kr. 550 mio. I bilag til borgmesterbrevet fra KL omhandlende monopolbruddet, er den enkelte kommunes beregningsgrundlag og gevinst anført. Kommunen kan overføre tallet, der er anført for Kommunens udgiftsniveau uden monopolbrud i 2017 (baseline) ved at dele beløbet med 3, som svarer til KMD Dagpenge og edagpenges andel af de samlede udgifter ud fra en lige fordeling. Beløbet anføres for 2017, og regnearket vil de følgende år fremskrive beløbet med 2,5 % p.a. Side 11/13

Når den endelige pris for KSD kendes pr. borger, planen for udrulning til kommunerne foreligger, og tidspunktet for bortfald af udgiften til KMD dermed kendes, kan regnearket justeres i overensstemmelse hermed. Beløbet skal anføres for 2017 og fremskrives automatisk for de efterfølgende år med 2,5 % pr. år. Skal anføres for hele perioden. 7 Realisering af effektiviseringspotentiale Se sammenhæng med række B Dette felt afspejler kommunens ambitionsniveau ift. realisering af effektiviseringspotentialet. KL og KOMBIT vurderer, at de administrative gevinster gradvist vil kunne realiseres i løbet af max. 1½ år. En offensiv gevinstrealiseringsstrategi giver den enkelte kommune mulighed for hurtigere og større gevinstudbytte. Det første års drift af KSD forventes samlet set over hele året at medføre et mindre produktivitetstab (forberedelser til samt implementering af nyt system). Efter 6 måneders drift forventes gevinstkurven successivt at være stigende, og kommunen skal vurdere, hvor hurtigt potentialet kan realiseres fuldt ud. Denne række skal ses i sammenhæng med række B. Tallene kan ændres af kommunen. 7a Produktivitetstab henholdsvis besparelse på administration og arbejdsgange KL og KOMBIT har estimeret det administrative effektiviseringspotentiale i forbindelse med Kommunernes Sygedagpengesystem til minimum 40 %. Dette tal er et gennemsnit for kommunerne under ét, og kan derfor variere fra kommune til kommune afhængig af lokale forhold (se under række B). Se sammenhæng med række B Den administrative gevinst bør overvejes nøje ift. lokale forhold, herunder bl.a. kommunens gevinstrealiseringsstrategi. 8 Sparede udfasningsomkostninger Her anføres sparede omkostninger til konvertering af data (fra KMD Dagpenge og ind i nyt system), som ellers skulle afholdes af kommunen, hvis der ikke var tale om fælleskommunalt udbud, hvor omkostningerne er inkl. i prisen pr. borger. Ved fastsættelsen af beløbets størrelse kan kommunen eventuelt tage udgangspunkt i erfaringerne fra konverteringen af Side 12/13

andre større it-systemer (jobcenterløsning, lønsystem, økonomisystem osv). Alt efter kommunens praksis ved udarbejdelse af business case kan beløb medtages. Der er tale om en omkostning, der kan variere efter kommunestørrelse/ sagsantal, og det anførte beløb er derfor vejledende og kan ændres af kommunen. 9 Sparede udbudsomkostninger Her anføres den sparede udbudsomkostning, som kommunen selv skulle have afholdt ved udbud af løsningen i eget regi. Alt efter kommunens praksis ved udarbejdelse af business case kan beløb medtages. Der er tale om et vejledende beløb, der kan ændres af kommunen. 10 Besparelse leverandørstyring Sparet tid ved at kommunen ikke selv skal håndtere kontakten til/styringen af leverandøren, da KOMBIT fremover vil være ansvarlig for kontraktopfølgning. Det anførte beløb er vejledende og ikke afhængig af kommunestørrelse, og kan ændres af kommunen. Side 13/13