GLOSTRUP KOMMUNE Tilsyn for indkøbsordning efter Servicelovens 83 Godkendte leverandør: Egebjerg Købmandsgård Dato for tilsynsbesøg: 18. marts 2014 Start- og sluttidspunkt for tilsynet: kl. 12.30-13.30 Deltagere i tilsynet fra leverandøren: Berit Nielsen, daglig leder Medarbejdere: Navn på medarbejder kendt af Glostrup kommune Materiale, der er indgået i tilsynet: Gældende Kvalitetsstandard for personlig pleje og praktisk hjælp, Servicelovens 83 og 84, 2012, Glostrup Kommune. Leverandørens kontrakt Fremsendte materiale med uddannelse Tilsynet udført af: Udskrivningskoordinatorer Lisbeth Olsen og Hanne Møller Indledning Der udføres uanmeldte tilsyn hos alle godkendte leverandører af personlig pleje og praktisk hjælp, herunder indkøbsordning, efter Servicelovens 83 x 1 årligt. 1
Formålet med at føre tilsyn er: At kontrollere om de leverede ydelser er i overensstemmelse med Glostrup kommunes kvalitetsstandard på området og den enkelte borgers afgørelse. Kvalitetsstandard og afgørelse understøtter gældende lovgivning. At belyse borgernes generelle tilfredshed med udførelsen. At belyse borgerens generelle tilfredshed med visitationen. Det uanmeldte tilsyn vil indeholde dialog med medarbejderne og lederne med henblik på at sikre at leverandøren lever op til de krav, der er i gældende kvalitetsstandard og i den kontrakt, der er indgået med den private leverandør. Der udføres uanmeldte tilsyn hos alle godkendte leverandører af personlig pleje og praktisk hjælp efter Servicelovens 83 x 1 årligt. Det uanmeldte tilsyn vil belyse følgende områder: 1. Aflysninger af og ændringer i bevilgede ydelser 2. Medarbejderens uddannelse 3. Straffeattest 4. Kendskab til borgeren og borgerens bevilgede ydelser 5. Tilbagemeldinger fra leverandør til visitator 6. Leveret visiterede ydelser 7. Klager 8. Sprogfærdigheder 9. Legitimation 10. Arbejdsbeklædning og fremtræden 2
Tilsynet 1. Aflysninger af og ændringer i bevilgede ydelser Hjælpen kan ikke aflyses af leverandøren. Hjælp til akut indkøb og akut indkøbsordning kan ikke udskydes fra leverandørens side. Falder praktisk hjælp (rengøring, tøjvask, indkøbsordning) på en helligdag, skal der tilbydes erstatningshjælp. Der må dog højst gå syv dage mellem 2 indkøbsordningsydelser. Hvis borger selv beder om at en ydelse indenfor rengøring, tøjvask eller indkøbsordning flyttes til en anden dag, gives hjælpen så vidt muligt en anden dag indenfor samme uge. Aflyses indkøbsordning? Nej Gives der erstatningshjælp i forbindelse med søgne- og helligdage? Ja, en ny leveringsdag samme uge aftales. Leveres altid før helligdagen og meldes ud 8 uger før. aflysninger og erstatningshjælp. 2. Medarbejderens uddannelse Der er ikke uddannelseskrav, men de har aftaler med chauffører ofte selvstændigt. Glostrup Kommune skal være orienteret om evt. underleverandør. Hvilke chauffører anvendes? - Underleverandør? Alle chauffører er ansat og lønnede af Egebjerg Købmandsgård anvendelse af chauffører og Glostrup kommune er orienteret om evt underleverandører. 3. Straffeattest Stille krav om at alle medarbejdere fremviser straffeattest ved ansættelsen. Såfremt straffeattesten ikke er blank, skal leverandøren tage stilling til, om lovovertrædelsen er af en karakter, hvor Kun en Chauffør kører i Glostrup Kommune. Chaufføren har en blank straffeattest. Alle medarbejdere har straffeattester. straffeattest. 3
medarbejderen ikke findes egnet til at bestride jobbet. 4. Kendskab til borgeren og borgerens bevilligede ydelser Kende borgeren og vide hvilke ydelser borgeren har fået bevilget Hvordan sikres det, at chaufføren har kendskab til den enkelte borger (nye og ved ændringer)? Chaufføren har en køreliste, hvor specielle behov er beskrevet og hvor borgers specielle handicap er noteret. Dagens køreliste mailes til chaufføren dagen før kørslen. SPØRGSMÅL TIL MEDARBEJDER Hvordan får du kendskab til den enkelte borger (nye og ved ændringer)? Det står på den køreliste, som er udleveret til ruten i Glostrup. Her bliver det noteret, såfremt der er specielle forholdsregler at være opmærksom på. kendskab til borgerne. Bemærkninger: Ingen bemærkninger. 5. Tilbagemeldinger fra leverandør til visitator Personalet skal være opmærksomme på ændringer i borgerens funktionsniveau og kontinuerligt observere borgerens almene tilstand samt ændringer i hjemmet. Ændringer i hjemmet skal forstås bredt og kan være ændret husstand, hygiejne med mere. Sådanne ændringer/observationer videregives til visitator eller kommunens hjemmesygeplejerske og dokumenteres jævnfør forvaltningsloven. Hvordan videregives relevante oplysninger til myndigheden? Chaufføren skal melde tilbage, hvis borgernes adfærdsmønstre ændre sig. Herefter ringes der til visitationen. Egebjerg Købmandsgård har adgang til omsorgssystemet og er blevet bedt om at dokumentere i omsorgssystemet Desuden videregives oplysninger om manglende betaling og manglende brug af indkøbsordningen. SPØRGSMÅL TIL MEDARBEJDER Hvordan videregives relevante oplysninger om borgeren til myndigheden? Chaufføren ringer til kontoret, hvis han 4
oplever noget markant ændret hos en borger. tilbagemeldingspligt. Bemærkninger: Ingen bemærkninger 6. Levering Levering af gode, friske og sunde produkter indenfor et bredt varesortiment af dagligvarer samt flere valgmuligheder inden for de forskellige varegrupper. Leverandøren tilbyder i sit varesortiment: Almindelige dagligvarer Bredt udvalg i færdigretter Sæsonvarer Økologiske varer Fedtfattige varer Sukkerfri varer Diæt varer Frisk frugt og grønt Håndkøbsmedicin og vitaminer Ugeblade mv. Tobak, øl og vin. Information om varesortiment og priser er let og overskuelig i en tilbudsavis, der supplerer et basiskatalog. Fødevarer med en holdbarhed på under 14 dage, skal være mindst syv dage fra udløbsdatoen ved leveringstidspunktet. Varerne bestilles direkte hos leverandøren 2 dage før aftalt levering senest kl. 15. Leverandøren ringer borger op eller borger kontakter selv leverandør. der kan være varianter i tiden, men kl 15 er det seneste Glostrup Kommune siger OK til. Der aftales fast leveringsdag og tidspunkt med borger. Midlertidig afmelding i optil 4 uger aftales direkte med leverandøren. Køle- og frostvarer er opbevaret forsvarligt indtil levering Hvordan sikres det, at den visiterede ydelse udføres? Borger kontaktes ved bestilling eller der faxes indkøbssedler. Tilsynet har fået udleveret et varekatalog for at sikre at dette lever op til kravet. Leverandøren udbyder varer svarende til krav. Borgerne bliver behandlet på lige fod som Coop medlemmer i forhold til medlemstilbud og bonus. Er der nogle vare der ikke er holdbare i 7 dage- Visse former for brød og kød kan ikke holde sig i 7 dage. Borgerne anbefales at fryse varerne ned. Der er minimum 7 dages holdbarhed på mælk. Hvordan opbevares varerne indtil levering? Varerne bliver leveret i kølebil, som går ned til 2 graders varme og der er frostbokse i bilerne. Der er set kontrolrapporter fra fødevarestyrelsen. For Glostrup Kommune er det Brugsen i Lynge, som pakker varer. Hvordan samarbejdes der med borger om bestillingen og leveringen (tidspunkter osv.)? Borger ringes op eller hjemmeplejen faxer indkøbssedler. Ruterne er lagt forsvarlig og Egebjerg 5
Ved behov for nøgle til boligen aftales dette direkte med leverandøren. Ikke køle- og frostvarer bærer chaufføren ind i borgers køkken Køle- og frostvarer sætter chaufføren i køleskab og fryser, såfremt borger ikke selv er i stand til dette. Pantflasker tages retur, hvis de er købt hos leverandøren. Borgeren betaler selv for leverede varer. Betaling foregår via dankort eller PBS. Ved fejl eller mangler leveres ny vare samme dag eller dagen efter. Ønsker borger ikke ny vare, sendes kreditnota til borger eller der afregnes straks ved leveringen. Pantflasker, som er købt hos leverandøren, tages retur og panten fratrækkes efterfølgende regning eller der afregnes kontant. 7. Klager Kontaktkrav: VIDERESENDELSE AF KLAGER 22. Leverandøren skal til den ordregivende offentlige myndighed videresende klager over Leverandørens varetagelse af den pågældende opgave, såfremt klagen indebærer, at der skal træffes en forvaltningsafgørelse. Stk. 2. Den private Leverandør skal videregive de klager, der er omfattet af stk. 1, snarest og inden 10 dage efter, at den private leverandør har modtaget eller på anden måde fået kendskab til klagen. Købmandsgård tager hensyn til borgere, som skal på hospitalet eller i dagcenter. Varerne er på køl og frost indtil levering. Hvordan håndteres nøgler? Borger som har afleveret nøgler har fået en nøglekvittering. Nøglerne opbevares og låses inde hos chauffør, som leverer varerne. Har I udfordringer med betalinger og pant på flasker? Chaufføren har penge med til borgeren til betaling af flaskepant. Dette fungerer uden problemer. overensstemmelse mellem visiterede og bevilgede ydelser. Har I modtaget klager fra borgere eller pårørende over chauffører eller varernes kvalitet? Der er ikke modtaget klager over chaufførerne. Klager noteres ned og behandles. Klager over varer behandles og varerne refunderes. Hvis det er en nødvendig varer(fødevarer), leveres ny varer samme dag eller dagen efter. Ved alvorligere klager vil Egebjerg Købmandsgård kontakte Glostrup Kommune. Orienteres myndigheden. klagesagsbehandling: 6
Bemærkninger: 8. Sprogfærdigheder Kunne tale dansk 9. Legitimation Kunne identificere sig som chauffør ved at fremvise billedlegitimation 10. Arbejdsbeklædning Benytte passende arbejdsbeklædning Medarbejderne skal fremtræde velsoignerede og præsentable under udførelse af opgaverne. Der er ingen bemærkninger. Taler chaufføren et tydeligt og forståeligt dansk? sprogfærdigheder: SPØRGSMÅL TIL MEDARBEJDER Tilsynet beder om at få chaufførens ID-kort vist. Leder fortæller, at chauffører har billedlegitimation. Chaufføren fremviser billede ID-kort den 10. april 2014. legitimation: Bemærkninger: Ingen bemærkninger. Har chaufføren egnet beklædning i forhold til de arbejdsopgaver, der skal udføres? SPØRGSMÅL TIL MEDRBEJDER Tilsynet vurderer objektivt, om chaufføren fremtræder velsoigneret og præsentabel. arbejdsbeklædning og fremtræden: Bemærkninger: Ingen bemærkninger. 7
Samlet konklusion af tilsynet Tilsynet har ikke fundet anledning til at give anbefalinger eller påbud, d.v.s. har intet at bemærke, da det observerede betyder, at leverandøren lever op til de krav, der er i gældende kvalitetsstandard og den kontrakt, der er indgået med den private leverandør. 8