Dette dokument beskrver overordnet de væsentlge ændrnger tl verson 2.6. I dokumentet er kun medtaget de ændrnger, der har medført ændrnger tl revsonsrapporten. I det omfang der er behov for uddybnng af de anførte områder henvses tl revsonsrapporten og/eller de admnstratve vejlednnger på områderne. EASY-A Sde Aktvteter Der er etableret mulghed for placerng af elever på skoleperoder tl brug for regstrerng af færdggørelsestaksameter. 16 Ved flytnng af skoleforløb overføres automatsk de opkræe gebyrer for gebyrer af samme gebyrtype, rate og beløb. 25 Der er etableret mulghed for opfølgnng på loft rørende forbrug ndenfor AUF-grupper, herunder sammenholdelse med det tl skolen tldelte beløb. 51-53 Personale Ny ntegraton tl SLS er etableret. 92-105 Udskrfter udvdet med oplysnng om ansættelsesforhold og arbejdstdsaftale. 93 Etableret ny udskrft B984 Normperoder, revsonsspor tl brug for opfølgnng på normperoder for medarbejdere. 94 Lønfordelngsbatchjobbet skrer at der foretages en nøjagtg lønfordelng på grundlag af lærerens tmer og løn. Fordelngen vl ske ud fra de ansættelsesoplysnnger, der er gyldge på tmernes beregnngsdato, uanset om tmerne har en anden konterngsdato. Konterngen vl ske ud fra tmernes beregnngsdato. 103 EASY-Ø Sde Køb - Kredtor - Udbetalng Der er krav om to godkendere ændrng af oplysnnger om betalngskontonummer. 68 Der er etableret en ny revsonsrapport R26 for ændrnger tl kredtorstamoplysnnger. 69 Løn Ved regstrerng af tmer på hold, hvor kontoen EASY-Ø er lukket, er der etableret mulghed for, at de fejlramte kont en lønfordelng kan rettes blledet Bogførng af lønfordelng. 104 PrcewaterhouseCoopers er et revsornteressentskab bestående af statsautorserede revsorer og PrcewaterhouseCoopers Statsautorseret Revsonsakteselskab. Fortegnelse over nteressenter kan ndhentes hos PrcewaterhouseCoopers.
PrcewaterhouseCoopers Nobelparken Jens Chr. Skous Vej 1 8000 Århus C Telefon 89 32 00 00 Telefa 89 32 00 10 Drekte telefon 89 32 55 68 UNDERVISNINGSMINISTERIET INSTITUTIONSSTYRELSEN RAPPORT VEDRØRENDE REVISIONSMÆSSIG GEN- NEMGANG AF EDB-ANVENDELSEN I FORBINDELSE MED EASY-A OG EASY-Ø Verson 2.6 September 2003 2
INDHOLDSFORTEGNELSE 0 REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF XAL-STAT VERSION 3.5 1. FORMÅL OG AFGRÆNSNING 2. FREMGANGSMÅDE 3. REVISIONSMÆSSIG KONKLUSION 4. FORSLAG TIL ANVENDELSE AF KONKLUSIONEN I DET DECENTRALE REVISIONSARBEJDE 5. SPECIFIKKE ANBEFALINGER 3
INDLEDNING 0. REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF EASY-A OG EASY-Ø V har dsponeret rapporten som følgende : 1. Formål og afgrænsnng 2. Fremgangsmåde 3. Revsonsmæssg konkluson 4. Forslag tl anvendelse af konklusonen det decentrale revsonsarbejde 5. Specfkke anbefalnger 1. FORMÅL OG AFGRÆNSNING V har med udgangspunkt Revsonsvejlednng nr. 17, Vejlednng om revson af edb-baserede brugersystemer, fra Forenngen af Statsautorserede revsorer, foretaget en revsonsmæssg gennemgang af EASY-A og EASY-Ø. Formålet med gennemgangen af systemerne er : 1 At vurdere skkerheden for fuldstændge, nøjagtge og rettdge økonomske regstrernger gennem fokus på :, herunder opsætnng og ndvdualserng s anvendelse Interfaces mellem systemerne og tl andre systemer Dokumentatonen for systemerne og deres anvendelse Identfkaton og beskrvelse af forslag tl mæssge forbedrnger 2 At skabe et grundlag for skolernes arbejde med supplerende foranstaltnnger gennem operatonelle anbefalnger. 3 At skabe et effektvt grundlag for skolernes revsorers tlrettelæggelses af den decentrale revsonsstrateg. Gennemgangen er afgrænset tl de dele af EASY-A og EASY-Ø-systemerne, der har drekte eller ndrekte betydnng for de fnanselle transaktoners rgtghed, herunder ndrapporterng og opgørelser af afregnnger. I EASY-A er der således foretaget gennemgang af sær de programmerede ler og for de processer, der danner grundlag for Indberetnng af årselever Elevopkrævnnger Opgørelse af grundlag tl brug fordelng af lærerløn og lærertmer 4
Gennemgangen har desuden omfattet en gennemgang af de væsentlgste programmerede ler og EASY-Ø, samt omfattet nterfaces tl : Betalngsformdlere SLS-systemet 2. FREMGANGSMÅDE Gennemgangen er baseret på forelagt systemdokumentaton samt ntervews af nøglepersoner, herunder en EASY-A konsulent samt personale en erhvervsskole. V har på bass af stkprøver verfceret modtagne oplysnnger dels efterprøvnng på en standardopsætnng af EASY-A testcenteret Herlev og dels efterprøvnng af EASY-Ø på en erhvervsskole. V har haft adgang tl at følge anvendelsen af på en erhvervsskole med henblk på at dentfcere krav tl supplerende foranstaltnnger på skolerne. Tl brug herfor har v lgeledes haft adgang tl paradgmet for for regnskabsvæsenets tlrettelæggelse samt paradgmet for Regnskabsnstruks (dateret januar 2003). 3. REVISIONSMÆSSIG KONKLUSION Det er vor vurderng, at, hvs de øvrgt benyttes hensgtsmæssgt, skrer en fuldstændg, nøjagtg og rettdg regstrerng af økonomske transaktoner. En hensgtsmæssg anvendelse af systemerne ndebærer blandt andet etablerng af en række le ler, hvoraf en væsentlg del vl tage udgangspunkt udtræk mv. fra. Der henvses tl lagte Blag I for en nærmere beskrvelse heraf. Endvdere skrer efter vor opfattelse et tlstrækkelgt transaktonsog spor for de økonomske transaktoner. 4. FORSLAG TIL ANVENDELSE AF KONKLUSIONEN I DET DECEN- TRALE REVISIONSARBEJDE Det er vor vurderng, at de programmerede ler og funktonalteter EASYsystemerne kan danne grundlag for en systembaseret revsonsstrateg for : EASY-A Fuldtdsuddannelse Åben uddannelse AMU-kurser 5
EASY-Ø Salg Indkøb Anlæg Løn Revsor skal tlslutnng hertl overbevse sg om at såvel edb-baserede le ler som rent le ler er tlstrækkelge efter skolens forhold. I lagte blag er opstllet mål, der vl medvrke tl at skre en fuldstændg, nøjagtg og rettdg regstrerng af godkendte transaktoner for de væsentlgste hoaktvteter ovennævnte processer. Kontrolmålene er en beskrvelse af en ønskelg tlstand, som kan tlvejebrnges hjælp af specfkke ler, og forretnngsgange. Der er for hvert mål anført, hvorvdt målet er opfyldt de programmerede ler samt hvorvdt der eventuelt er behov for etablerng af supplerende le ler og som f.eks. opfølgnng på udtræk fra. Oversgterne gver mulghed for at vurdere om målene under et er opfyldt for den enkelte skole. 5. SPECIFIKKE ANBEFALINGER Vor gennemgang har gvet anlednng tl enkelte forbedrngsforslag tl EASYsystemernes understøttelse. Det er vor vurderng, at dsse forhold kke væsentlgt anfægter ovenstående konkluson. Vore specfkke forslag tl mæssge forbedrnger er anført Blag II. Som det vl fremgå er hoparten af vore anbefalnger forhold, der vl medvrke tl, at edb-baserede le ler vl kunne fungere mere effektvt. * * * * * Århus, den 9. oktober 2003 Jens Chrstan Klbo statsautorseret revsor Jesper Parsberg Madsen statsautorseret revsor 6
REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF EASY-A OG EASY-Ø BILAGSHÆFTE Blag I: Kontrolmål og ler Blag II: Forbedrngsforslag 7
Kontrolmål og ler På efterfølgende sder er der for hvert område, der understøttes af, pr. hoaktvtet opstllet en række mål, der skal være opfyldte for under et at skre en fuldstændg, nøjagtg og rettdg regstrerng af godkendte økonomske transaktoner på de behandlede områder. For hvert mål er der kort beskrevet væsentlge dentfcerede programmerede ler samt potentelle edb-baserede le ler baseret på, der understøtter de opstllede mål. Kontrolmålene er generelt bredt formuleret og har karakter af målsætnnger om et vst nveau af skkerhed for korrekte transaktoner. Dette tlgodeser ndvduelle ønsker og behov rørende den konkrete udformnng af foranstaltnngerne på skolerne. Kontroller relaton tl anvendelse af kan opdeles tre typer : Programmerede ler Edb-baserede le ler Manuelle ler Ved programmerede ler forstås ler, hvor automatsk udfører len som led databehandlngen. Ved edb-baserede le ler forstås ler, hvor generer et grundlag for opfølgnng, som skal kombneres med en opfølgnngsprocedure. Der henvses tl nedenstående fgurer for eksemplfcerng heraf. De edb-baserede le ler og de rent le ler er foranstaltnnger, der skal etableres på skolerne som forudsætnng for, at revsor kan gennemføre en systembaseret revson af de fnanselle transaktoner på skolerne. Ved en systembaseret revson baserer revsor sg på, at de nterne ler har fungeret hele regnskabsperoden. Alternatvet hertl er substansrevson, hvor revsonen baseres på udarbejdelse af analyser og ndhentelse af dokumentaton som bekræfter rgtgheden af posterne årsregnskabet. Blaget er opbygget som tabeller, der ndeholder flg.: Kolonne 1 : For hver aktvtetstrn er beskrevet mål rettet mod krav tl transaktonernes: fuldstændghed nøjagtghed rettdghed gyldghed dokumentaton 8
Kontrolmål og ler Kontrolmål og ler : Det skal skres, at der foretages fuldstændg ndberetnng af bdrag tl UVM. Der skal bestllng af batchjobbet (A777, A778 og A834) tl dannelse af Indberetnng af årselever på fuldtdsuddannelser, Indberetnng af årselever på skolepraktk og Skolehjemsårselevndberetnng foretages en fuldstændg opsamlng af bdrag tl ndberetnng pr. den angvne tælledato. Kun tælledatoen er tvungen afgræsnng. Den angvne tælledato valderes mod stamdata, der lgeholdes af UVM. Der kan kke godkendes kladdendberetnnger, der er dannet med valgfre afgrænsnnger. Der skal foretages opfølgnng på fuldstændgheden af det dannede ndberetnngsgrundlag en række lster, der dannes automatsk batchjobbet. rent le Kontrolmålene er anført med fed skrft. Eksemplet rører fuldstændgheden af ndberetnngen af årselever, der påvrker tlskudsberegnngen tl skolerne. For hvert mål er der punktform gvet en beskrvelse af dentfcerede EASYbaserede ler, der understøtter dsse. Beskrvelsen omfatter både programmerede og edb-baserede le ler, hvlket er markeret kolonne 2 og 3: Kontrolmål og ler : Det skal skres, at der foretages fuldstændg ndberetnng af bdrag tl UVM. Der skal bestllng af batchjobbet (A777, A778 og A834) tl dannelse af Indberetnng af årselever på fuldtdsuddannelser, Indberetnng af årselever på skolepraktk og Skolehjemsårselevndberetnng foretages en fuldstændg opsamlng af bdrag tl ndberetnng pr. den angvne tælledato. Kun tælledatoen er tvungen afgræsnng. Den angvne tælledato valderes mod stamdata, der lgeholdes af UVM. Der kan kke godkendes kladdendberetnnger, der er dannet med valgfre afgrænsnnger. rent le 9
Kontrolmål og ler Kontrolmål og ler : Der skal foretages opfølgnng på fuldstændgheden af det dannede ndberetnngsgrundlag en række lster, der dannes automatsk batchjobbet. rent le Kolonne 4 : For hvert mål er markeret hvlket omfang dsse skal adresseres af egentlge le ler og. Kontrolmål og ler : Det skal skres, at der foretages fuldstændg ndberetnng af bdrag tl UVM. Der skal bestllng af batchjobbet (A777, A778 og A834) tl dannelse af Indberetnng af årselever på fuldtdsuddannelser, Indberetnng af årselever på skolepraktk og Skolehjemsårselevndberetnng foretages en fuldstændg opsamlng af bdrag tl ndberetnng pr. den angvne tælledato. Kun tælledatoen er tvungen afgræsnng. Den angvne tælledato valderes mod stamdata, der lgeholdes af UVM. Der kan kke godkendes kladdendberetnnger, der er dannet med valgfre afgrænsnnger. Der skal foretages opfølgnng på fuldstændgheden af det dannede ndberetnngsgrundlag en række lster, der dannes automatsk batchjobbet. rent le Kolonne 5 : Det er markeret, hvorvdt målene drekte eller ndrekte er omfattet af paradgmet rørende regnskabsvæsenets tlrettelæggelse. 10
Kontrolmål og ler Kontrolmål og ler : Det skal skres, at der foretages fuldstændg ndberetnng af bdrag tl UVM. Der skal bestllng af batchjobbet (A777, A778 og A834) tl dannelse af Indberetnng af årselever på fuldtdsuddannelser, Indberetnng af årselever på skolepraktk og Skolehjemsårselevndberetnng foretages en fuldstændg opsamlng af bdrag tl ndberetnng pr. den angvne tælledato. Kun tælledatoen er tvungen afgræsnng. Den angvne tælledato valderes mod stamdata, der lgeholdes af UVM. Der kan kke godkendes kladdendberetnnger, der er dannet med valgfre afgrænsnnger. Der skal foretages opfølgnng på fuldstændgheden af det dannede ndberetnngsgrundlag en række lster, der dannes automatsk batchjobbet. rent le Følgende processer og hoaktvteter er omfattet af blaget/gennemgangen : EASY-A Fuldtdsuddannelse 1 : (Aktvteterne Elevoprettelse - Skoleforløbsoprettelse - Aktvtets- /Holdoprettelse - Holdtlknytnng - Elevopkrævnng 2 - Årselevndberetnng) Åben uddannelse : (Aktvteterne Aktvtets-/Holdoprettelse - Elevoprettelse - Holdtlknytnng - Elevopkrævnng 3 - ÅU-ndberetnng) AMU-kurser : (Aktvteterne Kursusoprettelse - Kursstoprettelse - Kursusplacerng - Kursstopkrævnng 3 - AMU-ndberetnng) 1 2 3 Aktvteterne for fuldtdsuddannelse omfatter lgeledes relaton tl ophold på skolehjem. Aktvteten gennemgås forbndelse med EASY-Ø Salg. Aktvteten gennemgås forbndelse med EASY-Ø Salg. 11
Kontrolmål og ler EASY-Ø Salg : (Aktvteterne Debtorer - Fakturerng - Elev-/kursstopkrævnng - Indbetalng - Debtorstyrng) Indkøb: (Aktvteterne Forhåndsfakturaregstrerng - Godkendelse af blag - Købsfakturaregstrerng - Betalngsforslag - Betalng) Anlæg (Aktvteterne Tlgang - Afskrvnng - Op-/nedskrvnng - Afgang) Løn : (Aktvteterne Planlægnng - Regstrerng læreraktvteter - Lønfordelng) 12
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Fuldtdsuddannelse Oprettelse af elev Oprettelse af skoleforløb Oprettelse af aktvtet/hold Tlknytnng tl skoleforløb og hold ÅEndberetnng Kontrolmål og ler : Det skal skres, at alle elever oprettes med alle nødvendge data. Der er ngen EASY-baserede ler tl skrng af, at alle elever oprettes. Der er tvungen nddaterng af CPR-nummer, uddannelse, verson, ndmeldelsesdato og ÅE-rekvrent. Såfremt CPR-nummer er kendt hentes automatsk navn og adresse. EASY-A vser forslag tl ÅE-rekvrent og ndmeldelsesdato. Der udfyldes kke automatsk afgangsdato regstrerng af afgang. Der gves automatsk advarsel, hvs der afgangsmeldes en elev, som har skoleforløbs- eller holdplacernger med slutdato senere end afgangsdatoen. Ved godkendelse af en elevdelng på den gennemførende skole oprettes automatsk elevstamdata EASY-A. Afvsnng af en elevdelng på den gennemførende skole medfører, at elevdelng slettes. rent le 13
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Kontrolmål og ler : Det skal skres, at elever oprettes på korrekt grundlag, herunder at adgangsvej, uddannelse og verson og eventuelle skolepraktkordnnger regstreres korrekt. Der kan kke oprettes en allerede ekssterende elev. Elever oprettes med udgangspunkt CPR-nummer. Der foretages modulus 11 check på CPR-nummeret. 4 Der er tabeller for følgende oplysnnger : ÅE-rekvrent, Uddannelse, Verson. Ved tlknytnng af en elev tl en uddannelse valderes, at eleven kke er tlknyttet konflktende uddannelser samt at versonen af uddannelsen er aktv. EASY-A er tlknyttet abonnement hos CPR-regsteret, hvor oplysnnger om fornavn, efternavn, C/O-navn, adresse, sted, postnummer, kommunekode, statuskode og evt. oplysnnger om adressebeskyttelse opdateres daglgt va batchjob. Det skal skres, at elever oprettes rettdgt. Der er ngen EASY-baserede ler tl skrng heraf. Det skal skres, at der på godkendte uddannelser kun oprettes elever, der har ndsendt tlmeldngsblanketter, samt at der for skolepraktkelever forelgger en startdato for skolepraktkuddannelsen. Der er ngen EASY-baserede ler tl skrng af, at kun elever, der har ndsendt tlmeldngsblanketter oprettes eller at der for elever med skolepraktkordnng forelgger en gyldg tlmeldng. Tlgængelge uddannelser styres af stamdata, der lgeholdes af Undervsnngsmnsteret. Det skal skres, at der er dokumentaton for oprettede elever. I bllede A580 Elev på fuldtdsuddannelse fremgår alle personoplysnnger for eleven. Udskrft B601 Elevkartotekskort, fuldtdsuddannelse kan udskrves. Udskrft B413 Elevdelngsoversgt vser delnger for en gven elev. Udskrften kan anvendes af såvel den arrangerende som gennemførende skole. Vndue B408 Elevflytnngshstork vser de flytnnger, der er sket for en elev. rent le 4 Der kan for bl.a. udenlandske studerende foretages oprettelse med fktve CPR-numre. 14
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Delkonkluson : Der skal etableres følgende : Procedurer, der skrer, at alle elever oprettes rettdgt modtagelse af tlmeldngsblanket. Procedurer, der skrer, at der kun oprettes elever på grundlag af gyldge tlmeldngsblanketter. 15
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Fuldtdsuddannelse Oprettelse af elev Oprettelse af skoleforløb Oprettelse af aktvtet/hold Tlknytnng tl skoleforløb og hold ÅEndberetnng Kontrolmål og ler : Det skal skres, at der oprettes alle skoleforløb tl brug for fuldtdsuddannelse samt at der oprettes alle oplysnnger tl brug for skoleforløbet nkl. gebyrer for skolehjemsophold. Der er ngen EASY-baserede ler tl skrng heraf. Det skal skres, at skoleforløb oprettes med korrekte oplysnnger, herunder at der tlknyttes korrekte tlskudsmærkekombnaton (TMK), bdragsoplysnnger, skoledagskalender og eventuel lønkont. Det skal skres, at forløbsgruppe oprettes med korrekte oplysnnger om gebyr for skolehjemsophold. Der er tvungen nddaterng af oplysnnger om Uddannelse, Verson, Specale, Skoleperode, Perode og Skoledagskalender, der alle valderes mod tabeller. Der er spærret for nddaterng af oplysnnger om tælledato samt ÅE-bdrag tlknytnng af bdragsperoder. Dsse data overføres fra stamdata, der lgeholdes af Undervsnngsmnsteret. Tælledatoen kan rettes efterfølgende. Der skal foretages opfølgnng herpå udskrft A785 Bdragsperode med afvgende tælledato. Der valderes at der er tdsmæssg sammenhæng mellem peroden for skoleforløb, skoledagskalenderen samt bdragsperoderne. rent le 5 6 En konterng kan overlappe to regnskabsår. Er kontoplan kun oprettet for det ene år gves der meddelelse herom. Oversgt over anvendte skoleforløbskont (ud fra ØSE-art, -ansvar, -formål og -projekt) der er tlknyttet et skoleforløb kan lgeledes fås blledet A573 Skoleforløbskont - oversgt. 16
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Kontrolmål og ler : Der foretages valderng af, at de tlknyttede tælledatoer er ndenfor bdragsperoden. Der foretages valderng af, hvorvdt den tlknyttede TMK udløser bdrag, samt hvorvdt gyldghedsperoden for den tlknyttede TMK er ndenfor de tlknyttede ÅE-ndberetnngsperoder. Der skal foretages opfølgnng på ændrnger tl automatsk genererede oplysnnger rørende bdragsperoder udskrfterne A735 Bdragsperoder med afvgende udstræknng og A785 Bdragsperoder med afvgende tælledatoer. Der foretages valderng af de tlknyttede lønkont mod EASY-Ø kontoplanen. 5 Der kan foretages opfølgnng udskrft A408 Skoleforløbskont og B384 Skoleforløbskont uden dmensoner vsende ugyldge kont og udskrft A247 Lønkont på holdplacernger vsende lønkont på holdplacernger 6. Gebyrer for skolehjemsophold for forløbsgruppen overføres automatsk tl eventuelle elever, der tlknyttes skolehjem. Der skal foretages opfølgnng på de oprettede gebyrer for skolehjemsophold bllede A423 Gebyrer for forløbsgruppe og A429 Opkræe forløbsgebyrer. Der skal foretages opfølgnng på, at der er tlknyttet den korrekte regonalserngsfaktor tl skolen under A910 Trmmeoplysnnger. Det skal skres, at der foretages rettdg oprettelse af skoleforløb tl undervsnng og færdggørelsestaameter. Der er ngen EASY-baserede ler tl skrng heraf 7. Det skal skres, at der sker godkendelse af oprettelse af skoleforløb. Der kan kke oprettes et allerede ekssterende skoleforløb. Der skal foretages opfølgnng på ændrnger tl automatsk genererede oplysnnger udskrfterne A735 Bdragsperoder med afvgende udstræknng og A785 Bdragsperoder med afvgende tælledatoer. rent le 7 Der vl verson 2.7 være en udskrft vsende elever tlknyttet et skoleforløb tl færdggørelsestaameter. 17
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Kontrolmål og ler : Det skal skres, at der er dokumentaton for oprettede skoleforløb og tlknyttede bdragsoplysnnger samt lønkont. Bllede A694 Forløbsgrupper og skoleforløb eller udskrft B431 Skoleforløbsoversgt ndeholder oplysnng om de oprettede skoleforløb, og underblleder hertl ndeholder oplysnng om gebyrer, bdrag samt lønkont. Udskrft B421 Aktvtetsoversgt Lønoplysnnger og kont kan anvendes opfølgnng på aktvtetsnveau. rent le Delkonkluson : Der skal etableres følgende på skolerne : Procedurer, der skrer, at alle skoleforløb oprettes rettdgt nden undervsnng på holdene starter. Dette kan eksempelvs gøres at køre en årselevberegnng med opfølgnng på de tlhørende lster 8. Procedurer, der skrer, at skoledagskalendere nkl. fereperoder er ajourførte nden påbegyndelse af oprettelse af skoleforløb, herunder skrng af, at der ændrng skoledagskalenderen foretages genberegnng af data, der beregnes ud fra skoledagskalenderen batchjobbet B340 Genopretnng efter ændrng skoledagskalender. Opfølgnng herpå kan ske udskrft A735 Bdragsperoder med afvgende udstræknng og A785 Bdragsperoder med afvgende tælledatoer. Procedurer, der skrer, at der foretages efter af de oprettede skoleforløb af en anden person end den, der har forestået oprettelsen. Efterlen er sær vgtg for start- og sluttdspunkt for skoleforløbet, sammenhæng med antal tælleperoder, skoledagskalender og eventuelle lønkont. Efterlen kan eventuelt foretages som led gennemgangen af grundlaget for ndberetnng af årselever. Procedurer, der skrer opfølgnng på afvgelser fra de automatsk genererede oplysnnger for bdragsperoder. Dette kan eksempelvs gøres udskrfterne A735 Bdragsperoder med afvgende udstræknng og A785 Bdragsperoder med afvgende tælledatoer. Procedurer, der skrer, at der foretages korrekt oprettelse af gebyrer for skolehjemsophold. Dette kan eksempelvs gøres opfølgnng bllede A423 Gebyrer for forløbsgruppe og A429 Opkræe forløbsgebyrer. 8 A734 Elever der kke er holdplaceret på tælledato, A735 Bdragsperoder med afvgende udstræknng, A785 Bdragsperoder med afvgende tælledatoer, A737 Elever med afvgende bdrag, A738 Elever med anden verson af uddannelsen, A739 Årselevbdrag fra omgængere, B346 Holdplacernger uden skoleforløbsplacernger. 18
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Fuldtdsuddannelse Oprettelse af elev Oprettelse af skoleforløb Oprettelse af aktvtet/hold Tlknytnng tl skoleforløb og hold ÅEndberetnng Kontrolmål og ler : Det skal skres, at der oprettes alle aktvteter /hold tl brug for fuldtdsuddannelse samt at der oprettes alle oplysnnger tl brug for aktvteten/holdet. Der er ngen EASY-baserede ler tl skrng heraf. Det skal skres, at aktvteter/hold oprettes med korrekte oplysnnger, herunder at der tlknyttes korrekte tlgængelge skolefag og lønkont. Ved oprettelse af aktvtet/hold foretages der valderng mod tabeller for oplysnnger om bl.a. Aktvtetsafdelng, Skoledagskalender, Lønoplysnnger (Afregnngsform, AC-sats). 9 Ved ændrng af perode aktvtetsafdelng eller af aktvtetsafdelng valderes, at aktvteten lgger ndenfor gyldghedsperoden for aktvtetsafdelngen. Skoledagskalender overføres automatsk ud fra den valgte aktvtetsafdelng, og anvendes tl valderng mod peroden for aktvteten/holdet. Ved tlknytnng af skolefag tl hold kan der markeres, hvorvdt faget skal arves. Nye elever der tlknyttes et ekssterende hold vl automatsk tlknyttes skolefagene arvnng. Som udgangspunkt er fag markeret tl at skulle arves. rent le 9 Der kan foretages opfølgnng på anvendte AC-satser med udskft B421 Aktvtetsoversgt Lønoplysnnger og kont. Udskrften gver en oversgt over de AC-satser og afregnngsformer, der anvendes på aktvteter ndenfor de angvne søgekrterer. Gyldghedsperoden valderes med aktvtetsafdelngsgyldghedsperode. 19
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Kontrolmål og ler : Ved tlknytnng af ekstra skolefag tl ekssterende hold, der er markeret tl at skulle arves af de allerede tlknyttede elever, gves der fejlmeddelelse, hvs der er konflkt mellem de tlknyttede skolefag og elevernes uddannelse. Ved holdplacerng af elever gves kke advarsel hvs en elev har samme skolefag flere gange. Ved oprettelse af skolefag (A890 Skolefag ) med numre < 50.000 er der tvungen tlknytnng tl de UVM-fag, der har samme nummer som skolefaget. UVM-fag hentes fra stamdata, der lgeholdes af UVM (A894b), og ndeholder oplysnnger om bl.a. varghed. Der kan kke tlknyttes skolefag, der er udgået. Med udgangspunkt aktvteten/holdet tlknyttes lønkont tl brug for lønfordelngen. Tlknyttede lønkont valderes mod EASY-Ø-kontoplanen. Lønkont på aktvteter kan oprettes masseredgerng batchjob B422 Masseoprettelse af kont. Det skal dog skres, at der er etableret le tl opfølgnng på tlknyttede lønkont. Opfølgnng herpå kan foretages udskft B421 Aktvtetsoversgt Lønoplysnnger og kont. Ved tlknytnng af lønkont skal der foretages opfølgnng herpå udskrfterne A354 Lønkont på aktvteter, A247 Lønkont på holdplacernger, A421 Aktvtetsoversgt Lønoplysnnger og kont og B090 Aktvteter uden tlknyttede lønkont. Ved bllede A392 Afvgende konterng på holdplacerng kan der foretages opfølgnng på elever, der er tlknyttet anden konterng end konterngen fra holdet (fra bllede A326 Hold ). Det skal skres, at der foretages rettdg oprettelse af aktvteter/hold. Der er ngen EASY-baserede ler tl skrng heraf. Det skal skres, at der sker godkendelse af oprettelse af aktvteter/hold samt skolefag. Der skal foretages opfølgnng på oprettelse samt korrekton tl skolefag med udgangspunkt udskrft A859 Skolefag med tlhørende UVM-fag. Der skal foretages opfølgnng på tdsstyrede fagoplysnnger bllede A890 Skolefag og underblleder. De tdsstyrede fagoplysnnger (A893 Tdsstyrede fagoplysnnger ) rører opgaveantal samt normer forbndelse med eksamen, og anvendes forbndelse af aflønnng af lærere. Oplysnnger om løn (AC-sats og afregnngsform) overføres fra den valgte uddannelsesgruppe. Oplysnnger kan rent le 20
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Kontrolmål og ler : overskrves. Det skal skres, at der er dokumentaton for oprettede aktvteter/hold og tlknyttede skolefag samt lønkont. Bllede A326 Hold ndeholder oplysnng om de oprettede aktvteter/hold, og underblleder hertl ndeholder oplysnng om skolefag samt lønkont. Udskrften A358 Oversgt over hold samt bllederne A335 Skolefag på hold og A362 Hold med skolefag vser oplysnnger om hold. Delkonkluson : Der skal etableres følgende : rent le Procedurer, der skrer, at alle aktvteter/hold oprettes rettdgt nden undervsnng på holdene starter. Dette kan eksempelvs gøres forbndelse med skemalægnng og fagfordelng. Procedurer, der skrer, at der foretages efter af de oprettede aktvteter/hold af en anden person end den, der har forestået oprettelsen. Efterlen er sær vgtg for tlknyttede skolefag og lønkont. Opfølgnng på tlknyttede skolefag kan eksempelvs gøres forbndelse med skemalægnng og fagfordelng. Opfølgnng på tlknyttede lønkont kan bl.a. tage udgangspunkt bllede A392 Afvgende konterng på holdplacerng samt udskrfterne A354 Lønkont på aktvteter, A247 Lønkont på holdplacernger, B090 Aktvteter uden tlknyttede lønkont og B384 Skoleforløbskont uden dmensoner. 21
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Fuldtdsuddannelse Oprettelse af elev Oprettelse af skoleforløb Oprettelse af aktvtet/hold Tlknytnng tl skoleforløb og hold ÅEndberetnng Kontrolmål og ler : Det skal skres, at alle elever tlmeldt tl uddannelser knyttes tl et skoleforløb, placeres på et hold samt at alle skolepraktkelever tlknyttes skolepraktkperoder. Det skal skres, at der for alle elevdelnger foretages tlknytnng tl skoleforløb og placeres på et hold på den gennemførende skole. Det skal skres, at alle relevante elever med ophold på skolehjem bookes hertl. Der skal foretages opfølgnng på elever uden skoleforløbsplacernger udskrft B473 Elever uden skoleforløbsplacernger. Der er ngen EASY-baserede ler tl skrng af, at alle relevante elever med ophold på skolehjem bookes hertl. Der skal foretages opfølgnng på, at elever der udløser årselevbdrag er placeret på skoleforløb og hold udskrfterne A734 Elever der kke er holdplaceret på tælledato, B261 Personer m. overlappende skoleforløbsplacernger og B346 Holdplacernger uden skoleforløb. Udskrfterne genereres automatsk forbndelse med dannelse af ndberetnng. Elever, der kke er placeret på skoleforløb, udløser kke tlskud. rent le 10 De batchjob, der varetager overførslen af oplysnnger rørende elevdelnger kører kke automatsk. Det anbefales, at opsætnngen ændres tl automatsk overførsel med fast mellemrum. 11 De batchjob, der varetager overførslen af oplysnnger rørende elevdelnger kører kke automatsk. Det anbefales, at opsætnngen ændres tl automatsk overførsel med fast mellemrum. 22
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Kontrolmål og ler : dannelse af ndberetnng. Elever, der kke er placeret på skoleforløb, udløser kke tlskud. Der skal foretages opfølgnng på elever, der er aktve på flere uddannelser udskrft B469 Fuldtdselever der er aktve på flere uddannelser. Der skal foretages opfølgnng på, hvorvdt alle elever skolepraktk er tlknyttet skolepraktkperoder vndue A648 Aftaleoversgt. Der er automatsk opdaterng af EASY-A med oplysnnger om skolepraktk EASY-P. Der skal foretages opfølgnng på afvgelser på uddannelsesaftaler regstreret EASY-A og EASY-P udskrften B481 Aftaler m. forskelle mellem A og P oplysnnger. Der skal foretages opfølgnng på overførsel af elever tl delng. Loggen B281 Log, udlån-flytnng samt udskrft B291 Ikke gennemførte elevudlån og delnger og advsernger fra A009 Ikke gennemførte forventede flytnnger kan anvendes tl dette formål 10. Ved modtagelse af elevdelnger skal den gennemførende skole foretage godkendelse heraf bllede B427 Elevdelng, modtagelse. Der fremsendes kvtterng herfor 11. rent le 23
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Kontrolmål og ler : Det skal skres, at elever tlknyttes skoleforløb, der matcher den uddannelse som eleven er oprettet på, samt at elever tlknytnng tl hold tlknyttes de korrekte skolefag, herunder at frtagelser for fag regstreres korrekt. Det skal skres, at eleven tlknyttes de korrekte lønkont. Det skal skres, at elever tlknyttes korrekt Tlskudsmærkekombnaton og Årselevbdrag (ÅE-bdrag), herunder at der foretages korrekt angvelse af perode for skolehjemsophold, Skolehjemsberettgelse og Skolehjemsårselevbdrag. Ved tlknytnng tl skoleforløb valderes skoleforløbet mod elevens uddannelse. Ved brug af værdlste afgrænses de tlgængelge skoleforløb ud fra elevens uddannelse. Der foretages valderng af, at peroden for holdet/aktvteten er ndenfor peroden for elevens skoleforløb. Det er kke mulgt at tlknytte en elev tl skoleforløb, skolepraktk eller holdplacere elev efter dennes afgangsdato. Ved tlknytnng af elever tl skoleforløb bllede A696 Skoleforløb med elever og A699 Elev med skoleforløb foretages valderng af, hvorvdt eleven allerede er forløbsplaceret for samme skoleperode. Oplysnng om ÅE-rekvrent og holddent overføres fra oplysnnger på eleven men kan overskrves. Oplysnng om skoleforløb overføres fra oplysnnger på eleven men kan overskrves. En elev kan tlknyttes anden ÅE-rekvrent en delperode på et skoleforløb. Ved tlknytnng af arbejdsformdlngen som ÅE-rekvrent, skal der angves holddent. Holddentens perode skal dække den perode eleven er på skoleforløbet med den pågældende ÅE-rekvrent 12. Der skal foretages opfølgnng på advarsler om manglende holddent tlknytnng af elever tl skoleforløb. En elev tlknyttes automatsk de skolefag, der er tlknyttet aktvteten / holdet. Ved tlknytnng af skolefag tl hold kan markeres om faget skal arves, dvs. at der tlknytnng af et nyt fag tl et hold automatsk foretages tlknytnng af faget tl alle ekssterende elever på holdet. Der er ngen valderng af, at eleven kke allerede er tlknyttet skolefaget. rent le 12 Der henvses tl særsklt admnstratv vejlednng for Anden ÅE-rekvrent kortere eller længere perode, såfremt en fuldtdselev skal tlknyttes anden ÅE-rekvrent en del af et skoleforløb. 13 Vndue B279 Aftaler fra EASY-P kan anvendes tl opfølgnng på hvlke aftaler, der kke er ndlæst. 24
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Kontrolmål og ler : En elev kan tlknyttes en anden konterng af lønomkostnng for lærerarbejdstmerne forhold tl lønkonterngen for holdet (bllede A326 Hold ). Bllede A392 Afvgende konterng på holdplacerng anvendes tl opfølgnng herpå. En elev kan kke tlknyttes skolefag, der kke er tlknyttet aktvteten / holdet. Dog kan eleven frtages for et skolefag, der ellers er tlknyttet holdet. Der skal foretages opfølgnng på, at eleven kke va andre hold følger et af de tlknyttede skolefag opslag på bllede A705 Elev med holdplacerng og underblleder. Der skal udskrft B338 Fuldtdselever m. undervsnng fag de er frtaget for foretages opfølgnng på, at eleven kke er holdplaceret på skolefag, som eleven er frtaget for undervsnng for. Der skal foretages opfølgnng på de tlskudsmærkekombnatoner (TMK), der er knyttet tl skoleforløbet eller tl skolepraktkperoden udskrften A726 Elever skoleforløb med Tlskudsmærkekombnatoner samt A727 Skolepraktkelever med tlskudsmærkekombnatoner. De gyldge TMK for fuldtdsuddannelser lgeholdes fra UVM, og fremgår af en tabel. Der foretages automatsk beregnng af de forventede ÅE-bdrag for eleven pr. ÅE-ndberetnngsperoder for skoleforløbet. Dette gælder også Skolehjemsårselevbdrag. Der kan udskrfterne A737 Elever med afvgende bdrag foretages opfølgnng på elever med reguleret varghed (f.eks. Team Danmark elever), elever med en TMK der kke udløser ÅE-bdrag samt elever der kke følger skoleforløbet på en gven tælledato. Udskrften genereres automatsk forbndelse med ndberetnngen. Der kan udskrften B389 ÅE-bdrag/skolepraktk m. fejl eller advarsler foretages opfølgnng på ÅEbdrag/skolepraktk, som enten er fejlbehæftet eller gver anlednng tl advarsel. Udskrften genereres automatsk forbndelse med ndberetnngen. Placeres elever tlknyttet skolepraktkperoder efterfølgende et skoleforløb, som overlapper skolepraktkperoden, vl systemet automatsk forkorte/opdele/slette skolepraktkperoden, så der kke er tdsmæssg overlap. Ved overlap vl systemet altd foretrække skoleperoder frem for skolepraktk, og slette tlhørende skolepraktkårselevbdrag. Hvs dsse har været ndberettet vl systemet gve en advarsel. Dette gælder også ændrnger tl peroder. rent le 25
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Kontrolmål og ler : Oplysnnger om vrksomhedsforlagt undervsnng og delaftaler skolepraktk overføres automatsk fra EASY-P. Ved ndlæsnngen foretages valderng af, at der fndes en central regstrerng af typen SKPS, som dækker hele VFU-/delaftalens perode. Der foretages sammenholdelse med peroden for elevens skoleforløb 13. Ved ndlæsnng fra EASY-P dannes automatsk TMK for VFU-/delaftaler, såfremt ndlæsnngen kke gver anlednng tl fejl eller advarsler. Der kan udskrfterne B388 Kontrol af VFU-/delaftaler foretages opfølgnng på elever med VFU- /delaftaler, der kke overholder reglerne for vrksomhedsforlagt undervsnng og delaftaler skolepraktk. Udskrften genereres automatsk forbndelse med ndberetnngen. Ved anførsel af Skolehjem vl der automatsk blve foreslået en bookng baseret på skoleforløbsplacerngen. Der kan foretages ændrng hertl. Opfølgnng på evt. ændrnger bookngoplysnnger eller øvrge oplysnnger r. beregnng af skolehjemsårselevbdraget kan foretages med udgangspunkt bllede A827 Fuldtdselever med ændret grundlag. Ved delng af elever skal den arrangerende skole foretage opfølgnng på placerng af elever på hold på den gennemførende skole. Opfølgnngen kan foretages udskrft A734 Elever der kke er holdplaceret på tælledato. Overførsel af oplysnng om holdplacerng på den gennemførende skole opdateres automatsk på den arrangerende skole. Ved delng af elever skal den arrangerende skole sende en bookng tl skolehjemsophold, hvs deleeleven skal bo på skolehjem på den gennemførende skole. Det skal skres, at der er markerng Ja tl skolehjem og evt. skolehjemsårselev. Der gves en advarsel, hvs en deleelev på gennemførende skole forløbsplaceres udenfor de forventede peroder. Der skal foretages opfølgnng herpå. Ved flytnng af skoleforløb bllede A571 Flyt skoleforløb overføres automatsk opkræe gebyrer, hvs der er tale om ens gebyrtype, beløb og rate. Det skal skres, at elever tlknyttes rettdgt på skoleforløb og hold. Der er ngen EASY-baserede ler tl skrng af rettdg tlknytnng tl skoleforløb. Der kan tlknytnng tl hold foretages opfølgnng på, at elever der udløser årselevbdrag er holdplaceret udskrften A734 Elever der kke er holdplaceret på tælledato. rent le 26
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Kontrolmål og ler : Det skal skres, at der foretages efter af den foretagne tlknytnng tl skoleforløb og hold. Ved oprettelse af elever på afsluttede skoleforløb eller hold gves advarsel herom. Der kan kun tlknyttes allerede oprettede elever tl et skoleforløb. Det skal skres, at der er dokumentaton for tlknytnng af elever tl skoleforløb og hold. I bllederne A699 Skoleforløb med elever, A696 Elev med skoleforløb, A700 Holdplacerng samt A705 Elev med holdplacerng og underblleder tl dsse fremgår oplysnnger om elevers tlknytnng tl skoleforløb og hold. I bllede A259 Elevbookng og tlhørende underblleder samt udskrften A821 Skoleforløbsoversgt for skolehjem fremgår oplysnnger om elevers bookng på skolehjem. Delkonkluson : Der skal etableres følgende : rent le Procedurer, der skrer, at alle elever rettdgt tlknyttes skoleforløb og hold samt skolepraktk. Dette kan eksempelvs gøres forbndelse med skemalægnng og fagfordelng eller alternatv bestllng af en årselevndberetnng. Procedurer, der skrer, at der foretages korrekt tlknytnng af skolefag tl eleven for de skolefag, som kke er markeret tl at skulle arves på aktvtets-/holdoprettelsen eller at skolefag som eleven er frtaget for kke medtages. Procedurer, der skrer, at der tages stllng tl advarsler om konflkter, som opstår tlknytnng af elever tl skoleforløb, hold mv. Procedurer, der skrer, at der foretages opfølgnng på de rapporter, der kan dannes EASY-A tlknytnng af elever tl skoleforløb og hold. Dsse rapporter omfatter A734 Elever der kke er holdplaceret på tælledato, A742 Elever skolepraktk, A726 Elever skoleforløb med Tlskudsmærkekombnatoner, A727 Skolepraktkelever med Tlskudsmærkekombnatoner, A737 Elever med afvgende bdrag, A699 Skoleforløb med elever, A696 Elev med skoleforløb, A700 Holdplacerng, A705 Elev med holdplacerng samt B346 Holdplacerng uden skoleforløb. Procedurer, der skrer, at alle elever med ophold på skolehjem bookes korrekt, og der foretages korrekt oprettelse af Skolehjemsberettgelse og Skolehjemsårselev. Procedurer, der skrer, at elever kke oprettes på de skoleperoder, der er beregnet tl opgørelse af færdggørelsestaameter før der er udskrevet skolebevs eller eksamensbevs. 27
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Fuldtdsuddannelse Oprettelse af elev Oprettelse af skoleforløb Oprettelse af aktvtet/hold Tlknytnng tl skoleforløb og hold ÅEndberetnng Kontrolmål og ler : Det skal skres, at der foretages fuldstændg ndberetnng af bdrag tl UVM. Der skal bestllng af batchjobbet (A777 Indberetnng af årselever på fuldtdsuddannelser, A778 Indberetnng af årselever på skolepraktk og A834 Skolehjemsårselevndberetnng ) tl dannelse af Indberetnng af årselever på fuldtdsuddannelser, Indberetnng af skolepraktkårselever og Indberetnng af skolehjemsårselever foretages en fuldstændg opsamlng af bdrag tl ndberetnng pr. den angvne tælledato. Kun tælledatoen er tvungen afgrænsnng. Den angvne tælledato valderes mod stamdata, der lgeholdes af UVM. Der kan kke godkendes kladdendberetnnger, der er dannet med valgfre afgrænsnnger. Der skal foretages opfølgnng på fuldstændgheden af det dannede ndberetnngsgrundlag en række lster 14, der dannes automatsk batchjobbet. rent le Det skal skres, at der foretages ndberetnng af korrekte data tl UVM, herunder med korrekte bdragsoplysnnger, korrekt ÅE-rekvrent og pr. korrekte tælledatoer. 14 De automatsk genererede udskrfter kan fravælges bestllng af batchjobbet. FULDTID : A734 Elever der kke er holdplaceret på tælledato, A735 Bdragsperoder med afvgende udstræknng, A785 Bdragsperoder med afvgende tælledatoer, A737 Elever med afvgende bdrag, A738 Elever med anden verson af uddannelsen, A739 Årselevbdrag fra omgængere, B261 Personer med overlappende skoleforløbsplacernger, B346 Holdplacerng uden skoleforløbsplacerng. SKOLE- PRAKTIK : A747 Skolepraktkelever med for mange tlskudsuger (udskrften skal kun bestlles 4. kvartal), B261 Personer med overlappende skoleforløbsplacernger, B388 Kontrol af VFU/-delaftaler, B389 ÅE-bdrag/skolepraktk m. fejl/advarsler. 28
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Kontrolmål og ler : Det skal skres, at der foretages korrekt regstrerng af udmeldte elever, herunder opfølgnng på fraværsprotokoller. Det skal skres, at der foretages afstemnng af modtagne bdrag tl de foretagne ndberetnnger. Det skal skres, at der supplerende ndberetnnger foretages korrekt korrekton af eventuelle konstaterede fejl de foretagne ndberetnnger. Der skal foretages opfølgnng på nøjagtgheden af det dannede ndberetnngsgrundlag en række lster 15, der dannes automatsk batchjobbet samt andre lster, der specfkt skal bestlles tl brug for af ndberetnngen 16. Dette gælder også supplerende ndberetnnger. Der skal foretages opfølgnng på de kladdendberetnngen dannede loglner ndeholdende bdrag, der kke er medtaget ndberetnngen. Dette omfatter bl.a. manglende tlknytnng af holddent. (Ved advarsel log medtages bdrag ndberetnngen, fejl log medtages bdrag dermod kke ndberetnngen). Der skal med udgangspunkt udskrften A785 Bdragsperoder med afvgende tælledatoer foretages opfølgnng på, at elever på de kortere vderegående uddannelser, hvor tælledatoen ndberetnngsmæssgt flyttes frem, er korrekt udmeldt den efterfølgende mellemperode frem tl den gældende tælledato. Der skal foretages opfølgnng på at elever på grundforløb kke udløser mere end 30 uger gennemsnt udskrft B331 Gennemsnt af årselevbdrag på grundforløb. Ved regstrerng af udmeldelser skal afgangsdatoen lgge efter dato for ndmeldelse. Der skal foretages opfølgnng på afgangsmeldng af elever, som formodes at have fuldført deres uddannelse rent le 15 16 FULDTID : A734 Elever der kke er holdplaceret på tælledato, A735 Bdragsperoder med afvgende udstræknng, A785 Bdragsperoder med afvgende tælledatoer, A737 Elever med afvgende bdrag, A738 Elever med anden verson af uddannelsen, A739 Årselevbdrag fra omgængere, B261 Personer med overlappende skoleforløbsplacernger, B346 Holdplacerng uden skoleforløbsplacerng. SKOLEPRAKTIK : A747 Skolepraktkelever med for mange tlskudsuger (udskrften skal kun bestlles 4. kvartal), B261 Personer med overlappende skoleforløbsplacernger, B388 Kontrol af VFU/-delaftaler, B389 ÅE-bdrag/skolepraktk m. fejl/advarsler, B726 Skolepraktkelever med hul uddannelsesforløb. FULDTID : A726 Elever skoleforløb med tlskudsmærkekombnatoner, A740 Bdragsperoder med tlknyttede årselevbdrag, A416 Kvtterngsskrvelse,, fuldtdselever, A205 Fraværslste skemabaseret lekton (nkl. fravær på delte elever), B311 Elever med skoleforløb med forkert specale. SKOLEPRAKTIK : A727 Elever skolepraktk med tlskudsmærkekombnaton, A742 Elever skolepraktk, A418 Kvtterngsskrvelse, skolepraktk. SKOLEHJEM : Bllede A827 Fuldtdselever med ændret grundlag for bookng og udskrft A829 Grundlag for skolehjemsårselever, A419 Kvtterngsskrvelse, skolehjem. Kvtterngsskrvelserne udskrves automatsk, når kladdendberetnngen godkendes. 29
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Kontrolmål og ler : med udgangspunkt udskrften A763 Formodet fuldførte elever. Ved dannelse af supplerende ndberetnnger foretages der en sammenlgnng mellem de nye ndberetnngsdata og den tdlgere fremsendte ndberetnng. Der dannes en ndberetnng med de forskelle, der dentfceres sammenlgnng på såvel sumnveau som detalnveau. Ved ndtastnng af afgangsdato på eleven foretages valderng af hvorvdt denne dato lgger mere end tre måneder frem/tlbage tden. Der gves en advarsel tl brugeren herom. Oplysnng om fravær for elevdelnger overføres automatsk fra den gennemførende skole tl den arrangerende skole. Fraværet vl fremgå på udskrften A205 Fraværslste. Ved dannelse af ndberetnng køres automatsk batchjobbet A457 Genberegnng af ÅE-bdrag. Det skal skres, at der foretages rettdg ndberetnng tl UVM. Det skal skres, at der foretages rettdg ndsendelse af kvtterngsskrvelser og laves opkrævnng for aktverngselever tl AF-regonerne eller kommunerne. Der er ngen EASY-baserede ler tl skrng heraf. Det skal skres, at der foretages godkendelse af ndberetnngen nden endelg ndberetnng fremsendes. Afhængg af opsætnngen af EASY-A kan der etableres en programmeret tl skrng af godkendelse af den endelge ndberetnng. Der kan etableres en systematsk advserng af relevante brugere forskellge stader for ndberetnng, f.eks. dannelse og godkendelse af ndberetnnger. Det skal skres, at der er dokumentaton for den foretagne ndberetnng. Indberetnng samt de automatsk udskrevne lster skal opbevares som en del af sporet. Indberetnnger opbevares kun den senest forelggende udgave. Endelge ndberetnnger kan kke slettes fra systemet. rent le Delkonkluson : en dækker på en del af områderne kravene tl de le, der skal etableres. De her ndeholdte skal suppleres med følgende : 30
Kontrolmål og ler - Fuldtdsuddannelse Procedurer, der skrer, at der foretages rettdg opfølgnng på de udskrfter, der dannes automatsk forbndelse med dannelse af ndberetnngen samt øvrge lster tl brug gennemgang af ndberetnngen. Opfølgnngen skal omfatte de kladdendberetnng dannede loglner. Løbende opfølgnng herpå vl medvrke tl en effektv ndberetnngsprocedure og evt. fejl vl blve korrgeret tdlgere. Procedurer, der skrer, at der foretages en funktonsadsklt af det endelge ndberetnngsgrundlag nden fremsendelse. Der kan opsætnngen EASY-A bestemmes, at der skal foretages en godkendelse af den endelge ndberetnng nden fremsendelse, eller at der alternatvt kan foretages en automatsk godkendelse og fremsendelse af den endelge ndberetnng den forudgående godkendelse af ndberetnngskladde. Procedurer, der skrer, at der foretages opfølgnng på skolepraktkelever med for mange tlskudsuger. Procedurer, der skrer, at der foretages opfølgnng på skolehjemselever, hvor der er ændret beregnngsgrundlaget sden sdste ndberetnng eller hvor der kke er årselevbdrag. Dette kan eksempelvs gøres bllede A827 Fuldtdselever med ændret grundlag for bookng og udskrft A829 Grundlag for skolehjemsårselever Procedurer, der skrer, at der foretages korrekt regstrerng af afgangsdato, det korrekton heraf kræver anvendelse af væsentlge ressourcer. Procedurer, der skrer, at der foretages rettdg opkrævnng af årselevsbdrag rørende aktverngselever tl AF-regonerne eller kommunerne rørende elever med skolehjems- eller skolepraktkophold. Procedurer, der skrer, at der foretages rettdg ndberetnng af reformtaameterbdrag 17. Procedurer, der skrer, at der foretages afregnng mellem arrangerende og gennemførende skole for delte elever. Den arrangerende skole foretager ndberetnngen. 17 Der henvses tl særsklt admnstratv vejlednng for Indberetnng af reformtaameterbdrag. 31
Kontrolmål og ler - Åben uddannelse Åben uddannelse Oprettelse af aktvtet/hold Oprettelse af elev Tlknytnng tl hold ÅUndberetnng Kontrolmål og ler : Det skal skres, at der oprettes alle aktvteter /hold tl brug for åben uddannelse samt at der oprettes alle oplysnnger tl brug for aktvteten/holdet. Der er ngen EASY-baserede ler tl skrng heraf. Det skal skres, at aktvteter/hold oprettes med korrekte oplysnnger om Uddannelsesgruppe, Perode, Aktvtetsafdelng, Skoledagskalender, Lønoplysnnger (Afregnngsform, AC-sats), AUF-gruppe. Det skal skres, at aktvteter/hold tlknyttes korrekte skolefag og lønkont, herunder at de nødvendge skolefag er tlgængelge. Det skal skres, at der oprettes gebyrer på aktvteter / hold, herunder at dsse knyttes tl de centrale gebyrtyper, herunder gebyrer for skolehjemsophold. Ved oprettelse af aktvtet/hold foretages der valderng mod tabeller for oplysnnger om bl.a. Aktvtetsafdelng, Skoledagskalender, Lønoplysnnger (Afregnngsform, AC-sats). 18 Ved ændrng af aktvtetsafdelng eller peroden for aktvtetsafdelngen valderes, at aktvteten lgger ndenfor gyldghedsperoden for aktvtetsafdelngen. Skoledagskalender foreslås automatsk ud fra den valgte aktvtetsafdelng, og anvendes tl valderng mod per rent le 18 19 Der kan foretages opfølgnng på anvendte AC-satser med udskft B421 Aktvtetsoversgt Lønoplysnnger og kont. Udskrften gver en oversgt over de AC-satser og afregnngsformer, der anvendes på aktvteter ndenfor de angvne søgekrterer. En konterng kan overlappe to regnskabsår. Er kontoplan kun oprettet for det ene år gves der meddelelse herom. 33
Kontrolmål og ler - Åben uddannelse Kontrolmål og ler : oden for aktvteten/holdet. Aktvteten/holdet tlknyttes skolefag, der valderes mod en tabel. Der kan kke tlknyttes skolefag, der er udgået. Fra skolefaget overføres oplysnng om varghed, der kan overskrves. Der skal foretages opfølgnng herpå udskrften A755 Skolefag med afvgende varghed Ved tlknytnng af skolefag tl hold kan der markeres, hvorvdt faget skal arves. Nye elever der tlknyttes et ekssterende hold vl automatsk tlknyttes skolefagene arvnng. Som udgangspunkt er fag markeret tl at skulle arves. Ved tlknytnng af ekstra skolefag tl ekssterende hold, der er markeret tl at skulle arves af de allerede tlknyttede elever, gves der fejlmeddelelse, hvor der er konflkt mellem de tlknyttede skolefag og elevernes uddannelse. Ved oprettelse af skolefag (A890 Skolefag ) med numre < 50.000 er der tvungen tlknytnng tl de UVM-fag, der har samme nummer som skolefaget. UVM-fag hentes fra stamdata, der lgeholdes af UVM (A894b), og ndeholder oplysnnger om bl.a. varghed. For UVM-fag er der fra Undervsnngsmnsteret markeret om varghed kan ændres. Ændrng af varghed kan kun foretages nedadgående retnng, dog kan der for UVM-fag med varghed nul ændres opadgående retnng. Med udgangspunkt aktvteten/holdet tlknyttes lønkont tl brug for lønfordelngen. Tlknyttede dmensoner af lønkont valderes mod EASY-Ø-kontoplanen 19. For UVM-fag er der tlknyttet AUF-gruppe. Indlæsnng af AUF-grupper sker automatsk. Lønkont på aktvteter kan oprettes masseredgerng batchjob B422 Masseoprettelse af kont. Det skal dog skres at der er etableret le tl opfølgnng på tlknyttede lønkont. Opfølgnng herpå kan foretages udskft B421 Aktvtetsoversgt Lønoplysnnger og kont. Ved tlknytnng af lønkont skal der foretages opfølgnng herpå udskrfterne A354 Lønkont på aktvteter, A247 Lønkont på holdplacernger, B421 Aktvtetsoversgt Lønoplysnnger og kont og B090 Aktvteter uden tlknyttede lønkont. Oprettelse af gebyrer sker med udgangspunkt en valgt aktvtet/hold. Der nddateres oplysnnger om gebyrtype (f.eks. kursus), rate, gebyrstørrelse, forfaldsdato, ØSE-konto og debtortype. Der er tabeller for gebyrtype samt ØSE-konto. rent le 34
Kontrolmål og ler - Åben uddannelse Kontrolmål og ler : ØSE-konto. Gebyrer tlknyttes automatsk tl de elever, der knyttes tl holdet. Ved oprettelse af lokale versoner af gebyrtyper skal der nddateres oplysnnger om gebyrtype, central gebyrtype og kort tekst. Herudover kan oplysnng om ophørsdato, beløb samt ØSE-konto nddateres. Der er tabeller for central gebyrtype samt ØSE-konto. Det skal skres, at der foretages rettdg oprettelse af aktvteter/hold. Der er ngen EASY-baserede ler tl skrng heraf 20. Det skal skres, at der sker godkendelse af oprettede gebyrer samt oprettede skolefag. Der skal foretages opfølgnng på opkrævnnger på elever, der afvger fra det, der er knyttet tl holdet for den pågældende tælledato med udgangspunkt skærmbllede A428 Opkræe aktvtetsgebyrer samt dannelse af udskrft A754 Kontrol af kursusgebyrer, ÅU. Der skal foretages opfølgnng på oprettelse samt korrekton tl skolefag med udgangspunkt bl.a. udskrft A859 Skolefag med tlhørende UVM-fag, A757 Skolefag uden UVM-fag for hold med ÅU-elever og A755 Skolefag med afvgende varghed. Herudover skal bllede A890 Skolefag anvendes tl skrng af, at der kke tlknyttes UVM-fag tl skolefag, der kke berettger tl bdrag samt at de tlknyttede vargheder er orden. Der skal foretages opfølgnng på tlknyttede vargheder samt tdsstyrede fagoplysnnger bllede A890 Skolefag og underblleder. De tdsstyrede fagoplysnnger (A893 Tdsstyrede fagoplysnnger ) rører opgaveantal samt normer forbndelse med eksamen, og anvendes forbndelse af aflønnng af lærere. Oplysnnger om løn (AC-sats og afregnngsform) overføres fra den valgte uddannelsesgruppe. Oplysnnger kan overskrves. Det skal skres, at der er dokumentaton for oprettede aktvteter/hold og tlknyttede skolefag samt lønkont. Bllede A326 Hold ndeholder oplysnng om de oprettede aktvteter/hold, og underblleder hertl ndeholder oplysnng om skolefag samt lønkont. Udskrfterne A358 Oversgt over hold og A362 Hold med skolefag samt blledet A335 Skolefag på hold vser oplysnnger om hold. Udskrft B421 Aktvtetsoplysnnger Lønoplysnnger og kont vser oplysnnger omkrng AC-satser, afregnngsformer og kont mv. rent le 20 VIDAR-ndberetnngen kan evt. anvendes som grundlag for len. 35