Svar på stillede spørgsmål 20. juni 2014 1 Udbudsmaterialets punkt 2.13 foreslås ændret til følgende: 2.13 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.2 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, skal angive hvorvidt de hæfter solidarisk i forhold til Ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. Såfremt der hæftes solidarisk er det konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Såfremt der ikke hæftes solidarisk vil egnetheden blive vurderet for hver deltager i konsortiet for sig. Såfremt bare en deltager findes ikke egnet kan konsortiet ikke antages. Vil vejen Kommune ændre udbudsbetingelserne som foreslået? Ja ændringen kan accepteres. 2 3. Kravspecifikation / Service- og vedligeholdelse:. udenfor geografisk nærhed.. Det ønskes specificeret, hvad Vejen Kommune betragter som geografisk nærhed Formuleringen i det pågældende afsnit på side 12 af 34 ændres, således at der altid skal ydes hente/bringe service. Og altid leveres erstatningsbil. Derved er den geografiske sondring ikke længere relevant 3 3. Kravspecifikation / Mindste krav: Diverse mål omkring indstigning, døråbning etc. stammer formentlig branche- vejledningen omkring tjenestekøretøjer. Denne har desværre ikke meget hold i virkeligheden. F.eks. opfylder os bekendt ingen af de 2 bil modeller der p.t. anvendes i hjemmeplejen kravet til bl.a. døråbning. Skal åbningen f.eks. være min. 140 cm skal man op i noget som f.eks. Ford Transit Custom, Fiat Ducato eller lign. Dørtrin max. 35 cm. Over vejbanen. (gælder ikke biltype B) Rettes til 40 cm Døråbning mindst 75 cm bred og mindst 140 cm høj. Udgår. Afstand fra sædets
På samme måde straffer kravet om min. 15 cm. mellem rat i nederste position samtidig med sæde i højeste position den bilmodel der måtte være ultra fleksibel. Vi skal derfor anbefale, at de oplyste målkrav udgår og i stedet vurderes bilernes anvendelighed i fbm. en evt. brugertest. Vil Vejen Kommune følge anbefalingen og ændre udbudsmaterialet? overkant til forrudens overkant skal være mindst 85 cm udgår Fodplads mellem sæde og hjulkasse skal være mindst 30 cm udgår Kabinehøjde mindst 145 cm. udgår Loftshøjde fra sæde i højeste position mindst 100 cm Rettes til 85 cm. Rat indstilleligt frem/tilbage og op/ned Afstand mellem ratunderkant og sæde min. 15 cm når rat er laveste position og sæde i højeste udgår 4 3. Kravspecifikation / Mindste krav / Kvalitetsvurdering: På side 30 af 34, sidste afsnit står Bagage i bagagerummet skal kunne trækkes lige ud og indebære at der ikke løftes henover en kant Det er et ønske og ikke et mindstekrav og vil ikke indgå i evalueringen eller vurderingen af de løbende tilbudte biler. Dette vil umiddelbart betyde, at der alene kan leveres stationcar lignende modeller, da biler af hatchback typen, bl.a. som de nuværende biler i hjemmeplejen, har en eller anden form for kant af hensyn til karosseri stivhed / sikkerhed. I og med at det ikke er opført som minimumskrav opfatter vi det alene som et ønske. Er dette korrekt eller vil Vejen Kommune ændre udbudsmaterialet? 5 3. Kravspecifikation / Mindste krav: USB Udtag. Skal alene anvendes som strømudtag. Skal det alene bruges som lade mulighed for mobil/pda eller lign. Eller menes der USB indgang, der f.eks. tillige muliggør benyttelse af mobiltelefon som musikkilde m.v.? 6 3. Kravspecifikation / Mindste krav: Er det korrekt forstået, at vejen Kommune selv får fremstillet logo og leverer dette til leverandørerne og det således alene Ja korrekt forstået.
er montering og afmontering der skal indregnes i tilbuddets pris? 7 3. Kravspecifikation / Krav til flådestyringssystemet. Benzinkort skal være udstyret med valgfri tekst efter Vejen Kommunes ønske Vi accepterer evt. forsinkelse af kortene, da vi gerne vil have dem præget. Er Vejen Kommune opmærksom på at der hos begge selskaber er et maks. antal karakterer til rådighed for egen tekst samt at evt. egen tekst vil forlænge leveringstiden på brændstofkortet? 8 4.7 levering ag leveringsbetingelser Det forsikringsmæssige ansvar for bilen er leverandørens indtil bil og nøgle er overdraget til ordregiver. Forsikringsafdelingen skriver: Det er OK hvad de skriver. Bilerne vil typisk blive indregistreret arbejdsdagen før leveringsdatoen. Fra indregistreringsdatoen vil bilen således være omfattet af ordregivers egen forsikring. Vi har ansvaret for bilen fra indregistreringstidspunktet, selv om det er dagen før levering. 9 Udbudskravet kan således ikke opfyldes. Vil Vejen Kommune på den baggrund ændre udbudsmaterialet? 4.10 Priser. Ved tilbagelevering af køretøjer afregnes over- /underkørte kilometer samlet pr. afdeling Før de kan få plader på bilen, skal der være en ansvarsforsikring på bilen, og denne har vi tegnet i Gjensidige, Ja det er ok at bilerne afregnes individuelt. Udbuddet omfatter jo en rammeperiode med mulighed for successiv levering af biler. En samlet afregning pr. afdeling konflikter således med successiv levering af biler, i det tilbageleveringen jo ligeledes vil ske successiv. Det er derfor vores anbefaling, af hensyn til fleksibiliteten i rammeaftalen, at bilerne afregnes individuelt ved udløbet af den enkelte bils leasingperiode. Vil Vejen Kommune følge anbefalingen og ændre udbudsmaterialet? 10 4.10 Priser Ja anbefalingen følges, og der
Aftalerenten ønskes fastsat med udgangspunkt i Nationalbankens Udlånsrente (NUR) og desuden ønskes månedlig betaling af leasingydelsen. skal gives priser baseret på CIBOR 1 i tilbudsskemaet. NUR fastsættes for 8 dage ad gangen, dvs. i gennemsnit 4 gange månedligt og harmonerer således ikke med månedlig betaling. Af hensyn til tilbudsevalueringen, ligebehandlingsprincip m.v. anbefaler vi, at leasingydelserne i stedet baseres på CIBOR 1 som er en månedsrente. Samtidig anbefaler vi, at der ved anskaffelse af den enkelte bil, gives mulighed for at anvende leasingleverandørens egen månedsrente, såfremt denne er mere fordelagtig for Vejen Kommune. Vil Vejen Kommune følge anbefalingen og ændre udbudsmaterialet? 11 4.10 Priser I afsnittet henvises til 3.13 og 3.16. Umiddelbart er der ikke nogle 3.xx i udbudsmaterialets udkast til rammekontrakt Der skal i stedet henvises til 4.11 og 4.27. 12 4.11 Prisregulering Er det korrekt forstået, at paragraffen alene omfatter evt. regulering af fleet management ydelserne og således ikke anvendes i forhold til regulering af leasingydelsen? Ja det er korrekt. 13 4.14 Betaling Operationel billeasing er en finansiel tjenesteydelse. Ja vi er opmærksom på forholdet og accepterer forslaget. Der udbydes således en finansiel tjenesteydelse og ikke et traditionelt varekøb. Kravet om en betalingsfrist der hedder 30 dage, svarer til at bede sit pengeinstitut om udsættelse på betalingen af et lån Pengeydelser, som f.eks. lån og leasing, skal betales på forfaldsdato, hvorfor der på denne type tjenesteydelser ikke ydes f.eks. 30 dages betalingsfrist. Vi udsender typisk fakturering via EAN ca. 2 uger før forfald. Er Vejen Kommune indstillet på at ændre udbudsvilkårene såedes, at betalingen sker månedligt forud på forfaldsdatoen. Faktureringen vil således ske via EAN-fakturering omkring den 15. i måneden før forfaldsdato?
14 4.20 Statistik Kan Vejen Kommune acceptere, at statistik materialet i stedet stilles til rådighed via WEB system og således er til rådighed hvornår det end måtte ønskes? Ja det er OK. Udtræk skal blot være kompatibelt med Excel.