Notat Til: Byrådet. Den 30. august 2005 Valg af organisatorisk model til den fremtidige struktur for Filmby Århus. Analyse af fordele og ulemper ved forskellige modeller. Byrådet besluttede på mødet den 19. januar 2005: Århus Kommune Juridisk Afdeling Borgmesterens Afdeling - at Magistratens 4. Afdeling i samarbejde med Borgmesterens Afdeling undersøger og vurderer fordele og ulemper ved forskellige organisatoriske modeller for den fremtidige drift af Filmby Århus, herunder f.eks. etablering af en decentral institution under Fritids- og Kulturforvaltningen, overførsel af driftsopgaverne til et privatretligt organ som f.eks. en erhvervsdrivende fond samt udlicitering af driften af Filmby Århus. Juridisk Afdeling Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer M0/2005/00489 Sagsbehandler Bodil Grønlund Sørensen Telefon 8940 2250 Direkte telefon 8940 2246 Telefax - at der i vurderingen inddrages Århus Kommunes hidtidige erfaringer med etablering af og overførsel af driftsopgaver til E-post jur@aarhus.dk E-post direkte bgs@jur.aarhus.dk erhvervsdrivende fonde. - at indstillingen om den fremtidige struktur for Filmby Århus forelægges Århus Byråd med henblik på, at en ny struktur kan få virkning fra 1. januar 2006. Indtil udgangen af 2005 drives Filmby Århus fortsat af Fritids- og Kulturforvaltningen. Der har været nedsat en projektgruppe bestående af Søren Poulsen, Filmby Århus, Lars Lyngsdal, Fritids- og kulturforvaltningen, Ib Christensen, Fritids- og kulturforvaltningen, Per Dahl Pedersen, Fritids- og Kulturforvaltningen, Lone Dannerby, Økonomisk Afdeling, Kirsten Hedegaard, Juridisk Afdeling samt Bodil Grønlund, Juridisk Afdeling.
Projektgruppen har først lavet en kort beskrivelse af filmområdet i Århus-regionen. 1. Hvordan er filmområdet i Århus-regionen organiseret i dag. 2. Hvilke hovedopgaver varetages i dag af Filmby Århus og hvordan hænger de indbyrdes sammen. 3. Skal alle hovedområder der i dag varetages af Filmby Århus varetages samlet eller kan opgaverne varetages særskilt. Herefter har projektgruppen arbejdet med at tilvejebringe et grundlag for beslutningen om en fremtidig organisationsform for Filmby Århus. Der er således opridset en række karakteristika ved 3 forskellige organisationsmodeller. 4. Beskrivelse af 3 organisationsmodeller. Til sidst har projektgruppen - på baggrund af en række forudsætninger - beskrevet fordele og ulemper ved de forskellige modeller og lavet en vurdering af hvilken model, projektgruppen anser for at være mest velegnet. 5. Beskrivelse af fordele og ulemper ved de forskellige modeller. 6. Projektgruppens indstilling om anvendelse af organisationsform. 1. Hvordan er filmområdet i Århus-regionen organiseret i dag. Filmområdet i Århus-regionen, som Århus Kommune særligt er involveret i består af 3 enheder: Filmby Århus Den Vestdanske Filmpulje Århus Filmværksted Side 2 af 19
Filmby Århus. Filmby Århus defineres i det følgende som organisationen Filmby Århus, der har en række erhvervs- og kulturfremmeopgaver på filmområdet samt administrative aktiviteter, der varetages i sekretariatet herunder udlejning af lokaler samt sekretariatsbetjening af Den Vestdanske Filmpulje. Filmby Århus er en del af den kommunale forvaltning. Organisatorisk hører den hjemme i Fritids- og Kulturforvaltningen. Der er ikke tale om en decentral institution. Den Vestdanske Filmpulje Den Vestdanske Filmpulje har til formål at yde støtte til produktion af film, TV- og multiemedieproduktion i det vestdanske område. Den Vestdanske Filmpulje er organiseret som en forening. Foreningen er stiftet af Århus Kommune og Århus Amt. Århus Amt, Frederikshavn Kommune, Viborg Kommune, Holstebro Kommune og Århus kommune er medlem af foreningen. Andre amter og kommuner i Vestdanmark kan optages som medlemmer. Århus Kommune kan beslutte, at melde sig ud af foreningen Den Vestdanske Filmpulje og at lade sine midler uddele på anden måde. En udmeldelse bør dog først drøftes med de øvrige medlemmer. Århus Filmværksted Århus Filmværksted har til formål at identificere og udvikle filmtalenter og på anden måde understøtte den kunstneriske, kulturelle og erhvervsmæssige udvikling af de filmiske genrer og udtryksformer. Århus Filmværksted blev stiftet som en forening i slutningen af 70 erne på privat initiativ. Efter bl.a. beslutning i Århus Byråd i januar måned 2005, er Århus Filmværksted ved at blive omdannet til en erhvervsdrivende fond uden repræsentation af Århus Kommune. Århus Filmværksted modtager årligt et tilskud fra Århus Kommune på ca. 1,5 mio. kr. og et tilskud fra Det danske Filminstitut på ca. 1 mio. kr. Side 3 af 19
Herudover modtager Århus Filmværksted erfaringsmæssigt igennem året en række mindre tilskud fra diverse bidragydere samt løser opgaver for andre mod betaling. Specielt de sidstnævnte indtægtsmuligheder gør det nødvendigt med en selvstændig status i forhold til Århus Kommune, hvorfor der ikke aktuelt er overvejelser om at overføre aktiviteten til Århus Kommune. 2. Hvilke hovedopgaver varetages i dag af Filmby Århus og hvordan hænger de indbyrdes sammen. Formålet med Filmby Århus har siden starten været at styrke filmerhvervet i regionen ved at etablere en erhvervspark for filmindustrien og beslægtede erhverv. I tilknytning til erhvervsparken er der opbygget et sekretariat, der varetager diverse administrative opgaver i tilknytning til driften af erhvervsparken samt udviklingsopgaver overfor filmerhvervet, herunder: 1. Udlejning af faste lejemål til virksomheder og institutioner indenfor Filmby Århus virkeområde 2. Administration af lejeaftaler samt drift af bygninger og arealer 3. Udlejning og drift af filmstudierne og andre lokaler til korttidslejemål 4. Etablering af strategiske alliancer med andre udbydere af faciliteter til filmoptagelse 5. Iværksætte uddannelsesforløb 6. Udvikle erhvervsfremmeprojekter og opsøge ekstern finansiering 7. Sekretariatsfunktionen for Den vestdanske Filmpulje 8. Udvikling af filmservice for produktionsselskaber, herunder etablering og drift af en Film Kommission 9. Andre opgaver med henblik på styrkelse af filmerhvervet Opgaverne i punkt 1-2 har ingen direkte faglig sammenhæng med de øvrige opgaver i punkt 3 9. Sammenkædningen anses dog for at være vigtig, da den er med til at sikre en synergieffekt på den måde, at lejesammensætningen med tematiske virksomhedsgrupper er med til at udvikle filmmiljøet og den øvrige audiovisuelle sektor. Side 4 af 19
Den nuværende sammenkædning af opgaverne i punkt 1-2 og de øvrige opgaver har desuden en økonomisk begrundelse, idet lejeindtægten finansierer langt den overvejende del af Filmbysekretariatets drift. Der er en nøje arbejdsmæssig sammenhæng imellem punkterne 3-9, og selvom Den vestdanske Filmpulje er en af udlejer helt uafhængig institution, er sekretariatsfunktionen for puljen den største katalysator for det øvrige filmfaglige arbejde. Se vedlagte diagram for spredning af opgaver i punkt 1-9 3. Skal alle hovedområder der i dag varetages af Filmby Århus, varetages samlet fremover, eller kan opgaverne varetages særskilt. Før der træffes beslutning om valg af organisationsform, er det vigtigt, at få vurderet, hvilke opgaver der fremover skal varetages af Filmby Århus. Som det fremgår ovenfor er der ikke en direkte faglig sammenhæng mellem udlejning og administration af faste lejemål og de øvrige opgaver der varetages af Filmby Århus. Lejeindtægten fra de udlejede erhvervslokaler går til at dække renter og afdrag på det lån i kommunekassen, der har finansieret langt den overvejende del af anlægsinvesteringen, samt drift og vedligeholdelse af bygningerne. Herudover er det endvidere intentionen, at lejeindtægten skal dække sekretariatets drift og de filmrelaterede aktiviteter. Side 5 af 19
Det er projektgruppens vurdering, at det vil være praktisk muligt at Filmby Århus køber sig til administration af udlejningsfunktionen. Såfremt man vælger at købe sig til administration af udlejefunktionen, kan lejeindtægten fortsat gå til de ovennævnte formål. Det er endvidere projektgruppens vurdering, at det vil være juridisk muligt at købe sig til administration af udlejningsfunktionen. Udlejningsfunktionen vil således principielt kunne varetages af en privat ejendomsadministrator eller en fond. Udlejningsfunktionen vil endvidere kunne varetages af f.eks. Magistratens 2. Afdelings udlejningsafdeling, som i forvejen administrerer en lang række af kommunens lejemål og også i dag bistår Filmby Århus med udarbejdelse af lejekontrakter m.v. Hvis organisationen Filmby Århus vælger at købe administration af udlejningsfunktionen skal det sikres, at udlejning fortsat sker til virksomheder og institutioner inden for Filmby Århus virkeområde. Dette kan sikres ved, at det specifikt i lejekontrakterne aftales, hvilke aktiviteter de udlejede lokaler må anvendes til. Såfremt lejer herefter anvender lokalerne til andre formål, er udlejer enten på eget eller planmyndighedens initiativ berettiget til at ophæve lejemålet, såfremt lejer ikke retter op på forholdet. Rammerne for udlejning af de faste lejemål er fastsat i anvendelsesbestemmelsen i lokalplan 643. Indenfor disse rammer opereres der internt med begrebet kernelejere : Virksomheder hvis hovedbeskæftigelsesområde er direkte relateret til den audiovisuelle industri. Det vil sige at levende billeder og lyd spiller en væsentlig rolle. Virksomheder, der yder en service eller andre produkter til de audiovisuelle virksomheder. Disse udgør ofte en del af den audiovisuelle infrastruktur for udvikling, produktion, distribution og salg af av-produkter. Eksempler på kernelejere: Side 6 af 19
Filmproducenter/produktionsselskaber der typisk arbejder med spillefilm, tv, reklamefilm, kort & dokumentarfilm, undervisningsfilm, imagefilm etc. Spiludviklere, spilproducenter, leverandører af indhold til internet, mobiltelefon og stort set alt der opleves på en skærm samt udbydere af tjenesteydelser og apparatur til film og video optagelser. Derudover opereres der internt med begrebet relevante ikkekernelejere : Relevante virksomheder, der falder udenfor kategorien kernelejere, er virksomheder der besidder kompetencer og tilbyder produkter, ideer og inspiration som det ud fra et vækstfremmeperspektiv vil være ønskeligt får større indflydelse på kernevirksomhederne. Eksempler på relevante ikke-kernelejere: Kommunikationsvirksomheder, journalister, stillbillede fotografer, forfattere, visse former for managementvirksomheder, oversættere, etc. På www.filmbyaarhus.dk kan nuværende lejere ses. Det er således både praktisk og juridisk muligt at købe udlejningsfunktionen, men er det også hensigtsmæssigt? Fordele ved at købe sig til administration af udlejningsfunktionen: Filmby Århus kan koncentrere sig om sine kerneydelser. Administration af udlejningsfunktionen kan foretages mere effektivt af andre, der har rutine i disse opgaver. Ulemper ved at købe sig til administration af udlejningsfunktionen: En sammenkædning af udlejningsfunktionen og de øvrige aktiviteter har en gavnlig indflydelse på hinanden, da etablering af virksomhedsgrupper indenfor den audiovisuelle sektor anses for at udgøre en velegnet platform for vidensdeling, idéudvikling og etablering af innovative alliancer og iværksætteri. I forbindelse med administrationen af udlejningsfunktionen etableres et godt samarbejde og en god kontakt mellem Filmby Århus og lejerne. Side 7 af 19
Administrationen af Filmby Århus vil blive endnu mindre og sårbar, såfremt administration af udlejningsfunktionen købes ude i byen. Adskillelse af bygningsdrift og vedligeholdelse fra driften af studierne og de øvrige produktionsfaciliteter kan medføre behov for dobbeltbemanding, da en række praktiske funktioner og klimastyring er tæt forbundet med drift af produktionsfaciliteterne. Hvis administrationen af udlejningsfunktionen købes ude i byen, er Filmby Århus f.eks. fortsat nødt til at have en vicevært ansat. Det er projektgruppens opfattelse, at det vil være muligt at købe sig til administration af lejemålene. Projektgruppen mener dog, at det er vigtigt, at denne beslutning træffes af ledelsen i Filmby Århus, der som led i den løbende drift vurderer om det i forbindelse med optimering af opgaveløsningen vil være mest hensigtsmæssigt at købe ydelsen eller dele af den. Den følgende vurdering forudsætter derfor, at de hovedopgaver, der varetages af Filmby Århus i dag indtil videre varetages samlet. 4. Beskrivelse af 3 organisationsmodeller. I det følgende vil der blive foretaget en beskrivelse af 3 forskellige organisationsmodeller. Decentral kommunal institution Fond Privat virksomhed (med lejekontrakt på bygningerne) Følgende områder vil blive beskrevet i forhold til modellerne: a. Organisation b. Kapitalgrundlag, likviditet og driftskapital c. Håndtering af eventuel økonomisk usikkerhed d. Sikring af optimal økonomisk drift e. Juridiske forhold f. Styring g. Synlighed af det kommunale engagement h. Personale Side 8 af 19
a. Organisation. Kommunal decentral organisation: En decentral kommunal enhed er som ordet siger en del af den kommunale organisation. Den kommunale organisation er hierarkisk opbygget. Filmby Århus er i dag organiseret som en ikke-decentral enhed under Fritids- og Kulturforvaltningen, jf. beskrivelsen under punkt 1. Ledelsen af Filmby Århus skal i dag - i princippet - have godkendelse af diverse dispositioner hos den ansvarlige chef i Fritids- og Kulturforvaltningen og denne chef kan på eget initiativ involvere sig i den daglige drift. Etablering af Filmby Århus som en decentral kommunal enhed vil give ledelsen i Filmby Århus flere selvstændige kompetencer på det faglige, det økonomiske og det personalemæssige område indenfor nogle nærmer fastsatte mål og rammer. Der er ikke en klar overgang mellem en decentral organisation og en ikke decentral organisation. Det vil i høj grad bero på hvad der aftales. Der er mulighed for at lave enten stram eller overordnet styring. Ved etablering af en decentral kommunal enhed, vil institutionen, som kun består af nogle få medarbejdere, fortsat kunne trække på den øvrige kommunale organisation. Fond: Hvis Filmby Århus organiseres som en fond, skaber man en organisation, der er udskilt fra den kommunale forvaltning. Fonden er en selvstændig juridisk enhed. Fonden ledes af en bestyrelse. Bestyrelsen er fondens øverste myndighed. Den endelige beslutningskompetence vil derfor ligge tæt på Filmby Århus. Bestyrelsens sammensætning kan bestemmes ved stiftelse af fonden, og kan sammensættes af medlemmer med stor filmsagkyndige kundskab. En fond er ikke en del af den kommunale forvaltning, og kan således som udgangspunkt ikke anvende den kommunale administration ved udførelsen af dens opgaver med mindre andet aftales. Side 9 af 19
Privat virksomhed: Hvis driften af Filmby Århus udlicitering til en privat virksomhed, vil man også få en organisation, der er adskilt fra den kommunale forvaltning. En privat virksomhed vil typisk have en hierarkisk opbygget organisation, men man vil i udbudsmaterialet kunne betinge sig, at der er tale om en virksomhed med filmfaglig kundskab. b. Kapitalgrundlag, likviditet og driftskapital. Decentral kommunal enhed: Ved etablering af Filmby Århus som en decentral kommunal enhed vil der ikke være noget lovgivningsmæssigt krav om et særskilt kapitalgrundlag og Århus Kommune vil fortsat kunne fungere som kassekredit. Fond: Ved etablering af en erhvervsdrivende fond kræver fondslovgivningen et kapitalgrundlag på mindst 300.000 kr., der indskydes af stifterne. Derudover skal det sikres, at fonden har et tilstrækkeligt økonomisk grundlag for at drive Filmby Århus. Det vil i høj grad være kommunen, der sikrer et tilstrækkeligt økonomisk grundlag for fonden. Privat virksomhed: Ved udlicitering af Filmby Århus kan der i anden lovgivning være krav om at den private virksomhed har et kapitalgrundlag. Derudover skal det sikres, at den private virksomhed har et tilstrækkeligt økonomisk grundlag for at drive Filmby Århus. Et tilstrækkeligt kapitalgrundlag kan i et eller andet omfang sikres i et udbud. c. Håndtering af eventuel økonomisk usikkerhed Decentral kommunal enhed: Ved etablering af en decentral kommunal enhed vil Århus Kommune bære den økonomiske risiko. Kommunen har endvidere mulighed for at gribe ind. Side 10 af 19
Fond: Ved etablering af en erhvervsdrivende fond, vil den erhvervsdrivende fond som udgangspunkt bære den økonomiske risiko. I praksis er der dog mange erfaringer med, at kommunen alligevel kommer til at stå med risikoen i den sidste ende. Modsat den decentrale institution har kommunen en mindre mulighed for at gribe ind. Kommunen vil således ofte stå med det økonomiske ansvar, såfremt fonden kommer i underskud f.eks. ved at indtægterne ved udlejning bliver mindre end forudsat, eller hvis man ønsker at hæve ambitionsniveauet eller lign. En kontrakt (lejekontrakt og tilskudskontrakt) mellem kommunen og fonden vil i princippet kunne ophæves i tilfælde af væsentlig misligholdelse. Privat virksomhed: Såfremt Filmby Århus udliciteres, vil den private driftsherre bære den økonomiske risiko. Hvis den private virksomhed ikke kan opfylde kontrakten, kan den ophæves. En stor økonomisk risiko vil påvirke prisen i et udbud. d. Sikring af optimal økonomisk drift. Decentral kommunal institution: Ved almindelig kommunal drift kan en optimal økonomisk drift være begrænset af kommunale/politiske interesser, der sætter snævre rammer for de økonomiske dispositioner på en måde, så der ikke sikres optimal økonomisk drift. Ved at etablere Filmby Århus som en decentral kommunal enhed kan man i et vist omfang begrænse den kommunale/politiske indblanding gennem mål og rammestyring. I det omfang man politisk ønsker dette, kan der laves kontraktstyring, der kan være mere eller mindre detaljeret. Normalt er kommunens aktiviteter og mulighed for at sikre optimal drift endvidere begrænset af kommunalfuldmagten. Side 11 af 19
Dette gælder dog i mindre omfang på filmområdet, da erhvervsudviklingsloven og filmloven giver kommunen en bred hjemmel til at støtte filmproduktion, filmudlejning og biografvirksomhed - også selv om der er tale om erhvervsmæssig virksomhed. Fond: Ved anvendelse af fondsformen vil sikringen af en optimal økonomisk drift som udgangspunkt ikke på samme måde som ved en kommunal institution være begrænset af kommunale/politiske interesser da fonden er selvstændig og uafhængig. Dette udgangspunkt kan dog let fraviges, såfremt der i driftsoverenskomsten stilles meget konkrete politiske krav. Mange kommunale/politiske krav vil gøre de kommercielle muligheder mindre. Der gøres opmærksom på, at fondbestyrelsen naturligvis også kan have særlige interesser. Privat virksomhed: Ved udlicitering af Filmby Århus er sikring af en optimal økonomisk drift ikke begrænset af konkrete politiske prioriteringer, medmindre Byrådet vælger at styre stramt. Mange kommunale/politiske krav vil gøre de kommercielle muligheder mindre og dermed mindske private virksomheders interesse i at byde på opgaven. e. Juridiske forhold Decentral kommunal enhed: Filmby Århus er etableret som en erhvervspark med hjemmel i erhvervsudviklingsloven. Der gælder ikke særlige juridiske forhold, såfremt Filmby Århus etableres som en decentral kommunal enhed. Uddeling af kommunale midler betragtes som en myndighedsopgave. Myndighedsopgaver udføres af offentlige myndigheder. Sekretariatsbetjeningen af Den Vestdanske Filmpulje er en myndighedsopgave. Det er derfor ikke noget problem at etablere Filmby Århus som en decentral kommunal enhed. Side 12 af 19
Fond: En erhvervsdrivende fond har særlige juridiske kendetegn. En fond er en selvstændig juridisk enhed med et særskilt formål. En fond har en uafhængig ledelse, og dens formue er uigenkaldeligt skilt fra stifterens formue. Det er udgangspunktet, at der ikke kan ske overførsel af myndighedsopgaver til private uden særskilt lovhjemmel. Det er dog projektgruppens opfattelse, at overførsel af sekretariatsbetjeningen i dette tilfælde kan ske til en erhvervsdrivende fond, som er oprettet til formålet af kommunen, og hvor kommunen udpeger flertallet i bestyrelsen eventuelt efter indstilling fra filmerhvervet. Projektgruppen har lagt vægt på, at der ikke er tale om indgreb i borgernes retsforhold men udelukkende om den konkrete udmøntning af en bevillingsramme, samt at sagsbehandlingen af de støtteværdige projekter bør foretages af personer med særlig filmfaglig viden. Det kan endelig nævnes, at en tværministeriel rapport om regionale filmfonde fra år 2002 forudsætter, at en filmfond lovligt kan forestå den endelige uddeling af kommunale midler. Lovligheden af en sådan overførsel af kompetence til en erhvervsdrivende fond må dog forudsætte, at det i fondens vedtægter sikres, at fondens sagsbehandling på dette område sker i overensstemmelse med forvaltningsloven og offentlighedsloven. Der gøres opmærksom på, at selve uddelingskompetencen i dag er udlagt til foreningen Den Vestdanske Filmpulje, hvilket der heller ikke ses at være nogle problemer i. Privat virksomhed: Efter projektgruppens opfattelse kan hverken den endelige uddelingskompetence (som i dag ligger hos Den Vestdanske Filmpulje) eller sekretariatsfunktionen udlægges til en privat virksomhed, hvor kommunen ikke på samme måde, som når den stifter en fond, har indflydelse på formål og bestyrelsens sammensætning. Der ses ikke at være noget i vejen for at Filmby Århus øvrige opgaver udliciteres. Side 13 af 19
f. Styring. Decentral kommunal institution: Ved decentral kommunal drift har Århus Byråd som udgangspunkt 100 % indflydelse på driften, herunder udlejningspraksis samt prioritering af aktiviteterne i sekretariatet. Byrådet kan, såfremt der er behov for en prioritering af økonomisk og politisk kontrol, vælge at foretage en meget stram og detaljeret styring af Filmby Århus. Byrådet kan modsat ud fra et ønske om at skabe en selvstændig organisation vælge at foretage en mere overordnet styring af Filmby Århus, hvor der tillades en højere grad af selvforvaltning f.eks. i form af intern kontraktstyring. Som eksempel på en detaljeret politisk styring kan nævnes styring af Symfoniorkesteret i forbindelse med overgangen til kommunal institution, hvor man f.eks. gik ind og traf politisk beslutning om forskellige arrangementstyper. Styring af Musikhuset og Kulturhus Århus er eksempler på en overordnet styringsform, hvor langt de fleste beslutninger er lagt ud til ledelsen af den pågældende institution. Fond: Ved anvendelse af fondsformen vil Byrådet ikke have den direkte styring af Filmby Århus. Bestyrelsen i fonden vil i forhold til de fleste beslutninger være selvstændig og uafhængig af kommunen. Der kan dog i vedtægterne fastsættes regler om, at visse nærmere angivne beslutninger kræver samtykke fra Byrådet f.eks. formålsbestemmelsen og enkelte andre vedtægtsændringer. Desuden vil et tilskud til fonden kunne være betinget af særlige aktiviteter eller lign. Og en lejeaftale være betinget af særlig anvendelse. Privat virksomhed: Ved udlicitering vil Byrådet ikke have den direkte styring af Filmby Århus. Side 14 af 19
Den private virksomhed vil i forhold til de fleste beslutninger være selvstændig og uafhængig af kommunen. Byrådets mulighed for at styre vil blive beskrevet i en kontrakt. g. Synlighed af kommunalt engagement Fælles for alle 3 modeller: Filmby Århus har både erfaringer med, at synligheden af det kommunale engagement har lagt en dæmper på de private aktørers lyst til at involvere sig i aktiviteterne og erfaringer med at det kommunale engagement har været en betingelse for private aktørers involvering. Fritids- og Kulturforvaltningen har erfaringer med, at den manglende synlighed i kommunens engagement kan give problemer. F.eks. har det i forhold til internationale idrætsbegivenheder været afgørende, at kommunens engagement er meget synligt. h. Personale Decentral kommunal enhed: Ved en kommunal organisering af Filmby Århus vil personalet være ansat af Århus Kommune med de rettigheder og pligter dette indebærer. Fond og privat virksomhed: Ved etablering af en fond og ved udlicitering af Filmby Århus til en privat virksomhed vil overdragelsen af personale ske i henhold til virksomhedsoverdragelsesloven. 5. Beskrivelse af fordele og ulemper ved de forskellige modeller: Ved valg af organisationsform har projektgruppen lagt vægt på følgende væsentlige hensyn: at Filmby Århus nuværende opgaver varetages samlet - også fremover. at der skal findes en organisationsmodel der tilfører Filmby Århus en professionel filmfaglig indflydelse, hvor der sættes fokus på faglig sparring og vidensdeling blandt filmmiljøet. Side 15 af 19
at den forholdsvis lille administration i Filmby Århus ikke bliver for sårbar at en økonomisk usikkerhed håndteres således, at der er sammenhæng mellem kommunens økonomiske ansvar og mulighed for at styre at der sikres en optimal økonomisk drift i forhold til de opstillede mål at der sikres mulighed for den videre udbygning og udvikling af Filmby Århus inden for byrådsbeslutningens rammer På baggrund af disse hensyn er projektgruppen kommet frem til følgende vurdering af fordele og ulemper: Projektgruppen har forudsat, at det er et væsentligt hensyn, at Filmby Århus nuværende opgaver også fremover varetages samlet. Som nævnt i afsnit 4.e vil det ikke være lovligt, at udlicitere sekretariatsfunktionen for den Vestdanske Filmpulje til en privat virksomhed, da der er tale om en myndighedsopgave. Det er endvidere projektgruppens vurdering, at det er tvivlsomt, om der overhovedet er et seriøst privat marked for drift af en organisation som Filmby Århus. Under disse forudsætninger vurderer projektgruppen, at der ikke vil være mulighed for at udlicitere den samlede drift af Filmby Århus til en privat virksomhed. Tilbage står herefter valget mellem en decentral kommunal enhed og en fond. Projektgruppens medlemmer vurderer, at det er væsentligt for den fremtidige drift af Filmby Århus, at der findes en organisationsform der kan tilføre Filmby Århus en professionel filmfaglig indflydelse. I en fond vil den filmfaglige kompetence kunne være til stede i bestyrelsen, som samtidig vil have det økonomiske ansvar for driften. Ved etablering af en fond, vil det være muligt at sammensætte en bestyrelse med de rettet filmfaglige kompetencer. En decentral kommunal enhed giver ikke samme mulighed for at indsætte personer med filmfaglig kompetence i en bestyrelse. Side 16 af 19
Der vil imidlertid kunne kompenseres herfor gennem nedsættelse af en filmfaglig sparringsgruppe - et såkaldt advisory board. Projektgruppen er af den opfattelse, at der med den nævnte forudsætning om en professionel filmfaglig indflydelse vil kunne argumenteres for både en fondsmodel og en decentral kommunal model. Det vurderes, at det vil være lidt vanskeligere at finde tilstrækkeligt med kompetente filmfaglige personer til en fondsbestyrelse, der samtidig vil påtage sig ansvaret for den noget usikre økonomi, der er i Filmby Århus. Og omvendt lidt lettere at finde kompetente personer til en filmfaglig sparringsgruppe, da disse udelukkende vil skulle handle ud fra filmfaglige interesser uden at være ansvarlig for økonomien. Såfremt der kun ses på den filmfaglige indflydelse, er det derfor projektgruppens vurdering, at en filmfaglig sparringsgruppe vil kunne give mere filmfagligt input end en professionel fondsbestyrelse, der også skal være fokuseret på økonomien. Projektgruppen betragter det som en væsentlig forudsætning, at den forholdsvis lille administration i Filmby Århus ikke bliver for sårbar. Ved etablering af en decentral kommunal enhed har Filmby Århus fortsat mulighed for at trække på Fritids- og Kulturforvaltningens kompetencer. Hvis der etableres en fond, vil denne være uafhængig af Århus Kommune, og vil som udgangspunkt ikke have mulighed for at trække på ressourcer hos Fritids- og Kulturforvaltningen. Det vil imidlertid være muligt i et vist omfang at kompensere herfor gennem indgåelse af en samarbejdsaftale mellem fonden og Fritidsog Kulturforvaltningen, hvori det aftales, at forvaltningen i et nærmere bestemt omfang stiller personalemæssige ressourcer til rådighed for Filmby Århus. Projektgruppen er derfor af den opfattelse, at der med den nævnte forudsætning om en sikring af sårbarheden vil kunne argumenteres lige godt for både en fondsmodel og en decentral kommunal model. Side 17 af 19
Projektgruppen betragter det som en væsentlig forudsætning, at en økonomisk usikkerhed håndteres således, at der er sammenhæng mellem kommunens økonomiske ansvar og mulighed for at styre. Filmby Århus drift er på nuværende tidspunkt præget af betydelig økonomisk usikkerhed. Hvis Filmby Århus organiseres som en fond, vil bestyrelsen i forhold til de fleste beslutninger være selvstændig og uafhængig af kommunen, og byrådet vil således have meget få styringsmuligheder i forhold til Filmby Århus. Dette kan være problematisk i forhold til den økonomiske usikkerhed, som er forbundet med driften af Filmby Århus, idet det kan forventes, at kommunen fortsat vil have et stort økonomisk engagement i fonden. Som omtalt før under punkt 4e. vil kommunen ofte komme til at stå med den økonomiske risiko i sidste ende, såfremt fonden kommer i underskud. Alternativet er, at fonden nedlægges. Hvis Filmby Århus derimod organiseres som en decentral kommunal enhed vil byrådet ud over det økonomiske ansvar - også have fuld indflydelse på driften. Projektgruppen er derfor af den opfattelse, at der med den nævnte forudsætning om sammenhæng mellem kommunens økonomiske ansvar og mulighed for at styre, at den decentrale kommunale organisation er mest hensigtsmæssig. Projektgruppen vurderer, at det er væsentligt, at der sikres en optimal økonomisk drift i forhold til de opstillede mål. Det er projektgruppens vurdering, at begge modeller vil kunne tilgodese ønsket om optimal økonomisk drift. Det er således ikke afgørende, hvilken organisationsform der vælges. Det afgørende er, efter projektgruppens vurdering, at den daglige ledelse gives forholdsvis vide rammer til at handle indenfor visse overordnede målsætninger evt. med udgangspunkt i en intern kontrakt. Side 18 af 19
Projektgruppen vurderer, at det er væsentligt, at Filmby Århus videre udbygning og udvikling tilgodeses ved valg af organisation. Hvis filmbyen organiseres som en fond, vil mulighederne for udbygning bero på en konkret aftale med fonden. Århus Kommune vil få en yderligere part, hvilket vil kunne vanskeliggøre processen. Ifølge erfaringerne fra samarbejdet med Fonden Aarhus Idrætspark 2002-2004 kan samarbejdet mellem en fond og kommunen give anledning til en del administration i forbindelse med at fortolke og administrere indbyrdes aftaler. I tilfældet Atletion er det F&K s opfattelse, at forvaltningens administrative ressourceforbrug var væsentlig større end det, der bruges på at administrere anlæg, der drives i kommunalt regi. I filmbysammenhæng vil der formentlig tilsvarende kunne opstå nogen dialog. Organisering i en decentral kommunal institution vil gøre processen lettere og vurderes umiddelbart af projektgruppen at være en fordel for den videre udvikling og udbygning af Filmby Århus. 6. Projektgruppens indstilling om anvendelse af organisationsform. På baggrund af ovenstående er det projektgruppens indstilling: at Filmby Århus etableres som en decentral kommunal enhed med intern kontraktsstyring, evt. en decentraliseringsordning med visse frihedsgrader. at Filmby Århus nuværende opgaver også fremover varetages samlet at ledelsen i Filmby Århus selv træffer beslutning om hensigtsmæssigheden i at købe sig til administration af udlejningsfunktionen at organisationsformen tages op igen om 4 år i 2009. at der nedsættes en film- og erhvervsfaglig sparringsgruppe et såkaldt advisory board. Side 19 af 19