Der var engang et stormøde i Ejstrupholm En eftermiddag i januar 2013 stimlede alle medarbejdere fra kommunens fire administrationsbygninger sammen i Ejstrupholm Hallen. Det var startskuddet til at opfinde en ny form for Administration og borgerbetjening i 2018 (herefter forkortet AB18 ), som samtidig koster 20 procent færre ressourcer end i 2012. Borgerbetjening er i denne sammenhæng forstået som den service og kontakt med kommunens borgere, der foregår både i og med de fire administrationsbygninger som udgangspunkt. Hvad skete der med alle de idéer, vi luftede den dag i januar? Er de mon ligeså stille drevet over? Eller er vi bare stille og roligt kommet i mål? Projektgruppen bag AB18 udsender dette nyhedsbrev og en lille video, for at du kan orientere dig om, hvordan det går med nogle af alle de idéer, du og dine kolleger var med til at fostre på stormødet. Så langt er vi nået i kroner og øre Skal vi omsætte målet på 20 procent færre ressourcer til kroner og øre, handler det om 40 mio. Det vil sige, at vores administration og borgerbetjening skal koste 40 mio. kr. mindre, i forhold til Budget 2012. I 2014 når vi 11,5 mio. kr. af vejen, dvs. 5,2 pct. af Budget 2012. Nogle af pengene er lagt ind i budgetterne som besparelser. Andre er fundet for eksempel ved fordelagtige indkøb af bl.a. el og telefoni, sparet porto, nye systemer til at styre økonomi og løn, digital anmeldelse af sygefravær og på administrationsbidrag på anlægsarbejder. De næste millioner handler om at ændre vores måder at løse opgaverne på: 1
Hvordan hænger det hele egentlig sammen? Vi har forsøgt at lave et kort over, hvilke større projekter, der er kommet i gang siden januar 2013, og hvordan de hænger indbyrdes sammen. Fælles for dem alle er, at de eksperimenterer med metoder og tankesæt, som vi måske en dag kan overføre mere bredt i kommunens organisation. Neden for kan du læse lidt om, hvad de enkelte større projekter indeholder. Dertil kommer alle de aktiviteter, der allerede er i gang inden for hver af de enkelte afdelinger, som også bidrager til, at vi kan nå frem til en ny form for administration og borgerbetjening i 2018. På tværs hvad er det vi drømmer om? En af de idéer, der jævnligt popper op - ikke mindst til mødet i Ejstrupholm - er ønsket om et samlet rådhus. Men hvad er det egentlig, vi drømmer om, at det kan betyde for vores måde at arbejde på? Hvad skal der til for, at vi kan opnå det, vi drømmer om, selvom vi ikke har et fælles rådhus? Uanset hvad, vil der gå 2
adskillige år, før et nyt rådhus kan stå færdig. Hvorfor skal vi egentlig vente på det, hvis vi kan opnå gevinsterne på andre måder? Konsulenterne Eva Bjerrum og John Brøndberg Simonsen fra Alexandra Institute A/S New Ways of Working Lab fra Århus skal hjælpe os med at finde idéer til, hvordan vi kan arbejde smartere sammen, selvom vi bor i tre forskellige byer. Projektet starter i april, og i videoen Eva og John studerer os (2:45 min.) kan du se, hvad det går ud på. Link til video på Ikast-Brande Kommunes YouTube kanal. Digitale løsninger hjælper os frem til 2018 Digitalisering er en vigtig del af AB18. Digitaliseringsforum har ansvaret for arbejdet med at gøre kommunen klar til alt det digitale. De koordinerer de tværgående idéer fra kommunen med de krav og initiativer, der kommer fra national side. Digitaliseringsforum består af ledere og medarbejderrepræsentanter fra hvert direktørområde og nøglemedarbejdere ift. digitalisering. I hvert direktørområde er der et digitaliserings-team, som kan hjælpe dig eller din afdeling med gode råd, hvis I har en idé med digitalisering og selvbetjeningsløsninger, der kan gøre jeres forretningsgange mere smidige, både for borgerne og jer selv. De kan også løfte idéer af tværgående karakter op i digitaliseringsforum. Med hensyn til selve driften af det digitale, har IT-afdelingen gjort selve det kommunale netværk, eller vores digitale motorvej om man vil, klar til at håndtere den øgede trafik, når vi medarbejdere i højere grad begynder at udnytte mulighederne i at bruge computeren og nettet til at snakke med hinanden på. Mulighed for videokonferencer mellem administrationsbygninger: I Nørre Snede, Ikast og Brande bliver det muligt at etablere videokonferencer. På den måde kan vi deltage i et møde i en anden by uden at skulle ud at køre. IT-chef Jette Skott forventer, at konferencer med video bliver en stor del af fremtidens måde at kommunikere på. Digitaliseringsforum ser især gode muligheder for at spare ressourcer med videokonferencer, når for eksempel direktører, chefer og andre skal holde møde med KL. Det kan spare meget rejsetid. Videokonferencer bliver i dag brugt af Arbejdsmarkedsafdelingen, når det er behov for tolkebistand. Videokonferencer kan også bruges af hjemmeplejen, når de koordinerer udskrivning af en borger med sygehuspersonalet. Hold møde fra skrivebordet: IT-afdelingen har opgraderet vores telefon-central, så man kan holde møde fra sit skrivebord med et web-kamera og et sæt hovedtelefoner. På den måde kan man klare spørgsmål til en kollega på en hurtig og mere personlig måde. Find vej til mere information: Hvis du vil vide mere om hvad der er på den digitale dagsordenen i kommunen lige nu, finder du informationerne her: Åbn intranettet, vælg Favoritter i browserens menu og gå ind under Ikast-Brande Foretrukne. Her finder du Digitaliseringsforum. 3
Taskforce : Teknisk Område har oprettet deres egen digitale taskforce. Her ser de på mulighederne for at automatisere nogle af deres arbejdsgange i bestemte typer af sager ved hjælp af digitalisering. Det gælder for eksempel borgernes mulighed for udfylde og sende ansøgninger på nettet. Aktive borgere skaber den gode sagsbehandling I fremtiden vil vi se, at borgeren involverer sig mere aktivt i at finde løsninger på sine egne behov. Lige fra ønsket om et hjælpemiddel, behov for hjemmehjælp, en byggetilladelse, hjælp til et handicappet barn, til at finde et job, økonomisk hjælp eller noget helt andet. To sideløbende projekter undersøger mulighederne for, at borgeren kan involvere sig aktivt i behandlingen af sin egen sag: Træning, hjælpemidler og teknologi Hvordan finder vi det perfekte mix mellem hjælpemidler, velfærdsteknologi, træning og hjemmehjælp, så borgeren bliver mere selvhjulpen og tilfreds, og vi samtidig sparer penge i Ikast-Brande Kommune? Det var det store spørgsmål for ledere og medarbejdere i Visitations- og Myndighedsafdelingen og Ældreafdelingen i samarbejde med to konsulenter fra Teknologisk Institut. Flere borgere får behov for hjælpemidler i fremtiden. Derfor vil vi gerne koncentrere kræfterne om de borgere, der har mere komplicerede behov, mens andre kan betjene sig selv. Kan man forestille sig, at borgeren selv bestiller et hjælpemiddel, ligesom hos Peter fra L easy? At de involverer sig i endnu højere grad og selv skaffer flere af de nødvendige oplysninger, der skal til? Det kan spare tid for både borgeren og fagfolkene. Kunne man tænke sig hjælpemidler med sensorer, der hurtigt registrerer, om borgeren får det bedre eller dårligere, så man kan afpasse træning og hjælpemidler hurtigere og mere fleksibelt? Og hvordan kan man i øvrigt understøtte, at borgeren får en god oplevelse af at bruge såkaldt velfærdsteknologi. Hvad med virtuel træning à la Wii for dem, der er kommet godt i gang? Projektgruppen har holdt flere workshops med både samarbejdsparter fra sygehus, praktiserende læge, borgere, specialister og egne medarbejdere, og det har skabt mange tanker og idéer fra de helt vilde, etisk og fagligt udfordrende til dem, der bare er til at plukke og indarbejde. Familierne skal selv medvirke Det andet projekt under overskriften Aktive borgere skaber den gode sagsbehandling foregår i Handicapteamet i Børne- og Familieafdelingen. Her undersøger medarbejderne, hvordan familier med handicappede børn kan deltage aktivt i at håndtere egne behov og problemstillinger. Et af de store spørgsmål, som også udfordrer lovgivningen, er: Skal alle børn med handicap behandles ens og gå igennem den samme procedure? Uanset om deres udfordringer er enkle eller komplekse? Kan man fo- 4
restille sig, at familier til børn med lettere handicap betjente sig selv, så sagsbehandlerne kan målrette flere kræfter til familier med multihandicappede børn? Hvad skal der egentlig til for, at de kan betjene sig selv? Hvordan skaber man accept hos familien af, at behandlingen af nogle behov og spørgsmål både kræver undersøgelser og tid? Konsulenter fra Teknologisk Institut har været koblet på dette projekt, som bevidst har provokeret medarbejderne til at udforske deres egen faglige kerne. Konsulenterne har prikket til alle standard sandheder, når de mødte dem. Det betyder, at medarbejdernes faglighed står endnu mere skarp og meningsfuld i dag. Da Handicapteamet, konsulenter og projektledere i april satte punktum i den endelige rapport, kunne de se tilbage på en krævende proces. Det har kostet hver medarbejder en indsats på mindst en dag om ugen siden efteråret. - Noget af det spændende har været, at vi i dette projekt har brugt markant længere tid på at være i den undersøgende fase. Man er ellers tilbøjelig til hurtigt at gå i gang med de oplagte idéer frem for at bruge tid på at være nysgerrige og udfordre de umiddelbare sandheder. Vi har været på besøg nogle steder, som vi slet ikke selv var kommet i tanker om, hvis ikke konsulenterne havde udfordret os. Vi har også interviewet familierne om deres oplevelser med kommunen. Vi har holdt workshops med fagfolk fra sygehuse, andre kommuner, patientforeninger og naturligvis familierne selv. Både for at undersøge behov og at få idéerne, fortæller projektleder Steen Andersen, Børne- og Familieafdelingen. Tirsdag 13. maj 2014 præsenterer de to projektgrupper og Henning Sejer fra Teknologisk Institut deres arbejde for afdelingschefer og MED-Administration. Erfaringer og løsninger fra de to forløb skal også inspirere arbejdet med projektet På tværs. Her og nu - hvad blev der af alle de gode idéer? Efter mødet i Ejstrupholm i januar 2013 fik en arbejdsgruppe til opgave at se på de mange idéer og arbejde videre med nogle af dem, der går på mere tværs af afdelinger og geografi. Samtidig fik ledere og chefer ret og pligt til at sørge for, at der blev arbejdet videre med dem, der angik deres egen afdeling. Der er plads til flere idéer. Hvis du selv har en eller har hørt om en god idé til en mere optimal eller effektiv måde at løse opgaverne på, så start med at fortælle den til din leder. Måske kan du blive inspireret af nogle af de andre Her- og Nu idéer som enten er i gang eller allerede er gennemført: 1. Nyt IT system i Visitations- og Myndighedsafdelingen, der betyder, at data kun skal registreres et sted. 2. Fast udlån af hjælpemidler til plejecentre, så hjælpemidlerne ikke skal transporteres frem og tilbage til Hjælpemiddeldepotet hver gang en borger færdig med at bruge det. 3. Digitalisering på affaldsområdet, så borgerne nu kan se egne oplysninger 4. Et online arkiv for byggesager, så borgene selv kan hente oplysninger om deres egne bygninger. 5
5. Borger-GIS, hvor borgerne plotter direkte ind på et kort, når de ser et hul i vejen eller andet, der skal repareres. Beskeden går direkte ind i Entreprenørafdelingens styring af opgaver og giver en hurtigere svartid. 6. Teknisk område får et rullende fremskudt kontor i form af en campingvogn. Når de er i gang med større arbejder i et lokalområde, kan de flytte kontoret der hen, hvor borgerne er og kan svare på deres spørgsmål mm. 7. Tips og tricks til IT findes under fanen Fælles funktioner på intranettet. 8. Bestilling af freeware dvs. gratis programmer fra internettet - sker via IT-afdelingens helpdesk. Oversigten over tilgængelige freeware-programmer findes på intranettet under IT. 9. Der er elektroniske informationstavler til de tre administrationsbygninger på vej Har I i jeres afdeling gennemført andre spændende tiltag, som vi andre kan lære noget af, eller vil I bare gerne prale med jeres seneste påhit, så send gerne en mail med en kort beskrivelse til projektleder Julie K. Olsen: juols@ikast-brande.dk Redaktion af nyhedsbrev og video John og Eva studerer os : AB18-projektleder Jule K. Olsen, juols@ikast-brande.dk, lok. 4153 Tidl. projektleder Ellen Bach Fjendsbo, elfje@ikast-brande.dk, lok 32xx Journalist Brian Møller Nielsen, brnie@ikast-brande.dk lok. 4017 Kommunikationsmedarbejder Vicki Frandsen vicfr@ikast-brande.dk lok. 4022 og Kommunikationskonsulent Inge Ramsing inram@ikast-brande.dk, lok. 4019. 6