Udbudsbekendtgørelsenr. [Indskrives når dette modtages fra TED] Levering af slamsuger OFFENTLIGT EU-UDBUD Levering af slamsuger Fredensborg Spildevand A/S januar 2013
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELT... 3 1.1 Udbuddets omfang... 3 1.2 Udbudsansvarlig... 3 1.3 Aftaleindgåelse... 3 1.4 Udbudsproces... 3 2. UDBUDSBETINGELSER... 4 2.1 Udbudsform... 4 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Sprog... 4 2.4 Ejendomsret... 4 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 4 2.6 Vedståelsesfrist for tilbud... 4 2.7 Afprøvning... 5 2.8 Aftalegrundlag... 5 2.9 Alternative bud... 5 2.10 Konsortier... 5 2.11 Tilbudsgivers forbehold... 5 2.12 Egnethedsvurdering... 5 2.13 Tildelingskriterium... 6 3. OPGAVEBESKRIVELSE... 7 4. TILBUDSDISPOSITION... 9 5. AFTALE VEDRØRENDE LEVERING AF SLAMSUGER... 10 BILAG Bilag I Tro- og loveerklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige.... Bilag II Tro- og loveerklæring om Udbudsdirektivets art. 45... Side 2 af 12
1. GENERELT 1.1 Udbuddets omfang Udbuddet vedrører levering af slamsuger til Fredensborg Spildevand A/S. Fredensborg Spildevand A/S varetager drift af rensning og afledning af spildevand samt tømningsordningen i Fredensborg Kommune. Fredensborg Spildevand A/S ønsker nu, at udskifte en nuværende slamsuger med en nybygget slamsuger for fortsat at kunne opretholde sin forsyningsmæssige pligt. Mindstekrav for det af udbuddet omfattede produkt fremgår af udbudsbetingelserne. Leverings- og betalingsbetingelser fremgår af vedlagte aftalebetingelser. 1.2 Udbudsansvarlig Indtil aftaleindgåelsen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Henrik Hansen Fredensborg Spildevand A/S Højvangen 23 3480 Fredensborg 1.3 Aftaleindgåelse I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af rammeaftalen indgås den vedlagte aftale. Aftaleudkastet er en integreret del af nærværende udbud. Aftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver i tilfælde af aftaleindgåelse. 1.4 Udbudsproces Afsendelse af bekendtgørelse til EU-tidende d. 19-12- 2012 Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål d. 18-01- 2013 Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål d. 23-01- 2013 Tilbudsfrist d. 30-01- 2013 Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg d. Uge 5-2013 Stand still-periode d. Uge 6-7 2013 Forventet kontraktunderskrivelse d. Uge 7-2013 Levering Side 3 af 12
2. UDBUDSBETINGELSER 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet er derved underlagt de krav og betingelser heri. 2.2 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være modtaget af ordregiver senest den 30. januar 2013 kl. 12.00. Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Udbud af slamsuger" og skal fremsendes på e-mail, hha@fredensborgforsyning.dk Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må tillige være på svensk, norsk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, regnskaber mv. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret, dog jf. afs. 2.2 ved for sen aflevering. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stilles skriftligt og rettes til Henrik Hansen, pr. e- mail: hha@fredensborgforsyning.dk, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud af slamsuger senest den d. 18. januar kl. 12.00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver opfordres til at få stillet spørgsmål i forbindelse med udbudsbetingelserne i tilstrækkelig tid, så ordregiver tidsmæssigt kan tilrette eventuelle uhensigtsmæssigheder, så det er til mindst gene for både evt. tilbudsgivere og Fredensborg Spildevand A/S. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på ordregivers hjemmeside på adressen www.fredensborgforsyning.dk 2.6 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den 1. juli 2013. Side 4 af 12
Vedståelsesfristen gælder uanset Fredensborg Spildevand A/S' fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af aftale, og ophører således ikke før, at der er sket levering fra vindende tilbudsgiver. 2.7 Afprøvning Fredensborg Forsyning A/S forbeholder sig ret til at tilse lastbil/kabine/tank i forbindelse med tilbudsvurderingen, hvis dette viser sig, at være nødvendigt. Dette vil ske på Fredensborg Forsyning A/S' bekostning. 2.8 Aftalegrundlag Aftale om levering det tilbudte produkt indgås på grundlag af vedlagte aftale. Aftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. 2.9 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.10 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under Egnethedsvurdering i afsnit 2.12 gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. 2.11 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2.12 Egnethedsvurdering Fredensborg Spildevand A/S vil foretage en vurdering af tilbudsgivers egnethed til at løfte opgaven. Den nedenfor angivne dokumentation skal derfor vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning, da Fredensborg Spildevand A/S derved ikke har mulighed for, at vurdere tilbudsgivers evne til at levere ydelsen. Side 5 af 12
Skønner ordregiver at de vedlagte oplysninger giver anledning til tvivl, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag I. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om at tilbudsgiver ikke er omfattet af Direktivets art. 45 stk. 2 nævnte udelukkelsesgrunde. Fortrykt formular er vedlagt som bilag II. Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed oplysning om virksomhedens samlede omsætning + egenkapital for 2011. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de seneste tre år med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. 2.13 Tildelingskriterium Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Fredensborg Spildevand A/S "økonomisk mest fordelagtige tilbud" Følgende delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Økonomi - 50 % Prisen er væsentlig for Fredensborg Spildevand A/S, hvorfor økonomi vægter højt. Der vurderes på den pris, som tilbudsgiver afgiver for den samlede ydelse. Kvalitet/Funktionalitet - 30 % Der vurderes ud fra tilbudsgiverens vedlagte beskrivelser/produktblad. Der vil blive vurderet, som en helhed på de ting udover de i afsnit 3 nævnte krav og ud fra Fredensborg Spildevand A/S' behov. Tilbudsgiver skal vedlægge en detaljeret beskrivelse og/eller et produktblad på den tilbudte ydelse. Levering - 20 % Da hurtig levering er vigtig for Fredensborg Spildevand A/S, vurderes der på leveringstiden. Det vurderes positivt med en hurtig levering taget ydelsen i betragtning. Tilbudsgiver skal således oplyse, hvornår der kan ske levering. Der ønskes ikke levering senere end d. 1. april 2013. Side 6 af 12
3. OPGAVEBESKRIVELSE Slamsugeren skal overholde nedenstående krav, som betragtes som mindstekrav. Opfyldelse ud over mindstekravene vurderes iht. afs. vedrørende tildelingskriterierne. Lastbil / Chassis 4 akslet chassis med luftaffjedring på alle aksler Min 400 hk motor Differentialspærring Automatgear Motorkraftudtag Automatisk centralsmøringssystem for både chassis og anlæg Min Euro-5 emissionsniveau Affjedring, fuld luft Cyklistværn i højre side Kabinen Kabinen skal være i standardstørrelse og ergonomisk korrekt indrettet Døråbninger af en størrelse så store personer frit kan komme ind Pedaler skal være placeret ergonomisk korrekt / fodstøtte monteret Rat skal kunne justeres i højde og dybde / Servostyring Klimaanlæg Oliefyr/kabinevarmer Elruder / spejle med varme Cyklist- og bakkamera Cyklistværn i højre side Tank Volumen min. 10 m3. Godkendt i henhold til EU direktiv nr. 97/23/EF. Anlæg skal monteres på chassis således at den optimale vægtfordeling på aksler opnås ved last Højtryks pumpe og vakuumpumpe skal monteres lavest muligt på montagerammen, uden at kompromittere frihøjde på chassis Drift af pumper og udstyr skal ske via lastbilens fabriksmonterede kraftudtag Tank og opbygning skal fastgøres på chassis vha. 6-8 horisontale/vertikale gummifjedrede fikseringspunkter Højtryk Kapacitet min 333 l/min ved min. 170 bar. Styring af tryk og flow skal ske fra kontrolpanel Svingbar slangetromle med min. 1" spuleslange Svingbar og betjent slangetromle med min. 50 meter 3/4" spuleslange og 60 meter 1/2" spuleslange Automatisk slangestyr for største slangetromle Beskyttelse af pumpe og frostsikring (Beskrivelse og/eller produktblad med oplysning om, hvordan dette sikres vedlægges tilbuddet) Vakuum Kapacitet min 26.000 l/min Sugekassette med løft og teleskop Fældbar transporttromle inkl. min 50 meter 3" sugeslange i et stykke Skabe og hylder Komfortskab bestående af tøjskab og miljøskab (indeholdende vandbeholder, vandvarmer, sæbe- og papirholder) Værktøjsskab m/hylder Side 7 af 12
Lys i skabe Aluminium eloxering af skabe og hylder Diverse Hele betjeningen af slamsugeren betjenes fra kontrolpanelerne. Alle knapper/kontakter skal udstyres med dansk tekst. Lastbilen leveres med rotorblik og arbejdslamper (tilbudsgiver bedes oplyse antal og placering) Sidemarkeringslys Blitzlys Aluminium skilteplader. En på hver side af tanken og en bag på tanken. Montage og opbygning af slamsugeranlægget på lastbilschassis skal ske iht. chassisleverandørens forskrifter og garantibestemmelser Tilbudsgiver skal sikre, at alt hvad der bliver leveret under den indgåede aftale opfylder de nugældende miljøregler, -love, -bekendtgørelse, EU-direktiver mv. Side 8 af 12
4. TILBUDSDISPOSITION Tilbudsgiver opfordres til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddets nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig og derved forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet. Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers navn Adresse CVR-nummer Kontaktperson (herunder e-mail og telefonnummer) Forbehold Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnittet vedrørende tilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet. Egnethedsvurdering De oplysninger der udbedes om i henhold til afsnit 2.12 Egnethedsvurdering vedlægges tilbuddet. Kravspecifikation Tilbudsgiver vedlægger en beskrivelse / produktblad på det tilbudte produkt. Tilbudsgiver opfordres til, at sikre sig, at alle de i afsnit 3 nævnte mindstekrav overholdes. Tilbudsgiver skal ligeledes angive leveringsdato for ydelsen i det angivne tilbud. Side 9 af 12
5. AFTALE VEDRØRENDE LEVERING AF SLAMSUGER 1. Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem FREDENSBORG SPILDEVAND A/S Højvangen 23 3480 Fredensborg og [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2. Aftalegrundlag Nærværende aftale er indgået i henhold til udbud indgået efter udbudsbekendtgørelsesnr [ Skrives når dette modtages af TED]. Aftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: - Nærværende aftale mellem kontrakthaver og ordregiver - Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. - Udbudsbetingelser med bilag fra Fredensborg Spildevand A/S af 19. december 2012 - Kontrakthavers tilbud af x/x-2013 Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forbindelse med opfyldelse af aftalen. 3. Aftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende aftale til at levere tilbudte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. 4. Levering og leveringsbetingelser Levering sker frit til Højvangen 23, Fredensborg mandag - torsdag mellem 8-16. Det præcise tidspunkt for levering aftales nærmere med en fra Fredensborg Spildevand A/S oplyst kontaktperson. Leverancen anses for leveret, når Fredensborg Spildevand A/S skriftligt har godkendt leverancen og fået den i hænde. 5. Priser Der afregnes efter pris angivet i leverandørens tilbud af x/x - 2013. 6. Betalingsbetingelser Betaling og fakturering fremgår elektronisk i henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter modtagelse af korrekt faktura Identifikation af ydelsen skal fremgå af fakturaen. Side 10 af 12
7. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overlades til anden leverandør uden forudgående skriftlig samtykke med ordregiver. 8. Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist anset forsinkelsens varighed. Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf. Kontrakthaver er erstatningsansvarlig for tab, Fredensborg Spildevand A/S lider som følge af forsinkelse eller en ophævelse af kontrakten. 9. Bod Fredensborg Spildevand A/S har en pligt til at sikre drift af rensning og afledning af spildevand i Fredensborg Kommune, hvorfor det kan være tvingende nødvendigt af hensyn til forsyningspligten, at levering sker retmæssigt. Tilbudsgiver pålægges derfor, udover erstatning af et evt. tab på ca. 12.000 kr. pr. døgn, en bod for hver dags forsinkelse på 3000 kr. 10. Mangler Hvis ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger. Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af tilbuddet omfattede ydelser efter dansk rets almindelige regler. 11. Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale. Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af produktfejl eller mangler ved leverancen. 12. Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten Nærværende aftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Side 11 af 12
13. Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende aftale er undergivet dansk ret. Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Fredensborg Spildevand A/S' retskreds. 14. Underskrift Nærværende kontrakt underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar. dato xx/xx - 2013 For Fredensborg Spildevand A/S dato xx/xx-2013 For kontrakthaver Henrik Hansen direktør Kontrakthaver stilling Side 12 af 12