Ref erat Erh ver vsu dval get' s mø de Tor sda g den 16-04- 200 9 Kl. 15: 00 Udv algs vær else 3 Delt ager e: Mog ens Joha nsen, Nie ls Høit e Han sen, Me dhat Khat tab, Jens Mun k, Je sper Kiel, Han ne Klit, Chri stia n Ulric h
Indholdsfortegnelse Sag Tekst Sidenr. 1. Godkendelse af dagsorden...1 2. Orientering ved formanden...1 3. Orientering ved direktøren...1 4. EU - Budgetlægningen 2010...1 5. Orientering om henvendelse vedr. tilsyn for Odense Sprogcenter I/S...2 6. Henvendelse fra Beskæftigelsesregion Syddanmark om rettidighed...3 7. Status på jobcenterreformen...4 8. Scorecard for Jobcenter Svendborg...5 9. Orientering om Velfærdsministeriets bemærkninger til Revisionsberetningen for 2007...6 10. Orientering om Integrationsministeriets bemærkninger til Revisionsbemærkningen for 2007....7 11. Orientering om Arbejdsmarkedsstyrelsens bemærkninger til Revisionsberetningen for 2007...7 12. Orientering om Kompetenceudviklingsprojekt i Jobcentret...8 13. Status på projekt "Aktive - hurtigere tilbage"...9 14. Eventuelt...10
Erhvervsudvalget s møde den 16-04-2009 1. Godkendelse af dagsorden Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Godkendt 2. Orientering ved formanden Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Formanden orienterede fra Erhvervrådsmødet den 1/4-2009 3. Orientering ved direktøren Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Temamøde for Byrådet om integrationspolitikken kan ikke gennemføres før sommerferien. Udvalget er indforstået med, at temamødet først gennemføres i foråret 2010, efter vedtagelse af integrationspolitikken. 4. EU - Budgetlægningen 2010 09/7546 Beslutningstema: Drøftelse af budget 2010-2013 Sagsfremstilling: Med henvisning til budgetproceduren har Økonomiudvalget og Byrådet henholdvis den 24. og 31. marts 2009 behandlet den økonomiske strategi og udvalgsrammer for budget 2010-2013. For Erhvervsudvalget betyder dette, at der skal findes besparelser på 2010 2011 2012 2013 Effektiviseringer 147.000 293.000 440.000 586.000 Specifikke besparelser 440.000 440.000 440.000 440.000 Samlet besparelseskrav 587.000 733.000 880.000 1.026.000 Effektiviseringsbesparelserne indarbejdes som reduktion i pris/lønfremskrivningen, øvrige besparelserne fordeles forholdsmæssigt mellem Erhvervskontoret, Borgerservice, Sekretariatet og Jobcenteret. 1
Erhvervsudvalget s møde den 16-04-2009 Indstilling: Administrationen indstiller, at sagen drøftes Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Til efterretning. Jesper Kiel kan ikke støtte budgetproceduren. 5. Orientering om henvendelse vedr. tilsyn for Odense Sprogcenter I/S 09/12828 Beslutningstema: Odense Sprogcenter I/S har henvendt sig til Svendborg Kommune med en anmodning om, at Svendborg Kommune påtager sig ansvaret (tilsynsforpligtelsen) for Odense Sprogcenters danskuddannelse af selvforsørgende udenlandske statsborgere. Sagsfremstilling: Svendborg Kommune har gennem 1½ år varetaget tilsynsforpligtelsen for Sprogcenter Odense I/S danskuddannelse af selvforsørgende udenlandske statsborgere. Tilsynsforpligtelsen har været en tillægsaftale til samarbejdsaftalen mellem Svendborg Kommune og AOF Svendborg. Som følge af det gennemførte udbud af danskuddannelse, hvor Svendborg Kommune har indgået aftale med Dansk Flygtningehjælp om varetagelsen af danskuddannelse pr. 1/8-2009, ophører det eksisterende samarbejde med AOF-Svendborg, herunder den tillægsaftale om tilsynsforpligtelse for Odense Sprogcenter I/S. På baggrund heraf har Sprogcenter Odense fremsendt en henvendelse til Svendborg Kommune om at indgå en ny selvstændig aftale om tilsynsforpligtelse. Som led i det gennemførte udbud, og forud for budafgivelse har Dansk Flygtningehjælp fremsendt en række supplerende spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål og svar kan ses af det vedlagte bilag. Dansk Flygtningehjælp har bedt om svar på, om Svendborg Kommune agter at føre tilsyn med andre leverandører (både i og udenfor Svendborg Kommune) end vinderen af det kontraktlige udbud jf. spørgsmål 1,3 og 4. I besvarelsen til Dansk Flygtningehjælp er der svaret, at Svendborg Kommune ikke agter at påtage sig en sådan forpligtelse. Indkøbskontoret oplyser, at der vil være tale om kontraktbrud, såfremt der indgås aftale med Sprogcenter Odense. 2
Erhvervsudvalget s møde den 16-04-2009 Økonomiske konsekvenser: Som tilsynskommune modtages et administrationsbidrag på 4%, som skal dække ansættelse og aflønning af personale til udførelse af administrative opgaver og til at føre det lovpligtige tilsyn. I 2008 havde Jobcenter Svendborg en indtægt på 715.000 kr. I 2009 har Jobcenter Svendborg kalkuleret med indtægten fra Sprogcenter Odense i årets første 7 måneder frem til den oprindelige aftale udløber. Der har ikke været disponeret over yderligere indtægter, så der forventes ingen økonomiske konsekvenser som følge af aftalens ophør. Indstilling: Det indstilles, at Erhvervsudvalget tager orienteringen til efterretning. Bilag: Åben - Henvendelse fra Sprogcenter Odense Åben - Svar på spørgsmål vedr udbud af danskuddannelse Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Udsat. 6. Henvendelse fra Beskæftigelsesregion Syddanmark om rettidighed 09/7541 Sagsfremstilling: Beskæftigelsesregion Syddanmark har 13/2-2009 rettet henvendelse til en række jobcentre og Det Regionale Beskæftigelsesråd har samme dato rettet henvendelse til en række LBR. Baggrunden for henvendelserne er de udfordringer, der syntes at være i forhold til at opnå den målsætning om rettidighed, der er for de kommunale målgrupper. Jobcentrene anmodes om at indsende en redegørelse på de tiltag, der er iværksat/sættes for at sikre rettidigheden. I brevet til LBR anmodes om, at der holdes fokus på rettidigheden i det fremtidige arbejde med beskæftigelsesplanen for 2010. Vedlagt dagsordenen er brevene til hhv. Jobcenter Svendborg og LBR samt den, af jobcentret, udarbejdede redegørelse, der er fremsendt til beskæftigelsesregionen. Vedlagt til Erhvervsudvalget er svar fra Beskæftigelsesregion Syddanmark, der godkender den indsendte redegørelse. Indstilling: Det indstilles, at LBR tager henvendelsen til efterretning. Det indstilles, at Erhvervsudvalget tager henvendelsen til efterretning. 3
Erhvervsudvalget s møde den 16-04-2009 Bilag: Åben - Brev til LBR.pdf Åben - Brev_jobcenterSvendborg.pdf Åben - Redegørelse for initiativer til sikring af rettidigheden Åben - Svar på redegørelse om kommunal rettidighed Beslutning i Svendborg Lokale Beskæftigelsesråd den 25-03- 2009: Taget til efterretning Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Redegørelsen taget til efterretning. 7. Status på jobcenterreformen 08/43900 Sagsfremstilling: Status på den centrale proces På det centrale plan er status på det enstrengede kommunale beskæftigelsessystem at Beskæftigelsesministeren d. 31/3-2009 fremsatte lovforslag, der først og fremmest overfører de nuværende statslige opgaver i den lokale beskæftigelsesindsats til kommunerne og kommunernes finansieringen heraf. Det foreslås, at lovforslagene træder i kraft pr. 1/8-2009, for reglerne vedrørende finansiering og refusion af kommunernes udgifter til forsikrede ledige træder dog først i kraft den 1. januar 2010. I overgangsperioden 1. august 2009 til 1. januar 2010 vil kommunerne få udbetalt et tilskud efter principperne for de nuværende pilotjobcentre. Der er fokus på drøftelser om personaleoverførslen fra de hidtige enheder centralt i Arbejdsmarkedsstyrelsen og regionalt i de 4 statslige Driftsregioner. Der skal placeres knap 50 personer. KL og Arbejdsmarkedsstyrelsen udarbejder i fællesskab et forslag til placering af medarbejderne, der tager hensyn til en jævn fordeling mellem kommunerne samt til medarbejdernes ønsker. Pt. vides det ikke om Svendborg bliver berørt af medarbejderfordelingen. Udover den ovennævnte overførsel af de konkrete medarbejdere resterer også forhandlingen om den økonomiske kompensation til kommunerne samlet efter DUT-princippet. Der er pt. intet officielt udmeldt om disse forhandlinger. I forhold til finansieringen af udgifterne til de forsikrede ledige er der forslag om en finansieringsmodel bestående af 3 elementer. 1. Refusion af udgifter til arbejdsløshedspenge og aktivering af forsikrede ledige. 2. Særlig tilskudsordning 3. Særligt tilskud for kommuner med stærkt stigende ledighed. Ad 1. Kommunerne modtager 50 pct. i refusion af udgifterne til arbejdsløshedsdagpenge til passive forsikrede ledige og 75 pct. til aktive 4
Erhvervsudvalget s møde den 16-04-2009 forsikrede ledige. Der vil være en startperiode, i hvilken kommunerne helt friholdes. Denne periode aftrappes gradvist fra 18 uger i 2010 til 4 uger i 2013 og frem. Udgifterne til driften af aktiveringen refunderes med 50 pct., men med et loft over aktiveringsudgifterne i lighed med de gældende regler på kontanthjælpsområdet. Ad. 2. De resterende udgifter finansieres ved en særskilt tilskudordning, der består af en grundtilskud og et merudgiftsbehovstilskud. Grundtilskuddet beregnes ud fra den enkelte kommunes udgifter i en overgangsperiode på 2 år. Herefter er tilskuddet afhængig af udviklingen i landsdelen. Merudgiftsbehovet beregnes som et skøn over udviklingen i ledighed på landsplan. Ved faldende ledighed vil merudgiftsbehovet være negativt. Ad. 3. Kommunerne med en stærkt stigende ledighed, defineret som 5%-point point mere end i landsdelen, opnår et tilskud svarende til den del af stigningen, der er højere end 5%-point. Status på den lokale proces I jobcenter Svendborg er den ledelsesmæssige organisering på plads fra 1/8-2009 i det nuværende statslig jobcenterchef bliver stedfortræder for Jobcenterchefen samt driftschef i forhold til indsatsen for de arbejdsmarkedsparate og virksomhedsindsatsen, Organisatorisk har reformen betydet, at Jobcenter Svendborg samler indsatsen for de arbejdsmarkedsparate borgere i ét team, der varetager indsatsen for både de forsikrede ledige og kontanthjælpsmodtagere. Den nuværende administration og det nuværende sekretariat samles i ét nyt styrket sekretariat, som vi have fokus på at styring og understøtning af indsatsen overfor jobcentrets målgrupper, Beskæftigelsesregionen og det politiske niveau. Der er i gangsat drøftelser med de berørte medarbejdere og samarbejdsudvalget, så processen frem mod 1/8 bliver tilrettelagt på den mest hensigtsmæssige måde. Indstilling: Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Bilag: Åben - Organisationsdiagram pr. 1. august 2009 Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Til efterretning 8. Scorecard for Jobcenter Svendborg 09/12647 5
Erhvervsudvalget s møde den 16-04-2009 Sagsfremstilling: I forbindelse med KLs afholdelse af Kommunalpolitisk Topmøde 2009 i marts måned har KL udarbejdet og udsendt scorecards for de enkelte jobcentre. Et scorecard er udarbejdet med henblik på at give et hurtigt overblik over jobcentrets resultater vedrørende den borgervendte indsats. Det udsendte scorecard er udarbejdet for a-dagpenge, sygedagpenge samt beskæftigelsesministerens mål for unge under 30 år. For sygedagpenge og unge under 30 år klarer Jobcenter Svendborg sig bedre end sammenlignelige jobcentre. Indstilling: Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Bilag: Åben - Scorecard Svendborg.pdf Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Til efterretning 9. Orientering om Velfærdsministeriets bemærkninger til Revisionsberetningen for 2007 07/50325 Sagsfremstilling: I vedlagte brev af den 26. marts 2009 orienterer Velfærdsministeriet om, at de har gennemgået de dele af revisionsberetningen for 2007, der vedrører ydelser og tilskud på ministeriets område. Konklusionen på revisionen er, at kommunens forvaltning og udbetaling af ydelser og tilskud indenfor velfærdsministeriets område ikke har givet anledning til forbehold eller revisionsbemærkninger. Velfærdsministeriet har ikke yderligere bemærkninger til revisionsberetningen. Indstilling: Det indstilles,at orienteringen tages til efterretning. Bilag: Åben - Velfærdsministeriet - godkendelse af revisionsberetning regnskab 2007 Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Til efterretning 6
Erhvervsudvalget s møde den 16-04-2009 10. Orientering om Integrationsministeriets bemærkninger til Revisionsbemærkningen for 2007. 07/50325 Sagsfremstilling: I vedlagte brev af den 30. marts 2009 fremsender Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration bemærkninger til Svendborg Kommunes revisionsberetning for regnskabsåret 2007 på integrationsområdet. Ministeriet bemærker sig, at der har været fundet enkeltstående væsentlige fejl, og at der ikke er tilrettelagt et formaliseret ledelsestilsyn på området. Ministeriet noterer sig dog også, at der er i gangsat en række tiltag for at undgå lignende fejl fremover. Ministeriet godkender revisionsberetningen for 2007, med en forventning om at kommunen fremover vil være opmærksom på de beskrevne fejltyper og vil yde en styrket indsats for at lignende fejl undgås. Jobcenter Svendborg bemærker i den forbindelse, at der er gennemført ledelsetilsyn på jobcentrets områder i efteråret 2008, og at der er planlagt halvårlige ledelsestilsyn fremadrettet. Indstilling: Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Bilag: Åben - Ministeriet for Flygtning/Indvandre - godkendelse af revisionsberetning regnskab 2007 Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Til efterretning 11. Orientering om Arbejdsmarkedsstyrelsens bemærkninger til Revisionsberetningen for 2007 07/50325 Sagsfremstilling: I vedlagte brev af den 16. marts 2009 kommer Arbejdsmarkedsstyrelsen med bemærkninger til Svendborg Kommunes godkendte revisionsberetning nr. 3 om revision af kommunens sociale regnskaber for 2007 på områder med statsrefusion. Arbejdsmarkedsstyrelsen har gennemgået de dele af revisionsberetningen som omhandler ydelser og tilskud på Beskæftigelsesministerens område. Beskæftigelsesministeriet bemærker sig, at revisionen ikke har givet anledning til forbehold og at revisionen har haft efterfølgende sagsgennemgange, der viser, at de iværksatte initiativer har haft positiv effekt på rettidig opfølgning i sagerne. 7
Erhvervsudvalget s møde den 16-04-2009 Arbejdsmarkedsstyrelsens bemærkninger giver anledning til handling på 3 områder: Opfølgning på beretning for 2006 Det er aftalt med BDO KR, at evt. for meget hjemtaget refusion vedr. Gudme og Egebjerg kommune i 2006 på sygedagpengeområdet vil indgå i revisionsberetningen for 2008 samt blive berigtiget i regnskab 2009. Fleksjobsområdet Som følge af ny lovgivning pr. 1 juli 2006, med skærpede krav til dokumentationsgrundlaget i forbindelse med visitation til fleksjob og revurdering af sager, blev området underlagt særligt fokus i forbindelse med revision i 5 år. Det særlige fokus betyder, at kommunens revision skal udtage halvdelen af alle nytilkendelsessager og revurderingssager. Såfremt der mangler dokumentation i mere end 20 % af de udtagede sager, skal den anden halvdel revideres. I nytilkendelsessager fandt revisionen fejl og mangler i 1 ud af 14 sager, hvilket ikke giver anledning til yderligere handling. I forhold til revurderingssager, blev der konstateret fejl og mangler i 17 ud af 43 sager, hvorfor der nu er indgået aftale med BDO KR om at gennemgå den resterende halvdel af sagerne mhp. eventuel berigtigelse af refusion. Temarevision 2007 på sygedagpengeområdet Som opfølgning på Rigsrevisionens temarevision i maj måned 2008, anmoder Beskæftigelsesministeriet om, at der fremsendes en redegørelse for den aktuelle status på kommunens opfølgning på Rigsrevisionens anbefalinger. Jobcenter Svendborg udarbejdede i juli 2008 en status på sygedagpengeområdet indeholdende handlingsplan for Rigsrevisionens anbefalinger. Som svar på Beskæftigelsesministeriets anmodning fremsendes en opdateret version af denne handlingsplan. Redegørelsen er vedlagt herværende dagsorden som bilag. Indstilling: Det indstilles, at Erhvervsudvalget tager orienteringen til efterretning. Bilag: Åben - Arbejdsmarkedsstyrelsen - godkendelse af revisionsberetning 2007 Åben - Redegørelse til Arbejdsmarkedsstyrelsen Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Til efterretning 12. Orientering om Kompetenceudviklingsprojekt i Jobcentret 09/4809 Sagsfremstilling: Jobcenter Svendborg har på baggrund af den kommende fusion mellem stat og kommune, kritikken af jobcentret samt resultaterne af efterårets 8
Erhvervsudvalget s møde den 16-04-2009 ledelsestilsyn et behov for kompetenceudvikling på tværs af jobcentret. Med afsæt heri, er der i samarbejde med Samarbejdsudvalget i jobcentret lavet en kortlægning af behovet og en samlet kompetenceudviklingsplan. Behovet for kompetenceudvikling skyldes flere ting. Jobcenter Svendborg består af ca. 135 medarbejdere, hvor af flere er relativt uerfarne indenfor området, dertil kommer, at lovgivningen på området er kompleks og i konstant forandring. Kompetenceudviklingen vil dække såvel nuværende statslige som kommunale ansatte, idet samtlige medarbejdergruppe vil have gavn af de planlagte tiltag. Planen er inddelt i 4 hovedtemaer jf. bilag: Kompetenceudvikling i forhold til rolleforståelse; herunder den gode samtale Kompetenceudvikling organisatorisk-socialt; herunder teamforståelse, - building og -udvikling Kompetenceudvikling rent fagligt; herunder specifikke fagkurser som ressourceprofiler og jobplan Kompetenceudvikling på lederniveau På baggrund af kompetenceudviklingsplanen er der indhentet tilbud fra forskellige aktører. I samarbejde med Samarbejdsudvalget arbejdes der videre med de indhentede tilbud med henblik på planlægning, udførelse og finansiering af kompetenceudviklingen. Det forventes at selve undervisningsforløbene vil løbe henover efteråret. Økonomiske konsekvenser: Der arbejdes med at finansiere kompetenceudviklingen ved at søge eksisterende puljer internt i Svendborg Kommune, fundraising af eksterne midler samt egenfinansiering vha. jobcentrets uddannelsesbudget. Indstilling: Det indstilles, at Erhvervsudvalget tager orienteringen til efterretning. Bilag: Åben - powerpoint til SU-møde den 13. februar Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Til efterretning 13. Status på projekt "Aktive - hurtigere tilbage" 08/43414 Sagsfremstilling: På baggrund af den landsdækkende presseomtale af Arbejdsmarkedsstyrelsens projekt "Aktive - hurtigere tilbage" har 9
Erhvervsudvalget s møde den 16-04-2009 Jobcenter Svendborg udarbejdet vedlagte orientering om status på projektet. Indstilling: Det indstilles, at Erhvervsudvalget tager orienteringen til efterretning. Bilag: Åben - Status på projekt "aktive - hurtigere tilbage" Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Til efterretning 14. Eventuelt Beslutning i Erhvervsudvalget den 16-04-2009: Intet 10
Erhvervsudvalget s møde den 16-04-2009 Underskriftsblad: Mogens Johansen Niels Høite Hansen Medhat Khattab Jens Munk Jesper Kiel Hanne Klit Christian Ulrich 11
Bilag: 5.1. Henvendelse fra Sprogcenter Odense Udvalg: Erhvervsudvalget Mødedato: 16. april 2009 - Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 81497/09
Odense, 24. marts 2009 Til jobcenterchef Birgit Bagge Svendborg kommune Vedr. Odense Sprogcenter I/S I forlængelse af den sidste måneds telefoniske og skriftlige kontakt og mødet i går fremsendes hermed en anmodning fra Odense Sprogcenter I/S om, at Svendborg kommune vil fortsætte med at varetage tilsynsforpligtelsen over for Odense Sprogcenter. Svendborg kommune har gennem det sidste 1½ år haft tilsynsforpligtelsen over for Odense Sprogcenter. Dette tilsyn blev der indgået aftale om via en tillægsaftale til den aftale, Svendborg kommune har med AOF Svendborg. Resultatet af udbuddet af danskuddannelse i Svendborg har således også betydning for driften på Odense Sprogcenter. Mødet i går omhandlede status for det hidtidige samarbejde og drøftelse af hvorledes en overlevering af nuværende kursister kunne foregå. Da Odense Sprogcenter er et selvstændigt sprogcenter, retter vi denne henvendelse til Svendborg kommune for at få mulighed for at fortsætte undervisningen som hidtil i Odense for selvforsørgende kursister. Odense Sprogcenter har løbende 450-500 kursister fra en lang række kommuner, i øjeblikket fordelt på kommunerne Assens, Fåborg-Midtfyn, Kerteminde, København, Middelfart, Nordfyn, Nyborg, Odense, Slagelse og Svendborg. Med venlig hilsen Lene Hellsten Frederiksen Forstander Studieskolen i Odense Marianne V. Hansen Forstander Odense Sprogcenter
Bilag: 5.2. Svar på spørgsmål vedr udbud af danskuddannelse Udvalg: Erhvervsudvalget Mødedato: 16. april 2009 - Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 233063/08
Dansk Flygtningehjælp Vestergade 72, 3. sal 8000 Århus Att.: Gerhard Korbo Ramsherred 12 5700 Svendborg Tlf. 62 23 37 50 Fax. 62 28 37 61 jobcenter@svendborg.dk 10. november 2008 Svar på spørgsmål vedr udbud af danskuddannelse i Svendborg Kommune. Sagsid: 08/37509 Afdeling: Danskuddannelse Ref. OKRSBM Der er modtaget følgende spørgsmål - nedenstående er svar på spørgsmål skrevet med kursiv. 1. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at man i aftaleperioden (1/8 2009 31/7 2013 med eventuel forlængelse op til 31/7 2014) kun agter at indgå aftale og føre tilsyn med én leverandør inden for det fagområde og geografiske kontrakten dækker? Ja 2. Vil en eventuel udvidelse af det geografiske område som følge af at nye kommuner tilslutter sig samarbejdet med Svendborg Kommune betyde at den valgte leverandør får en større opgave eller kan Svendborg Kommune i kontraktperioden vælge andre leverandører til den udvidede opgave? Evt. nye kommuner vil blive omfattet af kontrakten. Hvis kontraktsum bliver forøget med mere end 20% vil aftalen for evt. nye kommuner komme i udbud. 3. Vil en anden leverandør på fagområdet med Svendborg Kommunes billigelse kunne operere i Svendborg eller samarbejdskommunerne sideløbende med Svendborg Kommunes kontraktlige samarbejde med vinderen af dette udbud? Nej 4. Agter Svendborg Kommune i aftaleperioden at føre tilsyn med en eller flere leverandører, der ikke har den udbudte opgave i Svendborg Kommune og aftalekommuner og som operer uden for det geografiske område, kontrakten dækker? Åbningstider Mandag-fredag 9.00-15.00
Nej 5. Vil en sådan leverandør eller en underleverandør eller filial til denne - inden for aftalen med Svendborg Kommune kunne agere i Svendborg Kommune eller samarbejdskommunerne? Kan ikke besvare spørgsmålet, da det er afhængigt af andre kommuners politiske beslutninger. 6. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at Kommunens samarbejdsaftale med samarbejdskommunerne som minimum dækker den fireårige aftaleperiode samt den 1 årige forlængelsesmulighed og at den valgte leverandør således er sikret hele opgaven i den samlede periode? Ja 7. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at det ikke vil være muligt for de nævnte samarbejdskommuner samtidigt at indgå aftaler og føre tilsyn med andre leverandører af danskuddannelse eller indgå samarbejdsaftaler med andre driftsansvarlige kommuner om danskuddannelse? Ja 8. Kan det af hensyn til virksomhedsoverdragelsen oplyses om Fåborg-Midtfyn Kommune er tilknyttet den nuværende aftale? Faaborg-Midtfyn Kommune er ikke tilknyttet den nuværende driftsaftale. 9. Kan Svendborg Kommune oplyse om der foreligger tilkendegivelser fra Fåborg-Midtfyn Kommune om et eventuelt fremtidigt samarbejde? Der foreligger ikke nogen tilkendegivelser om nogen fremtidige samarbejder vedr. danskuddannelse. 10. Kan det oplyses om Svendborg Kommune gennemfører kontroltilbud? Dette gøres ikke. 11. Ønskes anfordringsgarantien (bilag 8) underskrevet sammen med tilbuddet, eller er det tilstrækkeligt at vedlægge tilbuddet en bekræftelse fra tilbudsgivers pengeinstitut om at anfordringsgarantien kan underskrives, såfremt man vælges som leverandør? Ja Side 2 af 11
12. I Udbudsmaterialets pkt. 2.4 Særlige udbudsbetingelser pkt. A2 ønskes tilbudsgiverens evne til at levere ydelserne dokumenteret i form af oplysninger om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tilbudsgiveren og/eller dennes medarbejdere. I Kontraktens 18 er der stillet krav om overtagelse af alt personale anført i Bilag 5 og at en ny leverandør derfor de facto vil være nødt til at udføre opgaven i alt væsentligt med medarbejdere der aktuelt er beskæftiget med opgaven, og som er ukendte for andre end nuværende leverandør. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, der spørges til i pkt. 2.4 er kvalifikationer hos personale ved tilbudsgiver som forestår tilbudsgivning, igangsætning og opfølgning og altså ikke nødvendigvis personale, der lokalt forestår leverancen i hele kontraktperioden? Den nuværende leverandør bekræfter, at medarbejderne tilknyttet danskuddannelsesopgaven har de nødvendige uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer. 13. Kan Svendborg Kommune af hensyn til gennemsigtighed og ligestilling af tilbudsgiverne oplyse hvor mange påbegyndte modulforløb fordelt på de enkelte danskuddannelser og moduler, der har været i første halvår 2008? Nedenstående er oplyst fra den nuværende leverandør: Modul1 Modul2 Modul3 Modul4 Modul5 Modul6 DU1 7 14 9 9 7 3 DU2 42 19 31 24 18 13 DU3 7 5 0 10 9 1 I alt 56 38 40 43 34 17 14. Kan Svendborg Kommune af hensyn til gennemsigtighed og ligestilling af tilbudsgiverne oplyse de aktuelle kursisters fordeling på danskuddannelser, moduler og kategorier. Som supplement til bilag 4, hvoraf de aktuelle kursisters fordeling på danskuddannelse og moduler fremgår, kan det oplyses at de 174 ud af de 211 er fritvalgskursister. 15. Kan Svendborg Kommune af hensyn til placering af undervisningssteder på Ærø og Langeland oplyse antallet af kursister bosat omkring hver af bysamfundene på de to øer altså f.eks. Ærøs kursister fordelt ift bosætning i eller omkring Marstal, Ærøskøbing og Søby. Side 3 af 11
På Ærø er størstedelen af kursisterne pt. bosat omkring Ærøskøbing og Søby. På Langeland er størstedelen af kursisterne pt. bosat omkring Rudkøbing. 16. Kan det oplyses hvor undervisningen på Ærø og Langeland pt finder sted? Den nuværende leverandør har oplyst at undervisningen placeres løbende efter behov. P.t. er der undervisning i Ærøskøbing 'Den gamle skole' og Søby 'Det gamle posthus'. 17. I forhold til sammenlignelige sprogcentre er der relativt få aftenkursister på den relativt store skole i Svendborg. Er der en særlig forklaring herpå? Den aktuelle fordeling i bilag 4 på dag- og aftenskursister afspejler et øjebliksbillede af kursisternes nuværende behov for danskuddannelse ift deres aktiviteter. 18. På hvilken måde er den nuværende leverandør forpligtet til at bidrage med overdragelse af kursistdata, nuværende holdsætning, lærerskemaer mv? Kan en eventuelt ny leverandør regne med, at dette datagrundlag er tilgængeligt for denne senest i februar 2009 og med løbende justering og konkretisering frem mod opgaveovertagelse? I henhold til kontrakten med den nuværende leverandør skal leverandøren på forlangende stille alle relevante oplysninger til rådighed, hvorfor ovennævnte spørgsmål ikke forventes at give anledning til problemer. 19. Der ønskes generelt kopi af alle lokale aftaler vedr. personalet der rækker ud over 31. juli 2009. Dette gælder såvel kollektive aftaler (løn, arbejdstid og vilkår i øvrigt) som individuelle aftaler, der måtte stille den enkelte anderledes end i medfør af Funktionærloven og kollektive overenskomster. Den nuværende leverandør har oplyst at der p.t. ingen lokalaftaler er, der vil række udover 31.07.09. 20. Der ønskes specielt en opgørelse over lokale puljer anvendt til Ny Løn (art og sum) hos den nuværende leverandør, da en eventuel ny leverandør vil være forpligtet til at videreføre summen af disse ordninger. Den nuværende leverandør har oplyst, at lærerne ved sprogcentret er dækket af Overenskomst mellem LC og FOAS på sprogcenterområdet. Det fremgår af denne hvad der forventes afsat til lokalløn. Da den nye overenskomst endnu ikke foreligger i færdig form er der ikke forhandlet og overskrevet ny lokalaftale. Ny løn er ikke et begreb i den overenskomst. Af 'gamle' puljer Side 4 af 11
som videreføres er der p.t. en udviklingspulje på ca kr. 40.000,- (opgjort efter antal årsværk). 21. Kan Svendborg Kommune oplyse, om der hos den nuværende leverandør verserer sager vedr. medarbejderne (f.eks. lønkrav, overtidsbetaling mv) (idet en ny leverandør i medfør af virksomhedsoverdragelsesprincippet som udgangspunkt jo overtager sådanne krav/forpligtelser)? Den nuværende leverandør har oplyst, at der p.t. ingen verserende sager er. 22. Kan Svendborg Kommune oplyse, om den nuværende leverandør er forpligtet til at afregne eventuel overtid på nogle af medarbejderne på skæringsdatoen den 31/7-09. Den nuværende leverandør har oplyst, at det forventer de ikke. Årsnormen følger kalenderåret. 23. Kan Svendborg Kommune oplyse om der i øvrigt vil være eventualforpligtelser i forhold til personalet og i givet fald opliste disse? Den nuværende leverandør har oplyst at der ikke er nogen eventualforpligtigelser i forhold til personalet. 24. Kan Svendborg Kommune oplyse, hvilke eller som minimum hvor mange - medarbejdere, der nyder særlig beskyttelse hos den nuværende leverandør f.eks. i kraft af at være valgt som tillidsrepræsentant, sikkerhedsrepræsentant eller suppleant for tillidsrepræsentant, suppleant for sikkerhedsrepræsentant eller medlem af samarbejdsudvalg? Den nuværende leverandør har oplyst, at der er 3 medarbejdere. 25. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at virksomhedsoverdragelsen omfatter samtlige medarbejdere, der hos den nuværende leverandør udfører den udbudte opgave i 50% eller mere af deres arbejdstid? Hvis, nej: Efter hvilke kriterier vil der være krav om virksomhedsovertagelse af personale, der kun arbejder en del af deres samlede ansættelse med danskuddannelse i Svendborg, Ærø og Langeland Kommuner? Ja, den nuværende leverandør har oplyst at der pr. d.d. 23 medarbejdere, der bruger 50% eller mere af deres arbejdstid på løsning af danskuddannelsesopgaven. Side 5 af 11
Indkøbskontoret svarer på 2. del af sp.. 26. Medarbejdergruppen oplistet i Bilag 5 forekommer meget stor i forhold til den udbudte opgave. Kan det oplyses om nogle af de oplistede medarbejdere i en del af deres arbejdstid arbejder med andet en danskuddannelse for den nuværende leverandør? I givet fald: Hvilke medarbejdere og med hvilke andel? Fastholdes det på denne baggrund, at en eventuel ny leverandør er forpligtet til at overtage samtlige de i Bilag 5 oplistede medarbejdere i den i bilaget angivne ansættelsesgrad? Det er oplyst fra den nuværende leverandør, at medarbejderstaben tilknyttet danskuddannelsesopgaver svarer til ca. 9,6 fuldtidslærer plus en andel til ledelse. Endvidere bekræfter den nuværende leverandør, at medarbejdere i Sprogcenter i en del af deres arbejdstid arbejder med andet end danskuddannelse. Der er d.d. 15 medarbejdere i Sprogcenter, der i en del af deres arbejdstid arbejder med andet end danskuddannelse. Der er 59% af den nuværende leverandørs medarbejderes tid, der anvendes på andet end danskuddannelsen for kommunerne Svendborg, Langeland og Ærø. Indkøbskontoret svarer på 3. del af sp.. hvad siger virksomhedsoverdragelsesloven? 27. Der er ingen administrative medarbejdere opført i Bilag 5. Kan Svendborg bekræfte at der ikke er administrative medarbejdere omfattet af virksomhedsoverdragelseskravet? Den nuværende leverandør har oplyst, at administrationen løses i en central fællesadministration og bestående af 3 medarbejdere. 28. Kan det oplyses om nogle i givet hvilke af medarbejderne har særlige kompetencer som godkendelse til FVU-undervisning og PAS-test? Den nuværende leverandør har oplyst, at der er tilknyttet medarbejdere der har særlige kompetencer som godkendelse til FVU-undervisning og PAS-test. 29. Kan det oplyses, om der er nogle og i givet fald hvilke af lærerne, som ikke har gennemgået den særlige uddannelse til underviser i dansk som andetsprog for voksne eller iø er Side 6 af 11
godkendt iht Bekendtgørelse om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. 17 stk. 1 pkt. 3 Den nuværende leverandør har oplyst, at der ikke er lærere, som ikke har gennemgået den særlige uddannelse til underviser i dansk som andetsprog for voksne eller i øvrigt ikke er godkendte iht. Bekendtgørelse om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. 17 stk. 1 pkt. 3 30. Ved leverandørskifte: Hvordan tænker Svendborg Kommune sig at indgå i nødvendig refusion mellem gammel og ny leverandør af dækning for optjent, ikke afholdt ferie og eventuelt andre forhold? Indkøbskontoret svarer på sp. hvordan er virksomhedsoverdragelsesreglerne. 31. Hvordan sikres det, at nuværende leverandør ikke øger omkostningerne for en eventuel ny leverandør ved i perioden fra valg af leverandør til skæringsdatoen den 31. juli 2009 at indgå fordyrende lokale aftaler eller undlade at foretage nødvendige tilpasninger? Indkøbskontoret svarer på sp. 32. Vil sådanne fordyrende aftaler i givet fald efter Svendborg Kommunes opfattelse - være omfattet af en refusionsordning mellem gammel og ny leverandør? Indkøbskontoret svarer på sp.. 33. I Udbudsmaterialets pkt. 6.3 oplistes betingelserne for overtagelse den 1. august 2009 af kursister, der ikke umiddelbart forud for overdragelsen har bestået en modultest. Kan Svendborg Kommune oplyse om alle årets 12 måneder tæller med i opgørelsen af antal måneders undervisning på modulet.? Den nuværende leverandør har kutymemæssigt i de forgangene år holdt juli måned undervisningsfri, hvorfor juli måned ikke indregnes i beregningsformlen. 34. Hvis opgaven overgår til anden leverandør end den nuværende pr. 1. august 2009: Vil der i perioden frem mod overgangen på henvisninger af kursister til nuværende leverandør være indføjet en slutdato for henvisningen svarende til kontraktophørsdatoen den 31. juli 2009. Side 7 af 11
Generelt kan man til dette spørgsmål svare, at det forventes, at kursisterne ift. den nuværende leverandør vil blive afregnet efter beregningsformelen i udbudsmaterialet pkt. 6.3. 35. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at de samme betingelser som gælder ved en ny leverandørs overtagelse af opgaven pr. 1. august 2009 vil være gældende ved eventuel senere aflevering til anden leverandør (i 2013 eller 2014)? Det afhænger af den given situation/lovgivning i 2013 eller 2014. 36. I Udbudsmaterialet pkt. 4.2.1 s. 15 kræves, at leverandøren skal afholde undervisning alle hverdage undtaget 25 hverdage om året. Gælder dette for hele kursistgruppen (alle kategorier) eller kun for en del af denne, og i givet fald hvilken? Hvilke krav vil der i givet fald være for den øvrige gruppe? Undervisning alle hverdage undtaget 25 hverdage om året gælder for hele kursistgruppen. 37. I Udbudsmaterialet pkt. 4.2.3 s. 18 kræves at leverandør skal oplyse årsagen til kursisternes fravær. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at der er tale om den af kursisterne oplyste årsag? Ja 38. I Udbudsmaterialet pkt. 4.2.3 s. 18 kræves at leverandør på kommunens anmodning skal foretage tættere opfølgning på kursister, der udebliver i mere end 6 dage uden at give besked. Kan Svendborg Kommune oplyse hvilken form for opfølgning, man tænker på? Hvis kursisten udebliver fra undervisningen mere en 6 gange skal leverandøren så vidt muligt tage direkte kontakt til kursisten for at afklare årsag og herefter så vidt muligt sikre fortsat fremmøde. 39. Foretager Svendborg Kommune samt samarbejdskommunerne normalt henvisning af kursister til en hel uddannelse, eller henvises der modul for modul? Hvis det henvises modulvist: Hvordan sikres det at der ikke opstår uhensigtsmæssige slip i undervisningen ved modulskift? Der henvises som udgangspunkt til en hel uddannelse. 40. Hvordan administreres gebyrbetalingen for selvforsørgende kursister, så uhensigtsmæssige slip i undervisningen ved modulskift undgås? Som det fremgår af udbudsmaterialet pkt. 4.2.2. skal leverandøren informere den henvisende myndighed om bestået modultest senest 2 dage efter testen. Herefter udfærdiger den Side 8 af 11
henvisende myndighed regning til kursisten, som inden for en fastlagt tidsfrist skal betale gebyret. Hele dette forløb skal holdes inden for 14 dage for at der ikke sker noget slip i undervisningen i forbindelse med modulskift. 41. Anvender Svendborg Kommune og øvrige henvisende kommuner i samarbejdet Bekendtgørelsens maksimumsbestemmelser for gebyrer på hhv. 500, 1.000 og 5.000 kr. pr. modul? Den nuværende politiske beslutning gør, at kun gebyr på 500 kr. anvendes. 42. Tilbudsgiver skal tåle ændringer i krav til administration, rapportering og samarbejde ved ændret lovgivning, byrådsbeslutninger o.l. Kan det præciseres yderligere hvilke byrådsbeslutninger, der kan være tale om? Denne passus er indskrevet som en forholdsregel, så det kan ikke præciseres yderligere. 43. Tilbudsgiver skal tåle ændringer i kursistgrundlaget grundet ændret lovgivning, byrådsbeslutninger o.l. Kan det præciseres yderligere hvilke byrådsbeslutninger, der kan være tale om? Denne passus er indskrevet som en forholdsregel, så det kan ikke præciseres yderligere. 44. Ifølge Kontraktens 15 stk. 6 skal leverandøren aflægge årsregnskab til Svendborg Kommune senest den 15. marts. En termin der hedder 15. marts er meget tidlig i forhold til tilbudsgiverens normale årsregnskabscyklus. Er Svendborg Kommune villig til at udvise fleksibilitet på dette område? Ja, der vil udvises fleksibilitet, dog skal der aflægges regnskab senest 4 måneder efter leverandørens sædvanlige årsafslutning. 45. Kommunen beregner sig 4 procent til dækning af administrative omkostninger: Kan Svendborg Kommune oplyse, hvordan de nævnte 4 procent vil blive beregnet Betyder det: a) At tilbudsgiver skal give plads for de 4 procent ved f.eks. maksimalt at byde ind med 96 procent af de officielle modultakster? b) Eller, at Svendborg Kommune under alle omstændigheder vil beregne sig 4% af de tilbudte priser (f.eks. 4 procent af 96 procent, hvorved der reelt bliver tale om et nettotilbud på 92,16 procent)? Tilbudsgiver skal give et tilbud uden indregning af de 4 procent. Side 9 af 11
46. Kan Svendborg Kommune oplyse, hvordan en afvigelse på de tilbudte modultakster på f.eks. 5% vil slå igennem i pointtildelingen? 5 x laveste tilbudte pris Tilbudte pris Eks. Leverandør 1 pristilbud 90,16 Leverandør 2 pristilbud 92,16 Leverandør 3 pristilbud 95,16 5 x 90,16 = 5 (svarende til en score på skalaen 1-5 jf. pkt. 2.4) 90,16 5 x 90,16 = 4,89 (svarende til en score på skalaen 1-5 jf. pkt. 2.4) 92,16 5 x 90,16 = 4,74 (svarende til en score på skalaen 1-5 jf. pkt. 2.4) 95,16 47. Med hvilken vægt indgår den anførte timepris (faktor H2) i pointberegningen? Vægtning er 30%. 48. Side 55 i Udbudsmaterialet er blank i den udsendte udgave. Kan Svendborg Kommune bekræfte at siden skal være blank. Sp. Indkøbskontoret bilag 8?? 49. I Kontraktens 20 stk. 1 henvises til 4, stk. 3 der imidlertid ikke eksisterer. Kan Svendborg Kommune oplyse, hvad henvisningen skulle have været gældende til? Kan Svendborg Kommune uddybe 20, stk. 6 yderligere? Beklager fejlen der skulle have stået 14, stk. 1. Indkøbskontoret svarer på 2. sp. 50. Kan Svendborg Kommune oplyse, hvilke regler for udbud dette udbud følger? Indkøbskontoret svarer på sp. 51. Ifølge afsnit 2.3 accepteres alternative tilbud og forbehold ikke. I Bilag 9 bedes man anføre eventuelle forbehold. Umiddelbart forekommer det således, at blot ét nej eller ét forbehold i bilag 9 vil betyde, at tilbudet ikke er konditionsmæssigt. Kan Svendborg Kommune oplyse med hvilken intention Bilag 9 er medtaget? Side 10 af 11
Indkøbskontoret svarer på sp. 52. Det først udsendte udbudsmateriale var ikke brugbart. Et brugbart materiale forelå først den 30.10. Vil Svendborg Kommune på denne baggrund forlænge fristen for afgivelse af tilbud? Tilbudsfristen forlænges til onsdag den 26. november 2008. Venlig hilsen Peter Nansen Indkøbskontoret Grubbemøllevej Side 11 af 11
Bilag: 6.1. Brev til LBR.pdf Udvalg: Erhvervsudvalget Mødedato: 16. april 2009 - Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 45010/09
Bilag: 6.2. Brev_jobcenterSvendborg.pdf Udvalg: Erhvervsudvalget Mødedato: 16. april 2009 - Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 45002/09
Bilag: 6.3. Redegørelse for initiativer til sikring af rettidigheden Udvalg: Erhvervsudvalget Mødedato: 16. april 2009 - Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 56026/09
Redegørelse over initiativer til forbedring af rettighed i Jobcenter Svendborg På foranledning af Beskæftigelsesregion Syddanmarks henvendelse d. 13. februar har Jobcenter Svendborg udarbejdet denne redegørelse. Redegørelsen vil endvidere blive forelagt Erhvervsudvalget i Svendborg og Det Lokale Beskæftigelsesråd for Svendborg, Langeland og Ærø til orientering. Rettidighed i i beskæftigelsesindsatsen dækker over 3 kategorier: Rettighed i jobsamtaler Rettidighed for afholdelse af 1. aktiveringstilbud Rettidighed for afholdelse af gentagne aktiveringstilbud. Den overordnede udmeldte målsætning er for jobsamtaler 90 % for både arbejdsmarkedsparate og ikke arbejdsmarkedsparate kontanthjælpsmodtagere mens den for aktiveringstilbud er 80 % for arbejdsmarkedsparate og 75 % for ikke-arbejdsmarkedsparate. Jobsamtaler til tiden Jobcenter Svendborg er organiseret i teams og beskæftigelsesindsatsen for kontanthjælpsmodtagere varetages i henholdsvis Team 1-3 og Team 4-5, for henholdsvis arbejdsmarkedsparate og ikke arbejdsmarkedsparate. Jobsamtaler til tiden 2007-2008 Gns. For perioden Arbejdsmarkedsparate Ikke-arbejdsmarkedsparate 1. halvår 2007 44,9 46,2 2. halvår 2007 72,3 70,3 1. halvår 2008 80,0 78,1 2. halvår 2008 80,6 78,1 Af ovenstående ses, at rettidigheden i jobsamtaler er løbende forbedret i jobcentrets levetid. Rettidigheden er forbedret i takt med, at medarbejderne har fundet sig tilrette i deres nye roller og i takt med at opgaverne er blevet tydelige for alle. Af de udfordringerne Jobcentret stod overfor 1. januar 2007 blev det ledelsesmæssige fokus på rettidighed overskygget af fokus på organisering, tiltrækning/fastholdelse af medarbejdere, fokus på samarbejdsrelationer i og udenfor jobcentret, fokus på afklaring af sager til fleksjob og pension samt implementering af 2 nye IT-systemer. I forhold til jobsamtaler til tiden understøttes dette fuldt ud af IT-Systemet Workbase, der automatisk opretter en opgave med en lovpligtig frist.
Aktiveringstilbud til tiden Som nedenstående tabel viser er udfordringen i forhold til rettidighed i aktiveringstilbud i sær tydelig i forhold til 1. tilbud for ikke arbejdsmarkedsparate og gentagne tilbud til arbejdsmarkedsparate. Aktiveringstilbud til tiden og overordnede målsætninger 1. tilbud til tiden Gentagne tilbud til tiden Arbejdsmarkedsparate Ikke-arbejdsmarkedsparate Arbejdsmarkedsparate Ikke-arbejdsmarkedsparate Nov/dec tal 85 % 42 % 71 % 74 % Overordnet målsætning 80 % 75 % 80 % 75 % Udfordringerne i forhold til en forbedring af rettidigheden på aktiveringstilbud forstærkes af 2 vigtige elementer; manglende IT-understøttelse og målgruppens sammensætning (primært de ikkearbejdsmarkedsparate) Arbejdsopgaven med rettidighed i forhold til aktiveringstilbud understøttes endnu ikke af IT- Systemet Workbase. Leverandøren Medialogic har på baggrund af forespørgsel oplyst, at der i løbet af 2. halvår 2009 arbejdes med en løsning i samarbejdet med AMS. For ikke-arbejdsmarkedsparate kontanthjælpsmodtagere opleves, at mange har en sygeplan, der gør, at borgeren ikke er klar til at deltage i et tilbud efter LAB-Loven. I juli måned 2008 viste en analyse af målgruppen, at 187 borgere ud af 823 havde en sygeplan jf. LAS 12b. Aktuelt viser et træk i workbase, at ca. 220 ud af 827 borgere er friholdt pga. sygdom. Der er således knap 30 pct. af de ikke-arbejdsmarkedsparate der er fritaget. Denne målgruppe deltager f.eks. i misbrugsbehandling, altså tilbud efter Serviceloven, og borgeren er endnu ikke klar til et beskæftigelsesrettet tilbud. I den kommende matchmodel vil en stor del af disse være kategoriseret i Match C, under afklaring, hvor beskæftigelsesrettede og aktive tilbud ikke er mulige. Initiativer til forbedring af rettidigheden 1. Omprioritering af indsatsen 2. Ændret organisering af jobbutik og visitation 3. Manuel indberetning af rettidighedsfrister 4. Øget ledelsesmæssig fokus 5. Øget fokus på tilbudsviften 6. Opkvalificering af medarbejdere 7. Øget fokus på rettidighed generelt i jobcentret Ad 1. Omprioritering af indsatsen er foretaget I takt med faldende ledighed,et fald i antallet af arbejdmarkedsparate personer og en stigning i antallet af ikke-arbejdsmarkedsparate valgte man i Jobcenter Svendborg at omprioritere indsatsen i
2. halvår af 2008. Team 1-3 afgav dermed 2 medarbejdere, heraf 1 til team 4-5. Opnormeringen af Team 4-5 har været og vil fortsat være en styrkelse af indsatsen for de ikke-arbejdsmarkedsparate. Ad. 2 Ændret organisering af jobbutik og visitation ved at blive iværksat Omprioritering af indsatsen og nednormering med 2 medarbejdere har medført, at der pt. arbejdes med en anden form for organisering af jobbutikken og visitationen. Hidtil har denne del af indsatsen været varetaget af en vagtordning passet af Team 1-3. Der arbejdes med, at butikken bemandes med fast personale, der ikke får ansvaret for en sagsstamme. Jobrådgivere med kontanthjælpssager skal kun undtagelsesvis (ferie, sygdom og spidsbelastninger) deltage i dette arbejde. Tiltaget forventes at skabe mere ro og kontinuitet for medarbejderne og dermed mere overblik og fokus på rettidighed. Ad. 3 Manuel indberetning af frister i workbase anvendes/videreudvikles Indtil der opnås IT-mæssig understøttelse i forhold til rettidighed, beregner jobrådgiverne selv tidspunktet for aktiveringstilbudet manuelt og erindrer sagen via sin kalender. Denne løsning er hverken tidssvarende eller tilfredsstillende. Der arbejdes pt. med manuelt at lægge opgaver ind i Workbase, således at systemet kommer med en advarsel en måned før rettidighedsdatoen. Dette er en tidskrævende opgave, men er pt. det bedste alternativ til en automatisk advisering fra systemet. Ad. 4 Øget ledelsesmæssigt fokus er i gangsat Jobcenter Svendborg har i store dele af 2008 manglet lederressourcer, hvilket har betydet, at flere teamledere har dækket flere områder/teams. Pr. 1. 1. 2009 er ledergruppen fuldtallig og pr. 1.4 er ansat en faglig leder, som yderligere vil styrke det ledelsesmæssige fokus. På baggrund af drøftelser med Beskæftigelsesregionen d. 22. december 2008 har teamlederne for Team 1-3 og Team 4-5 haft fokus på rettidighed i arbejdet med deres medarbejdere. Der vil være fokus på rettidighed på teammøder og i ledelsestilsyn på cpr.nr. niveau, herunder udarbejdelse af planer for at imødegå overskridelser. Ad 5. Øget fokus på tilbudsviften løbende proces Som en konsekvens af den høje andel af friholdte, arbejdes der løbende med at justere tilbudsviften, så der er sammenhæng mellem behov for tilbud og tilbud til rådighed. I den forbindelse er udarbejdet et koncept med løbende opfølgning af de aktuelle tilbud, og sideløbende er nedsat en arbejdsgruppe med teamlederne, der har fokus på den samlede tilbudssammensætning. Ad 6. Opkvalificering af medarbejdere ved at blive iværksat På baggrund af MUS-samtaler, samarbejdsudvalgsdrøftelser og afholdt ledelsestilsyn arbejdes der pt. i Jobcenter Svendborg på et samlet undervisningsforløb for medarbejderne med vægt på lovgivning. Formålet med undervisningsforløbet vil være en generel opkvalificering af medarbejdernes faglighed. Ad 7. Øget fokus på rettidighed generelt i jobcentret Udover teamledernes og de enkelte teams fokus på rettidighed vil Jobcentercheferne have overordnet fokus på rettidighed. Dette fokus vil bl.a. gøre sig gældende på ledermøder, på møder med Samarbejdsudvalg, på husmøder for hele jobcentret og i arbejdet med beskæftigelsesplanen for 2010. Tidsperspektiv i forhold til fuld rettidighed
Det forventes, at de initiativer Jobcenter Svendborg har igangsat vil forbedre rettidigheden allerede fra 1. kvartal af 2009. For samtaler for både arbejdsmarkedsparate og ikke-arbejdsmarkedsparate samt aktiveringstilbud for arbejdsmarkedsparate forventes målsætningerne at være opfyldt fra 2. kvartal. For aktiveringstilbud for ikke-arbejdsmarkedsparate kontanthjælpsmodtagere forventes de indførte tiltag at forbedre rettidigheden. Der vil være ledelsesmæssigt fokus på de borgere, der er friholdte for aktivering. Andelen af borgere, der i den kommende matchmodel ville være kategoriseret i matchgruppe C, vil være afgørende for, hvorvidt målsætningerne for rettidighed i aktiveringstilbud kan opfyldes.
Bilag: 6.4. Svar på redegørelse om kommunal rettidighed Udvalg: Erhvervsudvalget Mødedato: 16. april 2009 - Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 65458/09
Bilag: 7.1. Organisationsdiagram pr. 1. august 2009 Udvalg: Erhvervsudvalget Mødedato: 16. april 2009 - Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 81749/09
Nyt organisationsdiagram Jobcenterchef Birgit Bagge Faglig leder Lars Erik Jensen Stedfortræder / driftschef Erling Melchior Hansen Sekretariat Erling Melchior Hansen Team 1-3 Team Jobkonsulenter Team 4-5 Team Revalidering Team Fleksjob Team Sygedagpenge Team Danskuddannelse Projekterne Peter Karlsen Masoum Moradi Erna Sø Erna Sø Masoum Moradi Susanne Albrectsen Peter Karlsen Lone Kramer Tværgående indsatser
Jobcenter chef øverste ansvarlige leder for jobcentret Stedfortræder/driftschef stedfortræder for jobcenterchefen daglig leder for den virksomhedsrettede indsats og indsatsen overfor de arbejdsmarkedsparate ledige samt daglig leder af sekretariatet Faglig leder faglig leder på tværs af jobcentret Sekretariat et stort fællessekretariat, der understøtter indsatsen på tværs af teams og i forhold til det politiske niveau Team 1-3 (skal have nyt navn) varetager indsatsen overfor de arbejdsmarkedsparate ledige uanset forsørgelsesgrundlaget Team Jobkonsulenter varetager den virksomhedsrettede indsats Team 4-5 (skal have nyt navn) varetager indsatsen for de ikke-arbejdsmarkedsparate kontanthjælpsmodtagere Team Revalidering varetager revalideringsindsatsen, herunder 1 administrativ medarbejder pr. 1/1-2009 Team Fleksjob varetager indsatsen for borgere godkendt til fleksjob, herunder personer på ledighedsydelse. Pr. 1/1-2009 er teamet slået sammen med 4 administrative medarbejdere Team sygedagpenge varetager indsatsen for personer, der modtager sygedagpenge, herunder lægekonsulentfunktion Team Danskuddannelse varetager indsatsen i forbindelse med danskuddannelse til selvforsørgende udlændinge Projekterne varetager den interne aktivering på Danmarksvej og Gården Tværgående indsatsområder jf. etableringsaftale. Eks. ungeindsats og ad hoc
Bilag: 8.1. Scorecard Svendborg.pdf Udvalg: Erhvervsudvalget Mødedato: 16. april 2009 - Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 76125/09
Svendborg/Langeland/Ærø A-dagpenge Vurdering Niveau - aktuelle måling Udvikling Aktuel måling pr. Flere i job Antal fuldtidspersoner på a-dagpenge = Jobcentret har et bedre niveau end gennemsnittet af klyngen ved den aktuelle måling december 2008 Hurtigere i job Gennemsnitlig varighed af forløb i uger (løbende) Fastholdelse i job Andel der er i beskæftigelse 3 måneder efter afsluttet forløb = Jobcentret har et dårligere niveau end gennemsnittet af klyngen ved den aktuelle måling = Udviklingen for jobcentret er god ift. samme periode sidste år, og jobcentret har i den aktuelle måling en bedre udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Udviklingen for jobcentret er dårlig ift. samme periode sidste år, men jobcentret har i den aktuelle måling en bedre udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Udviklingen for jobcentret er dårlig ift. samme periode sidste år, og jobcentret har i den aktuelle måling en dårligere udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Udviklingen for jobcentret er god ift. samme periode sidste år, men jobcentret har i den aktuelle måling en dårligere udvikling end gennemsnittet af klyngen. Baggrundstal Flere i job Svendborg/Langeland/Ærø Klynge Andel fuldtidsmodtagere if. arbejdsstyrken (anvendes til niveau) - aktuelle måling dec.08 2,6 2,8 - samme tidspunkt sidste år dec.07 2,9 2,9 Antal fuldtidsmodtagere (anvendes til udvikling) - aktuelle måling dec.08 965 - samme tidspunkt sidste år dec.07 1.102 - udvikling i pct. -12,4-2,0 Hurtigere i job Gennemsnitlig varighed af forløb i uger - aktuelle måling - samme tidspunkt sidste år - udvikling i pct. * Svendborg/Langeland/Ærø Klynge 1kv08-4kv08 13,4 13,3 4kv07-3kv08 14,0 14,1-4,3-5,6 Fastholdelse i job Andel der er i beskæftigelse 3 måneder efter afsluttet forløb - aktuelle måling - samme tidspunkt sidste år - udvikling i pct. point Svendborg/Langeland/Ærø Klynge 1. kvt 2007 55,8 57,6 1. kvt 2008 69,1 65,7-13,3-8,1 * Udviklingen er beregnet som simpelt gennemsnit for klyngen og kan derfor ikke beregnes som den procentvise forskel mellem aktuel måling og samme tidspunkt sidste år. Resultatmål for jobcentret Mål 1 Mål 2 Mål 3 Udvikling i forhold til resultatmål i beskæftigelsesplan Mål 1 Mål 2 Mål 3 Resultatmål for 2008 Nulpunkt - dec. 07 Resultatmål - dec. 08 Resultatmål - ændring Status - ændring pr. dec.08 Målopfyldelsesgrad
Sygedagpenge Aktuel måling pr. december 2008 Vurdering Flere i job Hurtigere i job Fastholdelse i job Antal fuldtidspersoner på sygedagpenge Gennemsnitlig varighed af forløb i uger (løbende) Andel der er i beskæftigelse 3 måneder efter afsluttet forløb Niveau - aktuelle måling Udvikling = Jobcentret har et bedre niveau end gennemsnittet af klyngen ved den aktuelle måling = Jobcentret har et dårligere niveau end gennemsnittet af klyngen ved den aktuelle måling = Udviklingen for jobcentret er god ift. samme periode sidste år, og jobcentret har i den aktuelle måling en bedre udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Udviklingen for jobcentret er dårlig ift. samme periode sidste år, men jobcentret har i den aktuelle måling en bedre udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Udviklingen for jobcentret er dårlig ift. samme periode sidste år, og jobcentret har i den aktuelle måling en dårligere udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Udviklingen for jobcentret er god ift. samme periode sidste år, men jobcentret har i den aktuelle måling en dårligere udvikling end gennemsnittet af klyngen. Baggrundstal Flere i job Sv.borg/Langel./Ærø Klynge Andel fuldtidsmodtagere if. arbejdsstyrken (anvendes til niveau) - aktuelle måling dec.08 3,1 3,7 - samme tidspunkt sidste år dec.07 4,7 4,3 Antal fuldtidsmodtagere (anvendes til udvikling) - aktuelle måling dec.08 1.152 - samme tidspunkt sidste år dec.07 1.764 - udvikling i pct. -34,7-12,3 Hurtigere i job Gennemsnitlig varighed af forløb i uger - aktuelle måling - samme tidspunkt sidste år - udvikling i pct. * Sv.borg/Langel./Ærø Klynge 1kv08-4kv08 10,4 10,5 4kv07-3kv08 10,9 10,5-4,6-0,1 Fastholdelse i job Andel der er i beskæftigelse 3 måneder efter afsluttet forløb - aktuelle måling - samme tidspunkt sidste år - udvikling i pct. point Sv.borg/Langel./Ærø Klynge 1. kvt 2008 65,8 64,6 1. kvt 2007 64,8 66,0 1,0-1,4 * Udviklingen er beregnet som simpelt gennemsnit for klyngen og kan derfor ikke beregnes som den procentvise forskel mellem aktuel måling og samme tidspunkt sidste år. Resultatmål for jobcentret Mål 1 Mål 2 Mål 3 Udvikling i forhold til resultatmål i beskæftigelsesplan Mål 1 Mål 2 Mål 3 Resultatmål for 2008 Nulpunkt - dec. 07 Resultatmål - dec. 08 Resultatmål - ændring 0 Status - ændring pr. dec.08 Målopfyldelsesgrad
Unge under 30 år Aktuel måling pr. december 2008 Vurdering Antal fuldtidsmodtagere Forsørgelsesgrundlag i alt A-dagpenge Kontanthjælp mv. Niveau - aktuelle måling Udvikling = Jobcentret har et bedre niveau end gennemsnittet af klyngen ved den aktuelle måling = Jobcentret har et dårligere niveau end gennemsnittet af klyngen ved den aktuelle måling = Udviklingen for jobcentret er god ift. samme periode sidste år, og jobcentret har i den aktuelle måling en bedre udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Udviklingen for jobcentret er dårlig ift. samme periode sidste år, men jobcentret har i den aktuelle måling en bedre udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Udviklingen for jobcentret er dårlig ift. samme periode sidste år, og jobcentret har i den aktuelle måling en dårligere udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Udviklingen for jobcentret er god ift. samme periode sidste år, men jobcentret har i den aktuelle måling en dårligere udvikling end gennemsnittet af klyngen. Baggrundstal Forsørgelsesgrundlag i alt Sv.borg/Langel./Ærø Klynge Andel fuldtidsmodtagere if. arbejdsstyrken (anvendes til niveau) - aktuelle måling dec.08 1,64% 1,90% - samme tidspunkt sidste år dec.07 1,50% 1,67% Antal fuldtidsmodtagere (anvendes til udvikling) - aktuelle måling dec.08 615 - samme tidspunkt sidste år dec.07 557 - udvikling i pct. 9,4 14,5 A-dagpenge Sv.borg/Langel./Ærø Klynge Andel fuldtidsmodtagere if. arbejdsstyrken (anvendes til niveau) - aktuelle måling dec.08 0,33% 0,44% - samme tidspunkt sidste år dec.07 0,30% 0,36% Antal fuldtidsmodtagere (anvendes til udvikling) - aktuelle måling dec.08 125 - samme tidspunkt sidste år dec.07 111 - udvikling i pct. 11,2 18,6 Kontanthjælp mv. Sv.borg/Langel./Ærø Klynge Andel fuldtidsmodtagere if. arbejdsstyrken (anvendes til niveau) - aktuelle måling dec.08 1,31% 1,49% - samme tidspunkt sidste år dec.07 1,20% 1,32% Antal fuldtidsmodtagere (anvendes til udvikling) - aktuelle måling dec.08 491 - samme tidspunkt sidste år dec.07 446 - udvikling i pct. 9,2 13,1 Resultatmål for jobcentret Mål 1 Mål 2 Mål 3 Udvikling i forhold til resultatmål i beskæftigelsesplan Mål 1 Mål 2 Mål 3 Resultatmål for 2008 Nulpunkt - dec. 07 Resultatmål - dec. 08 Resultatmål - ændring Status - ændring pr. dec.08 Målopfyldelsesgrad
S Å D A N LÆSES ET SCORECARD Et scorecard for det enkelte jobcenter er udarbejdet med henblik på at give et hurtigt overblik over jobcentrets resultater vedrørende den borgervendte indsats. Når der måles på en specifikt målgruppe, fx sygedagpengemodtagere, ser vi på tre væsentlige resultatindikatorer: Flere i job (antal fuldtidspersoner på ydelsen) Hurtigere i job (gennemsnitlig varighed af forløb i uger) Fastholdelse i job (andel der er i beskæftigelse 3 måneder efter afsluttet forløb) Tallene Tallene vises både for det enkelte jobcenter og for den klynge, som jobcentret hører til. Dermed kan jobcentret sammenligne sig med gennemsnittet af de jobcentre, som har ensartede rammevilkår. Alle de data, der er anvendt i udarbejdelsen af scorecardet, er trukket i www.jobindsats.dk. Symboler På baggrund af symbolerne kan man vurdere jobcentrets resultater, både med hensyn til udvikling (pilen) og niveau (cirklen). Med udvikling menes ændringen inden for en afgrænset periode, og med niveau menes fx antal ydelsesmodtagere if. arbejdsstyrken for den aktuelle måling. = Udviklingen for jobcentret er god ift. samme periode sidste år, og jobcentret har i den aktuelle måling en bedre udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Udviklingen for jobcentret er dårlig ift. samme periode sidste år, men jobcentret har i den aktuelle måling en bedre udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Udviklingen for jobcentret er dårlig ift. samme periode sidste år, og jobcentret har i den aktuelle måling en dårligere udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Udviklingen for jobcentret er god ift. samme periode sidste år, men jobcentret har i den aktuelle måling en dårligere udvikling end gennemsnittet af klyngen. = Jobcentret har et bedre niveau end gennemsnittet af klyngen ved den aktuelle måling = Jobcentret har et dårligere niveau end gennemsnittet af klyngen ved den aktuelle måling
Bilag: 9.1. Velfærdsministeriet - godkendelse af revisionsberetning regnskab 2007 Udvalg: Erhvervsudvalget Mødedato: 16. april 2009 - Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 74596/09
Departementet Holmens Kanal 22 1060 København K Tlf. 3392 9300 Fax. 3393 2518 E-mail vfm@vfm.dk www.vfm.dk Decisionsskrivelse vedrørende revisionsberetning 2007 for Svendborg Kommune Velfærdsministeriet modtog ved e-mail af 11. september 2008 beretning om revision af kommunens sociale regnskaber for 2007 på områder med statsrefusion. 26. marts 2009 J.nr. 2008-6587 Velfærdsministeriet har gennemgået de dele af beretningen, der vedrører ydelser og tilskud på ministeriets område, som er omfattet af bekendtgørelse nr. 1391 af 12. december 2006 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations og Ministeriet for Familie- og Forbrugeranliggenders ressortområder, samt bekendtgørelse nr. 90 af 7. februar 2001 og af bekendtgørelse nr. 352 af 24. april 2006 om regnskab og revision efter lov om byfornyelse og udvikling af byer. Konklusionen på revisionen er, at Svendborg Kommunes forvaltning og udbetaling af disse ydelser og tilskud ikke har givet revisionen anledning til forbehold eller revisionsbemærkninger på Velfærdsministeriets område. Velfærdsministeriet har ikke yderligere bemærkninger til revisionsberetningen. Kopi af dette brev er sendt til Svendborg Kommunes tilsynsmyndighed, Statsforvaltningen Syddanmark samt til Svendborg Kommunes revisor, BDO - Kommunernes Revision. Der bedes fremsendt en elektronisk bekræftelse på modtagelse af dette decisionsbrev. Med venlig hilsen
Palle Dam Leegaard Fuldmægtig 2
Bilag: 10.1. Ministeriet for Flygtning/Indvandre - godkendelse af revisionsberetning regnskab 2007 Udvalg: Erhvervsudvalget Mødedato: 16. april 2009 - Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 77016/09
Kommunalbestyrelsen Svendborg Kommune Dato: 30-03-2009 Kontor: Økonomi- og Analysekontoret J.nr.: 2008/1174-646 Sagsbeh.: MRE Fil-navn: Decisionsskrivelse Integrationsministeriet skal hermed bekræfte modtagelsen af Svendborg Kommunes revisionsberetning for regnskabsåret 2007 på integrationsområdet. I henhold til gældende bekendtgørelse nr. 1246 af 15. december 2008 om statsrefusion og tilskud, samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriet, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations og Ministeriet for Familieog Forbrugeranliggenders ressortområder, 83-84, skal kommunalbestyrelserne hvert år indsende en revisionsberetning til Integrationsministeriet. Integrationsministeriet har noteret sig revisionens konklusioner og bemærket, at der i den stikprøvevise gennemgang er fundet enkeltstående væsentlige fejl. Fejlene kan tilskrives mangelfuld journalføring i et enkelt tilfælde, og for sen opfølgning i relation til introduktionsprogrammet i en personsag. Ydermere kan ministeriet konstatere, at der på det sociale område generelt ikke er tilrettelagt et formaliseret ledelsestilsyn, herunder udarbejdet formelle forretningsgange, som sikrer en hensigtsmæssig og betryggende administration af personsagsområdet. Ministeriet har dog noteret sig, at kommunen har igangsat en række tiltag med henblik på at skærpe ledelsestilsyn på det sociale område, således at lignende fejl ikke opstår fremover, jf. kommunalbestyrelsens redegørelse dateret 9. september 2008. Ministeriet godkender således Svendborg Kommunes revisionsberetning for 2007 på integrationsområdet med forventning om, at kommunen fremover vil være opmærksom på de beskrevne fejltyper og vil yde en styrket indsats for, at lignende fejl undgås. Kopi af dette brev er sendt til Kommunernes Revision, Odense og til Statsforvaltningen Syddanmark. Med venlig hilsen Heino Jespersen Holbergsgade 6 1057 København K T 3392 3380 F 3311 1239 E inm@inm.dk www.nyidanmark.dk
Bilag: 11.1. Arbejdsmarkedsstyrelsen - godkendelse af revisionsberetning 2007 Udvalg: Erhvervsudvalget Mødedato: 16. april 2009 - Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 67749/09
Bilag: 11.2. Redegørelse til Arbejdsmarkedsstyrelsen Udvalg: Erhvervsudvalget Mødedato: 16. april 2009 - Kl. 15:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 75881/09
Jobcenter Svendborg Ramsherred 12, 5700 Svendborg jobcenter@svendborg.dk Tlf.nr.: 62 23 37 50 Fax: 62 23 37 52 Arbejdsmarkedsstyrelsen Holmens Kanal 20 Postboks 2150 1016 København K Svendborg den 31. marts 2009 Redegørelse over aktuel status på opfølgning af Rigsrevisionens besøg maj 2008 I brev af 16. marts 2009 fra Arbejdsmarkedsstyrelsen anmodes Svendborg Kommune om at fremsende en redegørelse for den aktuelle status på kommunens opfølgning på Rigsrevisionens temarevision på sygedagpengeområdet. Rigsrevisionen gennemgik i perioden d. 19.-22. maj 2008 Svendborg Kommunes grundlag for styring og administration af sygedagpengeområdet vedr. 2007. Rigsrevisionen fremsendte 26. juni 2008 deres rapport til Svendborg Kommune med en række anbefalinger i relation til såvel styring, organisation som administrationsgrundlaget. Rigsrevisionens besøg foregik i en periode, hvor der i forvejen var stor fokus på sygedagpengeområdet i Svendborg Kommune som følge af stigende pres på området. Som en konsekvens af den skærpede opmærksomhed udarbejdede Jobcenter Svendborg allerede i november 2007 en handleplan på området. Handleplanen blev forelagt direktion samt det politiske udvalg i foråret 2008. Forud for, og ligeledes uafhængigt af, rigsrevisionens besøg havde Jobcenter Svendborg indgået aftale med BDO Kommunernes revision om en ekstra opfølgning på området i august 2008. På baggrund af Rigsrevisionens rapport udarbejdede Jobcenter Svendborg en status på den aktuelle handleplan suppleret med en specifik handleplan på baggrund af Rigsrevisionens handleplan. Denne redegørelse blev d. 3. juli fremsendt til kommunens Erhvervsudvalg samt til Det Lokale Beskæftigelsesråd for Svendborg, Langeland og Ærø Kommune. Redegørelsen blev endvidere drøftet på møder i udvalget og LBR i august. I august 2008 foretog BDO Kommunernes Revision den aftalte, ekstraordinære sagsgennemgang, hvor det konstateredes, at opfølgningen i sagerne levede op til de gældende lovbestemmelser. Som redegørelse for den aktuelle status vedlægges en opdateret udgave af den specifikke handleplan, der blev udarbejdet på baggrund af rigsrevisionens anbefalinger. Venlig hilsen Birgit Bagge Jobcenterchef Acadre sagsnr. 07/50325
Jobcenter Svendborg Ramsherred 12, 5700 Svendborg jobcenter@svendborg.dk Tlf.nr.: 62 23 37 50 Fax: 62 23 37 52 Status på Rigsrevisionens anbefalinger april 2009 Rigsrevisionens anbefaler : Jobcenterets bemærkninger - at der etableres procedurer, der sikrer et gensidigt ejerskab til indgåede aftaler mellem fagudvalg og afdelingschefer, og at aftalerne kobles til budgettet, så der opnås sammenhæng mellem økonomi, mål og ressourcer. - at der indarbejdes sammenhængende mål i forhold til indsats og effekt og at de kobles til budgettet - at sammenhængen mellem de politisk opstillede mål og resultatkrav styrkes - at målene i budgettet bliver mere operationelle og styrbare Svendborg Kommune benytter et fælleskoncept for strategisk aftalestyring. Det er centralt fra besluttet, at de målsætninger, der indgår i aftalen, udgør målene i budget 2009. Rigsrevisionen fandt ikke resultatkravene tilstrækkelig ambitiøse. I aftalen er lagt vægt på måltal for de langvarige sager over 26 uger. Målene er valgt ud fra Beskæftigelsesministerens mål. Rigsrevisionens anbefalinger om kobling af økonomi, mål og ressourcer kan ikke umiddelbart rummes inden for kommunens aftalekoncept, hvilket dog ikke betyder, at der ikke er fokus på sammenhængen mellem økonomi, mål og ressourcer. - at flerårig budgettering overvejes. Budgettering af udgifter til overførselsindkomster, herunder budgettering i budgettets overslagsår, sker i samarbejde mellem fagafdelinger og Økonomiafdeling. På de områder indenfor overførselsindkomsterne, hvor udgiftsudviklingen, med en vis sikkerhed kan prognosticeres og styres, afspejles dette i flerårsbudgettet, bl.a. på førtidspensionsområdet og sygedagpengeområdet, hvor der er sat mål for udgiftsudviklingen - at der etableres faste procedurer for ændret sagsfordeling i tilfælde af længerevarende sygdom og ferier Der er udarbejdet procedurer til sagsfordeling. - at fokus på en tidlig indsats styrkes Jobcenteret havde med virkning fra 1/5-2008 etableret en visitationsgruppe, der på et ugentligt visitationsmøde drøftede alle sager, og herefter foretog telefonisk opfølgning. Rigsrevisionen fandt organisationsændringen hensigtsmæssig, men understregede at telefonisk kontakt ikke kan erstatte personligt fremmøde ved kategori 2 sager. Jobcenteret har ændret procedurerne, så kontakten sker ved personligt fremmøde. Rigsrevisionen påpegede, at det kunne overvejes om både lægekonsulent og faglig konsulent skal inddrages i visitationen. Jobcenteret har siden Rigsrevisionens besøg ændret procedure således, at teamet selv afholder visitationsmøde, og efter behov indhenter faglig sparring ved faglig leder eller lægekonsulent. Rigsrevisionens bemærkninger giver i øvrigt ikke anledning til en ændret organisering/prioritering i jobcenteret, da den nuværende organisering er i overensstemmelse med Beskæftigelsesregionens anbefalinger om at have fokus på både tidlig indsats og de langvarige sager. - at der sikres overblik over kategoriseringen af sygedagpengesagerne Rigsrevisionens bemærkning om kategorisering beror på en misforståelse. Jobcenter Svendborg anvender kategorisering i IT-systemet Workbase, der er jobrådgivernes primære arbejdsredskab. Revisionen hentede oplysninger fra Jobindsats.dk. Der er en it- Acadre sagsnr. 07/50325
Jobcenter Svendborg Ramsherred 12, 5700 Svendborg jobcenter@svendborg.dk Tlf.nr.: 62 23 37 50 Fax: 62 23 37 52 - at jobcenteret generelt står overfor en række udfordringer, hvad angår sagsbehandlingen på sygedagpengeområdet, herunder rettidighed og varighed af sagerne Administrationsgrundlag - at der nedskrives generelle arbejdsgangsbeskrivelser for sygedagpengesagsforløb - at der indføres ledelsestilsyn på områder med statsrefusion. - at der indføres systematisk tilsyn med sager hos anden aktør - at der indføres procedurer, der sikrer at der løbende kan foretages refusionsmæssige afregninger ved manglende rettidighed. Rigsrevision foreslår, at sagsbehandlerne månedligt laver opgørelser med sager, hvor rettidigheden ikke er overholdt, og overgiver listerne til Økonomikontoret. - at der afdækkes om der i 2007 er hjemtaget for meget refusion mhp. berigtigelse Gennemgang af 12 personsager - at sagsbehandlingen ensartes og at dokumentation forbedres - at der iværksættes relevante aktiviteter tidligere i sagsforløbene snitflade mellem de to systemer som gør at kategoriseringen ikke kan ses i Jobindsats.dk Jobcentret kategoriserer alle sager og har overblik over fordelingen i mellem de tre kategorier. Rigsrevisionen fandt, at de initiativer, der allerede er iværksat er relevante. Jobcenteret har pr. 1/4 2009 ansat en faglig leder. Der arbejdes med et fælles uddannelses- og kompetenceudviklingskoncept på tværs af jobcentret, som netop er blevet godkendt i samarbejdsudvalget. Der er iværksat initiativer for at få beskrevet de eksisterende arbejdsgange. Opgaven er en kontinuerlig proces. Generel beskrivelse og vedligehold af arbejdsgangsbeskrivelser vil være forankret hos Jobcentrets faglige leder. BDO KR gennemførte i september/oktober 2008 ledelsestilsyn på alle områder i Jobcentret. Der er planlagt halvårligt ledelsestilsyn fremadrettet. Ledelsestilsynet efteråret 2008 omfattede også anden aktør. Pt. er punktet uaktuelt, da Jobcenter Svendborg ikke benytter anden aktør på området. Såfremt, der i fremtiden benyttes anden aktør vil Rigsrevisionens anbefalinger blive fulgt. Af ressourcemæssige årsager har Jobcenter Svendborg afventet en IT-mæssig understøttelse af rettidighedsproblematikken. Jobcentrets IT-system Workbase fra Medialogic har i foråret 2009 givet mulighed for at understøtte opgørelser af manglende rettidighed. Det er muligt at trække oplysninger fra november 2008. Udtræk fra IT-systemet vil danne baggrund for berigtigelse af for meget modtaget refusion. For meget hjemtaget refusion i forbindelse med de gennemgåede sager bliver efter aftale med BDO KR berigtiget ved regnskab for 2009. Der arbejdes løbende med at optimere fagligheden i teamet, gennem arbejdsgangsbeskrivelser, faglig opkvalificering af medarbejderne og opbakning fra den faglige leder. Der er fokus på, at relevante aktiviteter løbende iværksættes. Aktuelt deltager Jobcenter Svendborg i Arbejdsmarkedsstyrelsens projekt Hurtigere tilbage. Acadre sagsnr. 07/50325