Orienteringsmøde - flytteaftalen Ved Rikke Skovgård Hansen, Marianne Røder Lauridsen(Moderniseringsstyrelsen) og Philip Mora-Jensen, Inno:vasion
DAGSORDEN Velkomst om dagens møde Genudbud af flytteaftalen Tidsfrister Elektronisk tilbudsafgivelse v. Philip Mora-Jensen, Inno:vasion Udfyldelse af ESPD en Det fælles europæiske udbudsdokument De konkrete krav til tilbudsgivere Udbudsmaterialet Dagens vigtige pointer Tak for i dag 2
VELKOMST OM DAGENS MØDE Gennemgang af en række forhold vedrørende udbuddet og væsentlige punkter i udbudsmaterialet. Præsentationen bliver lagt op på udbudssiden i ETHICS efter mødet. Udbudsmaterialet har altid forrang for præsentationen. Hvis tilbudsgiver opfatter elementer i udbudsmaterialet som uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål og evt. ændringsforslag, inden tilbuddet afgives. Tilbudsgivernes spørgsmål og Moderniseringsstyrelsens svar indgår i udbudsmaterialet som Bilag 11 Spørgsmål/Svar. Spørgsmål skal stilles via udbudshjemmesiden i ETHICS. 3
GENUDBUD AF FLYTTEAFTALEN Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud Aftale med i alt 16 leverandører fordelt på 5 delaftaler. Statslige institutioner bliver ved Rammeaftalens ikrafttræden forpligtet til at anvende Rammeaftalen i forbindelse med indkøb af flytteydelser, jf. cirkulære om indkøb i staten. Bemærk undtagelser fra forpligtelsen. Selvejende institutioner, Danmarks Nationalbank, Folketinget, Dansk Institut for Internationale studier, Institut for Menneskerettigheder samt Færøernes Hjemmestyre (for lokationer i Danmark) er oprindelige parter i Rammeaftalen og kan gøre brug af aftalen. Aftalen er gældende i 2 år fra ikrafttrædelse den 1. januar 2017. Moderniseringsstyrelsen har herudover mulighed for at forlænge aftalen 2 gange af ét år. 4
TIDSFRISTER Dato, Klokkeslæt Aktivitet 26. September 2016 kl. Orienteringsmøde 12:00 3. oktober 2016, kl. 12:00 Spørgsmål-svar frist. Spørgsmål, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato kl. 12:00, vil også blive besvaret, i det omfang svaret kan afgives seks dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret jf. dog Udbudslovens 93, stk. 4, nr. 1. 13. oktober 2016, kl. 12:00 Sidste frist for modtagelse af tilbud. Oktober 2016 Indhentelse af dokumentation for oplysninger anført i ESPD et. Oktober 2016 Forventet tildeling af Rammeaftalen. Primo november2016 Forventet Rammeaftaleindgåelse. Rammeaftalen vil tidligst blive underskrevet efter udløbet af en standstill-periode på 10 dage regnet fra dagen efter den dag, hvor Moderniseringsstyrelsen har afsendt underretning (pr. e-mail) om tildeling af Rammeaftalen. 1. januar 2017 Forventet Rammeaftalestart. 5
ELEKTRONISK TILBUDSAFGIVELSE V. PHILIP MORA-JENSEN, INNO:VASION 6
Udfyldelse af ESPD et Udbud af Flytteaftalen
ESPD-SYSTEMETS FORMÅL OG FUNKTION ESPD European Single Procurement Document Kommissionens formål med ESPD: At begrænse de administrative byrder - Midlet: kun vinderen skal dokumentere - Undt.: Adgang til dokumentation på ethvert tidspunkt, når det er nødvendigt ( 151, stk. 2) 8
UDFYLDELSE AF ESPD ET - I Udbudsmaterialet og ESPD er tilgængeligt på Ethics: https://www.ethics.dk/asp5/tender/oes_3003_20160909.nsf/stddocspub?op enview&count=-1&expandview&menu=menulibrary (angivet i udbudsbekendtgørelsens Del I, pkt. 1.3) Gem filen med ESPD et på din PC - fx på skrivebordet Åbn den gemte ESPD-fil via nedenstående link til Kommissionens hjemmeside: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome 9
UDFYLDELSE AF ESPD ET - II - Vælg dansk som sprog. - Marker jeg er en økonomisk aktør. - Marker importere ESPD. - Upload det ESPD-dokument, du har gemt på din pc. - Vælg Danmark som land. - Udfyld ESPD et med de oplysninger som er angivet i udbudsbekendtgørelsen/udbudsbetingelserne. - Husk delaftaler - Bemærk, at ansøger skal aflevere flere ESPD er, hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder (fx konsortier) eller baserer sig på andre økonomiske enheders kapacitet. 10
VIGTIGT! DELAFTALER I ESPD ET HUSK at udfylde hvilke delaftaler I byder på i ESPD et!! 11
REPARATIONSREGLEN Kan fejl og mangler i et ESPD rettes? - Udbudslovens 159, stk. 5 giver mulighed for at : - Supplere, - Præcisere og - Fuldstændiggøre ansøgninger eller tilbud - Under overholdelse af principperne i Udbudslovens 2 12
DOKUMENTATIONSINDHENTELSE I Verificering af oplysninger i ESPD et - Kun den vindende tilbudsgiver der skal verificere - Moderniseringsstyrelsen skal se dokumentation for følgende: - At tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundende, jf. udbudsbetingelsernes punkt 7.1 + udbudsbekendtgørelsen. - At mindstekrav til soliditetsgrad og krav til årlig bruttofortjeneste er opfyldt, jf. udbudsbetingelsernes punkt 7.2 + udbudsbekendtgørelsen. 13
DOKUMENTATIONSINDHENTELSE II - For danske tilbudsgivere kan som dokumentation levere en serviceattest som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. udbudsbetingelsernes punkt 8.5. - For tilbudsgivere, der er hjemhørende i udlandet og/eller har udenlandske statsborgere i sine ledelsesorganser, kan dokumentationen for så vidt angår de strafbare forhold udgøres af uddrag af strafferegisteret i det land hvor tilbudsgiver er hjemhørende, jf. udbudsbetingelsernes punkt 8.5. - Som dokumentation for mindstekravene til soliditetsgrad og bruttofortjeneste er opfyldt skal tilbudsgiverne fremlægge en erklæring. - Dokumentationen skal fremlægges indenfor en af ordregiver fastsat frist (dog ikke under to en halv uge) 14
KONKURRENCE- OG FORBRUGERSTYRELSEN Søg hjælp i vejledning fra KFST: Ny vejledning af september 2016 http://www.kfst.dk/~/link.aspx?_id=51fe2ada9aea4ce28f6181439260800 8&_z=z Vejledning fra marts 2016 http://www.kfst.dk/~/media/kfst/offentlig%20konkurrence/vejledning%20 om%20eespd/vejledning%20eespd.pdf 15
Konkrete krav til tilbudsgivere og udbudsmaterialet Flytteaftalen
KRAV TIL ØKONOMISK OG FINANSIEL KAPACITET Tilbudsgiver skal i ESPD et bl.a. angive oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet samt hvilke delaftaler, der afgives tilbud til. 1) Tilbudsgiver skal i ESPD et angive oplysninger om soliditetsgrad, samlede egenkapital og samlede aktiver i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår leverandøren blev etableret eller startede sin virksomhed. Mindstekrav: Soliditetsgrad på minimum 8 pct. 2) Tilbudsgiver skal i ESPD et angive oplysninger om samlede bruttofortjeneste i det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed. Mindstekrav: Minimum 2 mio. DKK. pr. delaftale. Afgiver en virksomhed tilbud til flere delaftaler, kræves en bruttofortjeneste, der minimum svarer til den samlede sum af de krævede bruttofortjenester for de pågældende delaftaler, der afgives tilbud til. 17
KRAV TIL ØKONOMISK OG FINANSIEL KAPACITET Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) angives oplysningerne om egenkapital, aktiver og bruttofortjeneste for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Såfremt en tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD et. Tilbudsgiver skal endvidere fremlægge støtteerklæringer eller anden dokumentation, der godtgør, at ansøgeren faktisk råder over denne formåen. Den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Se skabelon for støtteerklæringer på udbudshjemmesiden. Tilbudsgiver og den juridiske enhed, som tilbudgiveren baserer sin økonomiske og finansielle formåen på hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. 18
UDBUDSMATERIALET Udbudsbetingelser + bilag til udbudsbetingelser Rammeaftale Bilag 0: Definitioner Bilag 1A: Generelle krav Bilag 1B: Kravspecifikation Bilag 3: Liste over Kunden med underbilag Bilag 4: Priser med underbilag (4A) Bilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Bilag 10: Ydelser ved ophør Bilag 11: Spørgsmål og svar Bilag 12: Fakturering Bilag 13: Procedure for Bestilling + underbilag Bilag 15: Underleverandører 19
UDBUDSBETINGELSER Undgå fejl i forbindelse med tilbudsafgivelsen: HUSK! Ingen forbehold for mindstekrav (MK)! Tilbudsgivers tilbud skal alene indeholde et udfyldt prisskema udarbejdet i overensstemmelse med bilag 4A pr. delaftale et behørigt udfyldt ESPD samt et følgebrev. Evt. en støtteerklæring Bilagsmateriale eller andet materiale vedhæftet tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsvurderingen. 20
UDBUDSBETINGELSER II Terminologi anvendt: Udelukkende mindstekrav (MK). Mindstekrav skal opfyldes. Mindstekrav (MK) kan ikke fraviges. Mindstekrav (MK) skal ikke besvares i prisbilaget (Bilag 4A). Tildelingskriterium Pris 21
RAMMEAFTALEN Har forrang for andre bilag ved fortolkningstvivl. Indeholder definitioner, der går på tværs af alle bilag Beskriver en række forhold overordnet, der uddybes i de relevante bilag Nogle forhold beskrives udelukkende i rammeaftalen, eksempelvis ophævelse. Bemærk: Hvis Leverandøren er en sammenslutning af virksomheder, skal Rammeaftalen underskrives af samtlige deltagere i sammenslutningen. Bemærk: Hvis leverandøren har baseret sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal Rammeaftalen tillige underskrives af disse andre enheder. 22
BILAG 1B - KRAVSPECIFIKATION Mindstekrav skal opfyldes og overholdes i hele Rammeaftalens løbetid Tilbudsgiveren er dog, hvor ingen begrænsning er nævnt, berettiget til at overopfylde de angivne mindstekrav (MK), herunder ved at tilbyde bedre kvalitet mv. end de angivne mindstekrav (MK). Mindstekravene er opdelt i tre kategorier: Fælles mindstekrav til alle tilbudte ydelser (MK) Specifikke mindstekrav til alle tilbudte ydelser MK) Miljøkrav til alle tilbudte ydelser (MK) 23
BILAG 4 - PRISER Der købes direkte på Rammeaftalen ved køb under 50.000 kr. Her betaler Kunden den pris, der er fastlagt i Bilag 4A. For køb over 50.000 kr. købes ind via miniudbud. Her fastlægges prisen for de af miniudbuddet omfattede Flytteydelser ved Leverandørens afgivelse af fornyet tilbud. I Leverandørens priser indgår alle omkostninger med mindre leverandøren er berettiget til kørselsgodtgørelse. Rammeaftalens priser reguleres én gang årligt i hele Rammeaftalens løbetid med virkning fra 15. august i det pågældende år, første gang dog 15. august 2018. Priserne reguleres på baggrund af udviklingen i Danmarks Statistiks sæsonkorrigerede lønindeks for virksomheder og organisationer - statistiknavn ILON12 - for Rejsebureauer, rengøring og anden operationel service. 24
BILAG 4A Læs vejledningen grundigt igennem Konsolidér relevant bilag (oftest bilag 1B) Vær opmærksom på, at der løbende lægges ny version op på udbudssiden, såfremt spørgsmål- svar giver anledning til præciseringer i bilaget. Alle efterspurgte ydelser skal prissættes Prisbilaget er opdelt flytteydelser og flytterelaterede ydelser. Vær opmærksom opdelingen på forskellige tidsrum samt intern og ekstern flytning. Alle priser angives i danske kroner (DKK), eksklusiv moms, men inklusiv alle øvrige afgifter og told, jf. Rammeaftalen Såfremt en ydelse er gratis, bedes anført et 0 i cellen. Er en celle ikke udfyldt, betragtes ydelsen dog som værende gratis. Bemærk, at vægtene alene har et evalueringsteknisk formål og således ikke er et udtryk for størrelsen af det faktiske eller forventede forbrug i staten. Tilbudsgivers samlede tilbud fremgår, når alle ydelser er prissat. 25
BILAG 13: PROCEDURE FOR BESTILLING + UNDERBILAG Køb sker enten ved køb direkte på Rammeaftalen, eller ved gennemførelse af et miniudbud. Bestilling af Flytteydelser og afgivelse af Ordre omfattet af Rammeaftalen skal ske hos én af de Leverandører, der er indgået Rammeaftale med i den delaftale, hvor Kundens fraflytningslokation er beliggende. Kunden anvender Bilag 13A Kundens bestillingsseddel - til at opgøre den konkrete flytteopgave. Kunden angiver de Flytteydelser, der skal udføres (FS1-4, FY1-3, FY5-9) samt tidsrummet for den samlede opgaves udførelse. Såfremt Kunden har mere specifikke krav til tidsrummet for opgavens udførelse angiver Kunden disse i Bilag 13B Generelle forhold, punkt 2.2. 26
BILAG 13: PROCEDURE FOR BESTILLING + UNDERBILAG Køb direkte Såfremt Kundens samlede Bestilling af Flytteydelser, som er prissat i Bilag 4A, ikke overstiger 50.000 DKK hos den Leverandør, der har den laveste pris for denne konkrete kombination af Flytteydelser på Rammeaftalen jf. Bilag 13A, sker købet hos den Leverandør, hvor prisen på den samlede ordre er lavest, jf. Bilag 13A. Køb direkte på Rammeaftalen baseres alene på de vilkår, der er fastlagt i Rammeaftalen. Kundens Bestilling af Flytteydelser uden afholdelse af miniudbud sker pr. telefon eller pr. e-mail til den Leverandør der i henhold til Kundens Bestilling i Bilag 13A har den laveste pris. 27
BILAG 13: PROCEDURE FOR BESTILLING + UNDERBILAG Minudbud: For at sikre en fortsat konkurrenceudsættelse er Kunden forpligtet til at indhente tilbud på opgaven ved at iværksætte en fornyet konkurrence (miniudbud) blandt Leverandørerne på den relevante delaftale, såfremt Kundens samlede køb af Flytteydelser overstiger DKK 50.000. Kunden skal indgå aftale om en konkret Ordre med den Leverandører, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på tildelingskriteriet Pris, jf. Bilag 13C, punkt 2.12. Kundens Ordre udarbejdes af Kunden ved, at Kunden i Bilag 13A angiver de Flytteydelser, der ønskes konkurrenceudsat i miniudbuddet samt generelle forhold vedrørende flytteopgaven. Hvis Kunden ønsker ekstra forsikringsdækning udfyldes dette ligeledes i Bilag 13A. 28
DAGENS VIGTIGE POINTER Kom i gang med tilbuddet i god tid! Læs vejledningsteksterne og gør, som der står. Lad flere personer læse materiale og tilbud igennem. Følg med i ETHICS omkring spørgsmål og svar. Tilbudsgivers tilbud skal alene indeholde et udfyldt prisskema udarbejdet i overensstemmelse med bilag 4A pr. delaftale, et behørigt udfyldt ESPD samt et følgebrev. Kontrollér, at alle de krævede dokumenter og oplysninger er med i tilbuddet, og at alle nødvendige felter er udfyldt. Kontrollér, at der ikke kan opstå tvivl om opfyldelsen af Mindstekrav (MK). Indsend tilbuddet i god tid, husk tilbudsfristen 13. oktober 2016 kl. 12.00. 29
30 Tak for i dag!