Mål- og resultatplan for Forsvarsministeriets Personalestyrelse 2017
Indhold 1. Indledning...2 2. Strategisk målbillede...2 2.1 Strategiske pejlemærker...3 3. Mål for 2017...4 3.1 Mål for kerneopgaver...5 4. Opfølgning...8 5. Påtegning...9 1
1. Indledning Denne mål- og resultatplan er indgået mellem Forsvarsministeriets Personalestyrelse og Forsvarsministeriet. Mål- og resultatplanen træder i kraft den 1. januar 2017 og gælder ét år frem. Forsvarsministeriets Personalestyrelse varetager opgaver inden for personaleområdet i koncernen, herunder ansvar for HR-driften, og bidrager samtidig til udmøntningen af Forsvarsministeriets HRstrategi. Forsvarsministeriets Personalestyrelse understøtter koncernen med bemanding, rekruttering, rådgivning om HR-forhold, administrativ støtte på pensions- og syge-/barselsområdet og med viden, værktøjer og forvaltningsbestemmelser i forbindelse med den konkrete udmøntning af de 5 delstrategier i Forsvarsministeriets HR-strategi. Derudover har Forsvarsministeriets Personalestyrelse et fagligt ansvar for at udvikle og udmønte øvrige HR-strategiske tiltag. Forsvarsministeriets Personalestyrelse udfører endvidere opgaver på arbejdsskade- og erstatningsområdet, på arbejdsmiljøområdet samt på overenskomstområdet, hvor styrelsen forhandler og vejleder om overenskomster for ministerområdet. Forsvarsministeriets Personalestyrelse udmønter gennem Veterancentret den danske veteranpolitik for hele ministerområdet og det omgivende samfund, herunder yder Veterancentret støtte til soldater, veteraner og deres pårørende før, under og efter udsendelse. 2. Strategisk målbillede Forsvarsministeriets Personalestyrelse arbejder inden for Forsvarsministeriets koncernfælles mission og vision: Mission: Sammen arbejder vi for Danmarks sikkerhed, interesser og borgernes tryghed. Vision: - Vi driver og udvikler opgaveløsningen, så vi får mest mulig effekt ud af de ressourcer, vi sammen råder over. - Vi er en professionel og bredt anerkendt samarbejdspartner. - Vi skaber fælles handlekraft gennem loyalt og tillidsfuldt samarbejde. Forsvarsministeriets Personalestyrelse arbejder sammen med den øvrige del af Forsvarsministeriets koncern for Danmarks sikkerhed, interesser og borgernes tryghed. Det er Forsvarsministeriets Personalestyrelses overordnede strategi, i samarbejde med departementet og øvrige styrelser, at sikre, at koncernen har de medarbejdere, der skal til for, at ministerområdet kan løse sine pålagte opgaver. Det er Forsvarsministeriets Personalestyrelses ambition at levere statens bedste og mest effektive HR-service ved fornyelse og nytænkning i løsningen af kerneopgaverne. For at realisere strategien har styrelsen med afsæt i kerneopgaverne identificeret fire strategiske indsatsområder, som er 2
Forsvarsministeriets Personalestyrelses pejlemærker i de kommende år: 2.1 Strategiske pejlemærker 1. Forsvarsministeriet Personalestyrelse rekrutterer og ansætter medarbejdere, så ministerområdet kan arbejde for Danmarks sikkerhed, interesser og borgernes tryghed. Forsvarsministeriets Personalestyrelse skal til enhver tid kunne rekruttere det fastsatte antal værnepligtige samt rekruttere og ansætte kvalificerede og kompetente elever, medarbejdere, ledere og chefer, også ved højkonjunktur, hvor konkurrencen om de dygtige medarbejdere intensiveres. Forsvarsministeriets Personalestyrelse vil have fokus på, at ansøgere oplever en positiv og professionel rekrutterings- og ansættelsesproces. Forsvarsministeriets Personalestyrelse skal opnå en høj grad af tilfredshed med rekrutterings- og ansættelsesprocessen hos styrelserne, bl.a. ved et loyalt og tillidsfuldt samarbejde. 2. Forsvarsministeriets Personalestyrelse skaber sammenhæng mellem HRstrategier og opgaveløsningen på ministerområdet. I samarbejde med øvrige styrelser og departementet vil Forsvarsministeriets Personalestyrelse være den drivende kraft for, at implementeringen af HR-strategiske tiltag har sammenhæng til den overordnede opgaveløsning, både nationalt og internationalt. Forsvarsministeriets Personalestyrelse skal levere nøgletal, analyser og prognoser, som understøtter en styrkelse af den strategiske ledelse og styring af HR-området. HR-indsatsen skal bidrage til, at ministerområdet får mest mulig effekt ud af de samlede ressourcer. Ved udmøntningen af HR-strategiske tiltag skal Forsvarsministeriets Personalestyrelse have fokus på klar kommunikation til målgrupperne, herunder om baggrund, formål og opfølgning. 3. Forsvarsministeriets Personalestyrelse rådgiver cheferne for, at vi sammen kan finde de bedste HR-løsninger. Forsvarsministeriets Personalestyrelse skal lette hverdagen for chefer og medarbejdere ved at understøtte og udvikle HR-systemunderstøttelsen, processer og nye digitale løsninger. HR-rådgivningen skal videreudvikle rådgivningskonceptet og sikre, at cheferne får de informationer, værktøjer og sparring, som sætter dem i stand til at varetage deres del af ansvaret for HR-området og dermed bidrager til en optimal opgaveløsning. Forsvarsministeriets Personalestyrelses rådgivning skal være professionel og serviceorienteret ved at tage afsæt i den lokale kontekst og koble den til de koncernfælles perspektiver. 4. Veterancentret yder en systematisk indsats for at hjælpe veteraner og pårørende. Veterancentret skal systematisk og forskningsbaseret styrke soldater og de operative enheders evne til at håndtere belastninger som følge af indsættelsen i internationale operationer. Dette skal 3
ske i samarbejde med de opstillende enheder og effektueres ved aktiviteter, som er målrettet de enkelte operationer før, under og efter udsendelse. Veterancentret skal levere forskningsresultater, som både nationalt og internationalt bidrager til forebyggelse af belastninger, såsom posttraumatisk stresssyndrom (PTSD), samt støtte og behandling til soldaterne og deres pårørende i forhold til følger af de internationale operationer. Veterancentret skal koordinere og samle veteranindsatsen i samarbejde med øvrige nationer, myndigheder, frivillige organisationer m.fl. for at øge effekten af den danske veteranindsats samt for at fremme oplevelsen af anerkendelse blandt soldaterne og deres pårørende i forhold til deres indsats i internationale operationer. 3. Mål for 2017 Det strategiske målbillede er udgangspunktet for formuleringen af de konkrete mål. Sammenhængen fremgår af nedenstående figur. Strategisk pejlemærke 1: Rekruttering Mål A: Rekruttering til uddannelser Mål B: Rekruttering til stillinger Mål C: Værnepligt Strategisk pejlemærke 2: HR-sammenhæng Mål D: HR-partner virke Mål E: Overenskomster Strategisk pejlemærke 3: HR-rådgivning Mål F: Ansættelsesretlige sager Mål G: Arbejdsmiljø og sygefravær Mål H: Rådgivning, Service Strategisk pejlemærke 4: Veteraner Mål I: Rådgivning og rehabilitering Mål J: Viden om praksis Målene for 2017 er strategisk prioriterede. Der er under hvert enkelt mål anført en kort forklaring for prioritering af det pågældende mål. 4
3.1. Beskrivelse af de konkrete mål Mål A: Rekruttering til uddannelser Det er målet, at Forsvarsministeriets Personalestyrelse i tæt samarbejde med koncernens øvrige styrelser, myndigheder og skoler skal forestå rekrutteringen til koncernens interne uddannelser. Forsvarsministeriets Personalestyrelse skal kunne generere et tilstrækkeligt antal kvalificerede ansøgere til koncernens grundlæggende uddannelser samt afprøve og udvælge de bedst egnede ansøgere. I forbindelse hermed udbredes det generelle kendskab til koncernen som uddannelsesudbyder og som arbejdsplads. Samtidig udfører Forsvarsministeriets Personalestyrelse gennem afprøvning og udvælgelse en forebyggende indsats mod psykiske skader ved at afklare ansøgeres psykiske robusthed til deltagelse i internationale missioner, der således understøtter Veteranpolitikken. For at nå målet koordinerer og gennemfører Forsvarsministeriets Personalestyrelse markedsføring og anden eksponering af Forsvarets interne uddannelser overfor relevante målgrupper i og udenfor Forsvaret, for derigennem at tilvejebringe kvalificerede ansøgere til de enkelte uddannelser. Målet er nået, når Forsvarsministeriets Personalestyrelse kan opfylde rekrutteringsmålet til de interne uddannelser i koncernen (defineret som det samlede antal af kandidater til de udbudte uddannelser), som aftalt med aftagerne af kandidater til de enkelte uddannelser. Mål B: Rekruttering til stillinger Det er målet, at Forsvarsministeriets Personalestyrelse efter anmodning faciliterer bemanding af alle stillinger på ministerområdet. For at nå målet rådgiver og assisterer Forsvarsministeriets Personalestyrelse myndighederne med at finde kvalificerede medarbejdere inden for den rette tid. Udgangspunktet for HR-strategien og derved bemandingssystemet er, at stillinger kan besættes via opslag/ansøgning, beordring og ved brug af lokale tjenesteplaner. Stillinger besættes på baggrund af en anmodning fra myndighederne. Bemandingsopgaven løses i samarbejde mellem den ansættende chef og Forsvarsministeriets Personalestyrelse. Det overordnede ansvar for bemandingen af myndigheden påhviler den enkelte chef. Målet er nået, når Forsvarsministeriets Personalestyrelse kan gennemføre en rekrutteringsproces for chefer inden for 80 dage og 60 dage for øvrige medarbejdere samt når der måles en tilfredshed på minimum 3 i de efterfølgende tilfredshedsundersøgelser ved hhv. rekvirerende chef og ansøgerne. Opgørelsen af første delmål startes ved chefens oprettelse af søgeordre i E- rekruttering og afsluttes ved befaling i Befalings- og Administrationssystemet (BAS) efter chefens valg af kandidat. I opgørelsen indgår ligeledes den tid, som medgår til lønforhandling med kandidaten samt aftale om mødetidspunkt med de berørte chefer. Det skal bemærkes, at Forsvarsministeriets Personalestyrelse alene anvender 25-30 pct. af tiden i den samlede rekrutteringsproces. De øvrige 70-75 pct. hidrører fra myndighedernes interne håndtering af processen, opslagets liggetid på Job-i-Forsvaret samt kandidats svarfrister. 5
Mål C: Værnepligt Det er målet, at Forsvarsministeriets Personalestyrelse understøtter den politiske beslutning om værnepligt i Danmark. For at nå målet tilsikrer Forsvarsministeriets Personalestyrelse, at der indkaldes værnepligtige til gennemførelse af værnepligtsuddannelse i Forsvarsministeriets koncern jf. Aftale på forsvarsområdet 2013-2017. Forsvarsministeriets Personalestyrelse tilsikrer herved, at Grundlovens 81 udmøntes, herunder forvaltning af værnepligtsloven med henblik på indkaldelse af pligtige mænd samt invitation af kvinder til forsvarets dag. Målgruppen er ekstern alle 18-årige borgere i en årgang. Målet er nået, når Forsvarsministeriets Personalestyrelse kan opnå en +/- 3 pct. målopfyldelse i forhold til forligstekstens angivne behov for antal indkaldte værnepligtige pr. år. Mål D: HR-partner virke Det er målet, at Forsvarsministeriets Personalestyrelse via HR-partnervirket skal facilitere den decentrale forankring og implementering af Forsvarsministeriets HR-strategi og derigennem skabe værdi for koncernens styrelser/myndigheder på styringsniveau I og II via levering af standardiserede HR-serviceydelser, der tager afsæt i den lokale kontekst. For at nå målet leverer Forsvarsministeriets Personalestyrelses HR-partnere rådgivning om og konkrete løsninger på HR-området, som har afsæt i styrelsernes mål, udfordringer og koncernens overordnede HR-strategi. HR-partnernes kunder skal opleve, at de tilføres værdi i forhold til at skabe resultater. Målet er nået, når der i forbindelse med en kundetilfredshedsundersøgelse blandt direktører og myndighedschefer (samt evt. stabschef afhængig af strukturen), som HR-partnerne betjener på styringsniveau I og II, opnås en brugertilfredshed på mindst 3 på en skala fra 1-4, hvor 3 svarer til tilfredsstillende. Mål E: Overenskomster Det er målet, at der gennemføres en grundig planlægning og tilrettelæggelse af forberedelsesfasen til Overenskomst 2018, herunder at de relevante faktuelle forhold er identificeret og analyseret inden årets udgang. Det er endvidere målet, at relevante interessenter er blevet inddraget i forberedelsen på en sådan måde, at der ligger et velkonsolideret, arbejdsgiverkoordineret grundlag for selve gennemførelsen af forhandlingerne i 2018. For at nå målet skal Forsvarsministeriets Personalestyrelse gennemføre de aktiviteter, der blev besluttet på et indledende møde vedrørende overenskomst mellem Forsvarsministeriets Personalestyrelse og departementet i efteråret 2016. Målet er nået, når samtlige aktiviteter er gennemført, og delvis nået, såfremt 75 pct. af de besluttede aktiviteter er gennemført, jf. de opstillede milepæle. Ovenstående vil blive suppleret med en tilfredshedsundersøgelse om interessenternes inddragelse i forbindelse med forberedelsesfasen til Overenskomst 2018. Målet er nået, når brugertilfredsheden er mindst 3 på en skala fra 1-4, hvor 3 svarer til tilfredsstillende. 6
Mål F: Behandling af ansættelsesretlige sager Det er målet, at koncernens chefer i ansættelsesretlige sager bliver rådgivet så grundigt, at de bliver ført gennem de vanskelige sager, så alle aspekter ud fra en helhedsbetragtning til gavn for koncernen er blevet drøftet. Forsvarsministeriets Personalestyrelse rådgiver koncernens chefer og ledere og behandler sager vedrørende bl.a. afskedigelser, tilbagebetaling og militær disciplinarlov. For at nå målet skal Forsvarsministeriets Personalestyrelse blandt andet overholde de fastlagte sagsbehandlingstider ifm. de forskellige typer af afskedigelsessager på henholdsvis 20 og 40 arbejdsdage. Målet er nået, når Forsvarsministeriets Personalestyrelse har opfyldt de aftalte måltal vedrørende rådgivning af koncernens chefer i ansættelsesretlige sager samt de aftalte frister for sagsbehandlingstiden i disse typer sager. Mål G: Arbejdsmiljø og sygefravær Det er målet, at Forsvarsministeriets Personalestyrelse skal medvirke til, at koncernens styrelser/myndigheder er på forkant med arbejdsmiljøudviklingen og hermed bidrage til at fastholde koncernen som en attraktiv arbejdsplads, hvor der er en høj grad af trivsel. Forsvarsministeriets Personalestyrelse skal ligeledes bidrage til at optimere håndteringen af sygefravær i koncernen, så sygefraværet mindskes, og cheferne sættes i stand til at agere hensigtsmæssigt i forhold til syge medarbejdere. Forsvarsministeriets Personalestyrelse har herunder til opgave at indhente refusioner og støtte cheferne i at nedbringe langtidssygefraværet i koncernen. For at nå målet yder Forsvarsministeriets Personalestyrelse rådgivning til koncernens styrelser/myndigheder med henblik på at styrke styrelsernes/myndighedernes arbejdsmiljø og evne til selv at forebygge og håndtere problematikker, herunder sænke sygefraværet. Alle myndigheder og styrelser i koncernen har et eget ansvar for arbejdsmiljø og trivsel på både det fysiske og psykiske plan. Arbejdsmiljø, trivsel og sygefravær dækker over områderne: fysisk og psykisk arbejdsmiljø, trivsel og håndtering af sygefravær. Målet er nået, når der i forbindelse med en brugertilfredshedsundersøgelse blandt chefer og ledere med personaleansvar, arbejdsmiljøinspektører samt arbejdsmiljøkoordinatorer opnås en brugertilfredshed på mindst 3 på en skala fra 1-4, hvor 3 svarer til tilfredsstillende. Mål H: Rådgivning, Service Det er målet, at Forsvarsministeriets Personalestyrelse yder rådgivning til Forsvarsministeriets chefer og ledere samt medarbejdere om HR. Rådgivningen foregår skriftligt, telefonisk og ved selvbetjening via HR-portalen. For at nå målet skal Forsvarsministeriets Personalestyrelse dokumentere kvaliteten af den service og rådgivning, som kunden oplever ved henvendelser til HR Service og ved anvendelse af HRportalen. For at skabe et dokumenteret og systematisk udgangspunkt for at yde den mest kvalificerede rådgivning gennemføres en kundetilfredshedsundersøgelse og en brugertilfredshedsundersøgelse. 7
Målet er nået, når kundetilfredsheden for hver af de to undersøgelser vurderes til mindst 3 på en skala fra 1-4, hvor 3 svarer til tilfredsstillende. Mål I: Effekt af Veterancentrets indsats Det er målet, at Veterancentret skal yde en systematisk indsats for at hjælpe veteraner og pårørende. For at nå målet skal Veterancentret dokumentere effekten af centrets rådgivning og rehabilitering, behandling, undervisning, forskning og koordinerende indsats. Målet er nået, når Veterancentret har opfyldt følgende måltal: Rådgivning, rehabilitering og behandling af veteraner resulterer i, at 60 pct. af de rådgivne/rehabiliterede/behandlede har opnået en betydelig forbedring/en reduktion i initiale symptomer. Koordinerende indsats og undervisning resulterer i, at 75 pct. af de veteraner, der er omfattet af den koordinerende indsats og undervisning, oplever en tilfredsstillende koordinering/at det formidlede bidrager relevant til egen praksis. Forskning resulterer i, at der indsendes mindst to artikler til relevant videnskabeligt tidsskrift i 2017, og at der som minimum optages én artikel. Mål J: Udvikling af viden om praksis på veteranområdet Det er målet, at Veterancentret skal udvikle sin viden om centrets beskæftigelsesindsats, seksuelle dysfunktioner blandt veteraner i behandling ved Veterancentret og om biologiske mål i forbindelse med udredning til behandling. For at nå målet skal Veterancentret fortsætte gennemførelsen af en kvalitativ undersøgelse af: Centrets beskæftigelsesindsats, herunder sammenhængen mellem beskæftigelsesindsatsen og indsatsens betydning for veteranen. Omfanget af seksuelle dysfunktioner blandt veteraner i behandling hos Veterancentrets psykologer eller netværkspsykologer. Herunder fortsættes dataindsamling samt analyse og tilrettelæggelse af mulige tiltag, når datagrundlaget er til stede. Derudover skal Veterancentret gennemføre en indledende afdækning af sammenhængen mellem neural aktivitet, testperformance og kliniske symptomer blandt veteraner i behandling ved Veterancentret. Målet er nået, når de ovenfor nævnte kvalitative undersøgelser og den indledende afdækning er foretaget. 4. Opfølgning Opfølgningen på Forsvarsministeriets Personalestyrelses mål- og resultatplan foregår ved ledelsesinformation, konsolideringsmøder, midtvejsrapport og årsberetning. Af tabellerne nedenfor fremgår hyppighed, milepæle og rapporteringssted. 8
Tabel 1. Månedsvis følges op på: Milepæl Mål Rapporteringssted Opfølgning på anvendt tid til rekruttering til B1 Fagligt dashboard chefstillinger og øvrige stillinger Tilfredshedsmål for rekrutteringsproces ved rekvirerende chefer og ansøgere B2 Fagligt dashboard Tabel 2. Efter 1. kvartal følges op på: Milepæl Mål Rapporteringssted Ingen - - Tabel 3. Efter 2. kvartal følges op på: Milepæl Mål Rapporteringssted Opfyldelse af rekrutteringsmål til de interne A Midtvejsrapport uddannelser i koncernen Opfyldelse af politisk vedtaget krav til antal værnepligtige Kundetilfredshed blandt direktører og myndighedschefer C D Midtvejsrapport Midtvejsrapport Udformning af strategiske mål og kravtemaer for E Midtvejsrapport Overenskomst 2018, hvor interessenter er involveret i processen Opfyldelse af måltal for ansættelsesretlige sager F Midtvejsrapport Kundetilfredshed blandt arbejdsmiljøinspektører og arbejdsmiljøkoordinatorer samt chefer/ledere med personaleansvar Bruger- og kundetilfredshed vedr. kvaliteten af HRrådgivning G H Midtvejsrapport Midtvejsrapport Halvårlig status for effekt af Veterancentrets indsats I Midtvejsrapport Halvårlig status på forløb af kvalitative undersøgelser og indledende afdækning af undersøgelsesfelt J Midtvejsrapport Tabel 4. Efter 3. kvartal følges op på: Milepæl Mål Rapporteringssted Formulering af krav til Overenskomst 2018 samt foreløbig økonomiberegning inkl. koordination med Moderniseringsstyrelsen E Statusmail/skrivelse til ressortkontor i Forsvarsministeriet 9