4. november 2012 HH fortælling - Administration og borgerbetjening i 2018 Kære alle Jeg vil gerne tage jer med på en fremtidsrejse. Så sæt jer godt til rette, luk øjnene og flyv med. Fremtidsbilledet Velkommen ombord på IBK-Airlines fremtids-cruise til 2018. Turen går til en moderne midtjysk kommune Ikast-Brande Kommune, som vi vil cirkle hen over, så I kan se det hele lidt fra oven. Det er nemlig et ganske særligt sted, som allerede i 2011 udråbte sig selv som mental frikommune. Borgere, medarbejdere og ledere i kommunen på den midtjyske hede er gjort af et ganske særligt stof. Kloge mænd og koner i andre kommuner, i regioner, staten, ja på universiteter i både ind- og udland lægger hovedet på skrå og undrer sig: Hvad er det dog, de har gjort ved kommunen der ude? Borgerne er jo rykket ind på rådhuset, og medarbejderne sidder ude hos borgerne? Og de ser oven i købet ud, som om de er vældig tilfredse alle sammen? Hvordan kan det mon gå til? Og de rejser til den moderne midtjyske kommune for at høre og se, hvad de dygtige medarbejdere, ledere og byrødder har skabt sammen med de engagerede borgere, siden de i 2012 besluttede sig for, at det var på tide at tænke radikalt anderledes om administration og borgerbetjening. Vi flyver nu ind over Ikast-Brande Kommune 2018, hvor de fire administrationsbygninger ved første øjekast ligner sig selv, som da de blev rejst der i 1970 erne. Men du er kommet til kommunen, hvor de engagerede borgere selv tager initiativet i både stort og småt. De interesserer sig for fællesskabets ve og vel i lige så høj grad som for deres eget. Kommunen er kendt vidt omkring for, at det er de aktive borgere selv, der skaber det gode samfund optændt af både hedekraft, mod og en sund portion rebelskhed over for love og regler, der kun tjener systemet og ikke er til for borgerne. Du har booket plads på denne tema-rejse, der især retter sig mod kommunens administration og borgerbetjening. Her er det borgerne, der skaber den gode sagsbehandling. De klarer faktisk det meste selv, skaffer oplysninger, opstiller muligheder, kommer med forslag til beslutninger, ja nogle træffer de faktisk selv. Medarbejderne i kommunen har fået helt nye roller, som rådgiver, sparringspartner, faglig katalysator og medspiller, når borgerne får brug for specialiseret faglig viden. Borgere og medarbejdere stortrives med den nye fordeling af rollerne, der giver nærvær og mening. Medarbejderne glæder sig over, at de nu udfolder hele deres faglige palette sammen med borgeren i stedet for at sidde foran pc en og dokumentere, kontrollere og rapportere. Samspillet mellem borgere og medarbejdere hviler solidt på dialog, tillid og ansvarlighed. Den kontrol og dokumentation, som endnu eksisterer, kan du være sikker på, først og fremmest tilfører værdi til kommunens borgere! Men hør, hvad var det nu med de administrationsbygninger? Ja i Nørre Snede er der nu oprettet et internationalt center for eksperimenter, der udvikler nye muligheder for beskæftigelse til mennesker på kanten af arbejdsmarkedet. 1
Brande-bygningen er omdannet til et internationalt erhvervscenter, hvor virksomhederne finder faciliteter til den nye projektorienterede arbejdskultur der vinder frem, og hvor videndeling er et helt centralt omdrejningspunkt. Tinghuset i Ikast er omdannet til kollegium for alle de internationale studerende og gæster, der studerer The DNA of Citizen Ikast-Brande. Det er også her du finder kommunens Træningscenter for Nytænkning, hvor borgere og medarbejdere træner og vedligeholder formen i nytænkning og kreativitet. Rådhuset er borgernes hus. Her finder de sammen i arbejds-fællesskaber om forskellige opgaver. Du finder også nogle af kommunens medarbejdere, der beskæftiger sig med administration og borgerbetjening. Ikke så mange som før. Mange er nemlig ude ved de borgere, der har behov for særlig hjælp. Eller de sidder med i nogle af de arbejds-grupper, som borgerne danner. Nogle arbejder hjemme og andre tager en arbejdsdag på satellit-kontorerne i Århus, Ørestaden og snart også i Bruxelles. Der er skabt en helt ny model for effektiv administration, og den koster kun 80 procent af de ressourcer: penge, medarbejdere og ledere, som den gjorde i 2012. Jeg har hørt, at kommunen og virksomhederne i området er særdeles eftertragtede som arbejdspladser. Der hersker en kultur hvor man er på TVÆRS - hvor man arbejder og udfordrer hinanden på tværs af fag, sektorer, borgere, virksomheder og foreninger for at opnå de bedste idéer og løsninger i fællesskab. Samtidig er der en erkendelse af, at en moderne og attraktiv arbejdsplads skal være fleksibel for at kunne tiltrække de rigtige kompetencer. Ja, det ser dejligt ud her nede under os med vid udsigt over Harrild Hede til den ene side og den jyske højderyg til den anden. Men hvad fik dem til at gøre det? Og hvordan er de egentlig kommet hertil? Åh ja. Den historie hører selvfølgelig også med. Det var ikke nemt, og det stillede store krav til både medarbejdere og ledere undervejs. Men alle forstod, at det var nødvendigt at gøre noget for at tænke nyt om administration, borgerbetjening og borgernes egen rolle. Man var også enige om, at det var på tide at gøre noget radikalt og langtidsholdbart frem for at file, justere, skære og lappe lidt fra år til år. Ikke alene Ikast-Brande Kommune, men velfærden i hele det danske samfund stod i 2012 over for massive udfordringer. De betød, at kommunen ikke kunne fortsætte i det samme spor som hidtil. Borgerne forventede stadig mere service og stillede større krav til den. Samtidig viste prognoserne og det gør de stadig - at befolkningen kommer til at tælle flere ældre og færre erhvervsaktive. Kommunens økonomi var under pres, så man ikke længere kunne følge med til at indfri borgernes forventninger til velfærds-servicen. Både EU, regeringen, Folketinget og byrådet havde et godt øje til, at administration og borgerbetjening burde kunne gøres billigere og mere enkelt, og at borgerne skulle endnu mere på banen. Kravene om og nødvendigheden af at afbureaukratisere og forenkle regler bredte sig. 2
Medarbejdere og ledere gjorde deres arbejde så godt, at der allerede dengang var stor opmærksomhed omkring kommunen og dens måde at løse opgaverne på, og der kom besøg fra andre kommuner og fra Folketinget, og man vandt priser for både erhvervsklima og borgerinddragelse. I Ikast-Brande Kommune ville man ikke lade sig overliste. Her ville borgere, medarbejdere, ledere og politikere selv være med til at forme fremtiden og møde udfordringerne med rettidig omhu. Her var man vant til arbejde hårdt for at opnå resultater, fordi ingenting kommer af sig selv. Derfor besluttede de sig for at gribe udfordringerne radikalt an. Medarbejdere, ledere og borgere forestillede sig, at de sammen stod ude på den vidstrakte hede blandt fårene der gik og græssede i lyngen, og hvor der var frit udsyn til alle sider. Og så stillede de sig selv og hinanden spørgsmålet: Hvis vi skal opfinde en helt ny måde at administrere kommunen og betjene borgerne på, som for det første passer til borgernes behov, for det andet er økonomisk bæredygtig og endelig for det tredje skaber en fagligt og socialt attraktiv arbejdsplads: HVORDAN SKAL DEN SÅ SE UD? Det vi har i bagagen er det eftertragtede faglige guld, som skal væves ind i fremtiden. Der er også den hemmelige opskrift på hedekraft, der kan få os til at overvinde usikkerhed og vanskelige. Den tredje ting i bagagen er modet til at arbejde, udfordre og være på tværs af både daglige og faglige skel mellem borgere, virksomheder, medarbejdere og ledere. I kommunen erkendte medarbejdere og ledere, at de var nødt til at være på TVÆRS nødt til at arbejde med at udfordre deres egne mentale antagelser og forestillinger. Det var både om, hvordan opgaverne skal løses, at tage livtag med plejer, og at udfordre sin egen faglige selvforståelse og turde se den indgå i nye sammenhænge. Det var også sin sag at flytte opfattelsen af det at begå fejl. Engang var fejl noget af det værste man kunne begå, og man skulle for næsten enhver pris undgå det. I dag slår de ikke sig selv og hinanden med fejl mere. De ser det at begå fejl som en uundgåelig del af at udvikle nye løsninger og have modet til at turde prøve noget nyt, så man kan få adgang til de idéer og løsninger, der virkelig rykker. Også de digitale muligheder bliver brugt på helt nye og anderledes måder. Gennembruddet kom i 2016 da stort set alle borgere var digitale det gav hidtil usete muligheder for at borgerne aktivt kunne tage del i at skabe den gode sagsbehandling. Det gjorde også arbejdet meget nemmere for kommunens medarbejdere, der i højere grad kunne koncentrere sig om det faglige indhold i opgaveløsningen. De helt nye roller for medarbejdere og borgere kom ikke af sig selv det var et langt og sejt træk. Heldigvis havde de i god tid indset nødvendigheden af at skabe en helt ny og anderledes administration og borgerbetjening. Mulighederne i jobrotationsordninger og Træningscentret for Nytænkning blev udnyttet optimalt til kompetenceudvikling og udvikling af helt nye og anderledes løsninger. 3
Startskuddet til denne proces blev givet på en temadag for alle medarbejdere og ledere i adminstrationen og borgerbetjeningen onsdag den 30. Januar 2013. Ja faktisk allerede onsdag den 7. November 2012. Processen var i starten præget af usikkerhed: Hvordan griber vi en sådan opgave an. Det blev gradvist afløst af konturerne af nye løsninger, skabt af de engagerede medarbejdere, ledere og borgere i fællesskab. Nogle var også usikre på egen stilling og fremtid hvad med mig, når vi i 2018 skal klare os for 80 % af ressourcerne? På grund af naturlig afgang af medarbejdere og de gode muligheder for kompetenceudvikling var der heldigvis god grund til at tro at der ville blive plads til alle om end i andre roller end hidtil. Ingen havde i deres vildeste fantasi forestillet sig, at den største faglige og personlige kompetenceudvikling skulle findes i denne store udfordring. Men det gjorde den. Vi lærte meget om borgerne men måske mest om os selv, mens vi udviklede nye fagligheder. Fagligheder, som rækker langt ud over dem, man kan læse sig til. Nu flyver IBK-airlines tilbage til 2012. Vi har set at vi kan skabe en helt ny og anderledes administration og borgerbetjening. Vi har været på TVÆRS vi har brugt hjerne og hjerte og udnyttet vores hedekraft til at klare udfordringerne. Og nu må I gerne langsomt vende tilbage til 2012 åbne øjnene ryst kroppen lidt. Jeg har her givet et bud på hvordan administration og borgerbetjening kan se ud i 2018 og hvordan vi kommer der hen. Der kan være andre bud. Historien er slet ikke færdig der er i høj grad brug for at vi alle er med til at skabe historien. Derfor vil jeg gerne invitere jer alle med til aktivt at være med til at forme vores fælles fremtid i administration og borgerbetjening. Vi vil sammen søge maksimal indflydelse på vores fælles fremtid det vil vi gøre ved at være foran ved sammen at bane stien mens vi går. Om lidt er det meningen at I sammen med afdelingscheferne får lejlighed til at drøfte historien og hvordan vi kommer videre med at forme vores fælles fremtid. Jeg ved at I alle afdelinger er der udviklingsaktiviteter der sigter på gøre det endnu bedre vi har et fantastisk godt udgangspunkt for selv at forme vores fremtid. Hvorfor denne fremtidshistorie lige nu? 4
Vi ved med sikkerhed at der kommer pres på ressourcerne i årene frem over - der vil blive stillet krav om at vi skal kunne administrere og betjene borgerne for færre ressourcer. Er vi på forkant har vi større chancer for selv at komme til at bestemme hvad der skal ske. Det er også afgørende nødvendigt at vi er på TVÆRS udfordrer vores mentale antagelser og forestillinger om hvordan administration og borgerbetjening skal finde sted at vi er på tværs af eksisterende strukturer og fagligheder og involverer borgerne på helt andre måder. Derfor fremtidshistorien derfor et fælles udviklingsprojekt for hele administrationen og borgerbetjeningen. Gerne kommentere stille spørgsmål! 5