UDBUD Udbud af konsulentydelser for Erhvervsskolen Nordsjælland 6. maj 2015 ormål Erhvervsskolen Nordsjælland (Esnord) har siden januar 2015 arbejdet med gennemførelse af et ca. 2 årigt projekt, der skal medvirke til, at der skabes en ny samarbejdskultur med fokus på tillidsbaseret ledelse, tillidsbaseret kultur, bedre feedbackkulturer på alle niveauer og opbygning af nye roller for ledere og lærere. (Samarbejdsprojektet) Projektet skal biddrage til: at trivslen på skolen højnes, således at fagligt dygtige og effektive lærere og ledere kan tiltrækkes og fastholdes. at give øget kvalitet i opgaveløsningen ved indførelsen af en feedbackkultur både i relationen mellem ledere og medarbejdere og i forhold til faglig feedback og videndeling at der sættes tydlige mål og resultatmål for skolen Projektet er nedsat af SU og består af 2 medarbejderdrevne projektgrupper, der arbejder med feedbackprocesser og opbygning af en tillidsbaseret kultur og en projektgruppe fra HR der arbejder med kompetenceudvikling af ledergruppen til udøvelse af tillidsbaseret og pædagogisk ledelse. Det er ambitionen, at projektgrupperne deler den viden de opnår, og at der afprøves (dialog)værktøjer, der medvirker til at opbygge tilliden i organisationen og en god feedbackkultur, både mellem kolleger og mellem medarbejdere og ledere/chefer. Til at bistå projektarbejdet ønskes tilbud fra en konsulentvirksomhed/konsortium af konsulenter (2-4), der kan bistå med opgaven, som er beskrevet i større detaljer nedenfor. Baggrund Esnord har siden 2012 gennemgået store forandringer udløst af en økonomisk krise. Kriseperioden har betydet at skolen har haft skiftede ledelser, nye bestyrelser, skærpet tilsyn fra ministeriet og afskedigelse af 25 % af de ansatte. Også på ledelsessiden blev der i perioden skåret ned, hvilket bl.a. betød, at der frem til 2015 var få ledere med meget store ansvarsområder. Det har været en voldsom oplevelse for medarbejderne, og det har resulteret i stor utryghed og manglende tillid til ledelsen. Skolens økonomiske grundlag er nu blevet stabiliseret, men er stadig udfordret af de beslutninger der er truffet i fortiden, faldende elevtal og et deraf følgende svingende indtægtsgrundlag. Skolen er i øvrigt også - Side 1 af 5 - Erhvervsskolen Nordsjælland Milnersvej 48 3400 Hillerød telefon 4829 0000 info@esnord.dk www.esnord.dk
udfordret af nye arbejdstidsregler, og en EUD-reform der stiller nye og andre krav til uddannelsernes organisering og lærernes kompetencer. I foråret 2014 blev der gennemført en medarbejdertrivselsundersøgelse (MTU), og resultaterne viste, at Esnord som helhed havde en lav score. Samlet set lå skolens besvarelse lavere end på tilsvarende spørgsmål fra referencegruppen (4000 personer på det danske arbejdsmarked). Skolen lå også generelt set lavere end referencegruppen bestående af lignende institutioner. MTUen viste, at de områder, som det bedst kan betale sig at arbejde videre med for at forbedre den samlede trivsel på skolen er grupperingerne nærmeste leder og effektivitet i opgavevaretagelsen. MTUen viste også, at der på områderne social kapital - tillid og retfærdighed scores væsentligt lavere end referencegruppen. Skolen står altså i den vanskelige situation, at økonomien er knap, opgaverne er nye, mange samt omfattende, oplevelsen af ledelseskvaliteten er udfordret og medarbejdernes tillid, trivsel og motivation ikke er på et tilfredsstillende niveau. I forbindelse med opfølgning på MTUen har de enkelte enheder arbejdet med at lave konkrete handlingsplaner for lige netop deres område. Der er også lavet en overordnet handlingsplan for opfølgningsarbejdet på tværs af skolen. Samarbejdsprojektet er en del af denne handlingsplan. Det er også en del at handlingsplanen at lave en klar og tydelig strategi for skolens mission, vision og værdier som alle medarbejdere skal inddrages i. Arbejdet med strategien er næsten færdiggjort. Direktionen har endvidere taget medarbejdernes ønsker om mere og nærværende ledelse alvorligt. Som følge heraf har skolen pr. 1. januar indført en ny organisation, der har etableret et nyt ledelseslag og nye områder med færre medarbejdere (10-25). Organisationen har nu en samlet ledelsesgruppe på: Niveau Status Direktør 3 år på skolen Vicedirektør Ny leder på skolen, men erfaren leder 5 chefer/rektor 3 erfarne, 1 erfaren med ny på skolen, en med erfaring fra skolen med ny i chefrollen 9 ledere ørste lederjob, 5 med erfaring fra skolen 9 ledere Med erfaring som ledere og med skolen Et andet meget væsentligt initiativ til forbedring af trivslen på skolen er, at ledelsen i samarbejde med SU har ansøgt og fået midler til, at gennemføre et større projekt omkring opbygning af samarbejdet, tilliden og trivslen på skolen, blandt andet ved at fokusere på feedbackprocesser opbygning af tillidsbaseret kultur og pædagogisk og tillidsbaseret ledelse. - Side 2 af 5 -
Af projektansøgningen fremgår, Der er behov for en gensidig tillid parterne imellem for at de tre udviklingsprojekter kan lykkes. Da denne tillid på nuværende tidspunkt ikke er til stede, vil vi knytte en superviser/coach til projektet. Den pågældende supervisor/coach vil ligeledes kunne indgå som sparringspartner i forhold til udvikling af en tillidsbaseret kultur og udvikling af skolens feedbackkultur. Af projektansøgningen fremgår det ligeledes, at der skal afvikles en workshop for medarbejdere med det formål at sætte rammen for tankerne om god skoleledelse. Beskrivelse af opgaven I arbejdet med etablering af de ovenfor beskrevne projekter, har styregruppen besluttet, at der skal tilknyttes et konsulenthus/konsortium af konsulenter til projektet, der som minimum skal bidrage med følgende: Der skal minimum være 3-5 møder i hver afdeling fordelt over resten af projektperioden, der har fokus på at højne arbejdsglæden og dialogen på Esnord og som hjælper de etablerede projekter med at gennemføre forskellige initiativer. Konsulenterne skal tilrettelægge et forløb med hver enkelt leder og medarbejdergruppe samt beslutte, hvad der lige netop er denne afdelings udfordringer, som konsulenten skal hjælpe til med at håndtere. Opgaverne kunne fx være, at hjælpe lederen/afdelingen på vej med relevante dialoger/handlinger og feedbackprocesser. Når det er hensigtsmæssigt, kan flere afdelinger slå sig sammen i et forløb. Det er lederne/medarbejderne i afdelingen der beslutter dette. Konsulenterne skal ligeledes være i tæt dialog med de 3 samarbejdsprojekter, der har til opgave at udvikle og initiere processer metoder og materiale, der skal afprøves af ledere og medarbejdere. Konsulenterne skal bidrage til at implementere nogle af disse værktøjer, ligesom de skal dele deres observationer fra afdelingerne med projektgrupperne og komme med forslag til, hvad projektgrupperne hver især kan arbejde videre med og afprøve. Konsulenterne kan også facilitere drøftelser og opfølgning i projektgrupperne. Det er besluttet at opgaven med at videreformidle til medarbejderne, hvad der er tankerne for god skoleledelse varetages af lederne. Konsulenterne skal tilrettelægge en workshop for medarbejderne, (på hver af skolens 4 adresser) der inddrager medarbejdernes overordnede ønsker og behov inden de tilrettelægger den individuelle proces for afdelingerne. Opgavens omfang Opgaven forventes af skulle afvikles over ca. et år fra august 2015 til juni 2016, hvor projektet forventeligt afsluttes. Tilbuddet skal som minimum indeholde: - Side 3 af 5 -
Planlægning og afholdelse af workshop for medarbejdere på 4 adresser med præsentation af initiativet, sammenhængen til projektet med fokus på at afdække og inddrage medarbejderens ønsker til fortsat udvikling afklaring af indholdet af den indsats der tilrettelægges med hver leder/chef + medarbejderfokusgruppe planlægning af individuelle forløb med hver leder/chef+ medarbejdere (alle i afdelingen) Minimum 3-5 forløb pr. leder/chef pr. afdeling. Der er pt. ca. 28 afdelinger. deltagelse på projektgruppemøder igennem forløbet og sparring med projektledere og deltagere. Afsluttende overlevering og plan for fortsat arbejde i afdelingerne og på overordnet niveau. Krav til tilbudsudformningen Tilbuddet bedes beskrevet på ikke over 5 sider, hvoraf det klart fremgår, hvordan processen vil blive grebet an, hvilke metoder der vil blive anvendt, og fordelingen af tid anvendt som forberedelse og som workshoptid på skolen. Efter omstændighederne vil der kunne blive stillet en eller flere arbejdspladser til rådighed for konsulenterne. Der forventes et tilbud, der ikke overstiger ca. 350.000 kr. Udvælgelseskriterier Opgaven udbydes som åbent udbud. Der ønskes tilbud fra konsulenter, der har erfaring med lignende opgaver, og erfaring med uddannelsesområdet, gerne ungdomsuddannelser både erhvervsuddannelser og gymnasiale, samt med efter-og videreuddannelsesområdet. Der ønskes et team af 2-4 konsulenter til at varetage opgaven gerne med forskellige kompetenceprofiler hvor følgende kriterier vil få vægt. Tillidsvækkende kommunikator med evne til at begå sig på alle niveauer i organisationen. Viden og erfaring med opbygning af social kapital, motivation og trivsel/arbejdsglæde i organisationer, der er under stadig pres. Anerkendende tilgang som proceskonsulent Erfaring som konfliktløser/mægler Erfaring med teambuilding Supervision og coaching En kompromissøgende tilgang Yderligere oplysninger Ved tilbudsgivningen bedes indsendt CV er på de konsulenter, der tilbydes til løsning af opgaven. Der bedes indsendt referencer på kontaktpersoner fra virksomheder/institutioner, hvor der er løst lignende opgaver med succes. - Side 4 af 5 -
Tidsfrist Tilbud skal være Esnord i hænde senest den 27. maj kl. 12.00 i elektronisk form fremsendt til HR konsulent Vivi Kondrup Petersen vkp@esnord.dk Bilag: Projektorganisering og illustration af proces for behandling af tilbud. - Side 5 af 5 -
Udbud af konsulentydelser for Erhvervsskolen Nordsjælland Bilag 1: Projektorganisering: Ny samarbejdskultur og ny tilgang til ledelse gennem kompetenceudviklingsinitiativer, læringsprocesser omkring tillidsbaseret ledelse, feedbackkulturer og samarbejde om opbygning af nye roller for ledere og lærere Styregruppe Overordnet styring (HR) ællesopgaver på tværs af de 3 delprojekter Projekt om feedbackprocesser Projekt om udvikling af tillidsbaseret kultur Projekt om tillidsbaseret ledelse 1
Bilag 2: Udvælgelsesproces Ansøgningsfrist den 27. maj 2015 uge 22 Vurdering af ansøgninger og udvælgelse af 3 potentielle kandidater 17. juni 2015 Præsentation for styregruppen af samarbejdsprojektet uge 26 Tilsagn eller afslag 3