Annoncering af tøjvask for borgere i eget hjem i Faaborg-Midtfyn Kommune Side 1 af 11
1 Indledning Nærværende annoncering vedrører fritvalgsområdet og er reguleret i serviceloven 83. Annonceringens omfang uddybes nærmere i afsnit 4. Der er tale om en Bilag IIB tjenesteydelse i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004, hvorfor procedurereglerne efter Udbudsdirektivet og Tilbudsloven ikke finder anvendelse, jf. dog art. 23 og art. 35, stk. 4. Det vurderes, at annonceringen ikke har grænseoverskridende interesse. 2 Ordregiver Den ordregivende myndighed er: Faaborg-Midtfyn Kommune Tinghøj Allé 2 5750 Ringe E-mail: fmk@fmk.dk http://www.fmk.dk/ Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til: Tolstrup & Hvilsted ApS Att.: Kristian Ax Myntevej 3 8920 Randers NV E-mail: kontakt@tohv.dk Tolstrup & Hvilsted er Ordregivers rådgiver på annonceringen 3 Annonceringsmaterialet Det samlede annonceringsmateriale består af: Nærværende annonceringsbetingelser af 30.11.2015 Bilag 1 Rammeaftale af 30.11.2015 o Rammeaftalebilag A Kravspecifikation af 30.11.2015 o Rammeaftalebilag B Kvalitetsstandard for tøjvask af 30.11.2015 o Rammeaftalebilag C Tilbudsbesvarelse af 30.11.2015 o Rammeaftalebilag D Tilbudsliste af 30.11.2015 o Rammeaftalebilag E Bekey testede mobil devices Side 2 af 11
o Rammeaftalebilag F Undervisning i Care for leverandører af tøjvask Bilag 2 Tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45 Bilag 3 Aktindsigt Bilag 4 Erklæring vedr. underleverandørs ressourcer Bilag 5 Konsortieerklæring Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit 5.1.1. 4 Annonceringens omfang og baggrund Annonceringen omfatter den del af den praktiske hjælp efter servicelovens 83, der vedrører vask af visiterede hjemmeboende borgeres tøj. Borgerens tøj er borgerens beklædning samt linned og håndklæder. Ydelsen omfatter som udgangspunkt: Modtagelse af visitationen, Aftale tidspunkt og hverdag for afhentning og tilbagelevering af tøj, Afhente vasketøj på borgerens bopælsadresse, Sortering og mærkning af borgers tøj, Håndtering af inficeret tøj, Vask af tøj, Tørring af tøj Sammenlægning og pakning af tøj Levere rent tøj på borgerens bopælsadresse og den anviste plads inden for fristen, Afregne for den leverede ydelse Ordregivers annoncering er gældende for alle Ordregivers geografiske områder med undtagelse af Bjørnø, Avernakø og Lyø, hvor borgerne tilbydes fritvalgsbeviser. For nuværende er opgaven håndteret af den kommunale hjemmepleje samt de tilknyttede godkendte private leverandører af praktisk hjælp og personlig pleje. Det er hensigten, at opgaven fremadrettet varetages af 2 private leverandører. Side 3 af 11
Der vil være en implementeringsperiode, hvor borgerne skal underrettes om skiftet, valgmulighederne, og endeligt træffe et valg mellem de to leverandører af tøjvask. Standarden er som alt overvejende hovedregel vask af en pose tøj indeholdende op til 8 kg eller op til 12 kg hver 14. dag. Der vil undtagelsesvist være et fåtal af borgere, som har et mindre behov for tøjvask, og hvor borgeren visiteres til vask af tøj hver tredje uge. Der vil undtagelsesvist også være et fåtal af borgere, som har et større behov for tøjvask, og hvor borgeren visiteres til vask af tøj hver uge. Skema med oversigt over antal visiteret borgere, som modtager vask hver 14. dage 8 kg 12 kg Antal borgere 230 76 For yderligere detaljer vedrørende krav til den annoncerede ydelse henvises til Rammeaftalebilag A Kravspecifikation samt Rammeaftalebilag B - Kvalitetsstandarder, hvoraf følger Ordregivers fastsatte mindstekrav og kvalitetsstandarder. Det bemærkes i den forbindelse, at kvalitetsstandarderne behandles og godkendes mindst én gang årligt, hvorfor tilbudsgiver skal acceptere ændringer som følge af den politiske proces. 4.1 Rammeaftalens omfang Det samlede omfang for vask af borgerens tøj forventes i Rammeaftaleperioden at svare til ovenstående opgørelse. Forbruget er opgjort på baggrund af Ordregivers bedste skøn og forventninger til fremtidigt behov, og er som følge heraf ikke forpligtende for Ordregiver. Rammeaftalen er gældende i en periode på 3 år og med mulighed for at forlænge rammeaftalen i 2 X 12 måneder. Der skal stilles sikkerhedsstillelse i form af en anfordringsgaranti pålydende DKK 100.000 og nedskrives ikke i Rammeaftaleperioden. 4.2 Køb på Rammeaftalen Borgeren har frit valg mellem de 2 private leverandør, som der er indgået en rammeaftale med, jf. serviceloven 91. Ordregiver kan som følge heraf ikke garantere den private leverandør en given andel. Det er imidlertid alene de valgte private leverandører, der vil få mulighed for at varetage opgaveløsningen, jf. dog undtagelserne i Servicelovens 94, 95 og 96. Side 4 af 11
5 Proces 5.1 Vejledende tidsplan Annonceringen gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Annonceringen offentliggøres på udbud.dk og Ordregivers hjemmeside Tidsfrist for at indsende spørgsmål til annonceringen Tidspunkt 10.12.2015 06.01.2016 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål 08.01.2016 Tilbudsfrist 14.01.2016, kl. 12.00 Politisk godkendelse af resultatet 10. februar 2016 Forventet udsendelse af underretning 11. februar 2016 Rammeaftaleindgåelse og implementering 11. februar 2016 31.marts 2016 Rammeaftalen træder i kraft (første leveringsdag) 01.04.2016 5.1.1 Spørgsmål til annonceringen Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til annonceringen. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende annonceringen bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål - annoncering af tøjvask i Faaborg-Midtfyn Kommune senest den 6. januar 2016, kl. 12.00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret. Side 5 af 11
Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen http://www.fmk.dk/erhverv/kommunale-udbud-og-indkoeb/udbud-ifaaborg-midtfyn-kommune/ Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 5.1.2 Underretning Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af Rammeaftalen, ligesom resultatet vil blive bekendtgjort. 5.1.3 Rammeaftaleindgåelse Indgåelse af Rammeaftalen vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 Rammeaftale (med tilhørende Rammeaftalebilag) efter afsluttet annoncering. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede annonceringsmateriale. 5.2 Tilbudsevaluering 5.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ordregiver indledningsvist, om tilbuddet er konditionsmæssigt, og om tilbudsgiver er egnet til at løfte, jf. afsnit 6, samt at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt til korrekt adresse mv. Tilbuddet indeholder den krævede information. Der ikke er taget forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet. Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav. 6 Udvælgelseskriterier Ordregiver vurderer tilbudsgiver egnethed ud fra tilbudsgivers besvarelse af nedenstående oplysninger og dokumentation, som bedes vedlagt tilbuddet: Tilbudsgivers personlige forhold: Oplysninger om tilbudsgiver, herunder CVR-nummer samt navn på kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse (udfyldes i Rammeaftalebilag C Tilbudsbesvarelse). Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45 (fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2) Økonomisk og finansiel formåen: Side 6 af 11
I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers (udfyldes i Rammeaftalebilag C Tilbudsbesvarelse): o Samlede Omsætning inden for det annoncerede område for de seneste 3 regnskabsår o Samlede resultat før skat inden for de seneste 3 regnskabsår o Egenkapital for de seneste 3 regnskabsår Teknisk og/eller faglig formåen: Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leverancer der er udført i løbet af de sidste tre år. Referencelisten skal for hver reference indeholde: a. Navn på den offentlige myndighed b. Kontakt for den offentlige myndighed, herunder telefonnummer c. Aftaleperiode d. Samlet omsætning for referencen e. Antal borgere omfattet af omsætning fordelt på år, og som tilbudsgiver har leveret til. f. Kort beskrivelse af leverancen En sammenlignelig reference er leverance af en tøjvaskordning for borgere i eget hjem og/eller plejecentre på vegne af en offentlig myndighed (udfyldes i Rammeaftalebilag C Tilbudsbesvarelse). Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med én tilsvarende leverance af tøjvaskordning for borgere i eget hjem og/eller plejecentre. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte referencen, for at vurdere tilbudsgivers grad af tilfredsstillende udført arbejde. Ordregiver vil i så fald vurdere referencen gennem spørgsmål relateret til opgavens udførelse og samarbejdet med den pågældende myndighed. Ordregiver vil foretage en konkret egnethedsvurdering af den enkelte tilbudsgiver, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den annoncerede opgave. Ordregiver forbeholder sig ret til at afvise tilbudsgiver, hvis tilbudsgiver ikke vurderes egnet ud fra et sagligt og objektivt skøn. Tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis kan blive afvist som ikke-konditionsmæssige. 6.1 Forsikring Tilbudsgiver er fra Rammeaftalestart forpligtet til at have etableret en erhvervsansvarsforsikring med en forsikringssum på minimum DKK 5 mio. pr. år for personskader og DKK 2 mio. pr. år for tingsskader. Ordregiver kan når som helst kræve dokumentation herfor. Den valgte tilbudsgiver skal ved brug af forsikringssummerne genkøbe summerne uanset tidspunkt for dette, så der altid er forsikringssummer på Side 7 af 11
minimum DKK 5 mio. pr. år for personskader og DKK 2 mio. pr. år for tingsskader. Ordregiver kan når som helst kræve dokumentation herfor. Den vindende Tilbudsgiver skal senest forud for Rammeaftaleunderskrift fremvise dokumentation for, at forsikringen er tegnet. 6.2 Konsortier og underleverandører 6.2.1 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal ovenstående oplysninger gives for hver deltager i konsortiet, ligesom det skal fremgå af tilbuddet, med hvilken tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). 6.2.2 Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. I så fald skal tilbudsgiver gøre fælgende: Ovenstående oplysninger i afsnit 6 angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver underleverandør, så det fremgår hvilke udvælgelseskriterier tilbudsgiver benytter underleverandører til Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i bilag 4). 7 Tildelingskriterium Tildeling af rammeaftalen vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund. Der tildeles en rammeaftale til de to tilbudsgivere, der har afgivet henholdsvis det økonomisk mest fordelagtige og det økonomisk næstmest fordelagtige: Underkriterier Vægtning i procent Pris 60 % Underkriteriet pris vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af rammeaftalebilag D. Således vil de af tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms men inkl. samtlige af tilbudsgivers øvrige omkostninger blive lagt til grund. Side 8 af 11
Tilbudsgiver udfylder rammeaftalebilag D i overensstemmelse med vejledningen hertil og med dato og underskrift. Kvalitet Tilbudsgiver skal angive fordeling mellem personaleomkostninger og øvrige omkostninger, da Faaborg-Midtfyn Kommune i forbindelse med fastsættelse af borgers egenbetaling ikke må opkræve betaling hos borgeren for omkostninger til personale i forbindelse med hjælp efter servicelovens 83, stk. 1, nr. 1 og 2 40 % Underkriteriet kvalitet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse i Rammeaftalebilag C Tilbudsbesvarelse. Tilbudsgiver skal i besvarelsen beskrive processen fra modtagelse af visitationsbestillingen til aflevering af det renvaskede tøj, herunder: o Dialog og fleksibilitet over for borger i forhold til afhentning, aflevering, aflysning og flytning af aftale o Tilbudsgivers krav til og procedure for oplæring og kompetenceudvikling af den anvendte transportør o Køretøjets indretning, herunder hvordan det rene og beskidte tøj holdes adskilt o Procedure for håndtering af tøjet, herunder inficeret tøj og tilbudsgivers retningslinjer for at undgå smitte i hele processen o Procedure for mærkning og sortering og vask af tøj o Procedure for pakning af tøjet og standen for borgers ibrugtagning af tøjet ved aflevering, således det modtages mindst muligt krøllet o Brug af underleverandører og tilbudsgivers kontrol med underleverandørens kvalitet i dennes udførsel o Beskrivelse af egenkontrolprocedure, der internt i tilbudsgivers organisation skal sikre, at ydelserne leveres korrekt og i overensstemmelse med den indgåede rammeaftales krav o Procedure for håndtering af driftsstop, eksempelvis køretøjets nedbrud Side 9 af 11
8 Tilbud- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet skal være mærket med emnet: "Tilbud - Annoncering af tøjvask for borgere i eget hjem i Faaborg- Midtfyn Kommune. Tilbuddet skal være Ordregivers rådgiver i hænde senest den 14. januar 2016, kl. 12.00 på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted Myntevej 3 8920 Randers NV Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 8.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må endvidere være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. 8.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist, hvilket tilbudsgiver erklærer med sin underskrift i rammeaftalebilag C Tilbudsbesvarelse. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af Rammeaftale, og ophører således ikke førend endelig Rammeaftale er underskrevet. Side 10 af 11
8.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 8.7 Flere tilbud Der kan alene afgives ét tilbud pr. tilbudsgiver. 8.1 Forbehold 8.1.1 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til: At annullere annonceringen, såfremt dette er sagligt begrundet At indbyde én eller flere tilbudsgivere til ét eller flere forhandlingsmøde At én eller flere tilbudsgivere eventuelt ville blive indbudt til at afgive reviderede tilbud At overgå til udbud med godkendelsesmodel, såfremt det kun er muligt at indgå rammeaftale med én privat tilbudsgiver. 8.1.2 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til annonceringsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til annonceringsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af annonceringsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. Side 11 af 11