Enheden for Uddannelsesudvikling Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet Syddansk Universitet KVALITETSUDVIKLING AF PROFESSIONSSPORET, UDDANNELSEN I MEDICIN Vejledning for arbejdsprocesser i temagrupperne ved udvikling af standarder, guidelines og indikatorer 2. februar 2007
INDHOLSFORTEGNELSE 1. Kvalitetsudvikling af professionssporet...2 1.1 Formål... 2 1.2 Kvalitetsudviklingsprocessen... 2 1.3 Faser i projekt til kvalitetsudvikling af professionssporet... 3 1.4 Temaer for kvalitetsudvikling... 3 1.5 Rammer... 4 2. Temagrupper...4 2.1 Sammensætning... 4 2.2 Formandskab... 5 2.3 Temagruppemedlemmer... 5 2.4 Sekretariatsfunktion... 5 2.5 Transportgodtgørelse... 6 3. Udvikling af standarder, indikatorer og guidelines...6 4. Arbejdsproces i temagrupperne for standard- og indikatorudvikling...6 4.1 Forberedende formandsmøde... 6 4.2 Temagruppemøde 1... 7 4.3 Temagruppemøde 2... 8 4.4 Temagruppemøde 3... 8 4.5 Temagruppemøde 4... 9 5. Høring...9 6. Godkendelse i den koordinerende styregruppe...9 1
1. Kvalitetsudvikling af professionssporet 1.1 Formål I foråret 2007 videreføres det allerede igangsatte kvalitetsarbejde af professionssporet gennem udvikling af standarder, guidelines og indikatorer. Formålet er at udvikle og forbedre uddannelseskvaliteten ved at skabe grundlag for systematisk evaluering og være retningsgivende for udvikling af best practice for professionssporets delområder. Der er altså ikke tale om en akkrediteringsproces, hvor målet er at opnå opfyldelse af minimumsstandarder. Professionssporet ved uddannelsen i medicin omfatter klinikophold, færdighedstræning og kommunikationsundervisning. 1.2 Kvalitetsudviklingsprocessen I foråret 2006 blev der indsamlet uddannelsesmateriale fra alle afdelinger med studerende i prægraduate kliniske ophold. Materialet dannede udgangspunkt for det efterfølgende arbejde med udvikling af uddannelsesplaner, som blev gennemført i efteråret 2006. Sideløbende hermed blev der indført ny praksis for systematisk studenterevaluering af klikophold og færdighedstræning. Som led i dette arbejde blev det aftalt, at der årligt skal foretages dokumentation af professionssporets kvalitet samt udarbejdes plan for det kommende års kvalitetsarbejde ved praktiksteder, færdighedstræning og kommunikationstræning. Standarder, guidelines og indikatorer, som dette materiale omhandler, er tænkt som pejlemærker i den løbende kvalitetsudviklingsproces til vurdering af professionssporets kvalitet og til planlægning af initiativer til forbedring af uddannelseskvaliteten. Vejledning til denne del af processen følger. Kvalitetsudviklingsprocessen kan illustreres således: Overvej justering af praksis og formuler evt. nye standarder og guidelines Udvikling af standarder, guidelines og indikatorer Implementering Analyse - evaluering Aktuel praksis Sammenhold praksis med standarder og guidelines 2
1.3 Faser i projekt til kvalitetsudvikling af professionssporet Kvalitetsudvikling af professionssporet etableres som et projekt, der følger følgende faser og tidsplan: 2007 2008 2009 Standardudvikling Implementering Løbende kvalitetsudvikling Standardudvikling Høringsrunde Redigering af standarder Introducere standarder i praksis Evaluering Udarbejdelse af årsberetninger med handleplaner Udviklingsperiode med implementering af standarder Evaluering Udviklingsperiode Udarbejdelse af årsberetninger med handleplaner Udviklingsperiode Evaluering Udviklingsperiode Udarbejdelse af årsberetninger med handleplaner Udviklingen af standarder og indikatorer foregår i perioden februar 2007- august 2007. Efter behandling i projektgruppen for professionssporet sendes materialet i høring hos relevante interessenter inden godkendelse i den koordinerende styregruppe. Senest primo november 2007 formidles de færdige standarder til de implicerede. 1.4 Temaer for kvalitetsudvikling Standarder, guidelines og indikatorer beskrives på baggrund af hoved- og deltemaer, som angivet i skemaet nedenfor. For hvert hoved- og deltema defineres et antal aktiviteter, hvortil der beskrives standard, indikatorer og guidelines. Når udtrykket det gode benyttes, er det et forsøg på oversættelse af den pragmatiske betegnelse best practice, dvs. det bedst opnåelige under de givne forhold. TEMAER AKTIVITSOMRÅDER 1. Det gode klinikophold Eksempler på aktivitetsområder: 1.1 Det gode klinikophold på sygehus 1.2 Det gode klinikophold i almen praksis Velkomstmateriale Forventningssamtale Uddannelsesplan Vejledning og feedback osv. 3
1.3 Det gode klinikophold i ambulatorium/daghospital 1.4 Det gode meritgivende klinikophold i udlandet 2. Den gode færdighedstræning og simulationsbaserede undervisning 2.1 3. Den gode kommunikationstræning 3.1 4. Det gode uddannelsesmiljø 4.1 5. Den gode evaluering af de studerende assessment 5.1 6. Den gode studieadministration 6.1 1.5 Rammer Kvalitetsudviklingen af professionssporet ligger indenfor følgende rammer: Syddansk Universitets kvalitetsudviklingsmodel. VTU-ministeriets akkrediteringskriterier. Standarder og guidelines udarbejdet af European Association for Quality Assurance in Higher Education, ENQA. 2. Temagrupper 2.1 Sammensætning Temagrupperne etableres i regi af Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Hver af de seks temagrupper består af formand, temagruppemedlemmer, studerende samt projektleder for professionssporet. 4
Projektgruppen for professionssporet udpeger formænd for de seks hovedområder. De koordinerende kliniske lektorer indgår i mindst to temagrupper. De kliniske lektorer og kliniske lærere udpeges fortrinsvis af de koordinerende kliniske lektorer på baggrund af særlige kompetencer eller interesseområde. 2.2 Formandskab Formandskabet for temagrupperne varetages af en koordinerende klinisk lektor. Formanden referer i denne sammenhæng til projektlederen for professionssporet Formandens ansvar og opgaver omfatter: Udarbejdelse af standarder, guidelines og indikatorer i henhold til et givet tema Udarbejdelse af tidsplan på baggrund af de overordnede udmeldte tidsrammer Overholdelse af tidsterminer Tilrettelæggelse af temagruppens møderække, herunder mødeindkaldelse og udsendelse af dagsorden til temagruppens medlemmer Udsendelse af referat fra møder til temagruppes medlemmer og projektleder Ad hoc indkaldelse af specialiseringer til temagruppen i samråd med projektleder Inddragelse og vurdering af relevante kvalitetsdata Tilstræbe konsensus blandt medlemmerne af vedrørende temagruppens beslutninger Udarbejdelse af afsluttende rapport 2.3 Temagruppemedlemmer Medlemmerne af temagrupperne er udpeget efter følgende principper: 2-3 koordinerende kliniske lektorer (den ene formand) 3-4 kliniske lektorer eller kliniske lærere med ansvar for prægraduate kliniske ophold 1 studerende (herunder instruktorer fra færdighedslaboratoriet) Projektleder 1 repræsentant for studiesekretariatet 2.4 Sekretariatsfunktion Sekretariatsfunktionen, der varetages af projektleder og sekretær, skal bl.a. dække følgende opgaver: Udarbejdelse og udsendelse af dagsorden og referat Tilvejebringelse af litteratur og andet relevant materiale Medvirken ved koordinering af arbejdet med andre temagrupper Sammenskrivning af standarder i grundskabelonen Udarbejdelse af udkast til afsluttende rapport 5
2.5 Transportgodtgørelse Udgifter til transport i forbindelse med temagruppemøderne dækkes af Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. 3. Udvikling af standarder, indikatorer og guidelines Ved udvikling af standarder og indikatorer bedes skabelon for standard- og indikatorudvikling benyttet for alle temaer (bilag 1). Der indledes med en kort beskrivelse af temaet samt definition af centrale begreber. Ved valg af standarder foretages en vægtning og prioritering efter følgende udvælgelseskriterier: Nytte: standarden skal vedrøre aktiviteter, hvor der foreligger væsentlige forbedringspotentialer, større kvalitetsbrist og/eller stor kvalitetsvariation Relevans: standarden skal vedrøre større studentergrupper og/eller særlig kritiske aktiviteter for betydelige studentergrupper Ressourcer: det nødvendige ressourceforbrug (tid og økonomi) til standard- og indikatorudviklingen er rimeligt og realistisk Målbarhed: standarden tilstræbes at være operationelt målbar (understøttes af relevante og informationsgivende indikatorer eller vurderinger). 4. Arbejdsproces i temagrupperne for standard- og indikatorudvikling I forbindelse med udvikling af standarder, guidelines og indikatorer foreslås afholdt ét forberedende formandsmøde og fire temagruppemøder. Øvrig dialog kan ske gennem elektronisk kommunikation. Med henblik på en målrettet og effektiv arbejdsproces foreslås forløbet tilrettelagt således: 4.1 Forberedende formandsmøde Varighed 1 time Forberedelse Projektleder indkalder til et forberedende møde, hvor den konkrete arbejdsproces gennemgås. Formanden har til dette møde udarbejdet skitse til tidsplan samt oplæg til evt. yderligere afgrænsning og præcisering af tema og deltemaer (bilag 1). Deltagere Formand for temagruppen og projektleder. 6
Dagsorden for mødet Gennemgang af temagruppens sammensætning, herunder repræsentation af alle relevante kompetencer Gennemgang af den konkrete arbejdsproces i temagruppen samt tidsplan Gennemgang af principper for standardudvikling, herunder grundskabelon samt krav til standarder, konsekvensvurdering Gennemgang af eksisterende materiale samt prioritering af materiale, der skal udsendes til temagruppen Referat Formanden udarbejder i samarbejde med projektlederen et kort beslutningsreferat fra mødet, inkl. aftaler om opgaver og ansvarsfordeling. 4.2 Temagruppemøde 1 Varighed Halvdagsmøde Forberedelse Formanden indkalder til mødet samtidig med udsendelse af dagsorden. Forud for mødet udarbejder formanden et præliminært forslag til standarder med tilhørende indikatorer. Materiale Materiale fra formanden. Deltagere Formand for temagruppen, temagruppens medlemmer, projektleder Formanden er ordstyrer på mødet. Dagsorden for mødet Introduktion til kvalitetsudviklingsprojektet ved projektleder Generel introduktion til opgaven, herunder gennemgang af den konkrete arbejdsproces i temagruppen samt tidsplan, samarbejde og koordinering med øvrige relevante temagrupper, gennemgang af principper for standardudvikling samt afrapportering Afgrænsning af temaet Præsentation og diskussion af præliminært forslag til standarder og tilhørende indikatorer Eventuel nedsættelse af undergrupper Fordeling af arbejdsopgaver (aftaler, tidsfrister) Referat Formanden uarbejder i samarbejde med projektleder et beslutningsreferat fra mødet, inkl. aftaler om opgaver og ansvarsfordeling. Referatet udsendes til godkendelse i temagruppen senest 1 uge efter mødet. 7
4.3 Temagruppemøde 2 Varighed Halvdagsmøde Forberedelse Formanden indkalder til mødet med samtidig udsendelse af dagsorden Deltagere Formand for temagruppen, temagruppens medlemmer, evt. projektleder Formanden er ordstyrer på mødet. Dagsorden for mødet Præsentation af potentielle standarder med tilhørende indikatorer Diskussion og prioritering af standarder med tilhørende indikatorer Diskussion af datadefinitioner for de prioriterede standarder og indikatorer Diskussion af litteratur- og dataindsamling i relation til de valgte standarder og indikatorer Referat Formanden udarbejder et beslutningsreferat fra mødet, inkl. aftaler om opgaver og ansvarsfordeling. Referatet udsendes til godkendelse i temagruppen senest 1 uge efter mødet. Referatet sendes til temagruppen og projektleder. 4.4 Temagruppemøde 3 Varighed Halvdagsmøde Forberedelse Formanden indkalder til mødet samtidig med udsendelse af dagsorden. Deltagere Formand for temagruppen, temagruppens medlemmer, evt. projektleder. Formanden er ordstyrer på mødet. Dagsorden for mødet Endeligt valg af standard med tilhørende indikatorer Referat Formanden udarbejder i samarbejde med projektleder et beslutningsreferat fra mødet, inkl. aftaler om opgaver og ansvarsfordeling. Referatet udsendes til godkendelse i temagruppen senest 1 uge efter mødet. Referatet sendes til temagruppen. 8
4.5 Temagruppemøde 4 Dette møde holdes efter høringsfasen. Varighed 2 timer Forberedelse Formanden indkalder til mødet samtidig med udsendelse af dagsorden Deltagere Formand for temagruppen, temagruppens medlemmer, evt. projektleder Formanden er ordstyrer på mødet. Dagsorden for mødet Præsensation af kommentarer fra høringsfasen Relevant revision af standarder og indikatorer på baggrund af pilottest og høringsfase Præsentation af skitse til afrapportering Referat og rapport med evalueringsgrundlag Formanden udarbejder i samarbejde med projektleder et beslutningsreferat fra mødet, inkl. aftaler om opgaver og ansvarsfordeling. Referatet udsendes til godkendelse i temagruppen senest 1 uge efter mødet. Referatet sendes til temagruppen. Endvidere udarbejder formand og projektleder endelig rapport fra temagruppen. Rapporten fremsendes til temagruppen senest 2 uger efter mødet. Eventuelle kommentarer til rapporten sendes til formand og projektleder pr. mail senest 1 uge efter udsendelsen. Projektleder forelægger den af temagruppen godkendte rapport for den koordinerende styregruppe. 5. Høring Efter godkendelse i projektgruppen gennemføres høring blandt relevante interessenter: kliniske lektorer, kliniske lærere, studienævn for uddannelsen i medicin, PUF-lektorer samt institutledere for hhv. Klinisk Institut og Institut for Regional Sundhedsforskning. Høringsprocessen skal sikre, at alle relevante parter har mulighed for at foreslå relevante justeringer og præciseringer før godkendelse i den koordinerende styregruppe. Høringsfasen gennemføres af Enheden for Uddannelsesudvikling, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. 6. Godkendelse i den koordinerende styregruppe Efter høringsfase og temagruppens endelig tilretning af standarderne med de tilhørende guidelines og indikatorer, forelægges disse af projektleder den koordinerende styregruppe mhp. endelig godkendelse. Herefter gøres standarderne og indikatorerne tilgængelige med henblik på implementering. 9
Kvalitetsudvikling af Professionssporet Enheden for Uddannelsesudvikling Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet Syddansk Universitet Bilag 1. Skabelon for standard- og indikatorudvikling Tema Temabeskrivelse Standard Standardens formål Målgruppe Opfyldelse af standarden Temaets titel Beskrivelse af temaet samt definition af centrale begreber Standardens ordlyd Formålet med standarden Standardens målgruppe Indikatorer til vurdering af standardopfyldelse Guidelines Referencer Relevante referencer 10