FKO Quick Guide. Kom godt igang med FKO Temperaturmåling

FKO Quick Guide Kom godt igang med FKO Temperaturmåling

FKO GUIDE Temperaturmåling Publikationen er udgivet af Socialstyrelsen Edisonsvej 18, 1. 5000 Odense C Tlf: 72 42 37 00 www.socialstyrelsen.dk Udgivet 01-03-2013 2

Indholdsfortegnelse 1 INTRODUKTION... 4 1.1 MÅLINGSPROCESSEN I OVERBLIK... 4 1.2 BRUGERE OG ROLLER I FKO-SYSTEMET... 5 1.2.1 IT-brugere af FKO-redskabet... 5 1.2.2 Respondenter til målinger... 5 1.3 TILGÆNGELIGE RAPPORTER I FKO-SYSTEMET... 6 1.3.1 Rapportering til administrative og politisk ledelsesniveauer... 6 1.3.2 Rapportering til den kommunale forvaltning... 6 1.3.3 Overordnet rapportering til dagtilbuddet... 7 1.3.4 Detaljeret rapportering til dagtilbuddet...... 7 2 FUNKTIONALITETEN I FKO TEMPERATURMÅLING... 8 2.1 USER STORIES FOR ADMINISTRATION... 8 2.1.1 Administration i... 8 2.1.2 Administration i institutionen... 8 2.2 USER STORIES FOR HÅNDTERING AF MÅLINGER... 9 2.2.1 Håndtering af målinger i... 9 2.2.2 Håndtering af målinger i institutionen... 9 2.3 USER STORIES FOR OPFØLGNING G PÅ MÅLINGER... 10 2.3.1 Opfølgning på måling i... 10 2.3.2 Opfølgning på måling i institutionen... 10 3 HOW TO... 11 3.1 OPSÆTNING OG ADMINISTRATION AF REDSKABET... 11 3.1.1 Oprettelse af IT-brugere... 11 3.1.2 Oprettelse af respondenter... 11 3.2 HÅNDTERING AF MÅLINGER... 12 3.2.1 Vedr. initiering og administration af måling... 13 3.2.2 Vedr. gennemførelse af måling... 13 3.2.3 Vedr. opfølgning på måling (rapportering)... 13 FIGUR-LISTE FKO GUIDE Temperaturmåling FIGUR 1: DET OVERORDNEDE FORLØB AF EN MÅLINGSPROCES...4 FIGUR 2: OPRETTELSE AF BRUGERADGANG TIL FKO-SYSTEMET...... 11 FIGUR 3: OPRETTELSE AF RESPONDENTER I FKO-SYSTEMET.... 11 FIGUR 4: ET MERE DETALJERET BILLEDE AF MÅLINGSPROCESSEN... 12 3

1 Introduktion FKO GUIDE Temperaturmåling Denne guide beskriver IT-understøttelsen af FKO-Temperaturmåling. Guiden forudsætter et generelt kendskab til Temperaturmåling som fagligt redskab, hvilket der findes information om på KLs hjemmeside: http://kl.dk/aktuelle-temaer/kvalitetsportalen/faglige temaer/kvalitetsportalen/faglige-kvalitetsoplysninger kvalitetsoplysninger-om- dagtilbud/redskaber-pa-dagtilbudsomradet/temperaturmaaling/ Guiden giver overblik over, hvad FKO-systemet kan anvendes til samt hvilke brugere systemet henvender sig til. Den overordnede funktionalitet beskrives sammen med skitseringen af de processer, som systemet understøtter. Denne guide er således ikke en system-manual FKO-systemet er udstyret med online guides, der beskriver hvordan de enkelte funktioner konkret udføres i systemet. Hvis der er behov for teknisk support kan Socialstyrelsens s helpdesk kontaktes: www.socialstyrelsen.dk/support Email: support@socialstyrelsen.dk Telefon: 72 42 37 59, mandag - fredag 8.30-13.30 1.1 Målingsprocessen i overblik Det overordnede flow i en målingsproces er som skitseret herunder. 1 2 3 Måling initieres Respondenter udfylder skemaer Rapporter dannes FKO-system Figur 1: Det overordnede forløb af en målingsproces 1) Målingen initieres af en administrator, som a) opsætter tidsmæssig afgrænsning mv. for målingen i FKO-systemet. b) tilknytter respondenter dvs. hvem der skal besvare skemaer i målingen. c) løbende følger med i målingsprocessen i FKO-systemet (ser fremdrift mv.). 2) Respondenter udfylder de relevante skemaer via et link, og FKO-systemet gemmer de indberettede oplysninger i en central database. 3) Fra FKO-systemet kan der efterfølgende bestilles forskellige typer rapporter. Nogle rapporter er rettet mod den praktiske opfølgning i dagtilbuddet og andre er målrettet den kommunale forvaltning og ledelsen. 4

FKO GUIDE Temperaturmåling 1.2 Brugere e og roller i FKO-systemet FKO-systemet skelner grundlæggende mellem to kategorier af brugere. Dels kan man være ITbruger,, som har adgang til selve FKO-systemet, og dels kan man være Respondent, som har adgang til at udfylde spørgeskemaer uden at logge ind. 1.2.1 IT-brugere af FKO-redskabet IT-brugere er personer, der har direkte adgang til systemet dvs. vedkommende har et brugernavn og et password, og har ret til at foretage forskellige funktioner med systemet. Der er følgende typer af IT-brugere: 1) Administratorer i den kommunale forvaltning: a) Oprette og administrere hhv. institutioner og IT-brugere i systemet. b) Igangsætte, håndtere og følge op på målinger på kommunalt niveau. 2) Administratorer i de enkelte dagtilbud: a) Oprette og administrere institutionens IT-brugere i systemet. b) Igangsætte, håndtere og følge op på institutionens målinger. 3) Ledelse i forvaltning: a) Opstille kommunale målsætninger på tværs af institutioner i kommunen. b) Bidrage til målinger ved indberetninger ift. den enkelte institution. 4) Ledelse i det enkelte dagtilbud: a) Bidrage til målinger ved indberetninger ift. den enkelte institution. b) Følge op på målinger for institutionen, ned til børnegruppeniveau. For at få adgang som IT-bruger til FKO-systemet skal man oprettes som bruger af en administrator, som beskrevet i afsnittet Oprettelse af IT-brugere side 11. 1.2.2 Respondenter til målinger Respondenter er personer, som skal indtaste de oplysninger, der skal indgå i målingerne. Der er følgende typer af respondenter: Medarbejdere i en institution, som besvarer medarbejderskemaer. Pædagogisk bruger, der indberetter observationer af børn eller grupper af børn. Forældre til et barn, der indberetter via forældreskemaer. Respondenter får adgang til at besvare spørgeskemaer, som er målrettet den specifikke respondenttype, de tilhører. BEMÆRK: Respondenter er ikke registrerede som brugere i systemet. Oprettelsen af respondenter foregår som del af processen med at initiere en måling, der er beskrevet i afsnittet Oprettelse telse af respondenter side 11. 5

1.3 Tilgængelige rapporter i FKO-systemet FKO GUIDE Temperaturmåling FKO Temperaturmåling giver mulighed for at generere en række forskellige rapporter, som hver især er rettet mod forskellige anvendelsesområder. 1.3.1 Rapportering til administrative og politiske ledelsesniveauer Overblik over datagrundlag: Overblik over antal besvarelser for kommunen, for aldersgrupper og for øvrige kommuner, der anvender redskabet. Overblik over samlede resultater for hvert område i Temperaturmålingen 1. Overbliksgraf med resultater indenfor de seks temaer i de pædagogiske læreplaner for hhv. de toårige og fireårige. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra kommunens forrige måling og med de samlede resultater for de øvrige kommuner, som anvender Temperaturmålingen. Endvidere kan resultaterne sammenlignes med kommunens målsætninger. 2. Overbliksgraf med resultater inden for hvert af de tre øvrige områder for hver respondenttype. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra kommunens forrige måling og med de samlede resultater for de øvrige kommuner, som anvender Temperaturmålingen. Oversigt over resultaterne inden for hvert at de opstillede mål 1. Overbliksgraf med resultater inden for hvert mål inden for de seks temaer i de pædagogiske læreplaner for hhv. de toårige og fireårige. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra kommunens forrige måling og med de samlede resultater for de øvrige kommuner, som anvender Temperaturmålingen. 2. Overbliksgraf med resultater inden for hvert mål for hvert af de tre øvrige områder. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra kommunens forrige måling og med de samlede resultater for de øvrige kommuner, som anvender Temperaturmålingen. 1.3.2 Rapportering til den kommunale forvaltning Overblik over datagrundlag Overblik over antal besvarelser for kommunen, for aldersgrupper og for øvrige kommuner, der anvender redskabet. Overblik over resultater for hvert tegn 1. Grafer, som belyser resultater for hvert tegn, som anvendes til at belyse temaerne i de pædagogiske læreplaner. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra kommunens forrige måling og med de samlede resultater for de øvrige kommuner, som anvender Temperaturmålingen. 2. Grafer, som belyser de forskellige respondentgruppers vurdering af lærings- og udviklingsmiljø, personalets faglige kompetencer og ledelse til understøttelse af personalets faglige arbejde. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra kommunens forrige måling og med de samlede resultater for de øvrige kommuner, som anvender Temperaturmålingen. 6

FKO GUIDE Temperaturmåling 1.3.3 Overordnet rapportering til dagtilbuddet Overblik over datagrundlag 1. Overblik over antal besvarelser for kommunen, for aldersgrupper og for kommunen. Overblik over samlede resultater for hvert område i Temperaturmålingen 1. Overbliksgraf med resultater indenfor de seks temaer i de pædagogiske læreplaner for hhv. de toårige og fireårige. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra dagtilbuddets forrige måling og med kommunens samlede resultat. Endvidere kan resultaterne sammenlignes med kommunens målsætninger. 2. Overbliksgraf med resultater inden for hvert af de tre øvrige områder for hver respondenttype. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra dagtilbuddets forrige måling og med kommunens samlede resultat. Oversigt over resultaterne inden for hvert at de opstillede mål 1. Overbliksgraf med resultater indenfor hvert mål indenfor de seks temaer i de pædagogiske læreplaner for hhv. de toårige og fireårige. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra dagtilbuddets forrige måling og med kommunens samlede resultat. 2. Overbliksgraf med resultater inden for hvert mål for hvert af de tre øvrige områder. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra dagtilbuddets forrige måling og med kommunens samlede resultat. 1.3.4 Detaljeret rapportering rtering til dagtilbuddet Overblik over datagrundlag 1. Overblik over antal besvarelser for kommunen, for aldersgrupper og for kommunen. Overblik over resultater for hvert tegn 1. Grafer, som belyser resultater for hvert tegn, som anvendes til at belyse temaerne i de pædagogiske læreplaner. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra dagtilbuddets forrige måling og med kommunens samlede resultat. 2. Grafer, som belyser de forskellige respondentgruppers s vurdering af lærings- og udviklingsmiljø, personalets faglige kompetencer og ledelse til understøttelse af personalets faglige arbejde. Resultaterne sammenlignes med resultaterne fra dagtilbuddets forrige måling og med kommunens samlede resultat. 7

FKO GUIDE Temperaturmåling 2 Funktionaliteten i FKO Temperaturmåling Funktionaliteten i FKO-Temperaturmåling opfylder de overordnede målsætninger, som er beskrevet i detaljer i Vejledning, som kan ses på KLs hjemmeside. For den kommunale forvaltning skal systemet give mulighed for at initiere og følge op på Temperaturmåling, og systemet skal give det enkelte dagtilbud mulighed for, at gennemføre Temperaturmåling af dagtilbuddet. Opfyldelsen af disse behov realiseres indenfor tre temaer: 1. Administration 2. Gennemførelse af Temperaturmåling. 3. Opfølgning på Temperaturmåling. Temaerne er hver især uddybet med en række User Stories, som gengivet i de følgende afsnit. I beskrivelserne af User Stories refereres til konkrete skemaer, der er tilgængelige fra systemet, og som er uddybende beskrevet i materialet på KLs hjemmeside: http://kl.dk/aktuelle-temaer/kvalitetsportalen/faglige-kvalitetsoplysninger kvalitetsoplysninger-omdagtilbud/redskaber-pa-dagtilbudsomradet/temperaturmaaling/ 2.1 User Stories for Administration 2.1.1 Administration i Bruger User story Som administrator i kommunen skal jeg kunne oprette og administrere IT-brugere i institutionerne, så de kan tilgå systemet. Som administrator i kommunen skal jeg kunne oprette og administrere institutioner i systemet, således s at de kan indgå i kommunens samlede temperaturmåling. 2.1.2 Administration i institutionen Rolle en institution en institution en institution User story Som administrator i institutionen skal jeg kunne oprette og administrere (redigere, slette) andre IT-brugere, så de bliver i stand til at tilgå systemet. Som administrator i institutionen/ skal jeg kunne håndtere oprettelse og administration af forældre, så de kan indgå i temperaturmåling, hvis institutionen vil sende email til forældrene. Som administrator i institutionen skal jeg kunne oprette og administrere (redigere, slette) grupper af børn/respondenter (hhv. 2-årige og 4- årige), så de kan indgå i en samlet temperaturmåling. 8

2.2 User Stories for håndtering af målinger FKO GUIDE Temperaturmåling 2.2.1 Håndtering af målinger i Bruger Leder i User story Som medarbejder i en kommunal forvaltning skal jeg kunne initiere og håndtere en konkret samlet temperaturmåling for samtlige kommunens institutioner. Som administrator i skal jeg kunne følge udviklingen i svarprocenten Som leder i skal jeg kunne bidrage til en konkret temperaturmåling, ved bl.a. at udfylde formular. 2.2.2 Håndtering af målinger i institutionen Rolle en institution en institution Medarbejder i en institution Pædagogisk bruger Forældre til et barn Institutionsleder User story Som administrator i en institution skal jeg kunne initiere og håndtere en konkret samlet temperaturmåling for institutionen. Som administrator skal jeg kunne følge udviklingen i svarprocenten Som medarbejder skal jeg kunne bidrage til en konkret temperatur- måling, ved bl.a. at udfylde formular. Som pædagogisk bruger i en institution skal jeg kunne gennemføre en temperaturmåling på gruppeniveau med vurdering af børnenes trivsel mv.. Som forældre til et barn i en institution skal jeg kunne bidrage til temperaturmålingen ved bl.a. at udfylde skemaer. Som leder i en institution skal jeg kunne bidrage til en konkret temperaturmåling ved bl.a. at udfylde formular. 9

FKO GUIDE Temperaturmåling 2.3 User Stories for opfølgning på målinger 2.3.1 Opfølgning på måling i Bruger User story Som administrator i forvaltning skal jeg kunne vurdere resultatet af en konkret temperaturmåling. Jeg skal kunne sammenligne resultatet med landsgennemsnittet på overordnet niveau. Endvidere skal jeg kunne sammenligne kommunens resultat til kommunens evt. tidligere gennemførte temperaturmålinger.. Som administrator i skal jeg kunne trække resultatet af en temperaturmåling og rapporterer dette til den politiske ledelse. Som administrator skal jeg kunne trække resultatet af en enkelt institution. 2.3.2 Opfølgning på måling i institutionen Rolle en institution Institutionsleder User story Som administrator i institutionen skal jeg kunne vurdere resultatet af en konkret temperaturmåling. Jeg skal kunne sammenligne resultatet med kommunens samlede resultat på både overordnet og på detaljeret niveau. Endvidere skal jeg kunne sammenligne institutionens resultat til institutionens evt. tidligere gennemførte temperaturmålinger. Som leder i institutionen skal jeg kunne se hver børnegruppes resultat 10

3 How to FKO GUIDE Temperaturmåling I dette kapitel gives en kortfattet beskrivelse af udvalgte funktionaliteter, med vægt på at beskrive principperne i opgaveløsningen. Der henvises til systemets on-line guides for en beskrivelse af de konkrete fremgangsmåder i FKO-systemets brugerflade. 3.1 Opsætning og administration af redskabet I dette afsnit beskrives udvalgte administrative funktioner i systemet. 3.1.1 Oprettelse af IT-brugere For at få adgang til FKO-systemet skal man oprettes som IT-bruger af en administrator. Oprettelsen af en IT-bruger foregår efter følgende proces: 2 1 Aktiveringsmail Administrator FKO-system Brugeradgang til systemet via login Figur 2: Oprettelse af brugeradgang til FKO-systemet. 3 IT-bruger 1) Administrator opretter den enkelte bruger, og angiver stamoplysninger samt indikerer, hvilke rettigheder brugeren skal have i FKO-systemet. Alle brugere identificeres via deres email-adresse. 2) Når brugeren er oprettet afsendes en aktiveringsmail fra FKO-systemet til brugerens emailadresse. Denne aktiveringsmail indeholder et link, som brugeren skal benytte for at kunne logge ind på FKO-systemet første gang. 3) Den nye bruger klikker på det angivne link i den tilsendte aktiveringsmail. Dette fører brugeren til et login-billede, hvor man skal oprette sit personlige password til systemet. Når der er indtastet et password har brugeren herefter adgang til de dele af FKO-systemet, som administratoren gav tilladelse til under punkt 1. 3.1.2 Oprettelse af respondenter Oprettelsen af respondenter foregår som en del af målingsprocessen: 2 1 Aktiveringsmail Administrator FKO-system 3 Respondent Indberetningsskema (simpel web-form) Figur 3: Oprettelse af respondenter i FKO-systemet. 11

FKO GUIDE Temperaturmåling 1) Administrator bestemmer ved initiering af målingen, hvilke respondenter der skal deltage i målingen. Som en del af dette tilknyttes den enkelte respondent en email-adresse, hvis de har en. 2) Når respondenten er oprettet afsender FKO-systemet en aktiveringsmail til dennes email- adresse. Aktiveringsmailen indeholder et link, som respondenten skal benytte for at kunne udfylde det tildelte spørgeskema. Hvis respondenten ikke har en email-adresse, adresse, vil systemet i stedet kunne udskrive et brev, som administrator formidler fysisk til respondenten. 3) Den nye respondent klikker på det angivne link i den tilsendte aktiveringsmail, hvilket giver adgang til det tilknyttede indberetningsskema. Indberetningsskemaet kan kun tilgås via en Web-browser. browser. Hvis respondenten har fået et brev, skal vedkommende manuelt indtaste den webadresse, der er angivet i brevet, i webbrowserens adressefelt. 3.2 Håndtering af målinger Nedenfor er gengivet et mere detaljeret billede af målingsprocessen, som tre delprocesser: 1) Initiering og administration af måling 2) Gennemførelse af måling 3) Opfølgning på måling 1 2 Administrator Initierer og administrerer en måling 3 Forældrer udfylder skema Personale udfylder observationsskemaer FKO-system Administrator trækker rapport Forvaltning udfylder skema Institutionsleder udfylder skema Figur 4: Et mere detaljeret billede af målingsprocessen Personale udfylder medarbejderskema I de følgende afsnit er der knyttet kommentarer til udvalgte aspekter af de tre delprocesser. 12

3.2.1 Vedr. initiering og administration af måling FKO GUIDE Temperaturmåling Initiering af en måling på det enkelte dagtilbud indebærer følgende delopgaver: 1) Målingen navngives. 2) Der angives start- og slutdato. 3) Der oprettes respondenter for institutionen (angives ved navn og email). 4) Der oprettes respondenter for (angives ved navn og email). 5) Der oprettes respondenter for hvert barn (angives ved navn og email). 6) Målingen igangsættes, og der udsendes aktiveringsmails til alle respondenter, som herved gives adgang til deres respektive indberetningsskemaer. Vedrørende kommunale målinger Det er muligt for den centrale forvaltning at initiere en samlet måling for en række institutioner. Dette indebærer følgende delopgaver for den kommunale administrator: 1) Målingen navngives. 2) Der angives start- og slutdato. 3) Der oprettes en gruppe af dagtilbud, som skal indgå i målingen. 4) Målingen igangsættes. 5) Herefter er det muligt at følge op på fremdriften af målingen. Bemærk: En Kommunal måling udelukkende er en administrativ funktion, som gør det lettere at igangsætte målinger for en samlet gruppe institutioner. Der er ikke er en dedikeret rapportering for en kommunal måling. 3.2.2 Vedr. gennemførsel af måling Ved gennemførsel af en måling kan administratoren følge med i, hvilke respondenter der har besvaret skemaerne og hvordan status på besvarelserne er. 3.2.3 Vedr. opfølgning på måling (rapportering) For at udtrække rapporter i FKO systemet klikkes på linket Rapporter i venstre side. Skærmbilledet udfyldes med de nødvendige oplysninger og man trykker på Bestil. Derefter kan bestillingen ses nederst på skærmen med en status Afventer. Siden kan nu forlades, og når man vender tilbage til siden, kan man se, hvis rapportbestillingen har fået status klar. I så fald kan man klikke på link ud for bestillingslinjen og åbne rapporten på sin egen PC. Om valg af rapport format: - PDF: Vælges for at få en låst udgave af den ønskede rapport. - RTF: Vælges for at få en redigerbar udgave af den ønskede rapport. I RTF rapporterne er der også nogle steder afsat luft til at reflektere over indholdet. Denne type redigerede rapporter skal gemmes på eget IT-system. 13