Møde i universitetsledelsen den 27. juni 2011 - Punkt 1, bilag 1e: DFU PiD vedrørende AU Økonomi (AU Planlægning er under udarbejdelse) AARHUS UNIVERSITET Projektinitieringsdokument Organisering af økonomifunktionen Aarhus Universitet
1 Dokumentkontrol 1.1 Revisionshistorik Ændringsdato Forfatter Hvad er blevet ændret 17.02.2011 Morten Balslev Projektinitieringsdokument oprettet 25.02.2011 Jesper Runge Første udkast klart 07.03.2011 Jesper Runge Dokument tilrettet 12.04.2011 Jesper Runge Dokument tilrettet mht. leverancer og projektdeltagere 05.05.2011 FLA Omarbejdet i overensstemmelse med styregruppens principper 30.5.2011 Flemming Larsen Tilføjet af snit om dannelse af fælles kultur i økonomifunktionen 14.6.2011 FLA Indarbejdet Styregruppens bmk. vedr. studenterindflydelse og brugertilfredshed 1.2 Godkendelse Dato Navn Ansvar 10.3.11 Søren Trangbæk Projektejer 8.6.2011 Styregruppen Side 2 af 10
2 Projektet 2.1 Kortfattet beskrivelse af baggrund for projektet I 2010 besluttede AU s bestyrelse at igangsætte Den Faglige Udviklingsproces, som blandt andet indebærer en omstrukturering af hovedområder, institutter, fællesområde og universitetsledelse. Dette fordrer tillige en administrativ reorganisering, herunder af økonomiområdet, til støtte for formålene med Den Faglige Udviklingsproces. Det er desuden fastslået, at effektiv økonomisk understøttelse af Den Faglige Udviklingsproces nødvendiggør udvikling af en ny økonomistyringsmodel. Implementeringen af en ny økonomistyringsmodel på Aarhus Universitet betyder, at økonomifunktionen fremadrettet skal varetage en række opgaver, som ikke i dag udføres i funktionen, ligesom at arbejdsgange og processer vil blive påvirket. Det er udtrykt som et element i Den Faglige Udviklingsproces: at økonomifunktionen skal være i stand til at understøtte tværgående aktiviteter, at varetagelsen af økonomifunktionens aktiviteter samles i færre enheder og at den fremtidige organisering af økonomifunktionen understøtter den implementerede økonomistyringsmodel. 2.2 Kortfattet beskrivelse af formål med projektet Formålet med projektet er, at fastlægge og gennemføre aktiviteter, der er nødvendige for at klargøre de organisatoriske rammer til den nye økonomistyringsmodel. Projektets aktiviteter vil blandt andet omfatte fastlæggelse af endelig opgavesplit og snitflader mellem økonomifunktionens enheder og øvrige organisatoriske enheder, udarbejdelse af funktions- og stillingsbeskrivelser for den nye økonomifunktion, dimensionering og bemanding af økonomifunktionen, sikre klargøring af fysiske rammer for medarbejderne i den nye økonomifunktion samt gennemføre træning og uddannelse i de nye funktioner og processer. 2.3 Projektets hovedresultater 2.3.1 En organisatorisk ændring af økonomifunktionen på Aarhus Universitet samt en bemanding af denne organisation med de rigtige medarbejdere på de rigtige tidspunkter i form af etableringen af de forskellige kompetencegrupper. Økonomifunktionen etableres med 4 grupper, der tilsammen danner den samlede økonomifunktion. Gruppe 1 - Transaktionsopgaver: I gruppe 1 varetages de transaktionsbaserede opgavetyper, hvilket omfatter: Administration af kreditorer, administration af debitorer, web-shop, rejseafregning, anlægsaktiver, projekter, udarbejdelse af perioderegnskab samt administration af kasse og likviditet. Side 3 af 10
Gruppe 2 Regler og politikker: I gruppe 2 løftes de opgaver, der har til formål at udstikke rammerne for den øvrige opgaveudførsel af de økonomirelaterede opgaver på Aarhus Universitet samt sikre en kontinuerlig udvikling, standardisering og effektiviseringen i den overordnede økonomiopgavevaretagelse. Gruppe 3 Forretnings controlling: I gruppe 3 udarbejdes budgetter, rådgivning til organisationen i anvendelse af ledelsesinformation og data, sparring med organisationen og support til organisationen med beslutningsstøtte. Derudover udføres de forretningsmæssige controlling aktiviteter, der sikrer at universitetet efterlever de udarbejdede politikker og forretningsprocedurer. Gruppe 4 - Projektøkonomifunktion: I gruppe 4 varetages en bred vifte af økonomiopgaver. Fælles for opgaverne er, at de alle er centreret omkring håndtering af de eksternt finansierede forskningsprojekter, som gennemføres i universitetets regi. 2.3.2. Universitetet forventes at kunne opnå en række fordele, som følge af den ændrede organisatoriske opsætning af den nye økonomifunktion. De primære omfatter: Flyt af fokus fra historisk opfølgning til proaktiv virksomhed Samling af økonomiopgaverne i centre Forbedrede muligheder for standardisering og effektivisering Sammenhængende service gennem entydige referenceveje Flyt af fokus fra historisk opfølgning til proaktiv og forretningsorienteret virksomhed Der vil i organiseringen af den nye økonomifunktion blive oprettet en forretningscontrollingfunktion, der bl.a. vil have som ansvarsområde at indgå i dialog og sparring med universitetets ledelse, hovedområder og institutter omkring udarbejdelse af budgetter og finansielle planer, der tager afsæt i den overordnede strategi såvel som etablerede handlingsplaner. Samling af økonomiopgaverne i centre Den daglige varetagelse af de forskellige økonomiopgavetyper vil blive samlet i centre. Side 4 af 10
Forbedrede muligheder for standardisering, effektivisering og videndeling Standardisering og effektivisering er en generel målsætning for Aarhus Universitet og en organisering af den nye økonomifunktion i fire overordnede grupperinger omkring sammenlignelige opgavetyper og kompetencer, vil som nævnt ovenfor netop styrke muligheden for at standardisere processer, arbejdsgange samt opgaveudførsel. Sammenhængende service gennem entydige referenceveje I den fremadrettede organisering af økonomifunktionen lægges der vægt på, at økonomimedarbejderne befinder sig i et fælles økonomifagligt miljø. Oprettelsen af et sådan miljø betyder at alle økonomimedarbejdere vil have en primær reference til vicedirektøren for økonomi. 2.4 Eventuelle konkrete leverancer Projektet leverer ikke konkrete produkter eller leverancer. Resultater er beskrevet under 2.3. 2.5 Grænseflader til andre projekter Projektet har en række grænseflader til øvrige projekter og aktiviteter, som i øjeblikket gennemføres på Aarhus Universitet. Økonomistyringsmodel: Projektet Implementering af ny økonomistyringsmodel har til formål at sikre implementeringen af den nye økonomistyringsmodel på Aarhus Universitet. Håndteringen af disse grænseflader løses ved, at der oprettes er fælles projektkontor for de to projekter, ligesom at der er opsat løbende koordinationsmøder mellem projektlederne. Kommunikation: Kommunikationen omhandlende den nye organisering af økonomifunktionen på Aarhus Universitet varetages af projektsporet Forandringsledelse og kommunikation (se diagram afsnit 3.1) Der eksisterer en tæt og kontinuerlig sammenhæng imellem dette projektspor og projektet for organiseringen af økonomifunktionen. Håndteringen af disse grænseflader sker ved oprettelsen af et fælles projektkontor, der ligeledes har løbende kontakt til AU Kommunikation. Ledelsesinformation: Ledelsesinformationsprojektet (LI-projektet) har til formål at implementere et systematiseret og standardiseret ledelsesinformationssystem for hele universitetet samt i forlængelse heraf at etablere en central administrativ enhed, som kan drifte og udvikle universitetets processer og generelle arbejde med dataindsamling og ledelsesinformation. Denne koordinering håndteres blandt andet ved, at der er oprettet et fælles programkontor for LIprojektet og projektet for organisering af økonomifunktionen. Øvrige projekter, der skal sikre den tværgående sammenhæng i AU-Administration. Side 5 af 10
2.6 Øvrige afhængigheder Projektets fremdrift er afhængig af gennemførelsen af forskellige aktiviteter i andre igangværende projekter på universitetet. Nedenfor er nævnt de primære afhængigheder, som kan påvirke fremdriften i projektet for organiseringen af økonomifunktionen. IT: AU IT har ansvaret for at levere systemmæssig infrastruktur til den nye økonomistyringsmodel. I forhold til organiseringen af økonomifunktionen, er det afgørende, at den systemmæssige infrastruktur er på plads inden at indplacerede økonomimedarbejdere i hver af de fire grupperinger i økonomifunktionen fysisk flyttes. IT: Universitetet skal implementere it-systemet IndFak Indkøb (Evenex) - et system til håndtering af rekvisitioner og ordrer. I forhold til organiseringen af økonomifunktionen, er det nødvendigt at dette indkøbsmodul er organisatorisk implementeret før den fysiske etablering af transaktionscentret (gruppe 1) kan finde sted. HR: AU HR har fået til opgave at gennemføre en kortlægning af den nuværende opgavevaretagelse, tidsanvendelse samt kompetenceniveau for alle medarbejdere i de forskellige administrative enheder på universitetet. Dette arbejde omhandler således også økonomimedarbejderne. For at projektet Organisering af økonomifunktionen kan foretage en dimensionering af den nye økonomifunktion og fastlægge, hvor mange ressourcer / medarbejdere, der er påkrævet for at kunne løfte de enkelte arbejdsopgaver, er det afgørende, at kortlægningsarbejdet gennemføres rettidigt. Bygningsdrift / Teknisk Forvaltning: Det er vigtigt for projektet, at der tages hånd omkring klargørelsen af de fysiske rammer for den nye økonomifunktion. Således skal det sikres, at de bygninger, som skal huse medarbejderne i den fremtidige økonomifunktion, er identificeret og klargjort, så medarbejderne kan foretage den fysiske flytning efter planen. 2.7 Succeskriterier Omorganiseringen af den eksisterende økonomifunktion på Aarhus Univesitet er en succes, såfremt det kan konstateres af følgende succeskriterier er opnået: 1. Entydig sammenhæng mellem AU s målsætning, strategi og daglige drift 2. Indsigt i hvad ressourcer anvendes til og bidrager med 3. Målsætning om tværgående samarbejde understøttes 4. Naturlig økonomisk styringshorisont: 5. Standardisering af opgavevaretagelse på tværs af universitetet: 6. Projektansvarlige oplever god, professionel administrativ betjening: 7. Generelt en høj grad af brugertilfredshed med AU Økonomis leverancer Side 6 af 10
3 Tidsplan og budget 3.1 Overordnet projektplan og aktiviteter Etablering af gruppe 1 Dato Funktions- og stillingsbeskrivelser gruppe 1 Ultimo Q1, 2011 Design af opgavesplit Ultimo Q2, 2011 Design af detaljeret struktur for gruppe 1 Ultimo Q2, 2011 Overordnet transitionsmodel mht. systemunderstøttelse og andre afhængigheder Ultimo Q2, 2011 Transitionsmodel for gruppe 1 funktioner for administrative centre Ultimo Q2, 2011 Mapning af medarbejdere til nye funktioner (ønskerunder) Ultimo Q2, 2011 Udmelding til alle medarbejdere i økonomi om ny funktion Ultimo Q2, 2011 Eventuel rekrutteringsproces Ultimo Q3, 2011 Træning og uddannelse i nye funktioner og processer Ultimo Q3, 2011 SLA er for gruppe 1 Ultimo Q4, 2011 Gruppe 1 etableret Ultimo Q4, 2011 Etablering af gruppe 2 Dato Etablering af gruppe 2 - Etablere og bemande økonomifunktionens gruppe 2 Design af opgavesplit Ultimo Q2, 2011 Design af detaljeret struktur for gruppe 2 Ultimo Q2, 2011 Transitionsmodel for gruppe 2 Ultimo Q2, 2011 Udmelding til alle medarbejdere i økonomi om ny funktion Ultimo Q2, 2011 Eventuel rekrutteringsproces Ultimo Q3, 2011 Træning og uddannelse Ultimo Q3, 2011 SLA er for gruppe 2 Ultimo Q4, 2011 Gruppe 2 etableret Ultimo Q3, 2011 Etablering af gruppe 3 Dato Etablering af gruppe 3 - Etablere og bemande økonomifunktionens gruppe 3 Design af opgavesplit Ultimo Q2, 2011 Design af detaljeret struktur for gruppe 3 Ultimo Q2, 2011 Medarbejdere til gruppe 3 identificeret Medio Q2, 2011 Mapning af medarbejdere til nye funktioner (ønskerunder) Ultimo Q2, 2011 Overordnet transitionsmodel mht. systemunderstøttelse og andre afhængigheder Ultimo Q2, 2011 Side 7 af 10
Transitionsmodel for gruppe 3 funktioner for administrative centre Ultimo Q2, 2011 Udmelding til alle medarbejdere i økonomi om ny funktion Ultimo Q2, 2011 Eventuel rekrutteringsproces Ultimo Q3, 2011 Træning og uddannelse Ultimo Q3, 2011 SLA er for gruppe 3 Ultimo Q4, 2011 Gruppe 3 etableret Ultimo Q3, 2011 Etablering af gruppe 4 Dato Etablering af gruppe 4 - Etablere og bemande økonomifunktionens gruppe 4 Design af opgavesplit Ultimo Q2, 2011 Design af detaljeret struktur for gruppe 4 Ultimo Q2, 2011 Medarbejdere til gruppe 4 identificeret Medio Q2, 2011 Transitionsmodel for gruppe 4 funktioner for administrative centre Ultimo Q2, 2011 Udmelding til alle medarbejdere i økonomi om ny funktion Ultimo Q2, 2011 Eventuel rekrutteringsproces Ultimo Q3, 2011 Træning og uddannelse Ultimo Q3, 2011 SLA er for gruppe 4 Ultimo Q4, 2011 Gruppe 4 etableret Ultimo Q3, 2011 3.2 Tidsplan Se ovenfor 3.2. 3.3 Projektbudget Ikke udarbejdet 4 Organisering 4.1 Projektorganisation Projektet er et selvstændigt, tværgående projekt på AU som involverer projektdeltagere fra både AU og PwC. Alle aktiviteter vil blive gennemført i et tæt samarbejde mellem PwC s og Aarhus Universitets ressourcer i det omfang, det er muligt. Nedenstående organisationsdiagram viser projektorganisationen: Side 8 af 10
4.2 Projektdeltagere Navn Hjemhørende Titel Rolle Søren Trangbæk AU Vicedirektør Projektejer Anette Svejstrup AU Souchef Projektdeltager Arne Skov AU Chef konsulent Projektdeltager Niels Damgaard AU Adm. chef Projektdeltager Inger Rønde AU Økonomileder Projektdeltager Christian Klibo PwC Partner PwC projektansvarlig Kvalitetssikring af leverancer, senior level sparring Jesper Runge PwC Director PwC projektleder Henrik Gudiksen PwC Manager PwC projektmedarbejder Morten Balslev PwC Senior Consultant PwC projektmedarbejder Louise Nebel Sørensen PwC Consultant PwC projektkontorkonsulent Der vil ud over det faste projektteam blive nedsat arbejdsgrupper der skal arbejde med etableringen af gruppe 1-4. 4.3 Studenter- og medarbejderinddragelse Igangsættelse af medarbejderforankret proces til formulering og etablering af fælles kultur og værdier i AU Økonomi og Planlægning, herunder formulering af fælles arbejdsgrundlag og præmisser baseret på professionel forretningsforståelse. Projektet berører ikke direkte og involvere ikke de studerende. Side 9 af 10
4.4 Projektkontrol og risikostyring Projektet kontrolleres løbende i samarbejde med AU, således der sker løbende godkendelse af projektets leverancer. Hver 14. dag afholdes koordinationsmøder med projektejer Søren Trangbæk. Forud herfor udarbejdes en fremdriftsrapport, hvor fremdriften for hvert projektspor beskrives. Fremdriftsrapporten indeholder ligeledes projektets emne- og risiko-log, som gennemgås og drøftes til hvert koordinationsmøde. Emneog risiko-loggen indeholder projektets risikohåndtering, og heri vil løbende registreres de risici der identificeres i forbindelse med projektet. Projektets proces for risikohåndtering tager udgangspunkt i den projekthåndbog, som er udarbejdet til det samlede projektkontor for ledelsesinformationsprojektet, samt projektet vedrørende implementering af ny økonomistyringsmodel. Det er derved foruddefineret på hvilken måde emner og risici registreres, håndteres og eskaleres i projektet. 5 Projektets økonomiske konsekvenser Der kan ikke opstilles nogen kommerciel business case for projektet Side 10 af 10