Næstved Kommune Center for Strategi og Innovation Att.: Chefkonsulent Tine Jeppesen Teatergade 8 4700 Næstved På vegne af Faxe, Næstved og Vordingborg Kommuner. Den 8. juni 2014 Kortfattet og konkret beskrivelse af indsatser og proces vedrørende tilbud på et strategioplæg for etablering af en fælles turismeorganisation i Sydsjælland Med udgangspunkt i mail af den 2. juni og medsendte kommissorium fremsendes ifølge aftale tilbud på udvikling og udarbejdelse af et strategioplæg. Strategioplægget vil udgøre en mulig forretnings- og organisationsstrategi for en samlende og fælles tværkommunal turismeindsats i Faxe, Næstved og Vordingborg Kommuner. Tilbuddet tager udgangspunkt i de nedenfor skitserede indsatser og forslag til proces. Proces og indsatser kan naturligvis justeres og præciseres efter ønske. Tilbuddet indeholder tillige et indledende bud på selve strategioplæggets indhold. Kort beskrivelse af strategioplæggets indsatser Formål: Hvordan: Udvikling og udarbejdelse af et visionært strategioplæg for Faxe, Næstved og Vordingborg Kommuner. Strategioplægget vil tage sit afsæt i et konkret bud på en forretnings- og organisationsstrategi for en samlet turismeindsats i de tre kommuner. Netop fordi strategioplægget bliver udviklet på baggrund af et politisk ønske / et kommissorium og i et tæt samarbejde med turismefremmeorganisationerne samt udvalgte turismeinteressenter vil strategien tillige give ejerkommunerne et godt udgangspunkt og grundlag for udarbejdelse af en evt. kommende resultatkontrakt med den nye tværkommunale turismeorganisation. Tillige vil strategien give de tre ejerkommuner en yderligere faglig indsigt i hvilke turismemæssige indsatser, der på sigt vil kunne underbygge og gavne det nye fælles turismesamarbejdes potentiale og dermed det fælles strategioplæg. 1) Udviklingen og udarbejdelsen af strategioplægget vil tage sit afsæt i de videns- og faktabaserede analyser og rapporter, som der i løbet af de seneste år er udarbejdet for de respektive kommuner. VisitDenmark har ganske givet allerede udarbejdet de samfundsøkonomiske turismetal for de respektive kommuner. Disse rapporter, i så aktuelle udgaver som mulig, vil være til stor gavn for strategioplæggets træfsikkerhed. 2) Det er min erfaring, at strategiarbejdet er mest engagerende og effektivt, når ejerne og interessenterne mødes og drøfter strategiske vejvalg på baggrund af et første udkast, der bygger på mandatet fra kommissoriet og et indledende møde med arbejdsgruppen. Living Concepts ApS, Maglebjergvej 10, 2800 Kgs. Lyngby Side 1
På det indledende møde med arbejdsgruppen vil en udbygning af mit kendskab til kommunernes, de involverede turismeorganisationers og toneangivende turismeaktørers forventninger til fremtiden være et vigtigt udgangspunkt for konkretisering af de strategiske vejvalg knyttet til det første strategiudkast. 3) Det første strategiudkast og de strategiske vejvalg fremsendes forud for en anbefalet workshop til arbejdsgruppen for OK med hensyn til en åben drøftelse på selve workshoppen. Workshoppen vil være tilrettelagt således, at vi bygger ovenpå den viden, vi har fået fra analyserne og rapporterne samt forventningerne fra arbejdsgruppen, så vores udgangspunkt er på et oplyst vidensgrundlag. Workshoppen vil primært have til formål, at deltagerne skal sætte deres personlige fingeraftryk ved at kommentere de strategiske vejvalg knyttet til strategiens prioriteringer og indsatsområder. Forud for hvert strategiske vejvalg vil der være et kort fagligt oplæg fra min side, således at alle har forudsætninger for at bidrage med fagligt begrundede kommentarer. Deltagerne på workshoppen bør være arbejdsgruppen, repræsentanter fra turismeorganisationerne og de toneangivende erhvervsaktører (store som små). Workshoppen må dog ikke bliver for stor i antal. Maks. 35 personer. 4) Efter workshoppen præciseres det første udkastet til strategioplægget. 5) Herefter giver det mening at gennemgå og drøfte det ajourførte strategioplæg med styregruppen for input og kommentarer samt ønske om yderligere præciseringer. 6) Endelig og ajourført version af strategioplægget færdiggøres og afleveres. Konkret procesbeskrivelse af strategioplæggets faser (hvornår): Fase 1 Juni Opdragsgiver fremsender alle de seneste analyser, undersøgelser og rapporter fra de tre kommuner og deres turismefremmeorganisationer og turistforeninger. Disse læses og fortolkes af Dorte. Fremsendelse af turismefremmeorganisationernes 2013 regnskab og organisationsdiagrammer anno 2014. Det er vigtigt at erhvervets medfinansiering fremgår af regnskaberne. Fremsendelse af de respektive kommuners resultatkontrakter 2014 med deres turismefremmeorganisationer. Fremsendelse af de respektive turismefremmeorganisationers nuværende strategier og vedtægter. Fremsendelse af de respektive turismefremmeorganisationers indsalgsmateriale vedrørende fælles markedsførings- og udviklingsindsatser i 2013/2014. Introduktion og opstartsmøde med arbejdsgruppen. Overlevering af arbejdsgruppens indsigt og viden om interessenternes forventninger til strategioplægget. Med baggrund i Dortes kendskab til de forskellige destinationsorganiseringsmodeller der findes i dansk turisme anno 2014, kommenteres disse for umiddelbare synspunkter. Forventningsafstemning i forhold til Dortes leverance. Living Concepts ApS, Maglebjergvej 10, 2800 Kgs. Lyngby Side 2
Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7 Fase 8 Fase 9 Juli og august Udarbejdelse af det første udkast til en forretnings- og organisationsstrategi for de tre kommuner. Udkastet til strategioplægget indeholder en række strategiske vejvalg, som skal afklares i den videre proces. Medio august Arbejdsgruppen plus evt. formænd mødes og gennemgår det første udkast med henblik på drøftelse af de strategiske vejvalg, som første udkast lægger op til. Gennemgangen og drøftelserne faciliteres af Dorte. Medio august De tre ejerkommuner og turismeorganisationerne udsender en fælles invitation til en strategiworkshop. Ultimo august Justeret og præciseret udkast udarbejdes på baggrund af mødet med arbejdsgruppen. Forberedelse af workshop for involvering af de vigtigste interessenter udover arbejdsgruppen / ejerkredsen. Workshoppen tilrettelægges i et tæt samarbejde med Tine Jeppesen og de lokale turismeorganisationer. Et koordineringsmøde parterne imellem vil være formålstjenlig. Primo september Gennemførelse af strategiworkshoppen af 4 timers varighed. Dorte faciliterer workshoppen. Turismeorganisationerne bidrager aktivt. Primo september Justeret udkast udarbejdes. Konklusioner af prioriteringer kan nu drages og opsummeres. Medio september Andet udkast gennemgås og drøftes med styregruppen og arbejdsgruppen i en relevant forbindelse. Medio september Endeligt strategioplæg er færdig bearbejdet og klar til den videre administrative og politiske proces. Forslag til strategioplæggets indhold. Et strategioplæg til en fælles forretnings- og organisationsstrategi kan indeholde følgende elementer: 0. Indledning og beskrivelse af ambitionen om at gøre sig gældende som en kendt dansk destination med et stor potentiale, øget markedsføring og endnu større professionalitet. 1. Definition af hvad er en tværkommunal destinationsorganisation egentlig Living Concepts ApS, Maglebjergvej 10, 2800 Kgs. Lyngby Side 3
1.1 Herunder Foreningen Danske Destinationers optagelseskrav til stærke danske destinationer med potentiale. 2. Strategioplæggets store linjer 2.1 Beskrivelse af transformationsprocessen fra tre lokale turismeorganisationer til en stærk destination med fælles relevante geografiske perspektiver. Destinationens og organisationernes strategisk rejse fra noget godt til noget endnu bedre og mere synligt, attraktivt og sammenhængende. 2.2 Ny finansieringsmodel destinationens økonomiske fundament. 2.3 Ny forretningsplan for de strategiske indsatsområder. 2.3.1 Fælles vision og mission 2.3.2 Fælles oplevelsesprofil 2.3.3 Markedsstrategien 2.3.4 Produktstrategien 2.3.5 Digital og personlig værtskabsstrategi baseret på tre forskellige modeller for samdrift af turistinformation. 2.3.6 Markedsføringsstrategien 2.4. Ny organisering 2.4.1 Ansvars- og opgavefordelingen på destinationen 2.4.2 Organisations- og netværksdiagram for destination Sydsjælland som helhed 2.4.3 Organisationsdiagram for destinationsorganisationen herunder den optimale turistinformation samt det optimale turismeerhvervsfremme. Turismefremmeindsatsen kan forankres i et kommercielt klyngesamarbejde herunder perspektivering af mulige partnerskabsmodeller og deres samarbejde med destinationsorganisationen. 2.4.5 Destinationsorganisationens selskabsform og juridiske fundament herunder muligheden for flere ejere. 3. Forslag til vækstmål og effekter for den fælles destinationsorganisations virke. 4. Uddybninger vedrørende destinationens turismemæssige virke 4.1 Den fælles destinations SWOT 4.2 Et strategisk perspektiv omkring Sydsjælland og Danmark. Snitfalder og samspil. 4.2 Et strategisk perspektiv omkring Østersøen og Femern Bælt. Snitflader og samspil. 4.3 Brandplatformene for destinationen 4.4 Co- branding med byer, områder, oplevelser, attraktioner og produkter 6. Samarbejdet med de øvrige turismefremme organisationer i dansk turisme herunder udmøntningen af Regeringens vækstplan for dansk turisme og i særdeleshed dansk kystferieturisme, hvor Østersøen / Femern Bælt er strategisk prioriteret. Tilbud: Fast totalpris for fase 1 9. Kr. 100.000 Prisen er eksklusiv moms. Living Concepts ApS, Maglebjergvej 10, 2800 Kgs. Lyngby Side 4
Der bliver ikke beregnes kørselsgodtgørelse. Første delfaktura fremsendes efter fase 4 og sidste delfaktura efter fase 9. Med udgangspunkt i ovenstående bud håber jeg at have indfriet jeres forventninger. Strategioplægget vil blive udarbejdet som et word dokument med grafiske illustrationer. Ønsker opdragsgiver i stedet en mere visuel og overskriftsbaseret præsentation i power point er det fuldt muligt. Det vil glæde mig såfremt vi skulle samarbejde om ovenstående. Min praktiske og teoretiske erfaring med udvikling og drift af stærke tværkommunale destinatoner i Norge og i Danmark er betydelig. Tillader mig at medsende mit CV inklusiv oversigt over referenceopgaver som selvstændig konsulent. I kommissoriet refereres til den nationale turismeudviklingsindsats med fokus på turistdestinationer med dokumenteret potentiale, en stærk organisering og en bærende strategi. Strategien bag denne indsats har jeg stor indsigt i og ejerskab til, da jeg var projektansvarlig under udviklingen og vedtagelsen i VisitDenmark. Foreningen Danske destinationers arbejde er mig meget bekendt som tidligere bestyrelsesmedlem og medstifter. Venligst lad mig hører nærmere fra jer. På forhånd tak. Dorte Kiilerich Living Concepts ApS dorte@livingconcepts.dk Mobil: 40 54 48 08 Bilag: CV med referenceliste Living Concepts ApS, Maglebjergvej 10, 2800 Kgs. Lyngby Side 5