Kursushæfte. ingerfair.dk ingerfair@ingerfair.dk

Relaterede dokumenter
Dansk Softball Forbund. Frivillighedsstrategi

Frivillig rekruttering: Flere frivillige men hvordan?

Kom godt i gang TAG DEL. - den vellykkede inddragelse på TAGDEL.dk. vores samfund

Ledelse af frivillige

Flere voksne der gør mindre

Frivillig rekruttering: Flere frivillige men hvordan?

Frivillige - hvorfor og hvordan. Rie Frilund Skårhøj

Klubudviklingsprojekter

Guide til projektledere: Succesfuld konceptudvikling, kommunikationsstrategi og eksekvering af dit projekt på BetterNow

5.1 HVEM ER DE POTENTIELLE FRIVILLIGE?

Ledelse af frivillige

Hvervning og ledelse af frivillige

samfundsengageret Jeg stemmer, når der er valg

Det Fælles Bedste. Sådan holder du din egen samtalemiddag

Idékatalog til MX. - Forslag til rekruttering og fastholdelse

Lukke-øvelser til dine processer. En e-bog om at afslutte og samle op på processer

LEADING. Hvorfor skal du læse artiklen? Hvis du er klar til at blive udfordret på, hvordan du udvikler talent - så er det følgende din tid værd.

Dialogmøde om TrivselOP - alt hvad du skal bruge

GUIDE TIL MATCHMØDER I BARNETS VEN

GUIDE. Sådan rekrutterer I nye frivillige

GUIDE. Sådan rekrutterer I nye frivillige

GUIDE. Sådan rekrutterer I nye frivillige

Ledelse og koordinering af frivillige i Folkekirken. Fyraftensmøde i Haderslev Stift 15. november 2017 Connie Yilmaz Jantzen

KLUBUDVIKLINGSPROJEKTER OG WORKSHOPS

Ressourcen: Projektstyring

Det gode samarbejde - frivillige på arbejdspladsen

Ledelse af frivillige

Guiden er en opsamling på vores og vores samarbejdspartneres erfaringer med rekruttering af fædre til baba-indsatsen.

Frivilligpolitik. Det Grønlandske Hus i Odense

FRIVILLIGHEDSPOLITIK for det sociale område

DEN GODE SAMTALE HÅNDBOG FOR LEDERE

CORPORATE VOLUNTEERING. Tryghedsopkald

VEJLEDNING. Sådan kan vi rekruttere mangfoldigt til Ungdommens Røde Kors

Rekrutteringsstrategi og politik

Frivillige ledere...

Frivilligpolitik for KFUKs Sociale Arbejdes Krisecenter

Har I plads til unge i jeres forening?

Frivillighed og. motivation

Frivillighedscirklen

[DEN GODE PROJEKTBESKRIVELSE]

BYENS MØDE. Inspirationshæfte. Severin Seminar, maj 2012

GUIDE Udskrevet: 2019

Om ledelse af frivillige, motivation, forventninger, motiver til frivilligt arbejde...

EN PRAKTISK GUIDE TIL EVENTS

Frivillige og et godt arbejdsmiljø

Ledelse af frivillige

HVAD ER SELV? Til forældre

Mini. er for og bag.indd 2 12/01/

Ledelse af frivillige i folkekirken

Bilag 2 Transskription af interview med Luna. d. 17/

Vejledning til 5 muligheder for brug af cases

QUICK-GUIDE TIL MEDLEMSVÆKST. Få fat i de voksne sådan gør du!

Effektiv Jobsøgning. Frederik Iuel DJØFs Karriere- og Kompetencecenter

Frivillige - opstart mm.

Velkommen TAG DEL. Hjertelig velkommen på TAGDEL.dk. vores samfund

Statusnotat. Inddragelse af frivillige i Psykiatrien. PsykInfo

DANSK ATLETIK FORBUND EVENT-PROJEKTLEDER UDDANNELSE. Aldersgruppe: år

Guide. til frivilligværktøjer

Spørgsmål og svar om inddragelse af pårørende

Konference for tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter 30. september 01. oktober Stærkere. fællesskaber. Deltagerhæfte. Navn

- for samarnejde mellem frivillige og fagpersoner

Sådan leder du et forumspil!

GUIDE Udskrevet: 2017

Ledelse og fastholdelse af frivillige

Hvervning og. motivation

Afrapportering Turismefokuseret erhvervsserviceindsats. Herning 5. september 2013

DFUNK. Dansk Flygtningehjælps Ungenetværk

TRIVSELSUNDERSØGELSEN 2013

En god sæsonstart. Inspirationsfolder

Ledelse af frivillige

Frivillighed, ledelse og motivation

Dialogkort om skolens forældresamarbejde

Guide: Få indsigt i elevernes perspektiver

Side. 1. Praktiske forberedelser Filmens opbygning Pædagogik og anvendelse Hvilke kandidater er filmen relevant for?

2.2 Ledelse af unge frivillige: Dialog og plads til indflydelse

Tillidsbaseret Ledelse i klyngerne

Ny organisering i Ungdommens Røde Kors

Sådan HÅNDTERER du forandringer

OPGAVE 1 X min LEDER

Frivillig koordinering: Organisering af mange typer frivillige

OPSAMLING FRA FÆLLES OM ODENSE DIALOG 2016

Flere frivillige til kirkens aktiviteter? oplæg ved Charlotte Juul Thomsen Center for frivilligt socialt arbejde

Evaluering på Mulernes Legatskole

Guide. til frivilligværktøjer

SÅDAN HAR DU EN STØTTENDE SAMTALE. Psykiatrifondens guide til samtaler med børn og unge. Psykiatrifondens guide til samtaler med børn og unge

Ledelse af frivillige I Regen

Nye sociale medier - Hvordan bruger man de nye medier strategisk?

Velkommen til workshop F6 FÅ DE UNGE MED KATJA LINDBLAD BOLIGKONTORET DANMARKS UDVIKLINGSAFDELING

Introdag. BOOST- Innovativ skole i Helsingør. Grundkursus dag 1

BMSF-kurser foråret 2015

Dagtilbud med mening - et legende og udviklingsorienteret dagtilbud

DISTANCELEDELSE for dig, der ikke møder dine medarbejdere dagligt

Snak om det Undervisningsmateriale til mellemtrinnet

Skab bedre relationer gennem forbedring af image

SOCIAL TRIVSEL I KLASSEN = GOD SKOLE MED HØJ FAGLIGT NIVEAU

ERHVERVSMENTORER SKABER RESULTATER

Brokke, sladder, mobbe politik I Præstbro Børnehave. 3. Definition på hvad er - brok - sladder - mobning 4. Hvordan skal vi handle?

Forening skræddersyr forløb

Børne- og Ungepolitik

Randersgades Skole 1 Kommunikationsstrategi

Transkript:

Kursushæfte ingerfair.dk ingerfair@ingerfair.dk

Indholdsfortegnelse 1. INTRODUKTION HVORFOR FRIVILLIGE?... 3 2. ORGANISERING... 4 2.1. DESIGN AF FRIVILLIGROLLER... 4 2.2. ROADMAPPING ØVELSE... 6 3. REKRUTTERING & MOBILISERING AF FRIVILLIGE... 7 3.1. REKRUTTERINGSPLAN HVEM ER POTENTIELLE FRIVILLIGE?... 7 3.2. ROADMAPPING ØVELSE HVEM ER DE POTENTIELLE FRIVILLIGE FOR DFUNK?... 9 3.3. REKRUTTERINGSPLATFORME... 10 3.4. ROADMAPPING ØVELSE DESIGN EN REKRUTTERINGSPLATFORM... 12 3.5. MOBILISERING AF FRIVILLIGE MATCH MAKING... 13 4. FREMADRETTET HANDLEPLAN HVEM GØR HVAD HVORNÅR... 15 5. ØVELSER DU KAN LAVE MED FRIVILLIGE... 16 5.1. FORVENTNINGSAFSTEMNING... 16 5.2. SPEED DATING... 17 5.3. ORGANISATIONENS HÅNDTERING AF NYE IDEER TIL AKTIVITETER... 18 6. REFERENCER... 20 2

1. Introduktion hvorfor frivillige? understand that volunteers never save money Susan J. Ellis 1996 Der kan være en række årsager til, at en organisation vælger at inkludere frivillige i sit arbejde. Fordi frivillige tilbyder din organisation ressourcer, er det afgørende, at kunne besvare spørgsmålet hvorfor frivillige. Hvordan kan frivillige bidrage til din organisations arbejde? Ønsker I frivillige, fordi de kan frigive ressourcer på områder, således din organisation kan løfte flere opgaver? Ønsker I en løbende tilgang af nye ideer og initiativer? Eller ønsker I, at kunne udtrykke en oprigtighed omkring organisationens vision? Årsagerne kan være mange, men det er vigtigt at understrege, at frivillige ikke er et middel til at spare penge. Der vil altid være omkostninger forbundet med at inkludere frivillige i sit arbejde, men god koordinering af frivillige gør det muligt at forhøje udbyttet af de frivilliges arbejde både for din organisation, men også for de frivillige selv. Frivilligkoordinering handler om at tænke strategisk omkring arbejdet med frivillige. I dette kursushæfte finder du redskaber og forslag til, hvordan du strategisk arbejder med at få flere frivillige med i din organisation. 3

2. Organisering Organisering handler overordnet om at strukturere involveringen af frivillige i aktiviteter. Det er en fordel at have overblikket over, hvor mange frivillige du skal bruge, hvilke kompetencer de skal have, hvor meget ansvar du vil give dem og hvor lang tid de skal være med. 2.1. Design af frivilligroller I en organisation kan man have forskellige projekter, der involverer frivillige. Modellen herunder er et redskab til at designe differentierede frivilligroller inden for hvert enkelt projekt og mellem projekter. Kernefrivillig Tid: længere periode (5-6 mdr.) eller konvnuert Ansvar: Højt Nødvendige kompetencer: Både mange og meget specifikke Tovholderen Tid: Kortere periode (1-2 mdr.) Ansvar: lavt Nødvendige kompetencer: Få Nysgerrige frivillige Tid: 2-4 Vmer på en dag Ansvar: Næsten intet Nødvendige kompetencer: Ingen 4

Modellen viser tre typer roller du kan designe efter. Rollerne designes på baggrund af tid, ansvar og nødvendige kompetencer, der kræves for at løse opgaven. I denne model har vi valgt at skelne mellem tre typer frivilligroller. Det betyder ikke, at der ikke kan designes flere eller færre, men det er et udtryk for de mest almindelige frivilligroller. I det yderste stratum finder vi nysgerrige frivillige. Det er en frivilligrolle, hvor arbejdet der udføres tager 2-4 timer. Den frivillige har intet eller næsten intet ansvar, og det kræver ingen kompetencer at kunne udføre arbejdet. I de næste strata finder vi hhv. tovholderen og den kernefrivillige, der kræver mere tid, ansvar og flere kompetencer at udfylde. Der sker således en progression i den tid, det ansvar og de nødvendige kompetencer, der kræves af den frivillige når vi bevæger os fra nysgerrige frivillige mod kernefrivillige. Samtidig sker der også en progression i muligheden for at fastholde de frivillige og for at uddelegere ansvar og ejerskab. Det illustrerer pilene. Et projekt der inddrager frivillige dækker ofte over flere typer roller. Modellen er et redskab til at differentiere mellem disse roller og udnytte sammenspillet mellem dem. Rollen som nysgerrig frivillig kan benyttes til at mobilisere mange frivillige, men den virker også godt som mobiliseringstaktik for at få nye frivillige til din organisation. De nye frivillige får her mulighed for at stifte bekendtskab med din organisation på en meget uforpligtigende måde, der ikke kræver, at de tager ansvar. For at fastholde nysgerrige kan du tilbyde dem en rolle med mere ansvar f.eks. rollen som tovholder. Ligesådan finder du ofte dine kernefrivillige blandt dine tidligere frivillige tovholdere. Det kan være svært at mobilisere kernefrivillige og tovholdere blandt personer, der ikke har været frivillig i din organisation før. Modellen er også et værktøj til at skabe sammenhæng mellem frivilligroller på tværs af forskellige projekter. Dette kan gøre det lettere for dig at tilbyde en frivillig en ny rolle efter et aktuelt projekt er overstået, fordi rollerne i dine forskellige projekter ligner hinanden i et vidst omfang. En god frivilligkoordinator overvejer, hvor mange roller det er nødvendigt at skabe i projektet. For mange roller gør det uoverskueligt, mens for få roller øger din egen arbejdsbyrde. 5

2.2. Roadmapping øvelse Hvilke forskellige aktiviteter, der involverer frivillige, laver jeres forening? Hvilke forskellige frivilligroller (nysgerrige, tovholdere eller kernefrivillige) findes der i ovennævnte projekter? Beskriv de forskellige frivilligroller i forhold til hvor lang tid det forventes man er med, hvilke kompetencer det kræver, og hvor meget ansvar man har. Frivilligrolle 1 Frivilligrolle 2 Frivilligrolle 3 6

3. Rekruttering & Mobilisering af frivillige Rekruttering handler om at få potentielle frivillige hen til døren i din organisation, mens mobilisering handler om at få dem ind af døren og blive en aktiv del af organisationen. Rekruttering er afgørende for, at en organisation kan vokse i antal frivillige. Det er dog vigtigt at sondre mellem rekruttering og mobilisering af frivillige. Rekruttering handler om at skabe situationer, hvor potentielle frivillige møder organisationen, de frivillige eller ansatte. Det kalder vi rekrutteringsplatforme. Mobilisering handler om at anvende disse situationer til at få de interesserede til at påtage sig rollen som frivillig. Det kalder vi match making. Er fokus kun på at skabe situationer, hvor potentielle frivillige møder organisationen er det sandsynligt, at dem der møder op ikke bliver frivillige, fordi du mangler en plan for, hvordan du engagere dem i frivilligt arbejde. Omvendt er det centralt at udtænke fra hvilke rekrutteringsplatforme du ønsker at mobilisere frivillige. Har du ingen rekrutteringsplatforme er det sandsynligt, at der ikke kommer nye frivillige til din organisation. Det er sjældent frivillige bare kommer dumpende! 3.1. Rekrutteringsplan hvem er potentielle frivillige? Før du begynder at designe dine rekrutteringsplatforme er det en fordel at gøre dig tanker omkring, hvem der i det hele taget er potentielle frivillige for din organisation. For at finde frivillige til at løfte opgaver i din organisation er en rekrutteringsplan et godt udgangspunkt. Modellen herunder er en måde at identificere potentielle frivillige til din organisation. 7

Først skal du tegne et omrids omkring de mennesker, som deler din organisations vision. Det er ofte her du finder dine frivillige, og selvom dette kan virke commonsense, er det ofte nødvendigt at understrege igen og igen, fordi man ofte glemmer, at ikke alle deler ens vision. De mennesker du tegner et rids omkring, fordi du mener de deler jeres vision, skal inddeles i målgrupper. Dette er vigtigt, fordi du herigennem får mulighed for at overveje, hvordan du kan henvende dig specifikt til folk når du kontakter dem. Du kan inddele i målgrupper på rigtig mange måder. Eksempelvis kan du differentiere på baggrund af alder, køn, uddannelsesretning, arbejde, uddannelsestrin osv. Hvordan du definerer målgrupperne afhænger af, hvilke mennesker du har med at gøre. Motiver er de faktorer du tænker vil motivere de potentielle frivillige til at engagere sig. Her bliver dit arbejde med visionen og videre med målgrupperne aktuelt, for ikke alle mennesker motiveres af de samme faktorer til at engagere sig som frivillig. Når det gælder frivilligt arbejde kan man pege på tre overordnede ting, der motiverer mennesker. at gøre en forskel at være en del af et fællesskab at udvikle kompetencer Der findes flere, men her er det tilstrækkeligt at arbejde med disse tre. Du skal være opmærksom på, at det ikke er nok bare at sige eller skrive til potentielle frivillige, at de bliver en del af et fællesskab osv. En god frivilligkoordinator overvejer nøje, hvilket fællesskab eller hvilken forskel eller hvilke kompetencer, samt om alle tre motivationsfaktorer er relevante at spille på. Vær konkret! 8

3.2. Roadmapping øvelse hvem er de potentielle frivillige for DFUNK? DFUNKs vision er et verdenssamfund, hvor alle flygtninge og etniske minoriteter har værdige livsvilkår og lige muligheder, og hvor mangfoldighed er en grundlæggende værdi Hvem tror du deler DFUNKs vision? Kan du inddele disse mennesker i målgrupper med forskellige karakteristika (alder, uddannelse, køn mv.) Hvad tror du motiverer de forskellige målgrupper (gerne flere ting i prioriteret rækkefølge)? Vær konkret! 9

3.3. Rekrutteringsplatforme At bygge rekrutteringsplatforme handler om at skabe situationer, hvor potentielle frivillige får mulighed for at møde jeres organisation. En rekrutteringsplatform kan være et informationsmøde, en flyer, en plakat, en facebook gruppe, en hjemmeside osv. En rekrutteringsplatform kan have mange forskellige konstruktioner, men fælles for alle er, at de er døren ind til jeres organisation for interesserede frivillige. Modellen herunder er et godt arbejdsredskab når du skal bygge rekrutteringsplatforme. Image AkVviteter AlternaVv valuta Ambassadør Kontakt Det første du skal overveje er hvilket image din organisation skal afspejle. Sørg for at organisationens vision er synlig for potentielle frivillige. Det fortæller, hvorfor andre skal vælge at være frivillig for din organisation. Image er mere end visionen. Det kan være, at du ønsker at potentielle frivillige skal få indtrykket af, at organisationen drives af unge, er et sted hvor man kan realisere nye ideer, skaber resultater, giver kompetencer osv. Det er en god ide at vælge hvilke elementer, der skal indgå i den måde du vil afspejle din organisations image på. For mange ting kan forvirre potentielle frivillige. Alternativ valuta omhandler de faktorer, som du tænker motiverer potentielle frivillige til at engagere sig. Alternativ valuta er de ting som frivillige får i din organisation ud over glæden ved arbejdet. Frivillige spørger ofte implicit: Hvad får jeg ud af at være frivillig for jer? Det kan være arbejdet er kompetencegivende i sig selv, men hvis den alternative valuta er, at de frivillige får kompetencer skal det være på andre måder end gennem arbejdet. Det kunne f.eks. være 10

gennem kurser. Eksempler på alternative valutaer er sjov, fællesskab, kompetencer eller viden. På en rekrutteringsplatform skal du være konkret over for potentielle frivillige hvad får de ud af at arbejde for jer? Alternativ valuta trækker tråde tilbage til de overvejelser du gjorde dig omkring, hvad der motivere forskellige målgrupper til at blive frivillige i din organisation. Forskellige grupper værdsætter alternative valutaer på forskellige måder. Vær realistisk omkring hvad du siger til potentielle frivillige de får ud af at engagere sig det er demotiverende for frivillige, hvis du giver dem falske forhåbninger. På rekrutteringsplatformen er aktiviteterne du promoverer centrale. Du vil gerne have potentielle frivillige til at engagere sig i noget. Det er en fordel at vælge få aktiviteter for det gør det mere overskueligt for de potentielle frivillige, og det er bedre at præsentere få aktiviteter grundigt frem for at præsentere mange overfladisk. Det er også en god ide at vælge aktiviteter som har opstart tidsmæssigt tæt på at de potentielle frivillige har benyttet din rekrutteringsplatform. Sørg for at have ambassadører på dine rekrutteringsplatforme. En ambassadør er en nuværende frivillig, der kan fortælle om, hvordan det er at være frivillig i den eller de pågældende aktivitet(er) du promoverer. Sørg for at det er muligt på din rekrutteringsplatform, at de potentielle frivillige kan møde nuværende frivillige. Til sidst skal du sørge for at din rekrutteringsplatform giver mulighed for at udveksle kontaktinformationer. Som minimum skal potentielle frivillige have kontaktoplysninger på din organisation eller den ansvarlige for aktiviteten, hvis de ønsker at engagere sig. På de platforme hvor det er muligt er det en fordel at få potentielle frivilliges kontaktinformationer, så du kan tage kontakt til dem efterfølgende. Det kan være en fordel at tænke ambassadøren og kontaktinformationer sammen, således den person de potentielle frivillige møder på rekrutteringsplatformen, er den person der henvender sig til dem efterfølgende. 11

3.4. Roadmapping øvelse design en rekrutteringsplatform I skal designe en rekrutteringsplatform. I skal bruge det næste fællesmøde i jeres forening, hvor potentielle frivillige også er inviteret. Eller hvis i planlægger en infoaften kun for potentielle frivillige. Hvornår er det næste sådan møde for potentielle frivillige? (dato og tidspunkt) Brug spørgsmålene i modellen til at designe rekrutteringsplatformen. Hvilket indtryk vil i gerne give potenvelle frivillige og hvordan? Hvilke akvviteter er relevante at præsentere? Vær konkret med Vd og sted, opgaver osv. Hvilken alternavve valuta Vlbyder i potenvelle frivillige? Husk at være konkrete. Hvem er ambassadør for at være frivillig i akvviteterne? Hvem skal man kontakte og hvordan for at blive frivillig? 12

3.5. Mobilisering af frivillige match making Rekrutteringsplatforme handler om at skabe situationer for, at potentielle frivillige kan møde din organisation. Mobilisering handler om at anvende disse situationer til at få de interesserede til at påtage sig rollen som frivillig. Det kalder vi match making. Grænsen mellem rekruttering og mobilisering er i praksis flydende, da det aldrig er åbenlyst hvornår nye frivillige træder ind i organisationen, og hvorfor de gør det. Vi har valgt at lave en sondring mellem rekruttering og mobilisering, fordi vi mener der findes nogle teknikker som kan øge sandsynligheden for, at de mennesker i tiltrækker til jeres organisation også bliver aktive. Match making består af tre tandhjul: Rekruferingsplagorm FrVvilligroller Match making At have en rekrutteringsplatform er en forudsætning for at mobilisere frivillige gennem match making. Frivilligroller handler om at forklare potentielle frivillige, at frivillighed kan være mange forskellige ting. Noget frivilligt arbejde handler om at organisere og planlægge en aktivitet, mens andet handler om at være med i et par timer til en aktivitet. Rollen som nysgerrig frivillig er en god måde for nye frivillige at prøve kræfter med arbejdet i din organisation på en relativ uforpligtigende måde. Rollerne som tovholder og kernefrivillige tiltaler færre potentielle frivillige, fordi de kræver 13

meget arbejde og forpligtigelse. Til gengæld giver disse roller mulighed for at få ansvar, afprøve egne ideer og udvikle sig. Det er vigtigt at mødetidspunkter, opgaver, forventninger til tidsmæssigt engagement og andre oplysninger om aktiviteterne er tilgængelige på rekrutteringsplatformen. Match making, som er det sidste tandhjul handler om, at matche potentielle frivillige med en konkret aktivitet, frivilligrolle og en ambassadør. På denne måde hænger matchmaker værktøjet både sammen med rekrutteringsplatformen, men det hænger også sammen med frivilligorganiseringsmodellen. Sådan match maker du: 1. Skab overblik Dan et overblik over hvilke aktiviteter, der findes for nysgerrige, tovholdere og kernefrivillige. Har informationer for alle disse aktiviteter omkring hvad den frivillige skal lave, hvor lang tid det tager at være med, hvilke forventninger der er til vedkommende (skal der forberedes noget, er der arbejde mellem møder, er der kurser som forbereder en på arbejdsopgaverne, osv.), hvornår næste møde er, hvor det er og hvem der ellers vil være tilstede på dette møde. Hvad indeholder aktiviteterne der kan motivere til at blive frivillige (CV, fællesskab, forskel) Få kontaktoplysninger på de frivillige/ansatte, der er ansvarlige for de forskellige projekter. Hvis det er muligt må disse gerne være tilstede på rekrutteringsplatformen. 2. Skab indsigt Præsenter aktiviteter og de forskellige opgaveniveauer for nysgerrige, tovholdere og kernefrivillige for de eller den potentielle frivillige. Spørg den frivillige hvad de kunne tænke sig (de fleste siger nok den nysgerrige). Vurderer i hvilke(n) aktivitet og hvordan vedkommende skal engageres, dvs. skal vedkommende tilbydes at være med i to timer til en indsamling eller vurdere du, at vedkommende mere brænder for at være med til at arrangere en event. 3. Skab forpligtigelse Præsenter vedkommende for mulighederne, find ud af hvad han/hun vil og præsenter herefter personen for den frivillige, der har ansvaret for den pågældende aktivitet (det fysiske møde er bedst, men ellers kontaktoplysninger). Sørg for at den potentielle frivillige laver en aftale om at komme til aktiviteten Få kontaktoplysningerne på den potentielle frivillige, sådan i kan sende vedkommende reminders om mødetid og sted. 14

4. Fremadrettet handleplan hvem gør hvad hvornår Hvem Hvad Hvornår 15

5. Øvelser du kan lave med frivillige 5.1. Forventningsafstemning Som frivilligkoordinator er det vigtigt, at både du og dine frivillige har et klart overblik over, hvilke ressourcer der er til rådighed i gruppen. Forventningsafstemning er et redskab til at synliggøre gruppens potentiale. Det er lettere at nå målet, når I kender hverandres forventninger til projektet og hinanden! Målet med at lave en forventningsafstemning er at beskrive de frivilliges og dine egne forventninger og bekymringer til det kommende eller nuværende projekt, i arbejder med. Gennem en forventningsafstemning kan i synliggøre hinandens bidrag til projektet, og i kan lokalisere muligheder og udfordringer for gruppen. Forventningsafstemningen er også din måde som frivilligkoordinator at kommunikere din rolle og dine forventninger til de frivillige - og forhåbentligt at undgå misforståelser mellem dig og de frivillige i løbet af projektet. Forventningsafstemning step by step Introduktion til forventningsafstemning Tid: 5 min Få alle til at føle sig velkomne. Introducer kort målet med forventningsafstemningen og forklar de tre forskellige emner: Forventninger: Ønsker, berigelser, læringsmål, håb, personlig udvikling. F.eks. Hvad vil jeg gerne have ud af at være frivillig? Bekymringer: svagheder, behov, noget man frygter. F.eks. Hvad mangler jeg for at kunne løse opgaven? Input: Engagement, faglige - eller personlige kompetencer. F.eks. Hvad er jeg god til som resten af gruppen kan drage nytte af? Skriv forventninger, bekymringer og input Tid: 10min De frivillige skriver individuelt deres forventninger, bekymringer og input på post-it s. Giv de frivillige 2-3 min til hvert emne. Som frivilligkoordinator: Skriv dine forventninger, bekymringer og input samtidig med, at de frivillige skriver deres. Sæt plakater op, hvor du har tegnet træer på. Husk post-it s 16

Præsenter forventninger, bekymringer og input Tid: 25 min De frivillige får hver 1 min til at: Læse deres forventninger, bekymringer og input højt og sætte dem på de respektive plakater Herefter deles de frivillige i tre grupper og hver gruppe arrangerer hhv. forventninger, bekymringer og input på hver plakat i tematikker. De frivillige skulle gerne opdage, at de deler mange forventninger og bekymringer. De får også et billede af gruppens samlede input til projektet (team spirit vokser!). Som frivilligkoordinator får du et indblik i gruppens styrker og svagheder og kan fremadrettet fokusere arbejdet med de frivillige i projektet. Som frivilligkoordinator: Husk at anerkende gruppen. Gruppen har synliggjort deres potentiale, og ved at de har gjort dette, skaber de en stærk team spirit og følelse af at kunne realisere projektets mål. Husk at fortælle de frivillige dette! 5.2. Speed dating Speed dating er en sjov måde at lade frivillige præsentere sig over for hinanden på. Speed dating er et redskab til at bryde isen og få de frivillige til at fortælle lidt mere om sig selv en blot deres navn og alder. Målet med speed dating er at lade mange frivillige præsenterer sig for hinanden på relativ kort tid. Det kan ofte være en fordel at lade frivillige præsentere sig for hinanden på en utraditionel måde, fordi det er med til at opbygge en hyggelig og sjov stemning. Det skaber også energi at bryde med de frivilliges comfort zone på denne måde, fordi alle sættes i samme situation. Speed dating step by step Introduktion til speed dating Tid: 2 min Bed alle deltagere rejse sig op og gå ud midt på gulvet. Bed dem danne to lige lange rækker med ansigterne mod hinanden. Forklar at formålet med speed dating. Fortæl hvad du vil have deltagerne til at fortælle om sig selv. F.eks. Navn, alder, kæledyr, ynglings film hvor lang tid de har været med i organisationen, hvorfor de er/vil være frivillige osv. 17

Forklar at først taler den ene i 1 min, bagefter taler den anden i 1 min. Første gang de hører en lyd (f.eks. klang på glas) skal de bytte, så den anden fortæller. Anden gang de hører lyden skal den ene række gå til højre, mens den anden række bare bliver stående. Og så fremdeles. Under speed dating Tid: Varierende Hvor lang tid du skal sætte af afhænger af deltagerantal og hvor lang tid de for til at fortælle om sig selv. Sørg dog for at hele speed dating seancen ikke tager mere en 30 min. Hold øje med tiden og hver konsekvent når deltagerne skal flytte plads også selv om de ikke er færdige med at fortælle. Debrief Tid: 5 min Speed dating kan bruges til at skabe en fælles grund blandt deltagerne. Det kan være du har bedt dem om at fortælle hvorfor de er/vil være frivillige, og det kan du udnytte til at skabe energi blandt deltagerne. Spørg om de blev overrasket over noget. Spørg hvorfor de tror det forholder sig sådanne. Spørg om deltagerne mener denne viden kan bruges til noget konstruktivt. 5.3. Organisationens håndtering af nye ideer til aktiviteter Nye ideer er godt! De giver input til andre måder at gøre tingene på, nye måder at gøre opmærksom på din organisations vision, nye måder at gøre det sjovt at være frivillig osv. Hvis din organisation er et sted hvor nye ideer kan realiseres, kan det skabe gode historier som virker motiverende på nye frivillige. Det skaber fornemmelsen af, at organisationen er dynamisk, innovativ og inkluderende. Men nye ideer kan også være svære at håndtere. Det kræver energi, ressourcer, uddelegering af ejerskab og tid at realisere nye ideer. Det er ikke alle ideer der er lige gode og det er ikke alle ideer der er lige realistiske. Formålet med håndtering af nye ideer til aktiviteter er at skabe rum for at nye ideer er velkomne, men samtidig kunne vise hvorfor ikke alle ideer bliver realiseret. Organisationens håndtering af nye ideer til aktiviteter step by step Fortæl frivillige hvor og hvornår man kan præsentere nye ideer. Overvej om det er passende at gøre på møder, hvor der er mange potentielle frivillige, der vil høre om hvad de kan engagere sig i. Nogle gange kan det være en fordel at nye ideer bliver præsenteret på møder, som ikke handler om hvad potentielle frivillige kan engagere sig i. Det kan virke overvældende at skulle tage stilling til om en ide er god eller ej, når man ikke kender organisationen. 18

Når en ny ide præsenteres skal denne håndteres. I skal udvikle en tjekliste, der afgør om ideen er holdbar og kan realiseres. Pointen er at den, der fremsætter en ny ide bruger tjeklisten på ideen før den fremlægges for resten af gruppen. En tjekliste kan indeholde følgende punkter: Hvad går ideen ud på? Knytter din ide sig til organisationens formål? I så fald hvordan? Hvad skal frivillige lave i aktiviteten? Hvilke forskellige frivilligroller findes der i aktiviteten? Hvor lang tid løber aktiviteten over? Hvor mange frivillige skal du bruge? Hvem tror du vil være frivillige? Hvordan skaffer du dem? Koster det penge? Hvem skal betale? OSV En måde at vurdere om ideen er god eller ej er at diskutere om, ideen kan realiseres nu, om den først kan realiseres på et senere tidspunkt, eller om den er for svær at realisere. I kan også vurdere ideen ud fra hvor relevant den er i forhold til det arbejde i laver i organisationen. 19

6. Referencer Klassikeren Ellis, Susan J. 1996: From the Top Down, Energize Inc. USA Den hotte Mckee, Jonethan og Mckee, Thomas W., 2007: The New Breed: Understanding and Equipping the 21st Century Volunteer, Group Publishing Inc., USA Den akademiske Connors, Tracy Daniel (ed.) 1995: The Volunteer Management Handbook, John Wiley & Sons Inc., USA Online viden om frivilligkoordinering http://e-volunteerism.com www.frivillighed.dk www.volunteermanagers.org.uk 20