Side 1 af 55 Navision Stat 5.4.02 ØSY/TIE 29. Oktober 2014 Brugervejledning til håndtering af automatiseret salgsbilag Formål Vejledningen beskriver de måder salgsfaktura og salgskreditnotaer, kan håndteres på i Navision Stat, og hvordan de hver især bruges i systemet. Hvilken vej et dokument er sendt ses i feltet Dokumentafsendelsesmetode. Feltet kan indeholde flere metoder samtidig, fx hvis en opkrævningen er startet som manuel faktura og debitor efterfølgende opsættes til elektronisk opkrævning, vil der i feltet blive opdateret fra Manuelt til E-bilag. Dette sikre at du altid efterfølgende kan se, hvad der er sket med dokumentet. Vejledningen beskriver kun de felter der er relevante for eksemplet. Ønsker du at læse mere, vil der være henvisninger til vejledninger i de eksempler, hvor der er udarbejdet vejledninger eller anden form for beskrivelse. Følgende eksempler beskrives her: 1. Dokumenter der opkræves manuelt. 2. Dokumenter der opkræves som E-bilag. 3. Dokumenter der opkræves som E-mail. 4. Dokumenter der opkræves via Digital post. 5. Dokumenter der opkræves via Nets(PBS). 6. Gensendelse med anden dokumentafsendelsesmetode. Indholdsfortegnelse Formål... 1 Målgruppe... 2 Seneste ændring... 2 Beskrivelse... 2 1.0 Opsætning på Virksomhedsoplysning... 2 1.01 Opkrævninger der opkræves manuelt.... 3 1.01.01 Opsætning af rapportvalg... 3 1.01.02 Opsætning på Debitorkortet... 4 1.01.03 Bogføring af Faktura eller kreditnota... 5 1.02 Opkrævninger der opkræves som E-bilag.... 8 1.02.01 Styringsopsætning... 9 1.02.02 Betalingsformskode... 9 1.02.03 Debitorkort... 10
1.02.04 Bogføring af Faktura eller kreditnota... 12 1.02.06 E-bilag der afventer afsendelse.... 15 1.03 Opkrævninger der opkræves som E-mail.... 16 1.03.01 Opsætning til E-mail afsendelse... 16 1.03.02 Debitorkort faneblad Kommunikation... 18 1.03.03 DDI debitorbestilling til E-mail opkrævning... 19 1.03.04 Bogføring af faktura og kreditnotaer... 19 1.03.05 Bogførte faktura eller kreditnota... 22 1.04 Opkrævninger der opkræves via Digital Post... 25 1.04.02 Opsætning på Debitorkortet... 26 1.04.03 DDI debitorbestilling til Digital Post... 28 1.04.04 Bogføring af faktura og kreditnota... 29 1.04.05.01 Bogførte faktura og kreditnota til E-boks... 30 1.04.05.02 Bogførte faktura og kreditnota til fjernprint... 33 1.04.06 Digitale dokumenter der afventer samlet afsendelse... 34 1.05 Opkrævninger der opkræves via Nets(PBS)... 38 1.05.01 Betalingsformskode til PBS opkrævninger... 39 1.05.02 Debitorkort... 39 1.05.03 Bogføring af Faktura og kreditnota... 41 1.05.04 Håndtering af kreditnotaer... 42 1.05.05 Bogføring af faktura og kreditnotaer... 43 1.04.06 Opkrævningskladde... 44 1.05.07 Importkladden... 47 1.06 Gensendelse med anden dokumentafsendelsesmetode.... 49 Henvisninger... 55 Links... 55 Side 2 af 55 Målgruppe Medarbejdere der sidder med debitoradministration og som varetager den del, der omfatter salgsopkrævninger og salgskreditering. Seneste ændring Publiceret første gang: 23.01.13 Vejledning opdateret d. 29.10.14 Beskrivelse 1.0 Opsætning på Virksomhedsoplysning Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Virksomhedsoplysning
For at korrekte betalingsoplysninger sendes med på opkrævninger uanset hvordan de håndteres, skal landekode DK være udfyldt i feltet Lande-/områdekode på Fanebladet Generelt. Side 3 af 55 På Fanebladet Betaling opsættes relevante betalingsoplysninger, fx hvis du har en FIK aftale med banken skal felterne Kortart og FIK/GIK-nr., være opsat. I felterne Bankregistreringsnr. og Bankkontonr. skal SKB indbetalingskonto være opsat. Indbetalingskontoen er lig med Nemkontoen. Ønsker du at vide mere læs da Brugervejledning til Økonomistyring, se sti Under LINK. Bemærk: På de debitorer hvor opkrævninger sendes som E-mail, eller via Nets, her skal der være opsat en betalingsformskode på debitorkortet. 1.01 Opkrævninger der opkræves manuelt. 1.01.01 Opsætning af rapportvalg Sti: Administration\ Programopsætning\ Salg & marketing\ Rapportvalg - Salg Hvis du ønsker, at anvende bogfør og udskrive funktionen, enten ved bogføring af faktura og kreditnota, eller du vil udskrive fra Bogførte fakturaer og bogførte kreditnotaer, skal der opsættes de relevante rapporter her.
Find den relevante Rapporttype fx Faktura og i feltet Rapport-id vælger du den rapport ind du ønsker at anvende. Side 4 af 55 1.01.02 Opsætning på Debitorkortet Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Debitorer Hvis debitor kun skal opkræves manuelt, er der felter du ikke må udfylde på Debitorkortet. Dette beskrives her nedenunder: Du opretter en debitor på normal via, hvor du på generelt fanebladet skal opsætte fulde adresse oplysninger. På fanebladet Betaling må der ikke være tilknyttet en E-dokument partner opsætning. (Felterne inden for rammen) Ligeledes må der ikke være sat markering i feltet Send Faktura\ Kreditnota som E-mail.
Side 5 af 55 1.01.03 Bogføring af Faktura eller kreditnota For at oprette en faktura eller kreditnota, skal du trykke F3 for ny og derefter trykke pil ned. Når feltet Nummer er udfyldt, vælger du debitor ind i feltet Kundenr. Indtast konteringslinje/linjer i nederste del af billedet. For bogføring skal du vælge knappen Bogføring og punktet Bogfør og udskriv. Den manuelle faktura sendes nu til print, og kan efterfølgende kuverteres. Kopiering fra bogført dokument Når du danner en kreditnota eller en faktura er det muligt, at kopiere linjer fra et bogført dokument. Funktionaliteten anvendes typisk, hvis en bogførte faktura skal tilbageføres. Når kreditnotaen eller fakturaen er oprettet som beskrevet ovenover, vælger du knappen Funktion og punktet kopier linjer,
Side 6 af 55 I feltet Bilagstype angiver du typen på det bilag der skal tilbageføres eller kopieres. I dette eksempel skal en bogført salgsfaktura tilbageføres, derfor er bilagstypen Bogf. faktura. Bilagsnr. på den bogførte faktura vælges ind i feltet Bilagsnr., tryk OK. Konteringslinjen fra den bogførte faktura er nu oprettet og samtidig er felterne Udligningsbilagstype og Udligningsbilagsnr. på fanebladet Udligning udfyldt med fakturanummeret, fra den bogførte faktura.
1.01.04 Udskrivning fra den bogførte faktura eller kreditnota Side 7 af 55 Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Oversigt\ Bogførte fakturaer eller bogførte kreditnotaer Det er også muligt at udskrive det manuelle dokument fra den bogførte faktura elle kreditnota, det gør du ved at vælge knappen Udskriv. På det anfordringsbillede der kommer op er fakturanr. automatisk udfyldt. Du kan nu vælge enten Vis udskrift, for visning på skærmen, eller Udskriv, hvor fakturaen sendes til print, og efterfølgende kan kuverteres. Bemærk: Det er muligt at se den nye Dokumentafsendelsesmetoden på Fanebladet Fakturering, som her er Manuelt. Det er derfor altid muligt at se hvilken vej et dokument er sendt eller påtænkt sendt. Det er også muligt, at vælge knappen Faktura og punktet Oversigt(F5), her ses Dokumentafsendelsesmetoden også.
Side 8 af 55 Bemærk: Gensendelse af dokumenter med anden dokumentafsendelsesmetode beskrives under afsnit 1.05. 1.01.05 Udskrivning via dokumenter Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Dokumenter Det er muligt, at udskrive manuelle dokumenter under overstående sti. Du vælger den relevante rapport og indsætter et eller flere fakturanumre og vælger enten Vis udskrift, for visning på skærm eller Udskriv, hvor fakturaen sendes til print, og efterfølgende kuverteres. Bemærk: Rapporter der slutter på ØSC er rapporter der er udviklet specielt til Statens administration og rapporter der slutter med Selveje er udviklet specielt til selvejesektoren. 1.02 Opkrævninger der opkræves som E-bilag. Det er muligt for kunder der handler med det offentlige som skal sende og modtage deres dokumenter elektronisk, at modtage et E-bilag, som sendes automatisk ved bogføring. Dette afsnit beskriver håndteringen af elektronisk faktura og kreditnotaer. Den detaljerede opsætning beskrives ikke i denne guide, men det kan du læse i Brugervejledningen til Elektronisk fakturering. Se punktet Link til sidst i dokumentet.
1.02.01 Styringsopsætning Side 9 af 55 Sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel integration\ NS TS Integration\ E- bilag For at kunne sende opkrævninger elektronisk, skal feltet Send E-bilag ved bogføring under Styringsopsætningen, være udfyldt. Typerne du kan vælge i feltet har følgende betydning: Nej: Dokumenter bliver kun bogførte, ikke sendt elektronisk, men kan sendes fra Bogførte fakturaer eller Bogførte kreditnotaer. Spørg: Her spørger systemet ved bogføring om det skal sendes som E- bilag Ja/Nej. Bruges masseaccept, vil dokumenterne kun blive bogført ikke sendt elektronisk. Ja: Dokumentet bliver altid sendt elektronisk. Afvent afsendelse: Dokumentet sendes ikke men lægges klart til senere afsendelse. Afsendelse kan foretages fra punktet Send afventende E- dokumenter sti: Salg & marketing\ Ordrebehandling\ E-bilag. Det er også muligt at få afviklet de afvendende dokumenter via et batch job, som opsættes under stien: Administration\ Programopsætning\ Batch. Se også punkt 1.02.06. 1.02.02 Betalingsformskode Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Opsætning Det er vigtigt, at den betalingsformskode der tilknyttes debitorer der skal opkræves elektronisk, er opsat med en OIO Betalingstype. Følgende typer kan anvendes på elektroniske salgsdokumenter: Bank, bruges til elektroniske opkrævninger med Bankoplysninger. FIK/GIRO, bruges til elektroniske opkrævninger med FIK kort. Bemærk: OIO Betalingstype Direct Debit, bruges kun til betalingsformidling, i det tilfælde hvor pengene er trukket direkte i banken og beskrives ikke i denne guide.
Side 10 af 55 1.02.03 Debitorkort Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Debitorer En debitor bør som udgangspunkt opsættes med fulde adresseoplysninger, dog kan et elektronisk dokument godt sendes, når bare Navn og Lande-/områdekode er udfyldt på Generelt fanebladet. Debitor skal have tilknyttet en E-bilagspartner. På fanebladet Betaling opsætter du modtages EAN nummer i feltet E-bilag Endpoint. Inden du gør det skal du angive E-Document Nøgletype EAN. Derefter vælger du knappen Debitor og punktet E-bilag partner og derefter punktet Opret E-bilag partner.
Side 11 af 55 Du får nu denne meddelelse som du svare Ja til, vælger du nej vil der ikke blive oprettet en E-bilags Partner, og debitor vil skulle opkræves på anden vis. Opsætningsbilledet til E-bilags-partner åbnes automatisk, og du har nu mulighed for at vælge, hvis der er dokument typer du ikke ønsker at sende elektronisk.
Side 12 af 55 1.02.04 Bogføring af Faktura eller kreditnota Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Fakturaer eller Kreditnotaer For at oprette en faktura eller kreditnota, skal du trykke F3 for ny, og derefter trykke pil ned. Når feltet Nummer er udfyldt, vælger du debitor ind i feltet Kundenr. Indtast konteringslinje/linjer i nederste del af billedet. Når det er gjort vælger du enten Bogfør, Bogfør og udskriv, eller Massebogfør.
Side 13 af 55 Ved Bogfør eller Bogfør og udskriv, kan denne meddelelse komme, når der under styringsopsætningen er opsat Spørg, se punkt 1.02.01. Svare du Ja sendes dokumentet elektronisk, svare du Nej, bliver dokumentet kun bogført. Bemærk: Masseaccepterer du dokumenterne hvor Spørg er opsat bliver dokumenterne kun bogført, og skal afsendes fra Bogførte fakturaer eller bogførte kreditnotaer. Bemærk: Kopiering fra bogførte dokumenter beskrives under punkt 1.01.03. 1.02.05 Bogførte faktura eller kreditnota Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Oversigt\ Bogførte fakturaer eller bogførte kreditnotaer Skal en bogført faktura eller kreditnota sendes fra Bogførte fakturaer eller Bogførte kreditnotaer skal du finde det aktuelle dokument. Bemærk: Det er muligt at se det nye felt Dokumentafsendelsesmetoden på Fanebladet Fakturering, som her er E-Bilag. Det er derfor altid muligt, at se hvilken vej dokumentet er sendt eller påtænkt sendt. For at sende, vælger du knappen Funktion og punktet Send E-Bilag.
Side 14 af 55 Du får nu denne meddelelse, som betyder, at dokumentet afsendes som E-bilag. Inden du sender fra de bogførte dokumenter, kan det være en god ide lige at checke feltet E-bilags Status, om dokumentet har status Usendt. Du finder oversigten under knappen Faktura og punktet Oversigt (F5). Du har også her mulighed for at se feltet Dokumentafsendelsesmetode, som er udfyldt med E- bilag. Bemærk: Feltet E-bilag Status viser kun status for elektroniske dokumenter, det kan derfor være en god ide, at checke eller sammenholde feltet med Dokumentafsendelsesmetode som viser den type, som bilaget har efter bogføring. Er dokumentet sendt elektronisk, vil der stå Modtaget i feltet E-bilags Status.
1.02.06 E-bilag der afventer afsendelse. Side 15 af 55 Er der på styringsopsætningen i feltet Send E-bilag ved bogføring valgt typen Afventer afsendelse (se punkt 1.02.01)vil dokumenterne ved bogføring, kun blive bogført, ikke sendt. Afsendelse foretager du på en af følgende måder: Samlet afsendelse Afsendelse via opsat batch job Samlet afsendelse Sti: Salg & marketing\ Ordrebehandling\ E-bilag og punktet Send afventende E- dokumenter. Kørslen gennemløber alle åbne poster og sender de salgsdokumenter hvor debitor er tilknyttet en betalingsformskode med en OIO betalingstype. (Se også punkt 1.02.02) Afsendelse via opsat batch job Sti: Administration\ Programopsætning\ Batch Det er også muligt, at opsætte afviklingen af afsendelsen af elektronisk salgsdokumenter som batch job, der fx køre en gang om dagen, udenfor den normale arbejdstid. Man kan anvende denne mulighed, hvis man oplever låsninger i det daglige arbejde. Her ser du et eksempel på et opsat batch job. Ønsker du at vide mere om opsætning af batchjob, kan du læse det i Brugervejledningen til Økonomistyring.
Side 16 af 55 Bemærk: Gensendelse af dokumenter med anden dokumentafsendelsesmetode beskrives under afsnit 1.05. 1.03 Opkrævninger der opkræves som E-mail. Det er nu muligt, at sende opkrævninger og kreditnotaer indlejret som PDF i en E-mail. Funktionaliteten kan med fordel anvendes til opkrævning hos kunder der ikke skal modtage deres opkrævninger elektronisk. Funktionaliteten understøtter afsendelse af salgsfaktura og salgskreditnotaer. Opsætningen foretages enkeltvis, så du vælger selv om du ønsker at sende både fakturaer og kreditnotaer som E- mail. Indeholder de to dokumenttyper vedhæftede dokumenter sendes de sammen med den indlejrede PDF i E-mailen. E-mail afsendelsen med indlejret PDF fil dannes når der bogføres, derfor kan den type dokumenter ikke indgå i masseaccepten, så de skal bogføres enkeltvis. Bemærk: For at du kan anvende afsendelse som E-mail, skal det være aftalt med Debitor. Bemærk: Hvordan PDF Creatoren installeres, beskrives i Systeminfo til 5.4, under afsnittet Installation trin for trin, punkt 28. 1.03.01 Opsætning til E-mail afsendelse Sti: Salg & marketing\ Opsætning\ Salgsopsætning I dette billede er samlet alt det der generelt skal opsættes, for at der kan sendes E- mail med indlejret PDF s Salgsfaktura eller salgskreditnota.
Nedenunder beskrives betydningen af de enkelte felter, så du får sat det rigtigt op. Salgsfaktura som E-mail: Her skal du angive, ved at sætte markering i feltet, hvis du ønsker at opkræve salgsfaktura indlejret i E-mail. Rapportvalg Salgsfaktura; her vælger du fra oversigten den rapport ind du normalt bruger ved opkrævning. Salgskreditnota som E-mail: Her skal du angive, ved at sætte markering i feltet, hvis du ønsker at sende kreditnotaer indlejret i E-mail. Rapportvalg Salgskreditnota: Her vælger du fra oversigten den rapport ind du normalt bruger når du danner kreditnotaer. I feltet Send E-mail ved bogføring, skal du angive en af følgende værdier: o Ja: Vælger du denne, sendes E-mail automatisk, hvis debitor er opsat til det. o Spørg: Vælger du denne, bliver du spurgt ved bogføring Ja/Nej, svare du ja sendes E-mail, svare du nej, bliver dokumenter kun bogført. o Nej: Vælger du denne, sendes der ingen E-mail automatisk, men der kan efterfølgende afsendes fra Bogførte fakturaer eller Bogførte kreditnotaer. E-mail dokument sti: Der skal opsættes en sti til en mappe, hvor alle dokumenter samles til generering af PDF filen. Bliver du hostet skal du kontakte din hosting leverandør, som kan oplyse hvilke sti du kan anvende. E-mail Brødtekst: Her kan du tilknytte en standard tekst, der sendes med i e-mailen som brødtekst i E-mailen. Samtidig vil navnet fra Virksomhedsoplysninger fremgå af emnefeltet. Bemærk: Standard tekster opsættes under stien: Økonomistyring\ Opsætning\ Generelt\ Tekster. Bcc E-mail adresse: Her kan du indsætte en E-mail adresse, det kan enten være en fælles postkasse eller en relevant persons E-mail adresse, som automatisk vil modtage en kopi af mailen der er sendt til debitor. Vælger du ikke at sætte noget op her, kan du ikke se, hvad der er sendt til kunden. Kopien af mailen er en Bcc mail som er skjult for debitor. Send Bcc E-mail: Du skal markere feltet for at overstående sker. Side 17 af 55
Gendan standard printer; Sker det at der ikke kan printes normalt fra Navision efter der er afsendt E-mail med indlejret PDF, er det muligt at gendanne ens printer opsætning her. Standard printeren sættes til den der er sat op under stien: Administration\ It-administration\ Opsætning generelt\ Printervalg. Side 18 af 55 1.03.02 Debitorkort faneblad Kommunikation Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Debitorer Debitorkortet oprettes på normal vis. Forskelle er, at der til E-mail afsendelse skal foretages en opsætning på fanebladet Kommunikation og på fanebladet Betaling. Følgende felt skal du udfylde for at kunne sende salgsfaktura eller salgskreditnotaer som PDF i en E-mail: E-mail: Her skal du indsætte modtages E-mail adresse Under fanebladet Betaling skal der ske følgende: Der må ikke være opsat en E-bilagspartner. Der skal være sat en markering i feltet Send Faktura\Kreditnota som E- mail.
1.03.03 DDI debitorbestilling til E-mail opkrævning Side 19 af 55 Ved oprettelse af debitorer via debitorbestillingen i DDI, er det muligt, at angive oplysninger til E-mail opkrævninger under fanebladet Øvrige data. Når bestillingen accepteres, vil felterne automatisk blive overført til Debitorkortet. Følgende to feltet skal du udfylde på debitorbestillingen for at debitorkortet oprettes med de korrekte oplysninger: E-mail; Her skal du indsætte modtages E-mail adresse Send Faktura\ Kreditnota som E-mail; Feltet skal være udfyldt for at der sendes en E-mail til overstående E-mail adresse. 1.03.04 Bogføring af faktura og kreditnotaer Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Fakturaer eller kreditnotaer For at oprette en faktura eller kreditnota, skal du trykke F3 for ny, og derefter trykke pil ned. Når feltet Nummer er udfyldt, vælger du debitor ind i feltet Kundenr. Indtast konteringslinje/linjer i nederste del af billedet. Når det er gjort vælger du enten Bogfør eller Bogfør og udskriv. Bemærk: Det er ikke muligt at masseacceptere E-mail dokumenter, da der skal dannes en PDF samtidig med, at der bogføres.
Side 20 af 55 Bemærk: Kopiering fra bogførte dokumenter beskrives under punkt 1.01.03. Ved Bogfør eller Bogfør og udskriv, kan denne meddelelse komme, når der under styringsopsætningen er opsat Spørg, se punkt 1.03.01. Svare du Ja sendes dokumentet indlejret som PDF i en E-mail, svare du Nej, bliver dokumentet kun bogført. Svare du Ja, til overstående, genererer system en pdf fil og sender e-mailen. Får du denne meddelelse, skal du kontakte din hosting leverandør, for korrekt installation af PDF Creator.
Side 21 af 55 Vedhæftet dokumenter Vedhæftede dokumenter der kommer fra enten et fagsystem, DDI eller vedhæftes fakturaen eller kreditnotaen, sendes med i E-mail, og tilknyttes eller ses under knappen Faktura og punktet Bilag. Bemærk: Dokumenter der er vedhæftet i overstående billede, kan slettes med F4 eller markering i feltet Send med E-mail kan fjernes, hvis dokumentet ikke skal sendes med til debitor. Den mailadresse der er opsat under Salgsopsætning på fanebladet E-mail, modtager ved afsendelse en kopi mail, svarende til den kunder får, med det vedhæftede PDF dokument. Bemærk: Du ser både den indlejrende PDF og et vedhæftet dokument i nedenstående eksempel. I emne feltet ses Navnet fra Virksomheder, Navision Stat Udvikling. Teksten Al henvendelse omkring denne mail. Er brødteksten og dannes på baggrund af opsætningen under Salgsopsætning, fanebladet E-mail i feltet E-mail Brødtekst.
1.03.05 Bogførte faktura eller kreditnota Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Oversigt\ Bogførte fakturaer eller bogførte kreditnotaer Side 22 af 55 Skal en bogført faktura eller kreditnota sendes fra Bogførte fakturaer eller Bogførte kreditnotaer skal du finde det aktuelle dokument. Derefter vælger du knappen Funktion og punktet Send som E-mail. Bemærk: Det er muligt at se det nye felt Dokumentafsendelsesmetoden på Fanebladet Fakturering, som her er E-mail. Det er derfor altid muligt at se hvilken vej dokumentet er sendt eller påtænkt sendt. Systemet genererer nu en pdf fil og sender e-mailen til kunden. Bemærk: Modtager du denne besked skal du vælg knappen Nej (PDF Creatoren der skal anvendes er version 1.5.0).
Side 23 af 55 Vedhæftede dokumenter Er der vedhæftede dokumenter fra enten et fagsystem, DDI eller vedhæftet fakturaen eller kreditnotaen, sendt med i E-mail, kan du se dokumenterer under knappen Faktura og punktet Bilag. Er der opsat en mailadresse under Salgsopsætning på fanebladet E-mail, har vedkomne nu modtaget en kopi mail, der svare til den mail kunder får, med det vedhæftede PDF dokument. Bemærk: Du ser både den indlejrende PDF og et vedhæftet dokument i nedenstående eksempel. Under knappen Faktura og punktet Oversigt (F5), har du mulighed for, at se feltet Dokumentafsendelsesmetode, som her er udfyldt med E-mail.
Side 24 af 55 Det er muligt at se hvordan PDF filen der er afsendt ser ud under Bogførte Salgsfaktura, eller Salgskreditnota. For visning skal du vælge knappen Faktura og punktet Vis som PDF. Her ser du et eksempel på en sendt salgsfaktura.
Side 25 af 55 1.04 Opkrævninger der opkræves via Digital Post Du har nu mulighed for at sende opkrævninger, via Digital Post til E-boks, eller dokumenter kan sendes til fjernprint, i det tilfælde hvor virksomheden eller borgeren ikke er tilsluttet Digital Post i E-boks. Funktionaliteten understøtter afsendelse af salgsfaktura, salgskreditnota, rykker og kontoudtog. I forbindelse med at du opretter debitor har du mulighed for direkte på debitorkortet at forespørge via CVR eller CPR om debitor er oprettet til Digital Post på E-boks, det er derfor muligt med det samme, at få oprettet debitor med den rigtige indstilling. Til afsendelse via Digital Post, anvendes OIOUBL formatet på samme måde som ved elektroniske opkrævninger. Dvs. der er nogle opsætninger der er påkrævet for at det virker. 1.04.01 Opsætning til Digital Post Sti Salg & Marketing\ Opsætning\ Digital Post Opsætning I dette billede er samlet de opsætninger der skal bruges til Digital Post (Strålefos Connect).
Side 26 af 55 Bemærk: Digital Post Opsætning, som ses ovenover er beskrevet i Installationsvejledningen til Digital Post Invorker og NS regnskab, hvor bla. nedenstående er beskrevet: Installation af Digital Post invorkeren(webservice) Installation af hjælpeprogram Oprettelse af folder herunder håndtering af brevpapir Installation af funktionscertifikat Opsætning til Digital Post Layout Opsætning af XML Bro 1.04.02 Opsætning på Debitorkortet Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Debitorer Bemærk: Da Digitalpost anvender formatet OIOUBL skal de Betalingsformskoder der opsættes på debitor være opsat med en OIO Betalingstype Bank eller FIK/GIRO.
Side 27 af 55 Fanebladet Betaling Til Digital Post skal en af følgende indstillinger vælges i feltet Send salgsbilag til Digital Post : Nej, opsat default, når Digital post ikke anvendes. E-boks (CVR), vælger du denne indstilling, vil opkrævningen ud fra CVRnr. blive sendt til E-boks. E-boks (CPR), vælger du denne indstilling, vil opkrævningen ud fra CPRnr. blive sendt til E-boks. Fjernprint, vælger du denne indstilling, vil opkrævningen blive sendt til fjernprint, hvor opkrævningen kuverteres og sendes til debitor. Bruges i det tilfælde hvor virksomheden eller personen ikke er oprettet på E-boks. Fanebladet Betaling og knappen Funktion
Under punktet E-boks Opslag har du mulighed for direkte på debitorkortet at forespørge via CVR eller CPR om debitor er oprettet til Digital Post på E-boks, der er derfor muligt med det samme, at få oprettet debitor med den rigtige indstilling. Side 28 af 55 Ved opslag, hvor debitor er oprettet på E-boks, komme en af følgende meddelelser: Opslag med CPRnr. Opslag på CVRnr. Ved opslag, hvor debitor ikke er oprettet på E-boks og derfor vil skulle opkræves via fjernprint, kommer en af følgende meddelelser: Opslag med CPRnr. Opslag på CVRnr. 1.04.03 DDI debitorbestilling til Digital Post Ved oprettelse af debitorer via debitorbestilling i DDI har du mulighed for, at angive om debitor skal opkræves via Digital Post, under fanen Øvrige data. Når du acceptere bestillingen, bliver feltet automatisk overført til Debitorkortet.
Side 29 af 55 Følgende felter kan du vælge i feltet Send salgsbilag til Digital Post : Nej, opsat default, når Digital post ikke anvendes. E-boks (CVR), vælger du denne indstilling, vil opkrævningen ud fra CVRnr. blive sendt til E-boks. E-boks (CPR), vælger du denne indstilling, vil opkrævningen ud fra CPRnr. blive sendt til E-boks. Fjernprint, vælger du denne indstilling, vil opkrævningen blive sendt til fjernprint, hvor opkrævningen kuverteres og sendes til debitor. 1.04.04 Bogføring af faktura og kreditnota Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Fakturaer eller kreditnotaer For at oprette en faktura eller kreditnota manuel, skal du trykke F3 for ny, og derefter trykke pil ned. Når feltet Nummer er udfyldt, vælger du debitor ind i feltet Kundenr. Indtast konteringslinje/linjer i nederste del af billedet. Når det er gjort vælger du enten Bogfør, Bogfør og udskriv eller Massebogfør. Ved bogføring og Udskriv kan meddelelsen, du ser nedenunder kommer, når der under Opsætning af Digital Post er opsat Spørg i et af felterne, svarende til den type bilag, der skal sendes.
Bemærk: Masseaccepterer du dokumenterne, hvor Spørg er opsat bliver dokumenterne kun bogført og kan afsendes fra enten de bogførte salgsdokumenter eller fra Send usendte Digital Post bilag. Se også punkt 1.04.05. Side 30 af 55 1.04.05.01 Bogførte faktura og kreditnota til E-boks Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Oversigt\ Bogførte fakturaer og Bogførte kreditnotaer Skal en bogført faktura eller kreditnota sendes fra Bogførte fakturaer skal du finde det aktuelle dokument. Bemærk: Det er muligt at se feltet Dokumentafsendelsesmetode på Fanebladet Fakturering, som her er Digital Post. Det er derfor altid muligt, at se hvilken vej dokumentet er sendt eller påtænkt sendt. Inden du sender fra de bogførte dokumenter, kan det være en god ide lige at check feltet Digital Post Status, om dokumentet har status Usendt. Du finder oversigten under knappen Faktura og punktet Oversigt (F5). Du har også her mulighed for at se feltet Dokumentafsendelsesmetode, som her er udfyldt med Digital Post. Du sender ved at vælge knappen Funktion og punktet Send Digital post.
Side 31 af 55 Der kommer nu meddelelsen du ser nedenunder. Når dokumenter er leveret til E-boks kommer nedenstående meddelelse, og samtidig bliver feltet Digital Post Status under fanen Digital Post opdateret til Afsendt. Se de næste to skærmdump.
Side 32 af 55 Her ses feltet Digital Post Status der er opdateret med status Afsendt. Vælger du knappen Funktion og punktet Opdater Digital Post, vil feltet Digital Post Status, hvis alt er gået godt nu blive Modtaget i E-boks.
Side 33 af 55 Prøver du at sende et dokument, som har været sendt en gang bliver du spurt om du ønsker at fortsætte, så du har mulighed for at fortryde. Bemærk: E-boks har ingen check på om et dokument har været modtaget en gang. 1.04.05.02 Bogførte faktura og kreditnota til fjernprint Er debitor ikke tilmeldt E-boks, kan du i feltet Send salgsbilag til Digital Post sætte debitor op til Fjernprint, hvor dokumentet ved modtagelse vil blive kuverteret og sendt til debitor.
Fanebladet Betaling Side 34 af 55 Håndtering af dokumenter der sendes til Fjernprint håndteres på samme måde, som dokumenter der sendes til E-boks. Se punkt 1.04.05.01. Om et dokument er sendt til Fjernprint kan du se på den bogførte salgsfaktura og fanebladet Digital Post Status, her vil stå Sendt Fjernprint. 1.04.06 Digitale dokumenter der afventer samlet afsendelse Er der på Digital Post Opsætningen angivet Afvent afsendelse i fx feltet Send Digital Post ved bogføring (Faktura, Kreditnota), vil dokumenterne kun blive bogført, ikke sendt. Afsendelse foretager du på en af følgende måder: Samlet afsendelse Afsendelse via opsat batch job
Fanebladet Generelt Side 35 af 55 Samlet afsendelse Sti: Salg & markering\ Ordrebehandling\ Digital Post\ Send usendte Digital Post bilag Kørslen gennemløber alle åbne poster og sender de salgsdokumenter, hvor debitor er opsat til Digital Post og tilknyttet en betalingsformskode med en OIO betalingstype. Afsendelse via opsat batch job Sti: Administration\ Programopsætning\ Batch Det er muligt at opsætte afviklingen af Digital Post som batch job, der fx køre en gang om dagen, evt. udenfor normal åbningstid. Bemærk: For at bruge batch modulet kræves det, at der er installeret en Nasserver. Hvordan det sættes op er beskrevet i Installationsvejledningen til Digital Post Invorker og NS regnskab.
Side 36 af 55 Skal opkrævningen der sendes via Digital Post være på engelsk skal debitor være tilknyttet en sprogkode. Sprogkoden opsættes under fanen Udenrigshandel. Ønsker du at se hvordan opkrævningen ser ud, kan du gøre det på følgende måde: Vælg Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Oversigt\ Bogførte fakturaer og Bogførte kreditnotaer og knappen Funktion og punktet Vis Digital Post.
Side 37 af 55 Der dannes nu et PDF filen som du kan gemme og derefter få vist. Eksemplet viser en engelsk faktura. På E-boks ser en danske faktura ud på følgende måde:
Side 38 af 55 Bemærk: Rykker og Kontoudtog der skal sendes via Digital Post håndteres på samme måde som beskrevet i dette afsnit. 1.05 Opkrævninger der opkræves via Nets(PBS) Til håndtering af PBS løsningen Collection Management(CM) i Navision Stat er der lavet en vejledning der beskriver alle felter og hvilken betydning de har, hvis man sender opkrævninger fra Navision Stat til Nets PBS løsning til opkrævning. Link til Brugervejledning til PBS Betalingsservice finder du sidst i guiden under LINK. Nets PBS løsning kan med fordel anvendes, hvis du har mange opkrævninger, der ikke skal opkræves elektronisk. Opkrævninger der skal opkræves via Nets dannes og sendes til Nets måneden før de skal opkræves. Det er dog muligt, at sende en straks opkrævning som opkræves med det samme. Vejledningen beskriver kort den forskel der er i forhold til de andre 3 afsnit i denne guide, derfor vil beskrivelsen primært omhandle opsætning på Debitorkort og processen fra bogføring til udsøgning i Opkrævningskladde. Begreber der kan blive omtalt i dette afsnit, men ikke beskrives i detaljer: Opkrævningssystemkort: Styre bla. om systemet, fx betalingsservice Total er aktiv. Opkrævningsmetode: Indeholder regler til styring af udsøgning i Opkrævningskladden, metoderne er kun aktive hvis Opkrævningssystemet er aktivt. PBST(Total): Er den betalingsservice løsning vi anvender i Navision Stat. PBS Kreditornr.: Er nummeret på den kreditoraftale der indgås med Nets.
Debitorgruppe: Til en kreditoraftale tilknyttes en eller flere debitorgrupper. Debitorgruppen kan bruges som gruppering i udsøgningen af opkrævningerne i Opkrævningskladden. Lukkeperiode: De 8 sidste dage i periode kan Nets ikke modtage almindelige opkrævninger. Der kan derfor kun sendes FIK straks opkrævninger i den periode, også selv om debitor har en PBS aftale. Side 39 af 55 Bemærk: Vi anbefaler, at man sender opkrævninger i den åbne periode og kun i nødstilfælde sender Straks opkrævninger i lukke perioden. 1.05.01 Betalingsformskode til PBS opkrævninger Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Opsætning Det er vigtigt, at den betalingsformskode der tilknyttes debitor er opsat med Opkrævningssystem og Opkr. Kreditor Nr., også kaldet PBS kreditornr. (Se de afmærkede felter). Bemærk: Feltet OIO betalingstype må ikke være udfyldt når opkrævninger skal sendes gennem Nets. 1.05.02 Debitorkort Debitorkortet skal udfyldes med fulde adresseoplysninger. Nets kan dog kun modtage linjer der er 35 karakter lange, så du skal være opmærksom på længden i navne og adressefelter. Det kan dog sættes op på den anvendte Opkrævningsmetode i Navision, at adressen skal forkortes, men når det sker, kan værdifulde oplysninger gå tabt.
Side 40 af 55 Betalingsformskoden der er oprettet til PBST(Total), tilknyttes under fanebladet Betaling. Under fanebladet Betaling må der ikke være opsat en E-bilagspartner, se de indrammede felter. Aftalekort En debitor der skal opkræves via Nets PBS løsning skal have tilknyttet et aftalekort. Kortet oprettes under knappen Debitor og punktet Opkrævninger.
Side 41 af 55 Aftalekortet udfyldes med en opkrævningsmetode og en debitorgruppe, resten af felterne udfyldes automatisk. Det er vigtigt, at status feltet har værdien OK ellers kan der ikke bogføres. Det er muligt, at have flere aftalekort tilknyttet en debitor. Fx hvis du har behov for, at opkræve en debitor som straks opkrævning, er det muligt i Nets lukkeperiode(8 sidste dag i måneden), at sende en straks opkrævning. Aftalen der har markering i feltet Standardaftale, vil altid blive anvendt i den almindelige åbne periode. 1.05.03 Bogføring af Faktura og kreditnota Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Fakturaer eller Kreditnotaer
For at oprette en faktura eller kreditnota, skal du trykke F3 for ny, og derefter trykke pil ned. Når feltet Nummer er udfyldt, vælger du debitor ind i feltet Kundenr. Indtast konteringslinje/linjer i nederste del af billedet. Side 42 af 55 Bemærk: Kopiering fra bogførte dokumenter beskrives under punkt 1.01.03. Når det er gjort vælger du enten Bogfør, Bogfør og udskriv, eller Massebogfør. Bemærk: Specielt for PBS opkrævninger er felterne Opkrævningsmetode og debitorgruppe, overført fra Debitors aftalekort. Er felterne ikke udfyldt sammen med Betalingsformskoden kan fakturaen ikke bogføres. 1.05.04 Håndtering af kreditnotaer Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Kreditnotaer Når PBS systemet anvendes, skal kreditnotaer håndteres specielt. Nets kan ikke sende kreditnotaer og sætte penge ind på kundernes bankkonti(det har Nets ikke hjemmel til). Du kan derfor kun håndtere kreditnotaer på følgende måde: Udligning af faktura og kreditor ved bogføring, hvor faktura beløbet er større end kreditnotaen. Rest beløbet foreslås i Opkrævningskladden. Den advisering der dannes vil indeholde oplysningen om både kreditnotaen og fakturaen. Indeholder Debitor både åbne fakturaer og kreditnotaer vil posterne blive samlet til en post i Opkrævningskladden, er faktura beløbet større end kreditnotaen udlæses restbeløbet samme med de andre opkrævninger. Den advisering der dannes vil indeholde oplysningen om både kreditnotaen og fakturaen.
Indeholder Debitor både åbne fakturaer og kreditnotaer der udligner hinanden vil posterne blive samlet til en 0 post i Opkrævningskladden. Nulposten udlæses samme med de andre opkrævninger. Den advisering der dannes vil indeholde oplysningen om både kreditnotaen og fakturaen, og vise at saldoen er nul. Når posterne er sendt til Nets, skal de åbne poster på debitor lukkes, det gør du i Opkrævningskladden ved at vælge Knappen Bogføring og punktet Efterudlign(0 beløb linje). Side 43 af 55 Bemærk: Selv om debitor er opsat til PBS, er det muligt, at sætte debitor op til også at kunne sende fakturaer og kreditnotaer som E-mail med indlejret PDF fil, som information til debitor. Se hvordan under afsnit 1.03. 1.05.05 Bogføring af faktura og kreditnotaer Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Oversigt\ Bogførte fakturaer eller Bogførte kreditnotaer På den bogførte faktura eller kreditnota på fanebladet Fakturering, er det muligt, at se fakturaen eller kreditnotaer står til opkrævning via Nets. Der er både angivet opkrævningsmetodesystem og debitorgruppe, som er felter der kræves udfyldt i PBS løsningen. Samtidig er det nye felt Dokumentafsendelsesmetode også udfyldt med PBS.
Side 44 af 55 Under knappen Faktura og punktet Oversigt (F5), har du også mulighed for at se feltet Dokumentafsendelsesmetode, som her er udfyldt med PBS. 1.04.06 Opkrævningskladde Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Opkrævningskladde For at opkrævningsposten og indbetalingsposten udlignes med samme bogføringsdato, svarende til datoen på kontoudtoget fra banken, skal du sikre dig, at Opkrævningskladde er korrekt opsat. Du skal derfor checke, at der under knappen Opkrævn. og punktet Opkrævningskladde opsætning, er valgt en korrekt opsætning. I feltet Bogfør på dato, skal der være valgt Kreditor modtagelsesdato. Bemærk: Resten af felterne i billedet er beskrevet i Brugervejledningen til PBS Betalingsservice. Når PBS fakturaerne er bogført skal der dannes linjer i Opkrævningskladden. Vælg knappen Opkrævn. og punktet Lav forslag.
Side 45 af 55 I overstående eksempel er der dannet en linje som har status valid. En post kan bestå af en eller flere poster. Posten i det viste eksempel består af flere opkrævninger, som er samlet til en post. Poster samles automatisk når der er flere opkrævninger til samme debitor og har samme bogføringsdag. Ønsker du at se hvilke poster en samlet post består af, kan du se det under knappen Post, og punktet Udlignede debitorposter. Ønsker du at se den advisering der dannes og som sendes med opkrævningen til Nets, skal du vælge knappen Linje og punktet Adviseringslinje.
Side 46 af 55 Når alle poster i Opkrævningskladden er klar til afsendelse og har status Valid, skal du vælge Knappen Faktura og punktet Godkend og udlæs. Det er muligt, at godkende enten hele oversigten eller en aktuel linje. Når du har valgt et af punkterne, trykker du OK. Derefter skal posterne udlæses. Igen er det muligt, at udlæse enten hele oversigten eller en aktuel linje. Når du har valgt et af punkterne trykker du OK. Posten får nu status Sendt.
Side 47 af 55 Når Nets har modtaget filen, sender de en kvittering på, at de har modtaget filen og at den Ekspederes. Opdateringen foretager du ved, at du vælger knappen Funktion og punktet Opdater status. 1.05.07 Importkladden Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Importkladde Posterne der er opkrævet via opkrævningskladden, kan først bogføres når indbetalingen er modtaget i banken. Kun kvitteringen på, at Nets har modtaget filen, opdateres direkte i Opkrævningskladden. Kvitteringer der indeholder Indbetalinger importeres i Importkladden. Vælg Knappen Funktion og punktet Importér Indbetalingsfil. Kommer denne meddelelse uden, at der efterfølgende indlæses kvitteringsposter er der ingen filer klar til import. Dvs. Importkladden er tom. Tryk OK.
Side 48 af 55 Når filen importeres dannes kvitteringsposterne i Importkladden. Poster der har Status Bet. Modtaget er klar til opdatering i Opkrævningskladden. Inden du gør det, skal du check om der ligger poster med status Afvist, Afmeldt eller Tilbageført. Poster med de nævnte status skal håndteres inden du opdatere posterne i Opkrævningskladden. Afviste eller afmeldt poster, er typisk kunder der har været inde i betalingsservice og afvise en enkelt postering eller afmelde deres PBS aftale hos Nets. Det er muligt, at få flyttet disse poster til Indbetalingskladden, hvis du vælger knappen Funktion og punktet Overfør til Indbetalingskladde. Her kan du påføre enten en debitor eller en finanskonto alt efter, hvad der skal ske med posten. Når der kun er poster tilbage med Status Bet. Modtaget, vælger du igen knappen Funktion og punktet Opdater status i opkrævningskladden. Du ser her et eksempel på to poster der er opdateret med Bet. Modtaget, som er klar til bogføring.
Vælg knappen Bogføring og punktet Bogfør, eller Bogfør og udskriv. Side 49 af 55 Du bliver nu spurgt om linjerne skal renummeres, det skal du svare ja til hvis der ligger andre linjer i kladden. Vælg knappen ja og posterne bogføres. 1.06 Gensendelse med anden dokumentafsendelsesmetode. Sti: Økonomistyring\ Tilgodehavender\ Oversigt Bogførte fakturaer eller Bogførte kreditnotaer I dette afsnit kan du se, hvordan du kan gensende et dokument fra Bogførte fakturaer eller Bogførte kreditornotaer. Det kan enten være et dokument der ikke er sendt endnu eller tidligere har været sendt som en anden type dokument. Fokus vil være på dokumentafsendelsesmetode, da feltet viser, hvordan dokumentet tidligere har været håndteret. Eksempel 1. Har du en faktura eller kreditnota der er bogført som manuel og som skal sendes som E-bilag, skal du gøre følgende:
Du skal Starte med at opsætte en E-bilagspartner på Debitorkortet, se også punkt 1.02.03. Du ser her en bogført salgsfaktura der er bogført som manuelt(se dokumentafsendelsesmetode), der skal gensendes som E-bilag. Når E-bilags partner er opsat, skal du finde den bogførte faktura eller kreditnota og vælger knappen Funktion og punktet Send E-bilag. Side 50 af 55 Vælg knappen Funktion og punktet Send E-bilag Du ser her den bogførte salgsfaktura efter gensendelse. Dokumentafsendelsesmetoden er nu opdateres med E-bilag.
Side 51 af 55 Eksempel 2. Har du en faktura eller kreditnota der er bogført som manuel og som skal sendes som E-mail, skal du gøre følgende: Du skal starte med at opsætte debitor til E-mail. Find debitor og vælg fanebladet Kommunikation. Sæt markering i feltet Send faktura/kreditnota som E-mail, og indtast E-mail adressen i feltet E-mail. Se også punkt 1.03.02. Når opsætning er foretaget, finder du den bogførte faktura eller kreditnota og vælger knappen Funktion og punktet Send E-mail. Her ser du en bogført salgsfaktura der er bogført som manuelt(se dokumentafsendelsesmetode), der skal gensendes som E-mail. Vælg knappen Funktion og punktet Send E-mail Du ser her den bogførte salgsfaktura efter gensendelse. Dokumentafsendelsesmetoden er nu opdateres med E-mail.
Side 52 af 55 Eksempel 3. Har du faktura eller kreditnota der er bogført som E-bilag og som skal sendes som E-mail, skal du gøre følgende: Du skal starte med at opsætte debitor til E-mail. Find debitor og vælg fanebladet Kommunikation. Sæt markering i feltet Send faktura/kreditnota som E-mail, og indtast E-mail adressen i feltet E-mail. Se også punkt 1.03.02. Når opsætning er foretaget, finder du den bogførte faktura eller kreditnota og vælger knappen Funktion og punktet Send E-mail. Du ser her den bogført salgsfaktura der er bogført som E-bilag(se dokumentafsendelsesmetode), der skal gensendes som E-mail. Vælg knappen Funktion og punktet Send E-mail
Side 53 af 55 Du ser her den bogførte salgsfaktura efter gensendelse. Dokumentafsendelsesmetoden er nu opdateres så E-mail også fremgår at Dokumentafsendelsesmetoden. Bemærk: Er det den omvendte situation, hvor et dokument har været sendt som E-mail men skal sendes som E-bilag, her vil der skulle opsættes det samme som beskrevet i første eksempel. Eksempel 4. Har du en faktura der er bogført og opkrævet via Nets PBS løsning, og der er brug for, at sende en E-mail der indeholder informationer om den tidligere frem sendte opkrævning, skal du gøre følgende: Opsætning på debitor skal foretages som beskrevet i eksempel 3. Du ser her den bogført salgsfaktura der enten er klar til opkrævning eller er sendt til Nets til opkrævning(se dokumentafsendelsesmetode), som her skal sendes som E-mail.
Side 54 af 55 Vælg knappen Funktion og punktet Send E-mail Du ser her den bogførte salgsfaktura efter gensendelse. Dokumentafsendelsesmetoden er nu opdateres så E-mail også fremgår at Dokumentafsendelsesmetoden.
Side 55 af 55 Henvisninger Systeminfo til 5.4.02 Sti: http://www.modst.dk/systemer/navision-stat/officiellefrigivelser/navision-stat-5402 Digital Post http://www.modst.dk/systemer/navision-stat/digital-post-integration Links Brugervejledning til Økonomistyring Brugervejledning til PBS Betalingsservice Bruger vejledning til Elektronisk fakturering Sti: http://www.modst.dk/systemer/navision-stat/vejledninger