Overblik over økonomiske potentialer for projekter i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi November 2014 1
Signaturforklaring: *) Projektets gevinster indgår som del af et andet projekt i handlingsplanen, eller projektet indgår som grundlag for et andet projekt i handlingsplanen. -) Der udarbejdes ikke særskilt business case for projektet, der angiver økonomiske gevinster.?) Der er endnu ikke udarbejdet en business case for projektet. Redigeringslog Dato for opdatering Version - 26. juni 2013 Version - 16. sep. 2013 Version 11. okt. 2013 Version 18. nov. 2013 Version 20.. jan. 2014. Version -29. april 2014 Version -18. juni 2014 Version 24. sep. 2014 Beskrivelse af opdatering 1.1: Beskrivelse af gevinster er justeret 1.6b: Der er tilføjet nyt digital post implementeringsprojekt 4.5 b: Der er tilføjet et program for udbredelse af velfærdsteknologi 5.2: Gevinstpotentialet på 58,6 mio. kr. forventes først at kunne indfries i 2016 i stedet for 2015. Samlet gevinstpotentiale justeret som følge heraf. 5.1: Business case for Bygge og Miljø er offentliggjort En række projekter er nu afsluttet i fælleskommunalt regi. Nogle projekter er afsluttet, fordi de fælleskommunale aktiviteter forbundet med projektet er gennemført elle delvist gennemført. For enkelte projekter, herunder 4.4 samt 5.3 er projekterne afsluttet grundet ændrede forudsætninger, som betyder, at projekterne ikke længere er relevante. På monopolbrudsprojektet skal det bemærkes, at businesscasen er under udarbejdelse, og det angivne gevinstpotentiale revideres som følge heraf. Det samlede overblikket er udvidet til også at omfatte 2017, og det fremgår nu at velfærdsteknologiprogrammet kan hente gevinster i 2017. 2.3: Tilføjet tekst vedr. business case for projektet. Business case er under kvalificering. 1.1: Projektet er justeret som følge af aftale om bølge 4 i Økonomiaftalen for 2015 samt potentialer forbundet med UDKs overgang til obligatorisk digital selvbetjening. 4.5a: Potentiale nedjusteret som følge af lavere volumen i sårbehandlinger end oprindelig antaget. 4.5b: Potentialerne er justeret som følge af måling af budgetterede besparelser på velfærdsteknologi i kommunerne for 2013 og 2014 2
Version 6. nov. 2014 6.3: Teksten for FLIS projektet er opdateret. Samlede økonomiske potentialer 2013 2014 2015 2016 2017 Bemærkninger -280-727 -1.053-1.214-2.065 Dette er det foreløbige estimat for økonomiske gevinster, og det opdateres løbende som følge af, at business cases modnes og beskrives. Digital borgerbetjening -253-600 -962-1.059-1.104 1.1 Obligatorisk digital service -41-255 -415-446 -491 Projektet tilvejebringer grundlaget for bølgeplanen for obligatorisk digital selvbetjening. Der er blevet aftalt økonomiske gevinster for bølge 1 og 2, dvs. 2013 og 2014, som samlet fuldt indfaset i 2015 giver en gevinst på 351 mio. kr. Bølge 3 giver gevinster for 64 mio. kr. i 2015 stigende til 94 mio. kr. i 2016 og frem. Estimatet i 2015 er således -64 mio. lagt oven i -351 mio. kr., i alt -415 mio. kr. Bølge 4 giver gevinster for -1,1 mio. i 2016 og -40,9 mio. i 2017 og frem. Dertil kommer et yderligere potentiale på -3,5 mio. fra 2017 og frem som følge af UDKs overgang til obligatorisk digital selvbetjening, og deraf følgende fald i henvendelser til kommunerne. Dermed er gevinsterne nedjusteret. Dette skyldes at bølge 4 alene omfatter fire opgaveområder, og 3
dermed et mindre potentiale end forventet. Du kan læse business casen her: Business case for Obligatorisk digital selvbetjening Gevinsterne for bølge 1 og 2 er aftalt som del af Økonomiaftalen for 2013 og bølge 3 er aftalt som del af økonomiaftalen for 2014. Alle gevinster er aftalt som del af moderniseringsaftalen. 1.2 Effektiv digital selvbetjening * * * * * Projektet understøtter udvikling af brugervenlige og effektive digitale selvbetjeningsløsninger. Effektive løsninger er en forudsætning for at kunne hente gevinsterne ved digital selvbetjening. De økonomiske gevinster for projektet indgår i business casen for projekt 1.1, Obligatorisk digital service. 1.3a Digitale medarbejderkompetencer * * * * * Projektet har fokus på at uddanne digitale ambassadører i kommunerne. Der er nu uddannet ca. 7000 digitale ambassadører. Projektet udgør en del af grundlaget for projekt 1.1 og 1.2, og der udarbejdes ingen selvstændig business case. 1.3b Kanalstrategi * * * * * Projektet understøtter kommunernes udarbejdelse af kanalstrategier, der bidrager til øget anvendelse af 4
digitale kanaler. Projektet udgør en del af grundlaget for projekt 1.1 og 1.2, og der udarbejdes ingen selvstændig business case. Projektet er afsluttet. 1.3c Dokumentation (KOMHEN 2.0) * * * * * Projektet har udviklet en metode til optælling af henvendelser KOMHEN, som mange kommuner i dag anvender til løbende opfølgning på deres henvendelsesmønstre. KOMHEN giver kommunerne gevinster i form af viden omkring henvendelsesmønstrene på de henvendelseskanaler, kommunen anvender. Projektet udgør en del af grundlaget for projekt 1.1 og 1.2, og der udarbejdes ingen selvstændig business case. 1.4 Kommunalt indhold på Min Side på borger.dk * * * * * Projektet har på fokus håndtering af informationshenvendelser som håndteres gennem anvendelse af Min Side på borger.dk. Gevinsten udgør et forventet fald i informationshenvendelser på dyre kanaler, fordi borgeren selv kan finde information om status på egen sag på Min Side, i stedet for at ringe eller møde op i kommunens borgerservice. De økonomiske gevinster for projektet indgår i 5
business casen for projekt 1.1, Obligatorisk digital service. Projektet er afsluttet. 1.5 Kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk * * * * * Projektet har fokus rettet mod håndtering af informationshenvendelser gennem anvendelse af tekster fra borger.dk. Der er udarbejdet en business case, der angiver bruttogevinsterne ved projektet. Gevinsterne er del af business case for projekt 1.1. Projektet er afsluttet. Du kan læse business casen her: Business case for kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk. 1.6 Digital post 1.6a Optimering af Digital post og fjernprint -212-345 -547-613 -613 Projektet har fokus på fastlæggelse af økonomien for digital post, samt udarbejdelse af kommunerettede vejledninger til udrulning af digital post i den kommunale organisation. De økonomiske gevinster forbundet med digital post indgår i Økonomiaftalen for 2013. Du kan læse business casen her: Business case for projekt optimering af digital post og 6
fjernprint Potentialerne vedr. besparelser på porto og materialer er modregnet i det kommunale bloktilskud. Projektet er afsluttet. 1.6b Implementering af digital post * * * * * Projektet har til formål at understøtte kommunernes implementering af Digital Post til borgere og virksomheder. Der udarbejdes ingen selvstændig business case for projektet. Projektet skal understøtte realiseringen af det potentiale, der indgår i ØA13+ØA14. Den økonomiske gevinst er aftalt som del af projekt 1.6 a. Beskæftigelsesområdet -23,5-22,0-20,5-20,5 2.1 Data og snitflader på beskæftigelsesområdet * * * * * Projektet tilvejebringer en rammearkitektur, der skal danne grundlag for bedre forretningssystemer til beskæftigelsesområdet. Projektet udgør en del af grundlaget for projekt 2.4. Projektet er afsluttet. 7
2.2 Digital a-kasse kommunikation 2013 2014 2015 2016 2017 Bemærkninger - - - - Projektet er et analyseprojekt, som har fokus på kvalitative gevinster i form af udarbejdelse af guide om best practice i brug af systemer og dialog med leverandører om systemændringer. Projektet er afsluttet. 2.3 Digitalisering af løntilskud og fleksjob -23,5-22,0-20,5-20,5 KOMBIT udvikler en løsning rettet mod virksomheder. Løsningen giver virksomheder mulighed for at anmode om løntilskud for flexjob digitalt, hvilket giver gevinster i form af hurtigere og mere automatiserede arbejdsgange forbundet med anmodningen om løntilskud, både for virksomheder og kommuner. Denne del af projektet er afsluttet. Som del af projektet indgår også beregning af bevillingen. Gevinsterne kan først realiseres når kommunerne har digitaliseret beregning og bevilling af anmodningerne fra virksomhederne. Projektets business case er under genberegning. Det har vist sig nødvendigt at foretage en række ændringer til virksomhedernes mulighed for anmodning af fleksjobrefusion. Dette medfører, at færre refusionsudbetalinger end først antaget vil kunne fuldautomatiseres. Da ændringerne kun omfatter refusion på fleksjob fra før 1. januar 2014, vil det ikke ændre ved, at der er tale om en positiv businesscase. Ny beregning er under udarbejdelse. 8
2.4 Ny generation forretningssystem på beskæftigelsesområdet * * * * * Projektet er et analyseprojekt, som i 1. etape har identificeret forudsætninger og rammebetingelser for en ny generation forretnings-it. Projektet skal danne grundlag for bedre forretnings-it på beskæftigelsesområdet. Der er ikke grundlag for udarbejdelse af særskilt business case. Gevinstrealiseringen dækker over effektivere arbejdstilrettelæggelse, som vil kunne reducere de 45 minutter, der i dag bruges på administration pr. time, med 5-10 minutter. Det svarer til en effektivisering i størrelsesordenen 450-900 årsværk eller 200-400 mio. kr. og gange. Desuden forventes en forkortelse af ledighedsperioden, som følge af en bedre indsats. 2.5 Ledelsesværktøj på beskæftigelsesområdet - - - - - Projektet afventer igangsættelse. Der er ikke udarbejdet særskilt business case for projektet. Gevinstrealisering vil indgå i projekt 2.4. Børne og kulturområdet 3.1 Den digitale skole, herunder digitale læremidler samt digitalisering af læringsmål og????? Projektet har fokus på kvalitative gevinster i form af, hvordan anvendelse af digitale medier kan understøtte, at alle elever lærer mere, og at eleverne opnår kompetencer, der rækker ind i det 21. århundrede. Projektet skal også bidrage til, at 9
læringsformer 3.2 IT infrastruktur i folkeskolen 2013 2014 2015 2016 2017 Bemærkninger lærerne får frigjort tid til mere målrettet at støtte den enkelte elev og følge op på elevens læringsproces.. - - - - - Projektet skal tilvejebringe en infrastruktur der understøtter målsætningerne i projekt 3.1. Der udarbejdes ingen selvstændig business case for dette projekt. 3.3 og 3.4 Digital kommunikation og videndeling i dagtilbud og folkeskole - - - - - Projektet skal understøtte en lettere og mere målrettet kommunikation med forældrene om såvel dagligdags emner som dag til dag informationer om aktiviteter og tilstedeværelse, som emner vedrørende elevernes udvikling og læring. Det er et mål, at det bliver lettere for forældre at tage aktivt del i deres børns udvikling og uddannelse. Projektet er afsluttet. Der udarbejdes ikke business case. 3.5 Det digitale bibliotek????? Projektet har fokus etablering af en digital infrastruktur på biblioteksområdet mhp. bedre mulighed for formidling af digitale materialer. 3.6 DUBU digitalisering af området for udsatte børn og unge - - - - - Projektet gennemføres af KOMBIT, og der er udviklet en løsning til styring af indsatser rettet mod udsatte børn og unge. Der udarbejdes ikke en national business case, men KOMBIT har udarbejdet en 10
skabelon til en business case, som kommunerne kan anvende til udarbejdelse af en kommunespecifik business case for projektet. Du kan få tilsendt skabelon for business case ved henvendelse til KOMBIT. Læse mere her: http://www.kombit.dk/dubu 3.7 Brugerportalsinitiativ - anskaffelsesprojekt????? Projektet skal understøtte implementeringen af en ny folkeskole samt mulighed for kommunerne for sammenhængende kommunikation på hele 0-16 års området. Projektet er en forudsætning for, at det pædagogiske personale i folkeskolen, jf. ØA14, kan opnå mere tid sammen med børnene. Social og sundhedsområdet 4.1 Digitalisering af handicappede og voksen området (DHUV) -27-104 -61-68 -575????? Projektet har tilvejebragt en udrednings- og sagsbehandlingsmetode i forhold til handicappede og udsatte voksne. Der offentliggøres en samlet evaluering af projektet primo 2015. Heri vil indgå en business case. Læs mere under www.kombit.dk/dhuv 4.2 Hjemmesygeplejens -18-40 -40-40 -40 Projektet sikrer udvikling af et Fælles Medicinkort 11
integration til Fælles Medicinkort 2013 2014 2015 2016 2017 Bemærkninger samt udbredelse af løsningen i kommunerne. Gevinsterne dækker over nemmere adgang til borgerens medicinoplysninger for særligt den kommunale hjemmepleje. Du kan læse business casen her: Business case for Hjemmesygeplejens integration til Fælles Medicinkort Gevinsterne er aftalt som del af moderniseringsaftalen i forbindelse med ØA13. 4.3 Udbredelse af MedCom kommunikation -3,3-3,3-3,3-3,3-3,3 Projektet udvikler MedCom-standarder til brug for udveksling af patientoplysninger i forbindelse med udskrivelse fra sygehuset til den kommunale hjemmepleje. Der er udarbejdet en business case for projektet, som du finder her: Business case for udbredelse af MedCom kommunikation 4.4 Kommunernes adgang til kronikerdata - - - - Projektet skal udvikle en standard for kronikerdata, der skal understøttes af en national it-infrastruktur. Projektet er afsluttet. 4.5 Velfærdsteknologi 4.5a Udbredelse af -5-11 -17-24 -31 Business casen er dynamisk, og er revideret i forb. 12
telemedicinsk sårbehandling 2013 2014 2015 2016 2017 Bemærkninger med Økonomiaftalen for 2015, hvor potentialet er nedjusteret med 88%. Dette skyldes en justering i antallet af sårbehandlinger. Projektet har til formål at indføre nye arbejdsgange for screening af sår. Sygeplejersker tager billede af sår og sender til læger, som vurderer og anviser behandling. Gevinsterne forventes blandt andet at være kortere helingstid, mindre transport af skrøbelige patienter og mindre tidsforbrug hos lægen på hospitalerne. Dertil kommer, at det forventes, at patienterne vil være mere tilfredse med en hurtigere behandling, og sygeplejerskerne får øgede kompetencer som følge af, at der via den telemedicinske løsning kan etableres et direkte samarbejde med de regionale sår sygeplejersker og læger. Du kan læse business casen her. Bemærk at potentialet i business casen nu er nedjusteret. 4.5 b Program for udbredelse af velfærdsteknologi -49,4-500 Der er etableret et program for velfærdsteknologi som omfatter udbredeles af udvalgte velfærdsteknologiske løsninger i kommunerne. Initiativerne omfatter udbredeles af løfteteknik, bedre brug af hjælpemidler, spiserobotter og vasketoiletter. Initiativerne forventes at kunne frigøre potentialer på 500 mio. kr. akkumuleret med udgangen af 2017. 13
Potentialet vil dække over implementering af alle fire teknologier. Potentialet kvalificeres løbende med måling af kommunernes budgetterede besparelser som følge udrulning af velfærdsteknologi. Der er gennemført målinger for 2013 og 2014. Potentialerne i 2014 udgør 49,4 mio. kr. Målingerne gennemføres første kvartal hvert år frem til og med 2017. 4.6 Kommunerne på sundhed.dk - - - - - Projektet har fokus på etablering af en version 2 af sundhed.dk. Projektet tilvejebringer en teknisk løsning, der gør det muligt for kommunerne selv at lægge sundheds- og forebyggelsestilbud op på sundhed.dk. Projektet har fokus på kvalitative gevinster i form af bedre overblik over de kommunale tilbud på sundhed.dk. Dertil kommer gevinster i form af, at sundhedsprofessionelle hurtigere og nemmere kan få overblik over de kommunale sundheds- og forebyggelsestilbud. Projektet er afsluttet. 4.7 Fælles sprog III på ældre og sundhedsområdet????? Projektet er under kvalificering mhp. at sikre, at den it-understøttelse, der udvikles som del af projektet, kan medvirke til effektivisering af arbejdsgangene og koordination på tværs af den enkelte borgers samlede kommunale forløb. I den forbindelse revurderes potentialet. 14
Teknik og Miljøområdet 0 0-38 -96,6-96,6 5.1 Byg og Miljø -38-38 -38 Projektet tilvejebringer en selvbetjeningsløsning til digital ansøgning om byggetilladelse og anmeldelse af byggesager. Projektet gennemføres af KOMBIT. Gevinsterne dækker over en mere effektiv byggesagsbehandling med færre tilbageløb, samt mere strukturerede data fra ansøgningstidspunktet grundet borgerens adgang til flere informationer i forbindelse med afsendelse af ansøgningen om byggetilladelse. Den digitale selvbetjeningsløsning til digitale byggesager forventes udrullet i løbet af 2014, og der kan høstes effekter fra 2015 og frem. Gevinstpotentialet er for hovedparten aftalt som del af økonomiaftalen jf. projekt 1.1 (Obligatorisk digital selvbetjening). De 30 af de 38 mio. indgår i potentialet for bølge 3 i 2015 og frem, og beløbet medregnes derfor kun én gang i det samlede gevinstpotentiale for handlingsplanen. Du kan læse businesscasen her: http://www.kl.dk/imagevaultfiles/id_64845/cf_202/ Business_case_for_Byg_og_Milj-.PDF 15
5.2 Fælleskommunal standardisering af geodataområdet 2013 2014 2015 2016 2017 Bemærkninger -58,6-58,6 Projektet har fokus på udvikling af standarder for data på geodata området. En standardisering muliggør mere effektive arbejdsgange forbundet med håndtering af geodata, blandt andet nemmere opdatering og håndtering af data. Du kan læse business casen her: Business case for Fælleskommunal standardisering af geodataområdet 5.3 Digitalisering af planer delprojekt om kommuneplaner 5.4 Digitalisering af planer delprojekt om lokalplaner - - - - - Projektet er afsluttet.????? Der har været gennemført et pilotprojekt med fokus på digitalisering af kommunernes lokalplaner. Lokalplanerne findes i dag i Plan.dk i pdf formater. Som del af projektet er der udarbejdet et bud på en datamodel for fremtidens lokalplaner i Plan.dk. Der er identificeret gevinster, som blandt andet dækker over en nemmere fremsøgning af oplysninger i lokalplanen som følge af, at den er gjort digital og søgbar. Gevinster forbundet med udbredelse af en løsning til alle kommuner er under afklaring. 5.5 Forenkling af arbejdet med ejendomsområdet, herunder særligt data og ESR????? Projektets snitflade til Grunddataaftalen er under afklaring. Grunddataaftalen indebærer, at der gennemføres en sammenhængende reform af ejendomsregistreringen, hvilket betyder, at registerdelen Ejendomsstamregisteret (ESR) 16
nedlægges. Det fælleskommunale projekt bliver at udvikle nye kommunale systemer, der sikrer opkrævning af ejendomsskatter, ejendomsbidrag og leje og administration. Disse forhold skal nærmere beskrives i et samarbejde mellem KL og KOMBIT. Der er endnu ikke udarbejdet særskilt business case for projektet, og de kommunale gevinster forventes først realiseret efter 2016. Sammenhængende konkurrence og it 6.1a Rammearkitektur og servicekatalog 0-300 * * * * * Den fælleskommunale rammearkitektur udvikles i KOMBIT og vil danne grundlag for konkurrenceudsættelse af it-systemerne på de områder, hvor KMD i dag er eneste leverandør. Gevinsterne forbundet med rammearkitekturen kan ikke direkte kvantificeres, men rammearkitekturen udgør et centralt grundlag for bedre og billigere itløsninger, blandt andet ved at sikre bedre datasammenhæng på tværs af løsninger og styrket konkurrence på markedet. Læs mere om projektet på KOMBIT s hjemmeside Der udarbejdes ingen selvstændig business case for 17
dette projekt, da projektet indgår som forudsætning for projekt 6.2. 6.1b Sager på tværs af itløsninger og organisatoriske skel - - - - - Der kan ikke fastlægges konkrete økonomiske gevinster, da projektet udgør et fundament for en efterfølgende implementering af forretningssystemer. I business casen er der i stedet beskrevet de forventede, kvalitative gevinster forbundet med en mere smidig udveksling af sager på tværs af systemer. Du kan læse business casen her: Business case for sager på tværs af it-løsninger og organisatoriske skel 6.1c Kommunernes It- Arkitekturråd 6.2 Konkurrence på monopolområderne - - - - - It-Arkitekturrådet har til formål at kvalificere itarkitekturforslag på konkrete projekter. Der udarbejdes ingen selvstændig business case for dette projekt. -300 Projektet indbefatter udbud af en række monopolsystemer på store forretningsområder i kommunerne og i UDK. Monopolbruddet løber frem til 2024 og gennemføres dels af KOMBIT, som konkurrenceudsætter de kommunale systemer og dels af ATP, som på tilsvarende vist konkurrenceudsætter forretningssystemer, der understøtter opgaver, der overgået til Udbetaling Danmark. 18
Den samlede gevinst for monopolbruddet dækker over et fald på 25 pct. på leverandørudgifter og derudover digitaliseringsgevinster forbundet med udrulning af de enkelte fagsystemer. Gevinsterne indfases frem mod 2024 efterhånden som systemerne konkurrenceudsættes og nye udrulles. Businesscasen er under kvalificering. 6.3 FLIS - - - - - FLIS er kommunernes nye fælles ledelsesinformationssystem. FLIS dækker områderne økonomi, personale, borger, skole, ældre og voksenhandicap. I december 2014 kommer området udsatte børn og unge også ind i systemet. Gevinsten ved FLIS er blandt andet, at kommunerne får adgang til ledelsesinformation, som de kan bruge som grundlag for analyser og benchmarking, og at de får bedre og billigere adgang til deres egne data. Der udarbejdes ingen selvstændig business case for dette projekt. Du kan læse mere på KOMBITs hjemmeside. 19