Brugervejledning Aftalesystemet Revideret den 01.08.2013
Indholdsfortegnelse 1. Hvordan logger jeg på?... 2 1.1 Login... 2 1.2 Startside... 2 1.3 Brugernavn og Kodeord... 2 1.4 Glemt kodeord... 2 1.5 Skift kodeord... 3 2. Digitalt aftalesystem... 3 3. Aftaleoversigten... 3 4. Aftaleflowet... 5 5. Godkendelse af entrepriseaftaler... 5 6. Udfyldelse af Garanti på Sikkerhedsstillelse... 7 6.1 Vedhæfte filer (eks. underskrevet garanti)... 7 7. Entrepriseopgørelse... 9 8. Godkende tillægsaftaler... 11 9. Aftalen er ikke udfyldt korrekt... 12 Appendiks A - Blanket til oprettelse af en ny rådgiver- eller entreprenør-bruger i BBS... 13 1
1. Hvordan logger jeg på? 1.1 Login Der er adgang for entreprenører til BBS fra almindelig internet browser på adressen: http://aftaler.bbs.ses.dk 1.2 Startside 1.3 Brugernavn og Kodeord Indtast det brugernavn, som du har fået tildelt af BYGST/SLKE og dit kodeord. Husk at angive dit brugernavn med STORE BOGSTAVER. Klik derefter på 1.4 Glemt kodeord Hvis du har glemt dit kodeord, så klik på indtaster dit Brugernavn og derefter klikker på email.. Et nyt skærmbillede vil fremkomme, hvor du. Et nyt kodeord vil blive tilsendt til din 2
1.5 Skift kodeord Hvis du vil skifte kodeord, så klik på. Et nyt skærmbillede vil fremkomme, hvor du klikker på. Herefter fremkommer nedenståede skærmbillede, hvor du skal indtaste dit brugernavn, dit gamle kodeord og det nye, som du gerne vil skifte til. 2. Digitalt aftalesystem Alle entreprise- og tillægsaftaler sendes digitalt og underskrives digitalt. Alle brugere i systemet er oprettet med eget brugernavn og kodeord. Når aftaler godkendes digitalt, sættes et digitalt stempel på aftalen med brugernavn og dato. Der udsendes mail adviseringer til brugerne, når der ligger aftaler, som skal godkendes. Entreprenører kan først se aftalerne, når de er godkendt af rådgiver. Entreprenører skal være oprettet i systemet. Rådgiver sender de udfyldte brugeroprettelsesblanketter til Bygningsstyrelsen. Blanketten ligger som Appendiks til vejledningen. Husk at det er rådgiver, som skal bede om oprettelsen. Dvs. den skal sendes til rådgiver. 3. Aftaleoversigten Aftaleoversigten kan vise aftaler for brugeren, som er logget ind eller for firmaet, som brugeren er tilknyttet. Det betyder, at alle i firmaet kan se (og godkende) aftaler, som er knyttet til firmaet. Knapperne Medarbejder og Firma benyttes til at skifte imellem de to visninger. 3
I aftaleoversigten er aftalerne inddelt i 4 kategorier: Opgaver Her ligger de aftaler, som afventer en handling fra brugeren. Dvs. aftaler, som ligger i brugerens "indbakke". I Proces Her ligger de aftaler, som er igangværende og som endnu ikke er afsluttet. Det er aftaler, som afventer en handling fra andre end brugeren, som er logget ind. Bogførte Her ligger aftaler, som er godkendt af alle parter (Bygherre, rådgiver og entreprenør) og som er bogført. Lukkede byggesager Her ligger aftaler på byggesager, som er afsluttet og lukket. Oversigterne kan udvides/skjules ved at klikke at klikke på og. Aftalerne åbnes ved at dobbeltklikke på linien. 4
4. Aftaleflowet Aftalerne bliver videresendt i flowet hver gang en aftale godkendes af enten rådgiver eller entreprenør. Hvis der er sket en fejl i udfyldelsen af aftalen og den er blevet afsendt, så kan man bede den næste i flowet om at afvise aftalen. Aftalen vil så blive sendt tilbage til den forrige for redigering. 5. Godkendelse af entrepriseaftaler Rådgiver opretter entrepriseaftaler og aftaler sendes digitalt. Du vil modtage en mailadvisering når der ligger en aftale klar til godkendelse. Aftalen godkendes ved at klikke på knappen godkend i bunden af aftalen. Hvis der er sikkerhedstillelse, så skal garantifelterne samt den underskrevne garanti udfyldes og vedlægges. (Se Afsnit 6 - Udfyldelse af Garanti på Sikkerhedsstillelse, side 7) 5
Eksempel på en entrepriseaftale 6
6. Udfyldelse af Garanti på Sikkerhedsstillelse Når der sikkerhedsstillelse skal du som entreprenør udfylde følgende felter efter at du har indhentet sikkerhedsstillelsen: 1. Garantinummer 2. Garantidato 3. Garantistiller 4. Vedhæftet skannet underskrevet garanti 6.1 Vedhæfte filer (eks. underskrevet garanti) I bunden af aftalen, er der et punkt, hvor man kan uploade dokumenter. Klik på Knappen. En ny dialogboks fremkommer, som giver dig mulighed for at finde filen på din computer eller netværk.vælg filen og klik på Åbn Knappen. 7
Når filen er valgt, så tryk på knappen Gem Ændringer. Filen vises nu med et ikon og er vedlagt aftalen. Der kan vedhæftes flere filer til en aftale. På aftalerne kan rådgiverne ofte have valgt og indskanne tilbud, aftalesedler el. lign. dokumenter. Disse kan læses ved at klikke på ikonerne på de enkelte filer under punktet "Vedhæftede filer". 8
7. Entrepriseopgørelse Entrepriseopgørelsen giver overblik over entreprisens: tillægsaftaler (stade og beløb) summen af tillæggene sikkerhedsstillelse Entrepriseopgørelsen kan findes ved at åbne entrepriseaftalen fra oversigten og klikke på knappen Entrepriseopgørelse. 9
Eksempel på en entrepriseopgørelse Hver tillægsaftale er et hyperlink, så når der klikkes på tillægsaftalen- åbnes den. 10
8. Godkende tillægsaftaler Tillægsaftaler godkendes ved at klikke på godkendelsesknappen i bunden af aftalen. Eksempel på en Tillægsaftale 11
9. Aftalen er ikke udfyldt korrekt Hvis der er sket en fejl i udfyldelsen af aftalen og den er blevet afsendt, så kan man bede den næste i flowet om at afvise aftalen. Aftalen vil så blive sendt tilbage til den forrige for redigering. 12
Appendiks A - Blanket til oprettelse af en ny rådgiver- eller entreprenørbruger i BBS Blanketten vedr. oprettelse af en: Rådgiver Entreprenør Evt. udløbsdato Personens navn: Personens mail-adresse: Personens firma inkl. adresse Firmaets cvr-nummer: Rådgiver Evt. byggesag(er) som den nye rådgiver skal tilknyttes Entreprenør Sag og konto som den nye entreprenør skal tilknyttes Rekvireret af * Godkendt af ** Dato Navn * Navnet på rådgiveren ** Navnet på projektlederen hos Bygningsstyrelsen Vejledning Blanketten anvendes i forbindelse med oprettelse af en ny rådgiver- eller entreprenør-bruger i BBS. Blanketten udfyldes af rådgiveren og sendes via mail til projektlederen hos Bygningsstyrelsen. Projektlederen sender efterfølgende blanketten til bbs@bygst.dk der varetager den egentlige oprettelse. Økonomi sender brugernavn og password til brugeren samt til projektlederen og rådgiverens orientering. 13