Referat Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 11. februar 2016 kl. 1630 Sted : HAB s administration Udsendt : 4. februar 2016 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Eventuelt Med venlig hilsen NB. Mødetid kl. 1600, hvor der så er fremvisning af de nye lejligheder længst mod syd i afdeling 27. Afbud: Niels Vincent Andersen og Mohammad Hadid
Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol 01-003-16 Den lille positive De fleste bidrog 01-004-16 Protokol fra mødet den 7. januar 2016 Underskrevet siderne 1352 1358. 1360
Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager 02-003-16 Forretningsudvalgsmøderne Nyt fra BL og LBF Afdelingerne 1, 4, 5, 7, 12, 34, 37, 55 og 56 - Ellen Afdelingerne 2, 3, 6, 8, 10, 11 og 16 - Niels Afdelingerne 18 23 og 48 Per Friis Afdelingerne 24, 26, 27, 29 og 40 Ove Afdelingerne 13,14,15,17,25 og 32 Mohammad Afd. 30, 35 og 45 - Bernhard Afdelingerne 31, 33, 42 og 44 Leif Afdeling 51 Ole Afdelingerne 38, 39, 61, 62, 63, 64, 65 og 66 - Palle 02-004-16 Administrativ orientering Ole gennemgik Regnskabsmøde i afd. 21 afviklet i god ro og orden. Der er indkaldt til FU i Hjortebro den 1. marts. Poul Fossum gået af som formand for afd. 26. Suppleanten er indkaldt til bestyrelsen Byggemøde i afd. 61 afholdt godt afviklet med Claus mellemkomst. Meget positivt. Ad pkt. 02-004-16 Oliver Rosendahl er i forbindelse med sit studie til Finansøkonom startet i et 3 måneders praktikforløb i administrationen. HAB strategi 2016-2019 gået i trykken. Trykkes i 6 eksemplarer. Plan lagt for vedligeholdelse. Vil også være tilgængelig på HAB s hjemmeside. Personalehåndbogen er ligeledes gået i trykken, og den trykkes også i 6 eksemplarer. ØK i Vejen kommune modtog vores henvendelse omkring opførelse af 52 almene boliger i Vejen by positivt, så HAB skal sammen med rådgiveren fra KUBEN fremlægge projektet for økonomiudvalget den 1. marts 2016. Jf. strategien 2016-2019 omkring et ambassadørkorps, så har vi nu fastlagt 2 aftener i april, hvor formanden for afd. 27, Christian Jessen, vil undervise interesserede i kunsten at fremvise boliger og områder på bedst mulig måde. Alle afdelingsformænd er tilskrevet fra administrationen og bedt om at byde ind med 1-2 interesserede. Er der behov for flere kurser, arrangerer vi det. Helhedsplan Varberg overtager pr. 1. marts 2016 funktionen som social vicevært på Chr. Kold kollegiet. HAB har overtaget et antal lejligheder i det sydligste punkthus i afd. 27, og når mangeludbedringen er tilendebragt vil vi markedsføre de nye lejligheder, som er klar til indflytning pr. 1. april 2016, på flere fronter. Inspektør Lars Hundevadt har opsagt sin stilling med udgangen af marts måned. I indeværende uge afholder udvalget til planlægning af Åbent hus den 160416 sit første møde. Efter åbent hus nærmere den 18. og 19. april - vil leverandøren af vores outdoor fitness i Varberg invitere deres kunder og leverandører til præsentation af anlægget, som er det første af sin art i DK. Fremviser så også deres øvrige produkter. Forplejning via SPICE. 1361
Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering 03-002-16 Driftsstatus februar 2016 Er udsendt. Claus gennemgik. 03-003-16 Afd. 26 Bilag 2-5 udsendt 03-004-16 Sydhavnsvej afd. 5 Bilag 1 udsendt 03-005-16 Afd. 15 midler fra dispositionsfonden Ad pkt. 03-003-16. Se vedhæftede bilag 2-5 omkring Varberg. Claus kommer på mødet og fremlægger situationen om afd. 26, og han kopierer selvfølgelig budgetskemaer (bilag 3 og 4) i A3 størrelse til selve mødet, så de er lettere at gennemgå. Forskellen på bilag 3 og 4 er, at alle positioner der er markeret med gult i bilag 4 er besparelser. Der foreslås, at bestyrelsen efterfølgende tilkendegiver, om renoveringen af afd. 26 skal iværksættes under de nye forudsætninger. Claus fremlagde. Bestyrelsen tilkendegav, at adm. kan arbejde videre med det senest udfærdigede og reducerede forslag til renovering af afd. 26. Så snart projektet er klar til at forelægge for beboerne, indkaldes til et ekstraordinært afdelingsmøde. Ad pkt. 03-004-16 Se driftsstatus første pkt samt bilag 1. Claus kommer og fremlægger status omkring renoveringsprojekt i den nye afdeling 5. Efterfølgende bestyrelsen tilkendegive, om det er scenarie 2 eller 3, vi skal forfølge og arbejde videre med. Claus fremlagde. Bestyrelsen enige om at prioritere scenarie 3 og 2 i nævnte rækkefølge. Adm. arbejder videre i den retning. Der planlægges for et snarligt INFO-møde for beboerne med henblik på at få en tilkendegivelse derfra også. Ad pkt. 03-005-16 Sagsfremstilling. Renoveringen af afdeling 15 var udpeget af Landsbyggefonden som et demonstrationsprojekt. Det var kun den ene ud af fire bygninger, der blev omfattende renoveret. De andre tre bygninger fik nyt tag og badeværelse, og en enkelt bygning fik også nyt køkken. Landsbyggefonden ydede støttede lån på 24 mio. kr., og organisationsbestyrelsen besluttede den 9. december 2004, at yde et tilskud på 3,1 mio. kr til projektet. Sidenhen har organisationsbestyrelsen bevilget 2 mio. kr. til afhjælpning af skaderne. Dette beløb er pt. afsat i dispositionsfonden. Efter færdiggørelsen af byggeriet har der været visse udfordringer med den arkitektoniske og håndværksmæssige kvalitet, ligesom der har manglet opfølgende tilsyn. Dette har ledt til en del uventede ekstraomkostninger på lappeløsninger og merarbejde. Da byggeriet var igangværende, blev der brugt ufinansierede midler til udbedring af skader og restfinansiering af demonstrationsprojekt på ca. 4,5 mio. kr. Igangværende retssager mod håndværkere/rådgiver, vedrørende det udførte arbejde, er afsluttet i 2016 og der er modtaget erstatning, der gør, at de resterende udestående afhjælpninger kan udføres, uden yderligere omkostninger for afdelingen. Indstilling. Der indstilles, at organisationsbestyrelsen bevilger et tilskud på ca. 4,5 mio. kr. til ufinansierede udgifter til udbedring af skader og restfinansiering af demonstrationsprojektet. Godkendt som indstillet 1362
Dagsordenens punkt 4 Økonomi 04-002-16 1363
Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling 05-005-16 Medlemsblad v/ole Bestyrelsen er enig om, at det er en god ide, at der i fremtidige blade er bestyrelsens side 05-006-16 Visitation og udlejning afd. 55 v/ole Brev fra afdelingsbestyrelsen er udsendt til bestyrelsen af Ole Ole fremlagde sagen. Bestyrelsen enige om, at bestyrelsen fra afd. 55 indkaldes til et møde hvor reglerne præciseres til gensidig efterlevelse. Er udsendt til bestyrelsen 05-007-16 Udkast til forretningsorden for afdelingsbestyrelsesmødet 05-008-16 Skiltning i vore områder samt på vore Se nedenfor. Fotoeksempel udsendt ejendomme 05-009-16 Nedsættelse af husleje i afd. 33 Se nedenfor 05-010-16 Generalforsamling 2016. Status v/ole Emner til HAB-prisen drøftet. P.t. 250 tilmeldte til årets GF. Formøde kl. 1630. Sidste frist for indsendelse af forslag d.d. Ingen indkommet. 4 10-års jubilarer. 05-011-16 Vagtskema til messen i Idrætscenteret 19.-20. marts. Ellen lørdag. Palle søndag. Ole lørdag/søndag. Ove lørdag. Bernhard fleksibel. Kommende møder Bestyrelsesmøder første halvår 2016 2/3, 14/4, 12/5 og 8/6 Generalforsamling 25. februar 2016 INFO-møde 16. marts 2016 Kredsmøde på Folkehjem 17. marts 2016 Messe i Haderslev Idrætscenter 19.-20. marts 2016 Åbent hus i HAB 16. april 2016 INTRO-møde 13. juni 2016.Ad pkt. 05-007-16. Sagsfremstilling. Efter tidligere beslutning i organisationsbestyrelsen har Ole og Christian udfærdiget et udkast til forretningsorden for afdelingsbestyrelsen i HAB. BL anbefaler, at alle afdelinger arbejder efter en forretningsorden, og det skal i HAB betragtes som et centralt tilbud, som er lige til at bruge eller udbygge og forfine yderligere efter lokale forhold og ønsker. Indstilling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender udkastet, og at HAB derefter kan tilbyde alle afdelinger en færdig forretningsorden. Godkendt som indstillet. HAB s vedtægter skal altid iagttages. Ad pkt. 05-008-16. Sagsfremstilling. Af strategi 2016-2019 fremgår det, at det i vore områder og på vore bygninger tydeligt skal fremgå, at de er en del af HAB. Vi har i det nedsatte skilteudvalg holdt et møde for at definere vore ønsker, ligesom skilteudvalget har godkendt prototypen, som fremgår af billedet. Skiltemål på denne er 1950 X 800 mm. Den skal indkøbes i ca. 50 stk. Derudover skal der på udvalgte bygninger et 600 x 400 mm skilt. Udført i varmegalvaniseret stål med livstidsgaranti. 1364
Denne éngangsinvestering, som vil give stor synlighed i og omkring vore boligafdelinger, vil for hver lejemålsenhed løbe op i ca. 255,- kr i år. For ikke at pålægge den enkelte lejer en éngangsudgift på 255,- kr. ansøges det om, at det samlede beløb på max. 600.000,- kr. betales via arbejdskapitalen, som i seneste regnskabsår kom op det anbefalede beløb pr. lejemålsenhed. Indstilling. Det indstilles at bestyrelsen godkender financieringen af skiltningen som anført i sagsfremstillingen. Godkendt som indstillet. Ad pkt. 05-009-16. Sagsfremstilling. Afdeling 33 har i mange år været nødlidende, og derfor har vi valgt at sætte fokus på den høje husleje for derved om muligt lettere at kunne leje de ledige lejemål ud og dermed skabe mere økonomisk stabilitet i afdelingen. I henhold til driftsbekendtgørelsens 41, stk. 3 fremgår det, at nedsætter vi lejen i en afdeling, skal den efterfølgende leje stå i rimeligt forhold til lejen i sammenlignelige boliger. En nedsættelse af lejen i de pt. tre ledige boliger vil med stor sandsynlighed give uro blandt de øvrige lejere i afdelingen, og hvad er markedslejen (dette kan vi naturligvis undersøge), men giver ikke den bedste løsning for afdelingen. Administrationen vil derfor foreslå, at vi ikke nedsætter huslejen på enkelte lejemål, men giver afdelingen et tilskud på afdelingens opsamlede underskud. Fakta om afdelingen: Afdelingen har en gennemsnitlig husleje pr. 1. oktober 2015 på 952,32 kr., afhængig af lejlighedernes størrelse er det en månedlig husleje mellem 4.678 kr. og 7.807 kr. for henholdsvis 54 m2 og en toværelses på 130 m2. Afdelingen har pr. 30. september 2015 et samlet underskud på 357.602 kr. og de afvikler pt. 95.000 kr. årligt, vedr. underskud tidligere år. Lejetab de seneste tre år andrager i alt 436.938 kr. Indstilling. I henhold til driftsbekendtgørelsens 41 stk. 3 indstilles det, at organisationsbestyrelsen giver et tilskud til afdelingen på 357.602 kr., svarende til afdelingens samlede underskud pr. 30. september 2015. Dette vil betyde en gennemsnitlig husleje på 874,13 kr., dette giver en huslejenedsættelse og afhængig af lejlighedernes størrelse giver dette en månedlig husleje på mellem 4.294 kr. og 7.166 kr. for helholdsvis 54 m2 og 130 m2. Samtidig godkendes det, at administrationen revurderer huslejedifferentieringen. Tilskuddet finansieres af dispositionsfonden. Godkendt som indstillet. Situationen følges og evalueres løbende m.h.p. evt. justeringer. Lovtekst til orientering. 41. Dispositionsfonden dækker tab, herunder forbrugsafhængige udgifter, ved en almen boligafdelings drift, som skyldes lejeledighed. Dispositionsfonden dækker også den del af en afdelings tab ved fraflyttede lejeres manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen, der ligger over 313 kr. pr. lejemålsenhed. Boligorganisationen kan vælge, at lade dispositionsfonden dække en afdelings mindre tab på sådanne udgifter, hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Beløbet i 2. pkt. reguleres i overensstemmelse med det nettoprisindeks, som Danmarks Statistik beregner. Reguleringen sker med pristallet for april måned 2012 som basis. Reguleringen foretages én gang årligt, første gang med virkning for det regnskabsår, der følger nærmest efter offentliggørelsen af pristallet for april måned 2013. Dispositionsfonden dækker ikke udgifter til tab ved lejeledighed og tab som følge af fraflyttede lejeres manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtelsen, hvis udgifterne dækkes af kommunen efter 54, stk. 4, 59, stk. 13, 62 eller 63, stk. 3, i lov om almene boliger m.v. Hvis dispositionsfondens saldo herved kommer under 2/3 af det minimum pr. lejemålsenhed, som er nævnt i 40, eller særlige forhold i øvrigt taler derfor, kan kommunalbestyrelsen godkende, at tabet helt eller delvist dækkes af afdelingen. 1365
Stk. 2. Dispositionsfonden betaler endvidere indskud til kommunen ved genudlejning af kapitaltilskudslejligheder samt betaler tilskud til indeksregulering af beboerindskud for lejere, hvis boligoverenskomst eller lejeaftale er indgået inden den 1. april 1975. Stk. 3. Udover stk. 1 og 2 anvendes dispositionsfondens midler til at sikre afdelingernes fortsatte beståen ved at medvirke til fysisk, økonomisk og social opretning af afdelingerne. Medgår midlerne til at nedsætte lejen i afdelingerne, skal den efterfølgende leje stå i rimeligt forhold til lejen i sammenlignelige boliger. 1366
Dagsordenens punkt 6 Eventuelt 06-002-16 ----------------------------- -------------------------------- ------------------------------ Ole Aaris Palle Agø Erik Bernhard Hansen - ----------------------------- -------------------------------- ---------------------------- Ellen Corfits Ove Brix Therkildsen Per Friis ---------------------------- ------------------------------- ----------------------------- Mohammad Hadid Leif Hartmann Niels V. Andersen ------------------------------- Christian Skovfoged 1367