Projekt og Projektarbejdsformen Projektets grundelement opgaven, intessent, omgivels, ressourc, ledelse Projektorganisationen ansvarlig chef, beslutningsgruppe, projektgruppe Projektled ledelsesopgav, valg af Projektmedarbejde arbejdsfelt, kvalifikation Intessent identifikation, analyse Projekt Den projektorientede arbejdsform: Supplement til basisorganisationen Får ovdraget ansvar og beføjels til at løse en bestemt opgave Projektgruppen opløses når opgaven færdig 1 2 Projekt karaktistika Opgav d især velegnede til projektarbejde: Komplicede: vanskelige uovskuelige/samspil mennesk + teknik Har udviklingskarakt: nye løsning, prøve nye veje Kræv tværfaglig indsats Kræv tværorganisatorisk indsats ell intesse: fle afdeling/special Betydeligt omfang: arbejdsindsats, udgift Store konsekvens 3 Projektarbejdet, en særlig arbejdsform og spillegl Projektarbejdsformen = Projektorganisation med formel ansvar og autoritetsplacing + Projektstyringssystem - sikre kvalitet, fremdrift og ressourc + Projektkultur - medarbejdnes indstilling til opgaven og hinanden - medarbejdnes indstilling til virksomheden og projektarbejdsformen - medarbejdnes evne til at arbejde und projektets betingels: - ovlappende autoritet, usikkhed, tidspres, afhængighed 4 Projektets grundelement (5x5modellen) 5 Intesse Intessent s Behov og formål: hvorfor skal projektet gennemføres? Hvordan indgår det i virksomhedens strategi, hvilken virkning og nytte? Idegrundlag: en attraktiv mulighed, en vision om løsningen, særlige egenskab ved løsningen (projektets produkt) Projektets produkt: kravene til produktet (løsningen), udviklingen evt. konstruktion og drift (anvendelse) Ramme: tidstmin, ressourcamme, budget Dokumentation af produktet og af projektet: plan og forløb 6 -s 1
Intessent Intesse -s s Intesse -s Anvendelse og ejskab: accept og brug af projektets produkt Vilje og drivkraft: støtte projektet med engagement, bane vejen, priorite projektet eydels: leve viden, kunnen og arbejdsindsats Formel godkendelse: beslutning om projektets gennemførelse og dets produkt, formelle godkendels Social accept: forholde sig til projektets og produktets afledte virkning på lokalt plan ell i vide pspektiv Markedsmæssige mulighed og begrænsning: eftspørgsel, konkurrence, konjukturforhold, politiske vilkår Teknologiske mulighed og begrænsning Omgivende system: dels som produktet skal funge sammen med, dels nødvendige hjælpesystem Fysisk miljø: plads, lokal, tempaturforskelle m.v. Regelsæt: norm, standard m.v. for projektarbejdet og for produktet 7 8 Viden og kunnen Pson Matiel, udstyr Matial Penge Intesse 9 -s - 1 Formuling af projektet (kontraktudformning) og aftale om mål og ramm Tilrettelægning af fremgangsmåde og plan: Intesse strukturing og afgrænsning valg af angrebsmåde hund beslutningsproces planlægning af projektforløb (fas) hovedaktivitet og milepæle i hv fase Opbygning af en kompetent projektorganisation med veldefinet ansvars- og autoritetsfordeling: etabling af kompetent projektledelse tilrettelæggelse af intessents inddragelse skabe engagement, samarbejde, kommunikation, hensigtsmæssig projektkultur og deltagadfærd sikre sammenhæng, kvalitet og effektivitet 10 -s - 2 Grundmodel af projektorganisation Udpegning og håndting af projektets opmærksomhedsområd: som fordr særlig omhu, indsats ell ovvågning som afgørende for kvalitet og succes som usikre ell risikable som rumm mulighed som evt bør udnyttes Styring af kursen, ved opbygning af hensigtsmæssige styringssystem: kvaliteten fremdriften Intesse -s indsatsen engagementet økonomien 11 12 2
Projektansvarlig chef Den projektansvarlige chef skal bane vejen for projektet. Han varetag følgende opgav: Projektorganisation - omgivelsne Beslutning om projektets igangsætning, afslutning og mål: ramm og prioritet Økonomiske bevilling: rammebudget og tillægsbevilling Politiske og principielle beslutning udov projektledelsens beføjels Sikring af projektets prioritet hos virksomhedsledelsen og samordning med andre chef Information til samt høring hos basisorganisationens samarbejdsorgan 13 14 Projektorganisation Beslutningsgruppen Beslutningsgruppen har til opgave: At sikre en ovordnet styring af projektet både fagligt, tidsmæssigt og økonomisk, hund at fastholde projektets prioritet At sikre tilstrækkelig loyalitet omkring projektet At være forum for løsning af intessekonflikt omkring projektet At sikre projektet ressourc og penge 15 16 Pause Projektgruppens organisation 17 18 3
Projektgruppeorganisationen - krav Tænk på organisationsformens styrk og svaghed med hensyn til: Målforståelse Helhed Innovationsgrad Koordination Kvalitet Sammenhænge Tminsovholdelse Initiativ Forpligtelse Adize s Administrator Rolle Projektledens 4 ledelsesopgav Adize s Producent rolle 19 Adize s Integratorrolle 20 Projektleden valg af Projektleden skal være drivkraft i arbejdet, dfor skal d lægges vægt på: Viden om projektets helhed og om brugsvdenen for projektets produkt Forståelse for de fagdisciplin, som skal samvirke i projektet og indblik i des metod og kvalitetssikring Åbenhed og kreativitet med hensyn til løsning Udadvendthed og kontaktflad til chef/intessent, samt forståelse for opgaven Evne til at formidle et samarbejde i projektgruppen, på tværs af faglige skel og funktionsområd Blake og Moutons def. fra 1985 Hvad ledelse? Ledelse vil sige at opnå resultat målt if. Organisationens mål gennem og ved hjælp af medarbejdne. 21 22 Ledegenskab Ledopgav Agne Lundquist Passende intelligens Sund dømmekraft og tænkning Tillid til og tro på sig selv og andre Ansvarsfølelse Social intesse for andre mennesk Kunne motive Faglig kunnen Kommunikationsevne Tål stress Instrumentelle Emotionelle Varetagelsen af den faglige side af arbejdet hund planlægning og kontrol Vedrør forholdet til og mellem medarbejdne samt des forhold til arbejdsopgavne 23 24 4
Repræsentative Ledopgav Består i at repræsente firmaet, afdelingen ell arbejdsgruppen udadtil. 25 Projektmedarbejde Projektmedarbejden kan have fle arbejdsfelt: Arbejde med selve projektopgaven skabe løsning/produkt og implemente Deltage i koordining og styring af arbejdet Samvirke indad med de øvrige i projektgruppen koordine fagligt/løsningsmæssigt med andre Samvirke udadtil tilføre projektet information, viden og bidrag fra egen basisorganisation påvirke egen basisorganisation til forståelse og accept af projektets løsning aftale med egen chef om arbejdsydels og ansvarsforhold ovfor projektet 26 Projektmedarbejde - kvalifikation Har viden om brugforhold driftsbehov/-krav, driftsøkonomi, mv. Har viden om nye løsning Har viden om konstruktion og gennemførelse af nye system Har viden om projektstyring og arbejdsmetodik Har samarbejdskunnen såvel indadtil som udadtil ovfor intessent skal være gode til at kommunike og holde kontakt til kolleg skal være åbne og objektive ov for nye ide Projektgruppens samlede kvalifikation Vigtige kvalifikation for en projektgruppe som helhed: Inspiratoren s nye ide og mulighed Spejden søg og tilfør nye oplysning Fortalen gør projektet synligt Entreprenøren skab aktivitet Koordinatoren hold opgaven på sporet og sikr helhed Miljøskaben oprethold en sund arbejdskultur Producenten produc resultat 27 28 Projektorganisation - principp Inddragelse af intessent Det faglige aspekt: fordi vi men, at intessenten kan bidrage fagligt til løsning af projektets forskellige opgav Det pragmatiske aspekt: fordi vi men, at intessenten kan medvirke til at sikre projektets gennemførelse og indførelse af dets resultat Det politiske aspekt: fordi intessenten selv ønsk det Det etiske aspekt: fordi vi men, at det rigtigt Det formelle aspekt: fordi intessenten har krav på at blive hørt, på at kontrolle ell på at godkende 29 30 5
Intessentanalyse Intessentanalysen omfatt tre ting: Identifikation af intessentne Positionsanalyse. Analyse af intessentnes forhold til projektet og hinanden Analyse af intessekonflikt og -sammenfald 31 6