Tidsprojektet Infomøde om markedsdialog Tredje runde 24. august 2016
VELKOMMEN Præsentation af Moderniseringsstyrelsens medarbejdere Kontorchef Kjeld Speiermann-Vognsen Teamleder Karen Ejersbo Iversen Konsulent Esben Stubager 10 virksomheder har meldt sig til dette møde Mange er gengangere fra de to foregående markedsdialogrunder 2
FORMÅL Moderniseringsstyrelsen vil gerne give markedet størst muligt kendskab til projektet og vores forretningsmæssige behov. Moderniseringsstyrelsen håber, at deltagerne i markedsdialogen kan gøre os klogere på udfordringer, herunder: Input til udbudsforløbet og forløbet efter kontraktindgåelse. Prisdrivende elementer. Risikofyldte elementer i anskaffelse af tidsregistreringsmodulet. Mulighederne for at anvende standardfunktionalitet i videst muligt omfang. 3
DAGSORDEN 1. Velkomst 2. Baggrund for informationsmødet for Tids-Modulet inkl. tidsplan 3. HR-Løsningen inkl. overblik over projektet 4. Detailinformationer 5. Afrunding og videre proces 4
PROCES FOR TREDJE RUNDE MARKEDSDIALOG Materiale bliver offentliggjort på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside: http://www.modst.dk/systemer/projekter/statens- HRLoesning/Leverandoerer/tredje-runde-af-markedsdialog Spørgsmål Der modtages ikke spørgsmål på infomødet. Spørgsmål stilles til tidsprojektet@modst.dk senest den 15. september 2016 kl. 10.00 Alle spørgsmål anonymiseres og besvares skriftligt ved opslag på hjemmesiden. Fristen er rykket, da så vi giver bedre tid til forberedelse på dialogmøderne Møderne vil blive afviklet ultimo september og primo oktober måned. 5
SIDEN DE FØRSTE MARKEDSDIALOGER 1) Indsamlet yderligere input gennem projektets referencegrupper/fora Strategisk referencegruppe Faglig referencegruppe Arbejdsgrupper Diverse andre fora 2) Opdeling af projektet i to udbud 3) Projektinitieringsdokument og business case udarbejdet for HR 4) HR-modulet er i udbud 5) TID er under replanlægning 6
2016 2017 2018 2019 2020 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 HR Specificeringsfase Udbudsfase Etableringsfase Implementeringsfase Tidsregistrering Analysefase Specificeringsfase Udbudsfase Etableringsfase Implementeringsfase 7
Gevinster Formål Pejlemærker HR-PROJEKTETS FORMÅL OG GEVINSTER Levere effektiv, sikker og målrettet rådgivning og systemunderstøttelse Skabe gennemsigtighed og prioritering i styringen i den offentlige sektor Kvalitetsløft af institutionernes og koncernernes HR-arbejde samt mere effektiv administration 1 2 3 4 Bedre ledelsesinformation og styringsgrundlag Optimering af processer og arbejdsgange Regelefterlevelse Stordriftsfordele 8 december 2016
9 OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER TIL FORBEREDELSE AF MARKEDSDIALOGEN
TIDSREGISTRERINGSMODULETS ANVENDELSESOMRÅDE Statsinstitutioner skal anvende løsningen Selvejende institutioner kan anvende løsningen, 9 institutioner har allerede valgt HR-Modulet. Disse vælger ikke nødvendigvis Tidsregistreringsmodulet SAP-institutioner kan anvende løsningen Det betyder, at mindst 130 institutioner med ca. 50.000 aktive medarbejdere forventes at anvende løsningen. Potentielle institutioner Stor betydning for bl.a. prismodellen, hvis en del af disse institutioner tager løsningen i brug. Løsningen skal kunne skaleres, og dette skal afspejles i vederlagsmodellen. 10 december 2016
NØGLEKRITERIER FOR FUNKTIONALITETEN Kriterier og beskrivelser Kriterier Nemt Hurtigt Transparent Sikkert Versionering Historik Sporbarhed Beskrivelse Workflows, regler, artikler og aktører skal kunne tilpasses af superbrugere/administratorer, som har fået relativ kort oplæring. Tilpasninger skal kunne ske indenfor en overskuelig periode, da hverdagen i institutionerne er dynamisk og ofte ændrer karakter. Opsætningerne skal være gennemskuelige, så det er muligt hurtigt at identificere en institutions opsætning. Eventuelt grafisk visning af workflows, hierarkier, regler etc. Der skal være Chinese Walls mellem institutionernes opsætninger og informationer, men der findes administrative servicecentre, som skal kunne se data på tværs af statens institutioner. Det skal være muligt at lave tilpasningerne uden at gå på kompromis med evnen til at opgradere til nyeste versioner af software. Der skal være fuld historik på opsætninger og ændringer. Der skal være fuld sporbarhed på ændringer. 11
FORLØB EFTER KONTRAKTINDGÅELSE Vi vil gerne have en diskussion af: Virker forløbet overordnet set som realistisk og hensigtsmæssigt? Behovet for agile elementer i kontrakten i forbindelse med etableringsfasen. Udtrædelses-/hæveadgang for kunde og leverandør. Opmærksomhedspunkter og format for pilotfasen skal det bruges som en test eller virkelig drift? Testforløb: Hvor meget kan udføres løbende, og hvilke dele skal placeres i afslutningen af fasen? 12
FORVENTET VEDERLAGSMODEL Vederlagsmodel Softwarelicenser (Software, support og vedligehold) Drift (Application management og hosting) Konfiguration og specialudvikling Integration Implementering i institutionerne Support Følger ibrugtagning Følger delleverancer Kan en fastprismodel på rettigheder til software (HR-Løsningen) være acceptabel, jf. problemstilling med potentielle institutioner? Kan der afviges fra den normale prismodel, og hvem tager stilling til det? Vederlagsbetaling, betaling i samme år som opgaveudførsel? Skal der overvejes timeafregning på bestemte ydelser? 13
ØVRIGE FORRETNINGSMÆSSIGE FORHOLD Krav om rettigheder: Tidsubegrænset brugsret til Tidsregistreringsmodulet. Udviklet funktionalitet. Integrationer. Tidsubegrænset brugs- og redigeringsret til vejledningsdokumenter. Mulighed for overdragelse til ny leverandør ved genudbud. Krav om sikkerhed: 14 Leverandøren skal blandt andet leve op til ISO 27001 og ITIL standarder. Leverandøren skal overholde Persondataloven. Leverandøren skal gennemføre it-revision, og konklusioner skal stilles til rådighed for Moderniseringsstyrelsen. Det kan forventes, at rigsrevisionen vil udføre IT-revision af projektet
HOSTINGMULIGHDER 1. Cloud løsning 2. On premise 15
HOSTING AF TIDSREGISTRERINGSMODULET Moderniseringsstyrelsen ønsker en driftssikker og økonomisk attraktiv model for hosting. Hvis det bliver en on premise løsning, så er det Statens It, der skal hoste Tidsregistreringsmodulet. Statens It er i proces med at overtage hostingopgaven for diverse fællesstatslige systemer. Der er forskellige driftsmodeller. Vi ønsker input til valg af den bedste model. Statens It er inddraget i projektet og indgår muligvis som hostingleverandør i den fremtidige projektproces. Statens It vil i den forbindelse samarbejde med den fremtidige applikationsleverandør. 16
STATENS IT S DRIFTSMODELLER 17
STATENS IT S DRIFTSMODELLER Statens It har udgivet informationsfoldere om fordeling af arbejds- og ansvarsområder i de forskellige driftsmodeller. Folderne lægges på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside sammen med det øvrige materiale før dialogmøderne. Dialogmøderne fokuserer på fordelingen af ansvarsområder: Den egentlige hostingopgave (servere og software mv.). Opmærksomhedspunkter ved implementering/opsætning. Patches samt anden udvikling og konfiguration. Opmærksomhedspunkter ved supportopgaven. Opmærksomhedspunkter ved integrationer. 18
19 TIDSREGISTRERINGSMODULET
Støttefunktionalitet Kernefunktionalitet HR-LØSNINGEN OVERBLIK OVER PROJEKTET HR Løsningen Personaleadministration Personaledata Standard processer Effekthåndtering Organisationsstyring Tidsregistrering Rapportering Workflows og arbejdsgange Centrale og lokale workflows Snitflader til andre systemer Sagsstyring Advisering Løbende overvågning Triggeropsætning Organisationshierarkier Godkendelseshierarkier Stillingskontroller Registreringsramme Stillingsprofiler Centrale og lokale regler Overføre data til SLS Tværgående rapportering Centrale og lokale rapporter Tværgående rolle/rettigheder Multiple godkendelseshierarkier Stedfortræderfunktion Privilegiestyring Andre: Fælles dataformat og definition Regelmotor Konverteringsregler 20
TIDS PROJEKTET OVERBLIK OVER PROJEKTET Forretningsanalysen Næste skridt: Færdiggøre kravspecifikationen og udbud Forretningskendskabet oversættes til en kravspecifikation Her står vi Beslutningsparametre Gevinster i business casen Processer Arbejdsgruppers input Løbende dialog med brugerne Faglig og strategisk referencegruppe Markedsdialog Konsulentvurderinger Bedste praksis Erfaringsudveksling med andre institutioner Regelefterlevelse Idé Analyse Anskaffelse Gennemførelse Realisering Analyseresultat til kravspecifikation Projektet har opbygget en solid best praksis Bredt kendskab til statens forretningsprocesser Stor diversitet blandt statens institutioner Krav til fleksibilitet 21
Perspektivet HR i fokus HR-Løsningen bliver samlingspunktet for 3 forskellige systemer. HR-funktionen skal være styrende for den løsning der vælges, så det ikke domineres af områderne Overenskomster, tid eller løn Navision, RejsUd, Campus, IndFak, databaser, m.fl. Overenskomster HR-Løsningen Overenskomster Centralorganisation Fællesoverenskomst Organisationsaftaler Stillingskataloger Protokollater / cirkulærer Løn - SLS Stamdata PKAT, Klasse, Trin Lønform Lønkoder/løngrupper Tjenestetid Timeløn Fravær Tillæg 22 TID TID Stamdata Stilling Arbejdstid Normtid og periode Dag/døgn Timeløn / fuldtid / deltid Aktiviteter/tillæg Saldo Status (aktiv, fravær, orlov, ferie) Løn - SLS december 2016
STATSLIGT, KONCERN, LOKALT OG INDIVIDUELT NIVEAU 1 Statens konfiguration Centrale regler og muligheder opsættes 2 Koncern-HR-konfiguration Koncernregler og muligheder opsættes med udgangspunkt i stats konfigurationen Rapportering og standardrapporter De kan udarbejdes på flere niveauer. Data har sporbarhed helt nede fra en individuel konfiguration. 3 Lokal HR-konfiguration Bedste praksis og lokale behov Det bliver muligt at efterleve institutioners og individuelles behov med lokale konfigurationer og individuelle tilpasninger, men med udgangspunkt i en hovedregel fra staten og eventuelt koncernen. Lokale regler og muligheder opsættes med udgangspunkt i koncernkonfiguration 4 Individuel konfiguration Individuelle parametre kan tilpasses 23 december 2016
STATSLIGT, KONCERN, LOKALT OG INDIVIDUELT NIVEAU EKSEMPEL PÅ STILLINGSKATALOG Centralt katalog Stillingskatalog Stilling Kontorfunktionær Fuldmægtig Specialkonsulent Chefkonsulent Teamleder Kontorchef Bedste praksis og lokale behov Det bliver muligt at efterleve institutioners og individuelles behov med lokale konfigurationer og individuelle tilpasninger, men med udgangspunkt i en hovedregel fra staten og eventuelt koncernen. Kontorfunktionær It-medarbejder Projektmedarbejder Driftsmedarbejder Fuldmægtig It-medarbejder Projektmedarbejder Driftsmedarbejder Specialkonsulent It-medarbejder Projektmedarbejder Driftsmedarbejder Lokalt katalog Rapportering og standardrapporter De kan udarbejdes på flere niveauer. Data har sporbarhed helt nede fra en individuel konfiguration Attributter Beskrivelse Attributter Værdi Kontorfunktionær/ Vilkår Katalog It-medarbejder Arbejdsvindue 06:00 17:00 Normtid 37 timer Arbejdstidsperiode Uge Arbejdsdage* Katalog Rådighedsforpligtelse 20 timer/periode Godtgørelse* Katalog Godkendelse* Tid/løn Tidsregistrering* Ja/nej Andre systemer* Katalog Processer* Katalog Krav til dokumenter* Katalog *Trækkes fra katalog/tabel 24 december 2016
Personaleadministration Arbejdstid Styringsparametre Arbejdstidsregelramme Overenskomst og protokollat AC OAO, CO10, LC Organisationsaftale OAO HK 3F Protokollater (betinget) HK Bilag 5 Bilag 8 Kommunalreformen Stillinger HK Kontorfunktionærer o Kontorelever o Ansatte uden EU o Ansatte med EU o Specialister o Laboranter o Praktikanter o Ansatte uden EU o Ansatte med EU o It-medarbejdere o Prosa o HK Vilkår Vilkår Arbejdstid Arbejdsperiode Dag/Døgn Merarbejde/overarbejde Fuldtid, deltid, seniorjob, løntilskud, skånejob, forskerordning Normtid Dag, uge, måned, kvartal, år Dag/døgn Merarbejde/overarbejde Arbejdsvindue Fra-til (eksempel 06:00 17:00) Arbejdsdage Godtgørelsesmuligheder Rådighedsforpligtigelse Rådighedsperiode Tidsregistrering Andre systemer Faste dage/dynamisk planlægning Overarbejde, flexkonto, opsparingsdage Tal Dag, uge, måned, kvartal, år Ja/nej SLS, Navision, Campus, AD, IndFak, RejsUd 25 december 2016
STATSLIGT, KONCERN, LOKALT OG INDIVIDUELT NIVEAU EKSEMPLER PÅ GODTGØRELSESKATALOG Godtgørelsesmuligheder Beregnes Interval Faktor Enhed Løntype Maks Periode (angives) Beregningsfelter ved periodens slut Afspadsering Udbetaling Ferieudbetaling Særlige feriedage Manuel fordeling ved periodeslut Automatisk Manuel fordeling ved periodeslut Automatisk Manuelt Automatisk Manuelt Automatisk 00-20 0 Time N/A 10 dage Kvartal Tidssaldo (periodens registrerede tid 20-100 1,5 Time periodens normtid allerede allokeret tid) 100-2,0 Time 00-20 0 Time Mapning Kvartal Tidssaldo (periodens registrerede tid 20-100 1,5 Time periodens normtid allerede allokeret tid) 100-2,0 Time N/A 1,0 Time Mapning 5 dage Ferieår Feriesaldo (periodens registrerede ferie N/A 1,0 Dage periodens normferie) Maks 5 N/A 1,0 Time Mapning 5 dage Ferieår Ferie/fri saldo (periodens registrerede N/A 1,0 Dage ferie periodens normferie) Maks 5 26 december 2016
STATSLIGT, KONCERN, LOKALT OG INDIVIDUELT NIVEAU EKSEMPEL PÅ FRAVÆRSKATALOG Fravær Type Særlige dokumenter Særlige processer Maks Opfølgning Tidsregistrering Barselsorlov Graviditetsorlov Vandrejournal Barselsplan Refusion Barselsorlov Fødselsattest Afviklingsplan Refusion Fædreorlov Fødselsattest Afviklingsplan Refusion Forældreorlov Fødselsattest Afviklingsplan Refusion 4 uger N/A 12 uger N/A 7 uger N/A 12 uger N/A Sygdom Alm. Sygdom Ingen Ingen 4 uger 10 dage Langtidssygdom Lægeerklæring Adviseringsproces Refusion N/A N/A Delvist syg Mulighedserklæring Adviseringsproces Refusion N/A 5 dage Syge børn/nærtstående sygdom Syge børn under barsel Lægeerklæring Fødselsattest Adviseringsproces Refusion Syge børn Lægeerklæring Adviseringsproces Refusion N/A N/A N/A N/A Nærtstående sygdom Lægeerklæring Adviseringsproces Refusion N/A N/A Orlov Tjenestefrihed uden løn Ingen Adviseringsproces Refusion 3 år Halvårlig 27 Retmæssig orlov Retmæssig Orlovsdokument Adviseringsproces Kontrolproces Refusion 3 år Halvårlig *Trækkes fra et katalog/tabel december 2016
Eksempel på en central proces Tidsregistrering Forretningsprocesser Data Aktører Proces # Ansættelsen 1 Jobopslag 2 Kandidaten 3 Ansættelse Drift 4 Vilkårsændringer 5 Lønændringer 6 Stamdatarettelser 7 Ny/opdateret/udgået overenskomst 8 Arbejdstid Opsætning og udbetaling 9 Effekthåndtering 10 Personalesager 11 Fravær 12 Afslutning Organisation 13 Virksomhedsoprettelse og ajourføring 14 Medarbejder skifter virksomhed 15 Ressortændringer Arbejdstidsmodul 16 Kontoplan 17 Registreringsramme 18 Aliaskonto 8.1.1 Ny arbejdstidsaftale 8.1.1a 8.1.1b 8.1.1c 8.1.1d 8.1.1e 8.1.1f Medarbejder med privilegier vil oprette en ny arbejdstidsaftale Angiv niveau for aftalen Central arbejdstidsaftale Lokal arbejdstidsaftale Angiv ny værdi Tildel nøgle Angiv værdi Angiv regler for værdien -Hvem må/må ikke bruge den? -Hvornår må den bruges? -Hvilke standardværdier er der i tidsvariablerne? Tidsvariabler (dag, døgn, fuldtid/deltid, normtid, arbejdsdage etc.) - Mapning til lønudbetalinger af saldi (SLS-løndele) Hvis ændring kræver godkend Send til godkender Send/udgiv data til andre aktører Data Saldo Enheder Periode Medarbejder Arbejdstid Lønkoder Overenskomst Organisationsaftale Protokollater Cirkulære Stilling Systemer SLS Løndata Navision Løndata fra SLS Tidsforbrug fra HR Lokale fagsystemer Løndata Tidsforbrug Manuelle aktører (e-mails) E-mail kvitteringer 8.1.1g Modtag svar (fejl/accept) 28
ARBEJDSTID Der er stor diversitet i arbejdstidsreglerne for staten. Der er centrale overenskomster, som fortolkes i de lokale arbejdstidsaftaler. Reglerne for arbejdstidsrammerne er nogenlunde statiske indenfor nogle rammer. Fx arbejdstid, dag/døgn arbejde, helligdage etc. I staten beregnes forskellige saldi, som f.eks. overarbejde, natarbejde, ulempetimer, søndagstillæg, helligdagstillæg, vagtpenge etc. Det skal være muligt at definere, om en arbejdstidsaftale udløser optjening på disse saldi, og det skal være muligt at afvige lokalt eller individuelt. Desuden skal behandlingen af saldi til fx afspadsering eller udbetaling kunne opsættes. Det skal være muligt at definere saldienes periode, og hvor meget der overføres/kompenseres. Eksempler: Restferie i udgangen af ferieåret: Man må som hovedregel kun overføre 5 dage til næste ferieår. Man må som hovedregel kun få udbetalt 5 dage. Overarbejde: Alt overarbejde udbetales som hovedregel med faktor 1.5. Overarbejde indenfor rådighedsforpligtelsen for fuldmægtige skal som udgangspunkt ikke kompenseres. Chefer og konsulenter får ingen kompensation. 29
30 REGLER OG WORKFLOWS I ÉT EKSEMPEL
INTEGRATIONER Systemer med data SLS LDV Navision Budget Campus ØDUP RejsUd IndFak Lokale økonomisystemer Statens erekruttering Lokale fagsystemer HR-løsningen Specifik data Systemer uden data Integrationslag Lokale fagsystemer Rådata Integrationslag Eksempler på webservices 1. Personoplysninger 2. Stillingsoplysninger 3. Anciennitetsoplysninger 4. Organisationsoplysninger 5. Lønoplysninger 6. Personlige oplysninger 7. Tidsoplysninger 8. Rettighedsoplysninger 9. Effektoplysninger HR-Løn Intranet Hjemmesider Campus Pensab Eksterne systemer CPR CVR Danmarks Statistik Fagforbund
OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER 1 Opmærksomheder i næste fase og håndtering Område Data Arbejds/ferieplanlægning Workflow & advis Ikrafttrædelse Beskrivelse Der skal være central mulighed for at trække data ud på tværs af institutionerne. I forhold til lokale afvigelser er det dermed nødvendigt, at lokale afvigelser sker i den centrale datamodel. Forretningsundersøgelsen har vist, at medarbejdere skal have mulighed for at planlægge deres arbejdstid, da det har indflydelse på fraværsregler. Fx hvis en medarbejder har planlagt 12 timers arbejde og bliver syg, skal sygedagen tælle 12 timer. Det samme gælder for feriedage. Workflows og adviseringer er et af de bærende elementer i løsningen. Det er vigtigt, at institutioner kan bygge deres egne workflows og adviseringsflows. Tilbagevirkende kraft: Virkeligheden kan nogle gange være forsinket, så beslutninger skal kunne virke med tilbagevirkende kraft. Fx ved en organisationsændring eller en udnævnelse. Fremtidig ikrafttrædelse: Det skal være muligt at planlægge ændringer ud i fremtiden. 32
OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER 2 Integrationer Rolle-rettighed Lokalansatte Succesen hos institutionerne bygger i høj grad på, hvor godt løsningen kan integrere til lokale fagsystemer. De lokale fagsystemer er en ukendt verden for Moderniseringsstyrelsens systemportefølje, så ved implementering og daglig drift skal det være muligt at koble de lokale fagsystemer på ad hoc. Hvem må se hvad, hvem må gøre hvad, hvem må godkende hvad og hvordan overskuer vi det? Der er behov for alternative hierarkier fx i forbindelse med projektorganisationer, koncernfællesskaber mv. Ansatte i udlandet Især Udenrigsministeriet har ansatte rundt omkring i hele verden. Felter til adresser, sprog, forsikring, løndata kan være anderledes. Desuden kan der være krav om en tynd klient for at sikre svartider samt behov for en alternativ nøgle til CPR for personer uden cpr-nummer. 33
34 AFRUNDING OG VIDERE PROCES
PROCES FOR TREDJE RUNDE MARKEDSDIALOG I bedes bekræfte, at I ønsker at deltage i dialogmøderne senest fredag den 15. september kl. 12.00 Der er mange deltagere, så overvej gerne relevans Moderniseringsstyrelsen udsender be- eller afkræftelse på deltagelse mandag den 19. september. Ved for mange tilmeldte udvælges på baggrund af: Erfaring med levering af systemer til håndtering af de beskrevne ydelser for større virksomheder/institutioner. Mulighed for at levere en samlet løsning, der dækker de beskrevne systemområder. Virksomhedens størrelse set i forhold til den udbudte ydelse. Der skal være fleksible muligheder for at hoste løsningen. 35
TAK FOR I DAG Tak for deltagelse. Vi ses på dialogmøderne. Vi håber på en god og åben dialog, som bringer os frem mod en anskaffelsesproces til gavn for alle parter 36