NOTAT Miljøteknologi J.nr.MST-134-00060 Ref. libec/ibnls Den 26. august 2015 Bilag 4: Kravspecifikation: Nationalt rejsehold for grønne indkøb Baggrund Den offentlige sektor køber hvert år ind for knap 300 milliarder kroner. Derfor kan grønne offentlige indkøb understøtte udviklingen af markedet for grønne varer og ydelser. Der eksisterer en række værktøjer og webportaler 1, der kan hjælpe indkøbere landet rundt til at inddrage miljøhensyn ved indkøb, og der afholdes løbende konferencer, workshops med videre, der skal klæde indkøbere på til at stille miljøkrav. Det har sat skub i en løbende udvikling og grønne indkøb bliver foretaget i varierende omfang i de fleste offentlige instanser. Indsatsen med det nationale rejsehold skal have fokus på at booste den konkrete implementering af grønne indkøb ved at komme ud i landets kommuner, regioner, staten og offentlige virksomheder med konkret og individuel hjælp og vejledning. Rejseholdskonceptet er blevet afprøvet som pilotprojekt i hovedstadsregionen, da Miljøstyrelsen og Region Hovedstaden i efteråret 2014 igangsatte et pilotrejsehold, som besøgte fire af regionens kommuner. Erfaringerne fra pilotprojektet danner baggrund for denne opgavebeskrivelse for det kommende nationale rejsehold for grønne indkøb. Erfaringer fra Region Hovedstaden viser, at der på tværs af kommunerne er stor variation i, hvor langt man er med grønne indkøb, samt hvad man i kommunerne har behov for hjælp til. Derfor er der brug for en fleksibel indsats, der tager udgangspunkt i den individuelle situation i hver offentlig institution. Region Hovedstadens undersøgelse samt undersøgelser udarbejdet i forbindelse med Strategi for intelligent offentligt indkøb (2013) peger på en række barrierer for grønne indkøb i kommunerne. Der peges bl.a. på manglende viden og kompetencer blandt indkøberne. Derudover har de relevante medarbejdere begrænset tid til at opsøge viden og værktøjer samt især igangsætte forandringer i arbejdsgange. Der er derfor behov for at få eksisterende værktøj og viden i spil via individuel hjælp til implementering af grønne indkøb, så det at stille miljøkrav i udbud bliver en naturlig del af den daglige drift og ikke et projekt, som skal initieres, hver gang et nyt udbud starter op. Formål Rejseholdets formål er at få flere kommuner, regioner, stat og andre offentlige myndigheder til at reducere deres miljøbelastning via grønnere indkøb. Med dette overordnede formål for øje skal rejseholdet levere træning, uvildig rådgivning i konkrete udbud, udbrede værktøjer, cases og gode erfaringer samt hjælpe med at implementere nye arbejdsgange og metoder, der kan føre til grønnere indkøb i de offentlige institutioner. Dette skal ske via en differentieret indsats i de offentlige institutioner, der ønsker rejseholdets hjælp. Rejseholdet er et åbent 1 Fx ansvarligeindkob.dk hvor der kan hentes cases og viden om grønne indkøb samt csr-indkob.dk, hvor der inspiration til produktspecifikke miljøkriterier ogværktøjer til at udregne indkøbets totalomkostningspris
tilbud til kommuner, regioner, staten og offentlige virksomheder om assistance til grønne indkøb. De nye EU-udbudsregler (som skal implementeres i Danmark via en ny udbudslov) skaber et forbedret grundlag for at stille miljø- og klimakrav i offentlige udbud. Blandt andet gives der mulighed for at medregne totalomkostninger for en vare eller serviceydelse i form af miljø- og klimabelastning, og det bliver lettere at efterspørgemiljømærkede produkter. Det vil være rejseholdets opgave at understøtte arbejdet med at implementere grønne indkøbsprocedurer i de konkrete indkøbspraksisser rundt omkring i landet. Et særligt fokusområde vil i den forbindelse være at rådgive indkøbere i de nye muligheder, som den ny udbudslov giver ift. at købe grønt. Et andet fokusområde for rejseholdet vil være grønne indkøb af tekstiler i det offentlige. Hovedaktiviteter Rejseholdet skal i projektperioden bistå offentlige myndigheder i deres udvikling mod grønnere indkøb. Det forventes, at der gennemføres to runder af rejseholdsaktiviteter, som beskrevet nedenfor, med en geografisk spredning, hvor fx 1. runde gennemføres i Jylland/Fyn og 2. runde gennemføres på Fyn/Sjælland/Bornholm. I forbindelse med rejseholdets aktiviteter skal der løbende overvejes synergier til og evt. samarbejdsmuligheder med eksisterende projekter, programmer og organisationer. Trin 1 Rekruttering af deltagere og formidling af rejseholdsaktiviteter Det vil være konsulentens opgave at stå for annoncering af rejseholdstilbuddet og konkret rekruttering af offentlige institutioner. Rekruttering af deltagere til rejseholdet forventes at foregå ved annoncering via kendte kanaler, fx udbudsportalen, relevante nyhedsbreve etc. og direkte rekruttering efter behov. Der forventes at være minimum to annonceringsrunder i løbet af projektperioden, hvor der skal rekrutteres mindst 8 forskellige offentlige myndigheder ved hver runde, dvs. 16 i alt. Der skal opstilles kriterier for valg af deltagere, i det tilfælde flere tilmelder sig. Kriterier kunne fx være erfaringsniveau indenfor grønne indkøb, indkøbsvolumen og motivation. Der skal som minimum være én af deltagerne, der får assistance til at stille miljøkrav ved indkøb af tekstiler/beklædning og/eller tekstilservice. Derudover skal der udarbejdes tilbudspakker til de kommende deltagere i rejseholdet, så det er tydeligt, hvilken rådgivning rejseholdet kan tilbyde, og hvad deltagerne kan opnå via rådgivningen. Fx grøn indkøbspolitik, rådgivning om miljø- og energikrav i konkrete indkøb, organisering af arbejdet med grønne indkøb, cirkulære indkøb, totalomkostninger i indkøb. Det skal dog være muligt at tilpasse indhold i den konkrete rådgivning til det behov, som den enkelte myndighed har. Trin 2 Opstartsworkshop om grønne indkøb På en opstartsworkshop introduceres de deltagende myndigheder samlet til eksisterende værktøjer, udbudsretslige muligheder for at stille grønne krav, gode erfaringer og netværk indenfor grønne indkøb. Det forventes at fungere som en heldags træningssession. Power Point oplæg fra workshop om grønne indkøb i pilot rejseholdet i Region Hovedstaden kan hentes på mst.dk til inspiration. Ligeledes kan flyer om grønne indkøb (herunder oversigt over værktøjskassen for grønne indkøb) hentes på mst.dk. Formålet er at klæde de deltagende myndigheder på til arbejdet med grønne indkøb og få de eksisterende værktøjer i spil. På workshoppen bør der skabes rum for erfaringsudveksling, så de deltagende myndigheder kan lære af hinanden i forhold til, hvordan værktøjerne bruges i praksis. Og deltagerne bør have lejlighed til at diskutere, hvordan eksisterende værktøjer kan bruges i deres dagligdag. 2
Trin 3 Opstartsmøde og fastlæggelse af konkrete aktiviteter Der skal afholdes ét opstartsmøde hos hver deltagende offentlige institution. På opstartsmødet gennemgås de deltagende organisationers nuværende indkøbspolitik og - arbejdsgange, med særligt fokus på at identificere konkrete områder, hvor rejseholdet kan bidrage til at gøre indkøbet grønnere og klæde både indkøberne og organisationen på til at fastholde et grønt fokus i indkøbet. Indsatser kan være alt fra konkret rådgivning i igangværende udbud til udarbejdelse af handlingsplaner eller rådgivning i forhold til organisering af indkøb. Det kan også være opdatering af en bestemt medarbejdergruppes kompetencer, idéer til hvordan fordelene ved grønne indkøb kommunikeres bedre internt i organisationen og overfor det politiske niveau, metoder til at vise resultater fra indkøb, eller hjælp til øget fokus på behovsafdækning og metoder til udvidet markedsdialog. I opstartsmødet skal relevante medarbejdere fra både indkøbsafdelingen og miljøafdelingen deltage ligesom indkøbschefen skal være til stede. Som afslutning på opstartsmødet aftales, hvilke konkrete aktiviteter der skal skrives ind i en samarbejdsaftale. I samarbejdsaftalen defineres den deltagende myndighedsrolle og opgave samt rejseholdets indsats. Trin 4 Gennemførelse af konkret rådgivning og aktiviteter I trin 4 gennemføres den konkrete rådgivning, og de aftalte aktiviteter, som er beskrevet i samarbejdsaftalen igangsættes. Der bør være fokus på at inddrage relevante medarbejdere på tværs af forvaltninger/enheder i at gennemføre aktiviteterne. Indkøbsafdelingen og miljøafdelingen er oplagte, men det kan også være relevant at inddrage andre afdelinger eller faggrupper, fx økonomi, ligesom ledelsesniveauet vil være relevant at involvere. Det forventes, at der som minimum afsættes 40 konsulenttimer til rådgivningsforløbet hos hver deltagende organisation. Trin 5 Workshop om grønne indkøb erfaringsudveksling Den afsluttende workshop for de deltagende myndigheder skal sætte fokus på erfaringsudveksling om implementering af grønne indkøb. Det forventes at fungere som en heldagstræningssession. På workshoppen skal deltagerne have mulighed for at dele erfaringer fra arbejdet med rejseholdet, herunder nye indsigter, metoder, politikker eller andet, der er implementeret i organisationen. Ligesom erfaringer i forhold til, hvordan de enkelte myndigheder har organiseret arbejdet med grønne indkøb, bør udveksles. Der må ligeledes gerne være fokus på mere innovative tilgange til offentlige grønne indkøb. Konkrete temaer der er gået igen i rådgivningen af de deltagende myndigheder kan tages op gennem oplæg, øvelser eller andet. Kommunikation og evaluering I starten af projektperioden udarbejdes en kommunikationsplan, og løbende i projektperioden gennemføres kommunikationsaktiviteter med det formål, at de gode erfaringer, som opnås i forbindelse med rejseholdsaktiviteterne, formidles ud til et bredere publikum end de deltagende organisationer. Projektet afsluttes med et evalueringsnotat og udarbejdelse af en FAQ med de mest almindelige spørgsmål og svar, som er opstået i dialogen mellem rejsehold og kommuner. 3
Leverancer Følgende hovedleverancer skal som minimum gennemføres under det nationale rejsehold for offentlige grønne indkøb: Plan for rekruttering af deltagere samt gennemførsel af rekruttering og annoncering. Der skal rekrutteres minimum 16 To opstartsworkshops (fx i henholdsvis februar 2016 og november 2016), som udføres som heldagstræning i eksisterende viden og værktøjer indenfor offentlige grønne indkøb. De to workshops gennemføres ved opstart af hver af de to runder rådgivningsforløb i forbindelse med rejseholdet. Derudover afholdes allerede i januar 2016 en tredje tilsvarende heldagsworkshop, der afholdes som en pilotopstartsworkshop, som led i skabelsen af et grønt indkøbsnetværk i Region H, der er under etablering. Individuelle rådgivningsforløb til minimum 16 offentlige institutioner, hvilket inkluderer opstartsmøde, samarbejdsaftale, aktivitetsplan og løbende rådgivning og assistance til implementering af grønne indkøb i de enkelte institutioner. To afslutningsworkshop for de deltagende offentlige institutioner, som udføres som heldagstræningsseminar med fokus på erfaringsudveksling og udveksling af/træning i mere innovative tilgange til offentlige grønne indkøb. Evalueringsnotat omhandlende deltagernes udbytte af rejseholdsaktiviteterne, udfordringer i forhold til implementering af grønne indkøb i organisationen, gode løsninger og succeser; oversigt over aktiviteter, der er gennemført hos deltagerne herunder fx hvor mange har fået udarbejdet en grøn indkøbspolitik, hvor mange har sat konkrete miljø- og energikrav i udbud mv. FAQ med de mest almindelige spørgsmål og svar, som er opstået i dialogen mellem rejsehold og kommuner. Kommunikationsplan og kommunikationsaktiviteter med fokus på at formidle gode erfaringer i relevante medier Succeskriterier Minimum 16 offentlige institutioner har gennemført rådgivningsforløbet og oplever, at rejseholdets aktiviteter har forbedret indsatsen for grønne indkøb i kommunen. Der er gennemført minimum 5 workshops, herunder 3 opstartsworkshops og 2 afslutningsworkshops, og deltagerne har fået indblik i og føler sig i stand til at gøre brug af eksisterende værktøjer til grønne offentlige indkøb. Gode erfaringer med implementering af grønne indkøb som følge af rejseholdets indsats bliver omtalt minimum 10 gange i relevante medier, fagmedier og/eller nyhedsbreve. Økonomi og tidsplan Opgaven skal gennemføres for max. 1,2 millioner DKK (ekskl. moms). Tilbud over denne beløbsramme vil ikke blive taget i betragtning. Heraf skal afsættes udlæg i forbindelse med mødeafholdelse, rejseomkostninger og evt. andre udlæg der ikke er en del af overhead. Projektet igangsættes den 1. november 2015 og afsluttes 1. september 2017. Der forventes gennemført to runder med rådgivningsforløb (inklusiv rekruttering og evaluering), hvor den første runde kan starte 1. november 2015 og afsluttes 1. oktober 2016, mens den anden runde kan starte 1. august 2016 og afsluttes 1. august 2017. De individuelle aktiviteter hos deltageren forventes gennemført i løbet af en periode på cirka 6 måneder for at sikre et vist momentum hos deltagerne. Den ekstra opstartsworkshop, som gennemføres som en pilotworkshop, forventes gennemført i januar 2016 i Region Hovedstaden. 4
Organisering Til projektet nedsættes en styregruppe med deltagelse af Miljøstyrelsen og leverandøren. Foruden kick-off møde ved projektstart og afsluttende møde med godkendelse af endelige leverancer afholdes statusmøder efter behov og nærmere aftale med Miljøstyrelsen. Der forventes nedsat en følgegruppe til projektet bestående af centrale aktører, der mødes 2-3 gange i løbet af projektperioden, herunder ved projektstart. Gruppens bemanding og mødefrekvens aftales nærmere med Miljøstyrelsen ved projektstart. Leverandøren er sekretær for såvel styre- som følgegruppe. 5