Referat fra bestyrelsesmødet Mødedato Torsdag den 18. juni 2015 Starttidspunkt Kl. 13:00 Sluttidspunkt Kl. 16:00 Mødested UCL s kommende campus i Odense Niels Bohrs Allé 1 5230 Odense M Mødelokale Mødelokale 1 Journalnummer 0200-4429-2014 Til stede Rektor ved Fredericia Gymnasium, Poul Erik Madsen Dekan for det Sundhedsvidenskabelige Fakultet ved SDU, Ole Skøtt Kredsformand for DSR Syddanmark, John Christiansen Valgt lønnet tillidsrepræsentant og hovedbestyrelsesmedlem ved BUBL Sydjylland, Lasse Porsgaard Birkelund IT-koordinator, TR, Laila Damkjær Pedersen, UCL Byrådsmedlem i Odense Kommune, Peter Rahbæk Juel (til og med punkt 9) Direktør for Den Sociale Udviklingsfond, Michael Hansen Social- og sundhedsdirektør hos Middelfart Kommune, Mette Heidemann Studerende ved socialrådgiveruddannelsen i Odense, Anja Ronal Wedel Andersen Studerende ved administrationsbacheloruddannelsen i Odense, Michael Lindgaard Hedemann (fra punkt 9) Afbud Medlem af regionsrådet i Region Syddanmark, Ulrik Sand Larsen Lektor, TR, Helle Kristine Waagner, UCL Områdedirektør for Nordea Fyn, Henrik Damsgaard Borgmester for Fredericia Kommune, Jacob Bjerregaard Desuden deltog Rektor Erik Knudsen, UCL Prorektor Steffen Svendsen, UCL Økonomi- og personalechef Lars V. Lund, UCL HR og kommunikationschef Carsten Vikkelsøe, UCL Sekretariatschef Ole Stig Jensen, UCL Direktionskonsulent Benjamin Hjort (ref.), UCL side 1/8
Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsordenen... 3 2. Budgetopfølgning vedr. 1. kvartal af 2015... 3 3. EKSTRAORDINÆRT, LUKKET PUNKT... 3 4. Oplæg til styrkelse af indsatsen omkring feedback på opgaver og studieprodukter... 3 5. Status vedr. servicetjek af UCL s uddannelser... 4 6. Kodeks for god kommunikation i UCL... 5 7. UCL s kvalitetssystem... 5 8. Afrapportering på uddannelseskvaliteten i 2014... 6 9. Styrket indsats og økonomisk bæredygtighed på læreruddannelsen... 6 10. Bestyrelsesseminaret 22.-23. september 2015... 7 11. Orientering om Nationalt Videncenter for Historie- og Kulturarvsformidling... 7 12. Meddelelser og skriftlig orientering... 7 13. Eventuelt... 8 side 2/8
1. Godkendelse af dagsordenen Poul Erik Madsen åbnede mødet og indledte med at meddele bestyrelsen, at Danske Bank efter udsendelsen af dagsordensmaterialet har bedt om, at der på mødet i forlængelse af beslutningen på bestyrelsesmødet i marts 2015 sikres godkendelse af en konkret indstilling, der knytter sig belåningen af Niels Bohrs Alle og Cortex Park. Ønsket er begrundet i rent praktiske forhold knyttet til pantebrevstinglysningen, og bestyrelsesformanden bad bestyrelsesmedlemmerne tilslutte sig sagens behandling på mødet som nyt punkt 3 på dagsordenen. Bestyrelsen godkendte den justerede dagsorden. En kort sagsfremstilling til det tilføjede punkt blev uddelt på mødet og medsendes referatet til orientering for de afbudsramte medlemmer. 2. Budgetopfølgning vedr. 1. kvartal af 2015 Bestyrelsen tog budgetopfølgningen for 1. kvartal 2015, der viser et overskud på 8,6 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 7,0 mio. kr. til efterretning. Det på mødet fremlagte årsestimat peger på en række særlige forhold i 2015, som enten vil eller kan påvirke årsresultatet negativt. Forholdene omfatter et forventet fald i taxameterindtægter, udmøntning af dispositionsbegrænsning, negativt afkast på obligationsbeholdning, som imidlertid delvist opvejes af en besparelse i forbindelse med renteswap-omlægningen samt en tidligere fejl i estimeringen af fællestaxameteret, som er højere end budgetteret. Samlet set ventes et årsresultatet, som er 2,8 mio. kr. under budget. Afvigelsen gav ikke anledning til bemærkninger på mødet. 3. EKSTRAORDINÆRT, LUKKET PUNKT 4. Oplæg til styrkelse af indsatsen omkring feedback på opgaver og studieprodukter Den nedsatte arbejdsgruppes oplæg til styrkelse af indsatsen omkring feedback i forbindelsen med opgaver og studieprodukter blev gennemgået. Forslaget omfatter bl.a. anbefalinger til udvikling af feedback, side 3/8
forslag om fælles UCL koncept for feedback, forslag til sikring af tydelig kommunikation og forventningsafstemning med UCL s studerende, anbefalinger til kompetenceudvikling af de uddannelsesfaglige medarbejdere. Bestyrelsen godkendte anbefalingerne, herunder at der udarbejdes en status for indsatserne i juni 2016 (udover den løbende monitorering via stud_puls og i regi af kvalitetssystemet). Der blev peget på vigtigheden af, at der skabes størst mulig sproglig klarhed om konceptets centrale begreber, dels af hensyn til det videre arbejde med implementering af anbefalingerne og dels for at sikre en konstruktiv forventningsafstemning med de studerende. F.eks. skal definitionen på større opgaver præciseres, ligesom det i forlængelse heraf skal klarlægges, hvad der kan forventes af feedback på mindre opgaver, der ikke er omfattet af definitionen. Ligeledes blev det tilkendegivet, at de enkelte uddannelser fastsætter den lokale feedback-praksis i dialog med de lokale studenterrepræsentanter. 5. Status vedr. servicetjek af UCL s uddannelser Bestyrelsen tog resultaterne af servicetjekket på de to uddannelsesområder til efterretning. Servicetjekket på uddannelsesområderne har bl.a. haft fokus på at identificere styrker og evt. problemer i forhold til de studerendes oplevelse af uddannelsens kommunikation med-, og feedback til, de studerende, opgørelse af den gennemsnitlige ugentlige kontakttid på de enkelte moduler, skitsering af praksis ift. feedback og feedbackformer i uddannelsen. Materialet demonstrerer ikke uventet, at der er plads til forbedringer og behov for opstramninger, særligt på det pædagogisk-samfundsfaglige område, mens situationen er mere håndterbar på sundhedsområdet, hvor udfordringen snarere bliver fastholdelse af det eksisterende niveau. Bestyrelsen tilkendegav, at man anser det for vigtigt, at de fremadrettede indsatser er præget af klar sammenhæng og systematik på tværs, og at tydelighed i kommunikationen prioriteres højt. Der var ligeledes opbakning til, at kompetenceudviklingsaspektet skal understøttes både på medarbejder- og studenterniveau, f.eks. skal det sikres, at de studerende er klædt ordentligt på til student-til-student-vejledning/feedback, for at disse værktøjer kan anvendes og have effekt. side 4/8
6. Kodeks for god kommunikation i UCL Bestyrelsen tog orienteringen om status for kommunikationstjekket til efterretning og tilsluttede sig det foreslåede Kodeks for god Kommunikation i UCL. Resultaterne af kommunikationstjekket, som i første omgang alene har omfattet de pædagogiske og samfundsfaglige uddannelser, er pt. ved at blive omsat til en række konkrete anbefalinger til direktionen. Anbefalingerne vil bl.a. adressere nødvendigheden af én samlet og integreret indgang til information, overload af information samt sen information samt større tydelighed og mere mundtlig information til de studerende Der var på mødet enighed om, at sikring af én indgang til studenterrettet information er den største enkeltstående udfordring. Denne udfordring kunne med fordel adresseres klarere i udmøntningen af kommunikationsprincipperne, hvor også behovet for tydelig ledelsesforankring blev fremhævet som en nødvendig forudsætning for effekten af en større åbenhed og professionalisme i UCL s eksterne kommunikation, Som aftalt på bestyrelsesmødet i marts vil der ske en samlet tilbagemelding omkring de øvrige iværksatte kommunikationsinitiativer kommunikationsspejl, issues management mv. inden udgangen af 2015. 7. UCL s kvalitetssystem Bestyrelsen godkendte UCL s kvalitetssystem, som er designet til at imødekomme de fremførte kritikpunkter i forbindelse med afslaget på ansøgningen om institutionsakkreditering ved at styrke de formelle og systematiske rammer for kvalitetssikring og ledelsesinformation mhp. at søge om ny institutionsakkreditering i 2017. Der er tale om et ensartet, sammenhængende system med klare mål, tydelig ledelsesforankring, central understøttelse af processer og systematisk opfølgning. Bestyrelsen kvitterede på mødet for, at målepunkterne i kvalitetssystemet er en integreret del af UCL s samlede målkompleks. Det demonstrerer enkelthed og stringens. Imidlertid bør involveringen af uddannelsesudvalgene og praktikstederne i kvalitetsarbejdet prioriteres højere, ligesom uddannelserne stadig bør indgå i en turnuspræsentation på bestyrelsesmøderne. Rektor Erik Knudsen orienterede i forlængelse heraf om, at uddannelsesudvalgene vil indgå i kvalificeringen af de fremadrettede institutionsberetninger (se næste punkt). I forhold til vurdering af kvaliteten af de kliniske uddannelsesdele er der et samarbejde under udvikling om mellem KKR Syddanmark, Region Syddanmark og UC erne, som også omfatter oplæg til samarbejde om kompetenceløft af praktikvejlederne. Det er centralt, at der er et tæt samarbejde med praktiskstederne og dialog om kvalitet og feedback på uddannelserne. Udmøntningen af kvalitetssystemet sker løbende i 2015, og i efteråret vil der være et særligt fokus på implementering og involvering forankret i de lokale uddannelsesudbud. side 5/8
8. Afrapportering på uddannelseskvaliteten i 2014 Bestyrelsen drøftede afrapporteringen (herunder formatet, opbygningen og detaljeringsgraden af institutionsberetningen) og godkendte de foreslåede strategiske indsatser. Der var på mødet enighed om, at institutionsberetningsformatet udgør et godt grundlag for den fremadrettede afrapportering på uddannelseskvaliteten til bestyrelsen, men opfølgningsdelen skal fremstå mere konkret og udfoldet, så det bliver tydeligt, hvordan de strategiske indsatser udmøntes i praksis. Implementeringskraften er i samme forbindelse central for realisering af indsatserne. Her kan det overvejes at supplere arbejdet med institutionsberetningen med en tilbagevendende SWOT-analyse af uddannelserne. Det er desuden væsentligt, at uddannelsesudvalgene indgår i kommenteringen af afrapporteringerne på uddannelseskvaliteten, men involveringen af uddannelsesudvalgene er således også indtænkt i det fremadrettede arbejde med institutionsberetningen. De aktuelle strategiske indsatser foldes nærmere ud på bestyrelsesseminaret i september 2015. Næste generation af institutionsberetningen vil også indeholde afrapportering på kvaliteten af akademi- og diplomuddannelserne, hvor systematikken for kvalitetsarbejdet og afrapporteringen herpå endnu ikke er fastlagt. En særskilt orientering om efter- og videreuddannelsesområdet vil blive fremlagt på bestyrelsesmødet i december 2015. Rød-gul-grøn oversigten i institutionsberetningen vil fremadrettet blive forsynet med clickbare links direkte til den bagvedliggende datarapport. Det blev samtidigt understreget, at det er vigtigt, at der sikres høj repræsentativitet i forhold til stud_pulsundersøgelserne, når denne indikator indgår med så stor vægt i modellen. 9. Styrket indsats og økonomisk bæredygtighed på læreruddannelsen Bestyrelsesn godkendte, at der i perioden 2016-18 afsættes en særlig ramme til konsolidering af læreruddannelsens drift på 3 gange 2 mio. kr. Behovet for investeringen blev på mødet begrundet i, at læreruddannelsen er generelt økonomisk udfordret af flere års ringe optag, et forholdsvis stort frafald og stigende omkostninger til uddannelsesplanlægning præget af mange fag og en kompleks tilrettelæggelse. På bestyrelsesseminaret i september 2015 vil der blive forelagt en udviklingsplan for læreruddannelsen. side 6/8
10. Bestyrelsesseminaret 22.-23. september 2015 Bestyrelsen drøftede temaer og programindhold for bestyrelsesseminaret, der finder sted fra tirsdag 22. september til onsdag 23. september 2015 på Hindsgavl Slot i Middelfart. Følgende forslag blev foreslået til videre kvalificering: Udnyttelse af faglige kompetencer på tværs af uddannelser - tværfagligt samarbejde og udvikling af funktionsområder frem for uddannelsesspecifikke områder Videnopbygning og kapacitetsopbygning fortsat udvikling af kompetencer, herunder nye undervisningsformer og modeller for videnspredning Analyse og konsekvenser af fremtidens behov for professionskompetencer og professionsuddannet arbejdskraft Fortsat effektivisering og kvalitetsudvikling Yderligere input til programmet kan meddeles som forslag til bestyrelsesformanden. 11. Orientering om Nationalt Videncenter for Historie- og Kulturarvsformidling Rektor Erik Knudsen orienterede kort om den økonomiske, politiske og organisatoriske konstruktion af Nationalt Videncenter for Historie- og Kulturarvsformidling i Jelling med fokus på centrets foreløbige resultater, som bl.a. omfatter aktiviteter knyttet til vidensindsamling, -produktion, -omsætning og udvikling herunder med fokus på udvikling af undervisningsmaterialer (f.eks. i form af spil) formidling, undervisning, kompetenceudvikling og kommunikation der er behov for et løft, bl.a. af historieunderviserne i folkeskolen, hvor få er uddannet i faget samarbejder, netværk og facilitering herunder særligt samarbejder med museer og kulturarvsinstitutioner Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Det er vigtigt at sikre de bedst mulige rammer for centrets langsigtede drift, når den oprindelige bevilling udløber, f.eks. ved at fokusere på de aspekter af centrets virke og potentialer, der også række ud over udgangspunktet i historie- og kulturarvsområdet. og som kan udstrækkes til at gøre sig gældende på tværs af fag. 12. Meddelelser og skriftlig orientering Bestyrelsen tog meddelelserne og rektors skriftlige orientering til efterretning. side 7/8
Udover de oplistede punkter orienterede rektor Erik Knudsen kort om status for salget af UCL s bygninger i Skaarup, ligesom det blev meddelt, at UCL har modtaget en henvendelse fra Hedensted Kommune om, at kommunen har besluttet at samle sine uddannelsesaktiviteter i Region Midtjylland, hvilket medfører tab af praktikpladser. Den omtalte i dagsordensmaterialet omtalte indberetning vedrørende måltal og politikker, jf. ligestillingslovens 11, udsendes som link med referatet. 13. Eventuelt Bestyrelsesformand Poul Erik Madsen hævede mødet og benyttede lejligheden til at ønske bestyrelsesmedlemmerne god sommerferie. Afslutningsvis lykønskede bestyrelsesformanden dekan Ole Skøtt, som fylder 60 år 18. juli 2015. side 8/8