Manual Stone s Summa Summarum Version 3 Privat Standard Professionel Enterprise Stone s Software
Indhold Programlogo og illustration: Frank Lisborg Forside: Løw Reklame Copyright : Stone s Software Steen Hjelmstrand Version 3 2. udgave 1. oplag Marts 2007 Der tages forbehold for trykfejl, ligesom der kan være foretaget ændringer i softwaren efter denne manual er gået i trykken. I tvivlstilfælde anbefales det at konsultere programmets indbyggede hjælpefil. Om regnskab og bogføring...4 Drift og status...4 Kontoplan...4 Kontotyper...5 Bogføringsprincipper...6 Installation...7 Valg af udgave og registrering...7 I gang med SummaSummarum...8 Nyt regnskab...8 Layout i hovedvindue...10 Beløbskolonner i kassekladde...10 Moms (ikke Privat-udgaven)...11 Tilpas kontoplan...13 Afstemningskonti...14 Standardtekster...14 Bilagsnummer...15 Sikring mod posteringsfejl...16 Oprettelse af startsaldi...16 Postering af startsaldi...17 Simple posteringer...20 Kontrol af kassekladde...20 Udskrivning af kassekladde...21 Bogfør kassekladde...22 Posteringsjournal...22 Kontokort...23 Resultat og balance...23 Momsangivelse (ikke Privat-udgaven)...24 Sikkerhedskopiering...24 Afslut regnskab...26 Årsregnskab...27 Overblik...28 Oversigt...28 Top 5 (Professionel & Enterprise)...29 Dagens tal (Professionel & Enterprise)...29 Moms (ikke Privat-udgaven)...29 Kartotek...30 Grupper...30 Kartotekskort - debitorer og kreditorer...32 Debitor/kreditor startsaldo...33 Postering direkte på debitor- og kreditorkonti...33 Udskriv kontoudtog, saldoliste, adresser mm...34 Varer...35 Varegrupper...35 Opret vare...36 Rediger varer...37 Udskrivning...37 Justering af priser (Enterprise)...38 Styklister (Enterprise)...38 Supplerende varebeskrivelser...40 Lagerstyring...41 Fakturering...42 Bilagsnummerering...42 Opret bilag...43 Fakturaens vareliste...44 Bogfør og udskriv faktura...45 Udskriv giro-/fi-kort, følgeseddel og kuvert...45 Registrering af betalt faktura...46 Rykkerstyring...46 Formulardesigner...47 Rediger design...48 Grafik...49 Sæt standarddesign...49 Sprog (Enterprise)...49 Sagsstyring...50 Sagsgrupper...50 Opret sag...50 Bogføring på sag...51 Tilføj og fjern bogførte posteringer...51 Sagsrapporter/-regnskab...51 Aktivitetsmodul...52 Aktivitetstyper...52 Opret aktivitet...52 Overfør aktivitet til ordre/faktura...54 Kalender...54 Etiketter/adresselabels...56 Valuta...57 Søgning...58 Søg og erstat...58 Budget...59 Eksport af data...59 Import af data...60 Generelt om import...60 Specielt om de enkelte importtyper...62 Import af ordrer/fakturaer (Enterprise)...63 Denne manual er udformet som et lille kursusforløb. Du føres igennem de vigtigste rutiner: Oprettelse af regnskab, tilretning af kontoplan, indtastning i kassekladde, bogføring, oprettelse af debitorer og kreditorer, fakturering, udskrivning, sikkerhedskopiering mv. Bemærk, at manualen dækker alle udgaver af SummaSummarum, dvs. nogle af de viste og beskrevne faciliteter findes måske ikke i din udgave. Hjælp i det daglige Hjælp i hovedvinduet SummaSummarum flere typer indbygget hjælp. I SummaSummarums hovedvindue kan du se genvejstaster til de mest anvendte handlinger i Statuslinjen i bunden. Tast F1 for mere omfattende hjælp. Hjælp i alle dialogbokse I alle dialogbokse er der kontekst-sensitiv hjælp. Du kan klikke på spørgsmålstegnet i dialogboksens titellinje og så på det felt, du vil have forklaret. Eller du kan sætte markøren i feltet og taste F1. Hjælpemenu Under menupunktet Hjælp, Indhold og indeks finder du hjælpefilens indholdsfortegnelse og søgefunktion. Hjælpefilen giver mulighed for at gå i dybden med programmets forskellige faciliteter. Menupunktet Hjælp, Tastaturoversigt giver en oversigt over genvejstaster. Eksempel-regnskaber Kig også på Eksempel-regnskaberne, der følger med SummaSummarum. Har du spørgsmål, som ikke besvares i denne manual eller i programmets hjælpefil, så kig på Tips & FAQ-siden på www.stoneware.dk.
Om regnskab og bogføring I dette afsnit gennemgås de vigtigste regnskabsmæssige begreber, der bruges i Stone s SummaSummarum. Drift og status Et årsregnskab er opdelt i en driftsdel og en statusdel. Driftsregnskabet viser årets indtægter og udgifter. Lagt sammen giver de årets resultat. Statusregnskabet viser en oversigt over virksomhedens aktiver (formue) og passiver (gæld) sammenlagt for de år, virksomheden har eksisteret. Kontoplan Alle bevægelser i regnskabet skal posteres på en konto. Kontoen skal have et navn, der beskriver, hvad kontoen bruges til. Kontoplanen er en liste med alle de konti, der anvendes i regnskabet. Du kan selv fjerne og tilføje konti, alt efter dit behov. Det er en god ide at nummerere dine konti i intervaller, der svarer til opdelingen af et årsregnskab: DRIFT / RESULTAT Indtægter Driftskonti til indtægter (varesalg mv.). Nummereres fx 1-1999 Udgifter Driftskonti til udgifter (varekøb, kontorartikler mv.). Nummereres fx 2000-19999 STATUS / BALANCE Aktiver Statuskonti til aktiver/værdier (penge i bank, kasse mv.). Nummereres fx 50000-59999 Passiver Statuskonti til passiver/gæld (moms, ubetalte regninger mv.) samt egenkapital. Nummereres fx 60000-69999 Eksempel på dobbelt bogholderi: Betaling posteres på driftskonto 7000 Kontorartikler og modposteres på konto 58000 Kasse, hvor pengene tages fra. Kontotyper I SummaSummarums kontoplan findes der 4 kontotyper: Drift, Status, Sum og Tekst. Kun de to førstnævnte er konti i regnskabsmæssig forstand. Drift Driftskonti bruges til postering af dine indtægter, og dine løbende driftsomkostninger. Driftskonti nulstilles ved regnskabsårets start. Ved årets slutning viser de dine indtægter og udgifter i regnskabsåret og dermed tilsammen årets resultat. Status Statuskonti viser firmaets status - den aktuelle beholdning. Når du sælger noget ryger der penge ind på din bankkonto: Beholdningen øges. Når du køber noget, mindskes beholdningen. Desuden skal større investeringer, fx driftsmidler o.l., som ikke kan afskrives straks, posteres på en statuskonto. Statuskonti overføres fra år til år. Hvis du havde overskud året før, og der står 50.000 på din bankkonto, så står de der stadig, når det nye regnskabsår starter. 4 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 5
Sum Sumkonti er ikke konti i regnskabsmæssig forstand. Du kan ikke postere på en sumkonto. Sumkonti bruges til at lægge saldo sammen på drifts- og statuskonti. Fx kan du lægge alle dine indtægtskonti sammen og dermed se, hvad dine samlede indtægter er. Hvis du lægger alle udgiftskonti til også, får du det samlede resultat. Tekst Tekstkontoen er heller ikke en konto. Den bruges til at lave overskrifter i kontoplanen, så planen bliver mere overskuelig. Tekstkontoens kontonummer bruges kun til at bestemme tekstlinjens placering i kontoplanen. Bogføringsprincipper Stone s SummaSummarum benytter sig af principperne for dobbelt bogholderi. Princippet er, at hver gang et beløb trækkes fra på en konto, skal det lægges til på en anden konto. Lægges alle konti sammen, skal resultatet (balancen) være 0. Formålet er, at reducere risikoen for fejl. Eksempel Du har købt kuverter for kr. 50,00. Beløbet posteres på konto 7000 Kontorartikler (se illustrationen side 5). Statuskonto Men før du bogfører, skal du modpostere de kr. 50,00 på en anden konto. I dette tilfælde har du taget de 50 kroner fra din kasse. Du modposterer altså beløbet på konto 58200 Kasse. Moms Hvis du er momspligtig, har du desuden angivet, at der skal betales moms af de beløb, der posteres på konto 7000. Når du posterer 50,00 på konto 7000, vil SummaSummarum debitere kr. 40,00 på konto 7000 og kr. 10,00 på din konto for købsmoms, når posteringen bogføres. Positiv saldo ved køb, negativ ved salg Hvis du tjekker saldoen på konto 7000, vil den være kr. 40,00, altså positiv, selv om der er tale om et køb. Omvendt vil saldi på dine indtægtskonti i driftregnskabet være negativ. Det kan virke ulogisk, men sådan skal det være. Afstemning med kontoudtog Fordelen ved det dobbelte bogholderi er, at du kan sikre dig mod fejltastninger mv. Hver gang du foretager en postering, kan du afstemme saldoen med kontoudtog fra din bank og giro og beholdningen i din pengekasse. Før du bogfører en kassekladde, bør du altid tjekke, at regnskabets saldi på dine afstemningskonti stemmer med virkeligheden. Installation På installationsmediet ligger filen readme.txt. Den bør du læse, før du går videre. Der kan bl.a. være sidsteøjebliksinformation om installationen, som ikke er nået med i dette hæfte. Start af installationsprogrammet Før du installerer SummaSummarum, bør du lukke alle andre programmer. Det gælder også småprogrammer, der startes op sammen med Windows, og som måske kun er repræsenteret med et ikon i Proceslinjens ikonbakke. Start installationsprogrammet ved at følge instruktionerne på installationsmediet. Følg herefter installationsprogrammets instruktioner på skærmen. Ny programmappe Installationsprogrammet opretter en programmappe ved navn Stone s SummaSummarum, som du kan finde i Windows Start-menu. I mappen findes ikonet Stone s SummaSummarum 3, som starter SummaSummarum, og Stone s SummaSummarum 3 Hjælp, som åbner hjælpefilen. Valg af udgave og registrering Første gang du åbner SummaSummarum, vises dialogboksen fig. 1. Vises den ikke nu, får du den frem i menuen Hjælp, Registrering... Programudgave I dialogboksen Programudgave skal du vælge den udgave, du har licens til. Registrering I felterne Registreringsnavn og Registreringsnummer angiver du dine registreringsoplysninger, som du har modtaget på et registreringsbevis, på fakturaen eller pr. e-mail. Afslut Fig. 1. Dialogen til valg af udgave og registrering. ved at vælge Registrér. Er der problemer, så kontrollér, at du har valgt den rigtige programudgave, og at registreringsoplysningerne er skrevet præcis, som du har modtaget dem. 6 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 7
Fig. 4. Summa- Summarums hovedvindue med kassekladde og oversigt over afstemningskonti. Fig. 2. Vælg regnskab -dialogen vises første gang, du åbner SummaSummarum. Fig.3. I Nyt regnskab -dialogen oprettes et nyt regnskab. I gang med SummaSummarum I det følgende kapitel opretter du et øvelsesregnskab og SummaSummarums grundlæggende funktioner gennemgås. Første gang du åbner Stone s SummaSummarum, vises dialogboksen Vælg regnskab (fig. 2). Fra dialogboksen kan du oprette et nyt regnskab, åbne et eksisterende, indlæse en sikkerhedskopi eller åbne det sidst anvendte regnskab. Hvis du kun arbejder med ét regnskab, er der ingen grund til, at denne dialogboks vises mere. Fjern markeringen i Vis denne dialog ved programstart, så vil Summa- Summarum fremover starte med det regnskab, der sidst var åbent. Nyt regnskab Du skal nu oprette et nyt regnskab. Klik på knappen Opret nyt regnskab. Dialogboksen Nyt regnskab (fig. 3) vises. Navn Hvis du navngiver regnskabet på formen [navn + årstal] som fx Mit regnskab 2007, vil SummaSummarum automatisk øge årstallet, når du afslutter regnskabet og opretter et nyt for det kommende regnskabsår. Regnskabsperiode Du skal angive en startdato og en slutdato for regnskabet. Normalt svarer regnskabsåret til kalenderåret, altså fra d. 1.1. til d. 31.12. Der kan ikke posteres udenfor regnskabsperioden. Du kan godt senere ændre start- og slutdato, så længe allerede bogførte poster ligger indenfor regnskabsperioden. Kontoplan Dit nye regnskab skal have en kontoplan. Der følger en standardkontoplan med SummaSummarum, som du kan redigere, oprette og slette konti i, så den svarer til dine behov. Når du senere opretter nye regnskaber, kan du kopiere kontoplan og andre data fra dine gamle regnskaber ved at vælge Kopier fra regnskab. Du skal vælge et regnskab og afkrydse, hvilke data du ønsker kopieret. Du har også mulighed for at importere en kontoplan fx fra et andet regnskabsprogram. Se detaljer i hjælpefilen, hvis du ønsker at benytte dig af denne mulighed. Til dette øvelsesregnskab skal du bruge standardkontoplanen, altså sætter du kryds i Standard og vælger OK. SummaSummarums hovedvindue vises med kassekladden klar til indtastning (fig. 4). Før du begynder at postere, skal du have tilpasset regnskabets standardopsætning til dine behov. Hvis du ikke allerede har valgt programudgave, skal du gøre det nu ved at vælge menuen Hjælp og klikke på Registrering... Følg vejledningen s. 7. Firmaoplysninger (Professionel & Enterprise) Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og udfyld felterne på fanebladet Firmaoplysninger til brug ved udskrift af fakturaer og kuverter mm. 8 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 9
Fig. 5. På fanebladet Generelt under Indstillinger kan du bestemme hovedvinduets layout. På fanebladet Kassekladde kan du bestemme kassekladdens layout. Du kan også indstille, hvordan kassekladden skal fungere. Fig. 6. På fanebladet Moms i Egenskaber for regnskab, kan du bl. a. angive, hvilke momssatser der skal gælde i regnskabet, og hvilke konti momsen skal posteres på, så du kan afregne til Told- og Skat. Du kan også oprette afgiftskonti til postering af fradragsberettigede afgifter som fx elafgift, vandafgift osv. Layout i hovedvindue Vælg Funktioner, Indstillinger... På fanebladet Generelt (fig. 5) kan du vælge layout i SummaSummarums hovedvindue. Hvis du foretrækker et layout med faneblade fremfor det lodrette knappanel, så klik i Faneblade. Beløbskolonner i kassekladde Vælg Funktioner, Indstillinger... På fanebladet Kassekladde i boksen Beløbskolonner kan du vælge mellem tre kolonneopsætninger i kassekladden. Én beløbskolonne. Udgangspunkt i afstemningskonto I denne opsætning angives beløb i én kolonne med fortegn i forhold til afstemningskontoen. Opsætningen er velegnet til bogføring, der tager udgangspunkt i kontoudtog fra bank og giro, og hvis du ikke er ekspert i bogføring og debet og kredit. Fortegn i kassekladden skal bare være de samme som på kontoudtoget, altså plus foran indtægter og minus foran udgifter. Denne opsætning bruges i hæftet her. Én beløbskolonne. Udgangspunkt i drift-/statuskonto Beløb angives i én kolonne med plus og minus i forhold til drift-/statuskontoen. Denne opsætning er velegnet, hvis du er vant til traditionel bogføring, hvor man tager udgangspunkt i drift- og statuskonto. Debet- og kreditkolonne. Udgangspunkt i drift-/statuskonto I denne opsætning angives beløb uden fortegn i henholdsvis en debet- og en kreditkolonne. Det forudsætter, at du har styr på debet og kredit. Til gengæld giver det bedre overblik og kan dermed mindske risikoen for fejl, hvis man altså ved, hvilke beløb der skal stå i henholdsvis debet og kredit. Moms (ikke Privat-udgaven) Før du går i gang med tilpasning af kontoplanen, skal momsindstillingerne sættes. To ting skal være i orden, hvis der skal beregnes moms i regnskabet: 1) Der skal være oprettet konti til postering af salgs- og købsmoms. 2) Der skal være oprettet en momssats, så SummaSummarum ved hvor meget moms, der skal beregnes. Til momssatsen skal endvidere knyttes to momskoder, som benyttes i kassekladden og kontoplanen til at angive, hvilken moms der i givet fald skal beregnes. Endelig skal der angives en momsafregningskonto aht. opdateringsfunktionen (s. 29). Hvis der ikke skal afregnes moms i dit regnskab, skal momsen slås fra. Ændring af momsindstillinger Vælg Filer, Egenskaber for regnskab. Gå til fanebladet Moms (fig. 6). Når du opretter et regnskab med standardindstillinger, oprettes en standardmomssats med momskoder og tilknyttede momskonti. 10 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 11
Fig. 7. Kontoplanen i SummaSummarums hovedvindue. Du kan ændre satser, momskoder og momskonti ved at markere momsen i tabellen Moms og vælge Egenskaber. Klik på knappen Tilføj for at tilføje en ny momssats. Du kan slå momsafregning fra ved at vælge Ingen i valgboksen Afregning. Tilføj og fjern afgiftskonti Ud over moms kan fradragsberettigede afgifter indgå i din momsangivelse. Klik på knappen Tilføj... ud for listen Afgiftskonti for at tilføje en konto fra kontoplanen. Saldo på disse konti vil indgå i rapporten Momsangivelse (se s. 24). Fjern en konto fra listen ved at markere kontoen og klikke på knappen Fjern. Normalt vil det ikke være nødvendigt at foretage ændringer i momsindstillingerne. Vælg Annuller for at bevare de eksisterende indstillinger. Tilpas kontoplan Næste skridt er tilpasning af regnskabets kontoplan. Du kan læse om kontoplanens formål og opbygning i afsnittet Om regnskab og bogføring. Vælg Kontoplan i Summa- Summarums hovedvindue (fig. 7). Opret ny konto Vælg Filer, Ny, Ny konto... (fig. 8). Vi siger, du holder foredrag, så du skal oprette en konto af typen Drift, som skal anvendes til Indtægter. Angiv kontonummer 1300 og kontonavn Foredrag. Da du skal betale moms af indtægterne, skal kontoen have Fig. 8. Oprettelse af konto i kontoplanen. koden for salgsmoms. Er du i tvivl om, hvad koden for salgsmoms er, så se forrige afsnit. Når du angiver en momskode på en konto, betyder det, at hver gang et beløb posteres på den konto i kassekladden, sættes den valgte momskode automatisk, så momsandelen fratrækkes det posterede beløb og i stedet posteres på den tilhørende momskonto. I kassekladden vil du kunne ændre momskoden, men du bør normalt ikke gøre det. Du skal holde momspligtige og ikke-momspligtige ydelser og varer adskilt på konti hver for sig. Vælg OK når du har udfyldt felterne Type, Kontonr., Kontonavn og Moms. Rediger konto Højreklik på konto 58100 Giro i kontoplanen og vælg Egenskaber. Du har ingen girokonto, men to bankkonti. Ret feltet Kontonavn til Højrentekonto. Slet konto Da du ikke har noget momsfrit salg til udlandet, behøver du ikke konto 1800 Momsfrit salg til udlandet. Markér kontoen, tryk på Delete-tasten og svar OK. Indsæt og slet tomme linjer For at få bedre overblik kan du indsætte tomme linjer i kontoplanen. Vælg Indsæt linje i menuen Rediger. Slet tomme linjer med Delete-tasten. 12 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 13
Afstemningskonti Afstemningskonti er udvalgte konti fra kontoplanen. De konti, der defineres som afstemningskonti, vises i oversigten under kassekladden (fig. 4), og de kan vælges i kassekladdens Afstemningskonto -kolonne. I SummaSummarum kan du vælge enhver konto i kontoplanen som afstemningskonto (undtagen konti, der anvendes til momsafregning), men som navnet siger, er tanken, at du bruger funktionen til de konti, der bruges til afstemning med den virkelige verden - altså typisk bank, giro og kasse. Afstemning Hver gang der foretages en indbetaling eller en udbetaling, vil det normalt udløse en postering på en af disse konti. Hvis du køber nogle frimærker, posterer du udgiften på kontoen 7200 Porto og modposterer på kasse eller bank alt efter, om du har betalt kontant eller med kreditkort. Når en faktura betales pr. giro, udløser det fx en postering på kontoen Debitorer, ubetalte fakturaer og en modpostering på din girokonto. Før du bogfører kassekladden, skal du afstemme. Dvs. du skal tjekke, at de slutsaldi, SummaSummarum angiver for giro, bank og kasse i afstemningskontioversigten under kassekladden, stemmer med dine kontoudtog og den faktiske beholdning i kassen. Hvis der er uoverensstemmelser, må du gå kladden igennem og finde fejlen. Måske har du tastet et beløb forkert eller glemt en post. (Se også s. 20). Tilføj og fjern afstemningskonto Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet Faste konti. Klik på knappen Tilføj... ud for listen Afstemningskonti for at tilføje en konto fra kontoplanen. Hvis du vil fjerne en konto fra listen, skal du markere kontoen og klikke på knappen Fjern. Standardtekster Du kan gemme tekster, som du ofte bruger til dine posteringer. Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet Standardtekster (fig. 9). Vedligeholdelse af standardtekster I valgboksen Oprettelse og vedligeholdelse kan du vælge, hvorledes standardtekster skal håndteres i dit regnskab. Vælg Automatisk, hvis du ønsker automatisk vedligeholdelse. Hver gang du skriver en tekst i kassekladdens tekstfelt, tilføjes den øverst på listen. Er listen fyldt, fjernes den tekst, det er længst siden, du har anvendt. Vælg Manuelt af bruger, hvis du selv vil oprette de standardtekster, du ønsker at anvende. Skriv derefter de ønskede tekster ind i listen. Vælg Anvend ikke standardtekster hvis der ikke skal anvendes standardtekster i regnskabet. Fig. 9. På fanebladet Standardtekster under Egenskaber for regnskab, kan du styre brug af standardtekster til hurtig indsættelse i kassekladden. Du kan også angive et kontonummer, der skal indsættes sammen med teksten. Til eksemplet her vælger du Manuelt af bruger og skriver Overførsel som tekst 1, Kuverter som tekst 2 og Frimærker som tekst 3. Du kan endvidere angive et kontonummer, der skal indsættes sammen med teksten. Angiv 7000 (Kontorartikler) ud for Kuverter og 7200 (Porto) ud for Frimærker. Du kan angive hvor mange standardtekster, der skal kunne oprettes, i feltet Antal standardtekster. Brug af standardtekster Standardteksterne kan indsættes i kassekladden på flere måder. Du kan taste tekstens nummer på listen. Du kan også vælge, at listen af tekster skal vise sig automatisk, når du begynder at skrive i kassekladdens tekstkolonne. Vælg Funktioner, Indstillinger og gå til fanebladet Kassekladde. Sæt kryds i tjekboksen Vis standardtekster automatisk. Fjern krydset, hvis du kun ønsker listen vist, når du taster F9 eller klikker på knappen i kassekladdens tekstkolonne. Bilagsnummer Hvis dit regnskab ikke er nystartet, kan du angive, hvilket bilagsnummer du er nået til. Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet Postering (fig. 10). I vores eksempel starter regnskabet ved regnskabsårets begyndelse, så værdien i feltet Sidste bilagsnummer skal bare være 0. 14 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 15
Fig. 10. På fanebladet Postering under Egenskaber for regnskab, kan du mindske risikoen for at lave fejlposteringer. Du kan spærre for posteringer før en bestemt dato, og du kan få SummaSummarum til at advare dig, hvis du posterer udgifter på en konto, der normalt anvendes til indtægter, og omvendt. Sikring mod posteringsfejl Du kan reducere risikoen for at lave posteringsfejl og få en advarsel, hvis du posterer en udgift på en indtægstkonto eller omvendt. Vælg Filer, Egenskaber for regnskab og gå til fanebladet Postering (fig. 10). I boksen Posteringsadvarsel sættes kryds i Giv advarsel ved...osv.. Du skal desuden angive på hver enkelt konto i kontoplanen, om den anvendes til indtægter eller udgifter (se s.13). Spær for posteringer Du kan angive en dato i feltet Spær for posteringer før, for at forhindre bogføring af posteringer dateret før en given dato. Låsen kan fx bruges, efter du har afleveret momsangivelse til Told & Skat, så du ikke ved en fejl kommer til at postere i den periode, du har afregnet for. Oprettelse af startsaldi Du er nu klar til at gå i gang med at postere i dit regnskab. Med mindre firmaet eller foreningen lige er startet, så er der formentlig allerede nogen penge på bankkonti osv. Før du går i gang med de løbende posteringer, skal du have ført den aktuelle status ind i dit nye regnskab. Overførsel fra regnskab med dobbelt bogholderi Hvis du åbner det nye regnskab på basis af et eksisterende regnskab med dobbelt bogholderi, kan alle konti overføres direkte. Har du udeståender med debitorer og kreditorer, som du ønsker håndteret i SummaSummarums debitor- og kreditorbogholderi, skal disse dog registreres på særlig vis (se s. 33). Hvis overførslen sker ved regnskabsårets afslutning, skal alle driftskonti nulstilles, og driftsresultatet overføres til en statuskonto, der fx hedder Årets resultat. Slutsaldo på statuskonti i det gamle regnskab overføres som startsaldo på de samme konti i det nye regnskab. Overførsel fra regnskab uden dobbelt bogholderi Hvis du fx har ført regnskab i et regneark, behøver det ikke give større problemer; i hvert fald ikke hvis den faktiske beholdning på bank- og girokonto og i kassen, svarer til de indtægter og udgifter, du har haft i følge dit regneark. Så kan du overføre status som beskrevet i forrige afsnit. Er der derimod uoverensstemmelser, må du i gang med detektivarbejdet og evt. få hjælp af en revisor. Generelt om oprettelse af startsaldo Ligesom ved løbende posteringer, skal startsaldi også modposteres, før du kan bogføre en kladde. Hvis der er kr. 1000 i din kasse, (startsaldo = kr. 1.000) kommer pengene et sted fra. Fx 1) Du har solgt for kr. 1.000. 2) Du har overført kr. 1.000 fra et tidligere år. 3) Du har indskudt kr. 1.000 af dine private penge. I alle tilfælde er der - eller skal der oprettes - en passende modkonto: Ad. 1) En driftskonto til den vare/ydelse, du har solgt, fx Varesalg. Ad. 2) En statuskonto der fx hedder Overført fra tidligere år. Ad. 3) En statuskonto der fx hedder Indskudt kontant i virksomheden. Datering af startsaldo Startsaldi dateres på regnskabsperiodens første dato. Hvis det er muligt, bør du undlade at foretage andre posteringer den dag. Det gør det nemmere at adskille disse posteringer fra de løbende posteringer. I det følgende afsnit vises et eksempel på oprettelse af startsaldi. Postering af startsaldi Bemærk! I det følgende antages, at du har valgt den kolonneopsætning i kassekladden, der tager udgangspunkt i afstemningskontoen (se side 10). Startsaldo på bankkonto Vi starter med at angive startsaldo på din bank. Vælg vinduet Kassekladde i SummaSummarums hovedvindue. Marker cellen i kolonnen Dato, hvis den ikke allerede er markeret. 16 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 17
Fig. 11. Kassekladde med oprettelse af startsaldi og indtastning af de første køb. De første 5 linjer er eksempler på etbenede posteringer - altså hvor der posteres på én konto per linje. I de sidste poster er konto og modkonto angivet i samme linje. Tast F9 for at vise kalenderen. Tast PageUp indtil du når til januar. Tast Home for at gå til den 1. Tast Enter for at indsætte datoen i datofeltet. Tast Enter for at rykke til kolonnen Bilag. Tast Delete for at slette indholdet. Tast Enter for at gå til kolonnen Tekst. Skriv Overført fra sidste år. Tast Enter for at gå til kolonnen Afstemningskonto. Tast F9 for at få listen med afstemningskonti frem. Tast Pil ned til Bank er markeret. Tast Enter for at indsætte Bank i cellen. Tast Enter for at gå til kolonnen Beløb. Skriv 1021,25, som vi siger, er saldoen på din bankkonto. Tast Enter for at gå til kolonnen Kontonr.. Beholdningen på din bankkonto er en del af sidste års resultat. Sidste års resultat posterer vi på en selvstændig linje om lidt, derfor taster du bare Enter, indtil du står i en ny linje. Din linje 1 skal nu se ud som linje 1 i fig. 11. Startsaldo på højrentekonto Nu skal startsaldoen på din højrentekonto angives. Datoen fra linjen ovenover skulle gerne være indsat automatisk, så du taster Enter for at rykke til Bilag. Tast Delete for at slette bilagsnummeret. Tast Enter for at gå til Tekst. Tast F6 for at gentage teksten fra linjen ovenover. Fig. 12. Funktionen Simuleret bogføring viser, hvordan kladdens linjer vil blive posteret. Posterne i denne rapport svarer til linjerne i kassekladden på fig. 11. Bemærk, at linje 6 i kassekladden resulterer i hele 3 posteringer på hhv. konto 7000 Kontorartikler, 58200 Kasse og 66200 Købsmoms. Tast Enter for at rykke til Afstemningskonto. Tast F9 for at få listen med afstemningskonti frem. Tast Pil ned til Højrentekonto er markeret. Tast Enter for at indsættekontoen i cellen. Tast Enter for at gå til Beløb. Skriv 2400, som vi siger, er saldoen på højrentekontoen. Tast Enter for at gå til Kontonr.. Beholdningen på din højrentekonto er en del af sidste års resultat. Sidste års resultat posterer vi på en selvstændig linje om lidt, så tast Enter indtil du står i en ny linje. Linje 2 skal nu se ud som linje 2 i fig. 11. Sidste års resultat Så skal sidste års resultat posteres. Slet bilagsnummer og gentag tekst fra linjen ovenover som før. Slet teksten i cellen Afstemningskonto. I kolonnen Beløb angiver du 3421,25, som var sidste års resultat. I kolonnen Kontonr. taster du F9 for at få en kontooversigt og vælger konto 60900 Overført fra tidligere år. Linje 3 skal nu se ud som linje 3 i fig. 11. 18 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 19
Simple posteringer Vi skal senere se på køb og salg via faktureringsmodulet, men her skal du lave nogle simple posteringer, der ikke involverer debitorer og kreditorer. Overførsel mellem to konti Først et eksempel på, hvordan du overfører et beløb mellem to konti. Vi siger, at du har hævet kr. 1000,00 på din højrentekonto, fordi du gerne vil have lidt flere kontanter i kassen. Tast Ctrl+L for at tilføje en ny linje til kassekladden. Kontrollér, at du står i kolonnen Dato i den nye linje. Tast + på det numeriske tastatur to gange, så datoen bliver d. 3.1. Tast Enter for at rykke til Bilag og slet bilagsnummeret. Tast Enter for at rykke til Tekst. Tast F9 for at se listen med standardtekster. Tast Pil ned til Overførsel er markeret, og tast Enter for at indsætte teksten. Tast F2 for at sætte cellen i redigeringstilstand og tilføj til kasse. Tast Enter for at rykke til Afstemningskonto. Tast B for at indsætte Bank Tast Enter for at gå til Beløb. Skriv -1000 og tast Ctrl+L for en ny linje. Fjern bilagsnummeret, indsæt Overførsel fra standardteksterne og tilføj fra bank. Tast K i kolonnen Afstemningskonto for at indsætte Kasse og tast Shift+F6 i kolonnen Beløb for at indsætte beløbet fra linjen ovenover med modsat fortegn. Linje 4 og 5 skal nu se ud som på fig. 11. Køb Du har købt kuverter og frimærker på posthuset kontant d. 12.1. Købet skal registreres på to linjer, da kuverter og frimærker skal posteres på hver sin konto. Tilføj en ny linje og tast 120107 for at indsætte datoen 12.1.2003. Bilagsnummeret sættes til 1. Tast F9 i Tekst-kolonnen og vælg Kuverter. Du har betalt kontant med penge fra kassen, så du skriver -65 i kolonnen Beløb. Kontonummer 7000 og momskoden K25 blev indsat automatisk sammen med standardteksten Kuverter. I den efterfølgende linje posterer du køb af frimærker for kr. 40 på konto 7200. Husk at rette bilagsnummeret til 1. SummaSummarum tæller som standard automatisk bilagsnummeret op, hvis kladden balancerer, men i dette tilfælde henviser de to posteringslinjer til samme bilag. Din kassekladde skal nu se ud som på fig. 11. Kontrol af kassekladde Så længe dine posteringer står i kladden, er de ikke blevet skrevet ind i regnskabet. Hvis du kigger på de forskellige konti og rapporter, vil alle saldi være 0. Posteringerne skal bogføres, men først skal du være sikker på, at de er korrekte. Tjek kassekladde SummaSummarum har indbygget en funktion til at tjekke for formelle fejl i kassekladden. Funktionen tjekker, at alle poster har en gyldig dato og et bilagsnummer eller en tekst, en gyldig konto, et gyldigt beløb, og at alle posteringer lagt sammen giver 0 jf. de tidligere beskrevne principper for dobbelt bogholderi. Vælg Funktioner, Tjek kassekladde. Hvis din kladde ser ud som på fig. 11, skulle du gerne få den besked, at SummaSummarum ikke fandt nogen fejl. Du kan prøve at fremprovokere en fejl ved fx at ændre beløbet eller fjerne posteringsteksten i linje 1. Du kan ikke bogføre en kassekladde, hvis der er fundet fejl i. Tjek afstemningskonti Når kassekladden er fri for formelle fejl, skal du tjekke, at saldo på dine afstemningskonti passer. Du kan nemlig sagtens lave fejl, som SummaSummarums kladdetjek ikke opdager. Hvis du fx kommer til at skrive -400,00 i stedet for -40,00 i linje 7, vil kladden stadig være formelt korrekt. Under kassekladden er der en oversigt over dine afstemningskonti (fig. 11). Her kan du se, hvad slutsaldo på de forskellige konti vil være, når kassekladden bliver bogført. Du skal altså tjekke med saldoen på kontoudtog fra din bank, og du skal tjekke med beholdningen i kassen. Simuler bogføring Du har mulighed for at simulere en bogføring af kladden. Vælg Funktioner, Simuler bogføring (fig. 12). I oversigten Posteringer kan du se, hvilke poster bogføring af kladden vil medføre. I oversigten Kontobevægelser kan du se, hvilke ændringer bogføring vil betyde på de konti, der bogføres på. Udskrivning af kassekladde Inden du bogfører kassekladden, ønsker du sikkert en udskrift til at arkivere i din bilagsmappe sammen med de tilhørende bilag. Vælg Filer, Udskriv (fig. 13). Skrifttype og -størrelse ved udskrivning Til udskrivning af rapporter i SummaSummarum kan du vælge mellem alle installerede skrifttyper på PC en og på printeren med ens bogstavbredde. I boksen Skrifttype klikkes på Vælg... for at vælge en skrifttype. Du skal være opmærksom på, at den valgte skrifttype, typografi og størrelse har betydning for, hvor meget udskriften fylder på papiret. Hvis udskriften ikke kan være på papiret, må du bruge en mindre skriftstørrelse, ændre kolonnebredderne eller udskrive med papiret liggende. Kolonnebredder I boksen Kolonnebredder kan du angive hvor mange tegn, der skal være i hver kolonne. Printer og papirretning Vælg Indstil printer...for at skifte papirstørrelse, -kilde og -retning. 20 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 21
Bogfør kassekladde Når du er klar til at bogføre kassekladden, vælger du Funktioner, Bogfør kassekladde. SummaSummarum spørger, om du ønsker at bogføre, og når du svarer ja, tømmes kassekladden, og dens indhold posteres på de angivne konti. Når posteringerne er bogført, kan de ikke ændres. Det er meningen, for det gør risikoen for fejl - og muligheden for at fuske - mindre. Hvis du er kommet til lave fejl, i det du har bogført, skal du rette det ved at foretage omposteringer eller supplerende posteringer, alt efter hvad fejlen er. Posteringsjournal Du kan få en oversigt over samtlige bogførte poster i regnskabet. Vælg Rapporter, Posteringsjournal. Fig. 13. Ved udskrift af kassekladde og andre rapporter, kan du vælge kolonnebredder, skrifttype, papirretning mm. Periode Som standard vises poster for den aktuelle måned. Hvis der ikke er nogen posteringer i den pågældende periode, findes den sidste måned, der indeholder posteringer. I vores eksempel er det januar. Du kan bevæge dig en måned frem eller tilbage eller få vist hele årets poster via kommandoerne i menuen Vis. Du kan også angive en specifik periode ved at vælge start- og slutdato i datofelterne i værktøjslinjen. Sortering af poster Du kan få sorteret posterne ved at klikke på kolonnehovedet. Det kan være hensigtsmæssigt, hvis du fx leder efter et bestemt beløb, bilag eller en postering en bestemt dato. Du kan åbne kontokortet ved at markere en post og taste Enter. Kontokort Kontokortet viser alle poster på en konto. Gå til vinduet Kontoplan i SummaSummarums hovedvindue. Marker konto 58200 Kasse og vælg Rapporter, Kontokort. Som i posteringsjournalen vises den aktuelle måneds poster som standard. I vores eksempel er det januar (fig. 14). Valg af periode og sortering af poster foregår ligeledes på samme måde som i posteringsjournalen. I kontokortets statuslinje kan du se antallet af poster for den valgte periode og periodens samlede debet- og kreditbevægelser. Resultat og balance Rapporten Resultat og balance viser resultat og balance for en bestemt periode. Vælg Rapporter, Resultat og balance. Rapporten dannes på baggrund af din kontoplan og giver dig overblik over dine udgifter og indtægter, driftresultat samt aktiver og passiver. Rapportlayout Før du udskriver rapporten, har du mulighed for indsætte tomme linjer og manuelt sideskift. Sæt markøren på det ønskede sted i rapporten og vælg Rediger, Indsæt tom linje for at indsætte en linje eller vælg Manuelt sideskift for at indsætte et sideskift. Ønsker du permanent sideskift fx mellem drift- og statusdelen, indsættes dette i kontoplanen i SummaSummarums hovedvindue. Markér den linje i kontoplanen, hvor du ønsker sideskiftet, og vælg Rediger, Indsæt permanent sideskift. Fig. 14. Kontokortet viser kontoens poster i en bestemt periode. I Statuslinjen i bunden af vinduet kan du se periodens samlede debitering, kreditering, balancen og summen af evt. markerede poster. 22 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 23
Momsangivelse (ikke Privat-udgaven) Rapporten Momsangivelse viser, hvor meget du skal betale eller have refunderet fra Told og Skat. Vælg Rapporter, Momsangivelse. Rapporten dannes på baggrund af dine moms- og afgiftsindstillinger (se afsnittet Moms s. 11). Som udgangspunkt vises momsangivelsen for den aktuelle periode. Da vi indtil videre kun har foretaget posteringer i januar måned, er vi interesseret i at se momsangivelsen for første kvartal. Vælg Vis, Periode, 1. kvartal (fig. 15). Sikkerhedskopiering Du bør med jævne mellemrum sikkerhedskopiere dit regnskab. Sikkerhedskopieringen bør foretages til et andet medie (diskette, harddisk, CD-ROM, bånd osv.), så du ikke mister dit regnskab, hvis der opstår en fejl på den oprindelige disk. Oprettelse af sikkerhedskopi Åbn det regnskab, du vil sikkerhedskopiere. Vælg Filer, Sikkerhedskopi, Opret sikkerhedskopi... (fig. 16). Klik på knappen Vælg... for at vælge et andet sted til sikkerhedskopien. Hvis destinationen indeholder en sikkerhedskopi i forvejen, får du oplyst hvilken, og hvis der ligger andre filer, får du en liste over disse. Bemærk, at alle filer på den valgte destination bliver slettet, når du foretager sikkerhedskopieringen! Hvis du vil oprette en ny mappe til sikkerhedskopien, skal du klikke på knappen Ny mappe, vælge placeringen af den nye mappe og klikke OK. Hvis du sikkerhedskopierer til en diskette, kan du ikke oprette en mappe. Her kræves mindst én hel diskette uanset sikkerhedskopiens størrelse. Når du har valgt drev og sti, klikker du på Start for at begynde kopieringen. VIGTIGT! 1) Hav altid flere medier med sikkerhedskopier liggende! 2) Lav også almindelig backup af dine regnskabsdata med jævne mellemrum. Gendan regnskab fra sikkerhedskopi Vælg Filer, Sikkerhedskopi, Gendan fra sikkerhedskopi... for at gendanne et regnskab fra en sikkerhedskopi. Find den ønskede sikkerhedskopi ved at klikke på knappen Vælg.... Markér sikkerhedskopiens placering og klik OK. SummaSummarum angiver, hvilken sikkerhedskopi der er fundet. Klik Start for at påbegynde gendannelsen. Bemærk! Det eksisterende regnskab erstattes af sikkerhedskopien. Se hjælpefilen for detaljer ved fejl under gendannelse af et regnskab. Hvis du havde et andet regnskab åbent, da du foretog gendannelsen, åbner du det netop gendannede regnskab ved at vælge Filer, Åbn regnskab... Påmindelse om sikkerhedskopiering Du kan få SummaSummarum til at minde dig om, at du skal sikkerhedskopiere dit regnskab. Fig. 15. Rapporten Momsangivelse viser, hvor meget du skal betale/have refunderet i moms. Vælg Funktioner, Indstillinger. På fanebladet Generelt angiver du en værdi i feltet Foreslå sikkerhedskopiering efter (antal dage). Sæt værdien til 0, hvis du ikke ønsker nogen påmindelse. Sikkerhedskopiering af andre data (Professionel & Enterprise) Du bør desuden foretage almindelig sikkerhedskopiering af mapperne Brugerdata (kalenderdata, etiketoversættelser, valutakurser mm.) og Formularer. Fig. 16. Du skal jævnligt sikkerhedskopiere dine regnskabsdata. VIGTIGT! 1)Du bør have flere friske sikkerhedskopier opbevaret på forskellige medier, så du ikke mister alle dine data, hvis et medie går i stykker! 2)Medtag også dine regnskabsdata, når du laver almindelig backup af dine øvrige data! 24 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 25
Afslut regnskab Når regnskabsåret er slut, skal du afslutte dit gamle regnskab og oprette et nyt for det nye regnskabsår. Vælg Filer, Afslut regnskab... (fig. 17). Når du afslutter regnskabet, opretter SummaSummarum et nyt regnskab med samme kontoplan, standardtekster, indstillinger osv. Alle driftskonti nulstilles, og driftresultatet overføres til den konto, du angiver i feltet Overfør resultat til konto. Slutsaldo på alle statuskonti overføres som startsaldo på de samme konti i det nye regnskab. Andre data som fx kartotek, varer og ikke-betalte fakturaer overføres også. Navn I feltet Det nye regnskabs navn angiver du det nye regnskabs navn. Fig. 17. SummaSummarum har indbygget en funktion til at afslutte dit regnskab og oprette et nyt. Resultatkonto Du skal angive en konto, som årets resultat skal overføres til. Klik på knappen ud for feltet Overfør resultat til konto og vælg en konto. Moms (ikke Privat-udgaven) Du kan angive en konto, som ikke afregnet moms skal overføres til. Klik på knappen ud for feltet Overfør moms til konto og vælg en konto. Efterpostering Du kan fortsat postere i dit regnskab, efter det er afsluttet. Disse poster overføres til det nye regnskab ved at vælge Filer, Overfør efterposteringer. Årsregnskab Du kan udskrive et simpelt årsregnskab fra SummaSummarum. Vælg Rapporter, Årsregnskab (fig. 18). I feltet Overfør resultat til konto angives, hvilken statuskonto driftsresultatet skal overføres til. Forside (Professionel & Enterprise) I feltet Forsidedesign kan du vælge en forside til udskrift med regnskabet. Forsiden designes i Formulardesigneren (se side 44). Opbygning Årsregnskabet består af to dele: hovedtal med resultatopgørelse og aktiver og passiver, og en specifikation af hovedtalene. Regnskabets struktur og Fig. 18. Du kan udskrive et færdigt årsregnskab. udseende i øvrigt bestemmes af din kontoplans opbygning og de enkelte kontis egenskaber. Hovedtal Hovedtallene består af sumkonti på niveauerne Sum, Subtotal og Total. De 3 niveauer optræder som henholdvis 1) poster, 2) sum med sammentællingsstreg og 3) sum med sammentællingsstreg og dobbelt understregning (se fig. 18). Specifikation Specifikationen består af alle drift-, status- og sumkonti (undtagen niveauet Intern ). I specifikationen optræder alle sumkonti med sammentællingsstreger. Indhold Regnskabets indhold er bestemt af din bogføring. Fortegn på de enkelte poster bestemmes af kontoens anvendelse (se side 13). Du kan ikke redigere direkte i regnskabet. Hvis beløb skal konteres anderledes, skal du bogføre dig igennem det. 26 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 27
Vælg Vis, Søjlediagram, hvis søjlediagrammet ikke er synligt. Klik på Debet i Søjlediagrammets titellinje for at se debetværdier og vælg Kredit for at se kreditværdier. Gem overblik Du kan gemme et overblik, så du kan vælge det fra valgboksen Oversigt. Vælg Rediger, Gem oversigt. Giv oversigten et navn og vælg OK. Hvis du vil slette en oversigt, så vælg Rediger, Slet oversigt. Gem i kommasepareret fil Tallene i oversigten kan eksporteres til en kommasepareret fil. Vælg Filer, Gem i kommasepareret fil... Giv filen et navn og vælg OK. Top 5 (Professionel & Enterprise) Top 5-listerne viser dem du pt. har solgt mest til, købt mest af, har mest til gode hos og skylder mest. Alle beløb er inkl. moms. Hvis du ikke kan se listerne, skal du klikke i menuen Vis, Top 5. Når du markerer en debitor eller kreditor, kan du se flere detaljer i Infobaren. Højreklik for at få adgang til højrekliksmenu. Dagens tal (Professionel & Enterprise) I Dagens tal kan du se hvor meget, der er blevet faktureret i går og i dag samt antal og beløb på forfaldne fakturaer. Hvis du ikke kan se boksen, skal du klikke i menuen Vis, Moms og Dagens tal. Fig. 19. I Overblik i SummaSummarums hovedvindue kan du få overblik over forskellige vigtige tal.. Overblik I hovedvinduet Overblik (fig. 19) kan du få se forskellige vigtige tal i dit regnskab. Oversigt Du kan oprette oversigter, som viser bevægelserne på udvalgte konti på månedseller ugebasis for hele regnskabsåret, eller på dag for dag for en udvalgt måned. Vælg det kontointerval, du ønsker vist, ved at angive startkonto i feltet Fra konto og slutkonto i feltet Til konto. Vælg den periode, du ønsker vist, i valgboksen Periode. Vælg Vis, Opdater oversigt for at få opdateret oversigten med dine valg. I oversigtens Infolinje kan du se saldo (summen af saldi på de udvalgte konti), gennemsnit pr. dag, uge og måned samt en årsprognose. Søjlediagram Du kan få vist de udvalgte tal i et søjlediagram. Moms (ikke Privat-udgaven) Hvis du ikke kan se boksen Moms, skal du klikke i menuen Vis, Moms. Opdatering af momskonti Når en momsperiode er slut, kan du få opdateret dine momskonti ved at klikke på knappen Opdater momskonti. SummaSummarum genererer linjer til din kassekladde, som tømmer dine momskonti og flytter beløbene til din momsafregningskonto (s. 11/fig. 6), hvor de står, til du afregner på den næste afregningsdato. Momsafregningsdato Du kan se næste afregningsdato. Der vises en advarsel op til afregningsdatoen, og hvis momskonti ikke var tømt i perioden før afregningsperioden. Du har mulighed for at ændre afregningsdatoen, men en manuelt sat afregningsdato skal ligge i afregningsperioden umiddelbart efter den sidst afregnede, ellers ændrer SummaSummarum den iht. momsreglerne på programmets tilblivelsestidspunkt. Årets sidste momsperiode Årets sidste momsperiode skal normalt først afregnes i det nye regnskabsår. Derfor opdateres momskonti for den sidste periode, når du afslutter regnskabet med funktionen Afslut regnskab (s. 26). 28 SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 29
Fig. 20. I kartoteket holdes styr på debitorer (skyldnere/kunder) og kreditorer (fordringshavere/leverandører). Kartotek Kartoteket findes i hovedvinduet (fig. 20) og indeholder dine kunder/debitorer og leverandører/kreditorer samt eventuelt andre personer, firmaer o.l. Du kan sende e-mail, udskrive kuverter og girokort mm. til medlemmerne i kartoteket, og for debitorerne og kreditorernes vedkommende kan du desuden udstede fakturaer, se kontokort, fakturaoversigt, leverede varer mm. Grupper Kartotekskortene ordnes i grupper. Alle debitorer skal være medlem af en debitorgruppe, og alle kreditorer skal være medlem af en kreditorgruppe. Her kan du sætte betalingsbetingelser, eventuelle rabatter, sprog og valuta (kun Enterprise), som skal anvendes ved fakturering af gruppens medlemmer. Alle kartotekskort kan desuden være medlemmer af en eller flere generelle grupper, alt efter hvordan du ønsker at ordne dine kartotekskort. Du kan fx samle alle, der skal have dit nyhedsbrev i en generel gruppe, alle der skal faktureres i januar i en anden gruppe osv. Opret gruppe Grupperne vises i kartotekets venstre side. Visning af grupperne kan slås til/fra ved at klikke på Vis, Vis grupper. Lad os sige du vil oprette en særlig debitorgruppe til dine kunder i EU. Vælg Filer, Ny, Ny gruppe, Ny debitorgruppe... (fig. 21). Giv gruppen navnet Virksomheder i EU. Betalingsbetingelser Under Betalingsbetingelser sætter du Antal dage til 8 og Løbende måneder til 1. Dvs. at uanset hvornår en faktura udstedes, sættes forfaldsdatoen til d. 8. i den efterfølgende måned. I feltet Rabat skriver du 10%. Fig. 21. Du kan bl.a. sætte betalingsvilkår og rabatsats for alle medlemmer i en debitorgruppe. I Enterprise-udgaven kan du Når du fakturerer til medlemmer også angive valuta og sprog. af gruppen, vil de som standard få 10% på fakturaens varer. Du kan altid fjerne rabatten på fakturaen på udvalgte varer. Fakturering (Enterprise) Har du Enterprise-udgaven, sætter du valuta i feltet Valuta til EUR og i feltet Sprog vælger du Engelsk. I valgboksen Listeangivelse kan du angive, om salg skal med på listeangivelsen EU-salg som EU-leverance eller EU-trekanthandel. Når du fakturerer til medlemmer af gruppen, vil de foretagne valg være sat som standard på fakturaen. Du kan altid ændre det på fakturaen, før du bogfører den. Samlekonto I feltet Debitorsamlekonto angives, hvilken finanskonto dine tilgodehavender skal posteres på, når der udstedes en faktura. Hvis du ønsker dine tilgodehavender fra private virksomheder opgjort særskilt, kan du oprette en ny samlekonto ved at klikke på knappen Vælg konto og vælge Tilføj. Vi stiller os tilfreds med den eksisterende samlekonto 56100 og klikker OK. Redigere gruppeegenskaber Højreklik på debitorgruppen Standard og vælg Egenskaber (fig. 21). Vi siger, du ønsker at give dine kunder en betalingsfrist på 10 dage, så du ændrer værdien i feltet Antal dage til 10. Vælg OK for at gemme ændringen. 30 Professionel & Enterprise SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 Professionel & Enterprise 31
Kartotekskort - debitorer og kreditorer Opret debitor Gå til Kartotek i SummaSummarums hovedvindue. Vælg Filer, Ny, Nyt kartotekskort... (fig. 22). Kortnummer Kartotekskortet skal have et nummer. Hvis du har dine kunders telefonnummer, er det en god ide at anvende det. Skriv 35432335 i feltet Nr.. Nummeret må ikke forveksles med kontonummeret. En person eller et firma kan oprettes som både debitor og kreditor, og så skal der oprettes to forskellige konti på samme kartotekskort. SummaSummarum tildeler automatisk et kontonummer, når du opretter en debitor eller en kreditor. Debitor- og kreditorkontonummer Klik i tjekboksen Debitor. Feltet Kontonr. udfyldes nu automatisk med kortnummeret 35432335, fordi det er ledigt, og fordi det er et gyldigt debitorkontonummer. Hvis du klikker i Kreditor kan du se, at kreditorkontoen tildeles nummeret 354323350. Udfyld kartotekskortet som på fig. 22 og klik OK. Visning af detaljer Du kan få vist saldo mm. på debitorer og kreditorer i kartoteksoversigten. Vælg Vis, Detaljer. Fig. 22. Oprettelse af debitor. Kartotekskortet indeholder flere brugerfelter, som du selv kan bestemme, hvad du vil bruge til. Debitor/kreditor startsaldo Når du opretter dit regnskab i SummaSummarum, har du måske allerede udeståender med nogle debitorer og kreditorer. Du kan håndtere disse på 3 måder: 1. Opret alle fakturaer. Du kan oprette alle ikke-udlignede fakturaer i SummaSummarum. Dette er en god løsning, hvis du ikke har mange fakturaer, eller fakturaerne er fordelt på mange debitorer, og du ønsker fuld udnyttelse af programmets debitor- /kreditorstyringsmuligheder også på dine gamle fakturaer. Se kapitlet Fakturering vedr. oprettelse af fakturaer. 2. Opret startsaldi. Du kan oprette startsaldi direkte på de debitor- og kreditorkonti, hvor saldoen ikke er nul. Dette er en god mulighed, hvis du har mange fakturaer som er samlet på et mindre antal debitorer og kreditorer. Du får så ikke styring på fakturaniveau, men på debitor- og kreditorniveau. Se næste afsnit. 3. Ingen registrering i debitor- og kreditormodul. Du kan køre alle gamle fakturaer uden om debitor- og kreditormodulet. Se side 17 ff. Postering direkte på debitor- og kreditorkonti Vi siger, at du har en ubetalt faktura fra Stone s Software for en vase til kr. 200, og du har valgt at postere startsaldo direkte fremfor at oprette fakturaen. Gå til fanebladet Kassekladde. Udfyld linje 1, 2 og 3 som på fig. 23. Debitorkontonummeret indsættes ved at højreklikke i feltet Kontonr. og vælge Debitorkonti... Marker Stone s Software og klik OK. Når du angiver et debitorkontonummer, posteres beløbet samtidig på den samlekonto i finansmodulet, som er angivet i debitorens debitorgruppe. I linje 2 modposteres på konto 1000 Vaser og skåle. Fig. 23. Direkte postering på en debitorkonto via kassekladden. 32 Professionel & Enterprise SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 Professionel & Enterprise 33
I linje 3 er det forfaldne beløb modtaget på din bankkonto og modposteres direkte på debitorkontoen. Vælg Funktioner, Bogfør for at bogføre linjerne. Gå til fanebladet Kartotek og højreklik på Stone s Software og vælg Kontokort. Du kan nu se resultatet af dine posteringer på debitorkontokortet (fig. 32). Vælg Filer, Udskriv for at udskrive debitorkontokortet. Udskriv kontoudtog, saldolister, adresser, kuverter mm. Du kan udskrive kontoudtog, adresse- og telefonlister, saldolister, kuverter mm. fra kartoteket. Markér de ønskede kartotekskort og højreklik (fig. 24). Vælg Udskriv for at udskrive adresseliste, telefonliste el. lign. I Udskriv-dialogen angives antal tegn, du ønsker, i de forskellige kolonner. Angiv 0 for de kolonner, du ikke ønsker udskrevet. Vælg Kontoudtog... for at udskrive et kontoudtog til en debitor. Det ønskede design vælges i Udskriv-dialogen. Du kan oprette designs med firmalogo, girokort osv. i Formulardesigneren (se side 47). Vælg Debitor-/kreditorsaldoliste... for at udskrive en liste med kontosaldi på de markerede debitorer og kreditorer. Vælg Kuvert... for at udskrive kuverter. Det ønskede design vælges i Udskriv-dialogen. Designs oprettes i Formulardesigneren. Vælg Giro-/FI-kort... for at udskrive fortrykte betalingskort. Angiv beløb og betalingsdato i Udskriv-dialogen. Opret og tilpas designs i Formulardesigneren. Fig. 24. I højrekliksmenuen i Kartoteket kan du udføre en række handlinger på de markerede kartotekskort. E-mail Vælg E-mail... i højrekliksmenuen for at oprette en e-mail. Vælg Filer, Send for at sende brevet. Vælg Filer, Gem... for at gemme en e-mail til brug en anden gang. Åbn en tidligere oprettet e-mail ved at vælge Filer, Åbn... Vedhæft filer ved at vælge Filer, Vedhæft... Fig. 25. I vareoversigtens venstre side kan du vælge varegruppe og du kan se hvilke varer, der anvender lagerstyring og få hurtigt overblik over, hvilke varer der skal genbestilles. Varer I vinduet Varer i SummaSummarums hovedvindue (fig. 25) kan du oprette varer og ydelser, du sælger og køber. Du kan udskrive prislister mm. Varerne kan indsættes, når du opretter fakturaer. Hvis du har en version med lagerfaciliteter, kan du endvidere holde styr på beholdning, reserverede og bestilte varer, salgsstatistik mm. Se Lagerstyring s. 41. Varegrupper Du kan ordne dine varer i varegrupper. Hvis du ikke har ret mange varer og ikke ønsker at bruge varegrupperne, så klik i menuen Vis og fjern markeringen Vis varegrupper. Så får du mere plads til vareoversigten. Vælg Vis, Vis varegrupper for at få varegrupperne frem igen. Opret gruppe Højreklik i oversigten Varegrupper og vælg Ny varegruppe. Tast varegruppens navn, Keramik, og afslut med Enter-tasten. 34 Professionel & Enterprise SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 Professionel & Enterprise 35
Fig. 26. Ny vare. Her med salgspriser i flere valutaer. Opret vare Vælg Filer, Ny, Ny vare... (fig. 26). Varen skal have et nummer, som også godt må indeholde bogstaver. Du kan bruge nummeret til at indsætte varer på fakturaen. Hvis du vil benytte dig af den mulighed, er det en god ide at give varerne nogle numre, du kan huske. Skriv 1 i feltet Varenr. og Tepotte i feltet Navn. I feltet Enhed angiver du, hvilken enhed varen købes og sælges i. I dette tilfælde vælges stk.. Vælg Keramik i valgboksen Varegruppe. Vareegenskaber ved køb Kryds i tjekboksen Køb angiver, at varen skal vises i listen over varer, når du opretter en købsfaktura. Så skal du angive, hvilken konto varen skal posteres på, når den købes. Klik på knappen ud for feltet Konto, vælg konto 2100 Vareforbrug og klik OK. Angiv købsprisen uden moms 225,00 i feltet Pris pr. enhed. Har du en udgave med understøttelse af valutaer, angives købsvalutaen DKK. Vareegenskaber ved salg Kryds i tjekboksen Salg angiver, at varen skal vises i listen over varer, når du opretter en salgsfaktura. Så skal du angive, hvilken konto varen skal posteres på, når den sælges. Klik på knappen ud for feltet Konto, vælg konto 1000 Varesalg og klik OK. Angives prisen uden moms 300,00 i feltet Pris pr. enhed. Salgspriser i flere valutaer (Enterprise) Hvis du handler med udlandet, kan du oprette priser i forskellige valutaer. Når du indsætter en vare på en faktura, indsættes varens pris i fakturaens valuta. Klik på knappen Priser i fremmed valuta. Klik på Ny.... Vælg valuta EUR. Klik på knappen ud for feltet Konto og vælg konto 1700, EU-leverancer. Du kan klikke på knappen Beregn pris i valuta for at få SummaSummarum til at omregne prisen til den valgte valuta. Vi vil gerne have et pænt rundt tal, så du skriver 40,00 i feltet Pris pr. enhed. I felterne Varebetegnelse og Enhed kan du angive den tekst, der indsættes på fakturaen, når prisen i denne valuta indsættes. Når der faktureres i Euro vil der normalt være tale om udenlandske kunder, så derfor skal teksten være på engelsk. Skriv Teapot i Varebetegnelse og piece i Enhed og tast OK. Vælg OK igen for at oprette varen. Kopier til ny Hvis nogle oplysninger går igen på flere varer, kan du genbruge dem ved at højreklikke på en vare og vælge Kopier til ny... Lav de ønskede ændringer og klik OK for at gemme kopien som en ny vare. Prøv at oprette en tekop på denne måde. Husk at rette oplysningerne i Euro også. Rediger varer Du kan redigere en vare ved at højreklikke på varen og vælge Egenskaber. Du kan sætte egenskaber på flere varer ad gangen. Markér de ønskede varer, højreklik og vælg Egenskaber. Sæt de egenskaber, der skal gælde for alle de markerede varer og klik OK. De øvrige egenskaber berøres ikke. Udskrivning Udskriv varelister ved at markere de ønskede varer, højreklik og vælg Udskriv. I Udskriv-dialogen kan du angive bredden på de forskellige kolonner. Udskriv prisliste Marker de varer, der skal med på prislisten. Højreklik og vælg Prisliste... I Udskriv-dialogen kan du angive bredden på de forskellige kolonner. Angiv 0 for de kolonner, du ikke ønsker udskrevet. 36 Professionel & Enterprise SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 Professionel & Enterprise 37
Justering af priser (Enterprise) Du kan justere priserne for alle eller udvalgte varer på een gang. Markér den varegruppe, du ønsker at justere priserne i, og vælg Funktioner, Justér priser... Du kan sætte den nye pris for hver enkelt vare ved at angive den nye pris i hvert felt i kolonnen. Du kan også lave en samlet prisjustering på alle varerne i oversigten på basis af en procentsats eller ved at importere priserne fra en fil. Justér priser med procentsats Indstillingerne for prisjusteringen angives i boksen Prisjustering (fig. 27). Angiv om det er købs- eller salgspris, der skal justeres. Hvis salgsprisen findes i flere valutaer, angiver du hvilken valuta, der skal justeres. Angiv hvor mange procent prisen skal justeres, og om justeringen skal beregnes på basis af købsprisen eller salgsprisen. Angiv evt. afrundning. Fx 0,25 afrunder til nærmeste 25-øre. Klik Kør for at køre den valgte prisjustering. Klik OK for at gennemføre ændringerne. Fig. 27. Priser kan justeres med en %-sats eller med data fra en fil fra leverandør el. lign. Justér priser fra fil Du kan også justere varepriserne fra en fil, du fx har modtaget fra din leverandør. Indstillingerne for angives i boksen Prisjustering (fig. 27). Angiv om det er købs- eller salgspris, der skal justeres. Hvis salgsprisen findes i flere valutaer, angiver du hvilken valuta, der skal justeres. Vælg Import.... I importvinduet skal du vælge en fil med de nye priser i og angive, hvilket felt der indeholder varenummeret, og hvilket felt der indeholder den nye pris. Tast F1 for at få hjælp i Importdialogen. Se evt. afsnittet Import af data (s. 48). Når importen er afsluttet klikker du OK for at gennemføre ændringerne. Styklister (Enterprise) Styklister giver mulighed for at sammensætte en vare, som består af andre varer i dit varekartotek. Når du opretter en ordre/faktura, kan du nøjes med at indsætte varen, som indeholder styklisten. Styklistens varer kan så blive sat ind på fakturaen og køb og salg af styklistevarene blive registreret og lageret reguleret, alt efter hvilke valg du har foretaget. Fig. 28. Du kan indsætte ekstra beskrivelser og oprette styklister på en vare. Under styklisten kan du se en beregning af dækningsbidrag og -grad. Bemærk! Styklisten skal være oprettet, før varen indsættes på bilaget, for at blive anvendt. Opret en stykliste Opret en vare Testel til kr. 500. Gå til fanebladet Beskrivelse og stykliste (fig. 28). Styklistetype Angiv hvorledes styklisten skal fungere på valglisten Styklistetype. Vælg Vis ikke stykliste på faktura, hvis styklisten ikke skal vises på fakturaen. Det er så modervarens pris, der bliver vist og faktureret. Vælg Anvend ikke styklistens priser på faktura, hvis styklisten skal vises på fakturaen, men modervarens pris skal vises og faktureres. Vælg Anvend styklistens priser på faktura, hvis styklisten skal vises på fakturaen, og styklistevarernes priser faktureres. Vælg Indsæt både varens og styklistens priser på faktura, hvis du ønsker, at både varens og styklistevarernes priser skal vises og faktureres. (Se detaljer i hjælpefilen om, hvordan de forskellige valgmuligheder virker). Indsæt varer Når du har valgt, hvorledes styklisten skal anvendes, kan du indsætte varer på styklisten. Sæt markøren i kolonnen Varenr. i tabellen Stykliste og Tast F9 for at vælge varen Tepotte fra varelisten. 38 Enterprise SummaSummarum 3 SummaSummarum 3 Enterprise 39