Fra TimePlan ver. 6.19 til ver. 6.20 Frigivelses dato den 12.05.2014 INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse... 1 01-02 Program menu... 2 Oversigter (Version 6.20.59.400)... 2 04-01 Globale indstillinger... 4 Titel kan ændres på arbejdtidsændringer (Version 6.19.47.234)... 4 Dagen kan godkendes automatisk i godkend (Version 6.20.59.400)... 5 04-05 Skabeloner... 6 Sortering på dagsskabeloner (Version 6.19.47.233)... 6 04-10 Overenskomster... 7 Navn på arbejdstidsændring er overenskomst bestemt (Version 6.19.47.234)... 7 Farve på mertid for timelønnede (Version 6.19.47.234)... 8 04-11 Varslingsregler... 8 Reglen Midlertidig ansættelse (Version 6.20.59.400)... 8 06-00 Basisplan... 10 Hint på ændring af tider (Version 6.20.59.400)... 10 07-00 Planlægning... 11 Oprettelse af ledige vagter med bemærkning (Version 6.19.47.238)... 11 Lønlås redigering af fravær lønlåst ultimo mdr (Version 6.19.47.240)... 12 Fraværsvisning (Version 6.20.59.400)... 13 Zoom funktion (Version 6.20.59.400)... 15 Afvigelsesrapport (Version 6.20.59.400)... 16 08-00 Medarbejderliste... 17 Ændringsoversigt på stamkort (Version 6.20.59.400)... 17 22-00 Funktioner... 20 Indekssortering på funktioner (Version 6.20.59.400)... 20 24-00 Lønbudget... 20 Lønperiode til Akkumulerede omkostninger (Version 6.20.59.400)... 20 42-00 Godkendelse af terminaltider... 22 Dagen godkendes automatisk og tid til afregning(version 6.20.59.400)... 22 44-00 SignIn program inkl offline/signin... 23 Efterregistrering via SignInTS (Version 6.19.47.238)... 23 51-00 Elektroniske formularer... 26 Elektroniske formularer kan sendes til flere (Version 6.19.47.234)... 26 53-00 Internet... 27 Kolonner til funktioner og projektenheder (Version 6.19.47.255)... 27 Tjekskemafelter på medarbejderportalen (Version 6.20.59.400)... 27 Ændring i afdelingssøgning (Version 6.20.59.400)... 28 62-00 Import... 31 Import til feriesaldo (Version 6.19.47.234)... 31 Import til plan med reference (Version 6.19.47.248)... 32 64-00 Afdelinger... 33 Aktiv periode på afdelinger (Version 6.20.59.400)... 33 TimePlan A/S Side 1 af 35
01-02 PROGRAM MENU OVERSIGTER (VERSION 6.20.59.405) Fra Program kan man vælge menupunktet Oversigter. Herfra er det muligt at søge på fravær indenfor en given periode. Vælg afdeling(er). Vælg fravær under Oversigt over. Angiv dato intervallet. Vælg Fraværstyper (Bliver aktiv, når der vælges fravær). Klik på Hent Data Man får nu en oversigt over de valgte fraværstyper indenfor det angivne interval. TimePlan A/S Side 2 af 35
Er der note på fraværet, vil dette blive vist ved at der kommer et ikon i kolonnen Note. På de fravær der vises i oversigten kan man vælge: Udskriv: Udskriver oversigten. Rediger fravær: Marker den medarbejder fraværet skal redigeres for, og vinduet for Rediger fravær åbnes. Fraværet kan nu ændres, er der registeret faktisk tid kan der ikke ændres fraværstype. Slet fravær: Sletter det valgte fravær. Gå til fravær: Går til fraværet i planlægningsbilledet. TimePlan A/S Side 3 af 35
04-01 GLOBALE INDSTILLINGER TITEL KAN ÆNDRES PÅ ARBEJDTIDSÆNDRINGER (VERSION 6.19.47.234) Her opsættes og redigeres de tekster, der skal vises i forbindelse med ændringer af arbejdstider i selve planlægningsvinduet, samt hvordan de skal præsenteres. Ændres titlen herfra vil ændringen gælde for alle, kan også ændres til kun at gælde på bestemte overenskomster, ved at lave ændringen fra Administration >Overenskomster. Det er muligt at ændre på teksten, der fremkommer, når der laves ændringer af arbejdstiderne i planlægning. Dobbeltklik, på den ændringstype, der skal ændres eller marker linjen og klik på Ret. o Titel: Her skrives en anden tekst end sat fra default. Den nye tekst vil blive vist under kolonnen Alias. o Beskrivelse: Her opsættes og redigeres en hint-tekst som fremkommer, når der foretages en ændring. TimePlan A/S Side 4 af 35
o Aftaletekst på udskrift: Her oprettes og redigeres den ønskede udskriftstekst. DAGEN KAN GODKENDES AUTOMATISK I GODKEND (VERSION 6.20.59.405) Når alle stemplinger på en dag er blevet godkendt, er det muligt at opsætte TimePlan til automatisk at godkende dagen i Godkend. Opsætningen sker fra Administration > Globale indstillinger > Godkend > Generelt, marker i boksen Godkend dagen automatisk. I Godkend vil det vises som nedenstående, hvor dagen automatisk er blevet godkendt. TimePlan A/S Side 5 af 35
04-05 SKABELONER SORTERING PÅ DAGSSKABELONER (VERSION 6.19.47.233) Det er nu muligt at sortere dagsskabelonerne efter Navn. Vælg Administration > Skabeloner > Dagsskabeloner og klik på kolonne overskriften Navn for at sortere. TimePlan A/S Side 6 af 35
04-10 OVERENSKOMSTER NAVN PÅ ARBEJDSTIDSÆNDRING ER OVERENSKOMST BESTEMT (VERSION 6.19.47.234) Fra Administration > Overenskomster > Vælg overenskomst > Arbejdstid, kan der ændres på de tekster der vises ved arbejdstidsændringer i godkendt plan. Ændringerne herfra vil være overenskomsts afhængige. Marker den linje, hvor teksten ønskes rettet, klik på knappen Ret Skriv den nye tekst i feltet Titel, lav evt. en beskrivelse og aftaletekst og klik OK. Den nye tekst vil nu blive vist i kolonnen Alias efter den oprindelige tekst. De nye tekster bliver vist kun for de medarbejdere der er tilknyttet overenskomsten. I status for arbejdstiden vil den ændrede tekst også blive vist. TimePlan A/S Side 7 af 35
FARVE PÅ MERTID FOR TIMELØNNEDE (VERSION 6.19.47.234) Det kan på timelønnede vælges at der mertid i forhold til kontrakten skal vises med farve i tælleværket som ikke er farven rosa (mertid). Dette opsættes fra Administration > Overenskomster > Vælg overenskomst > fanen Generelt. Her fjernes markeringen for Benyt farver for mertid (periode) på timelønnede, samtidig med at der er valgt at der skal Benyttes farver på tælleværk. Farven vil vises med en anden grøn end farven Opfyldelse af perioden I planlægningen vil det se ud som nedenstående. 04-11 VARSLINGSREGLER REGLEN MIDLERTIDIG ANSÆTTELSE (VERSION 6.20.59.405) Varslingsreglen Midlertidig ansættelse kan opsættes til at varsle enten på arbejdstimer eller antal dage med arbejdstid. Har man Tillægsmodulet Elektroniske formularer og derved Tjekskema, vil det være muligt at angive medarbejderne ud fra et tjekfelt på stamkortet. Pauser vil ikke tælle med når arbejdstidslængden bliver beregnet. I nedenstående opsæt er der opsat 240 dage indenfor en periode af 5 år, hvor der varsles efter 220 dage og der er angivet at der kun tjekkes på medarbejdere der har tjekskemafeltet Midlertidig ansættelse af type 1. TimePlan A/S Side 8 af 35
Reglen oprettes ved: Højre klik i venstre side under Midlertidig ansættelse og vælg NY. I midten opsættes: Regelnavn: Skriv navnet på reglen Varslingstekst: Skriv evt. egen varslingstekst. Beskæftigelse: Vælg antal og vælg om det skal være timers arbejde eller dage med arbejdstider Indenfor de seneste: Skriv antal måneder der skal tjekkes på. Tjekket udføres maksimalt så langt tilbage i tid, hvis ansættelsesdatoen ligger langt tilbage i tiden Vis advarslen: Valg antal timer/dage før Beskæftigelsestallet opnås, for at varsle. Teksten under viser hvornår varslingen vil starte med at blive vist. Tjek kun medarbejdere angivet ved: I første boks vælges det eventuelle tjekskema felt, der skal tjekkes ud fra og som så skal være udfyldt på medarbejderens stamkort.. 2. Boks afhænger af typen af 1. boks. Er feltet i første boks et combofelt, kan man vælge boksen alternativer. Er boks 1 et afkrydsningsfelt, kan man ikke vælge noget i boks 2. Advarsel ved arbejdstidsændring: Her vælges af reglen kan ignoreres eller ej og af hvem. På samme måde kan reglen opsættes for arbejdede timer indenfor en periode. TimePlan A/S Side 9 af 35
Bliver reglen brudt får man en advarsel ved oprettelse af en ny arbejdstid. Har man ikke ret til at ignorere denne advarsel vil arbejdstiden ikke blive oprettet. 06-00 BASISPLAN HINT PÅ ÆNDRING AF TIDER (VERSION 6.20.59.405) Ændres arbejdstiderne i basisplan vil man kunne se på hintet hvem der har ændret tiden og hvornår på de ændringer der er sket efter opgraderingen til 6.20. Kræver dog at man Under Mine indstillinger > Indstillinger, har valgt Farve på tælleværk i basisplanen. TimePlan A/S Side 10 af 35
07-00 PLANLÆGNING OPRETTELSE AF LEDIGE VAGTER MED BEMÆRKNING (VERSION 6.19.47.238) Det er ved oprettelse af ledige vagter, blevet muligt at tilføje bemærkninger til tiden/vagten. Vælg Opret linje for at kunne oprette en ledig vagt. Opret arbejdstiden og klik på knappen med det gule notesymbol. TimePlan A/S Side 11 af 35
Skriv bemærkningen og klik på Gem. Bemærkningen er nu gemt på tiden og vil blive vist i planlægningen og i Portalen. LØNLÅS REDIGERING AF FRAVÆR LØNLÅST ULTIMO MDR (VERSION 6.19.47.240) Fravær der er lønlåst til ultimo mdr. kan kun redigeres fra lønlåsredigering. Uden lønlås redigering. TimePlan A/S Side 12 af 35
Med lønlås redigering. FRAVÆRSVISNING (VERSION 6.20.59.405) Det er muligt at skifte til fraværsvisning, der viser fraværet for en 4 ugers periode frem fra den uge man står i som udgangspunkt. Visningen aktiveres i Planlægningen ved Funktioner > Fraværsvisning (Eller Ctrl + A). TimePlan A/S Side 13 af 35
Visningen kan udskrives fra Grafisk udskrift. Her er der valgt at der skal medtages fraværsnavne. Man skifter tilbage til Normal visning fra fraværsvisningen, ved at vælge Funktioner > Normal visning (Ctrl + A) TimePlan A/S Side 14 af 35
ZOOM FUNKTION (VERSION 6.20.59.405) Bruges zoom funktionen som er blevet udvidet, kan man vælge at zoome per uger eller dage. Klikker man på Zoom (Shift + Ctrl + Z) får man valget mellem at zoome ind på uger eller dage. Her kan der vælges hvor langt der skal zoomes ind/ud. Vælger man en periode der vil blive ulæseligt på skærmen, skifter visningen til at vise uge numre i stedet for ugedage, alt efter skærmindstillinger og skærmstørrelse. Zoom 3 uger TimePlan A/S Side 15 af 35
Zoom 2 uger Zoom ind/ud x 2, zoomer ind eller ud (Shift + Ctrl + +/-) efter hvilken indstilling der først er valgt under Zoom. Har man eksempelvis valgt Zoom til 2 uger, og derefter klikker på Zoom ud x 2 vil visningen blive 2 x2 uger, altså 4 uger. Zoom indstillingerne kan også udskrives via Grafisk udskrift. AFVIGELSESRAPPORT (VERSION 6.20.59.405) På afvigelsesrapporten, Udskrifter > Afvigelsesrapport, bliver der også vist hvornår der er ændret på en tid og hvem der har udført ændringer. TimePlan A/S Side 16 af 35
Fravær ændret efter plangodkendelse bliver vist med fed skrift. Skulle der have været oprettet fravær før plangodkendelse vil dette fravær blive vist med grå skrift og efter kolonnen Godkendt af vil der være vist et G ud for den dag. 08-00 MEDARBEJDERLISTE ÆNDRINGSOVERSIGT PÅ STAMKORT (VERSION 6.20.59.405) Fra stamkortet kan man ved at klikke på de diverse feltoverskrifter, se de ændringer der er sket i feltet. Dette gør sig gældende fra fanerne Stamkort, Tjekskema og Historik. TimePlan A/S Side 17 af 35
Fra historik fanen kan man endvidere at, udskrive disse historiske ændringer ved brug af knapperne Udskriv og Opsætning som findes i højre side. Først klikkes der op knappen Opsætning for at vælge hvilke informationer der ønskes udskrevet, første gang man vælger et felt fra venstre side ved dobbelt klik, vises der også fire faste felter. TimePlan A/S Side 18 af 35
Kun ændringer på de felter der er blevet valgt bliver vist, når man vælger Udskriv. Ændringen bliver vist første gang feltet ændres uanset om posten er inaktiv eller aktiv. Er indstillingerne gemt, gælder de for alle medarbejdere indtil en anden opsætning gemmes. TimePlan A/S Side 19 af 35
22-00 FUNKTIONER INDEKSSORTERING PÅ FUNKTIONER (VERSION 6.20.59.405) Funktioner kan sorteres via indeks fra Administration > Funktioner, sorteringen vil efter man er kommet på version 6.20 være sorteret efter sorteringsindekset, hvis ikke sorteringen er ændret fra Mine Indstillinger > Indstillinger > Sortering. Brugernes egen indstilling vil altid have 1. prioritet. 24-00 LØNBUDGET LØNPERIODE TIL AKKUMULEREDE OMKOSTNINGER (VERSION 6.20.59.405) Under Vis samlede omkostninger er det muligt at vælge Akkumuleret (Valgfri lønperiode). TimePlan A/S Side 20 af 35
Herfra vælges hvilken lønperiode der skal tages udgangspunkt i og hvor mange lønperioder/år der skal sammenlignes bagud.(max 3) Klik på knappen beregn og resultatet vises. TimePlan A/S Side 21 af 35
42-00 GODKENDELSE AF TERMINALTIDER DAGEN GODKENDES AUTOMATISK OG TID TIL AFREGNING(VERSION 6.20.59.405) Hvis der under Administration > Globale indstillinger > Godkend > Generelt, er markeret i boksen Godkend dagen automatisk, Vil dagen automatisk blive godkendt, når alle stemplingerne på dagen er blevet godkendt. Tid til afregning bliver vist med arbejdede timer vist i (), planlagt tid fratrukket pause og fravær der trækker fra. TimePlan A/S Side 22 af 35
44-00 SIGNIN PROGRAM INKL OFFLINE/SIGNIN EFTERREGISTRERING VIA SIGNINTS (VERSION 6.19.47.238) I SignInTS er det blevet muligt at redigere i tidsregistreringen således at der kan skiftes funktion, afdeling og/eller projekt på de dage der ikke er blevet godkendt, lønlåst eller hvorpå terminaltiderne er behandlet (registreret faktisk tid). For at aktivere denne funktionalitet skal man via Administration > Globale indstillinger > Godkend, markere at Terminaltider kan redigeres fra Internet/SignInTS. Derudover skal der på de afdelinger, hvorfra dette skal kunne udføres være valgt Registrering af arbejdsopgaver. TimePlan A/S Side 23 af 35
Efter at dette er opsat, vil der når der foretages registreringer via SignInTS blive vist et billede hvor der via en knap med er yderligere funktionalitet, som Opret, Ret og Slet. Ind- og Ud-registreringer kan ikke slettes eller rettes tidsmæssigt. Kun tider der ligger inden for komme og gå tiden vil kunne ændres/tilføjes. Opret: Opretter en ny linje, hvor starttidspunktet kan angives til en tid mellem start og sluttid på den markerede linje. Der kan også oprettes en bemærkning til den nye linje. TimePlan A/S Side 24 af 35
Ret: Samme funktionalitet og muligheder som ved Opret. Her rettes der på den markerede linje. Slet: Sletter den markerede linje. Ændringer foretaget fra SignIn / MedarbejderPortalen kan ikke fortrydes, da disse ændringer bliver foretaget direkte i databasen. Nederst i skærmbilledet vises dato navigeringen, hvorfra det er muligt at ændre dato. Den aktuelle dato vises under uret øverst til venstre. Knappen i dato navigering er: << Tilbage: Går en dag tilbage Frem >>: Går en dag frem. Der kan ikke navigeres længere frem end til Dags dato. Dags dato: Går til dagen i dag. Skifter man tilbage til en dag, hvor der er registreret faktisk tid og terminaltider dermed er behandlet, vil det ikke være muligt at redigere tider på dagen og de tre bliver ikke vist. Bliver der skifter tilbage til en dag som er godkendt, vil der med rødt tekst i toppen blive vist at dagen er godkendt og der derfor ikke kan redigeres. TimePlan A/S Side 25 af 35
Er der lønlåst på en dag man går tilbage til, vil man få at vide at der er lønlåst og derfor ikke kan redigere. 51-00 ELEKTRONISKE FORMULARER ELEKTRONISKE FORMULARER KAN SENDES TIL FLERE (VERSION 6.19.47.234) Fra Journal på medarbejdernes stamkort, kan man sende journaler til flere personer. TimePlan A/S Side 26 af 35
Marker det dokument der skal sendes og klik på knappen E-mail Journal, og skriv modtagerne i feltet til Send til eller CC. 53-00 INTERNET KOLONNER TIL FUNKTIONER OG PROJEKTENHEDER (VERSION 6.19.47.255) På medarbejderportalen er det muligt at se kolonner for funktioner og projektenheder. Kolonner kan ses under Personlig info > Arbejdstider og under Arbejdstidsoverigt > Timeopgørelse. TJEKSKEMAFELTER PÅ MEDARBEJDERPORTALEN (VERSION 6.20.59.405) Tjekskema felter kan vises og redigeres fra medarbejderportalen. Fra Administration > Internet > Medarbejder tools > Medarbejder stamkort vælger man hvilke tjekskemafelter der skal vises og kunne redigeres fra Medarbejderportalen. TimePlan A/S Side 27 af 35
Set fra medarbejderportalen, hvor feltet er sat til at kunne redigeres af brugeren. ÆNDRING I AFDELINGSSØGNING (VERSION 6.20.59.405) Der kan opsættes at medarbejderne nu må søge på medarbejdere der ligger inden for sammen afdelingsgruppe (Afdelingstyper der er opsat fra Administration > Valideringstabeller > Afdelingstyper og er tildelt afdelingerne fra Administration > Afdelinger >Ret afdeling > Detaljer) medarbejderne kan så søge på andre medarbejdere indenfor tilgængelige afdelinger. Man kan også vælge, om medarbejderne må sende beskeder til hinanden inde fra Medarbejderportalen. Begge opsættes fra Administration > Internet > Medarbejdersøgning > Visning af medarbejderoplysninger. TimePlan A/S Side 28 af 35
På Portalen vil det se ud som nedenstående fra fanen Medarbejder søgning. Herfra kan man ved at klikke på Søg uden at opsætte kriterier få vist alle man har ret til at se. Vælger man fanen Aktuelt info er vil man kunne se to faner Meddelelser: Herfra kan man se de meddelelser man har modtaget. Firmarelaterede meddelelser: Meddelelser der er lagt ud som Firmabeskeder fra TimePlan. Administrative meddelelser: Meddelelser der er sendt fra en bruger i TimePlan TimePlan A/S Side 29 af 35
Medarbejder meddelelser: Meddelelser der er sendt imellem medarbejderne på Portalen Opret besked: Herfra kan man oprette beskeder til andre medarbejdere på Portalen. Lav en søgning på medarbejdere, her er der søgt på Afdelinger og klikket på Søg Medarbejderne fra søgningen bliver vist. Marker den eller de medarbejdere beskeden skal sendes til op klik på knappen Send besked. Der kommer en boks frem hvor man kan skrive beskeden. Klik på Send besked og beskeden sendes til de valgte medarbejdere. Der kommer en besked når beskeden er sendt. TimePlan A/S Side 30 af 35
Når medarbejderen der har modtaget beskeden, går i Aktuelt info, vil vedkommende under Medarbejder meddelelser kunne se at der er kommet en meddelelse og hvilke medarbejder der har sendt den. 62-00 IMPORT IMPORT TIL FERIESALDO (VERSION 6.19.47.234) Under Importer kan der også vælges at importere til Feriesaldi vha. lønkode, hvilket giver adgang til at kunne importere til felter der angår ferie (med og uden løn) og feriefri. TimePlan A/S Side 31 af 35
Følgende felter kan importeres til feriesaldi. ID/Personalenummer: Angiver, hvilken medarbejder korrektionen skal foretages på ud fra ID nummer. Lønkode: Angiver, hvilken medarbejder korrektionen skal foretages på, ud fra Lønkode Dato: Ikrafttrædelsesdato for korrektionen. IMPORT TIL PLAN MED REFERENCE (VERSION 6.19.47.248) Det er muligt at importere arbejdstider og fravær med reference til planlægning i TimePlan. Under Importer data til vælges Plandata. TimePlan A/S Side 32 af 35
Importen kan indlægge fravær samt arbejdstid og funktioner for samme medarbejder. Importen kan også sættes op til at det kun er administratorer der kan redigere arbejdstider i planlægningen. Dette opsættes ved at importere til plandata vha. referencekode. Importeres der vha. referencekode bør disse kun ændres ved ny import, men administrator kan rette i planlægningen. En import skal altid indholde Personnummer, Afdeling og felterne i filen skal være med Dato og Tid. Scriptfelt: Et ubrugt felt, hvori det er muligt at lave scripts der skal køres under importen. Arbejdstid: Felterne Mødetid, Gåtid (Dato og tid) og Pause udgør arbejdstiden, kan også vha. af Arbejdstidsbemærkning oprette en bemærkning på arbejdstiden. Er der eventuelle tillæg på arbejdstiden, vil disse blive overskrevet hvis der vælges Manuelt tillæg. Der kan også bruges Mødetidspunkt eller Gåtidspunkt, kun tid. Reference: Omfatter Action og reference nummer, hvor Action(Handling) angiver hvad importen skal gøre: 1 oprette, 2-redigere eller 3 slette. Reference nummer angiver det nummer der bruges til at edittere eller slette arbejdstiden. 64-00 AFDELINGER AKTIV PERIODE PÅ AFDELINGER (VERSION 6.20.59.405) Det er blevet muligt at opsætte aktiv periode på afdelinger, dvs. hvor lang tid skal afdelingen være aktiv og blive vist i afdelingshierarkiet og samtidig tælle med i licensen for programrettigheder. I afdelingshierarkiet bliver kun de aktive afdelinger vist da de inaktive afdelinger vil blive skjult. De inaktive afdelinger kan vises i afdelingshierarkiet, hvis man har ret til at kunne tilgå Inaktive afdelinger. Kun afdelinger der er aktive per dags dato tæller med i licensen. TimePlan A/S Side 33 af 35
Aktiv periode kan sættes ved oprettelse af en ny afdeling, eller ved at redigere en eksisterende afdeling, fra Administration > Afdelinger. Som default vil perioden være fra 01-01-1900 til 06-06-2079. Ændres slutdatoen vælger man den dato afdelingen skal være aktiv til. Vælger man at lukke/deaktivere en Statistik/Planoverafdeling bliver de afdelinger der ligger derunder skjult i perioden og bliver derved fratrukket licensen. Inaktive afdelinger vises med gråt i afdelingshierarkiet for afdelinger, hvis der under Skift Afdeling er valgt Vis inaktive afdelinger. Inaktive afdelinger kan tilgås af administratorer og brugere der har ret til at kunne tilgå inaktive afdelinger, fra Administration > Rettighedsprofiler. TimePlan A/S Side 34 af 35
TimePlan A/S Side 35 af 35