Udvidet direktionsmøde Torsdag den 18. april 2013 Møderum 77, Aabybro kl. 09.00 1. Grundlag for bidrag til omstillingspuljen 2. Organisering af Borgerservice 3. Portefølgeoversigt 4. Indkøbsaftaler 5. Status vedr. seniorjobs 6. Status på ny hjemmeside til jammerbugt.dk 7. dagsorden til de 15 8. Emner til kommende møder 9. Eventuelt Deltagere: Mogens Gade, Henrik Hartmann Jensen, Knud Nørgaard, Jan Lund-Andersen, Arne Kristensen, Noel Mignon, Birgitte Guldberg. Fraværende: Birgitte Guldberg 1
1. Grundlag for bidrag til omstillingspuljen Økonomiudvalget besluttede på deres møde den 13. marts 2013, at der i forbindelse med udarbejdelse af budget 2014 skulle laves et omstillings- og effektiviseringskatalog på 4 pct. af serviceudgifterne (netto). I de seneste år har der været udeladt en række områder, når grundlaget for omstillings- og effektiviseringskataloget er blevet udarbejdet. Dette gælder de områder, hvor Jammerbugt Kommune ikke umiddelbart har indflydelse på udgiftsniveauet.. Dette gælder udgifterne på følgende områder: specialbørnehaver i andre kommuner specialundervisning/sfo i andre kommuner bidrag til fri- og efterskoler efter statslige fastsatte takster forebyggelse og anbringelse sikrede døgninstitutioner specialpædagogisk bistand til voksne tilbud til unge med særlige behov specialiseret genoptræning og vederlagsfri fysioterapi. Indtil nu har der ikke ligget en principiel afgørelse til grund for de områder, som er holdt udenfor, ved beregning af bidragene til omstillings- og effektiviseringskataloget. Direktørerne og fagcheferne har dog i et vist omfang været inddraget i vurderingen heraf. Økonomiafdelingen er i øjeblikket ved at beregne grundlaget for omstillings- og effektiviseringskataloget for budget 2014. I den forbindelse kunne det være hensigtsmæssigt, at direktionen drøftede hvilket princip eller principper, der skal lægges til grund, når områder holdes udenfor beregningen, herunder eventuelt drøftede hvilke konkrete områder der skal holdes udenfor. Økonomichefen indstiller derfor, at direktionen drøfter principperne for, hvornår områder skal holdes udenfor beregningen af bidrag til omstillings- og effektiviseringskataloget. Som udgangspunkt udeholdes de områder, hvor kommunen ikke kan påvirke serviceniveauet (eksempelvis vederlagsfri fysioterapi og sikrede døgninstitutioner). Øvrige områder inddrages i puljen herunder også områder hvor en del af budgettet er bundet i flerårige aftaler (eksempelvis IT-kontrakter og asfaltkontrakter). Dette sker i en dialog med direktører/fagchefer. Der udarbejdes en oversigt til drøftelse i direktionen. I forbindelse hermed drøftes også effekten af reduceret prisfremskrivning. 2. Organisering af Borgerservice Genoptaget fra sidste møde 2
Med udgangspunkt i et stort arbejdspres i Borgerservice, bl.a. som følge af mange tilbageværende opgaver på pensionsområdet, foreslås det, at der kigges på mulighederne for at forbedre ressourcesituationen, bl.a. ved at kigge på bemanding af de tre satellitter i Pandrup, Fjerritslev og Brovst. Bilag: Organisering af Borgerservice, dat. 24.03.2013 Der sker en fornyet intern opfølgning på udfordringerne i Borgerservice. Der kan komme en ny behandling i direktionen. 3. Portefølgeoversigt Genoptaget fra sidste møde Direktør Hans Bertelsen, KOMBIT, kommunernes it-fællesskab, fremsender Portefølgeoversigt, marts 2013. Porteføljeoversigten giver et overblik over de KOMBIT-projekter, kommunen deltager i. Men også kommunens økonomiske engagement og de potentielle gevinster, der fremover kan opnås ved deltagelse i KOMBITs projekter. Bilag: Jammerbugt Kommune og KOMBIT, Portefølgeoversigt marts 2013. KOMBIT indkaldes til møde med De 15, hvor KOMBIT orienterer om de nuværende projekter og de fremtidige tendenser i kommunal IT-infrastruktur. Herunder hvilke konkrete projekter Jammerbugt Kommune er involveret i og bliver involveret i i den nærmeste fremtid. 4. Tilslutning til forpligtende indkøbsaftaler Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) sender om kort tid en ny forpligtende aftale indeholdende kontorartikler, papir i ark og skoleartikler i høring. Aftalen udbydes i tæt samarbejde med KL og en række kommuner. Aftalen udspringer af økonomiaftalen mellem KL og regeringen om kommunernes økonomi for 2012 og er målrettet kommunernes behov. Hvis det bliver besluttet, at Jammerbugt Kommune skal tilsluttes aftalen, forpligter vi os til at foretage alle indkøb indenfor det enkelte delområdes sortiment på rammeaftalen. Det gælder fra den dato, vi vælger at tilslutte os aftalen og at den enkelte institutions indkøbsbehov kan opfyldes af rammeaftalens sortiment. Vælges der derimod varer, som ligger uden for aftalens sortiment, vil varen blive dyrere. Det specifikke indhold på det enkelte delområde i den nye forpligtende aftale, kontorartikler, papir i ark og skoleartikler er først tilgængelig fra den 20.4. 2013 og tilslutningsperioden er i perioden 20.4. 8.5.2013. 3
Aftalen forventes at træde i kraft primo november 2013 og løber i fire år. P.t. benytter vi frivillig aftale på kontorartikler, hvor vi har en leverandør. (frivillig SKI aftale) Der foreligger ingen aftaler på levering af papir i ark (kopipapir). Det er mit indtryk, at indkøbene er spredt på en del forskellige leverandører. For øjeblikket har vi frivillige aftaler med to leverandører på skoleartikler (kladdehæfter o.l.) Kommentarer til eventuel accept af udbud. Foreløbig anmoder sekretariatet om, at aftalen sendes i høring på de enkelte fagforvaltnings-/institutionsområder, da vi endnu ikke har særlig stor erfaring med forpligtende aftaler. Jammerbugt Kommune har for øjeblikket forpligtende aftaler på: aftørringspapir, affaldsposer, håndhygiejneartikler med Stadsing engangsservice, borddækningsartikler med Multiline Kontormøbler med DUBA-B8 computere med Dell A/S Rengøringsmidler rekvisitter, -vogne og doseringsanlæg, som træder i kraft den 15.4.2013. Stadsing er leverandør. Sekretariatets oplevelse af problemerne ved at anvende de forpligtende aftaler skyldes bl.a.: brugernes manglende lyst til at omstille sig til at anvende nye produkter fra anden leverandør, end hidtil. (Man vil helst anvende, de produkter, man plejer at anvende, fordi dem kender man). Miljømæssigt er der ikke den store forskel på indholdet på. f.eks. rengøringsprodukter selv om dette hævdes. Denne undskyldning hører sekretariatet, som begrundelse for ikke at foretage et skift til anden leverandørs produkter. Personalet får eksem af at skifte til andre produkter osv. Vi har en formodning om, at varen indeholder ca. de samme ting, men blot med en anden leverandøretiket på. de nye varer matcher ikke de varer, de hidtil har brugt. Det opleves, som om konvertering af tidligere varer ikke matcher den/de nye varer, som fremgår af bestillingslisten fra den valgte leverandør. Hvis dette er tilfældet, bliver det en dyr løsning. Om det er fordi, det er gået lidt for stærkt i konverteringsfasen, da f.eks. aftalen med aftørringspapir osv. trådte i kraft, ved vi ikke nøjagtigt. Det burde der i hvert fald være rettet op på nu, men det er ikke det, vi hører alle steder. mange steder opleves de forpligtende aftaler, som noget de bliver pålagt ude omkring uden de har haft mulighed for at påvirke resultatet af aftalernes indhold. en enkelt leverandør, som ikke har haft succes med at få samhandel i gang med nogle af Jammerbugt Kommunes institutioner hævder, at SKI ikke har foretaget stikprøvekontrol af de bydende leverandørers produkter. Det lyder ikke særlig befordrende, hvis det er rigtigt. Dette kan vi have in mente til et senere tidspunkt, hvis der bliver stillet spørgsmålstegn ved varernes kvalitet. Sekretariatet har kontaktet Aalborg Kommunes indkøbsaftalekontor for at høre, om de benytter de forpligtende aftaler og hvordan det opleves der. 4
De er tilknyttet fire af de aftaler, Jammerbugt Kommune er tilknyttet. De har udarbejdet analyser på aftalen med Stadsing på aftørringspapir, affaldsposer og håndhygiejneartikler helt ned på linieniveau i forhold til deres tidligere leverandør Abena. Der har været samme forbrug på den nye forpligtende aftale, men desværre en ekstra udgift på ca. 134.000 kr. for samme varer. Desuden mister Aalborg Kommune de to procent i bonus, fordi det er SKI, der har administreret aftalen. Ud fra dette, forsøger Aalborg Kommunes indkøbskontor at slippe for den kommende forpligtende indkøbsaftale på kontorartikler, papir i ark og skoleartikler. De mener at have så stor volumen, at de priser, de vil blive tilbudt ved selv at gå i udbud, som minimum vil ligge i samme prisleje, som de priser, SKI vil kunne tilbyde. Samtidig vil gevinsten være, at de selv kan bestemme sortiment, der ønskes priser på. Det skal naturligvis stilles over for de ressourcer, der bliver sparet på selve udbudsprocessen. En vare, som f.eks. kladdehæfter til skoler, frygter de i Aalborg Kommune helt vil forsvinde i mængden, i SKIs udbud. Hvis dette er tilfældet, vil prisen blive langt højere end den pris de ellers ville kunne anskaffe varen til. Hvis de skal fortsætte med at tiltræde de forpligtende aftaler, overvejer afdelingen at deltage i forskellige arbejdsgrupper, for på den måde at påvirke udbudsmaterialet. For at få processen til at lykkes og få alle med på at benytte de forpligtende aftaler, (hvis det er vejen frem), er det meget vigtig med direktionens opbakning. En anden mulighed kunne være, at vi fik lov til at være en del af et fællesudbud i daglig tale kaldt Aalborg Aftalen, som vi allerede er i dag på nogle områder. Oversigt over kommende forpligtende aftaler, som forventes at træde i kraft i løbet af 2013: (2. bølge til orientering) Aftaleområder Kvt. 1 Kvt. 2 Kvt. 3 Kvt. 4 50.45 Servere X 50.55 Kontorartikler, papir i ark og skoleartikler 50.70 Interaktive tavler og AV-udstyr X X 50.80 Vejsalt X Den 3. bølge af forpligtende aftaler Den 3. bølge af forpligtende aftaler har forventet ikrafttrædelse i 2014. I løbet af marts 2013 har SKI en dialog med de kommunale indkøbsfællesskaber om de aftaler, der skal indgå i 3. bølge af forpligtende aftaler. Kategorierne omfatter foreløbig Hobby & beskæftigelsesmidler, Storage samt Tele & Data. SKI forventer at få den sidste kategori på plads i slutningen af april. 4. og 5. bølge af forpligtende aftaler til orientering I spil til 4. og 5. bølge af forpligtende aftaler er - med forbehold: Asfalt Grus og sand Genbrugshjælpemidler 5
Belysningsmateriale Belægningssten Velfærdsteknologi Måtteservice Sygeplejeartikler Elektriske arbejdskøretøjer Det vil blive meldt ud til direktionen, når der foreligger nyt om aftalerne. Bilag: Information om 2 kommende forpligtende aftale. Henrik, Birgitte og Arne følger op drøftes efterfølgende i direktionen. 5. Status vedr. seniorjobs Der er lavet en status vedr. antallet af seniorjobbere pr. 10. april. Vi har for øjeblikket med de personer der er startet fra 2009 og frem 29,3 årsværk, der er i gang eller er placeret. De 29 årsværk svarer til 40 personer. Der er vedlagt en tabel, der viser, hvor de er ansat. Der er også nogle bemærkninger vedr. hvorfor antallet rykker sig. Herudover har vi 4,7 årsværk (9 personer), der har søgt, men hvor vi endnu ikke har placeret folk. Det er konstateret at de er berettiget til seniorjob, men på grund af tale om landsbypedeller mv. har jeg tilbageholdt udplaceringen af personerne indtil vi har nogle meldinger på de politiske ønsker herom. Endelig har vi en liste med 5,3 årsværk (12 personer), der for øjeblikket er berettiget til seniorjob, men ikke har søgt. Nogle af disse kan få arbejde og derfor kan antallet falde. Opfølgningen tyder på, at det antal på 37 årsværk, der er med i budgetopfølgningen, er rimelig realistisk. Det betyder samtidig, at den forudsætning, der var ved Budgettjek 2013 om at vi kunne få mindreudgifter på 1,0 mio. kr. ved 6 færre seniorjobbere ikke holder. Der fremsættes derfor forslag til alternativ reduktion på Beskæftigelsesudvalgets område. Det har været drøftet, om der skulle oprettes specielle projekter (ex. landsbypedeller) med seniorjobbere. Opfølgning herpå drøftes. Bilag: Seniorjobbere pr. 10.04.2013. Der skal arbejdes på, at seniorjobbere indgår i kommende vakante stillinger og det bør overvejes hvordan kommunen fremadrettet skal finansiere seniorjobberne. Arne og Henrik laver et oplæg til fremtidig administration på seniorjob-området. Der laves et oplæg på hvordan seniorjob/nytteaktivering kan indgå i kommunale projekter. 6
6. Status på ny hjemmeside: jammerbugt.dk Beslutningstema Godkendelse af ændret teknisk platform til den kommende nye hjemmeside for Jammerbugt Kommune. Sagsbeskrivelse Direktionen tilsluttede sig den 29. maj 2012 et forslag om, at Jammerbugt Kommune indtræder i det fælleskommunale hjemmesidefællesskab OS2. Det primære formål var, at der skulle udvikles en ny hjemmeside til jammerbugt.dk på open source platformen Drupal med udgangspunkt i den kode, der ligger bag den nyudviklede syddjurs.dk. Kommunikationsteamet anbefaler nu, at hjemmesiden udvikles på en anden opensource platform, Umbraco. Det sker dels på baggrund af 1) de hidtidige erfaringer med Drupal og OS2web, og dels på baggrund af 2) et fordelagtigt tilbud på det særdeles brugervenlige system Open Public udviklet i Umbraco. Ad 1): Siden direktionen den 29. januar 2013 bl.a. godkendte en tids- og handleplan for hjemmesideprojektet har kommunikationsteamet søgt en egnet samarbejdspartner med kapacitet til at varetage den tekniske del af opgaven. Det har vist sig vanskeligere end forventet inden for den økonomiske ramme. Derudover har der været meget blandede meldinger fra brugerne af OS2web, som bl.a. har rapporteret om vanskeligheder ved at tilgå OS2web via Citrix. Meldingerne har medført af kommunikationsteamet i første omgang valgte at afvente udviklingen af en kommende version af OS2web (forventes klar ultimo april 13) for at slippe for at bygge ovenpå på den første noget fejlbehæftede/mangelfulde version. Deltagelsen i OS2 fællesskabet har desuden vist sig mere ressourcekrævende end forventet med hensyn til den indsats, der kræves for at sætte sig ind i terminologien mm. og opnå den tekniske indsigt, der skal til for at få det fulde udbytte af samarbejdet. Ad 2): Undervejs i indhentningen af tilbud fra mulige samarbejdspartnere har kommunen fået et fordelagtigt tilbud på et CMS (hjemmesidesystem) kaldet Open Public, som er baseret på en anden open source platform, Umbraco. I forhold til OS2web adskiller Open Public sig ved at ligne noget, webredaktørerne kender bare i en meget mere brugervenlig udgave. At systemet er let tilgængeligt for de redaktører, som skal levere og vedligeholde indhold, er alfa og omega i forhold til målsætningerne om, at hjemmesiden løbende skal holdes a jour, så den kan udgøre et reelt alternativ til personlig fremmøde og telefonopkald. Erfaringerne med systemet fra Vesthimmerland Kommune er meget positive og her er der ingen problemer med at anvende systemet via Citrix. Funktionerne i Open Public matcher funktionerne i OS2web oven i købet er systemet født med intranet (som ellers skulle have været en særskilt opgave under OS2web). En anden fordel er, at systemet er opbygget responsivt dvs. at hjemmesiden tilpasser sig størrelsen på fx en mobilskærm. Forretningsmodellen er også anderledes: I stedet for at være organiseret i en forening (som OS2), er kunderne på Open Public samlet i en brugergruppe, som drives af leverandøren. I forhold til OS2 er omdrejningspunktet meget mindre teknisk snarere har det som fokus at skabe værdi for slutbrugerne og dermed i sidste ende for kommunen. Af andre kommuner og offentlige instanser på en Umbraco-platform kan nævnes: Vesthimmerland Kommune, Herning Kommune, Ikast-Brande Kommune, Norddjurs Kommune, Egedal Kommune, Økonomi- og indenrigsministeriet (som står bag den gratis hjemme- 7
side-startpakke Go Basic på Umbraco). Dermed vil der stadig være mulighed for at gå sammen med andre om at få udviklet videre på systemet, når der viser sig behov herfor. I og med, at der er tale om en open source platform, vil der også være mulighed for at genbruge allerede udviklede moduler. Med hensyn til tidsplan for processen med ny hjemmeside, vurderer kommunikationsteamet at kommunens hovedside (jammerbugt.dk) vil kunne være i luften 1. september og institutionssiderne medio oktober. Den 22.08.2012 har Økonomiudvalget behandlet en sag om ny hjemmeside, hvor indstillingen lød: Udviklingsafdelingen indstiller at der igangsættes en proces med etablering af ny hjemmeside og intranet med henblik på opsigelse af nuværende systemabonnementer pr. 31.12.2012 (med udløb 6 mdr. senere) at der i 2012 findes 45.000 kr. indenfor de eksisterende rammer til igangsætning af arbejdet med hjemmesiden opsætning af server, hosting, supportaftale og uddannelse mv. at der på budget 2013 afsættes en ramme på 250-300.000 kr. til det fortsatte og afsluttende arbejde med at udvikle ny hjemmeside og nyt intranet at 200.000 kr. af det årlige driftsbudget til hjemmeside og intranet overflyttes til udviklingsafdelingens lønkonto med virkning fra 1. juli 2013. Økonomiudvalget godkendte indstillingen, dog således at finansieringen af udgifterne i 2013 skal findes inden for det administrative område. Hvis nærværende sag skal genbehandles i Økonomiudvalget vil det forsinke projektet i yderligere ca. 1 måned. Økonomi Det modtagne tilbud på Open Public (Umbraco) kan indeholdes inden for rammen på 250-300.000 kr. Indstilling Udviklingschefen indstiller til direktionen at Jammerbugt Kommune indgår aftale om udvikling af ny hjemmeside på Open Public (Umbraco) Bilag: Status på ny hjemmeside til jammerbugt.dk Godkendt. 7. Emner til kommende møder Talegenkendelse AK/JLA. Der har været afholdt demonstration sag fremlægges i Direktionen Digitaliseringsstrategi, kampagne digital post, hjemmeside NM/BG 8
Økonomisk ledelsestilsyn genoptagelse vedr. Pixi-udgave. AK Revitalisering af (aftale)styringsgrundlag JLA/AK der arbejdes i nedsat arbejdsgruppe Projekthåndbog inspirationsoplæg fra TMF (KN) når direktionsmøde holdes i Pandrup Businesscase-tilgang AK. Der er aftalt møder og der gives derefter en orientering til Direktionen Administrationsanalysen Lemvig Deloitte præsentation HHJ Digitaliseringsstrategi skoleområdet forslag fremlægges JLA forventet februar/marts Politik for brug af mobiltelefoner NM Forudsætninger for befolkningsprognose 2014 NM og Ida Udmøntning af Overenskomst 2013-2015 AK og Bjarne B. Frafaldsanalysen på velfærdsuddannelser - BG 8. Eventuelt. Nyt lønsystem udmelding vedr. indberetninger i det rollebaserede system Løntilskud behov for flere pladser og sikring af opfølgning på ansættelserne AKUT dag afholdes den 22. august 2013 Dagsorden for chefmøde ( de 15 ) den 23. april: Opfølgning fra sidste mødes drøftelser om strategiudvikling, Indlæg fra Sundhedspolitiske tænketank, Budgettjek 2013 og Budget 2014 (proces og omstillingspulje), Revision af Integrationspolitikken Noël følger op Orientering fra Økonomiudvalgsmøde den 17. april: Eventpulje, halpulje, budgettjek, scene i Blokhus, udbygning af Aabybro Børnehave mv. Det vurderes ikke, at udarbejdelse af obligatorisk digital selvbetjening vedr. lokalereservation af kommunale lokaler er hensigtsmæssigt. Status på lock-out på skoleområdet: der opstår flere problemer/klager fra forældre. Løses bedst muligt af skoleledere og forvaltning. 9