2011 Analyse af konkurrenceudsættelse I Region Sjælland
Analyse af konkurrenceudsættelse i Region Sjælland Indholdsfortegnelse Resume 3 Kapitel 1 4 1. Analysens formål 4 2. Region Sjællands samarbejde med eksterne leverandører 4 3. Proces for konkurrenceudsættelse og tilhørende opgaveløsning 7 4. Kontrolbud 8 5. Medarbejderinddragelse i udbudsprocesser 8 6. Metode for analysen 9 Kapitel 2 11 7. Hvilke områder er omfattet af analysen 11 8. Indledning til gennemgang af områder 14 9. Køkkendrift patientmad 15 10. Rengøring 17 11. Vedligehold af grønne områder 21 12. Vaskeri 23 13. Bygningsvedligeholdelse 25 14. Medicoteknik 27 15. IT 29 16. Patienttransport i Regionen (liggende og siddende) 32 17. Sundhedsydelser 34 18. Konklusion på analyse 37 Analyse af konkurrenceudsættelse Side 2
Resume Regionsrådet besluttedebesluttede i forbindelse med budgetaftalen for 2011 at gennemføre en analyse af mulighederne for konkurrenceudsættelse af relevante områder i perioden 2011-2015. Analysen beskæftiger sig både med områder, hvor der tidligere er sket konkurrenceudsættelse som f.eks. ambulancetjeneste, og områder der kun i en mindre udstrækning har været konkurrenceudsat som f.eks. rengøring og vaskeri, og områder der er forholdsvis nye når det gælder konkurrenceudsættelse, som f.eks. sundhedsydelser. Analysen har tilvejebragt en oversigt over de områder hvor regionen med fordel kan konkurrenceudsætte, og med hvilken takt. Det er sket ud fra en metode, hvor organisationens modenhed, markedets modenhed samt opgavernes volumen er blevet vurderet. I konkurrenceudsættelsesplanen indgår tillige de områder, hvor regionen skal i genudbud ved kontraktudløb. Analysen anbefaler at en række områder konkurrenceudsættes. Områderne, prioriteringen og tidspunktet for den foreslåede konkurrenceudsættelse er illustreret i nedenstående oversigt. Det skal bemærkes, at planen ikke er en udtømmende beskrivelse af Region Sjællands konkurrenceudsættelse, idet det forudsættes at der stadig vil blive konkurrenceudsat store vareindkøb, IT-kontrakter mm. Dertil kommer at prioriteringen skal opfattes dynamisk således at den naturligvis kan ændres som forudsætningerne eller behovene forandrer sig, ligesom den afspejler at regionen ikke kan gennemføre udbud indenfor alle områderne på en gang. Konkurrenceudsættelsesplan 2011 2015 Område Organisation moden til konkurrenceudsættelse Konkurrencevilkår på markedet 2011 2012 2013 2014 2015 Sundhedsydelser 1) Ja Gode X X X X X Rengøring 2) Ja Gode X X Vedligehold af grønne områder Ja Gode X Vinduespudsning Ja Gode X Bygningsvedligehold 3) Delvis Delvis X Køkkendrift Ja Dårlige Vaskeri Ja Dårlige Patienttransport 4) Ja Dårlige X X Medico Nej Dårlig It Delvist Gode 1)Sundhedsydelser skal udbydes/genudbydes løbende. 2)Rengøring af Roskilde, Ringsted og Fakse skal genudbydes august 2013, og Psykiatriens samarbejde med IDA services skal genudbydes senest til september 2012. 3)Kun den del af bygningsvedligehold der vedr. håndværkerydelser anbefales konkurrenceudsat. 4)Patienttransport skal genudbydes i 2014 og2015, pga. kontraktudløb. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 3
Kapitel 1 1. Analysens formål I forbindelse med budgetaftalen for 2011 blev det besluttet, at der i 1. halvår 2011 færdiggøres en analyse, der perspektiverer den hidtidige konkurrenceudsættelse, søger erfaringer fra andre regioner, og afdækker fremtidige relevante områder og potentialer for konkurrenceudsættelse. Analysen udmøntes i en plan indtil 2015, der matcher Danske Regioners allerede udmeldte fælles initiativ. Planen for denne analyse blev vedtaget af Forretningsudvalget i december 2010, og analysen munder ud i en overordnet handlingsplan for konkurrenceudsættelse. Analysen har således til formål at gennemgå udvalgte områder med henblik på vurdering af mulighederne for konkurrenceudsættelse, kortlægge Region Sjællands og andre regioners erfaringer med konkurrenceudsættelse af disse områder, samt komme med en anbefaling af hvilke af disse områder, der kan konkurrenceudsættes i en prioriteret rækkefølge. Denne analyse indeholder ikke forarbejdet til de konkrete initiativer vedr. konkurrenceudsættelse af specifikke opgaver, som måtte blive besluttet. Analysen tjener til at skabe overblik over de fremadrettede muligheder for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver og ikke fx anlægsopgaver og varekøb. Analysen indeholder derfor heller ikke konkrete kravspecifikationer eller dybtgående detaljerede beskrivelser af detaljerne i de konkrete opgaveløsninger. Analysen om konkurrenceudsættelse skal endvidere ses i tæt sammenhæng med regionens udbudsstrategi, som udarbejdes sideløbende med analysen, og som skal sætte rammen for Region Sjællands planer i forbindelse med udbud af driftsområder. Dertil kommer, at Region Sjælland står overfor at skulle vurdere den gældende indkøbspolitik i efteråret 2011. 2. Region Sjællands samarbejde med eksterne leverandører Konkurrenceudsættelse kan være et middel til at sikre, at opgaver og ydelser leveres i den bedste kvalitet til den bedste pris. Region Sjælland arbejder målrettet med indkøb og udbud, og der har igennem flere år været krav om indhentelse af indkøbsbesparelser i regionens budget. I 2011 er der krav om en indkøbsbesparelse på 30 mio. kr. Besparelserne hentes primært ved udbud på varer og tjenesteydelser. Regeringen har igennem en årrække udstukket målsætninger for øget konkurrenceudsættelse i kommunerne og regionerne, og regeringen ønsker 1 konkret, at regionerne i højere grad benytter sig af øget konkurrenceudsættelse som et aktivt styringsinstrument på afledte områder og funktioner. Det kan f.eks. være på områderne rengøring, vaskeri, vedligehold af bygninger, grønne anlæg, forplejning, receptionistfunktioner og anden administration, it-funktioner og på udvalgte 1 Udkast af 11. april 2011 til forslag til Lov om ændring af lov om kommunernes styrelse og lov om regioner og om nedlæggelse af amtskommunerne, Hovedstadens Udviklingsråd og Hovedstadens Sygehusfællesskab (regionsloven)kommunal og regional pligt til konkurrenceudsættelse L199 Det foreslås, at loven træder i kraft den 1. juli 2011. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 4
ukomplicerede behandlinger, herunder blandt andet knæ- og hofteoperationer samt funktioner som f.eks. laboratorium og radiografområdet. Med rammeudbud og øget konkurrenceudsættelse af både sundhedsfaglige opgaver og de ovennævnte funktioner mener regeringen således, at regionerne kan forbedre styringen af sygehusaktiviteten og kompetencebrugen og derved sikre en optimeret ressourceanvendelse generelt. Analysen af konkurrenceudsættelse i Region Sjælland indeholder en del af de samme områder og funktioner, og forholder sig således til om konkurrenceudsættelse af disse områder også forventes at sikre optimal ressourceanvendelse for Region Sjælland. Et værktøj til at opgøre og følge omfanget af konkurrenceudsættelse er Indikator for KonkurrenceUdsættelse (herefter IKU) som bl.a. anvendes i kommunerne. Den angiver andelen af konkurrenceudsatte opgaver ud af de samlede mulige konkurrenceudsatte opgaver 2. Indikatoren for konkurrenceudsættelse er udformet som en brøk, hvor der fra budget- og regnskabssystemet trækkes oplysninger om udgifter, regionerne afholder til private leverandører som en andel af de samlede regionale udgifter til områder, der kan konkurrenceudsættes. IKU = Konkurrenceudsatte opgaver + egne vundne udbud Mulige konkurrenceudsatte opgaver En anden indikator betegnes Privat Tjenesteydelse Indikator (herefter PTI). Der er her tale om, at IKU er udvidet til også at medregne tilskud til borgere til køb af ydelser leveret af eksterne leverandører på sygehusområdet. Indenrigs- og Sundhedsministeriet vil søge at indgå aftale med Danske Regioner om fastlæggelsen af de to indikatorer for regionernes konkurrenceudsættelse. Opgørelserne af IKU og PTI for regionerne og målsætninger herfor - er således ikke endelig aftalt, men foreløbige beregninger viser, at Region Sjælland ligger over gennemsnittet blandt regionerne på IKU og højest på PTI. Tallene indikerer således, at Region Sjælland er blandt de regioner, der i størst udstrækning anvender eksterne leverandører. For at øge Region Sjællands totale IKU med et procentpoint, skal der købes tjenesteydelser hos eksterne leverandører for 100 mio. kr. ekstra. Region Sjælland ligger generelt højt i forhold til de øvrige regioner. Særligt på sundhedsområdet skiller Region Sjælland sig ud fra de øvrige regioner, og da sundhedsområdet udgør den største andel slår denne effekt igennem på totalen. Inden for administration anvender Region Sjælland i mindre grad eksterne leverandører end gennemsnitlig. Regnskab 2009 Sundhed Socialområdet Regional Udvikling Administration Total IKU PTI IKU IKU* IKU IKU PTI Hovedstaden 20,6 35,0 54,3 85,7 36,0 22,7 36,1 Sjælland 20,9 40,9 53,4 78,1 28,6 24,0 41,8 Syddanmark 21,4 38,4 52,4 74,6 42,2 23,5 39,2 Midtjylland 17,3 35,3 56,7 79,0 51,2 20,9 37,0 Nordjylland 18,9 37,8 54,9 62,9 23,9 21,4 38,6 I alt 19,9 36,8 54,8 78,0 39,2 22,5 37,9 2 I tabellen nedenfor fremgår IKU for de 5 regioner. Beregningsmodellen er ikke endeligt aftalt mellem Danske Regioner og Regeringen men er baseret på Danske Regioners foreløbige beregninger. Mulige konkurrenceudsatte opgaver, dækker regionernes samlede udgifter, med undtagelse af udgifter til andre regioner og kommuner, objektiv finansering af socialområdet og udgifter vedr tjenestemandspensioner. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 5
Principper for offentlige indkøb og konkurrenceudsættelse Region Sjælland bruger hvert år ca. 4,3 mia. kr. på samhandel med private virksomheder og leverandører, og gennemfører derfor mange og store indkøb af varer, tjenesteydelser og byggerier og anlæg. Region Sjælland er i den forbindelse underlagt de hensyn og principper for offentlige indkøb, som er fastsat i særligt EU-regler om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige varekøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Denne analyse peger på en række områder, der vurderes som velegnede til konkurrenceudsættelse, og således vil Region Sjællands samhandel med private virksomheder potentielt set stige yderligere, og denne konkurrenceudsættelse vil også skulle ske på baggrund af disse regler. Reglerne fastlægger, at man i forbindelse med udbud skal leve op til principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Region Sjælland har grundet sit store indkøbsvolumen en særlig forpligtelse til at sikre, at principperne overholdes. Princippet om ligebehandling indebærer, at lige forhold skal behandles lige, og at kun sagligt begrundede forskelle må medføre forskelsbehandling samt, at der ikke indrømmes nogen bydende en fortrinsstilling ved indgåelse af kontrakter. Eksempelvis må en sjællandsk tilbudsgiver ikke særbehandles frem for en fynsk tilbudsgiver. Princippet om gennemsigtighed understreger vigtigheden af, at offentligheden har adgang til viden om at en kontrakt indgås, og at processen omkring indgåelsen af kontrakten skal være gennemsigtig for de parter, der indgår i udbuddet. Materialet skal være klart og præcist udformet og Region Sjælland må kun tildele kontrakter på grundlag af de kriterier, der er meddelt tilbudsgiverne. Proportionalitetsprincippet medfører bl.a., at der ikke må stilles krav til virksomheder, der ikke hænger sammen med og som står i forhold til den kontrakt, der udbydes. Kravene i kontrakten skal altså være nødvendige og passende i forhold til målet med kontrakten. En særlig konsekvens af principperne er, at de udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser. Reglerne om fremgangsmåderne ved offentlige indkøb indebærer ingen pligt til at foretage konkurrenceudsættelse af opgaver, men vælger Region Sjælland at udbyde driftsopgaver, gælder de ovennævnte principper og regler. Som konsekvens af, at der ikke er en forpligtelse til at foretage konkurrenceudsættelse af opgaver, er der heller ingen økonomisk minimumsgrænse for konkurrenceudsættelsen. Det vil derfor være hensigtsmæssigt at vægte forskellige mål som f.eks.: 1. Økonomisk potentiale 2. Mulighed for effektivisering af opgaveløsningen 3. Understøttelse af regionens strategiske mål 4. Proportionalitet imellem ressourceforbrug og den forventede økonomiske gevinst Som Region Sjælland eksempelvis har gjort det på rengøringsområdet og vaskeriområdet, kan regionen ved gennemførelse af et udbud af driftsopgaver afgive et kontrolbud. Et kontrolbud gør det muligt at vurdere, om det er fordelagtigt i forhold til de opstillede mål at lade private leverandører varetage driftsopgaverne. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 6
3. Proces for konkurrenceudsættelse og tilhørende opgaveløsning Organiseringen af indkøbsopgaven i Region Sjælland er primært bygget op omkring et tæt samarbejde mellem regionens fælles strategiske indkøbsenhed Koncernindkøb og operationelle indkøb i regionens enheder. Udbud og aftaleindgåelse planlægges og gennemføres i et tæt samspil. Det måske væsentligste element i forbindelse med konkurrenceudsættelse er, at driftsenhederne fortsat vil kunne fokusere deres indsats på de sundhedsfaglige opgaver. Konkurrenceudsættelse af driftsområder, skal således kunne bibeholde eller højne kvaliteten af de leverede ydelser, samtidig med at de samlede enhedsomkostninger på regionens sundhedsopgaver er så lave som muligt. Konkurrenceudsættelse må med andre ord ikke indebære, at opgaverne vedrørende f.eks. vaskeri, rengøring, vedligeholdelse af grønne områder, og køkken bliver forringet, da det kan have stor effekt på sygehusenes opgaveløsning. Region Sjælland har med udspring i udbud af varer standardiseret størstedelen af sine udbudsprocesser, således at (EU-)udbud gennemløber følgende processer: Fase 1: Udbudsetablering Fase 2: Udbudsorganisering Fase 3: Udbudsmateriale Fase 4: Udbudsrunde Fase 5: Udbuddets kontraktindgåelse Fase 6: Udbuddets implementering Fase 7: Udbuddets drift Region Sjælland anvender så vidt muligt standardmateriale i processen. Udbudsmateriale m.m. er således, i samarbejde med de øvrige regioner, blevet standardiseret gennem de senere år, hvilket både er til gavn for tilbudsgiverne og medvirker til at sikre, at principper og regler for fremgangsmåden ved udbud overholdes. I forbindelse med etableringen af et udbud beskrives den konkrete forretningsmodel for gennemførelse af konkurrenceudsættelsen, og som et væsentligt element gennemføres en analyse af markedet. Følgende aktiviteter vil typisk indgå: Hvem leverer sådanne ydelser? Hvordan er markedssituationen og markedsudviklingen (konkurrenceintensitetsmodel mv.)? Hvilke rammeforhold er essentielle (økonomiske, teknologiske, politiske, juridiske)? Hvorledes skabes der konkurrence og købermagt? Udover undersøgelse af markedet, er der også behov for at undersøge de økonomiske rammeforhold i øvrigt. På områder, hvor Region Sjælland har foretaget væsentlige anlægsinvesteringer, vil det være nødvendigt at foretage konsekvensberegninger af levetid/afskrivning af anlægget og i øvrigt forholde sig til andre typer afhængigheder, der er vigtig for at kunne gennemføre en konkurrenceudsættelse. I den fase, hvor udbudsmaterialet udformes, er det altid er en særlig vigtig opgave at udarbejde kravspecifikationen for den udbudte ydelse. Det gælder ikke mindst i forbindelse med udbud af tjenesteydelser. Beskrivelsen af arbejdsprocesser, ydelsesindhold, kvalitetskrav, m.m. i de driftsopgaver, der ønskes konkurrenceudsat, er af afgørende betydning for, at det er muligt at høste de gevinster, der er sat som mål for konkurrenceudsættelsen. Der er således i høj grad tale om, at aktiviteter, roller, mål og rammer for den eksisterende tilrettelæggelse af driftsopgaverne beskrives og dokumenteres. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 7
Opgaven medfører også fokus på forskellen mellem den måde organisationen løser opgaven på i dag, og den måde hvorpå opgaven skal løses fremover jf. den udarbejdede kravspecikation. Forandringen skal styres og tilrettelægges, og det kræver projektledelses- og forandringsledelseskompetencer i alle dele af de enheder, der berøres. I tilknytning hertil skal det, i forbindelse med den indledende analyse ved konkurrenceudsættelse af en given opgave, bedømmes, hvilke risici, der er knyttet til at overlade opgaven til en ekstern leverandør, risici som svingende forsyningssikkerhed eller dårlig kvalitet Organisationen skal dokumentere, hvordan disse risici kan håndteres og hvilke omkostninger, der er forbundet med håndteringen. Ved implementeringen af aftalen med den leverandør, som måtte blive tildelt kontrakten, er der dernæst behov for at gennemføre kontroller af den leverede ydelse. Den opgave kræver stort fokus for at sikre at Region Sjælland rent faktisk modtager den betalte ydelse, men dette gælder principielt uanset om det er en ekstern leverandør eller Region Sjælland, der skal udføre opgaven fremadrettet. 4. Kontrolbud Kontrolbud betragtes ikke som et tilbud i udbudsretlig forstand. Der er tale om en beregning der giver den ordregivende myndighed grundlag for at vurdere, om det er hensigtsmæssigt at placere opgaven hos en ekstern leverandør eller ej. Kontrolbuddet skal dog evalueres fuldstændigt på samme vilkår som eksterne tilbud, og såfremt kontrolbuddet medfører at Region Sjælland vælger at bibeholde opgaven internt bør kontrolbuddet danne grundlaget for budget og en kontrakt. Forholdene vedrørende Region Sjællands afgivelse af kontrolbud er reguleret i en bekendtgørelse om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. I beregningen af omkostningerne skal kontrolbud omfatte de samlede langsigtede gennemsnitsindtægter og omkostninger ved den udbudte opgave. Alle de direkte omkostninger, der er forbundet med opgavevaretagelsen, f.eks. løn, køb af materialer og tjenesteydelser, reparations- og vedligeholdelsesudgifter, husleje m.v. skal således indgå i beregningen af kontrolbud på opgaven, der konkurrenceudsættes. Det samme gælder alle de indirekte omkostninger, der er forbundet med opgavevaretagelsen, f.eks. lokale- og kontoromkostninger dvs. fx overhead til administration. Reglerne forpligter endvidere Region Sjælland til, udover overholdelse af de almindelige udbudsretlige regler, at sikre personel adskillelse mellem medlemmer af udbudsgruppe og kontrolbudsgruppe med henblik på at undgå habilitetsproblemer i udbudsprocessen I forbindelse med konkurrenceudsættelse af opgaver, der hidtil har været løst af Region Sjælland, afgives der som hovedregel kontrolbud for at sikre prisdannelsen og som en garanti imod uventede dårlige markedssituationer. 5. Medarbejderinddragelse i udbudsprocesser Med MED-aftalen som overordnet ramme, er MED-organisationen redskabet til medarbejderinvolvering og indflydelse i udbudsprocesser. Afhængigt af den enkelte medarbejders organisatoriske tilknytning, vil der være forskellige interesser og fokusområder i udbudsprocessen. Af MED rammeaftalen og Protokollat om medarbejderes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering fremgår det, at større organisatoriske ændringer (udbud/udlicitering, intern omorganisering, opgaveflytning mellem myndigheder m.m.), der kan få Analyse af konkurrenceudsættelse Side 8
betydning for medarbejdernes arbejds- og personalemæssige forhold, skal drøftes med de berørte parter. Når udbud/udlicitering finder sted, bør væsentlige forhold indgå i drøftelserne med medarbejderne, herunder følgende 3 : Kravspecifikation i udbudsmaterialet, for eksempel opgavebeskrivelse, kvalitetsmål og kvalitetssikring Betingelserne for og tilrettelæggelse af udarbejdelsen af kontrolbud Konsekvenser, hvor opgaven fremover varetages i eget regi hvis opgaven hjemtages I nogle overenskomster (overenskomst for husassistenter, overenskomst for rengøringsassistenter) er der særlige bestemmelser om pligt til drøftelser mellem de berørte parter, inden der træffes endelige beslutninger om arbejdsomlægninger. Det er derfor vigtigt, at disse bestemmelser indtænkes i konkrete udbudsprocesser. Faserne for medarbejderinvolvering kan opdeles i forberedelse, behandling og gennemførelse. Når der udarbejdes endelig tids og handlingsplan, skal det fremgå, hvornår MED-organisationen skal involveres. 6. Metode for analysen Analysen vil vurdere i hvilket omfang en opgave er egnet til konkurrenceudsættelse i forhold til tre faktorer: 1) Organisationens modenhed Her foretages en vurdering af organisationen og opgaveløsningen i dag, med henblik på at vurdere om opgaven kan afgrænses og beskrives i den udstrækning, der er nødvendig for at kunne udarbejde en kravspecifikation. Det vurderes, om der i den nuværende organisering er indbygget nogle barrierer eller store udfordringer, der kan besværliggøre eller ligefrem hindre konkurrenceudsættelse. Det er væsentligt at bemærke at modenhedsbegrebet ikke skal forstås værdiladet således at manglende modenhed er dårligt. Det er alene en vurdering i forhold til muligheden for konkurrenceudsættelse, og organisationen kan forfølge andre helt legitime mål og hensyn, der gør at modenhed i forhold til konkurrenceudsættelse er lav uden at dette udgør et problem. 2) Markedets modenhed Region Sjælland har som andre købere, en interesse i at bibeholde eller skabe konkurrence på de markeder, hvor Region Sjælland er indkøber. Et marked i konkurrence vil give den laveste pris, og skaber mulighed for produktinnovation, hvorimod markeder med monopol eller delvist monopol, giver en højere pris og kan skabe et marked med meget lille incitament til produktinnovation. 3) Volumen Kravet til konkurrenceudsættelse er, ud over overholdelse af gældende lovgivning, at det, som nævnt tidligere, skaber en merværdi for Region Sjælland. Merværdien skal overstige de omkostninger, der er for organisationen i forbindelse med konkurrenceudsættelse. Udbud af tjenesteydelser anses for at være komplekst, og det skaber som udgangspunkt ikke merværdi at konkurrenceudsætte tjenesteydelser, der er under udbudsgrænsen. Således er udbuddets volumen væsentlig for at estimere en økonomisk besparelse. Erfaringer fra lignende konkurrenceudsættelser kan give et fingerpeg om besparelsespotentialet. 3 Omstillingsprocesser, Amtsrådsforeningen, 2004 Analyse af konkurrenceudsættelse Side 9
Det er dog vigtigt at have for øje at man ikke ukritisk kan forvente samme besparelser som lignende konkurrenceudsættelser har opnået, idet bl.a. organiseringen og effektiviteten i opgaveløsning på to områder kan være vidt forskellig. Nedenstående model viser vandret organisationens og opgaveløsningens modenhed. Jo mere moden organisationen er, jo mere placerer opgaven sig til højre i modellen. Lodret ses konkurrencesituationen på markedet, således at jo bedre konkurrence, der er på det aktuelle marked, jo højere placerer opgaven sig i modellen. Det grønne område illustrerer områder, hvor der er god konkurrence på markedet, og hvor organisationen og opgaveløsningen vurderes som moden. De gule områder illustrerer områder, hvor konkurrenceudsættelse er en udfordring enten på grund af markedssituationen eller på grund af organisationens manglende modenhed. Det røde område illustrerer områder, hvor konkurrenceudsættelse ikke kan anbefales, således som markedet og organisationen er på nuværende tidspunkt. Opgaven ses som en hvid cirkel. Cirklens størrelse angiver volumen. For hvert område vil denne figur blive anvendt til at illustrere det pågældende områdes modenhed til konkurrenceudsættelse. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at Region Sjælland kan være forpligtiget til at udbyde en kontrakt, såfremt ydelse allerede købes af en ekstern leverandør, uanset at opgaven i øvrigt måtte vurderes som uegnet til konkurrenceudsættelse efter modellen. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 10
Kapitel 2 7. Hvilke områder er omfattet af analysen Grundlaget for analysen er principielt alle de regionale opgaver det vurderes muligt at konkurrenceudsætte. Grundet ikke mindst de økonomiske hovedtal for områderne, er det dog naturligt, at analysen er afgrænset til de områder, der vedrører de somatiske sygehuse og psykiatrien, idet langt størstedelen af regionens udgifter afholdes her. Analysen af konkurrenceudsættelse af driftsopgaver i Region Sjælland omhandler således nedenstående 9 udvalgte områder. Områderne er kvalitativt udvalgt fordi Region Sjælland eller andre offentlige myndigheder har afprøvet udbud inden for områderne og/eller fordi de hver især repræsenterer et betragteligt volumen: De 9 områder er Køkkendrift Rengøring Vedligehold af grønne områder Vaskeri Bygningsvedligeholdelse Medico teknik IT-drift Patienttransport Sundhedsydelser Det sociale område og de fælles administrative funktioner indgår ikke i nogen af de udvalgte områder. For så vidt angår det sociale område skyldes det primært, at volumen på opgaverne er meget lille, og at evt. gevinster ved en konkurrenceudsættelse derfor ikke vil opveje omkostningerne ved en selvstændig konkurrenceudsættelse. Hvis det besluttes at konkurrenceudsætte f.eks. rengøring, tages der undervejs i de indledende faser stilling til, om både de sociale institutioner og fællesfunktionerne skal indgå i udbuddet i relation til disse dele. I tillæg til analysen om konkurrenceudsættelse pågår der pt. et arbejde i regi af Danske Regioner omkring benchmarking af de administrative funktioner og omkring regionernes rengøring og vaskeri. For så vidt angår de administrative funktioner, har Danske Regioner og Rigsrevisionen netop gennemført en benchmark. Af denne fremgår det, at regionerne samlet set anvender under 7% af personaleressourcerne på administrative funktioner. Benchmarken vedr. rengøring og vaskeri, er startet op i foråret 2011, og dækker alle regionerne. Det forventes at benchmarken kan afdække om opgaverne løses økonomisk fordelagtigt i Region Sjælland, sammenlignet med de øvrige regioner. Det vil være væsentligt at sådanne analyser foreligger som grundlag for eventuelle beslutninger om konkurrenceudsættelse. Dertil kommer, at der i Region Sjælland i 2010 er gennemført et udbud af en samlet administrativ it-løsning til understøttelse og effektivisering af disse opgaver, og at Region Sjælland arbejder målrettet på implementeringen af it-løsningen således at Region Sjælland kan høste de gevinster, som it-systemet genererer i form af forbedring af datagrundlag og forbedret sammenhæng og harmonisering af arbejdsgange inden for og på tværs af disse administrative områder. Dette projekt kaldes NASA - Ny Administrativ SystemAnvendelse. NASA understøtter Økonomi, Løn & HR samt Indkøbs- og Logistikområderne i regionen. Derfor vurderes disse områder pt. ikke modne til konkurrenceudsættelse, men indenfor nogle år vil dette blive taget op til overvejelse om der er administrationsområder der er blevet modne til konkurrenceudsættelse. Endelig er der i medfør af budgetaftalen 2011 igangsat et projekt Organisation og Ledelse, hvor der gøres overvejelser om den fremtidige organisering af sygehusvæsnet mere bredt og vurderes Analyse af konkurrenceudsættelse Side 11
principper og formål med organisationen, herunder organiseringen af de administrative funktioner. Det bemærkes derudover, at der som yderligere initiativ er igangsat et projekt om LOgistikOPtimering (LOOP). LOOP-projektet er igangsat for at Region Sjælland i løbet af 2012-2013 om nødvendigt kan gennemføre ændringer i sygehusenes centrale lagerfunktioner mv., der kan realisere gevinster og medvirke til at realisere regionens budgetmål, jf. budgetaftalen fra september 2010. Dette område er således allerede ved at blive analyseret og vil blive genstand for særskilt forelæggelse for Forretningsudvalget og Regionsrådet. Resultaterne af de forskellige projekter og benchmark forventes at indgå i de konkrete vurderinger af konkurrenceudsættelse i Region Sjælland. På laboratorieområdet løser de somatiske sygehuses laboratorier opgaver for både den primære sektor og sygehusene, og har også i særlige sammenhænge et samarbejde med Statens Seruminstitut. Dele af området er netop hjemtaget, og hensynet til forsyningssikkerhed og patientsikkerhed og et nødvendigt afkast af de investeringer, der allerede er iværksat gennem Regionsrådets anlægsbevillinger hhv. fællesregionale it-projekter inden for området gør, at en konkurrenceudsættelse af disse opgaver ikke er aktuel. I relation til den kollektive trafik og regional udvikling skal det nævnes, at Movia betjener og finansieres af Region Hovedstaden, Region Sjælland og de 45 kommuner i de to regioner efter lovbestemte regler. Sammenhængen til de øvrige offentlige parter taget i betragtning og, at Movia ikke selv råder over busser, men udbyder kørslen i offentlig licitation og indgår kontrakter med private busselskaber, som herefter udfører kørslen, indikerer, at området ikke er egnet til en selvstændig konkurrenceudsættelse for Region Sjælland. 01. Facility management Da facility management på mange måder er beslægtet med emnerne i denne analyse berøres emnet kort. Facility management omtales ofte som en samlet styring og levering af de traditionelle områder for konkurrenceudsættelse, såsom rengøring og vaskeri, køkken og vedligeholdelse af grønne områder. Drifts- og serviceafdelingerne i Nord og Syd samt Koncernservice kan derfor i vidt omfang betegnes som facility manager, da enhederne har ansvaret for styring og levering af en betragtelig mængde af de ydelser, der samlet leveres til sygehusene og psykiatrien, jf. også nedenfor i afsnit 9-12. Ved konkurrenceudsættelse af sådanne samlede områder skal analyserne, der gennemføres, ud over at tage stilling til målene for fagligheden på hvert af områderne, samtidig tage stilling til den gevinst og synergi af stordrift, der ønskes opnået. Det vil være vigtigt i forhold til bedømmelse af markedssituationen, at leverandørerne på markedet har sådanne opgaver som kerneopgaver med stort fagligt og ledelsesmæssigt fokus. Udbyderne af facility management-ydelser skal med andre ord være specialister på mange områder og eksperter i at optimere leverancerne med hensyn til pris og kvalitet. Da facility management således i sagens natur spænder over en lang række opgaver som ville skulle udbydes samlet, stiger kompleksiteten i udbudsprocessen alt andet lige voldsomt. Dette betyder endvidere at opgavernes størrelse bliver meget store, hvorfor leverandørmarkedet alt andet lige begrænses, idet det på nuværende tidspunkt vil være ganske få virksomheder, der vil være i stand til at varetage den samlede facility management af et sygehus i regionen inkl. styringen på tværs af opgaveområder. Det er således vurderingen at facility management på længere sigt er interessant, men at Region Sjælland i givet fald først på kort sigt bør have konkurrenceudsat opgaverne enkeltvis med henblik på at opnå erfaring med de enkelte udbudsområder. Derved skabes der mulighed for at tilrette opgaveløsningen inden alle opgaverne eventuelt samles i et enkeltstående udbud. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 12
Denne analyse og den foreslåede udbudsplan ligger således op til at styringen af de forskellige opgaver bibeholdes i Region Sjælland i hvert fald indenfor den første årrække mens selve opgaveudførslen udmærket kan udføres af eksterne leverandører efter gennemførelsen af selvstændige udbudsforretning indenfor de enkelte områder. Med andre ord adskiller den her foreslåede fremgangsmåde sig alene fra en rendyrket facility management tilgang ved, at Region Sjælland beholder den overordnede styring af opgaverne og udbyder opgaverne enkeltvist i modsætning til et samlet udbud af alle opgaverne ved facility management. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 13
8. Indledning til gennemgang af områder De efterfølgende afsnit vil indeholde analyser af de udvalgte områder. Analyserne indeholder en vurdering af 1) Organisation og opgaveløsning, 2) Markedet, 3) Volumen og økonomi og 4) Konklusion og anbefaling. 1) Under organisation og opgaveløsning beskrives både Region Sjællands interne organisation, men også mere bredt hvordan der på de enkelte områder foregår indkøb og samarbejde med eksterne leverandører. Således er fokus ikke alene på regionens egen organisation men på hele opgaveløsningen, herunder det samspil, der er med eksterne leverandører. Organisationens modenhed afhænger af, om opgaven kan beskrives i en udstrækning, der muliggør konkurrenceudsættelse. Det vurderes således her, om opgaveløsningen er moden til konkurrenceudsættelse. 2) Under markedet beskrives hvordan markedet fungerer, både i forhold til de opgaver Region Sjælland selv løser, men også i forhold til de opgaver, der i dag købes hos eksterne leverandører. Antallet af leverandører kan give et billede af hvor mange leverandører, der er på markedet og dermed om konkurrencesituationen er god eller dårlig. Erfaringer fra andre lignende udbud i forhold til antallet af bydere, vil ligeledes indgå i vurderingen af markedet. Det vurderes således her, om markedet på et overordnet niveau er egnet til at området konkurrenceudsættes. 3) Under volumen og økonomi beskrives omfanget af opgaven i form af regnskabstal for området. Erfaringer fra lignende udbud i forhold til indhentede gevinster, vil indgå i vurderingen, i det omfang det har været muligt at indhente disse oplysninger. 4) Under konklusion og anbefaling gives en samlet konklusion på analysen og en anbefaling til, om området skal konkurrenceudsættes på nuværende tidspunkt. For at skabe et overblik over organiseringen af køkkendrift, rengøring, grønne områder og vaskeri på de somatiske sygehuse, ses herunder en tabel, der via farvekoder fortæller, hvordan de enkelte sygehuse er organiseret på de områder hvor Koncern Service har en del af opgaven. Organisering Holbæk sygehus Roskilde sygehus Køge sygehus Slagelse Ringsted sygehus Næstved sygehus Nykøbing Falster Sygehus Køkkendrift Rengøring Vedligehold af grønne områder. (Have og vej) Vaskeri * * Opgaven udføres af Koncern Service Opgaven er organiseret lokalt Opgaven udføres af privat leverandør *området har været konkurrenceudsat, men pga. kontrolbud varetages opgaven af koncernservice. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 14
9. Køkkendrift patientmad 01. Organisering og opgaveløsning Organiseringen af madproduktion er i dag opdelt i to forskellige organisationsformer Koncernservice det sunde køkken og KRAM Madservice A/S. Koncernservice det sunde køkken producerer patientmad fra køkkener beliggende i Holbæk, Slagelse og Nykøbing Falster. Selve transporten af madvogne til og fra køkkenet står det enkelte sygehus selv for, og denne opgave løses i dag på forskellige måder. Transportopgaven indgår ikke i denne analyse, men vil naturligt være en væsentlig faktor i kravspecifikationen såfremt området konkurrenceudsættes. Området er organiseret med bestiller/udfører model, hvilket betyder at sygehusene bestiller og betaler, og Koncernservice - det sunde køkken leverer den aftalt mængde. Denne organisering betyder, at der i dag er et samarbejde, der kan sammenlignes med samarbejdet med en ekstern leverandør. Der er dog forskellige snitflader imellem køkkenpersonalet og sygehusenes ansatte, eksempelvis om servering og opvask, som nødvendigvis skal kortlægges i forbindelse med en konkurrenceudsættelse. Omfanget og kompleksiteten vurderes ikke at være en barriere for konkurrenceudsættelse. KRAM Madservice A/S er et aktieselskab, som er oprettet af Køge Kommune og det daværende Roskilde Amt. I forbindelse med strukturreformen blev hovedaktionærrollen i KRAM overdraget til Region Sjælland. KRAM leverer i dag mad til Køge og Roskilde sygehuse samt til dele af Psykiatrien. Forholdet kan beskrives som et kunde-leverandørforhold, hvor de nærmere vilkår aftales i en serviceaftale mellem Region Sjælland og KRAM. I budget aftalen for 2011, blev det besluttet, at Region Sjællands ejerforhold til KRAM, tages op til vurdering sammen med Køge kommune. Produktionen af patientmad har ikke tidligere været konkurrenceudsat. I forhold til det organisatoriske vurderes opgaven moden til konkurrenceudsættelse, idet såvel koncernservice det sunde køkken og KRAM Madservice er styret af aftaler om bestilling og afregning. Forud for en konkurrenceudsættelse skal transport og snitflader mellem køkken og sygehuspersonale afklares, og i forbindelse med KRAM afventes resultatet af den sideløbende udredning. 02. Markedet I forbindelse med overvejelserne omkring madproduktion til Nykøbing Falster Sygehus er bl.a muligheden for at konkurrenceudsætte madproduktionen blevet undersøgt. Konklusionen er her, at der ikke er aktører på markedet, der vil være interesserede i at byde ind på opgaven. Denne konklusion understøttes yderligere af erfaringerne fra andre regioner, hvor udbud har været forsøgt i flere tilfælde, men resultatet har alle steder været, at opgaven er hjemtaget eller bibeholdt som egen drift. På baggrund af ovennævnte faktorer vurderes det derfor, at der ikke er tilstrækkelig konkurrence på markedet, til at konkurrenceudsætte køkkendriften på nuværende tidspunkt. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 15
03. Volumen og økonomi Der bruges samlet set 96,4 mio. kr. om året på patientmad til de to somatiske sygehuse og psykiatrien. Udgifterne er fordelt som angivet i nedenstående: Indkøb KRAM Det sunde køkken Koncernservice Øvrige I alt Udgifter 2010 (mio. kr.) 33.3 59.8 3.3 96.4 Øvrige dækker over Filadelfia og Guldborgsund kommune, som leverer mad til psykiatrien, og kun til de afdelinger som har et geografisk fællesskab. 04. Konklusion og anbefaling Organisationen anses som moden til konkurrenceudsættelse, men markedsforholdene er ikke gunstige for konkurrenceudsættelse af opgaven. Det anbefales derfor ikke at opgaven konkurrenceudsættes på nuværende tidspunkt. Markedets modenhed Køkkendrift Lav Organisationens og opgaveløsningens modenhed i skal Analyse af konkurrenceudsættelse Side 16 have s kommentarer. Han har jo været stærkt imod dett
10. Rengøring 01. Organisering og opgaveløsning Rengøringsopgaven løses på flere forskellige måder i Region Sjælland. Dele af rengøringsopgaven har tidligere været konkurrenceudsat og løses i dag af eksterne leverandører, mens andre dele løses af Koncernservice, og enkelte steder varetages opgaven af serviceassistenter. Rengøringsopgaverne er sammensat af både ordinære rengøringsopgaver som aftørring, gulvvask, rengøring af toiletter osv. og en række andre opgaver som eksempelvis tilberedning og servering af mad, klargøring til møder og tilberedning af kaffe, postomdeling, mm. Rengøringsassistenternes opgavesammensætning på de enkelte afdelinger, afspejler afdelingernes organisering. Således er rengøringsopgaverne defineret og afgrænset meget forskelligt i Region Sjælland fra enhed til enhed, og fra afdeling til afdeling. Denne analyse vil ikke yderligere beskrive eller afdække forskelle i definition og afgrænsning af rengøringsopgaverne, men i stedet overordnet beskrive de to forskellige modeller rengøringsfunktionerne i Region Sjælland er organiseret efter. Dertil kommer de områder, hvor opgaven løses af eksterne leverandører. Enkelte dele af rengøringsopgaverne indgår ikke i analysen. Det er områder, hvor rengøring indgår som en del af en lejekontrakt regionen har indgået med en ekstern udlejer, hvilket gør sig gældende for dele af Psykiatrien. I forbindelse med et eventuelt udbud vil det dog som en del af arbejdet med udarbejdelsen af udbudsmaterialet indgå om og hvordan psykiatriens rengøringsopgaver kan indgå i udbuddet. Serviceassistent Modellen bygger på en sammenlægning af opgaverne fra tre forskellige faggrupper: Rengøringsassistenter, husassistenter og portører. Stillingsbeskrivelser for serviceassistent kombinerer dermed forskellige ansvarsområder som plejeopgaver, pedel og portøropgaver, husassistentfunktion samt rengøringsopgaver. Tre sygehuse er organiseret efter denne model: Næstved, Nykøbing Falster og Køge. Serviceassistentfunktionerne er organiseret på de enkelte sygehuse og i forbindelse med budgetaftalen for 2011 blev det besluttet at iværksætte en separat analyse af serviceassistenterne. Denne analyse vil blive forelagt Forretningsudvalget snarest. Koncernservice Rengøringsfunktionerne på Holbæk, Kalundborg og Slagelse samt Psykiatrien i Nykøbing S. løses af Koncernservice, dvs. Rengøringsopgaverne løses af rengøringsassistenter. Det er blevet oplyst at 54 % af opgaverne kan betegnes som deciderede rengøringsopgaver, mens resten af de udførte opgaver dækker eksempelvis køkkenopgaver, opfyldning, linned, mm. Koncernservice er organiseret som bestiller/ udfører model, således at Koncernservice afregner med de enkelte sygehuse efter aktuelt ressourceforbrug. Der kan løbende laves aftaler om ændret opgaveløsning/- portefølje for rengøringsassistenterne på de enkelte afdelinger. Eksterne Leverandører Psykiatrien anvender IDA SERVICE A/S på enkelte enheder. Kontrakten med IDA SERVICE A/S udløber i september 2012. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 17
I 2008 blev rengøringen af Roskilde, Ringsted og Fakse sygehuse konkurrenceudsat. Region Sjælland afgav kontrolbud, idet Koncernservice bød ind på opgaven. Den eksterne leverandør ISS vandt udbuddet og kontraktperioden løber fra september 2008 august 2011. Kontrakten har 2x 1 års option på forlængelse. Således skal området genudbydes senest til 31. august 2013. Sygehus Nord har den daglige dialog med ISS og varetager også kontrollen af det udførte arbejde. Koncernservice varetager den overordnede controllerfunktion af kontrakten. I forbindelse med at ISS overtog opgaven med rengøring, viste der sig behov for ekstraordinær uddannelse og instruktion af de medarbejdere og ledere fra ISS som skulle varetage opgaven. Derudover har der gentagne gange siden 2008, været behov for undervisning af ISS s personale i håndhygiejne, uniformering, smitterengøring osv. Undervisningen er blevet varetaget af regionens egne hygiejnesygeplejersker idet personalet fra ISS ikke som forventet, var oplært på forhånd. I perioden siden ISS overtog opgaven er der blevet gennemført 4 årlige eksterne kontroller af den udførte rengøring v/ Dansk Servicerådgivning. De eksterne kontroller i 2010 viste, at en forholdsvis stor andel af de kontrollerede områder ikke var rengjort som aftalt, hvilket resulterede i, at ISS måtte betale bod for den manglende rengøring. Generelt har oplevelsen fra sygehusets side været, at udskiftningen af medarbejdere hos ISS har været meget stor, hvilket har resulteret i manglende rutine og kendskab til rengøringsområdet og dermed i utilfredsstillende rengøringskvalitet. Der har i perioden været mange klager over den utilfredsstillende rengøring, hvoraf nogle er sket som patientklager. Sygehusledelsen i Sygehus Nord holder jævnligt møder med ledelsen fra ISS med det formål at drøfte og forbedre den utilfredsstillende rengøringskvalitet, udfordringerne i forbindelse med udskiftning og oplæring af nye medarbejdere samt dialog og samarbejde. ISS har løbende forelagt handlingsplaner for opretning af diverse mangler. Sygehuset har ansat egen controller, som har til opgave at kontrollere den af ISS udførte rengøring samt sikre dialogen mellem ISS og sygehuset. Vurdering af organisatorisk modenhed Organiseringen af de rengøringsopgaver, der varetages af Koncernservice, er sammenlignelige og strukturerede. De er velbeskrevet på hvert enkelt område på trods af, at der er mange snitflader til andre funktioner i den enkelte afdeling og i organisationen på tværs. Derfor anses den del af rengøringsopgaverne, der foretages i Koncernservice, som organisatorisk moden til konkurrenceudsættelse. Den del af rengøringen, der varetages af serviceassistenter, er ikke analyseret her men en konkurrenceudsættelse af rengøringsområdet som helhed vil være mere kvalificeret, hvis områderne er harmoniseret og der således eksisterer en ensartet opgavetilgang inden konkurrenceudsættelse. I forhold til de rengøringsopgaver, som i dag varetages af ISS, vurderes det, at området på trods af generne ved manglende kontraktoverholdelse og de øgede udgifter til kontrol, organisatorisk fortsat er modent til konkurrenceudsættelse, når kontrakten med ISS udløber. 02. Markedet Region Sjælland køber løbende forskellige rengøringsopgaver hos eksterne leverandører. Det er mange forskellige rengøringsopgaver som f.eks. kontrakterne med ISS, men også opgaver som vinduespolering og ekstraordinær rengøring, eksempelvis efter håndværkere. Markedet er kendetegnet ved et meget stort antal leverandører. Dette kan bl.a. ses ved at Region Sjælland har købt vinduespolering hos 18 forskellige leverandører og andre rengøringsydelser af mere end 20 forskellige leverandører. Da rengøringen af Roskilde, Ringsted og Fakse sygehuse blev konkurrenceudsat i 2008, blev der afgivet 4 forskellige bud, ud over kontrolbuddet. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 18
De mange leverandører illustrerer, at der er konkurrence på markedet. Det er dog her vigtigt at holde for øje at mange leverandører til enkeltopgaver ikke nødvendigvis har den fornødne erfaring og kapacitet til at kunne konkurrere, når det drejer sig om større, langsigtede kontrakter, og komplekse opgaver på højt kvalitetsniveau, som det gør sig gældende i sygehusrengøring. For yderligere at belyse markedsdannelsen på rengøringsområdet, er det undersøgt hvilke erfaringer Region Hovedstadens har med dette marked, idet tilbudsgivere i hovedstaden også må kunne forventes at kunne dække Sjælland. Region Hovedstaden har gode erfaringer med konkurrenceudsættelse af rengøringsopgaverne, og ved de sidste konkurrenceudsættelser af rengøringsopgaver på hospitaler i Region Hovedstaden har der været tilbud fra 5-7 leverandører. Det er dog væsentligt at være opmærksom på at denne analyse ikke forholder sig til eventuelle problemstillinger i forbindelse med kvalitetsniveauet i de indgåede kontrakter, da dette i alle tilfælde vil skulle beskrives nøje i udbudsmaterialet. På baggrund af ovenstående analyse, anses markedet for modent til konkurrenceudsættelse. 03. Volumen og økonomi Konkurrenceudsættelsen af rengøringen på Roskilde, Ringsted og Fakse sygehuse i 2008, resulterede i at ISS vandt udbuddet, ISS var også leverandør før konkurrenceudsættelsen. Der var et meget stort prisspænd imellem det dyreste og billigste tilbud, det dyreste var 60% dyrere end det billigste tilbud. Det billigste tilbud vandt ikke fordi der blev taget højde for forskellige kvalitetsfaktorer. Det vindende tilbud var 13% dyrere end tilbuddet med den laveste pris, og kontrolbuddet var 4% dyrere end det vindende tilbud. Udgifter ( mio. kr) Eksterne leverandører Koncernservice i alt Rengøring 47,2 85,5 132,7 Vinduespolering 2,2 0 2,2 i alt 49,4 85,5 134,9 Koncernservice havde et forbrug på 85,5 mio. i 2010 for rengøring af ovennævnte områder, og der er 253 helårsansatte. Dertil kommer vinduespolering med 2,2 mio. kr. og eksterne leverandører af rengøring med 47,2 mio. Således udgør rengøringen 134,9 mio. ekskl. de tre sygehuse hvor rengøringen er organiseret med serviceassistenter (Næstved, Nykøbing Falster og Køge). Danske Regioner er i gang med en benchmark af Regionernes vaskeri og rengøring, og bencmarken vil være en god indikator på, om der kan forventes en økonomisk gevinst i forbindelse med konkurrenceudsættelse. Benchmarken forventes færdig medio 2011. Region Hovedstaden har netop haft et genudbud af rengøring og angiver en besparelse i størrelsesordenen 10 % Analyse af konkurrenceudsættelse Side 19
04. Konklusion og anbefaling Organiseringen med bestiller/udfører modellen betyder at organisationen anses som moden til konkurrenceudsættelse. Det skal dog bemærkes at det kun gælder de områder hvor Koncernservice eller eksterne leverandører i dag løser opgaven. I forhold til de rengøringsopgaver, der varetages af serviceassistenter, afventes en særskilt analyse af serviceassistenterne som kan indgå i en vurdering af, om området er egnet til konkurrenceudsættelse. Det anbefales at områderne rengøring og vinduespudsning konkurrenceudsættes, og at udbuddet organiseres således, at det kan tage højde for de to eksisterende kontrakter med IDA services og ISS. Dog bør effektueringen afvente den igangværende analyse af serviceassistentområdet, ligesom Danske Regioners benchmark bør benyttes til at kvalificere arbejdet efterfølgende når denne foreligger i endelig form. Markedets modenhed Vinduespolering Rengøring Lav Organisationens og opgaveløsningens modenhed Analyse af konkurrenceudsættelse Side 20
11. Vedligehold af grønne områder 01. Organisering og opgaveløsning Opgaverne i relation til vedligehold af grønne områder kan opdeles i to. Den del af vedligeholdelsen der foregår i sommerhalvåret med græsklipning, renholdelse af områder og bede, beskæring af træer, buske og hække, og den del der foregår om vinteren med vintervedligehold, som er et beredskab, der med kort frist kan rydde sne 0g/eller salte. Vintervedligehold er i sagens natur en opgave, der kan variere meget fra år til år afhængig af vinterens vejr. I Region Sjælland varetages vedligehold af de grønne områder hovedsagligt af Koncernservices afdeling Have og Vej. Deres arbejdsområde dækker 1.670.000 m 2, og omfatter både almindeligt vedligehold af grønne områder, såvel som vinterberedskab. Koncernservice har to materielgårde beliggende ved Holbæk og Vordingborg, og opgaverne varetages af de 29 ansatte i Have og Vej samt eksterne leverandører, som Koncernservice entrerer med. De eksterne leverandører bruges i spidsbelastninger og til ekstraordinære opgaver, men primært til vintervedligehold, hvor det er lokale anlægsgartnere og maskinstationer, der kaldes ind, når eget personale ikke kan dække alle vagter. Koncernservices vedligehold af grønne områder er organiseret efter en bestiller/udfører model, således at sygehuset vælger, hvilke ydelser man vil købe, arbejdet udføres i henhold til denne leveranceaftale og prisen fastsættes med udgangspunkt i ressourceforbrug til løn og drift på de enkelte geografier. De steder hvor vedligehold af grønne områder ikke foretages af Koncernservice, er opgaven løst på forskellig vis. På Roskilde Sygehus og i nogle dele af psykiatrien varetages vedligehold af grønne områder af sygehusets tekniske afdeling. I Psykiatrien varetages de grønne områder i flere tilfælde af udlejer. Køge Sygehus er det eneste sted, hvor opgaven varetages af en ekstern leverandør. Opgaven på Køge Sygehus har ikke været konkurrenceudsat, men udgiften har i 2010 netop oversteget udbudsgrænsen, og området skal derfor konkurrenceudsættes af hensyn til overholdelse af udbudsreglerne. Generelt på områderne findes der ikke opdaterede vedligeholdelses- og plejeplaner, der kan anvendes som kravspecifikationer. Det vurderes, at organisationen og opgaveløsningen, på trods af at der mangler arbejdsbeskrivelser på nuværende tidspunkt, er moden til konkurrenceudsættelse. En konkurrenceudsættelse af området og efterfølgende controlling af området som helhed vil være mere kvalificeret, hvis områderne er harmoniserede inden konkurrenceudsættelse. Denne harmonisering bør derfor finde sted i forbindelse med udarbejdelsen af evt. udbudsmateriale ved et udbud. Ligeledes kan det være nødvendigt at undersøge opgavesammensætningerne nærmere på de områder, hvor teknisk afdeling løser opgaven. 02. Markedet For alle områder gælder det, at der vælges eksterne leverandører i forbindelse med vinterberedskabets tilkaldevagt. Køge og Roskilde, der ikke er organiseret af Koncernservice, vælger desuden eksterne leverandører til vintervedligehold, fordi man ikke råder over den fornødne maskinpark. Der anvendes mange forskellige leverandører og der er et samlet estimeret forbrug hos eksterne leverandører på 3,1 mio. Der er mange leverandører på markedet, de er i konkurrence og det er en branche med mange udbud i kommunalt regi, men også Region Syddanmark har netop foretaget konkurrenceudsættelse af grønne områder på de fynske sygehuse. Der indkom 12 tilbud på opgaven. Analyse af konkurrenceudsættelse Side 21