19. juni 2006, rev. 26. juli 2006 DKD-projekt Krav til IT i jobcentrene 1. Projektets baggrund og formål... 2 2. Projektets resultater... 2 3. Projektets aktiviteter og fremgangsmåde... 4 4. Projektets organisering... 5 5. Erfaringer og bemanding... 6 6. Tids- og handlingsplan... 7 7. Økonomi... 8
1. Projektets baggrund og formål De 14 pilotkommuner har indgået aftale med KL om et fælles projekt vedrørende succes for de 14 pilotjobcentre. En del af denne aftale omfatter bistand fra KL vedrørende opgaveoverførslen. Som en del af denne bistand har KL og pilotkommunerne formuleret spørgsmål til ITleverandørerne og afholdt en leverandørdag 2. maj 2006. Efter leverandørdagen står det klart, at det er hensigtsmæssigt at formulere mere grundlæggende krav til specifikke områder af IT-understøttelsen. Derfor har Det Kommunale Digitaliseringsråd, DKD, på sit møde den 31/5 2006 bedt KL om at iværksætte et projekt om fælleskommunale krav til IT i pilotjobcentre. På pilotnetværksmødet den 1/6 drøftede de 14 pilotkommuner mulighederne for at formulere fælles krav og at formulere et fælles projekt, bl.a. ud fra KL s oplæg IT i pilotjobcentre 010106. Da pilotkommunerne i dag har forskellig IT-understøttelse af jobcentrene, og da de bl.a. derfor har forskellige behov, står pilotkommunerne i forskellige beslutningssituationer i relation til de forskellige muligheder for køb af IT-understøttelse. Kommuner med fælles jobcentre står samtidig over for lignende problemstillinger. Andre kommuner inviteres derfor til at deltage i projektet, og KL forventer, at 1-3 kommuner med fælles jobcentre vil deltage. Derfor er det tilstræbt, at projektet vil komme alle kommuner til gavn uanset, hvilken indkøbsstrategi for IT, som den enkelte kommune vælger. KL forventer, at leverandørerne vil acceptere kravene og indarbejde dem i det omfang det er muligt. Under alle omstændigheder vil kommunerne qua deres indkøbsproces være i stand til at gøre kravene gældende over for leverandørerne. Projektets overordnede formål er således at sikre bedst mulige ITunderstøttelse af pilotjobcentrenes opgaver. Projektet vil være ret omfattende og forudsætter, at projektkommunerne deltager aktivt, jf. overslaget over kommunernes tidsforbrug i afsnit 7. 2. Projektets resultater Projektets håndgribelige resultater vil være et eller flere dokumenter, der beskriver kommunernes arkitekturmæssige krav til IT i jobcentre mht. - 2 -
hvordan SOA skal udmøntes (hvilke krav om granularitet, leverandørerne skal leve op til) relationen mellem ESDH og øvrig IT-understøttelse i jobcentrene Projektet vil således fokusere på at formulere krav til, hvordan kommunerne skal kunne købe enkelte moduler frit, på samspillet mellem modulerne og på arbejdsdelingen mellem ESDH og den øvrige itunderstøttelse på området. Projektet vil derimod ikke levere en samlet kravspecifikation. Problemstillinger, der ligger uden for projektbeskrivelsen vil blive opsamlet og adresseret i rette forum, fx i KL s generelle interessevaretagelse over for Arbejdsmarkedsstyrelsen. Problemstillinger, der vedrører standardisering, vil indgå i KL s videre arbejde med standardisering. Projektet vil formidle kommunernes krav til de relevante leverandører på dialogmøder med leverandørerne. KL vil formidle kravene som de fælleskommunale krav til IT på beskæftigelsesområdet over for alle kommuner og alle leverandører. Pilotkommunerne kan vælge at bruge projektets resultater i dialog med en leverandør, som en del af en formel kravspecifikation, eller ved at henvise til, at leverandørerne skal leve op til kravene, når eksisterende kontrakter fornys eller genforhandles. Der vil ikke som en del af dette projekt gennemføres et fælles udbud. Efterfølgende vil det være muligt for et antal kommuner at gå sammen om et udbud på baggrund af bl.a. kravene, der bliver formuleret i nærværende projekt. KL deltager gerne i et sådant udbud, der vil være et selvstændigt projekt. De kommuner, der deltager i projektet, vil få afgørende indflydelse på de krav, som bliver de fælleskommunale krav til IT på beskæftigelsesområdet. Såvel de deltagende kommuner som KL kan frit anvende projektets resultater. De deltagende leverandører vil få formidlet og blive hørt om de fælleskommunale krav, som projektet tilvejebringer, før kravene formuleres som endelige krav. De deltagende leverandører vil i øvrigt blive orienteret løbende om projektets resultater. De deltagende leverandører har således mulighed for at kommentere udkast til krav. Projektet garanterer ingen af de deltagende leverandører, at leverandørens synspunkter vil blive fulgt. - 3 -
3. Projektets aktiviteter og fremgangsmåde Projektet vil dels gøre brug af eksisterende beskrivelser (fx fra projekt fælles brugergrænseflade), dels samle sagsbehandlere, ledere og itarkitekter fra kommuner til en række workshops. Projektet vil i fornødent omfang inddrage igangværende projekter, fx analyser af beskæftigelsesområdet i regi af Styregruppen for Tværoffentligt Samarbejde. Arbejdsformen vil være, at workshoppene gennemføres på baggrund af skriftlige oplæg udarbejdet af konsulenterne og/eller kommuner, og at resultaterne fra workshoppene godkendes af workshopdeltagerne efterfølgende. Leverandørerne vil løbende blive orienteret om projektets delresultater ved udgangen af hver fase. Før kravene formuleres som endelige, vil de deltagende leverandører blive hørt om kravene. Kommunerne og konsulenterne tager derefter stilling til, hvilke af leverandørernes bemærkninger, der vil blive indarbejdet i de endelige krav. Konsulenterne sammenfatter kravene i en samlet beskrivelse. Faser: 1. Beskrive overordnet forretningsområde ud fra eksisterende materiale og viden. Arbejdsmarkedsområdet skal opgavebeskrives udfra følgende perspektiver: borger, virksomhed, myndighed/service og administration. I denne fase vil konsulenter beskrive forretningsområdet ud fra eksisterende materiale. Kommunerne kan bidrage med eksisterende beskrivelser af arbejdsmarkedsområdet. Kortlægningen vil indgå i fase 3. 2. Kortlægge ud fra eksisterende beskrivelser, hvilken IT der er på markedet i dag, og hvilken granularitet den har. I denne fase vil konsulenterne beskrive eksisterende IT ud fra kendt viden fra leverandørdag, rapporter mv. særligt mhp, hvilken granularitet IT-understøttelsen har. Hvilke moduler og komponenter giver det mening at dele it- systemerne op i? Kortlægningen verificeres på en workshop med bl.a it-arkitekter og forretningsansvarlige fra kommunerne. Kortlægningen kan omfatte besøg i de deltagende kommuner. 3. Nedbryde forretningsbeskrivelserne fra fase 1 i en opgavestruktur. Beskrive, hvilke opgaver der arbejdes med, hvordan og hvem der er aktørerne. - 4 -
Konsulenterne giver ud fra resultaterne i fase 1 et bud på, hvordan den overordnede forretningsproces kan opdeles meningsfyldt i en opgavestruktur, fx fordelt på matchgruppe 1 til 5, forsikrede/ikkeforsikrede. Opgavestrukturen verificeres på en workshop. 4. Modellere en fælleskommunal forretningsmodel, der beskriver alle centrale forretningsbegreber og deres indbyrdes relationer Næste trin i processen bliver at modellere de centrale forretningsbegreber og deres indbyrdes relationer, herunder dataafhængigheder (hvilke data fra en komponent skal kunne genbruges af en anden? Hvilke data skal kunne afleveres til arkiv, dvs. hvilken snitflade til ESDH er nødvendig?). Modellen udarbejdes af konsulenterne og verificeres på workshop med deltagelse af kommunale it-arkitekter og forretningsansvarlige. 5. Definere de grundlæggende forretningskomponenter + snitflader, formulere krav om granularitet og sammenhænge mellem de enkelte forretningskomponenter (med særlig fokus på ESDH), herunder brug og genbrug af data. På baggrund af den fælleskommunale forretningsmodel opstillet i fase 4 formulerer konsulenterne konkrete krav til, hvordan leverandørernes samlede IT-understøttelse skal kunne opdeles i moduler, samt formulerer krav til de enkelte forretningskomponenten/moduler. Kravene vil have særligt fokus på ESDH og på brug og genbrug af data. Kravene verificeres i workshop. Projektet kan foreslå et antal modeller med tilhørende krav. 6. De samlede beskrivelser sendes i høring hos de deltagende itleverandører, KL afholder dialogmøder med leverandørerne, og konsulenterne og kommunerne beslutter, hvilke krav der evt. skal justeres. 7. Styregruppen godkender projektets resultater og resultaterne overgår til kommunerne og leverandørerne, samt offentliggøres på kl.dk 4. Projektets organisering Der nedsættes en styregruppe, der har ansvaret for, at projektet afvikles inden for rammerne af nærværende projektbeskrivelse. Styregruppen godkender de væsentligste resultater undervejs, herunder fælleskommunal forretningsmodel og de samlede krav. Styregruppen består af topchefer/ledere fra de deltagende kommuner. Pilotkommunerne vælger et - 5 -
antal repræsentanter til styregruppen (fx 3-5), øvrige kommuner deltager med én repræsentant hver. Konsulenterne deltager i styregruppemøderne. Konsulenterne varetager koordinationen i relation til Det fælles projekt om pilotjobcentre, og formidler løbende projektets resultater på projektets netværksmøder. De deltagende kommuner bemander workshoppene med kommunale eksperter. Det vil være hensigtsmæssigt, at kommunerne samlet set bidrager med følgende kompetencer: o 4-6 ledere, der er ansvarlige for forretningen i jobcentrene o om muligt 2-3 personer, der har ansvar for/kendskab til de statslige forretningsprocesser o evt. 2-3 ledere fra tilgrænsende kommunale arbejdsområder (f.eks. udbetalingsenheder, borgerservicecentre, etc.) o 2-3 it-ansvarlige for jobcentrene o 2-3 it-arkitekter, dvs. personer med kompetencer til at analysere og opstille krav til den samlede it-understøttelses opbygning i jobcentrene og i relation til den samlede kommunes it-understøttelse o 3-4 ESDH-ansvarlige/ESDH-projektledere eller andre med evne til at analysere arbejdsdelingen mellem ESDH og fagsystemer Alle kommuner skal herudover hver angive én it-ansvarlig til brug for høring mv. Den it-ansvarlige kan i øvrigt indgå som en af kommunens repræsentanter i workshoppene. De deltagende kommuner behøver ikke hver især at stille med kompetencer inden for alle områder, blot kommunerne til sammen kan dække behovet for kommunal ekspertise. Det forventes herudover, at alle de deltagende kommuner hver har én ansvarlig tovholder, der koordinerer kommunens tilmeldinger til workshops, sørger for den nødvendige information af medarbejdere, høring af interessenter godkendelse i kommunens ledelse etc. Den ansvarlige tovholder kan være én af de kompetencer, der selv deltager på workshoppene det er dog ikke noget krav. Projektet afrapporteres løbende til Det Kommunale Digitaliseringsråd, DKD. 5. Erfaringer og bemanding Fra KL s side bliver projektet bemandet således: - 6 -
KL s projektleder: chefkonsulent Per Schultz Eeg, cand.scient.pol. Per har arbejdet som fuldmægtig i Finansministeriet, som konsulent og chefkonsulent i KL s Konsulentvirksomhed (KLK), og er p.t. ansat som chefkonsulent og en del af ledelsen af KL s kontor for Administration og IT. Per er sekretær for Det Kommunale Digitaliseringsråd (DKD) og har været samlet projektleder for en række digitaliseringsprojekter med deltagelse af flere kommuner og flere IT-leverandører. Per har deltaget i udarbejdelse af den fælles IT-strategi for beskæftigelsesområdet, og har nært kendskab til alle fælles initiativer mellem staten og KL. Chefkonsulent Jytte Møller Christensen har arbejdet med ESDH og arkivering i KL kontoret for administration og IT siden 1999. Har tidligere kravspecificeret og indkøbt ESDH samt været daglig projektleder af implementering af ESDH i en mellemstor kommune. Sidder i styregruppen for OWSA 1 projektet, som omhandler standardisering af grænseflader mellem ESDH og fagsystemer. IT-arkitekt kompetence. KL indkøber/indstationerer it-arkitekturkompetence i projektet. Chefkonsulent Kaare Pedersen, Ph.D., deltager som ekspert i arbejdsgangsanalyse. Kaare har de seneste fem år været KL s spidskompetence på dette felt og er bl.a. medforfatter på KL s håndbog i arbejdsgangsanalyse. Kaare har tidligere været ansat som lektor på RUC og planlægger i Roskilde Kommune. Chefkonsulent Kristina Bendixen er tidligere arbejdsmarkedschef i Rødovre Kommune og leder af Det fælles projekt om pilotjobcentre. Kristina bidrager med faglige sparring. Projektmedarbejder Anna Allerslev, BA.scient.pol. Anna vil varetage opgaver med dagsordener, referater, fremfinde materialer etc., samt i øvrigt stå for den praktiske koordination i KL. 6. Tids- og handlingsplan 7. august 2006 sidste frist for tilmelding til projektet. 14. august 2006: styregruppen godkender projektbeskrivelse og detaljeret tids- og handlingsplan. 1 Offentlig Web Service Arkitektur projektet som er et Offentligt Privat Partnerskab mellem VTU og KMD. - 7 -
August oktober: Fase 1 6. Oktober: Fase 7: Høring af leverandører og dialogmøder. November 2006: færdiggørelse af materialet, godkendelse af styregruppe. 1. december 2006: Overdragelse af projektresultater til kommunerne, offentliggørelse af fælleskommunale krav på www.kl.dk. 7. Økonomi KL s konsulenttimetal i projektet kan estimeres til ca. 400 timer, jf. nedenfor. Opgave Konsulenttimeforbrug Fase 1 : Overordnet forretningsmodel 25 Fase 2: Kortlægge IT 25 Fase 3: Opgavestruktur 50 Fase 4: Fælleskommunal forretningsmodel 100 Fase 5: Forretningsmoduler, snitflader, granularitet 100 Fase 6: Leverandørdialog og tilretning 50 Administration, styregruppemødet etc. 50 I alt 400 KL s bestyrelse har fastsat konsulenttimetaksten for 2006 til 975 kr. i timen ekskl. moms. Dvs. at den samlede udgift til konsulenttimer udgør 390.000 kr. ekskl. moms. Hertil kommer forventede udgifter til konsulenterne rejse, transport og ophold samt til møder mv. på i alt 60.000 kr. Projektet pris som konsulentprojekt ville derfor udgøre 450.000 kr. Projektet finansieres med bidrag fra de deltagende kommuner, itleverandører og KL. Kommunerne vil herudover skulle finansiere eget tidsforbrug og egne rejseomkostninger. KL skønner med en vis usikkerhed, at de kommunale deltagere vil skulle afsætte timeressourcer til projektets direkte aktiviteter svarende til nedenstående: Kommunernes skønnede tidsforbrug fordelt på aktiviteter: Aktivitet Timeforbrug i kommunerne Deltagelse i workshops, 2 personer 50-8 -
Fremskaffelse af dokumentation, beskrivelse af 50 processer og it-understøttelse Gennemlæsning af materiale 50 Skriftlig kommentering af materiale 50 Styregruppemøder, dialogmøder 20 I alt 220 Til kommunernes tidsforbrug skal lægges håndtering af processer internt i kommunen, fx orientering, høring, beslutningsoplæg og koordination i fht. andre aktiviteter etc. IT-leverandørerne forventes at afsætte tid til deltagelse i (evt. skriftlig) høring og i en eller to dialogmøder. Projektet vil i sagens natur kunne medføre efterfølgende tilretninger i leverandørernes udvikling af moduler mv. - 9 -