Ramsherred 12 5700 Svendborg Tlf. 62 23 37 50 Fax. 62 28 37 61 jobcenter@svendborg.dk 10. november 2008 Svar på spørgsmål vedr udbud af danskuddannelse i Svendborg Kommune. Sagsid: 08/37509 Afdeling: Danskuddannelse Ref. OKRSBM Der er modtaget følgende spørgsmål - nedenstående er svar på spørgsmål skrevet med kursiv. 1. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at man i aftaleperioden (1/8 2009 31/7 2013 med eventuel forlængelse op til 31/7 2014) kun agter at indgå aftale og føre tilsyn med én leverandør inden for det fagområde og geografiske kontrakten dækker? Ja 2. Vil en eventuel udvidelse af det geografiske område som følge af at nye kommuner tilslutter sig samarbejdet med Svendborg Kommune betyde at den valgte leverandør får en større opgave eller kan Svendborg Kommune i kontraktperioden vælge andre leverandører til den udvidede opgave? Evt. nye kommuner vil blive omfattet af kontrakten. Hvis kontraktsum bliver forøget med mere end 20% vil aftalen for evt. nye kommuner komme i udbud. 3. Vil en anden leverandør på fagområdet med Svendborg Kommunes billigelse kunne operere i Svendborg eller samarbejdskommunerne sideløbende med Svendborg Kommunes kontraktlige samarbejde med vinderen af dette udbud? Nej 4. Agter Svendborg Kommune i aftaleperioden at føre tilsyn med en eller flere leverandører, der ikke har den udbudte opgave i Svendborg Kommune og aftalekommuner og som operer uden for det geografiske område, kontrakten dækker? Nej Åbningstider Mandag-fredag 9.00-15.00
5. Vil en sådan leverandør eller en underleverandør eller filial til denne - inden for aftalen med Svendborg Kommune kunne agere i Svendborg Kommune eller samarbejdskommunerne? Kan ikke besvare spørgsmålet, da det er afhængigt af andre kommuners politiske beslutninger. 6. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at Kommunens samarbejdsaftale med samarbejdskommunerne som minimum dækker den fireårige aftaleperiode samt den 1 årige forlængelsesmulighed og at den valgte leverandør således er sikret hele opgaven i den samlede periode? Ja 7. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at det ikke vil være muligt for de nævnte samarbejdskommuner samtidigt at indgå aftaler og føre tilsyn med andre leverandører af danskuddannelse eller indgå samarbejdsaftaler med andre driftsansvarlige kommuner om danskuddannelse? Ja 8. Kan det af hensyn til virksomhedsoverdragelsen oplyses om Fåborg-Midtfyn Kommune er tilknyttet den nuværende aftale? Faaborg-Midtfyn Kommune er ikke tilknyttet den nuværende driftsaftale. 9. Kan Svendborg Kommune oplyse om der foreligger tilkendegivelser fra Fåborg-Midtfyn Kommune om et eventuelt fremtidigt samarbejde? Der foreligger ikke nogen tilkendegivelser om nogen fremtidige samarbejder vedr. danskuddannelse. 10. Kan det oplyses om Svendborg Kommune gennemfører kontroltilbud? Dette gøres ikke. 11. Ønskes anfordringsgarantien (bilag 8) underskrevet sammen med tilbuddet, eller er det tilstrækkeligt at vedlægge tilbuddet en bekræftelse fra tilbudsgivers pengeinstitut om at anfordringsgarantien kan underskrives, såfremt man vælges som leverandør? Ja 12. I Udbudsmaterialets pkt. 2.4 Særlige udbudsbetingelser pkt. A2 ønskes tilbudsgiverens evne til at levere ydelserne Side 2 af 11
dokumenteret i form af oplysninger om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tilbudsgiveren og/eller dennes medarbejdere. I Kontraktens 18 er der stillet krav om overtagelse af alt personale anført i Bilag 5 og at en ny leverandør derfor de facto vil være nødt til at udføre opgaven i alt væsentligt med medarbejdere der aktuelt er beskæftiget med opgaven, og som er ukendte for andre end nuværende leverandør. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, der spørges til i pkt. 2.4 er kvalifikationer hos personale ved tilbudsgiver som forestår tilbudsgivning, igangsætning og opfølgning og altså ikke nødvendigvis personale, der lokalt forestår leverancen i hele kontraktperioden? Den nuværende leverandør bekræfter, at medarbejderne tilknyttet danskuddannelsesopgaven har de nødvendige uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer. 13. Kan Svendborg Kommune af hensyn til gennemsigtighed og ligestilling af tilbudsgiverne oplyse hvor mange påbegyndte modulforløb fordelt på de enkelte danskuddannelser og moduler, der har været i første halvår 2008? Nedenstående er oplyst fra den nuværende leverandør: Modul1 Modul2 Modul3 Modul4 Modul5 Modul6 DU1 7 14 9 9 7 3 DU2 42 19 31 24 18 13 DU3 7 5 0 10 9 1 I alt 56 38 40 43 34 17 14. Kan Svendborg Kommune af hensyn til gennemsigtighed og ligestilling af tilbudsgiverne oplyse de aktuelle kursisters fordeling på danskuddannelser, moduler og kategorier. Som supplement til bilag 4, hvoraf de aktuelle kursisters fordeling på danskuddannelse og moduler fremgår, kan det oplyses at de 174 ud af de 211 er fritvalgskursister. 15. Kan Svendborg Kommune af hensyn til placering af undervisningssteder på Ærø og Langeland oplyse antallet af kursister bosat omkring hver af bysamfundene på de to øer altså f.eks. Ærøs kursister fordelt ift bosætning i eller omkring Marstal, Ærøskøbing og Søby. På Ærø er størstedelen af kursisterne pt. bosat omkring Ærøskøbing og Søby. På Langeland er størstedelen af kursisterne pt. bosat omkring Rudkøbing. Side 3 af 11
16. Kan det oplyses hvor undervisningen på Ærø og Langeland pt finder sted? Den nuværende leverandør har oplyst at undervisningen placeres løbende efter behov. P.t. er der undervisning i Ærøskøbing 'Den gamle skole' og Søby 'Det gamle posthus'. 17. I forhold til sammenlignelige sprogcentre er der relativt få aftenkursister på den relativt store skole i Svendborg. Er der en særlig forklaring herpå? Den aktuelle fordeling i bilag 4 på dag- og aftenskursister afspejler et øjebliksbillede af kursisternes nuværende behov for danskuddannelse ift deres aktiviteter. 18. På hvilken måde er den nuværende leverandør forpligtet til at bidrage med overdragelse af kursistdata, nuværende holdsætning, lærerskemaer mv? Kan en eventuelt ny leverandør regne med, at dette datagrundlag er tilgængeligt for denne senest i februar 2009 og med løbende justering og konkretisering frem mod opgaveovertagelse? I henhold til kontrakten med den nuværende leverandør skal leverandøren på forlangende stille alle relevante oplysninger til rådighed, hvorfor ovennævnte spørgsmål ikke forventes at give anledning til problemer. 19. Der ønskes generelt kopi af alle lokale aftaler vedr. personalet der rækker ud over 31. juli 2009. Dette gælder såvel kollektive aftaler (løn, arbejdstid og vilkår i øvrigt) som individuelle aftaler, der måtte stille den enkelte anderledes end i medfør af Funktionærloven og kollektive overenskomster. Den nuværende leverandør har oplyst at der p.t. ingen lokalaftaler er, der vil række udover 31.07.09. 20. Der ønskes specielt en opgørelse over lokale puljer anvendt til Ny Løn (art og sum) hos den nuværende leverandør, da en eventuel ny leverandør vil være forpligtet til at videreføre summen af disse ordninger. Den nuværende leverandør har oplyst, at lærerne ved sprogcentret er dækket af Overenskomst mellem LC og FOAS på sprogcenterområdet. Det fremgår af denne hvad der forventes afsat til lokalløn. Da den nye overenskomst endnu ikke foreligger i færdig form er der ikke forhandlet og overskrevet ny lokalaftale. Ny løn er ikke et begreb i den overenskomst. Af 'gamle' puljer som videreføres er der p.t. en udviklingspulje på ca kr. 40.000,- (opgjort efter antal årsværk). Side 4 af 11
21. Kan Svendborg Kommune oplyse, om der hos den nuværende leverandør verserer sager vedr. medarbejderne (f.eks. lønkrav, overtidsbetaling mv) (idet en ny leverandør i medfør af virksomhedsoverdragelsesprincippet som udgangspunkt jo overtager sådanne krav/forpligtelser)? Den nuværende leverandør har oplyst, at der p.t. ingen verserende sager er. 22. Kan Svendborg Kommune oplyse, om den nuværende leverandør er forpligtet til at afregne eventuel overtid på nogle af medarbejderne på skæringsdatoen den 31/7-09. Den nuværende leverandør har oplyst, at det forventer de ikke. Årsnormen følger kalenderåret. 23. Kan Svendborg Kommune oplyse om der i øvrigt vil være eventualforpligtelser i forhold til personalet og i givet fald opliste disse? Den nuværende leverandør har oplyst, at der ikke er nogen eventualforpligtigelser i forhold til personalet. 24. Kan Svendborg Kommune oplyse, hvilke eller som minimum hvor mange - medarbejdere, der nyder særlig beskyttelse hos den nuværende leverandør f.eks. i kraft af at være valgt som tillidsrepræsentant, sikkerhedsrepræsentant eller suppleant for tillidsrepræsentant, suppleant for sikkerhedsrepræsentant eller medlem af samarbejdsudvalg? Den nuværende leverandør har oplyst, at der er 3 medarbejdere. 25. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at virksomhedsoverdragelsen omfatter samtlige medarbejdere, der hos den nuværende leverandør udfører den udbudte opgave i 50% eller mere af deres arbejdstid? Hvis, nej: Efter hvilke kriterier vil der være krav om virksomhedsovertagelse af personale, der kun arbejder en del af deres samlede ansættelse med danskuddannelse i Svendborg, Ærø og Langeland Kommuner? Ja, den nuværende leverandør har oplyst at der pr. d.d. 23 medarbejdere, der bruger 50% eller mere af deres arbejdstid på løsning af danskuddannelsesopgaven. Side 5 af 11
26. Medarbejdergruppen oplistet i Bilag 5 forekommer meget stor i forhold til den udbudte opgave. Kan det oplyses om nogle af de oplistede medarbejdere i en del af deres arbejdstid arbejder med andet en danskuddannelse for den nuværende leverandør? I givet fald: Hvilke medarbejdere og med hvilke andel? Fastholdes det på denne baggrund, at en eventuel ny leverandør er forpligtet til at overtage samtlige de i Bilag 5 oplistede medarbejdere i den i bilaget angivne ansættelsesgrad? Det er oplyst fra den nuværende leverandør, at medarbejderstaben tilknyttet danskuddannelsesopgaver svarer til ca. 9,6 fuldtidslærer plus en andel til ledelse. Endvidere bekræfter den nuværende leverandør, at medarbejdere i Sprogcenter i en del af deres arbejdstid arbejder med andet end danskuddannelse. Der er d.d. 15 medarbejdere i Sprogcenter, der i en del af deres arbejdstid arbejder med andet end danskuddannelse. Der er 59% af den nuværende leverandørs medarbejderes tid, der anvendes på andet end danskuddannelsen for kommunerne Svendborg, Langeland og Ærø. Nuværende leverandør anslår, at 6 9 fuldtids-medarbejdere vil skulle virksomhedsoverdrages. 27. Der er ingen administrative medarbejdere opført i Bilag 5. Kan Svendborg bekræfte at der ikke er administrative medarbejdere omfattet af virksomhedsoverdragelseskravet? Den nuværende leverandør har oplyst, at administrationen løses i en central fællesadministration og bestående af 3 medarbejdere. Ingen administrative medarbejdere vil således være omfattet af virksomhedsoverdragelseskravet. 28. Kan det oplyses om nogle i givet hvilke af medarbejderne har særlige kompetencer som godkendelse til FVU-undervisning og PAS-test? Den nuværende leverandør har oplyst, at der er tilknyttet medarbejdere der har særlige kompetencer som godkendelse til FVU-undervisning og PAS-test. 29. Kan det oplyses, om der er nogle og i givet fald hvilke af lærerne, som ikke har gennemgået den særlige uddannelse til underviser i dansk som andetsprog for voksne eller iø er godkendt iht Bekendtgørelse om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. 17 stk. 1 pkt. 3 Side 6 af 11
Den nuværende leverandør har oplyst, at der ikke er lærere, som ikke har gennemgået den særlige uddannelse til underviser i dansk som andetsprog for voksne eller i øvrigt ikke er godkendte iht. Bekendtgørelse om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. 17 stk. 1 pkt. 3 30. Ved leverandørskifte: Hvordan tænker Svendborg Kommune sig at indgå i nødvendig refusion mellem gammel og ny leverandør af dækning for optjent, ikke afholdt ferie og eventuelt andre forhold? Svendborg Kommune indgår ikke i refusion mellem gammel og ny leverandør. 31. Hvordan sikres det, at nuværende leverandør ikke øger omkostningerne for en eventuel ny leverandør ved i perioden fra valg af leverandør til skæringsdatoen den 31. juli 2009 at indgå fordyrende lokale aftaler eller undlade at foretage nødvendige tilpasninger? Ny overenskomst på området er p.t. ikke fuldt ud kendt. Nuværende leverandør vil efter det oplyste afgive tilbud, hvorfor det af hensyn til konkurrenceevne i forhold til nærværende opgave samt øvrige opgaver må forudsættes, at fordyrende lokale aftaler eller undladelse af evt. tilpasning ikke vil finde sted. 32. Vil sådanne fordyrende aftaler i givet fald efter Svendborg Kommunes opfattelse - være omfattet af en refusionsordning mellem gammel og ny leverandør? Se svar på spørgsmål 30. 33. I Udbudsmaterialets pkt. 6.3 oplistes betingelserne for overtagelse den 1. august 2009 af kursister, der ikke umiddelbart forud for overdragelsen har bestået en modultest. Kan Svendborg Kommune oplyse om alle årets 12 måneder tæller med i opgørelsen af antal måneders undervisning på modulet.? Den nuværende leverandør har kutymemæssigt i de forgangene år holdt juli måned undervisningsfri, hvorfor juli måned ikke indregnes i beregningsformlen. 34. Hvis opgaven overgår til anden leverandør end den nuværende pr. 1. august 2009: Vil der i perioden frem mod overgangen på henvisninger af kursister til nuværende leverandør være indføjet en slutdato for henvisningen svarende til kontraktophørsdatoen den 31. juli 2009. Side 7 af 11
Generelt kan man til dette spørgsmål svare, at det forventes, at kursisterne ift. den nuværende leverandør vil blive afregnet efter beregningsformelen i udbudsmaterialet pkt. 6.3. 35. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at de samme betingelser som gælder ved en ny leverandørs overtagelse af opgaven pr. 1. august 2009 vil være gældende ved eventuel senere aflevering til anden leverandør (i 2013 eller 2014)? Det afhænger af den given situation/lovgivning i 2013 eller 2014. 36. I Udbudsmaterialet pkt. 4.2.1 s. 15 kræves, at leverandøren skal afholde undervisning alle hverdage undtaget 25 hverdage om året. Gælder dette for hele kursistgruppen (alle kategorier) eller kun for en del af denne, og i givet fald hvilken? Hvilke krav vil der i givet fald være for den øvrige gruppe? Undervisning alle hverdage undtaget 25 hverdage om året gælder for hele kursistgruppen. 37. I Udbudsmaterialet pkt. 4.2.3 s. 18 kræves at leverandør skal oplyse årsagen til kursisternes fravær. Kan Svendborg Kommune bekræfte, at der er tale om den af kursisterne oplyste årsag? Ja 38. I Udbudsmaterialet pkt. 4.2.3 s. 18 kræves at leverandør på kommunens anmodning skal foretage tættere opfølgning på kursister, der udebliver i mere end 6 dage uden at give besked. Kan Svendborg Kommune oplyse hvilken form for opfølgning, man tænker på? Hvis kursisten udebliver fra undervisningen mere en 6 gange skal leverandøren så vidt muligt tage direkte kontakt til kursisten for at afklare årsag og herefter så vidt muligt sikre fortsat fremmøde. 39. Foretager Svendborg Kommune samt samarbejdskommunerne normalt henvisning af kursister til en hel uddannelse, eller henvises der modul for modul? Hvis det henvises modulvist: Hvordan sikres det at der ikke opstår uhensigtsmæssige slip i undervisningen ved modulskift? Der henvises som udgangspunkt til en hel uddannelse. 40. Hvordan administreres gebyrbetalingen for selvforsørgende kursister, så uhensigtsmæssige slip i undervisningen ved modulskift undgås? Som det fremgår af udbudsmaterialet pkt. 4.2.2. skal leverandøren informere den henvisende myndighed om bestået modultest senest 2 dage efter testen. Herefter udfærdiger den Side 8 af 11
henvisende myndighed regning til kursisten, som inden for en fastlagt tidsfrist skal betale gebyret. Hele dette forløb skal holdes inden for 14 dage for at der ikke sker noget slip i undervisningen i forbindelse med modulskift. 41. Anvender Svendborg Kommune og øvrige henvisende kommuner i samarbejdet Bekendtgørelsens maksimumsbestemmelser for gebyrer på hhv. 500, 1.000 og 5.000 kr. pr. modul? Den nuværende politiske beslutning gør, at kun gebyr på 500 kr. anvendes. 42. Tilbudsgiver skal tåle ændringer i krav til administration, rapportering og samarbejde ved ændret lovgivning, byrådsbeslutninger o.l. Kan det præciseres yderligere hvilke byrådsbeslutninger, der kan være tale om? Denne passus er indskrevet som en forholdsregel, så det kan ikke præciseres yderligere. 43. Tilbudsgiver skal tåle ændringer i kursistgrundlaget grundet ændret lovgivning, byrådsbeslutninger o.l. Kan det præciseres yderligere hvilke byrådsbeslutninger, der kan være tale om? Denne passus er indskrevet som en forholdsregel, så det kan ikke præciseres yderligere. 44. Ifølge Kontraktens 15 stk. 6 skal leverandøren aflægge årsregnskab til Svendborg Kommune senest den 15. marts. En termin der hedder 15. marts er meget tidlig i forhold til tilbudsgiverens normale årsregnskabscyklus. Er Svendborg Kommune villig til at udvise fleksibilitet på dette område? Ja, der vil udvises fleksibilitet, dog skal der aflægges regnskab senest 4 måneder efter leverandørens sædvanlige årsafslutning. 45. Kommunen beregner sig 4 procent til dækning af administrative omkostninger: Kan Svendborg Kommune oplyse, hvordan de nævnte 4 procent vil blive beregnet Betyder det: a) At tilbudsgiver skal give plads for de 4 procent ved f.eks. maksimalt at byde ind med 96 procent af de officielle modultakster? b) Eller, at Svendborg Kommune under alle omstændigheder vil beregne sig 4% af de tilbudte priser (f.eks. 4 procent af 96 procent, hvorved der reelt bliver tale om et nettotilbud på 92,16 procent)? Tilbudsgiver skal give et tilbud uden indregning af de 4 procent. Side 9 af 11
46. Kan Svendborg Kommune oplyse, hvordan en afvigelse på de tilbudte modultakster på f.eks. 5% vil slå igennem i pointtildelingen? 5 x laveste tilbudte pris Tilbudte pris Eks. Leverandør 1 pristilbud 90,16 Leverandør 2 pristilbud 92,16 Leverandør 3 pristilbud 95,16 5 x 90,16 = 5 (svarende til en score på skalaen 1-5 jf. pkt. 2.4) 90,16 5 x 90,16 = 4,89 (svarende til en score på skalaen 1-5 jf. pkt. 2.4) 92,16 5 x 90,16 = 4,74 (svarende til en score på skalaen 1-5 jf. pkt. 2.4) 95,16 47. Med hvilken vægt indgår den anførte timepris (faktor H2) i pointberegningen? Vægtning er 30%. 48. Side 55 i Udbudsmaterialet er blank i den udsendte udgave. Kan Svendborg Kommune bekræfte at siden skal være blank. Side 55 i udbudsmaterialet er bilag 8, Erklæring om arbejdsmiljølovgivningen. Materialet vedlægges på ny. 49. I Kontraktens 20 stk. 1 henvises til 4, stk. 3 der imidlertid ikke eksisterer. Kan Svendborg Kommune oplyse, hvad henvisningen skulle have været gældende til? Kan Svendborg Kommune uddybe 20, stk. 6 yderligere? Beklager fejlen der skulle have stået 14, stk. 1. 20 stk. 6 skal betragtes som en sikringsbestemmelse for Svendborg Kommune. 50. Kan Svendborg Kommune oplyse, hvilke regler for udbud dette udbud følger? Udbud gennemføres i overensstemmelse med Lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter kapitel 6 a. 51. Ifølge afsnit 2.3 accepteres alternative tilbud og forbehold ikke. I Bilag 9 bedes man anføre eventuelle forbehold. Umiddelbart Side 10 af 11
forekommer det således, at blot ét nej eller ét forbehold i bilag 9 vil betyde, at tilbudet ikke er konditionsmæssigt. Kan Svendborg Kommune oplyse med hvilken intention Bilag 9 er medtaget? Tilbud indeholdende forbehold vil ikke være konditionsmæssige. Såfremt der på baggrund heraf ikke modtages konditionsmæssige tilbud vil Svendborg Kommune imidlertid kunne have en interesse i modtagelse af bilag 9. 52. Det først udsendte udbudsmateriale var ikke brugbart. Et brugbart materiale forelå først den 30.10. Vil Svendborg Kommune på denne baggrund forlænge fristen for afgivelse af tilbud? Tilbudsfristen forlænges til onsdag den 26. november 2008. 53. Garantierklæring: Vores bank spørger om dato for kontrakten og sikkerhedsstillelse. Kontrakten træder i kraft den 1. august 2009 fra hvilken dato garantien skal være gældende. I øvrigt henvises der til svar på spørgsmål 8 ovenfor. Venlig hilsen Peter Nansen Indkøbschef Indkøbskontoret Grubbemøllevej 22 5700 Svendborg Side 11 af 11