De Vanføres Boligselskab for Københavns Kommune Organisationsbestyrelsen Referat af organisationsbestyrelsesmøde, mandag den 15. juni 2015 kl. 16.00 i selskabslokalet, i Hectorgården, Tagensvej 65 B, 2200 Nørrebro. Udsendt den: 7. juli 2015. Deltagere: Afbud: Susanne Henriksen, Per G. Larsson, Jesper Harlfeldt, Inga Olesen, Connie Mistarz, Yardena Jensen, Nicoline Mulvad, Kasper Larsen og P. O. Bengtson. Suppleant Kurt Lunding. Thomas Gerken og Bent Nygaard. Fra Boligkontoret Danmark deltog: Tonny Bjørn og Peder Hansen. Indhold Ad 1 Godkendelse af dagsorden...2 Ad 2 Forhandlingsprotokol...2 Ad 3 Revisionsprotokol...2 Ad 4 Meddelelser...2 Ad 5 Selskabs- og afdelingssager (til beslutning)...3 Ad 6 Næste møder...4 Ad 7 Selskabs- og afdelingssager (til orientering)...4 Ad 8 Eventuelt...6 Mødet den 15. juni 2015 afholdes som et seminar, hvor der lægges op til temadrøftelser, jf. særskilt dagsorden herom. For at sikre den fornødne tid til temaerne, er de øvrige dagsordenpunkter prioriteret og begrænset. Bilag: 1. Debitorliste 2. Areallejeaftale side 1/6
Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, hvis dette direkte efterspørges. Ad 1 Godkendelse af dagsorden Organisationsbestyrelsen godkendte dagsordenen. Ad 2 Forhandlingsprotokol Referat af organisationsbestyrelsesmøde, afholdt den 26. marts 2015, er udsendt den 15. april 2015. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referat af møde afholdt den 26. marts 2015. Organisationsbestyrelsen godkendte referat af møde afholdt den 26.marts 2015. Forhandlingsprotokollen blev underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. På mødet tilkendegav Susanne Henriksen, at det refererede omkring de enkelte bestyrelsesmedlemmers rolle og opførsel overfor andre, f.eks. firmaer og ansatte, efter hendes vurdering ikke er tilstrækkelig skarpt gengivet. Susanne præciserede hendes forventninger til medlemmer af bestyrelsen, og nævnte at afvigelser herfra vil afstedkomme samtaler med hende som formand. Ad 3 Revisionsprotokol På mødet forelægges revisionsprotokollen til bestyrelsens orientering. Der er ikke indsat nyt siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om revisionsprotokollen til efterretning. Ad 4 Meddelelser 4.1 Meddelelser fra formanden På mødet giver organisationsbestyrelses formand Susanne Henriksen en orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet oplyste Susanne Henriksen følgende: Lokalrådsmødet den 24. april 2015 blev afholdt på Bornholm; et rigtig godt møde / tur. P. O. Bengtsson vil arrangerer DHL Stafetten, og vil vende tilbage med nærmere omkring tilmelding. 4.2 Meddelelser fra Boligkontoret Danmark På mødet giver forretningsfører Tonny Bjørn en orientering om eventuelle nye sager og forhold hos Boligkontoret Danmark, med primær fokus på afdelingskontoret. På mødet oplyste Tonny Bjørn, at konsulent Helle Hjorting Damberg igennem en lang periode har haft rygproblemer, og skal på ny opereres. Der er derfor truffet aftale med Helle om, at hun efter sygefravær starter i en stilling på Boligkontorets hovedkontor; en stilling der i bedre omfang kan tilpasses Helles behov, end i side 2/6
stillingen som konsulent på afdelingskontoret. Det betyder, at ny konsulent skal ansættes, og processen herom vil starte op efter sommerferien. 4.3 Øvrige meddelelser Debitorliste Aktuel debitorliste omdeles på mødet som denne dagsordens bilag 1. Der var ikke udarbejdet ajourført debitorliste til mødet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog meddelelserne til efterretning. Ad 5 Selskabs- og afdelingssager (til beslutning) Under dette punkt behandles selskabs- og afdelingssager, organisationsbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. hvor det indstilles at 5.1 Organisationen Råderetsag, godtgørelse ved fraflytning i Afdeling 3, Brønshøj/Husum Beboerne på Mullerupvej 3B har ansøgt boligselskabet om godkendelse til dels at opføre en tilbygning på i alt 18,4 m2, og dels at få godtgørelse ved en senere fraflytning. Beboerne ønsker udvidelse af beboelsesarealet på grund af familieforøgelse. Tilbygningen opføres med tagpap og ydervæg af profilbrædder i lærk. Tilbygningen vil blive opført i henhold til reglerne i bygningsreglementet, og skal kvalitetssikres ved en skriftlig erklæring fra en ingeniør, hvori det fremgår, at tilbygningen er i overensstemmelse med bygningsreglementet, og at tilbygningen ikke vil beskadige eller på anden måde påvirke den eksisterende del af huset. Tilbygningen har en anslået opførelsesudgift på 250.000 kr. 300.000 kr. I reglerne om individuel råderet udenfor boligen står der, at forbedringsarbejderne skal være godkendt på et afdelingsmøde med senere godkendelse i organisationsbestyrelsen. Hvis afdelingsmødet ikke har besluttet, hvilke råderetsarbejder der kan udføres udenfor boligen, kan organisationsbestyrelsen lave en enkeltstående aftale med den enkelte lejer. Organisationsbestyrelsen har således et grundlag at træffe beslutning om den pågældende råderetsforbedring, idet afdelingsmødet ikke har besluttet, hvilke råderetsarbejder kan udføres udenfor boligen. Hvis beboerne får organisationsbestyrelsens godkendelse har de ret til godtgørelse ved en eventuel fraflytning, dog ikke for hele beløbet. Det maksimale beløb der kan gives godtgørelse for er 121.373 kr. (2015), der kan nedskrives over maksimalt 20 år. Selvom det må anses som meget lidt sandsynligt, at beboerne ønsker at fraflytte boligen i nedskrivningsperioden, kan det naturligvis ikke udelukkes. Såfremt beboerne fraflytter indenfor nedskrivningsperioden vil det være den nye beboer, der skal indfri restbeløbet ved indflytningen eller betale en forhøjet husleje til afdelingen i resten af nedskrivningsperioden. I pjece vedrørende råderetten fra BL, og som tillige findes på Boligkontoret Danmarks hjemmeside er der vist et eksempel på finansiering af 35.000 kr., som vil betyde en huslejeforhøjelse på 337 kr. om måneden i 14 år. Huslejestigning kan først nøjagtig fastsættes, hvis en fraflytning bliver aktuel, men tilbagebetaling af 61.000 kr. over 10 år vil i dag betyde en huslejestigning på ca. 8.400 kr. pr. år eller ca. 700 kr. om måneden ved en rentefod på ca. 6%. side 3/6
En huslejestigning på ca. 700 kr. om måneden anses ikke som værende en forhindring for en genudlejning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender etableringen af tilbygningen, samt tager beregningen af eventuel huslejestigning til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at de pågældende lejere skal gives tilladelse til opførsel af tilbygningen. Tilbygningen vil tilføre boligen en permanent forbedring, og ved en senere genudlejning forudsættes det tilbyggede areal inddraget som en del af boligens samlede boligareal med betaling af leje. Den aktuelle husleje er på omkring 1.100 kr. pr. m 2 /år, og det vurderes at boligen kan genudlejes på det grundlag. Ad 6 Næste møder Næste organisationsbestyrelsesmøde afholdes mandag den 24. august 2015, kl. 16.00. Ad 7 Selskabs- og afdelingssager (til orientering) Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, såfremt dette direkte efterspørges. 7.1 Afdeling 1 Kollektivhuset Der har været afholdt 2 møder med afdelingsbestyrelsen siden valg af ny formand. Første møde blev afholdt den 21. april 2015 som et konstituerende møde og præsentation af hinanden og boligselskabets organisation. Ingelise blev valgt til både byggeudvalget og styregruppen for den boligsociale helhedsplan. Ellers ingen ændringer. Næste møde er den 2. juni 2015, hvor der afholdes et almindeligt møde med punkter fra driften og fra afdelingsbestyrelsen. Der er indgået areallejeaftale med Københavns kommune om leje af ca. 1/3 af arealet ved Hans Knudsens Plads 3. Lejeindtægten beløber sig til 74.880 kr. om året og svarer til 90 kr. pr. m2. Københavns kommune står herefter for al vedligeholdelse mv. af dette areal. Areallejeaftalen vedlægges denne dagsorden som bilag 2. Nybyggeri på 10. og 11. sal og elevatorrenoveringen De nye boliger blev afleveret den 29. maj 2015 med få, men ikke graverende mangler. Der er 6 boliger, der endnu ikke er udlejet den 1. juni 2015. Der er 4 bofællesskaber, der er fuldt udlejet, ligesom enkeltsals boligerne forventes fuldt udlejet den 15. juni 2015. Der er stadigvæk ansøgere til de sidste bofællesskaber, men arbejdet med at finde den rigtige sammensætning af bofællesskabet har været et større arbejde, end umiddelbart forudset. Elevatorrenoveringen er nu helt færdig, og de sidste genhusede beboere er nu tilbage i egen bolig efter endt ombygning af elevatoren i opgang 1. Genhusningen foregik uden problemer. Boligerne på 1. sal Intet nyt i forhold til gulvene, men BNS har sat ny medarbejder til at få manglerne færdige. 7.3 Afdeling 2 Småhusene Der arbejdes fortsat med faskine løsning til afledning af regnvand med støtte fra Rudersdal Kommune. Der er lavet nedsivningsrapport og den endelige ansøgning er sendt til kommunen. side 4/6
Herudover følges der op på planlagte vedligeholdelsesarbejder. 7.4 Afdeling 3 Brønshøj/Husum Afdelingsbestyrelsen har nu udpeget, hvor der skal udskiftes køkkener, og arbejdet er godt i gang. Også her følges der op på planlagte vedligeholdelsesarbejder. 7.5 Afdeling 4 Amager/Valby Der er indgået forlig i vandsagen og afdelingen har modtaget 164.000 kr. fra Hofor. Herudover er der 9.000 kr. i sagsomkostninger som selskabet jf. beslutning på sidste møde betaler. Afdelingen har et opsamlet overskud på 165.000 kr. og vil sandsynligvis også i år få et overskud, således at huslejepåvirkningen fra den store vandudgift bliver meget lille. Herudover har afdelingsbestyrelsen udpeget hvor der enten skal udskiftes køkkener eller renoveres køkkener i henhold til udfyldte spørgeskemaer fra beboerne. Afdelingsbestyrelsen afholder nu selv de fleste møder og bruger administrationen til rådgivning i forbindelse med spørgsmål, som er opstået på et møde. Der følges op på planlagte vedligeholdelsesopgaver. 7.6 Afdeling 6 Hectorgården Maling af vinduer på begge sider af bygningen ud mod Tagensvej er planlagt til medio juli 2015 og vil koste ca. 450.000 kr. efter afholdt udbud. Malerfirmaet KL A/S var 30.000 kr. billigere end nr. 2, fra Hagelund Jensen A/S og 150.000 kr. billigere end nr. 3 fra Malerfirmaet Dan Wiche. 7.7 Afdeling 7, Vigerslevvej Der er endnu ikke valgt vinduer til udskiftning, da vi vil afvente afdelingens års resultat for 2014/15. Der har været en lille vandskade i kælderen i Vigerslev 262, og denne er anmeldt til forsikringen. Det var et sprunget vandrør i en teknikkasse i 262, st. tv. Der var dog ikke vandskade i lejligheden. 7.8 Afdeling 8, Kastrupvej Det er aftalt, at der males vinduer i denne sommerperiode. 7.9 Afdeling 9/10 - Solgavehjemmet Intet nyt. 7.10 Afdeling 11 Valby Efter aftale med afdelingsbestyrelsen arbejdes der med alternativ vinduespolering, idet Anders Andersens rengøring ikke leverer tilfredsstillende polering. Af indhentet tilbud fremgår det, at såfremt vinduespoleringen skal udføres tilfredsstillende, vil prisen vare dobbelt så høj som nuværende, og hvis dette tilbud accepteres vil det koste huslejestigning. Der er ikke truffet beslutning pt., men det ender sandsynligvis med at nuværende niveau må accepteres. Der indhentes dog et alternativt tilbud til Anders Andersens nuværende pris. 7.11 Afdeling 14 - Dragør Intet nyt. side 5/6
Det indstilles, at afdelingssager til orientering tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad 8 Eventuelt Intet til behandling. Mødet hævet kl. 19.15 Referent: Tonny Bjørn Bestyrelsens underskrifter: Susanne Henriksen Connie Mistarz Thomas Gerken (-) Formand Næstformand Nicoline Mulvad Bent Chr. Nygaard (-) Inga Olesen Vakant (ekstern udpeget) Yardena T. M. Jensen Jesper Harlfeldt Per G. Larsson Kasper Larsen P. O. Bengtson side 6/6