Notat om tildeling 1
1. Konklusion Resultatet af bedømmelsen iht. bedømmelsesgrundlagt i BUT er, at tilbud fra Hededanmark er fundet økonomisk mest fordelagtigt. 2. Tilbudsfasen Bekendtgørelse om udbuddet er afsendt til EU den xx. Samme dag blev udbudsmaterialet lagt på Vejdirektoratets hjemmeside. Der er i tilbudsfasen afholdt orienteringsmøder og spørgemøder. Referat fra møderne er lagt på Vejdirektoratets hjemmeside. Der er i tilbudsfasen udsendt rettelsesblade. Rettelsesbladene er lagt på Vejdirektoratets hjemmeside. 3. Licitationen Tilbud på entrepriserne blev åbnet den 1. september 2010 i overværelse af de bydende, som var til stede. Tilbudssummer blev læst op. Protokol fra licitationen er lagt på Vejdirektoratets hjemmeside. De afgivne tilbudspriser fremgår af skemaet neden for. 2
Hovedpost TILBUDSGIVER Arkil Hededanmark ISS NCC OK grøn anlæg Zacho-Lind Tilstandskrav I ALT 10.555.980 9.485.836 9.503.593 8.039.105 12.705.541 14.392.065 Regningsarbejder Beplantninger 1.651.560 1.526.770 1.835.879 1.719.072 1.728.222 1.932.164 Bekæmpelse af landskabsukrudt 226.850 106.280 183.539 277.975 199.863 266.990 Servicearbejde 2.142.500 2.102.500 2.240.820 1.955.280 2.498.200 2.604.600 Brolægning 1.223.600 1.234.750 1.340.010 1.227.950 1.473.900 1.642.700 Hegn 62.800 65.115 77.706 62.174 73.629 79.665 Vintertjeneste på gangarealer 703.350 643.500 1.049.100 373.140 654.000 744.000 Regningsarbejder I ALT 6.010.660 5.678.915 6.727.054 5.615.591 6.627.814 7.270.119 Styring I ALT 1.480.000 2.240.000 1.567.000 1.699.320 1.455.000 1.733.000 Tilbudssum (targetpris) TOTAL 18.046.640 17.404.751 17.797.647 15.354.016 20.788.355 23.395.184 3
4. Udelukkelse Der er i ingen af de afgivne tilbud konstateret manglende dokumentation eller forhold i øvrigt, som har medført, at tilbudsgivere har måttet udelukkes. 5. Egnethed Alle tilbudsgivere er fundet egnede i henhold til egnethedskriterierne i udbudsmaterialet. 6. Konditionsmæssighed Der er i ingen af de afgivne tilbud indeholdt forbehold eller forudsætninger. 7. Underkriterier og prisvægte er anført i BUT. Med de afgivne karakterer vises bedømmelsen og Sammenligningsomkostningen i skemaet neden for: 4
Underkriterium Prisvægt (Pv) Karakter (k) Tillægspris Pv x (10 k) i kr. Entreprisens ledelse og bemanding i mio. kr. Arkil HD ISS NCC OK Zacho Arkil Hededanmark ISS NCC OK Zacho-Lind grøn anlæg 0,4 5 10 3 5 5 2 2.000.000 0 2.800.000 2.000.000 2.000.000 3.200.000 Udvikling og optimering 0,3 7 10 1 7 7 1 900.000 0 2.700.000 900.000 900.000 2.700.000 Samarbejdet 0,05 3 10 1 6 5 0 350.000 0 450.000 200.000 250.000 500.000 Sikring af kvalitet 0,1 5 10 1 5 7 2 500.000 0 900.000 500.000 300.000 800.000 Afregningsformen 0,05 8 8 3 6 10 0 100.000 100.000 350.000 200.000 0 500.000 A. Sum, kvalitative underkriterier 3.850.000 100.000 7.200.000 3.800.000 3.450.000 7.700.000 B. Tilbudspris 18.046.640 17.404.751 17.797.647 15.354.016 20.788.355 23.395.184 A+B. Sammenligningsomkostning 21.896.640 17.504.751 24.997.647 19.154.016 24.238.355 31.095.184 Det fremgår, at tilbud fra Hededanmark har laveste sammenligningsomkostning og derfor er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 5
Neden for anføres summariske begrundelser for karaktererne på de kvalitative underkriterier for de enkelte tilbud. Ved evalueringen af de kvalitative underkriterier benyttes en karakterskala bestående af alle heltal fra 0 til 10. Karakter Beskrivelse 0 Gives for et tilbud, som er konditionsmæssigt, og hvor der ikke foreligger nogen oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet. 1 2 3 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. 4 5 Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet. 6 7 Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet. 8 9 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser. Mellemliggende karakterer anvendes til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående definition af skalaen. 6
Entreprisens ledelse og bemanding Entreprenøren skal oplyse om den tilbudte organisation med belysning af følgende funktioner: - Entrepriseledelse på grønne områder, renhold og toiletrenhold - Udviklingsledelse - Entrepriseledelse Der skal oplyses navngivne medarbejdere og vedlægges CV er. Arkil Hededanmark ISS Der lægges vægt på - at entreprenørens organisation er både ledelsesorienteret og produktionsorienteret - at entrepriseledelse og udviklingsledelse ikke varetages af samme medarbejder(-e) - at entrepriselederen har et bredt kendskab til alle jobtyper i entreprisen - at der tilknyttes en udviklingsleder, som stilles til rådighed for entreprisen i mindst 50 % af sin tid. Udviklingslederen skal have dokumenterede erfaringer med gennemførelse af udviklingsprocesser - at der er faglig høj kompetence på alle jobtyper, herunder renhold af arealer og bygninger og beplantninger Organisationen er logisk og enkelt opbygget i en produktionsdel med entrepriseledelse på grønne områder og renhold samt en udviklingsleder. Entrepriseledelsen består på alle områder af meget erfarne medarbejdere. Organisationen er opdelt på de 2 vejcentre hvad angår beplantning, mv. Udviklingslederen har dokumenterede erfaringer med gennemførelse af udviklingsprocesser inden for anlægsområdet. Der er faglig høj kompetence på alle jobtyper, dog i mindre grad på toiletrenhold. Der tilbydes en enkel, stringent organisation. Forenede er integreret i targetpris og incitamentsaftale. For nøglepersoner er der angivet back up medarbejdere. Entrepriseledelsen/entreprisestyrere består på alle jobtyper af meget erfarne medarbejdere. Udviklingslederen har i stor grad dokumenterede og relevante erfaringer fra gennemførelse af udviklingsprojekter. Der er faglig høj kompetence på alle jobtyper Organisationen er i mindre grad beskrevet til den konkrete entreprise. Entrepriseleder oplyses at skulle ansættes til opgaven. Udviklingslederen har ikke dokumenterede erfaringer med gennemførelse af udviklingsprocesser. 7
NCC OK Grøn Anlæg Zacho-Lind IDA SERVICE medvirker som underentreprenør på rengøring (toiletrenhold). Den tilbudte organisation skønnes kompleks med opdeling i både styregruppe og projektgruppe samt det daglige niveau (som består af VD fagansvarlige og NCCs entrepriseansvarlige). Projektgruppen - som organisatorisk enhed - skønnes mindre velmotiveret. Funktionen Udviklingsledelse refererer alene til styregruppen, hvilket i betragtning af de udviklingsprojekter, der skal gennemføres på relativ kort tid, skønnes mindre hensigtsmæssigt. Der er en NCC supportgruppe, som ledes af områdechefen, som tillige er medlem i projektgruppen og styregruppen. Entrepriselederen har relevante kompetencer fra vejdrift og entrepriseledelse. Udviklingslederen har erfaringer fra udvikling (udviklingsarbejde i 2010) ifm. strategiarbejde, nye forretningsområder og implementering af strategi internt i NCC, men ikke i udviklingsprocesser ifm. entrepriser/vejdrift. Der er faglig høj kompetence på alle jobtyper. Produktionsdelen af organisationen er logisk bygget op med erfarne og kompetente medarbejdere på alle jobtyper. Der er ikke CV på udviklingsleder. Beskrivelsen af organisationen er i mindre grad overskuelig. Udviklingslederen har ikke dokumenterede erfaringer med gennemførelse af udviklingsprocesser. Udvikling og optimering En række af de nye elementer, som indgår som tilbudsgrundlag i denne entreprise skal derfor have særlig opmærksomhed og dokumenteres primo 2012. Arkil Ved bedømmelsen lægges vægt på: - at entreprenøren på en praksisnær måde beskriver, hvorledes entreprenøren vil medvirke i udviklingstiltagene, herunder entreprenørens konkrete forslag til at supplere og forbedre disse. - at entreprenøren tilbyder at gennemføre yderligere, relevante udviklingstiltag og optimeringer/forbedringer Der er en række relevante forslag til brug af værktøjer til igangsætning og udvikling af samarbejdet. Værktøjskassen indeholder bla. analyse af teams ved en ekstern facilitator (1), brug af lean metoder (2, 3 og 4) samt perspektivtræning (5). Der er en række forslag i 8
stikord til konkrete optimeringer og forbedringer. Hededanmark ISS NCC OK Grøn Anlæg Zacho-Lind Hededanmark beskriver på fremragende vis deres medvirken i aktiviteter i entreprisen mhp. udvikling af VDs nye Vejdriftkoncept. Det tilbydes bla., at HD medvirker i udvikling af optimeringsmodul for toiletbygninger ifm. VDs planer om udbud, mv. Der er en række relevante, konkrete forslag til proces- og produktoptimeringer. Beskrivelsen er generel og ikke relateret til entreprisens forudsætninger og indhold Der er en generel beskrivelse/referering af Bilag SB-5 samt en generel beskrivelse af innovation i entreprenørbranchen. Der er oplæg til frembringelse af ideer til optimeringer/forbedringer, og i stikord antydet resultat af en intern NCC brainstorming. Der er beskrevet en række ideer til forbedringer af affaldshåndtering. Der er forslag om at arbejde med lean metoder og der er et praksisnært greb om produktionsmetoder. Der er en række relevante oplæg til udviklingstiltag. Beskrivelsen er generel om medarbejderudvikling og ikke relateret til entreprisens forudsætninger og indhold Samarbejdet - partnering og lean Entreprenøren skal vedlægge oplæg til: -oplæg til samarbejde og optimeringer Arkil Der lægges vægt på: - at entreprenøren foreslår og beskriver anvendelse af relevante metoder/værktøjer/elementer, som i fællesskab kan udvikle det tillidsbaserede samarbejde Der er en kortfattet beskrivelse af partnering med henvisninger til eksisterende partnering samarbejder. I øvrigt er oplæg til samarbejde anført i beskrivelsen af underkriteriet Udvikling og optimering. 9
Hededanmark ISS Der er et fremragende oplæg til partnering samarbejdet og lean. Det foreslås at der udvikles nye partnering modeller baseret på OPP tankegangen. Beskrivelsen er generel og ikke relateret til entreprisens forudsætninger og indhold NCC OK Grøn Anlæg Zacho-Lind Det foreslås at samle VD og NCC entrepriseorganisation ét sted, evt. én dag om ugen. Ang. lean refereres til en undersøgelse i Vejcenter Østjylland, som konkluderede at de fysiske arbejdsopgaver ikke er dem, der først bør tages fat på. Der anføres, at der specielt på sideanlæg kan være muligheder for lean aktiviteter. Der tilbydes en teamtest. Der foreslås en (relevant) analyse af risici og muligheder i projektet. Der en god tilgang til metoder og værktøjer, men i mindre grad konkrete forslag til anvendelse i entreprisen. Der er ikke vedlagt konkrete refleksioner om samarbejdet. Sikring af kvalitet Entreprenøren skal vedlægge oplæg til udvikling af kvalitetsstyringen baseret på gensidig tillid og brug af IT, mv. Arkil Hededanmark Der lægges vægt på, at entreprenøren foreslår relevante og konkrete procedurer og metoder til sikring af kvaliteten i overensstemmelse med intentionerne udtrykt i Bilag SB-5. Der er en kompetent analyse af muligheder og proces i udvikling af KS systemer baseret på IT og gensidig tillid Der er et fremragende oplæg til relevante og konkrete procedurer ifm. udvikling af KS arbejdet. Der er en fremragende beskrivelse af nye udviklingsprojekter, herunder håndtering og operationalisering af tilstandskrav belyst ved et konkret eksempel. Der foreslås udviklet og afprøvet en ekstern evalueringsfunktion. 10
ISS NCC OK Grøn Anlæg Zacho-Lind Beskrivelsen er generel og ikke relateret til entreprisens forudsætninger og indhold Der foreslås fælles besigtigelser mhp. forventningsafstemning. Der er et relevant oplæg til anvendelse af GPS. Der er et godt oplæg til procedurer og metoder til sikring af kvaliteten i entreprisen. Der er ikke forslag til konkrete procedurer og metoder til sikring af kvaliteten i entreprisen. Afregningsformen Entreprenøren skal vedlægge forslag til procedurer, herunder konkret udformning af skemaer til styring af entrepriseøkonomien samt håndtering af incitamentspuljen. Arkil Hededanmark Der lægges vægt på: - at entreprenøren i sit tilbud kan tilbyde et overskueligt oplæg til økonomiopfølgning og styring med løbende månedsvis opfølgning - at en del af incitamentspuljen foreslås anvendt til konkrete og relevante aktiviteter til medarbejderudvikling - og motivation. Arkil tilbyder at åbne deres økonomisystem ved en separat afdeling i Navision, hvor relevante medarbejdere i VD får adgang. Arkils andel af incitamentspuljen er for 75 % s vedkommende tilbudt anvendt til medarbejderudvikling, ledelsesudvikling og forbedringer. Hededanmark anfører relevante forslag til forbedring og uddybning samt videreudvikling af opgørelsesform- og metoder. Der er en særdeles relevant beskrivelse af fordele og muligheder ved tilstandskrav. Der foreslås udvikling af performance baserede incitamenter på udvalgte nøgletal. Det tilbydes bla. at anvende incitamentspulje til aktivitetsanlæg på sideanlæggene og der er en række konkrete forslag til dette. Endvidere foreslås midler anvendt til medarbejderudvikling. 11
ISS Der er forslag til model for økonomiopfølgning. Incitamentspuljen tilgår medarbejdere. NCC OK Grøn Anlæg Zacho-Lind Der er oplæg til økonomiopfølgning og styring med løbende månedsvis opfølgning. Der er forslag om at bunke mindre uplanlagte (regnings-)arbejder. Ang. incitamenter anføres, at VDs andel kan anvendes til igangsætning af ekstraarbejder, samtidigt med at det anføres, at dele af VDs og NCCs andele også kan anvendes til iværksættelse af kompetencegivende foranstaltninger (der er således ikke tilbud om de anførte anvendelser af NCCs andel af incitamentspuljen). Der er et fremragende oplæg til økonomistyring med relevante eksempler. OKs andel af incitamentspuljen tilbydes anvendt til medarbejderaktiviteter. Der er ikke oplæg til økonomistyring. 12