Lederforum Torsdag den 28. januar 2010 Dagsorden: Fremtidens stabe Forvaltningsrevision i Park & Vej Indkøbspolitik Projektmodel i FMK Nye regler om sygesamtaler CPR-sagen Budgetopfølgning og handleplaner Årets udfordringer
Fremtidens stabe v/finn G. Johansen
Det konkrete formål med udviklingsprojektet At der bliver gennemført en proces, hvor stabsapparatet kortlægger og vurderer mulige synergieffekter og forbedringsmuligheder At der bliver udarbejdet et forslag til organisering, der kan realisere synergi- og forbedringsmuligheder
Involvering af organisationen Spørgeskemaundersøgelse til lederforum og koncernledelsen Arbejdsgrupper med rep. fra lederforum, stabe, fagsek. Workshops med stabsmedarbejderne Styregruppe
Overordnet Flowdiagram procesplan Kommissorium Undersøgelser af synergi Fase 1 Kundeundersøgelse Input fra Input fra koncernledelse institutionsledere Fase 2 Undersøgelse af synergi Input fra stabsmedarbejderne Fase 3 Konstruktion af ny organisering Konstruktion af organisering Workshops Arbejdsgrupper Fase 4 Evaluering og høring Fase 5 Politisk behandling og beslutning Implementering
Resultater af udviklingsprojektet Profilering af stabsapparatet bredt i organisationen via brugerorienteret tilgang Identificering af stabenes styrker, synergimuligheder og forbedringsmuligheder Overblik og tværgående fagkendskab både hos ledere og medarbejdere Relationsdannelser på tværs af stabene Begyndelsen til en fælles platform for stabsapparatet
Input fra institutionsledere, fagsek., medarbejdere, arbejdsgrupper ca. 40-60 sider! Bedre koordinering, årsplan, Budget, Aftalestyring, regnskab, kvalitetskontrakter, opfølgning osv HR og I, tværgående projekter, ledelse, organisationsudvikling, kompetenceudvikling Klarhed omkring ydelser, ansvar og formidling Mange input vedr. forbedringsmulighed og samspil Der er rigtig meget som fungerer godt, men I har været behjælpelig med, at vi kan sætte fokus på de forhold som kan skabe værdi for Jer.
Formål Videreudvikling af kompetencer Udvidet tværfagligt samarbejde HR-Udvikling* som strategisk partner KD VKD D Direktion Tankerne bag Flad struktur Efterspørgselsorienteret udvikling Specialisering i selvstændige miljøer Udvikling af internt samarbejde i stabe Fastholdelse af høj kvalitet af drift Én kontaktdirektør for det samlede stabsapparat Ledelse ledelsesværdier Koordinerede aftaler, smhæng. i økonomi/ressourcer, stabschefsmøder, stabsstrategier, rolleafklaring Stabskultur personale værdier Serviceminded, konsultativ tilgang, teamorganisering, tværfaglige møder, projektorientering, husråd Tværfagligt samarbejde (X = ansvarlig/tovholder) Økonomi IT Fællessekr. Aftalestyring x..x LIS. x...x x Dagsordner x....x. x...x Digitalisering. x... x.x x Overenskomst/budget x... x Risikostyring.. x. x Leder og medarb.udvikling.x. x x..x Rekrutteringsstrategi....x.. x IT-sikkerhed..x...x Kommunikation.x..x HR og Innovation Drifts og udviklingsopgaver Drift Budget (procedure) Udviklingsstrategi Regnskab Budgetopfølgning Intern revision Tildelingsmodeller Aftalestyring KMD-aftaler Udvikling Analyseenhed Projekter Drift Serverdrift Brugerservice Kravspecifikation udbud Implementering Udvikling IT-service Brugerservice (udvidet Helpdesk) Projekter Drift Dagsorden Jura Direktionssekr. Borgmestersekr. Kommunikation Rådhus, forsikring Web, sbsys mv. Udvikling Borgerpanel Projekter Drift Løn og personale Forhandlinger Arbejdsmiljø/MED Udvikling Leder- og medarbejderudvikling Organisationsudvikling Projekter Evaluering
Implementering af fremtidens stabe Handleplan for samtlige stabe mht. fokusområder. Synliggørelse af ydelser og ansvarsområder. Projektbeskrivelser på konkrete initiativer Input til stabenes interne kvalitetsudvikling Formidling, synlighed og formidling
Fokusområder Stabschefernes ledelse efter ledelsesværdierne Afstemning af ressourcer til interessenters forventninger Udvikling af stabenes tværfaglige samarbejde Systematisk brugerorienteret tilgang Fælles stabskultur Udviklingsprojektet indgår i stabenes aftale for 2010
Yderligere bemærkninger fra stabscheferne. Spørgsmål?
Månedens gode historie: Forvaltningsrevision i Park og Vej v/torben Jensen, Park og Vej
UDVIDET FORVALTNINGSREVISION PARK- OG VEJAFDELINGEN Udført i 2009 af BDO Kommunernes Revision
Definition på forvaltningsrevision Vurderinger af ressourcestyringen Den organisatoriske tilrettelæggelse af arbejdet Opgørelse af økonomisk råderum til brug for politiske prioriteringer Analyser af forretningsgange Vurderinger af kvaliteten i sagsbehandlingen Vurderinger af målopfyldelse og hensigtsmæssigheden i de opstillede mål
Baggrund for revision Direktionen ønsker belyst BUM som styringsmodel. Dens virkemåde og konsekvenser. Er der adskelligelse mellem bestiller Veje og Forsyning og udfører Park og Vej
Baggrund for revision Rygter om at institutioner ikke vil benytte Park og Vej Park og Vej er ikke konkurrencedygtige Park og Vej bliver fravalgt, fordi der er for dyre
Fokus: 5 hovedpunkter: Timeprisberegninger kan det gøres billigere og mere effektivt Adskelligelse af bestiller og udfører via BUM model Ressourceudnyttelse af maskinpark Udnyttes den optimalt (for stor/lille/passende/gammel m.m.) Eventuel konkurrenceudsættelse Er Park og Vej gearet til egentlig konkurrenceudsættelse Vintertjenesten som vanskelig styrbar Kan en eventuel mere effektiv økonomistyring gradueres til mindre vanskelig styrbar.
Revisionens fokus Sparsommelighed Produktivitet Effektivitet Ledelse og styring Få et sammenhængende økonomiske billede af BUM model og omkostningsregnskab
Metode/handlinger Timeprisberegninger Efterkalkulationer, er alle omkostninger medtaget? Interview med ledere og medarbejdere om kendskab til timeprisberegninger. BUM-model Gennemgang af kontrakter, aftaler, forretningsgange, instrukser og politikker. Beskrivelser af graden af specifikation af ydelser, priser og tidsfrister.
Metode/handlinger Maskinpark Efterkalkulation via stikprøver af forskellige maskintyper. Timepris i forhold til omkostninger og timeforbrug. Interview med ledelsen om bevistheden vedr. eje kontra leje af maskiner. Konkurrenceudsættelse Sammenvejning af øvrige punkter til en samlet vurdering. Interview med kunder/institutionsledere
Metode/handlinger Vintertjeneste - Bevillings- og budgetansvar beskrives og undersøges. Defination af styrbarhed beskrives.
Hovedkonklusioner Timeprisberegninger Generelt er beregningerne omkostningsægte. Lavet efter Indenrigsministeriets vejledning. Godt kendskab i afdelingen til metode og forudsætninger. Efterkalkulation viser en mindre difference, som skyldes højt sygefravær.
Hovedkonklusioner BUM-model Organisationsformen understøtter modellen. Implementering af driftsaftaler ikke tilendebragt. Ikke gennemskuelig prissammensætning mellem kvalitet og omfang af opgaver. Bestillere i gang med beskrivelse af driftsaftaler, men mangler meget. Villighed til at disponere og planlægge efter de underlagte rammer. Fokus på at anvende private, hvor egen drift ikke er rentabel.
Hovedkonklusioner Konkurrenceparathed Konkurrenceudsættelse(Udbud) er ikke relevant, før driftsbeskrivelser er lavet. Park og vej udviser en høj grad af virksomhedsøkonomisk tænkning. Indførsel af virksomhedsregnskab, vil give et bedre overblik af Park og Vejs økonomi.
Hovedkonklusioner Park og Vej har en stor del af institutionerne som faste kunder. Spørgeundersøgelse har vist tilfredshed med ydelserne hos de institutioner, som benyttet Park og Vej. 56 fremsende spørgeskemaer. 45 svarede (80%) 47% har anvendt Park og Vej i 2008 64% har svaret at de er tilfredse, 36 % har ikke svaret, ingen har svaret, at de er utilfredse.
Hovedkonklusioner Maskinparken Man vurderer de enkelte maskiners rentabilitet og den mest optimale balance mellem eget og indlejet materiel samt benyttelse af andre leverandører. Grundlæggende håndtering af maskiner i orden, men anbefaler øget fokus på maskinernes driftsomkostninger i forhold til indtjening.
Hovedkonklusioner Vintertjeneste Der organiseres og udføres økonomisk rationelt. Hvis opgaven skal udføres for et fast beløb vil det kræve en for høj risikodækning (budgetsikkerhed).
Anbefalinger Der udarbejdes et årligt virksomhedsregnskab Der udarbejdes egentlige driftskontrakter Ledelsesmæssig fokus på sygefraværet Faste procedurer for efterkalkulation af timepriser. Udgifter til mandskabsbiler indeholdes i mandskabstimepris. Park og Vej skal gøres mere kendt for institutionerne og gå i dialog med kunderne
Anbefalinger Den økonomiske risiko på vintertjenesten bliver hos Veje og Forsyning. Overvej om ejerskab af vintermateriel skal forblive hos Veje og Forsyning. Vurdere opdeling af vinter budget i faste (styrbare) og vejrafhængige(ikke styrbare) omkostninger.
Opfølgning Hvad har vi gjort? Udarbejder virksomhedsregnskab for 2009 efter Årsregskabsloven Driftskontrakter færdige i 2010 Fortsat fokus på sygefravær Løbende opfølgning af timepriser (stikprøver) Vintermateriel overgået til Park og Vej Vintertjenesten opdeles i faste(styrbare) og vejrafhængige(ikke styrbare) omkostninger Sælge sig selv overfor institutioner Udarbejder ydelseskatalog SE FOLDER
Egne oplevelser! Frustration om, hvorfor vi var udvalgt Tidskrævende Sund øvelse, at få sat spørgsmålstegn ved hverdagen Kompetente revisorer Godt samarbejde God dialog og stemning
Indkøbspolitik v/annalise Horster
Projektmodel i Faaborg-Midtfyn Kommune v/mikkel Schjøtt-Kristensen
Direktionen godkendte den 12. januar 2010 Projektmodel i Faaborg- Midtfyn Kommune
Projektmodellen er udarbejdet som en del af projekt Fælles projektkultur i Faaborg-Midtfyn Kommune Fælles projektkultur i Faaborg-Midtfyn Kommune Projektlederuddannelse i Faaborg-Midtfyn Kommune løbende udbud af uddannelse Projektledernetværk i Faaborg-Midtfyn Kommune viden og træning Projektmodel i Faaborg-Midtfyn Kommune hvad er et projekt i Faaborg-Midtfyn Kommune? Projektstyring og porteføljeledelse i Faaborg-Midtfyn Kommune organisatoriske tiltag Projektarbejde som en del af lederudviklingsforløbet ledelse af projektledere
(udpluk fra dokumentet side 3)
Formål med projektmodellen Understøtte implementeringen af en fælles projektkultur: - et fælles sprog om roller og faser - en fælles tilgang til organisering af projekter
Formål med projektmodellen Understøtte gennemførelsen af projekter: - skabe bedre resultater i projekter - bevidsthed om roller (projektejer/projektleder) - bevidsthed om funktioner og ansvar (styregruppe/ projektgruppe)
Intranet / Fælles værktøjer / Projekter / Projektmodel
Kontakt Projektmodellen og projekt fælles projektkultur: Mikkel Schjøtt-Kristensen, HR og Innovation, 1132/miskr@faaborgmidtfyn.dk Tilmelding til projektlederuddannelse: Mette Clement, HR og Innovation, 1134/mcl@faaborgmidtfyn.dk
Nye regler om sygesamtaler v/charlotte Søder, HR
CPR-sagen v/finn G. Johansen
Baggrund for cpr-sagen Juli Postlister fra 13. og 14. juli med cpr.numre og navne på ca. 180 personer offentliggøres på hjemmeside 2. nov. Postlisterne fjernes fra hjemmeside efter henvendelse fra medarbejder 26. nov. Pressen gør opmærksom på, at de kan finde postliste fra den 13. november med navne og cpr.numre på internettet
Så havde vi en krise! Det er ulovligt at offentliggøre personfølsomme data! Postlisterne var stadig tilgængelige på Google og de er svære at få fjernet!
Resultat Forsiden af Fyens Stiftstidende - og omtale i TV2, JyllandsPosten, Fyns Amts Avis, P4 Fyn, TV2 Fyn, fyn.dk, Politiken, dknyt, danske kommuner, BT, Berlingske m.fl.
Hvad har vi lært? Fejl kan dukke op igen også selv om man tror, at man har løst dem Det kan betale sig at have en offensiv tilgang til pressen også når krisen kradser Det er besværligt og det tager tid at fjerne oplysninger fra internettet men det kan lade sig gøre
Hvad har vi lært? Når krisen opstår: Lad være med at gå i panik. Accepter kaos i starten Få et overblik, etabler en krisestab og placer ansvaret for opgaven Hvad skal der gøres? Hvem har ansvar for hvad? Hvor mange ressourcer skal vi bruge og hvilke kompetencer? Hvor skal vi få dem fra? Hvem skal vide noget om dette? Brug kræfter på at informere
Hvad kan I lære af det? Vær bevidst om jeres omgang med personfølsomme oplysninger Hvis I skulle komme til at offentliggøre personfølsomme data skal Datatilsynets anbefalinger følges Pressehåndtering: Det betaler sig at være offensiv også når krisen banker på døren!
Datatilsynets anbefalinger 1) Fjern oplysningerne fra hjemmesiden 2) Alt efter fejlens karakter - og hvor længe den har været tilgængelig på internettet - kontaktes fagchef og/eller direktion. 3) Underret de berørte personer 4) Undersøg om oplysningerne findes på søgemaskiner som Google mv. Den dataansvarlige skal undersøge, om oplysningerne findes i kopier dannet af søgemaskiner som Google, Bing og lignende, og i givet fald sørge for, at oplysningerne fjernes derfra. Kontakt ITstaben de har opdaterede oplysninger om, hvad der skal gøres.
Generel orientering v/benny Balsgaard
Budgetoverholdelse, budgetopfølgninger i 2010 og effektiviseringspulje i 2010 v/benny Balsgaard og Jørgen Dalsgaard
Budgetoverholdelse - Et tema på landsplan - finansministeren Der forestår en stram styring i kommunerne Stop væksten på det specialiserede socialområde Effektviser og omprioriter Vi ønsker en mere effektiv kommunal organisation, og mangler at se effekten af kommunalreformen - kort sagt der kommer ingen penge fra staten forvent i bedste fald en 0-vækst aftale for 2011
Budgetoverholdelse - Et tema på landsplan KL s formand Erik Fabrin Vi skal selv skabe råderum: Effektiviseringer internt i den enkelte kommune, og tværkommunalt Økonomisk planlægning for hele valgperioden Det specialiserede socialområde det er styrbart Det er en god ide at beslutte, at hele den kommunale økonomi er styrbart.
Budgetoverholdelse og lokalt: Budgetaftalen for 2010: det er nu op til den enkelte aftaleholder at sikre budgetoverholdelse, så kollektive sparerunder undgås For områder hvor det ikke lykkes at overholde budgetrammen fuldt ud, gennemføres analyser og der udarbejdes handleplaner med udgangspunkt i, at den enkelte aftaleholder selv skal sikre budgetoverholdelse
Budgetoverholdelse i øvrigt Temamøde for kommunalbestyrelsen den 9.02.2010 ang. Økonomi brændende platform & langsigtet økonomisk strategi Fremrykkede anlægsinvesteringer: 18,0 mio. kr. vedr. veje 2,9 mio. kr. vedr. Midfyns idrætscenter 0,7 mio. kr. vedr. Faaborg Miniby 10,0 mio. kr. vedr. yderligere anlægsrenoveringer af skoler Anlægsbudgettet i 2010 kommer dermed op på 172 mio. kr. + evt. overførsler fra 2009, såfremt kommunalbestyrelsen siger ja til igangsætning og låneoptagelse
Handleplaner proces: Ved forventet afvigelse på +4 pct. Skal aftaleholder senest 5 arbejdsdage efter månedsskift udarbejde en overordnet redegørelse som sendes til Økonomiteam Hvis Økonomiteams gennemgang med aftaleholder viser, at afvigelsen alligevel ikke forventes at overstige 4 pct. Gøres et notat herom i SbSys med beskrivelse af de forhold der medvirker til overholdelse af aftalen Hvis Økonomiteams gennemgang med aftaleholder bekræfter en forventet afvigelse på +4 pct. Udarbejdes en skriftlig handleplan inkl. årsforklaringer og løsningsforslag (om nødvendigt over flere år) Arbejdet med handleplanen skal være igangsat senest 10 arbejdsdage efter månedsskift og handleplanen skal være udarbejdet senest ved efterfølgende måneds udgang Som en del af handleplanen skal der opstilles delmål for forbrugsudviklingen, som relateres til de efterfølgende kvartalsopfølgninger Aftaleholder er ansvarlig for at handleplanen bliver udarbejdet. I praksis udarbejdes handleplanen i samarbejde mellem aftaleholder og økonomikonsulent
Handleplaner proces: Når der foreligger en handleplan indkalder økonomikonsulenten til et fælles møde med deltagelse af aftaleholderen, fagchefen, økonomilederen og økonomikonsulenten. På mødet gennemgås den udarbejdede handleplan. Om nødvendigt foretages justeringer. Aftaleholder og fagchef er ansvarlig for, at vedtagne faglige regelsæt og beslutninger overholdes. Økonomikonsulenten skriver referat Handleplanen dagsordenssættes på førstkommende direktionsmøde af økonomilederen Hvis dele af planen er i modstrid med politiske mål behandles handleplanen i direktion og fagudvalg med efterfølgende indstilling til Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse Hvis handleplanen strækker sig over en flerårig periode, skal den behandles af Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse Aftaleholderen arbejder kontinuerligt med handleplanen. Ved de kvartalsvise opfølgninger følges op på de opstillede delmål for forbrug. Resultatet skrives ind i handleplanen Hvis de iværksatte foranstaltninger er utilstrækkelige justeres handleplanen straks i form af nye tiltag Proceduren fortsætter (formelt) indtil forventet afvigelse er under 4 pct. (reelt = 0)
Budgetopfølgninger i 2009 Forventet budgetoverhold else Forventet overskridelse på max. 4 pct. Forventet overskridelse på + 4 pct. Pr. 31.03. 72 18 10 Pr. 31.05. 69 19 12 Pr. 31.08. 68 21 11 Pr. 31.10. 62 22 16 Pr. 05.01.10 64 16 20 38% ligger altså over budgettet det er for mange, og for konstant.
Budget 2010 For mange kører i overhalingsbanen hele tiden husk at trække ind når tid er, og konsolider økonomien ellers giver det klip Når disse underskud overføres til budget 2010 vil rigtig mange aftaleholdere få store problemer med budgetoverholdelse det kræver ekstra handling nu af den enkelte aftaleholder Lav en frivillig handleplan med dig selv, og bring balance i din økonomi Brug de hjælpemidler der er, via Mål & Midler, Decentral lønstyring, LIS, regneark, Økonomistab og tag lederskabet på dig - det er dig der skal sikre budgetoverholdelsen
Budgetopfølgninger i 2010 Månedlige opfølgninger jf. egen ledelsestilsyn Kvartalsopfølgninger: bemærk: meget kort tidsfrist for indgivelse af forventet årsforbrug book det i kalenderen, så i kan nå det Kvartalsopfølgning Aftaleholder Økonomi stab Direktion Økonomi udvalg Kommunal bestyrelse 28.02. - 05.03. - 12.03. 15.03. 22.03. 13.04. 31.05. - 07.06. - 16.06. 18.06. 28.06. 10.08. 31.08. - 10.09. - 22.09. 24.09. 04.10. 12.10.
Effektiviseringspulje i 2010 Indregnet 3 mio. kr. som sparekrav i 2010, hæftet op på at gennemførelse skal ske via statslige tiltag men kommunerne skal selv sikre gennemførelse. Afbureaukratisering/digitalisering primært på fagsekretariater knap 1,6 mio. kr. Indkøb fordeles forholdsmæssigt hos alle aftaleholdere, med 0,16 pct. Af budget for varekøb og tjenesteydelser 374.000 kr. Mindre sygefravær fordeles forholdsmæssigt hos alle aftaleholdere, med 0,07 pct. Af lønbudgettet 1.067.000 kr.
Effektiviseringspulje i 2011-2013 Indregnet en effektiviseringspulje der stiger med ca. 9 mio. kr. årligt, hvor staten skal bidrage med forenklingstiltag der muliggør ½-delen af puljebeløbet det er stadig kommunerne der skal gennemføre tiltagene Herudover skal kommunerne selv finde tilsvarende effektiviseringer i perioden - I 2013 er puljen steget til godt 31 mio. kr. gennemførelse vil indgå i budgetprocessen Det skal bemærkes, at der IKKE er balance i budget 2011 2013 på trods af, at disse effektiviseringer er indregnet der skal mere til.
Årets udfordringer v/benny Balsgaard