Økonomistaben. Aftale 2008

Transkript

1 Økonomistaben Aftale 2008

2 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING DEN POLITISKE RAMME DEN FAGLIGE RAMME EGEN RAMME DEN ADMINISTRATIVE RAMME DEN ØKONOMISKE RAMME... 8 BILAG 1 A - POLITISKE INDSATS - ØKONOMISTYRING... 9 BILAG 1B POLITISK INDSATS - KOBLING ML. ØKONOMISTYRING OG AFTALESTYRING BILAG 1C - POLITISK INDSATS - LEDELSESINFORMATION BILAG 1 D POLITISKE INDSATS FINANSIEL STRATEGI BILAG 2 A FAGLIGE INDSATS ØKONOMISTYRINGSKONCEPT BILAG 2 B FAGLIGE INDSATS - STYRKELSE AF TEAMETS KONSULENTROLLE OG KONTROLLANT ROLLE BILAG 3A EGEN INDSATS VANSKELIGE STYRBARE OMRÅDER BILAG 3B EGEN INDSATS LEAN PROJEKTER BILAG 4A - KONCERNINDSATS SUNDHED / SYGEFRAVÆR BILAG 4B KONCERNINDSATS KERNEYDELSENS VÆRDI FOR BORGEREN Indledning 1.1 Aftalens parter og løbetid Ved indgåelsen af aftalen forpligter direktionen og aftaleholderen sig til målrettet at arbejde for at opfylde aftalens indhold. Aftaleholderen er ansvarlig for at levere det aftalte serviceindhold, samt at opfylde de vedtagne målsætninger og indsatsområder. Dette skal ske inden for de generelle spilleregler for Decentral Ledelse og Centrale Styring, samt den tildelte budgetramme. 2

3 Aftaleparter for aftale 2008, fra til Godkendt Kommunaldirektør d Benny Balsgaard Benny Balsgaard Økonomichef Jørgen Dalsgaard Økonomistaben 1.2 Aftaleområdets kerneydelse Økonomistaben er en tværgående stabsfunktion, som varetager såvel den overordnede økonomistyring for hele organisationen, som supporterer den enkelte aftaleholder i forhold til økonomistyring. Herudover varetager økonomistaben den finansielle styring. Økonomistaben tilrettelægger den årlige budgetproces og økonomiopfølgninger samt proces for regnskabsaflæggelse, således at der skabes sammenhæng mellem udviklingsstrategi, aftalesystemet og budgetlægningen. Økonomistaben har både en konsulentfunktion og en controllerfunktion i forhold til alle aftaleholdere, begge funktioner varetages med henblik på at sikre en optimal økonomistyring i den samlede organisation. Økonomistaben har ansvaret for udformning og justeringer i de tildelingsmodeller der anvendes ved tildeling af ressourcer til aftaleholdere på de forskellige områder. 2.0 Den politiske ramme 2.1 Politiske visioner og målsætninger Målsætninger vedrørende økonomisk politik og styring Den økonomiske politik skal sikre Faaborg-Midtfyn Kommune som en bæredygtig og økonomisk velfunderet kommune Politiske mål og økonomiske prioriteringer: - forestå en aktiv og konkret økonomistyring - der hvert år er skabt et ikke ubetydeligt økonomisk råderum til politisk prioritering - stå i spidsen for markante initiativer til effektivisering og prioriteringer - sikre tæt sammenhæng mellem de konkrete økonomiske prioriteringer og de formulerede mål Aktiv og konkret økonomistyring Økonomistyringen skal sikre, at der kontinuerligt er fokus på budgetoverholdelse hos samtlige aftaleholdere, og at der ved optræk til eventuelle væsentlige afvigelser handles, så disse undgås. Herudover skal økonomistyringen sikre et informationsniveau således, at såvel den politiske som den administrative ledelse har et tilstrækkeligt indblik i udviklingen i den økonomiske situation i kommunen. Der skal her især rettes fokus på vanskeligt styrbare områder, hvor der skal opbygges modeller for udviklingen i nøgletal etc. Økonomisk driftsoptimering skal sikre, at der hvert år fremskaffes et økonomisk råderum til poli- 3

4 tisk prioritering i budgetlægningsprocessen. Den økonomiske driftsoptimering skal understøttes af politikker angående servicestrategi, udbudspolitik og indkøbspolitik, ligesom politikker vedr. evaluering og bench-marking anvendes til dokumentation heraf. Den administrative driftsoptimering skal ske i overensstemmelse med Økonomiudvalgets udmeldinger til fagudvalg i forhold til prioriteringer og justering af serviceniveau, således at der er en sammenhæng mellem de økonomiske rammer og de udmeldte målsætninger. Følgende konkrete økonomiske målsætninger skal være pejlemærker der angiver retningen for de øvrige økonomiske målsætninger. - Størrelsen af ultimo/gennemsnitskassebeholdning i budgetår og overslagsår, Ultimobeholdning fastlægges til kr. pr. indbygger i 2007 niveau, mens gennemsnitsbeholdningen fastlægges til 125 mio. kr. - Den samlede gældsudvikling fastlægges til 275 mio. kr. som et maksimalt beløb i budgetperioden. - Niveau for anlægsudgifter fastlægges til netto 60 mio. kr. i 2008 niveau. Herudover er det et mål, at der altid er tilstrækkelig med industrijord og byggemodnet jord til boligudstykning, der finansieres via en jordkøbspulje. Jordkøbspuljen skal over år hvile i sig selv, og er ikke en del af anlægsrammen på 60 mio. kr. - Beskatningsniveau (grundværdier og indkomstskatter) De økonomiske målsætninger ønskes udbygget således, at der opsættes mål for forholdet mellem servicedriftsudgifterne og skatteindtægterne. 2.2 Politiske indsatsområder 1. Fokus på økonomistyring via indførelse af skærpet incitamentsstruktur i fht. overholdelse af aftaleholdernes samlede økonomiske rammer. Se bilag 1.a 2. Sikre tæt kobling mellem budgetlægning/økonomistyring og målsætninger og resultater indenfor dialogbaseret aftalestyring. Se bilag 1b 3. Implementering af et samlet ledelsesinformationssystem med fokus på styring af både strategisk vigtige områder og områder som traditionelt er vanskeligt styrbare (sker i samarbejde med EPO). Se bilag 1 c. 4. Der udarbejdes en strategi for kommunens formue- og gældspleje (finansiel strategi). Opgaven er beskrevet i udbudsmaterialet angående hovedpengeinstitut opgave + formue- og gældspleje, og forventes således udformet i et samarbejde mellem Økonomistaben og Sparekassen Faaborg. Se bilag 1 d. 3.0 Den faglige ramme 3.1 Faglige målsætninger I den første aftale for økonomistaben (2007) var fokus rettet på at få den basale økonomistyring til at fungere, med kvartalsvise budgetopfølgninger samt månedlige rapporteringer, såfremt der var områder der ville overskride budgettet udover de aftalte 5 pct. max. grænse, der ligger i kommunens aftalesystem. De mange problemer der har vist sig i løbet af 2007 i forhold til økonomistyring har gjort, at aftalen for 2008 primært skal bygge på nøgleordene Sikker drift. Sikker drift på to fronter: Sikker drift = budgetoverholdelse Sikker drift = valide data (korrekt bogføring og budgetbeløb) 4

5 Sikker drift budgetoverholdelse: Økonomistyringskoncept: - skal sikre, at der gennemføres en løbende kontrol af forbruget på drifts- og anlægsbudgettet således, at der sikres budgetoverholdelse. Kontrollen føres såvel decentralt, af den enkelte aftaleholder, som centralt, af økonomistaben. Viser kontrollen, at der er risiko for budgetafvigelse, skal der reageres herpå, således at de økonomiske forudsætninger for budgettet sikres overholdt. - skal sikre, at økonomiudvalget hver måned får en oversigt over den overordnede økonomi med angivelse af, hvorledes nøgletal for budgettet udvikler sig og forklaring på væsentlige afvigelser. - skal sikre, at økonomiudvalget hvert kvartal får en budgetopfølgning på aftaleholderniveau samt en vurdering af, hvorledes budgettet samlet overholdes. De konkrete rammer for økonomistyring er beskrevet i kasse- og regnskabsregulativet og i spilleregler for dialogbaseret aftalestyring, samt supplerende administrative notater fra Økonomistaben. I 2008 arbejdes der videre på indførelse af et Ledelsesinformationssystem. Der tilrettelægges et forløb til undersøgelse af behov, anskaffelsesperiode, samt implementeringsperiode for udvalgte delområder. Indtil indførelse heraf, vil der blive foretaget en Systematisk rapportering i forhold til den politiske og administrative ledelse, over den månedlige udvikling i den overordnede økonomi, suppleret med udvalgte nøgletal, efter aftale med Direktionen. Sikker drift valide data (bogføring og budget): - skal sikre, at der på relevante områder gennemføres Lean-projekter til optimering, ensretning og sikring af optimale arbejdsgange - skal sikre, at der er fokus på rettidig og korrekt betaling af fakturaer samt opkrævning af mellemkommunale betalinger - skal sikre, at der løbende er fokus på afstemning af mellemregningskonti samt løbende udkontering til relevante driftskonti - skal sikre, at tillægsbevillinger er indberettet til økonomisystemet senest 10 dage efter Kommunalbestyrelsens godkendelse - skal sikre, at der sker løbende budgetomplacering i forhold til de godkendte tildelingsmodeller, puljeordninger med videre, således at aftaleholder altid har et opdateret budget Økonomisk råderum: Økonomistaben udarbejder forslag til Budgetprocedure, hvor opgaven, at: sikre et ikke ubetydeligt økonomisk råderum bliver et af omdrejningspunkterne i procedurebeskrivelsen. Der skal her erindres om, at udgangspunktet for budgetlægningen vedtaget budget 2008 ( ) er en ubalance på 37,5 mio. kr. i 2009, 17, 9 mio. kr. i 2010 og 22,1 mio. kr. i Disse ubalancer skal dækkes af, inden der kan skabes råderum til politiske prioriteringer. Frembringelse af et økonomisk råderum tilrettelægges i budgetprocessen for 2009 ( ). 3.2 Faglige indsatsområder Implementering af økonomistyringskonceptet bilag 2a Styrkelse af stabens rolle som konsulent og kontrollant bilag 2b Udarbejde oplæg til politisk beslutning ang. Finansiel strategi (se bilag 1d) Digitalisering: Økonomistaben iværksætter primo 2008 et Lean-projekt, med henblik på at forenkle arbejdsgange i forhold til sager der skal oprettes i Sb-Sys. I første omgang i forhold til staben internt, herefter forventes en kobling mellem økonomistyring decentralt og centralt (dokumentationsopgaven) via Sb-Sys, i det omfang Sb-Sys kan anvendes decentralt. 5

6 Gennemførelse af Cash Management, med henblik på afdækning af eventuelle økonomiske gevinster/besparelser i pengestrømmene mm. i samarbejde med ekstern konsulent. 3.3 Gældende politikker, regulativer, planer mv. på fagområdet Kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag. Opgaven blev påbegyndt i Den skal færdiggøres og implementeres fuldt ud i Egen ramme 4.1 Egen ramme Økonomistaben består af seks selvstyrende team, arbejdsformen hviler således på en stor grad af uddelegering af arbejdsopgaver til den enkelte medarbejder. Det er økonomistabens mål, at arbejdsformen til stadighed tages op til revision, med henblik på at sikre, at staben består af det rigtige antal teams og at disse har den rigtige sammensætning. Økonomistaben har i 2007 internt, arbejdet på at få staben til at fungere. Sikre, at arbejdsopgaverne er placeret i de rigtige teams, og at medarbejderne ligeledes er placeret rigtigt, i forhold til opgaver, kompetencer etc. Der er således gennemført to fokusmøder med hvert team til afdækning heraf. Fremadrettet vil disse møder ligeledes blive afholdt ½ årligt med hvert team. Det er en forudsætning for gennemførelse af økonomistabens overordnede mål, at der sikres en høj grad af koordinering og information de enkelte teams imellem, således at økonomistaben i sin løsning af arbejdsopgaverne fremstår som en fælles enhed. Vi har i 2007 kunnet konstatere, at de tværgående større projekter kræver en endnu bedre koordinering og planlægning end det har været muligt at gennemføre i 2007, hvorfor der skal arbejdes målrettet med at forbedre disse arbejdsgange. Økonomistaben skal kontinuerligt deltage i arbejdet med at forbedre arbejdsgange og processer, både hvad angår stabens egne opgaver og for den samlede organisation. Det kræver, at man tør sætte spørgsmålstegn ved den måde opgaver udføres på i dag, at man kan bidrage med nytænkning, skabe læring og udvikling i forhold til forbedringer, og også i forhold til om opgaven måske helt kan undværes, eller eventuelt kombineres med andre løsningsmuligheder. Der er således iværksat flere enkelte LEAN-processer i slutningen af Denne arbejdsform fortsætter i 2008, og udbredes til hele staben. Ligeledes skal planlægning af de større opgaver ang. Budgetopfølgning, Budgetproces og Regnskabsafslutning iværksættes betydeligt tidligere end i Det vægtes højt, at medarbejderne er veluddannede, og at uddannelsesniveauet også fremadrettet vedligeholdes og udbygges i takt med forandringer i den kommunale organisation og dens omverden, således at økonomistabens overordnede mål til stadighed vil kunne opfyldes. I 2007 har medarbejderne kun ganske undtagelsesvist deltaget i eksterne kurser og møder, grundet det meget store arbejdspres der har været i staben. Der er dog gennemført et meget stort antal interne kurser. I efteråret 2007 gennemføres MedarbejderUdviklingsSamtaler med samtlige medarbejdere, blandt andet, med henblik på at få afdækket uddannelsesbehov og ønsker, således at der kan iværksættes en målrettet kompetenceudvikling. Det er økonomistabens overordnede mål, at alle interessenter oplever, at de får en god betjening fra økonomistaben som helhed, således at der leveres den rigtige vare til den aftalte tid og at man til stadighed er på forkant med den økonomiske udvikling, således at FMK ikke bliver udsat for væsentlige overraskelser af økonomisk art. 6

7 Der er i 2007 gennemført to spørgeskemaundersøgelser i forhold til driftsforhold. Dels en samlet undersøgelse gennemført af EPO, for hele organisationen, og dels en undersøgelse gennemført af Økonomistaben ang. undervisning i de økonomistyringsværtøjer økonomistaben har ansvaret for. Førstnævnte viste blandt andet, at der har været stor usikkerhed i forhold til budget og bogføring, primært koblet op i forhold til løn, men også i forhold til de mange budgetomplaceringer det har været nødvendigt at gennemføre i Sidstnævnte undersøgelse viste generelt en stor tilfredshed med undervisningen, og at der var ønske om gentagelse af disse + en udbygning af indhold. Kurserne vil blive udbudt i starten af Set i forhold til at kunne levere den overordnede økonomistyring, med en klar pejling af økonomien på aftaleholderniveau, må det konstateres at det ikke har fungeret tilfredsstillende i I slutningen af 2007 og i hele 2008 vil der således internt blive sat fokus på de to begreber for økonomikonsulenterne: Konsulentrollen og Kontrollantrollen. I 2007 blev der gennemført en trivselsundersøgelse i den samlede organisation. Undersøgelsen blev gennemført i maj måned 2007, altså på et forholdsvis tidligt tidspunkt i den nye organisation. Resultatet pegede på flere punkter som der skal arbejdes på at forbedre, hvilket vil ske i efterår 2007/forår Trivselsundersøgelsen i 2008 skal derfor gerne vise forbedringer på disse områder. 4.2 Økonomistaben egne indsatsområder Vanskeligt styrbare områder. Der iværksættes et projekt (i forlængelse af kulegravningsopgaven i august 2007) med henblik på at skabe adgang til et fælles datagrundlag hos økonomistaben og de enkelte fagsekretariater. Målet er, at skabe et fælles system for økonomi og fagsekretariaterne for at begge parter derved har adgang til de samme data og kan arbejde ud fra samme grundlag. Ligeledes skal dette give økonomistaben mulighed for at følge budgetterne og forbrug i de enkelte fagsekretariater, med henblik på at kunne fungere som økonomiske controllere. Hovedtal herfra vil herefter skulle indgå i den systematiske rapportering til politisk og administrativ ledelse (ledelsesinformationssystem). Se bilag 3a Gennemførelse af Lean-projekter med henblik på at forbedre og forenkle interne arbejdsgange ang. Budgetopfølgning, bevillingsstyring, lønsumsstyring og afstemninger. Se bilag 3b. 5.0 Den administrative ramme 5.1 Direktionens koncernmål Direktionen har besluttet at man i 2008 vil sætte fokus på følgende emner som centrale koncernmål for hele organisationen: Medarbejdersundhed nedbringe sygefravær Kerneydelsens værdi for borgeren Direktionen vurderer, at netop disse koncernmål samlet set bedst bidrager til at understøtte en fortsat stabilisering af driften. Det fremgår af de 2 indsatsskabeloner for koncernmålene, hvilke forventninger direktionen har til den enkelte aftaleholder med hensyn til at arbejde med koncernmålene,jf. bilag 4a. og 4b. Direktionen har i aftalerne med EPO-staben og HR-staben forpligtet disse to stabe på at varetage det koordinerende ansvar for at udmønte, understøtte og følge op på hvert af de to koncernmål i løbet af 2008 overfor organisationens øvrige aftaleholdere. 7

8 5.2 Spilleregler for aftalestyring Aftaleholderen er omfattet af de generelle spilleregler for Decentral Ledelse og Central Styring. Spillereglerne beskriver de generelle rammer og vilkår for økonomisk styring, personalemæssige krav, bygningsmæssige forhold, IKT-anskaffelser osv. Spillereglerne inkluderes ikke i aftalen, men findes på kommunens hjemmeside under Dialogbaseret Aftalestyring. 5.3 Gældende politikker, regulativer mv. på koncernniveau Der henvises til Styrelsesvedtægten, Kasse- og regnskabsregulativet, Personalepolitikken, koncept for Dialogbaseret Aftalestyring, Indkøbspolitikken, IKT-arkitektur og den fælles designmanual. 6.0 Den økonomiske ramme 6.1 Driftsbudget for aftaleholderen Økonomistabens samlede driftsbudget i 2008 er budgetlagt med netto kr. Driftsbudgettet vil blive tilført midler til IP-telefoni i løbet af 4. kvartal For en yderligere beskrivelse af forudsætninger lagt til grund for budgettet henvises til budgetbemærkningerne til Budget For en præcisering af de generelle aftaleforhold henvises til de generelle spilleregler vedrørende aftalestyring samt Faaborg-Midtfyn Kommunes kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag. 8

9 Bilag 1 a - Politiske indsats - økonomistyring Emne Fagudvalg Politisk indsatsområde 2008 Skærpet incitamentsstruktur i forbindelse med økonomistyring Økonomiudvalg Stab Økonomistaben Hvem Økonomistaben, fagchefer og aftaleholdere generelt Aftaleholderen Økonomistaben Jørgen Dalsgaard Politisk Politiske målsætninger Forestå en aktiv og konkret økonomistyring Delmål Der sættes fokus på økonomistyring via indførelse af skærpet incitamentsstruktur i fht. Overholdelse af aftaleholdernes samlede økonomiske rammer. Succeskriterier Succeskriteriet for delmålet er i videst udstrækning, at samtlige aftaleholdere overholder budgettet, sekundært, at de eventuelle overskridelser der er opstået, er kendte, og behandlet i såvel Direktion og Økonomiudvalg, inden for de tidsfrister konceptet beskriver. Administration Overordnet handleplan Der iværksættes en proces, hvor Økonomistaben sætter særlig fokus på de to hovedopgaver: Konsulent- og Kontrollantrollen i forhold til aftaleholderne. Herudover foretages der ændringer i arbejdsgangen angående kontrollantrollen, jf. organisationsnotat Mål- og resultatopfølgning Egenkontrol, hvor der foretages en optælling i f.t. antal aftaleholdere der overholder budgettet, samt en evaluering i forhold til Fag- og Stabschefer samt Direktion. Økonomi Afholdes indenfor eksisterende budgetramme 2008: 2009: 2010: 2011: Resultatkrav at økonomistyringen fuldt ud lever op til hensigterne beskrevet i kasse- og regnskabsregulativ, med særlig fokus på bilag ang. ledelsestilsyn. 9

10 Bilag 1b Politisk indsats - kobling ml. økonomistyring og aftalestyring. Emne Fagudvalg Stab Hvem Aftaleholderen Politiske målsætninger Politisk indsatsområde 2008 Kobling mellem budgetlægning/økonomistyring og målsætninger og resultater indenfor dialogbaseret aftalestyring Økonomiudvalg Økonomistab Økonomistaben og EPO i første omgang Økonomistaben Jørgen Dalsgaard Politisk Sikre tæt sammenhæng mellem de konkrete økonomiske prioriteringer og de formulerede mål og indsatser Delmål Sikre tæt kobling mellem budgetlægning/økonomistyring og målsætninger og resultater indenfor dialogbaseret aftalestyring Succeskriterier Succeskriteriet for delmålet A) At målsætninger primært delmål og resultatkrav er prissatte i budgetlægningsprocessen B) At der undervejs/efterfølgende kan følges op på prissætningen Administration Overordnet handleplan Da opgaven er meget omfattende, skal der udvælges nogle få områder som forsøgsprojekt. Herefter vurderes om der er sammenhæng mellem indsats og resultat, med henblik på klarlægning af om, og i hvilken hastighed projektet skal rulles ud over hele kommunens budget Mål- og resultatopfølgning Der foretages en evaluering/drøftelse når resultatet af forsøgsprojekt foreligger. Økonomi Kan formentlig holdes inden for budgetrammen, hvad forsøgsprojekt angår. 2008: 2009: 2010: 2011: Resultatkrav afventer valg af forsøgsprojekt. 10

11 Bilag 1c - Politisk indsats - Ledelsesinformation Emne Fagudvalg Aftaleholderen Politiske målsætninger Politisk indsatsområde 2008 Ledelsesinformation Økonomiudvalget Staben for EvalueringProjektOrganisation (EPO) samt Økonomistaben Politisk Det er et klart mål, at organisationen og politikerne oplever en øget tilgængelighed af ledelsesinformation, dvs. centrale nøgletal, statistikker mv. Delmål At understøtte den overordnede politiske og administrative ledelse At understøtte aftaleholdernes styrings- og driftsoptimering At understøtte ledelsesrapportering i ft. centrale informationer, herunder Økonomistabens systematiske rapportering til Økonomiudvalg og administrativ ledelse om udviklingen i den overordnede økonomi På længere sigt (efter 2008): At ledelsesinformation øger organisationens mulighed for driftsanalyse- og optimering At synliggøre sammenhæng mellem de politisk fastsatte mål og opnåede resultater At skabe et bedre grundlag for beslutninger om fremtidige mål og udviklingstiltag At skabe grundlag for feedback og dialog internt og eksternt At der skabes gode rammer for den fremtidige brug af systematiske sammenligninger med henblik på erfaringsudveksling (Benchmarking) Succeskriterier At politikerne oplever en øget tilgængelighed af ledelsesinformation via nøgletal i 2008 At der udarbejdes en strategi og kravspecifikation for valg af en IT-løsning, der kan understøtte udarbejdelse af ledelsesinformation til organisationen. Herudover skal systemet implementeres på udvalgte områder. Administration Overordnet handleplan Februar: udarbejdelse af baggrundsnotat vedr. ledelsesinformation Strategi til ledelsesinformation - anbefalinger vedr. IT-løsning - krav-specifikation til IT-løsning - evt. udbud ( medio 2008) - implementering IT-løsning ultimo 2008 på udvalgte områder Opstart af nøgletalsprojekt der skal øge tilgængelighed af ledelsesinformation, marts 2008 Mål- og resultatopfølgning Der er etableret en projektgruppe samt styregruppe som løbende afrapporterer til direktionen Der gennemføres i december 2008 en minievaluering af det politiske niveau, i forhold til tilfredshed med den systematiske rapportering samt anvendelse af nøgletal. 11

12 Økonomi Det afsatte beløb vist nedenfor, kan ikke dække udgifterne til et Ledelsesinformationssystem for den samlede organisation, men kun en opstartsfase. Der vil efter kravspec./udbud blive udarbejdet et overslag på udgiftsbehovet. 2008: anlæg 2009: drift 2010:? 2011:? Drift kr. Resultatkrav 12

13 Bilag 1 d Politiske indsats finansiel strategi Emne Fagudvalg Politisk indsatsområde 2008 Strategi for kommunens formue- og gældspleje (finansiel strategi) Økonomiudvalg Stab Økonomistaben Hvem Økonomistaben Aftaleholderen Økonomistaben Jørgen Dalsgaard Politisk Politiske målsætninger Forestå en aktiv og konkret økonomistyring Delmål Der udarbejdes en strategi for kommunens formue- og gældspleje (finansiel strategi). Opgaven er beskrevet i udbudsmaterialet angående hovedpengeinstitut opgave + formue- og gældspleje, og forventes således udformet i et samarbejde mellem Økonomistaben og Sparekassen Faaborg. Succeskriterier A) At strategien er udarbejdet, og godkendt af Økonomiudvalget Maj måned 2008 Administration Overordnet handleplan Tidsplan udarbejdes af Økonomistaben efter forudgående drøftelse med Sparekassen Faaborg Mål- og resultatopfølgning Det kan konstateres om strategien er godkendt Maj måned I forhold til opfølgning af strategien efterfølgende, indarbejdes afsnit om afrapporteringer i strategien Økonomi Holdes indenfor budgetrammen. 2008: 2009: 2010: 2011: Resultatkrav Økonomichefen aftaler handleplan med Regnskabschef, der forestår opgaven i staben 13

14 Bilag 2 a Faglige indsats økonomistyringskoncept Faglig indsatsområde 2008 Emne Stab Hvem Aftaleholderen Økonomistyringskoncept Økonomistaben Økonomistaben m.fl. Jørgen Dalsgaard Faglige målsætninger Sikker drift budgetoverholdelse: Økonomistyringskoncept : - skal sikre, at der gennemføres en løbende kontrol af forbruget på drifts- og anlægsbudgettet således, at der sikres budgetoverholdelse. Kontrollen føres såvel decentralt, af den enkelte aftaleholder, som centralt, af økonomistaben. Viser kontrollen, at der er risiko for budgetafvigelse, skal der reageres, således at de økonomiske forudsætninger for budgettet sikres overholdt - skal sikre, at økonomiudvalget hver måned får en oversigt over den overordnede økonomi med angivelse af, udvikling i nøgletal for budgettet og forklaring på væsentlige afvigelser - skal sikre, at økonomiudvalget hvert kvartal får en budgetopfølgning på aftaleholderniveau samt en vurdering af, hvorledes budgettet samlet overholdes Det endelige Økonomistyringskoncept, indeholdende nøjagtige tidsfrister for gennemførelse af kontrol, forelægges Direktion og Økonomiudvalg, i januar Delmål Fremgår ovenfor Succeskriterier Det ultimative gode resultat er naturligvis, at alle overholder budgettet uden problemer. Realistisk set er succeskriteriet imidlertid: A) At modellen virker således, at den politiske og administrative ledelse månedsvis, har modtaget oversigt over den overordnede økonomi, herunder har behandlet de eventuelle redegørelser der måtte foreligge B) at man kvartalsvis har modtaget budgetopfølgninger, med et klart beslutningsgrundlag samt en vurdering af kommunens samlede økonomi i forhold til forventet årsresultat Overordnet handleplan At konceptet igangsættes i Økonomistaben. Direktion samt Fag- og stabscheferne involveres jf. organisationsnotat. Mål- og resultatopfølgning Dels egenkontrol ved optælling, og dels ved evaluering (spørgeskema formodentlig) hos berørte i det administrative niveau (fag- og stabschefer samt direktion). Økonomi Holdes indenfor budgetrammen: Resultatkrav Økonomichefen igangsætter i staben, og informerer på fag- og stabschefmøde om konceptet, herunder samspillet i forhold til de enkelte fagchefer. 14

15 Bilag 2 b Faglige indsats - styrkelse af teamets konsulentrolle og kontrollant rolle Emne Stab Hvem Aftaleholderen Faglige målsætninger Faglig indsatsområde 2008 Styrkelse af teamets konsulentrolle og kontrollantrolle Økonomistab Økonomiteamet Jørgen Dalsgaard Der skal ske et kvalitetsløft af såvel teamets konsulentrolle som kontrollantrolle, med henblik på at vore interessenter oplever en god økonomistyring. Delmål Her indsættes delmål til målsætningen A) Konsulentrollen skal forbedres ved at Økonomikonsulenterne videreuddannes dels i brug af økonomiværktøjerne, dels i underviserrollen, og dels i dialogform og sparring i forhold til aftaleholdere B) Kontrollantrollen forbedres ved, at Økonomistabens ledelse indgår direkte i opgaven, og ved at der sker en rolleafklaring i f.t samspil mellem økonomi og faglighed jf. organisationsnotat. Succeskriterier Succeskriteriet for delmålet. A) Et udtryk for at konsulentrollen er lykkes er, at kontrollantrollen bliver mindre og mindre B) Et udtryk for at kontrollantrollen er lykkes er, at der er klarhed over de økonomiske forhold hos: aftaleholder fagchef direktion og politisk niveau. Overordnet handleplan I forhold til konsulentrollen arrangeres der uddannelse af de økonomikonsulenter der er omfattet af opgaven, med henblik på at styrke målene ovenfor. Der inddrages eksterne undervisere i fornødent omfang. I forhold til kontrollantrollen iværksættes en mindre omorganisering af opgaverne i økonomistaben. Der er opstillet klare tidsfrister i f.t. gennemførelse af kontrolopgaven jf. organisationsnotat. Mål- og resultatopfølgning I forhold til konsulentrollen gennemføres der en tilfredshedsundersøgelse blandt aftaleholdere, med henblik på at konstatere status på hvordan økonomistabens konsulentrolle opfattes, samt at få afdækket områder der evt. skal styrkes. Økonomi Afholdes indenfor budgetrammen 2008: 2009: 2010: 2011: Resultatkrav Økonomichefen fastsætter kravene, og sikrer implementering i Økonomistaben 15

16 Bilag 3a Egen indsats vanskelige styrbare områder Eget indsatsområde 2008 Emne Vanskeligt styrbare områder Aftaleholderen Økonomistaben Jørgen Dalsgaard Institutionens egne målsætninger Økonomistaben ønsker at kunne give en tilstrækkelig information om udvikling i nøgletal for driftsområder som betegnes som vanskeligt styrbare områder. Delmål Her indsættes delmål til målsætningen A) i 2008 skal der skabes fælles datagrundlag for de væsentligste områder, mellem fagsekretariater og økonomistab B) hovedtal herfra, skal indgå i den systematiske rapportering til politisk og administrativ ledelse (ledelsesinformation) Succeskriterier Succeskriteriet for delmålet. A) at vi minimum har fået 3 væsentlige områder med i systematisk rapportering, og B) at der efterspørges flere C) at vi i 2009 får de resterende områder med i rapporteringen Overordnet handleplan Gennemførelse af fase 2 og 3 i det eksisterende kulegravningsprojekt for udsatte børn Kobling af eksisterende opgørelse for social- og arbejdsmarkedsområdet, med den systematiske rapportering Mål- og resultatopfølgning Egenkontrol Økonomi Forventes at kunne holdes indenfor budgetrammen 2008: 2009: 2010: 2011: Resultatkrav Fase 2 og 3 i kulegravningen fastlægges i et samarbejde med EPO-staben. 16

17 Bilag 3b Egen indsats Lean projekter Eget indsatsområde 2008 Emne Lean Projekt Aftaleholderen Økonomistaben Jørgen Dalsgaard Institutionens egne målsætninger Gennemførelse af Lean-projekter med henblik på at forbedre og forenkle interne arbejdsgange ang. Budgetopfølgning, bevillingsstyring, lønsumsstyring, afstemninger og dokumenthåndtering Delmål Økonomistaben skal kontinuerligt deltage i arbejdet med at forbedre arbejdsgange og processer, både hvad angår stabens egne opgaver og for den samlede organisation. Der skal sættes fokus på følgende områder: - Budgetopfølgning, bevillingsstyring, lønsumsstyring, afstemninger og dokumenthåndtering. Succeskriterier A) at medarbejderne får kendskab til metoder der forbedrer og forenkler interne arbejdsgange B) at medarbejderne tør sætte spørgsmålstegn ved den måde opgaver udføres på i dag, at man kan bidrage med nytænkning, skabe læring og udvikling i forhold til forbedringer Overordnet handleplan Mål- og resultatopfølgning Egenkontrol Økonomi Forventes at kunne holdes indenfor budgetrammen 2008: 2009: 2010: 2011: Resultatkrav 17

18 Bilag 4a - Koncernindsats sundhed / sygefravær Koncern indsatsområde 2008 Emne Koordinerende enhed HR-Staben Hvem Koncern målsætning Medarbejdersundhed nedbringe sygefravær Alle aftaleholdere i Faaborg-Midtfyn Kommune Nedbringelse af sygefraværet i Faaborg-Midtfyn Kommune bl.a. ved - fokus på dialog og aktiviteter der kan nedbringe sygefraværet -sundhedstiltag for visse medarbejdergrupper Delmål Sundhedstiltag rettet mod aftaleholderne A) Sundhedskonsulenten igangsætter initiativer mhp.at fremme medarbejdernes trivsel og mindske fraværet. B) Sundhedskataloget udsendes til medarbejdernes egen benyttelse. C) Der igangsættes særlige sundhedspolitiske projekter bl.a. i Ældreplejen se Sundhedsoplægget. Der henvises til beskrivelse af sundhedsoplæg, godkendt i direktionen den 17. december 2007 Forventning om fokus og dialog om sygefravær D)Aftaleholderne medtager sygefravær som et punkt på dagsordenen på de 4 årlige møder i MED-udvalget E)Der iværksættes indsatser for at nedbringe sygefraværet i det enkelte aftaleområde. F) Der udarbejdes en foreløbig vejledning vedr. håndtering af sygefravær, med fokus på hvilken dialog, der bør iværksættes mellem leder og medarbejder i forbindelse med sygefravær. Denne foreløbige vejledning anvendes, indtil Hovedudvalget evt. formulerer et andet oplæg til en fastholdelsespolitik. G) aftaleholderen fastsætter det forventede mål for faldet i sygefraværet i 2008 ift. det samlede sygefravær for Aftaleholderens mål sendes til HR inden d. 1. april. Succeskriterier at der på hvert aftaleområde opleves en konstruktiv dialog om sygefravær at hvert aftaleområde iværksætter tiltag, der kan understøtte trivslen og reducere sygefraværet at aftaleholderen bruger vejledningen for håndtering af sygefravær. at Faaborg-Midtfyn Kommune som organisation reducerer det samlede sygefravær med 5 % i 2008 i forhold til niveauet i (uden barsel) Overordnet handleplan HR-staben udsender vejledning for håndtering af sygefravær inden d. 1. feb HR- staben afholder temamøde i lederforum om sygefravær i primo 2008 HR-staben udsender inden 1. februar 2008 udkast til dagsordenstekst til drøftelse af sygefravær i MED-regi HR-Staben rådgiver lederne løbende med tiltag i forhold til drøftelserne i MED-regi. HR-konsulenterne vil blive instrueret i fokusområderne, så deres rådgivning af lederne vil ske i overensstemmelse med koncernmålet. Mål- og resultatopfølgning Referat fra dialogen i MED-udvalget vedr. sygefravær indsendes løbende til HR-staben Sygefraværet på alle aftaleområderne vil blive fulgt nøje for at vurdere effekten af indsatsen. Aftaleholderne modtager fraværsstatistik hvert kvartal. Økonomi Der afsættes 2.5 mio. kr. til sundhedstiltag. Resultatkrav : Aftaleholderne håndterer sygefravær i henhold til den udsendte vejledning, således at der er både dialog og opmærksomhed i forhold til sygemeldte medarbejdere samt en reduktion af sygefraværet, således at det generelle sygefravær i Faaborg-Midtfyn Kommune i 2008 reduceres med i alt 5%. 18

19 Bilag 4b Koncernindsats Kerneydelsens værdi for borgeren Koncern indsatsområde 2008 Emne Koordinerende enhed EPO-staben Hvem Koncern målsætning Fokus på kerneydelsens værdi for borgeren Alle aftaleholdere i Faaborg Midtfyn Kommune Efter at fusionen er overstået, er det nu vigtigt at sætte hovedfokus på borgerne, og på hvordan de får størst mulig værdi ud af den kommunale serviceydelse, som er rettet mod netop dem. Direktionen vil med kerneydelsens værdi for borgeren formulere et koncernmål, som understøtter den enkelte aftaleenhed i at gøre mere af det man alligevel gør, eller gøre dette lidt bedre eller lidt anderledes, således at borgeren oplever, at aftaleenhedens kerneydelse får større værdi end før. Delmål Målet er at forpligte hver enkelt aftaleholder evt. i samarbejde med andre til at planlægge og gennemføre aktiviteter, som aftaleholderen har en begrundet formodning om, vil bidrage til, at den serviceydelse man leverer, har størst mulig værdi for netop de borgere som modtager denne ydelse. Stabsfunktioner og fagsekretariater skal i denne sammenhæng opfatte de øvrige aftaleholdere som deres borgere. Succeskriterier I februar og marts indhenter aftaleholderen information og inspiration om mulige aktiviteter, der kan skabe større værdi af kerneydelsen for borgeren D. 15. april fremsender aftaleholderen en beskrivelse til EPO-staben af hvilke aktiviteter, som forventes gennemført i resten af året herunder hvilke aktiviteter, der søges medfinansiering til med hvilket beløb Fra maj til december gennemfører aftaleholderen mindst 2 aktiviteter, som fokuserer på at skabe større værdi af kerneydelsen for borgeren Primo januar 2009 foretager aftaleholderen en selvevaluering af de gennemførte aktiviteter Overordnet handleplan Organisationens samlede arbejde med koncernmålet kerneydelsens værdi for borgeren vil forløbe i 4 faser: 1. fase (februar og marts) information og inspiration EPO-staben forestår informations- og inspirationsaktiviteter om fokus på kerneydelsens værdi for borgeren. 2. fase (april) beskrive og prioritere aktiviteter Pr. 1. april udsender EPO-staben en forespørgsel til alle aftaleholdere om hvilke aktiviteter netop de forventer at gennemføre i Frist for tilbagemelding d. 15/4. Ultimo april foretages en prioritering i fht. hvilke aktiviteter der kan understøttes af EPO med hhv. penge og/eller konsulent-timer. 19

20 3. fase: (maj til december) gennemførelse af aktiviteter Hver aftaleholder eller gruppe af aftaleholdere - tilrettelægger selv hvornår og hvordan de indmeldte aktiviteter gennemføres - herunder også hvordan de tildelte ressourcer anvendes bedst muligt i fht. at gennemføre aktiviteten. 4. fase (januar og februar 2009) status, evaluering og fælles læring Med udgangspunkt i den foretagne selvevaluering af aktiviteter foretager EPO-staben en fælles evaluering og formidling af aktiviteterne herunder tilrettelægger en form for læringsseminar f.eks. i sammenhæng med et Lederforummøde For at understøtte aftaleholderne med at indfri succeskriterierne vil EPO-staben i løbet af året forestå en række aktiviteter så som: - tilrettelægge en ide/inspirationsfase med f.eks. artikler i INDBLIK, idebank, dialog i lederforum, ol. - udforme information om og skabelon for aftaleholdernes tilbagemelding om forventede aktiviteter og ansøgning om medfinansiering - bistå aftaleholdere med at gennemføre udvalgte aktiviteter - udforme ramme for afsluttende selvevaluering og sikre formidling til fælles læring EPO-staben har ud over den koordinerende projektledelse disponeret ca. 400 timer til direkte bistand til konkrete indsatser. En uddybende beskrivelse af EPO-stabens opgaver med at understøtte koncernmålet Kerneydelsens værdi for borgeren findes som en faglig indsats i EPOstabens aftale med Direktionen. Mål- og resultatopfølgning 15. april: svarfrist for aktivitetsbeskrivelse Juni-september: svarfrist for midtvejsforespørgsel i fht. fremdrift på de indmeldte aktiviteter 15. januar 2009: svarfrist for status og selvevaluering af de aktiviteter, som blev indmeldt pr. 15/4-08. (EPO-staben tilrettelægger nærmere procedurer for mål- og resultatopfølgningen) Økonomi / personaleressourcer kr. er afsat i central pulje til aktiviteter hos den enkelte aftaleholder eller grupper af aftaleholdere Puljen administreres af EPO-staben og fordeles af en referencegruppe bestående af kontaktdirektøren for EPO-staben, 2 aftaleholdere samt EPO-stabens projektleder for dette koncernmål Ved ansøgning til puljen forventes aftaleholderen selv at bidrage med ml. 1/3 og 2/3 af det beløb der søges om og aftaleholderen disponerer den fornødne tid hos medarbejdere i aftaleenheden. Nærmere vilkår og kriterier for udmøntning og administration af puljen vil blive beskrevet i 1. fase. Resultatkrav Hver af de pr. 15/4-08 indmeldte aktiviteter er inden udgangen af 2008 blevet gennemført med et for aftaleholderen tilfredsstillende resultat. 20