Økonomisk redegørelse for plejecentrene

Økonomisk redegørelse for plejecentrene Udarbejdet af: Kurt Jørgensen Dato: 01-12-2008 Sagsid.: 10587 Version nr.: [Version nr.]

Ældrechefen og økonomistaben har afholdt møder med de 11 kommunale plejecentre, hvor budget 2009 samt ny tildelingsmodel er gennemgået. I forbindelse med budgetopfølgningen pr. 30.09.08 blev der truffet politisk beslutning om, at de 5 plejecentre, der ligger over 5 % i forventet merforbrug, skal lave en redegørelse. Redegørelsen skal beskrive hvordan merforbruget i 2008 afvikles og hvordan en mindre løntildeling i 2009 realiseres. Ældrechefen har derfor besluttet, at der udarbejdes et samlet notat for plejecenterområdet, hvor følgende 4 punkter beskrives: 1. Tiltag for at overholde lønbudgettet i 2009 2. Handleplan for afvikling af underskud i 2008 3. Status på sygefravær samt iværksatte tiltag for at reducere sygefravær 4. Iværksatte tiltag i forbindelse med arbejdsmiljø og trivsel Ældrechefen og økonomistaben har sammenskrevet det indsendte materiale fra de 11 plejecentre. Sammenfatning: Plejecentrenes udfordring er at lave en handleplan dels for overholdelse af lønbudget 2009 efter den nye tildelingsmodel og dels for afvikling af eventuelt underskud overført fra 2008 til 2009. I den nye tildelingsmodel tildeles en lønsum efter antal pladser. I forhold til den nuværende tildelingsmodel sker der en ændring i tildelingen til køkkenfunktionen. Det indebærer, at alle plejecentre med køkkenfunktion får en tildeling, der svarer til det kostforplejningen får. Konsekvensen er, at plejecentre, der producerer mad får en lavere tildeling end hidtil, da der sker en omfordeling. Endvidere får psykiatriafsnittet på Steensvang forlods tildelt 1 mio. kr. af den samlede lønramme. De 5 plejecentre, der forventer et merforbrug på over 5 % i 2008 samt de plejecentre, der får en lavere tildeling fra 2009, har 2 år til at gennemføre en handleplan, så budget og forbrug balancerer ved udgangen af 2010. Plejecentrene løser opgaven forskelligt, men hovedtrækkene er, at der vil ske personalereduktioner, ændringer i vagtplan samt tiltag for at nedbringe sygefravær og vikarforbrug. Økonomistaben vil månedsvis følge forbruget meget tæt og vurdere, om nedenstående handleplaner følges. Hvis der er tvivl, kontaktes områdelederen med henblik på en redegørelse. 4 plejecentre vil blive fulgt ekstra tæt. I 2 tilfælde viser handleplanerne, at der stadig arbejdes på tiltag for at få afviklet underskud fra 2008 inden udgangen af 2010. 1 plejecenter vil være ca. 3,5 år om afvikling af underskud. Endelig forventer 1 plejecenter, at afvikle underskuddet og den lavere tildeling allerede i løbet af 2009. Plejecentret forudsætter med denne løsning et minimalt vikarforbrug. Side 2

Nørrevænget -1.950.000 kr. 300.000 kr. Der gennemføres en besparelse på 4,8 fuldtidsstilling, svarende til 178 timer pr. uge. Timerne fremkommer ved at alle dagvagter skæres til max 30 timer pr. uge, en dagvagt skæres med 14 timer så der kun er dækning til weekenderne, alle aftenvagter på 28 timer pr. uge skæres til max 26 timer pr. uge, husassistent i rengøring spares væk, 2 aftenvagter spares væk, kort køkkenvagt i skærmet enhed spares væk og vikarforbrug minimeres. Overskuddet anvendes til at dække lønudgift i ovennævnte opsigelsesperioder. Sygefraværet var 7,2 % i 2. kvartal og 9,1 % i 3. kvartal. Der har været ca. 3 langtidssygemeldinger i snit i 2008. Det er ikke arbejdsrelaterede årsager. Der bliver fulgt op med diverse samtaler, hvor også jobcenter er med for at få lagt planer for hvordan de kommer i gang igen, eller hvilke tiltag der skal tages. 1. november startede et projekt omkring planlægning af dagvagternes arbejdsplaner, der er planlagt med, at alle over en 4 ugers plan har mindst en periode hvor man har 5 fridage i træk. Dette for at bedre arbejdsmiljøet for medarbejderne. I forbindelse med besparelserne i 2009, er der taget hensyn til, at der til trods for de mange timer der skal spares på Nørrevænget, kan laves vagtplaner så der møder 2 personer op i hver gruppe, dette også på grund af arbejdsmiljøet, da ingen af medarbejderne kan overskue at skulle være alene i en gruppe med 9-10 beboere. Lysbjergparken -943.000 kr. -600.000 kr. Indgår i nedenstående handleplan. Det nuværende personaleforbrug fastholdes i 2009. Dog genbesættes en dagvagtstilling ikke fra 01.01.09. Endvidere forudsætter handleplanen, at vikarforbruget begrænses til 421.000 kr. Side 3

Sygefraværet er 4,7 %. Det lave sygefravær forsøges fastholdt ved fortsat at have fokus på den gode arbejdsplads, god trivsel og tæt dialog med medarbejderne. Endvidere laves opfølgning på evt. sygefravær. Personalet er meget pressede, specielt i aftenvagten, hvor der er skåret 2 stillinger væk i 2008. Der er en tæt dialog omkring arbejdsopgaver. Dette ønskes videreført med ny leder, som ansættes 01.01.09. Prices Have -1.925.000 kr. 0 kr. Implementeret besparelse på 850.000 kr. i 2008 videreføres, øget anvendelse af timebank for at opnå besparelse på vikarudgifter på 550.000 kr., lavere tildeling på køkkenpersonale 275.000 kr. samt nedlæggelse af gruppelederstilling 250.000 kr. Ikke aktuelt. Sygefraværet har været faldende i 2008 (3,3 %) i kraft af en aktiv syge og fraværspolitik. Sikkerhedsgruppens arbejde og opgaver er blevet opprioriteret, hvilket har givet synlighed og ansvar er uddelegeret til medarbejderne omkring Sund Arbejdsplads. Trivsel og arbejdsmiljø er i fokus i processen med selvstyrende teams, hvor personalet selv har medindflydelse på arbejdsplanlægningen. Der er i den forbindelse implementeret en timebank således, at personalet indgår som afløsere, i stedet for anvendelse af eksterne vikarer. Motivation, teambuilding og samarbejde er kodeordet i et kursusforløb, arrangeret af VUC, som alle medarbejdere deltager i og som afsluttes i 2009. I forbindelse med de implementerede tiltag og nye handle-/procesplaner har der været afholdt personalemøder, blandt andet med henblik på medbestemmelse og ejerskab. Der har ligeledes været stor inddragelse af Beboer- og pårørenderådet, MED-udvalget samt SR-gruppen. Steensvang 728.000 kr. -912.000 kr. Side 4

Den ekstra tildeling anvendes til at opnormere psykiatriafsnittet med 2 medarbejdere på 30 timer pr. uge. Iværksatte tiltag i 2008 videreføres. Herved opnås en årlig besparelse på ca. 300.000 kr. Endvidere nedsættes vikarforbruget således at underskuddet forventes afviklet ved udgangen af 2010 Sygefraværet var 9,0 % i 1. kvartal, 7,7 % i 2. kvartal og 11,1 % i 3. kvartal. Det skyldes flere langtidssygemeldinger. Sygefraværet forsøges nedbragt ved at omlægge arbejdsopgaver og ved indsatser omkring fysisk- og psykisk arbejdsmiljø. Personalet har arbejdet med selvstyrende teams siden årsskiftet 2007-2008. Dette er en proces der stadig er i gang og under implementering. Alt personale har gennemgået kursusforløb i efteråret hvor temaet har været Dialog og samarbejde med emnerne værdier, forandringsparathed, roller, samarbejde og kommunikation. Der er fokus på forflytninger. Egebo -10.000 kr. 1.021.000 kr. Lønbudgettet forventes overholdt. Gennem dialog med medarbejderne sættes fokus på at iværksætte tiltag, der kan nedbringe forbrug af vikarer, især eksternt vikarbureau. Endvidere vil der fortsat være fokus på en løbende tilpasning af personaleforbrug i forhold til plejetyngden. Ikke aktuelt. Sygefraværet er faldet stødt fra 13,4 % i 1. kvartal, til 9,7 % i 2. kvartal og 4,8 % i 3. kvartal. Der forventes en øget sygefraværsprocent i 4. kvartal pga. sæsonprægede sygdomme i november. Der sættes fokus på dialog med medarbejdere, anerkendelse og åbenhed omkring sygdom. Der forsøges iværksat tiltag for delvis sygefravær når det er muligt. Der arbejdes løbende på forbedring af arbejdsmiljø (forflytning og hygiejne) og psykisk arbejdsmiljø. Side 5

Der sættes fokus på medarbejdernes trivsel ved at medinddrage alle, på alle niveauer i planlægningen af deres arbejde og arbejdstid. Endvidere laves individuelle aftaler vedrørende afvikling af optjent frihed og frihed generelt. Efteruddannelse har høj prioritet, der planlægges hyppige personalemøder samt sociale arrangementer. Samarbejdet med frivillige grupper aflaster personalet i en tid, hvor aktiviteter er nedprioriteret. Præstekærgaard -221.000 kr. -1.209.000 kr. Planlæggerfunktionen nedlægges og nattevagt går 3 timer ned i tid. Vagtplanen revideres, da den ikke har været udnyttet optimalt. Reduktion i aftenvagt samt fokus på vikarforbrug. Sygefraværet var 7,1 % i 1. kvartal, 3,2 % i 2. kvartal og 5,0 % i 3. kvartal. En del sygdom strækker sig over 3 uger eller mere, p.t. 3 langtidssygemeldte. Der er samtaler med de sygemeldte en gang pr. uge, hvor der laves notat. Tæt opfølgning i tilfælde med mange enkelte sygedage. Arbejdstilsynsrapporten var særdeles fin. Dog er der mange ting at arbejde med for at få sat struktur på hverdagen. Lykkevalg -226.000 kr. -1.701.000 kr. Indgår i nedenstående handleplan. De allerede gennemførte tiltag samt yderligere reduktion i weekendbemanding fra 6 til 5 giver en besparelse på 500.000 kr. til afvikling af overført underskud. Sygefraværet var 6,1 % i 1. kvartal, 16,0 % i 2. kvartal og 13,9 % i 3. kvartal. Der har været 3 langtidssyge. Kommunens sygepolitik følges. Der afholdes samtaler hver uge ved langtidssygdom. Hvor der er mere end 5 enkeltsygedage i et kvartal, Side 6

indkaldes pågældende til samtale med lederen. Der arbejdes også på af få sygemeldte personaler delvis raskmeldt. Personalet har haft vanskeligt ved at leve op til ny struktur. Der er fokus på psykisk arbejdsmiljø på grund af nedskæringerne i 2007 og 2008. Der er afholdt arrangement med coach med temaerne arbejdsglæde, samarbejde og trivsel. Der er fulgt op på trivselsundersøgelsen. Bakkegården 151.000 kr. 495.000 kr. På nuværende tidspunkt er der ikke behov for justeringer i personalestaben. Driften planlægges efter, at der er en tomgang på 1 plads og forbruget må max udgøre 7,33 % pr. måned med undtagelse af juli og august og december. Restbeløbet skal dække sygdom, ferie o.l. Ikke aktuelt. Sygefraværet er støt faldende og er 9,5 % i 3. kvartal. Derfor forventes det ikke i indeværende år at nå kommunens overordnede mål. Som ny leder er det ikke sygefravær, der er prioriteret højest. På et personalemøde i december sættes fokus på sygefravær og der ønskes en dialog om sygefravær kontra sygenærvær. I januar/februar 2009 afholdes MUS-samtaler med alle fastansatte medarbejdere inklusiv flex/skånejob da de tæller med i fraværsstatistikken. Dette for af få et bedre billede af hver enkelt medarbejder også set i forhold til fravær. På Bakkegården har der siden august til dato været massivt fokus på medarbejdernes trivsel, idet der har været nogle problemstilling som ligger før august. Med baggrund i dette har der været afholdt to stormøder med deltagelse af erhverspsykolog. Der var mødepligt for alle involverede og der har endvidere været tilbudt enkeltsamtaler på frivillig basis. Alle har deltaget i møderne og enkelte medarbejdere har haft 1 eller flere individuelle samtaler, med stort personligt udbytte, idet de nu oplever, at kunne sige fra over for tidligere oplevelser. Erhvervspsykologen, har endnu ikke sendt afsluttende rapport, men har telefonisk meddelt, at medarbejderne nu er over problemet. Der er søgt om loftlifte for at bedre medarbejdernes arbejdsmiljø. Dette for at tilpasse plejecentrets overgang til aflastningspladser. Borgerne er ofte meget tunge at arbejde med i lift. Loftlifte vil hjælpe på/nedsætte medarbejdernes daglige belastninger. Side 7

Tingager -28.000 kr. 444.000 kr. Ved nuværende indførte tiltag forventes lønbudgettet at blive overholdt. Der forventes overskud. Kommunens vejledning vedrørende sygefravær overholdes. Fraværet var faldende i de første kvartaler i 2008, men er nu atter stigende grundet sygdom, der ikke er arbejdsrelateret. Sygefraværet følges tæt på enkeltmands niveau og for hele huset. Kontakt til pågældende inden for 1 2 dage, hvis fraværet ikke er kendt. Endvidere kontakt inden for en uge efter konkret vurdering. Fokus på løsninger som samtaler, coaching, indslusning, delvis raskmelding, 56 samt job på særlige vilkår. MED-udvalget har drøftet sygefravær, den rummelige arbejdsplads og konkrete muligheder på Tingager. Der er afholdt kursus i 2008 og det er på dagsordenen ved MED- og SR-møder. Ved den netop gennemførte trivselsundersøgelse var svarprocenten 85. MUSsamtaler gennemføres i øjeblikket. Åløkkeparken -53.000 kr. -1.700.000 kr. Indgår i nedenstående handleplan. 3 vakante dagvagtstillinger på 30 timer pr. uge genbesættes ikke, udgift til feriepenge i 2009 ca. 90.000 kr. Besparelsen udgør herefter 376.000 kr. i 2009 og 466.000 årligt fra 2010. Der har været afholdt personalemøde, hvor der er nedsat en arbejdsgruppe, der skal udarbejde forslag til ny vagtplan. Arbejdsgruppens opgave er at finde yderligere besparelser. Sygefraværsprocenten var 6,8 % i 1. kvartal, 8,6 % i 2. kvartal og 9,2 % i 3. kvartal. En stor del af sygefraværet skyldes operationer. Der afholdes sygefraværssamtaler og målet er at nedbringe sygefraværet. Side 8

For at skabe bedre trivsel er det MED-udvalgets opgave at finde kursus eller temadag i 2009. Dette forløb vil ske i samarbejde med ny leder. Humlehaven 148.000 kr. 0 kr. Nuværende personaleforbrug fastholdes. Herunder minimal anvendelse af vikarbureau og selvdækkende ved sygdom. Ikke aktuelt. Sygefraværet er faldet fra 13,7 % i 1. kvartal til 6,6 % i 3. kvartal. Kommunens retningslinier følges. Der holdes tæt kontakt til den sygemeldte via telefon, besøg samt opfordring til at komme på besøg. Der anvendes løbende APV og der sættes fokus på arbejdsmiljø. Der tilbydes uddannelse og kursus til hver enkelt medarbejder og medarbejderne får ansvar for at udvikle kompetence. Side 9