FAMILIEAFDELINGENS UDVIKLINGSPLAN Senest revideret 15.07.2014 1
Udviklingsplan i Familieafdelingen i Halsnæs Kommune. I det følgende skitseres Halsnæs Kommunes udviklingsplan for kvalitet i sagsbehandlingen af udsatte børn & unge. Udviklingsplanen tager afsæt i de anbefalinger fra Task Forcens analyserapport, der direkte vedrører Familieafdelingen: Formulere klare mål for kvaliteten i både sagsbehandlingen og indsatserne. Sikre sammenhæng mellem økonomi, indsats og kvalitet Prioritere implementeringen af ICS på alle niveauer i sagsbehandlingen, herunder i forhold til vurdering af underretninger og i samarbejdet med udførerleddet, i det personrettede tilsyn og i opdateringen af handleplaner. Prioritere kontinuerlige ledelsestilsyn, som sikrer både kvalitet og lovmedholdighed i sagsbehandlingen. Prioritere den tværfaglige og tværsektorielle indsats som grundlag for tidlig indsats. Prioritere implementeringen af DUBU. Afklare behov for kompetenceudvikling. Prioritere løbende kompetenceudvikling. Udarbejde retningslinjer og sikre en ensartet praksis for: Modtagelse og behandling af underretninger Børnefaglige undersøgelser og handleplaner Det personrettede tilsyn og inddragelse af barnet i det personrettede tilsyn Afslutning af sager. Formål: Formålet med udviklingsplanen er at højne kvaliteten i arbejdet i Familieafdelingen i Halsnæs Kommune. Udviklingsplanen er udarbejdet af Halsnæs Kommune med afsæt i Task Forcens undersøgelse af Sagsbehandlingen på Børne og Ungeområdet i Halsnæs Kommune, september 2013, Derudover ligger udviklingsplanen i direkte forlængelse af det arbejde, der er påbegyndt på området i Halsnæs Kommune og Familieafdelingens definerede kerneopgave: At skabe tryghed for de mest udsatte børn og unge i tæt samarbejde med forældre, privat og professionelt netværk. 2
Udviklingsplanen består af 14 temaer der skal sikre kvalitet og lovmedholdelighed i sagsbehandlingen på familieområdet: Temaer 1. Tema- Driftsprioritering 2. Tema Ledelsestilsyn 3. Tema Myndighedsarbejde 4. Tema Metode 5. Tema DUBU 6. Tema Styringsdokumenter 7. Tema efterværn 8. Tema Effektivitet i sagsbehandlingen 9. Tema Kompetenceudvikling af koordinatorer 10. Tema Teamkultur 11. Borgerfokus 12. Samstyring med samarbejdspartnere 13. Økonomisk balance mellem forebyggelse og anbringelse. 14. Kriminelle og misbrugende unge Der er udarbejdet en Masterplan, der samler alle gennemførte og fremtidige indsatser inden for de 14 temaer. Da hvert tema rummer mange aktiviteter har hvert tema sin egen udviklingsplan som bilag til Masterplanen. 3
Resultatmål for udviklingsplanen: Alle underretninger vurderes inden 24 timer. Underretter orienteres om vurderingen inden 30 dage. Alle underretninger er afklaret inden 30 dage Alle børnefaglige undersøgelser er udarbejdet inden 4 måneder. I børnefaglige undersøgelser, hvor 4 måneders fristen mod forventning ikke kan overholdes, udarbejdes foreløbig vurdering og Familien oplyses om hvornår denne forventes afsluttet. Der foreligger handleplaner for alle børn med foranstaltninger iht.servicelovens 52. Den lovpligtige opfølgning overholder 3 og 6 måneders tidsfristen iht. servicelovens 70. Alle unge med et alvorligt misbrug tilbydes misbrugsbehandling inden 14 dage. Der udarbejdes foreløbig handleplan for unge med alvorligt misbrug inden 14 dage. Der inviteres til netværksmøde vedr. unge der har begået alvorlig kriminalitet inden 7 dage. Der udarbejdes foreløbig handleplan for alle unge, der har begået alvorlig kriminalitet inden 7 dage. Der foreligger skriftlige afgørelser i alle sager. Der udvikles nedskrevne arbejdsgange som understøtter ovennævnte. Der udvikles kvalitetssikring og ledelsestilsyn, som understøtter ovennævnte. Proces for implementering af udviklingsplanerne Udviklingsplanen er udviklet og konkretiseret af Familieafdelingen. Der er for hvert af de 14 temaer defineret succeskriterier, resultatmål, ligesom det er blevet beskrevet hvilke aktiviteter der igangsættes for at implementere tiltagene, herunder en plan for, hvordan der løbende udarbejdes kvalitetsmåling af opgaverne, og hvordan det sikres, at dette omsættes i læring på området. Et helt afgørende element i implementeringen af udviklingsplanen er inddragelse, medarbejdernes ejerskab og ledelsesmæssigt nærvær. I forbindelse med konkretisering og implementering af udviklingsplanen har Halsnæs Kommune besluttet at indgå en samarbejdsaftale med Socialstyrelsens og Ankestyrelsens Task Force. Arbejdet er forberedt i efteråret 2013, og påbegyndt den 1. januar 2014, da opnormeringen på 8 årsværk blev effektueret. 4
Metodisk baggrund for projekt. Udviklingsplanen understøttes af teoretikerne Kotter, Dreyfuss & Dreyfuss samt Danelund. Kotters forandringsteori udgør grundlaget for implementering af anbefalingerne fra Task Force. Teorien har sit udspring i 8 punkter: 1. Etablering af en oplevelse af nødvendighed. 2. Oprettelse af en styrende koalition. 3. Udvikling af en vision og en strategi. 4. Formidling af forandringsvisionen. 5. Styrke medarbejdernes kompetencer. 6. Generering af kortsigtede gevinster. 7. Konsolidering af resultater og produktion af mere forandring 8. Forankring af nye arbejdsmåder i kulturen. Der er fokus på medledelse med muligheder hvor medarbejderne involveres i og opfordres til at udøve medledelse for udviklingsplanen ud fra en antagelse om, at dem der er bedst til at støtte ledelsen i at træffe kvalificerede beslutninger, er dem der er tættest på driften. Der etableres strateginetværk benævnt som Pitt-Stopgrupper i forhold til hvert tema bestående af medarbejdere, der er særligt motiverede som ledelsen inddrager ved udformning af strategier og problemløsning i forhold til udviklingsplanerne. Pitt-Stopgrupperne skal være med til at skabe en styrende koalition mellem ledelse og medarbejdere. Strateginetværk har en særlig funktion forhold til implementering af nye 5
måder at arbejde på. I udviklingsplanen er implementering formuleret som Pitt Stop, hvor medarbejderne deltager aktivt i vurderingen af om det indlærte er sikkert indlært bl.a. ved hjælp af spørgeskemaer. Udviklingsplanen vil i forhold til kompetenceudvikling og kompetenceniveau tage udgangspunkt i teoretikerne Dreyfus & Dreyfuss. De har beskrevet, at man i forbindelse med kompetenceudvikling gennemgår 5 stadier: 1) Begynder 2) Øvet 3) Kompetent 4) Kyndig 5) Specialist Det er Familieafdelingens mål at medarbejderne i Familieafdelingen skal være kompetente på deres område, således at børn og deres forældre samt tværfaglige samarbejdspartnere i Halsnæs kommune oplever en professionel og kvalificeret indsats. I det omfang medarbejderne får specialopgaver, som de får særligt ansvar for, skal de være kyndige. Det er Familieafdelingens mål, at de socialfaglige teamkoordinatorer skal være faglige specialister. Det er Områdechefens mål, at familieafdelingens leder skal være kyndig som faglig, administrativ, personalemæssig og strategisk leder. Familieafdelingens leder definerer i samspil med socialfaglige koordinatorer og medarbejdere hvad de forskellige stadier rummer. Afdelingen indarbejder en række Pittstop, som er refleksionsmøder, hvor det undersøges om det lærte er indlært. Desuden indarbejdes kompetenceniveauerne i de enkelte medarbejderes udviklingsplaner, ligesom kompetenceniveauerne drøftes i de enkelte medarbejderes MUS samtaler. Faglighed: En måde at nå dette mål på, går via begrebet faglighed I Familieafdelingen arbejdes med udgangspunkt i følgende definition af sagsbehandlerens faglighed: 6
Faglighed indebærer at man som sagsbehandler har kendskab til gældende lovgivning og formår, at anvende lovgivningen i det daglige myndighedsarbejde med børn, forældre, tværfaglige samarbejdspartnere. Faglighed indebærer, at man som sagsbehandler er i stand til at inddrage familie og netværk og at man skriftligt er i stand til at dokumentere og bergrunde de sagsbehandlingsskridt man foretager sig. Faglighed indebærer, at man er i stand til at anvende metoden ICS og Signs of Safety i de skriftlige produkter: Vurdering af underretning, Børnefaglige undersøgelser, handleplaner og skriftlige afgørelser. Faglighed indebærer, at man møder borgeren med respekt. Dvs. man svarer på telefonopkald, mails og andre henvendelser inden for de angivne tidsfrister. Den Faglige superliga: Den faglige superliga er visionen om det anderledes mulige i Familieafdelingen i Halsnæs. En vision som afdelingen med succes rekrutterer ud fra. Vi forsøger på denne måde at skabe en ny og positiv historie om Familieafdelingen. Den faglige superliga refererer sprogligt til sportsverdenen, hvor Danmarks bedste fodboldspillere er at finde i netop superligaen. Kort kan man sige, at vi vil opleve, at Familieafdelingen er i den faglige superliga når resultatmålene er opnået. 7
MASTERPLAN Udviklingsplanen i forbindelse med Analyse Rapporten fra TASK FORCE Den Samlede indsats. Grøn = ok iht tidsplan Gul=ikke planlagt eller ikke igangsat, men heller ikke tidsoverskredet Rød= overskredet iht tidsplan Aktivitet Målgruppe Formål Leverandør Starttidspun Sluttidspunkt Status kt Kvalitetssikring gennem styringsdokumenter: (Se tema 6) Ledelsen udarbejder og faciliterer gennem medinddragelse At medarbejderne har guidelines i forhold til beslutningskompetence og daglig praksis. Leder/Koordinatorer 1.10.2013 Implementering af underretningsmodul i DUBU Udarbejdelse af vejledninger for aktiviteter i DUBU Modtagelsen 10 Superbrugerne 6 At sikre indberetning af underretninger, der opfylder Ankestyrelsens kravspecifikationer At give medarbejderne værktøjer, der styrker ensartet standard Superbrugergruppen Ultimo nov. 2013 Gennemført Intern proces 10.12.2013 Gennemført 8
ICS Implementeringsseminar Model for ledelsestilsyn Alle Ledelsestilsyn på kort sigt Leder, koordinatorer og superbrugere Leder og koordinatorer At skabe basis for en god implementeringsstrategi At der foreligger en model for ledelsestilsyn At der er så meget ledelsestilsyn inden modellen er gennemført som muligt. Socialstyrelsen 2.12.13 Gennemført Intern og PWC 1.1.14 Ikke gennemført Intern proces. Rummer: Opfølgning efterslæb fra forår 2013 1.4.13 Gennemført Alle afgørelser, Børnefaglige undersøgelser og handleplaner skal godkendes af teamkoordinator 15.10.13 Gennemført Sagsgennemgang i Foranstaltning sept. 13 1.9.13 Gennemført Sagsgennemgang Familiebehandling nov. 2013 1.11.14 Gennemført Sagsgennemgang modtagelse Marts 2014 1.2.14 Gennemført Sagsgennemgang 1.3.14 Gennemført 9
Foranstaltning Marts 2014 Sagsgennemgang 20 specialgruppesager v. PWC Feb. 2014 1.3.14 Gennemført Gennemgang af anbringelser Juli-sept 2014 1.7.14 I gang Sagsgennemgang specialgruppen Aug.- Sept. 2014 1.9.14 I gang Sagsgennemgang modtagelse sept. okt. 2014 1.9.14 Sagsgennemgang Foranstaltning Sept. okt. 2014 1.9.14 Økonomisk ledelsestilsyn Ikke gennemført Ledelsesinformation (Se tema 2) Konference om højtydende teams Chef og leder 2 Leder og 2 koordinatorer 4 At sikre, at chef og leder er vidende om sagsbehandlingsskridtene i forhold til lovgivning opfylder lovens krav. At få teori og inspiration om højtydende teams PWC 1.1.2014 31.3.2014 Privat leverandør 22. januar 2014 Gennemført 10
Drøftelse af prioriteringerne Møde hver 6.uge med Task Force (Se Tema 1) Chef, leder og koordinator At sikre, at der er sparring mellem kommune og central myndighed om prioriteringerne. Task Force 1.2.14 Gennemført Anvendelse af ICS på teammøder Kickoff seminar 2 dage Teamkultur - Teams arbejder selvstændigt. (Se Tema 10) Gennemgang af serviceloven på børneområdet 1 dag Koordinatorer og medarbejdere Alle ansatte i Familieafdeling en 35 Alle teams ½ teamdag 35 Leder Koordinatorer Sagsbehandlern e Familierådgiver ne. At implementere ICS i det daglige arbejde At skabe grundlaget for en teamkultur Implementering af teamkultur med fokus på kerneydelsen At sikre, at sagsbehandlerne bliver mere sikre i anvendelsen af serviceloven og derved har overblik over lovgivningens muligheder. Intern proces 1.2.2014 Gennemført Intern 5.3.14 Gennemført Leder og Chef 6.3.14 Task Force 26.3.14 Gennemført Koordinatordag Teamkoordinatorer ICS Grundkursus 2 dage Leder Koordinator Familierådgiver e Sagbehandlere Ca. 30 At styrke holdningskompetencen Intern 28.3.14 Gennemført Formålet er at introducere alle sagsbehandlere til metoden. Således at alle er på samme kompetenceniveau Socialstyrelsen 2.6.14 Gennemført 11
Ledelsesstrategi 2 dage. Leder og koordinatorer At sagsbehandlingen løses så effektivt som muligt. SPUK 23.6.14 Gennemført ICS Grundkursus 1 dag Leder Koordinator Familierådgiver e Sagbehandlere Ca. 30 Formålet er at introducere alle sagsbehandlere til metoden. Således at alle er på samme kompetenceniveau Metropol 28.8.14 Gennemført Præsentation af de udarbejdede arbejdsgange på personalemøde ved fagperson fra voksen området. Afdelingen Ca. 40 At medarbejderne i foranstaltning og handicap sikkert har indlært procedurerne og anvender dem. Intern 9.9.14 Udarbejdelse af arbejdsgange vedr. Kriminelle og misbrugende unge Leder Teamkoordinat orer Sagsbehandlere At implementere de lovbefalede krav i forhold til unge med misbrug og unge der begår kriminalitet Arbejdsgruppe Leder Teamkoordinatorer 3 sagsbehandlere SSP konsulent 17.9.14 25.9.14 12
Pittstop Driftsprioriteringer Chef, koo., leder At evaluere temaet Intern 24.9.14 Effektivitet i sagsbehandlingen: Underretninger Børnefaglige undersøgelser Opfølgninger Sagsbehandlern e At skabe basis for effektiv og sikker drift SPUK 29.9.14 30.9.14 4.11.14 Kursus i ICS for leverandører 2 dage Teamdag på baggrund af HBDI-test Familieplejen Kontaktpersone r Familiebehandl ere Dagbehandling Trianglen Teamkoordinat orer Ca. 20 Alle teams At sikre, at metoden også anvendes i leverandørledet. At skabe overblik over styrker i medarbejdernes tænkemåde og fokus på hvordan man som team kan supplere hinanden. Socialstyrelsen Oktober 2014 Hermann Oktober 14 13
Spørgeskema PITT STOP - DUBU Superbrugerne Og sagsbehandlern e At superbrugerne får kendskab til sagbehandlernes oplevelse af deres egne kompetencer ved anvendelse af DUBU Intern Proces Oktober 2014 PITT STOP 1 dag Leder og superbrugere At superbrugerne analyserer spørgekema og deres egen funktion Sparring Kombit evt. superbruger fra anden kommune November 2014 Kursus at skrive en afgørelse - værkstedskursus Hvordan skriver jeg journal? Aktindsigt og Partshøring 2 dage Leder Koordinatorer Sagsbehandlern e Familierådgiver ne 30 medarbejdere At sikre, at medarbejderne bliver i stand til at skrive en afgørelse inden for forvaltningslovens rammer At regler om journalpligt formidles og implementeres. At anvendelsen af journalen italesættes og besluttes Metropol 21.11.14 2.12.14 3.12.14 PITTSTOP På baggrund af ICS implementeringsbarome ter afholdes Pittstop Leder, koordinatorer og nøglemedarbej dere 6 At sikre, at det vurderes om implementeringen af ICS er gennemført. Intern Dec. 2014 14
Valgfag Teamledelse Diplom i ledelse Teamkoordinat orer At styrke teamleder-kompetencen Metropol Jan 15 Teamudviklingssamtaler Alle teams At holde fokus på teamets mål Intern Jan. 15 Pittstop - Efterværn ved Alle At sikre at arbejdsgange er sikkert Intern Januar 2015 spørgeskema sagsbehandlere indlært Pittstopgruppen mødes vedrørende efterværn Chef, ledere, koordinatorer, Resourceperson er At evaluere på spørgeskemaer Intern 25.2.15 DUBU Opstart implementering af indsatser så det virker gennemgang af vejledninger 1 dag Superbrugene 6 At superbrugerne får udviklet et redskab, der fungerer. Intern Februar 2015 DUBU Kursus indsatser 1 dag Leder Koordinatorer Sagsbehandlern e Administrativt personale. Ca. 30 gerne på 2 hold At sagsbehandlere og de administrative kan fungere på brugerniveau Intern proces/kombit Marts 2015 15
Kursus i Børnesamtalen de 3 huse 1 dag Kursus i ICS anvendelse i skoler og daginstitutioner Valgfag Coaching Diplom i ledelse Leder Koordinatorer Sagsbehandlern e Sikkerhedskonsulenterne.DK Teamkoordinat orer, visitatorer og daglige pædagogogiske ke leder i daginstitutioner og på skoler. Teamkoordinatorer At medarbejderne bliver kompetente i at vurdere hvornår børnesamtalen skal finde sted. At medarbejderne bliver kompetente i at gennemføre børnesamtalen. At sikre implementering og forståelse af metoden Marts 2015 Metropol April 2015 At styrke relations-kompetencen Metropol Sep. 15 Okt. 15 Revision af Kvalitetsstandarder Medarbejderne i Familieafdeling en og eksterne samarbejdspart nere At serviceniveaet er godkendt af det politiske niveau og kendt af den enkelte medarbejder. At de nuværende kvalitetsstandarder justeres og anvendeligheden drøftes. Intern proces/måske med konulent støtte fra PWC 15.10.15 16
Forældreansvarsloven Gennemgang ½ dag Sagsbehandlere Familierådgiver e Familiebehandl ere Kontaktpersone r Pædagogiske ledere Daginstitutionsl edere Sundhedsplejen PPR Ca. 50 For at sikre, at der er kendskab til bestemmelserne tværfagligt. Ikke planlagt Ikke planlagt Samarbejde med Metropol om borgerfokus. Sagsbehandlere og forældre og børn At igangsætte initiativer, hvor vi får tilbagemeldinger på indsatsen fra borgerne Metropol Afventer svar fra leverandør 17