Annoncering i henhold til Tilbudsloven for indkøb af design og ny teknisk platform til ny hjemmeside for Norddjurs Kommune Kontakt: Webmaster Nis Hollesen Mail: nih@norddjurs.dk Hjemmeside: www.norddjurs.dk/nyhjemmeside Offentliggjort den 14. maj 2012 (sidst redigeret den 14. maj 2012)
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Ordregiver... 3 3. Annonceringsmateriale... 4 4. Beskrivelse af den udbudte opgave... 4 5. Kontraktperiode... 6 6. Vejledende tidsplan... 6 7. Spørgsmål og eventuelle nye oplysninger... 7 8. Afgivelse af tilbud... 8 9. Gæld til det offentlige... 8 10. Finansiel og økonomisk formåen... 9 11. Tekniske kvalifikationer... 9 12. Juridiske forhold... 10 13. Grundlag for udelukkelse... 10 14. Tildeling af kontrakt... 11 15. Alternative tilbud og delbud... 15 16. Ordregivers forbehold... 15 17. Tilbudsgivers forbehold... 15 18. Tilbuddet... 16 19. Vedståelse... 16 20. Tilbudsgivers omkostninger... 16 21. Ejendomsret til udbudsmaterialet... 17 2
BETINGELSER FOR ANNONCERINGEN 1. Indledning Denne tilbudsindhentning annonceres på ordregivers hjemmeside: www.norddjurs.dk Materialet er offentliggjort den 14. maj 2012. Opgaven er annonceret i henhold til Tilbudsloven (lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter) på www.udbud.dk. Opgaven er ligeledes annonceret på: www.norddjurs.dk/nyhjemmeside Det bemærkes, at Norddjurs Kommune forudsætter, at kontrakt om design og teknisk implementering af den nye hjemmeside ligger indenfor en økonomisk ramme under tærskelværdien for udbud i henhold til Udbudsdirektivet 2004/18. Følgelig finder reglerne i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 og Udbudsdirektivet ikke anvendelse i forbindelse med denne tilbudsindhentning. Tilbud med kontraktsum, der overstiger tærskelværdien for EU-udbud i henhold til Udbudsdirektivet 2004/18 EF, vil ikke blive taget i betragtning men afvises, idet det vil overskride den af Kommunalbestyrelsen godkendte budgetramme for kontraktgenstanden. 2. Ordregiver Ordregiver i forbindelse med denne annoncering er: Norddjurs Kommune Torvet 3 8500 Grenaa Danmark 2.1 Kontaktperson Nis Hollesen webmaster Norddjurs Kommune E-mail: nih@norddjurs.dk 3
Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende denne annoncering skal foregå på dansk og være skriftlig. Ved henvendelse fra tilbudsgiver skal følgende anføres som emne for henvendelse: Annoncering af indkøb af design og teknisk platform til ny hjemmeside for Norddjurs Kommune 3. Annonceringsmateriale Annonceringsmaterialet består af: 1. Disse udbudsbetingelser for annoncering 2. Udkast til kontrakt 3. Scenarier til den ny hjemmeside (bilag 1) 4. Tilbudsblanket (Bilag 2) 5. Tro- og love-erklæring (Formular A) Annonceringsmaterialet består derudover af spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort på hjemmesiden: www.norddjurs.dk/nyhjemmeside Det er ikke tilladt at ændre i det offentliggjorte annonceringsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det annonceringsmateriale, der forefindes på ordregivers hjemmeside, og tilbudsgivers materiale, vil annonceringsmaterialet offentliggjort på ordregivers hjemmeside have forrang. 4. Beskrivelse af den udbudte opgave Norddjurs Kommune står overfor at skulle etablere en ny hjemmeside for kommunen. I relation hertil annonceres hermed anskaffelse af et nyt hjemmesidedesign og implementering heraf til præsentation af kommunens nuværende og kommende netsteder. Det nye design skal implementeres på en ny teknisk platform. Anskaffelsen af den nye tekniske platform og migrering af indhold fra alle sites på den gamle platform er også en del af dette udbud. 4.1 Om den nuværende hjemmeside Norddjurs Kommune er en mellemstor kommune med godt 38.000 indbyggere dannet ved en sammenlægning af kommunerne Grenaa, Nørre Djurs, Rougsø og den østlige del af Sønderhald Kommune. 4
Den nuværende hjemmeside gik i luften i 2007 i forbindelse med sammenlægningen af 3,5 kommuner og bærer stadig præg af denne sammenlægning. Det har gjort, at hjemmesiden pt. er en blanding af de tre kommuners indhold og meget orienteret mod kommunens medarbejdere frem for kommunens borgere som ønsket. Hjemmesiden www.norddjurs.dk har pt. ca. 6.500 indholdssider og ca. 15.000 unikke besøgende om måneden. I filarkiverne ligger der titusindvis af dokumenter, eksempelvis over 20.000 dagsordner med tilhørende bilag. I billedarkiverne ligger der ligeledes tusindvis af filer, hvoraf mange ikke benyttes. Pt. hoster og vedligeholder Norddjurs Kommune et lavt antal af subsites (f.eks. www.operationkram.dk, www.spoergppr.dk o.a.). Antallet af temasider må påregnes at stige markant fremover. Børnehaver, skoler, biblioteker har deres eget design og tekniske platform og vedligeholder selv deres sider. Dog må der indregnes en sandsynlighed for, at administrationen af alle eller nogle af disse sider kommer til at ligge indens (dvs. Direktionssekretariatets) ansvarsområde. Norddjurs Kommune har en lille organisation i forhold til arbejdet med hjemmesider. Webmasteren er primær ansvarlig sammen med én kommunikationsarbejder. Derudover er der 13 lokalredaktører fra kommunens forskellige direktørområder og afdelinger. De tager sig af det daglige, basale vedligehold af deres respektive undersider. 4.2 Kommunens ønsker til den fremtidige hjemmeside Norddjurs Kommune ønsker et nyt design og navigationsstruktur, der bedre kan understøtte organisationens behov og udfordringer, samtidig med at den virker let forståelig, let navigerbar og attraktiv for borgere, erhverv, medarbejdere og politikere i kommunen. Norddjurs Kommune har følgende overordnede ønsker til sin tekniske platform: Norddjurs Kommune ønsker at kunne dele indhold og kode med andre Norddjurs Kommune ønsker at indgå et forpligtende samarbejde med andre kommuner og offentlige institutioner, hvor udgifter til kildekoder, custommoduler o.a. i højere grad kan deles med andre, Norddjurs Kommune ønsker mulighed for at høste synergieffekter i forbindelse med samarbejde i diverse communities på nettet 5
Norddjurs Kommune ønsker et for redaktørerne brugervenligt værktøj, som kan benyttes af alle medarbejdere Norddjurs Kommune ønsker et system, der benyttes af andre kommuner, og at der findes flere leverandører på det tilbudte system Det er også Norddjurs Kommunes ambition, at kommunens primære hjemmeside (www.norddjurs.dk) kommer i toppen i undersøgelser som f.eks. Bedst på nettet. Best practice og tilgængelighed som beskrevet i kriterierne på IT-og Telestyrelsens hjemmeside vægtes således højt Ligeledes prioriteres borgerselvbetjening via eksterne og egne selvbetjeningsløsninger højt, som led i kommunens digitaliseringsstrategi. Fornyelsen omfatter både et nyt grafisk design og en teknisk implementering af det nye design i en række skabeloner. En ekstra udfordring er, at hjemmesiden benyttes som både ekstra og intranet (medarbejderportal), idet det er et ønske, at al information så vidt muligt er tilgængeligt for offentligheden. Dvs. at der ikke er noget lukket intranet i kommunen. Dette skal også tages i betragtning i forbindelse med et nyt design. Medarbejderportalen og den offentlige hjemmeside skal være visuelt adskilt, men samtidig være del af den samme brugerflade. Skulle det vise sig, at kommunen ønsker et egentligt intranet, skal Medarbejderportalen hurtigt kunne indtage denne rolle. 5. Kontraktperiode Kontrakten løber fra kontrakttildeling og indtil designet er endeligt implementeret i den nye tekniske platform. Norddjurs Kommune forventer, at tildelingsfasen iværksættes i maj-juni 2012. 6. Vejledende tidsplan Tidsplanen for dette udbud af kontrakt vedrørende grafisk design af den nye hjemmeside og implementering af den nye tekniske platform fremgår nedenfor: 6
Tid Forventet aktivitet D. 14. maj 2012 Offentliggørelse af tilbudsmaterialet til hjemmesidedesign. D. 4. juni 2012 Frist for fremsættelse af spørgsmål i relation til afgivelse af tilbud D. 15. juni 2012 Frist for indlevering af tilbud kl. 14.00 D. 25. 26. juni 2012 Tilbudspræsentation (ca. 2 timer per leverandør). Juni-juli 2012 Tilstedeværende: Arbejds og styregruppen i Projekt Ny Hjemmeside Konsulent fra J. Boye Evt. forhandling med tilbudsgivere D. 6. juli 2012 Meddelelse af hensigt til tildeling af kontrakt. Juli-august Designforslag færdiggøres og præsenteres for diverse brugergrupper (f.eks. kommunalbestyrelse, lokalredaktører), som får chance for at give deres mening til kende. Juli - november 2012 November-december 2012 Nærmere detaljer angående præcise datoer for deadlines og præsentationsmøder aftales. Design og ny teknisk platform implementeres. Indhold migreres og rettes til. Den nye hjemmeside tages i brug af Norddjurs Kommune Tidsplanen er vejledende og tager således ikke højde for eventuelle afbrydelser i relation til f.eks. mellemkommende klager til Klagenævnet for Udbud, som måtte blive tillagt opsættende virkning, og som følgelig vil kunne medføre en udsættelse af kontraktens indgåelse og iværksættelse. 7. Spørgsmål og eventuelle nye oplysninger Spørgsmål vedrørende annonceringsmaterialet med henblik på afgivelse af tilbud skal behandles og fremsættes på følgende måde: Spørgsmålene fremsættes skriftligt på dansk. Eventuelle spørgsmål fremsendes per e-mail til kontaktpersonen, jf. punkt 2.1. Spørgsmål i relation til afgivelse af tilbud skal være modtaget senest den 4. juni 2012. E-mails indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende annoncering af indkøb af design for ny hjemmeside til Norddjurs Kommune. 7
Alle spørgsmål vil sammen med svarene, løbende og senest den 8. juni 2012 blive offentliggjort i anonymiseret form på ordregivers hjemmeside. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside www.norddjurs.dk/nyhjemmeside og via link på den centrale udbudsplatform www.udbud.dk. 8. Afgivelse af tilbud Tilbud afgives ved fremsendelse af: Ét papir-eksemplar mærket Original indeholdende det samlede tilbud med bilag. Tilbud og relevante bilag skal være forsynet med original underskrift. Én elektronisk kopi per e-mail eller vedlagt det fysiske tilbud på USB stick eller CD-Rom. Tilbudsfristen er den 15. juni 2012 kl. 12:00. Tilbud anses for rettidigt modtaget, såfremt den fysiske original er modtaget inden tilbudsfristen. Det er tilbudsgivers ansvar at overholde tilbudsfristen. Der gøres ingen undtagelser. Tilbud fremsendes til ordregivers kontaktperson Nis Hollesen, jf. punkt 2. Fremsendelsesadressen er: Norddjurs Kommune Torvet 3 8500 Grenaa Danmark Att.: Webmaster Nis Hollesen e-mail: nih@norddjurs.dk Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 9. Gæld til det offentlige Af lovbekendtgørelse nr. 336 af den 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgi- 8
ver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Tilbudsgiver skal afgive erklæring på tro og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A. 10. Finansiel og økonomisk formåen Ordregiver vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at ansøgers virksomhed består under hele kontraktperioden. 10.1 Dokumentation Som dokumentation for ansøgerens finansielle og økonomiske formåen, skal tilbudsgiver vedlægge følgende materiale: a) Virksomhedens årsrapporter for de seneste tre afsluttede regnskabsår b) Erklæring om omsætning og egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår ved ansøgerens udfyldelse af det relevante punkt i Bilag 2 - Tilbudsblanket. Tilbudsgivere, der ikke har udarbejdet årsrapporter for de seneste tre regnskabsår, og som ikke har været forpligtiget hertil i henhold til lovgivning eller administrative forskrifter, skal i stedet vedlægge en erklæring fra ansøgerens revisor, som dokumenterer ansøgerens finansielle og økonomiske formåen. 11. Tekniske kvalifikationer Det er et krav, at tilbudsgiver angiver 3 positive referencer fra opgaver, hvor tilbudsgiver har udarbejdet design af hjemmesider for andre danske kommuner, regioner, statslige organer, institutioner herunder undervisningsinstitutioner eller erhvervsvirksomheder. Referenceopgaverne skal være udført indenfor de seneste 3 år regnet fra tilbudsfristen. Referencerne bedes inddelt i følgende kategorier fordelt i henhold til ordregivers omkostninger for udførelse af designopgaver som indeholdt i dette udbud: a) Referencer med kontraktsum for udførelse på indtil kr. 50.000 9
b) Referencer med kontraktsum for udførelse på over kr. 50.000 Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de af tilbudsgiver anførte referencer for at verificere, at opgaverne er udført tilfredsstillende. Det er en forudsætning for at godkende referencen, at opgaven er udført tilfredsstillende for ordregiveren. Det er endvidere et mindstekrav, at tilbudsgiver kan dokumentere mindst én tidligere reference for migrering af større mængde data samt planlægning og gennemførelse af processen omkring migreringen. 12. Juridiske forhold Det er et krav, at tilbudsgiver vedlægger en kort præsentation af virksomheden med angivelse af det selskab/den juridiske enhed, der vil afgive tilbud på udførelse af den udbudte opgave, oplysning om virksomhedens historik og overordnede arbejdsopgaver relateret til den herved udbudte opgave. 13. Grundlag for udelukkelse Tilbud kan være ukonditionsmæssige og udelukkes fra vurdering, fx hvis: Formular A ikke er vedlagt i udfyldt og underskrevet stand Tilbud med tilhørende bilag er indleveret for sent Bilag 2 ikke er udfyldt/udfyldt forkert Der er afgivet mere end ét tilbud af den samme tilbudsgiver* Det skal oplyses, at tilbud, som ikke opfylder de formelle krav, der følger af udbudsmaterialet, kan blive afvist. Norddjurs Kommune kan imidlertid vælge en af følgende fremgangsmåder for afhjælpning af et tilbuds eventuelt manglende overensstemmelse med formkrav (jf. herved 12 i bekendtgørelse 2011-06-15 nr. 712 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelser og offentlige bygge- og anlægskontrakter, som vil blive anvendt analogt på dette udbud): 1) se bort fra fejlen eller manglen, såfremt ordregiver i forvejen er i besiddelse af de krævede supplerende oplysninger eller dokumentationer, 2) selv indhente de krævede supplerende oplysninger eller dokumentationer, såfremt disse er offentligt tilgængelige, eller 3) anmode de pågældende tilbudsgivere om inden en fastsat frist at berigtige fejlen eller manglen. 10
*Såfremt en tilbudsgiver afgiver mere end et tilbud vil alene det tilbud, som har den laveste faste pris for udførelse af opgaven (ikke medregnet timepris for eventuel efterfølgende tilretning af design) blive inddraget og evalueret. Eventuelle øvrige tilbud vil blive afvist. 14. Tildeling af kontrakt 14.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver kontrollerer, at tilbuddet er konditionsmæssigt, hvilket vil sige, at tilbuddet opfylder følgende punkter: Tilbuddet er indkommet rettidigt, Tilbuddet er fremsendt til den korrekte adresse, Tilbuddet indeholder dokumentation for, at ingen udelukkelsesgrunde er til stede, Tilbuddet overholder alle form- og procedurekrav, Tilbuddet indeholder al nødvendig dokumentation, herunder vedlæggelse og udfyldelse af Formular A og Bilag 2 Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. 14.2 Tildelingskriterium Ordregiver vil ved tildeling af opgaven vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 14.3 Underkriterier Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af følgende delkriterier: Underkriterium Pris (se pkt.14.4.1) 50 % Løsningsforslag til nyt design (se pkt.14.4.2) Løsningsforslag til ny teknisk platform (se pkt. 14.4.3) Procentvis vægtning 20 % 20 % Organisation (se pkt. 14.4.4) 10 % 14.4 Beskrivelse af delkriterierne 14.4.1 Pris Prisen skal inkludere design og teknisk implementering af designet inklusiv installation og idriftsættelse. Endvidere skal prisen indeholde, at alle rettigheder til det endelige design ejes af Norddjurs Kommune. 11
Prisen skal også indeholde angivelse af omkostninger på indkøb, implementering og drift af ny teknisk platform og derudover timepris på fremtidig support. Prisen skal være fast og angivet i danske kroner ekskl. moms. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at opkræve vederlag for transport eller transporttid. 14.4.2 Løsningsforslag til nyt design Det af tilbudsgiver afgivne tilbud skal indeholde følgende: Designforslag til en forside, en underside, en institutionsside, en kampagne/temaside samt en mobilside. Norddjurs Kommune ønsker et fleksibelt design, der tager højde for, at kommunens webmaster selv kan oprette temasider. Det skal bl.a. være muligt at variere de bærende visuelle elementer (fotos) og farver på temasiden inden for de overordnede designmæssige rammer. Bud på hvordan skabelonerne kan varieres, så de imødekommer behovene beskrevet i scenarierne. Overvejelser om, hvordan designet kan klargøres til implementering og interaktion med sociale medier som Facebook, Twitter, LinkedIn osv. Overvejelser om, hvordan designet kan klargøres til implementering og interaktion med borger.dk og andre eksterne leverandører af indhold til hjemmesiden. Forslag til detaljeret proces for udarbejdelse af IA (Informationsarkitektur) og design. Overvejelser om hvordan et fremtidigt samarbejde med Norddjurs Kommune og leverandør skal forløbe. En beskrivelse af, hvad slutproduktet bliver (eks. Photoshop-filer og wireframes). 14.4.3 Løsningsforslag til ny teknisk platform Der ønskes et system, som er nemt at vedligeholde og administrere for administratorer og redaktører. Så vidt muligt ønskes et testmiljø, hvor administrator kan teste nye templates og previewe deres muligheder med forskelligt tilføjet indhold, uden at det publiceres eller påvirker den egentlige hjemmeside. 12
Administrator skal have adgang til hele sitet. Norddjurs Kommune er åben ift. platform og teknisk fundament, så længe det baserer sig på gængse og velafprøvede standarder. Det er endvidere vigtigt, at systemet, som tilbydes, har vid udbredelse i Danmark både blandt kunder såvel som det supporteres af en række implementeringspartnere bosat i Danmark. 14.4.3.1 Scenarier anført i bilag 1 Norddjurs Kommune har i bilag 1 "Scenarier for den ny hjemmeside " beskrevet en række konkrete scenarier, som der skal tages højde for. Norddjurs Kommune ønsker, at tilbudsmaterialet giver et bud, der kan rumme de beskrevne scenarier. 14.4.4 Organisation Det af tilbudsgiver afgivne tilbud skal indeholde en organisationsplan indeholdende navne på nøglemedarbejdere, som vil varetage opgaven i henhold til ovenstående beskrivelse af opgaven i pkt. 4. Til orientering om de anførte nøglemedarbejdere skal vedlægges CV for medarbejderne med fokus på erfaring med udarbejdelse af tilsvarende opgaver som den herved udbudte. 14.5 100-points skala Alle tilbudsgivere bliver tildelt point for hvert enkelt delkriterium efter en skala fra 0 til 100, hvor 0 er den lavest mulige score og 100 er maksimum score. Opmærksomheden henledes på, at ingen tilbudsgiver nødvendigvis får maksimumpoint på kriteriet om løsningsforslag, mens der altid gives maksimumpoint til den billigste tilbudsgiver. Dette medfører, at priskriteriet vægter højere end procentsatserne giver indtryk af. Dette modsvares imidlertid af, at formlen for evaluering af pris medfører, at der skal store prismæssige spredninger til, før et tilbud tildeles point på den nederste del af skalaen. Disse to modsatrettede forhold gør, at evalueringsprocenterne efter ordregivers opfattelse er retvisende. Tilbudsgiverne opfordres dog til at gøre deres egne overvejelser herom. 13
Ad løsningsforslag - design Tilbud vil på hvert af disse kriterier blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud, der vurderes til kun netop at være i stand til at løse opgaverne beskrevet i afsnit 4 ovenfor, mens 100 point gives for det tilbud, der på baggrund af ordregivers forudgående forventninger, må anses som et optimalt tilbud. Ad løsningsforslag teknisk platform Tilbud vil på hvert af disse kriterier blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud, der vurderes til kun netop at være i stand til at løse opgaverne beskrevet i afsnit 4 ovenfor, mens 100 point gives for det tilbud, der på baggrund af ordregivers forudgående forventninger, må anses som et optimalt tilbud. Ad Priskriteriet Tilbuddet med den laveste pris tildeles 100 point. Alle andre tilbud tildeles point efter følgende formel: (Lavest tilbudte pris / konkret tilbudte pris) * 100 Prisen udgør ved beregning den faste pris for udførelse af opgaven. Ordregiver henleder opmærksomheden på, at der for underkriteriet pris altid vil blive givet 100 point til mindst én tilbudsgiver, mens der på de øvrige kvalitative underkriterier ikke nødvendigvis gives maksimumpoint, jf. således evalueringsmodellen beskrevet umiddelbart ovenfor. Denne evalueringsmodel kan efter omstændighederne betyde, at priskriteriet reelt kommer til at få en større indflydelse på tildelingsbeslutningen, end hvad den angivne vægtning af underkriteriet umiddelbart giver indtryk af. Dette modsvares dog af den til prisevalueringen anvendte formel, hvorefter der skal være betydelig prismæssig forskel på de modtagne tilbud, for at hele pointskalaen anvendes. Eksempelvis vil et tilbud der er dobbelt så dyrt som det billigste tilbud opnå 50 point, og et tilbud på 1,1 mio. kr. vil få 90,91 point, såfremt det billigste tilbud er på 1 mio. kr.. Samtidigt betyder denne model også, at intet tilbud kan opnå negative point. Ordregiver har fastsat ovenstående vægtninger under hensyntagen til disse matematiske konsekvenser, og tilbudsgiverne opfordres til at tage formlerne i betragtning ved læsning af de angivne vægte af underkriterierne Ad organisation Tilbud vil i forhold til dette underkriterium blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud, der vurderes til kun netop at have allokeret de fornødne faglige kvalifikationer og antal medarbejdere til, at virksomheden kan anses i stand til at løse opgaverne beskrevet i afsnit 4 ovenfor, mens 100 point gives for det tilbud, der 14
på baggrund af ordregivers forudgående forventninger, må anses for at have sat et hold for varetagelsen af de beskrevne opgaver som et optimalt tilbud 15. Alternative tilbud og delbud Alternative tilbud vil ikke blive taget i betragtning. Der kan ikke afgives delbud. 16. Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at forhandle med tilbudsgivere om afgivne tilbud herunder tillige med tilbudsgivere, der har taget forbehold. Såfremt ordregiver benytter sig af denne ret, vil forhandling gennemføres med alle konditionsmæssige tilbudsgivere. Såfremt ordregiver vælger at udnytte sin mulighed for forhandling, vil ordregiver informere om det nærmere forløb herfor. Tilbudsgiverne må forvente et tidspresset forhandlingsforløb. Det vil i givet fald blive besluttet om forhandlingerne skal være skriftlige eller mundtlige. Det er dog ikke ordregivers hensigt at forhandle. Tilbudsgivere opfordres derfor til at afgive det bedst mulige tilbud i første runde. Ordregiver forbeholder sig ret til at anvende et forhandlingsforløb, hvor tilbudsgiverne udskilles efterhånden. Ordregiver vil, såfremt der iværksættes forhandlinger, oplyse herom ved indledningen af forhandlingerne. 17. Tilbudsgivers forbehold Alle forbehold skal tydeligt angives i Tilbudsblanketten (Bilag 2). I relation til forbehold skal det med henvisning til det ovenfor i pkt. 16 anførte bemærkes, at det herunder anførte alene relaterer sig til forbehold, som i tilfælde af forhandling efter forhandlingerne fortsat udgør forbehold og følgelig må behandles som sådanne. 15
Ordregiver er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold. Det bemærkes, at ligebehandlingsprincippet vil blive overholdt. Såfremt ordregiver vælger at acceptere et forbehold, vil ordregiver prissætte dette i forbindelse med evalueringen. Såfremt der tages forbehold for grundlæggende elementer eller elementer, der ikke kan prissættes, vil ordregiver afvise tilbuddet i dets helhed. Forbehold overfor væsentlige dele af kontrakten vil blive anset for grundlæggende elementer. Såfremt tilbudsgiver identificerer ting i udbudsmaterialet eller kontrakten, der gør, at tilbudsgiver ikke ser sig i stand til at afgive tilbud uden forbehold, opfordres tilbudsgiver til at kontakte ordregiver ved at stille spørgsmål, jf. proceduren herfor. Ordregiver vil herefter forholde sig til de anførte forhold eller uhensigtsmæssigheder. Tilbud med forbehold løber således en betydelig risiko for at blive afvist. Det bemærkes, at det ofte er vanskeligt at prissætte forbehold overfor kontrakten. Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser, eller andre standardiserede vilkår eller betingelser, uden at henvise hertil i Tilbudsblanketten (Bilag 2), vil disse dog ikke blive anset for et forbehold, men derimod blot blive bortfortolket. Tilbudsgiver vil inden tildeling af rammeaftalen blive bedt om at bekræfte, at de pågældende vilkår ikke finder anvendelse. 18. Tilbuddet Følgende dokumenter skal være inkluderet og/eller underskrevet i tilbudsgivers tilbud, for at tilbuddet opfylder de indholdsmæssige krav: 1. Udfyld og underskriv Formular A (Tro- og loveerklæring) 1. Udfyld og underskriv bilag 2 (Tilbudsblanket) 19. Vedståelse Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder efter tilbudsfristen. 20. Tilbudsgivers omkostninger Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 16
21. Ejendomsret til udbudsmaterialet Ordregiver har vedblivende enhver rettighed herunder ophavsret og ejendomsret til udbudsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives i forbindelse med udbuddet. Alle informationer, som fremgår af dette materiale, skal behandles fortroligt af den modtagende part og ikke videregives til tredjepart, medmindre dette er nødvendigt for at svare på materialet. Tredjepart skal være oplyst om denne fortrolighedsklausul. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret. Der ydes ikke vederlag for tilbudsafgivelse. 17