Beskrivelse af Bornholms Regionskommunes administrative organisation

Beskrivelse af Bornholms Regionskommunes administrative organisation pr. 1. august 2011 med senere administrative rettelser DOKUMENTNAVN Organisationsbeskrivelse LEDELSES- OG STYRINGSGRUNDLAG NR. 2.3.1 ANSVARLIG Strategi og Analyse AUTORISERET (DAG/MÅNED/ÅR) 2. april 2013

Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 5 1.1 Kort om den politiske organisering... 5 1.2 Grundlaget for regionskommunens organisering... 6 1.3 Kommunens værdigrundlag... 7 1.4 Historik... 8 2 Administrativ organisering og ansvarsfordeling... 9 2.1 De tre funktionsområder... 9 2.2 De fire ledelsesniveauer... 9 2.3 Direktionen... 10 2.3.1 Kompetencer... 11 2.3.2 De enkelte direktørers opgaver og ansvarsområder... 11 2.3.3 Kommunaldirektøren... 12 2.3.4 Den øvrige direktions roller og funktioner... 12 2.3.5 Stedfortræder for kommunaldirektøren... 13 2.3.6 Stedfortræder for stabs- og områdechefer... 13 2.4 Chefgruppen... 13 2.5 Områdechefer... 14 2.5.1 Kompetencer... 15 2.5.2 Personaleansvar... 15 2.5.3 Ansvar i forhold til budget og regnskab... 15 2.5.4 Områdesekretariater... 15 2.5.5 Fagråd... 16 2.5.6 Områdechef for Teknik og Forsyning... 16 2.5.7 Områdechef for Fritid og Kultur... 17 2.5.8 Områdechef for Borgere og Beskæftigelse... 17 2.5.9 Områdechef for Social og Sundhed... 18 2.5.10 Områdechef for Børn og Skole... 18 2.6 Stabschefer... 19 2.6.1 Kompetencer... 20 2.6.2 Personaleansvar... 20 2.6.3 Stabschef for Politisk & Administrativt Sekretariat... 20 2.6.4 Stabschef for Løn og Personale... 21 2.6.5 Stabschef for Økonomi og Analyse... 21 2.6.6 Stabschef for Regional Udvikling/Strategi og Analyse... 22 2.7 Virksomhedsledere... 22 2.7.1 Kompetencer... 23 2.7.2 Personaleansvar... 23 2.7.3 Ansvarsområde... 23 2.8 MED-indflydelse... 24 Bilag... 25 Bilag 1, BRK s politisk-administrative sammenhænge... 26 Bilag 2, Betjening af de politiske udvalg 1.3.2013... 26 Bilag 3, BRK s administrative organisation, 1.1.2013... 27 Bilag 4, BRK s samlede organisation fra 1.1.2013... 29 Bilag 5, BRK s virksomheder fordelt på fag-, fagudvalgs- og politikområder, 1.1.2013.. 29 Bilag 6: Fordeling af direktørernes politikområdeansvar... 31 O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1 3

4 O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1

1 Indledning Denne beskrivelse omhandler Bornholms Regionskommunes administrative organisering. Den politiske organisering og styreform er således kun beskrevet kort her i indledningen. Organisationen er som en levende organisme, der konstant skal tilpasse sig nye vilkår og forventninger. Her i sensommeren 2011 er vilkårene for regionskommunens virke primært dikteret af den finansielle krise og regeringens 2020-plan. Forventningerne kommer i høj grad til udtryk i kommunalbestyrelsen fire ambitiøse visioner, der udgør pejlemærkerne for regionskommunens virke i indeværende valgperiode. Disse ændrede vilkår og forventninger har affødt behov for en meget stram økonomistyring, og det er baggrunden for, at kommunalbestyrelsen i juni 2011 besluttede at ændre sin styreform fra dialogbaseret aftalestyring til dialogbaseret mål- og rammestyring. Den nye styreform har blandt andet ændret på rolle- og ansvarsfordelingen blandt regionskommunens mange aktører, og organisationen er derfor tilpasset, så den bedst muligt understøtter principperne i styringsmodellen. Organisationsbeskrivelsen er konsekvensrettet i overensstemmelse med de besluttede ændringer. Organisationsbeskrivelsen skal ikke betragtes som udtømmende, men skal ses i sammenhæng med regionskommunens samlede ledelses- og styringsgrundlag. Hvis alle ansvarsområder og kompetencer skulle være med, ville dokumentet blive meget tungt at læse. Fokus har derfor været på at få beskrevet de opgaver, som er væsentlige for organisationen, samt få beskrevet fordelingen af disse opgaver. Direktionen har drøftet og endeligt godkendt indholdet af organisationsbeskrivelsen i den foreliggende form på baggrund af drøftelser med chefgruppen og med virksomhedslederne på en ledertemadag. Organisationsbeskrivelsen er desuden i sin oprindelige form behandlet af MED-Hovedudvalget og har været forelagt kommunalbestyrelsen og Økonomi- og Erhvervsudvalget til orientering. Organisationsbeskrivelsen er et dynamisk dokument, hvor direktionen har mulighed for at præcisere eller ændre i fx ansvarsfordeling og kompetencer, ligesom der løbende foretages redaktionelle ændringer, i takt med at organisationen ændrer sig. Når der kommer reelle ændringer til indholdet, vil organisationsbeskrivelsen blive taget op på fagrådsmøder af områdechefen, ligesom en virksomhedsleder til enhver tid kan tage spørgsmål til indholdet op til fælles drøftelse. Ved mere væsentlige ændringer i organisationsbeskrivelsen vil direktionen atter drøfte indholdet med chefgruppen og virksomhedslederne, og beskrivelsen vil igen blive forelagt MED-Hovedudvalget, kommunalbestyrelsen og Økonomi- og Erhvervsudvalget til orientering. 1.1 Kort om den politiske organisering Kommunalbestyrelsen har vedtaget en styreform, hvor kommunalbestyrelsen har det samlede ansvar for kommunens overordnede styring og udvikling. Det samlede økonomiske ansvar for driften er placeret hos udvalgene for de respektive fagområder, og ansvaret for den daglige drift hos virksomhedslederne. Det betyder, at kommu- O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1 5

nalbestyrelsen træffer de strategiske beslutninger på kommuneniveau, mens fagudvalgene træffer strategiske beslutninger inden for eget fagområde. Fagudvalgene fastlægger politiske mål, herunder serviceniveau og kvalitetsstandarder, samt retning for udviklingen af de politikområder, som det enkelte udvalg har som sit ansvarsområde. Desuden skal fagudvalgene reagere aktivt på udviklingstendenser og budgetoverskridelser for virksomhederne på udvalgsområdet. Se endvidere relationerne mellem det politiske og det administrative niveau i bilag 1. Regionskommunens politikområder er fordelt på fem fagudvalg samt Økonomi- og Erhvervsudvalget, jf. oversigten i bilag 5. Den politiske organisation Kommunalbestyrelse Børne- og Skoleudvalget Økonomi- og Erhvervsudvalget Teknik- og Miljøudvalget Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget Beskæftigelsesudvalget Socialudvalget Ad hoc udvalg 1.2 Grundlaget for regionskommunens organisering Grundlaget for regionskommunens organisering er dels styreformen og den styringsmodel, der er valgt for at understøtte styreformen, dels de strategiske fokusområder der udspringer af kommunalbestyrelsens vision, og som afspejles i de tre direktørers funktions- og ansvarsområder, jf. afsnit 2.3.2. I den valgte styreform er de politiske udvalg politikformulerende og fastlægger retning for udviklingen af politikområderne. Herudover har de politiske udvalg har ansvar for den samlede drift på udvalgets fagområde. De to hjørnestene i styringsmodellen er: 1) central styring decentral ledelse 2) dialogbaseret mål- og rammestyring. Central styring decentral ledelse betyder, at der i regionskommunen lægges vægt på en central politisk og administrativ styring, hvor der formuleres klare politiske og strategiske mål, samtidig med at der er en høj grad af delegering, så beslutninger som udgangspunkt træffes på det lavest mulige kompetenceniveau. I henhold til styrelsesloven har borgmesteren formelt set den øverste daglige ledelse af regionskommunens administration. Til varetagelse af den administrative del af den centrale styring har kommunalbestyrelsen i praksis delegeret sin kompetence til direktionen. Områdecheferne og stabene understøtter direktionen i den centrale styring og bidrager dermed til at sikre, at koncerninteresser går forud for virksomhedsinteresser. 6 O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1

Til varetagelse af den decentrale ledelse er det daglige ansvar for driften delegeret til virksomhedslederne, dels gennem kommunalbestyrelsens fastlæggelse af mål og rammer i det årlige budget samt i kvalitetskontrakten med borgerne, dels gennem fagudvalgets fastlæggelse af politikker og kvalitetsstandarder på fagområdet. Områdecheferne og stabene understøtter virksomhedslederne i at optimere driften og at udnytte det decentrale råderum til at indfri de politiske og strategiske mål. Den dialogbaserede mål- og rammestyring understøtter styreformen. Mål- og rammestyringen indebærer, at kommunalbestyrelsen fastlægger mål og rammer gennem den årlige budgetproces, blandt andet baseret på dialog mellem det politiske udvalg, virksomheden og virksomhedens brugere. Sammenhængen i den dialogbaserede mål- og rammestyring Politiske udvalg Kommunalbestyrelsen Politisk niveau Direktion Sparring og dialog Ledelse Stabschefer Områdechefer Dialog og bevilling Mål og rammer Administrativt niveau niveau Rådgivning, sparring og dialog Ledelse Sparring og dialog V i r k s o m h e d e r Udførende niveau 1.3 Kommunens værdigrundlag I forbindelse med kommunesammenlægningen i 2003 gennemførte regionskommunens virksomheder en værdiproces. Ud fra tilbagemeldingerne fra virksomhedernes værdiarbejde vedtog MED-Hovedudvalget i april 2004 fire værdier, som fortsat danner fundamentet for regionskommunens kulturelle fællesskab. Effekten af værdierne skal være trygge arbejdspladser, som er kendetegnet af frodighed og livsglæde. Bornholms Regionskommunes værdigrundlag Tillid Tillid er en afgørende forudsætning for et positivt samspil mennesker imellem. Respekt Respekten for det hele menneske og respekten for menneskers forskellighed. Åbenhed Åbenhed er en forudsætning for menneskelig tryghed og har betydning for vores dialog, lydhørhed og informationsniveau. Engagement og ansvarlighed Vi arbejder på tværs mod et fælles mål. Vi deler viden og erfaring. Vi er fleksible og vi er ambitiøse. O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1 7

1.4 Historik Ved dannelsen af Bornholms Regionskommune i 2003 besluttede kommunalbestyrelsen, at organisationen skulle være bred og flad i sin struktur med kun to beslutningsniveauer, kommunalbestyrelsen og virksomhedslederne. Virksomhederne blev styret gennem årlige virksomhedsaftaler med kommunalbestyrelsen med tilhørende bevilling. I praksis varetog en direktion med en regionsdirektør og seks fagdirektører den daglige ledelse af kommunens 120 virksomheder på vegne af kommunalbestyrelsen. Gennem årene er regionskommunens organisation gradvist blevet både højere og smallere, og pr. 1. januar 2013 består direktionen kun af tre personer. Virksomhederne styres gennem mål og rammer fastlagt i det årlige budget, og bevillingerne fastlægges på udvalgsniveau. Ansvaret for linjeorganisationen er delegeret til fire områdechefer, mens to stabschefer har ansvaret for den tværgående indsats. Antallet af kommunale virksomheder er reduceret til 38. 8 O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1

2 Administrativ organisering og ansvarsfordeling Den samlede administrative organisation tager udgangspunkt i en opdeling i tre funktionsområder og fire ledelsesniveauer med forskellige kompetencer og ansvar. Organisationsstrukturen er samtidig kendetegnet ved en betydelig sammenhængskraft i en slank ledelse med henblik på: at skabe muligheder for, at ledere og medarbejdere kan bruge hinandens ressourcer og kompetencer på tværs af funktions- og fagområder at sikre helhed i opgaveløsningen, også hvor opgaverne er komplekse og delt mellem flere områder at sikre, at oplevelsen af helhed i organisationen tager afsæt i direktionen og MED- Hovedudvalget at sætte forenkling og effektiv udnyttelse af ressourcerne i fokus at fremme både medarbejderdreven og brugerdreven innovation at praktisere god faglighed og være stolt af regionskommunen som arbejdsplads at arbejde for én indgang for borgerne at inddrage og medtænke såvel borgere som brugere i opgaveløsningen at arbejde for bedre understøttelse af politikerrollen 2.1 De tre funktionsområder Bornholms Regionskommunes administrative organisation er bygget om omkring tre funktioner: En udviklingsfunktion, en servicefunktion og en styringsfunktion. Udviklingsfunktionen skal tænke innovativt og have fokus på udviklingen af Bornholm i forhold til bosætning, erhverv og turisme med udgangspunkt i borgernes og erhvervslivets behov. Udviklingsfunktionen har desuden det samlede ansvar for den regionale og den fysiske planlægning samt koordineringen heraf på tværs af organisationen. Servicefunktionen skal sikre og udvikle kerneydelserne inden for borgerserviceområderne i samspil både med borgerne og med de enheder, der leverer ydelserne. Servicefunktionen skal i høj grad tænke i medarbejderdreven og brugerdreven innovation. Styringsfunktionen skal sikre en tydelig central styring i en stærkt decentraliseret organisation med decentral ledelseskompetence. Styringsfunktionen skal samtidig være drivkraft i at etablere nye projektsamarbejdsformer mellem medarbejdere i virksomheder og sekretariater i linjeorganisationen og medarbejdere i stabsfunktionerne. 2.2 De fire ledelsesniveauer De fire administrative ledelsesniveauer i Bornholms Regionskommune udgøres af kommunaldirektøren, den øvrige direktion, områdecheferne og virksomhedslederne. O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1 9

BRK s administrative organisering Kommunaldirektør Øvrig direktion Områdechefer Stabschefer V i r k s o m h e d s l e d e r e Kommunaldirektøren og den øvrige direktion tilsammen også benævnt direktionen har ansvar for den centrale styring i regionskommunen og skal sikre balance mellem central styring og decentral ledelse. Den decentrale ledelse udføres i virksomhederne, hvor det daglige driftsansvar ligger. Stabene understøtter direktionens arbejde med den centrale styring sammen med områdecheferne, som også understøtter virksomhederne i den decentrale ledelse. Se også den detaljerede administrative organisation i bilag 4. Regionskommunens topledelse betjener kommunalbestyrelsen og de politiske udvalg, således at kommunaldirektøren betjener kommunalbestyrelsen samt Økonomi- og Erhvervsudvalget, mens områdecheferne betjener de stående udvalg, se også bilag 2. Direktionens medlemmer deltager i øvrigt efter behov i udvalgsmøder inden for eget område, jf. afsnit 2.3.2. For at styrke den centrale styring af regionskommunen har direktionen oprettet Chefgruppen. Chefgruppen består ud over de tre direktører af stabs- og områdecheferne. 2.3 Direktionen Direktionen er Bornholms Regionskommunes øverste administrative lederforum, som ledes af kommunaldirektøren. Ud over kommunaldirektøren består direktionen af to sideordnede direktører, benævnt servicedirektøren og økonomidirektøren. Direktionen er en koncerndirektion, hvis primære opgave er at udøve en helhedsorienteret og sammenhængende ledelse af regionskommunens virksomhed inden for de politisk fastsatte mål og rammer. Direktionen er samtidig det overordnede administrative strategiske forum, der blandt andet skal sikre styring og udvikling. I det daglige handler direktionen på kommunalbestyrelsens vegne. Det betyder bl.a., at direktionen har ansvaret for, at regionskommunens samlede budget overholdes. Alle direktører har fokus på sikker drift samt økonomisk styring og kontrol af organisationen, herunder implementeringen af politisk fastsatte økonomiske mål for organisationen. Direktionen varetager den strategiske planlægning og udvikling af regionskommunen som koncern og varetager således helhedens interesser over for de enkelte fagområder. Desuden skal direktionen sikre et godt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere i regionskommunen. 10 O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1

Direktionen skal sikre, at der sker en løbende udvikling af kommunens kerneydelser, således at borgerne oplever en tidssvarende og ensartet service. Direktionen skal desuden understøtte nytænkning og innovation af serviceydelserne. Herudover skal direktionen skal sikre udvikling af professionelle fagmiljøer, en god kommunikation med borgere og medarbejdere, og at strategien for borgerinddragelse realiseres. Direktionen mødes normalt en gang ugentligt, og beslutningsreferat fra direktionens møder lægges ud på regionskommunens hjemmeside. Borgmesteren kan deltage i direktionens møder, efter ønske af borgmesteren eller direktionen. Den enkelte direktør har ansvaret for, at direktionens beslutninger, forventninger og holdninger kommunikeres til ledelse og medarbejdere i direktørens ansvarsområde. 2.3.1 Kompetencer Direktionen har kompetence til at disponere over samtlige økonomiske, bygningsmæssige og personalemæssige ressourcer i regionskommunen, alt inden for rammer fastlagt af kommunalbestyrelsen. Direktionen kan træffe beslutninger af tværgående karakter og kan iværksætte strategiske udviklingsprojekter på tværs i organisationen. Direktionen kan desuden iværksætte tiltag med henblik på budgetoverholdelse og i forhold til kvalitetsforbedringer, hvis opgaveløsningen i en virksomhed ikke er tilfredsstillende. Direktionen skal inddrage relevante områdechefer, stabschefer og virksomhedsledere i forbindelse hermed. Direktionen indstiller i alle sager fra stabene, som forelægges til politisk behandling i Økonomi- og Erhvervsudvalget eller kommunalbestyrelsen. Direktionen råder over stabenes samlede budget. Direktionen kan således disponere over ressourcer og midler i stabene i forhold til det strategiske arbejde. 2.3.2 De enkelte direktørers opgaver og ansvarsområder Kommunaldirektøren har det overordnede ansvar for regionskommunens samlede organisation. Kommunaldirektøren leder direktionens arbejde og er regionskommunens øverste ansatte administrative leder. Servicedirektøren og økonomidirektøren er sideordnede. Ansvaret for funktionsområder, fagområder og stabe er fordelt mellem kommunaldirektøren og de to øvrige direktører, som vist i nedenstående skema, jf. i øvrigt organisationsplanen i bilag 4 og direktøransvarsfordelingen i bilag 6: Kommunaldirektør Servicedirektør Økonomidirektør Udviklingsfunktionen: Servicefunktionen: Styringsfunktionen: Regional Udvikling Strategi og Analyse Teknik og Forsyning Fritid og Kultur Borgere og Beskæftigelse Social og Sundhed Børn og Skole Løn og Personale Økonomi og Analyse Politisk & Administrativt Sekretariat Direktionen varetager i fællesskab politikområde 14 Fællesadministration, der omfatter de fire stabe og to områdesekretariater. Der er en opdeling i fokusområder og opgaver svarende til den aftalte arbejdsdeling mellem direktørerne. Den enkelte direktør O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1 11

kan delegere sin kompetence til områdechefer og/eller stabschefer og kan til enhver tid trække den tilbage igen. Direktionens eksterne samarbejdsflader følger samme arbejdsdeling. Således har kommunaldirektøren eksempelvis kontakten til erhvervslivet i relation til Bornholms Vækstforum, mens servicedirektøren har kontakten til erhvervslivet i relation til kommunens beskæftigelsesstrategi. Tilsvarende gælder samarbejdsrelationerne til andre offentlige myndigheder, organisationer og kulturlivet. På samme måde fungerer de tre direktører som rådgivere og sparringspartnere for stabs- og/eller områdecheferne inden for deres respektive ansvarsområder. Kommunalbestyrelsen ansætter og afskediger medlemmer af direktionen, mens øvrige ansættelser og afskedigelser i regionskommunen sker administrativt. 2.3.3 Kommunaldirektøren Kommunaldirektøren er rådgiver og sparringpartner for kommunalbestyrelsen, Økonomi- og Erhvervsudvalget samt borgmesteren. Herudover er det kommunaldirektørens opgave: at sikre, at den daglige drift udføres på et sikkert grundlag at sikre, at kommunalbestyrelsens visioner implementeres at have fokus på den økonomiske udvikling, styring, produktivitet og effektivitet at sikre, at regionskommunens styreform, styringsmetoder og -principper til stadighed moderniseres og tilpasses at have det overordnede ansvar for alle områder, herunder økonomi, den overordnede drift af hele regionskommunen og den fælles administration. at have ansvar for strategi, vækst og udvikling samt borgerinddragelse at sikre helhed i direktionens og chefgruppens beslutninger at varetage sekretariatsfunktionen for kommunalbestyrelsen og Økonomi- og Erhvervsudvalget at holde kvartalsvise informationsmøder for de administrative medarbejdere Kommunaldirektøren er formand for MED-Hovedudvalget, hvor også de to øvrige direktører kan have sæde. Kommunaldirektøren er desuden regionskommunens øverste sikkerhedsansvarlige. Kommunaldirektøren har ledelsesansvar over for servicedirektøren og økonomidirektøren samt personaleansvar over for områdechefen for Teknik og Forsyning, medarbejderne i Regional Udvikling og Strategi og Analyse samt lederen af Vej & Park. Endelig har kommunaldirektøren ansvar for prioriteringen af de juridiske opgaver i stabene. 2.3.4 Den øvrige direktions roller og funktioner Servicedirektøren og økonomidirektøren har inden for deres respektive områder ansvaret for samarbejdet med de politiske organer og varetager desuden sekretariatsfunktionen for de politiske organer. I henhold til afsnit 2.5 er denne opgave delegeret til områdecheferne. Den respektive direktør kan til enhver tid vælge at deltage i udvalgets møder. 12 O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1

Servicefunktionen Udviklingsfunktionen B O R N H O L M S R E G I O N S K O M M U N E Servicedirektøren har personaleansvar over for områdechefen for Social og Sundhed, områdechefen for Borgere og Beskæftigelse samt områdechefen for Børn og Skole. Økonomidirektøren har personaleansvar over for stabscheferne i henholdsvis Politisk & Administrativt Sekretariat og Løn og Personale samt medarbejderne i Økonomi og Analyse 2.3.5 Stedfortræder for kommunaldirektøren Økonomidirektøren er stedfortræder for kommunaldirektøren. 2.3.6 Stedfortræder for stabs- og områdechefer Hvis en områdechef eller en stabschef er fraværende, vil den pågældende direktør indgå som stedfortræder, for så vidt angår strategiske problemstillinger. Problemstillinger af driftsmæssig karakter håndteres af den eller de personer, som områdechefen eller stabschefen har delegeret sin kompetence til. 2.4 Chefgruppen Chefgruppen består af kommunaldirektøren, de to øvrige direktører, de to stabschefer, de fire områdechefer og Regional Udviklings koordinerende chefkonsulent, i alt ti personer. Chefgruppen mødes normalt en gang ugentligt, og beslutningsreferat fra chefgruppens møder lægges ud på regionskommunens hjemmeside. Chefgruppens sammensætning Områdechefer Direktion Stabschefer (Fritid og Kultur) Teknik og Forsyning 2 Kommunaldirektør 1 (Strategi og Analyse) (Regional Udvikling) Udviklingsfunktionen Borgere og Beskæftigelse Politisk & Adm. Sekretariat Social og Sundhed Børn og Skole Servicedirektør Økonomidirektør 3 (Økonomi og Analyse) sekretariatsbe- Løn og Personale Styringsfunktionen 1. Kommunaldirektøren varetager stabscheffunktionen for Regional Udvikling og Strategi og Analyse 2. Områdechefen for Teknik og Forsyning varetager områdecheffunktionen for Fritid og Kultur 3. Økonomidirektøren varetager stabscheffunktionen for Økonomi og Analyse Chefgruppen kan tage alle strategiske og overordnede emner op til drøftelse, men har ingen selvstændig beslutningskompetence. Beslutningskompetencen for de emner, som chefgruppen drøfter, ligger hos den pågældende direktør. Chefgruppen fungerer som en udvidet ledelse og er således med til at styrke den centrale styring i kommunen. Chefgruppen skal sikre et kvalificeret grundlag for den politiske beslutningsproces samt sikre, at alle politiske beslutninger bliver udført. Chefgruppen skal sikre koordineringen mellem de tre funktionsområder, de fem fagområder og de fire stabsenheder (se tegningen på forrige side) og samtidig fastholde, O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1 13

at koncerninteresser går forud for den enkelte virksomheds eller det enkelte områdes interesser. Chefgruppen skal endvidere sikre, at der er sammenhæng mellem de vedtagne mål, politikker, planer, strategier (fx den regionale udviklingsplan og kommuneplanen) og regionskommunens økonomi. Den enkelte chef har ansvaret for, at direktionens beslutninger, forventninger og holdninger kommunikeres til ledelse og medarbejdere i chefens ansvarsområde. 2.5 Områdechefer Regionskommunens borgerorienterede virksomheder er grupperet i fem selvstændige fagområder, der afspejler de fem stående udvalgs ansvarsområder. Relationen mellem fagudvalgene og fagområderne er vist i bilag 1. Områdechefen er samtidig udvalgssekretær for det pågældende stående udvalg, jf. delegationen nævnt i afsnit 2.3.4. Opdelingen af regionskommunens virksomhed på fagområder Kommunaldirektør Servicedirektør Fagområde for Teknik og Forsyning Fagområde for Fritid og Kultur Fagområde for Borgere og Beskæftigelse Fagområde for Social og Sundhed Fagområde for Børn og Skole Hvert fagområde har en områdechef som øverste ansvarlige leder, dog således at områdechefen for Teknik og Forsyning samtidig varetager områdecheffunktionen for fagområdet Fritid og Kultur. De to fagområder Teknik og Forsyning samt Fritid og Kultur hører under kommunaldirektøren, mens fagområderne Borgere og Beskæftigelse, Social og Sundhed samt Børn og Skole hører under servicedirektøren. Fagområderne dækker forskellige politikområder, hvilket er nærmere beskrevet i afsnittene nedenfor. For en samlet oversigt over politikområderne, se bilag 5. Områdecheferne har det direkte samarbejde med deres respektive fagudvalg og skal således yde rådgivning og sparring til både fagudvalget og de tilknyttede virksomheder. Områdechefen har i samarbejde med udvalgsformanden ansvar for udarbejdelsen af dagsordner til udvalgets møder, samt at der sker en opfølgning på udvalgets beslutninger. Områdechefen har ansvar for løbende at orientere udvalget om den økonomiske udvikling såvel på virksomhedsniveau, som på politikområdeniveau og bevillingsniveau, herunder specifikt at henlede opmærksomheden på ethvert tegn på budgetoverskridelse inden for udvalgets ansvarsområde. Områdecheferne varetager behandlingen af klagesager fra borgerne for sager, der vedrører eget område. Områdecheferne skal understøtte helhedstænkningen i kommunen og understøtte, at koncerninteresser går forud for virksomhedsinteresser. 14 O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1

2.5.1 Kompetencer Det er områdecheferne, som indstiller i alle sager, der forelægges til politisk behandling i fagudvalgene. Hvis en områdechef konstaterer, at der i virksomhederne sker brud på lovgivningen eller på centrale beslutninger, har områdechefen både kompetence og pligt til at handle øjeblikkeligt. Områdechefen kan delegere sin kompetence til fx en afdelingsleder eller teamleder og kan til enhver tid trække sin delegation tilbage. Hvis en områdechef er fraværende, vil kommunaldirektøren respektive servicedirektøren indgå som stedfortræder, for så vidt angår strategiske problemstillinger. Problemstillinger af driftsmæssig karakter håndteres af den eller de personer, områdechefen har delegeret sin kompetence til. 2.5.2 Personaleansvar Områdecheferne har personaleansvar over for virksomhedslederne inden for eget fagområde samt for medarbejderne i områdesekretariatet eller i egen virksomhed. Områdecheferne skal inddrage stabschefen for Løn og Personale ved afskedigelse af eller indgåelse af lønaftaler med virksomhedsledere. 2.5.3 Ansvar i forhold til budget og regnskab Områdecheferne har det overordnede ansvar for, at der udarbejdes de nødvendige budgetbidrag på eget fagområde og efterfølgende at følge op på, om budgettet (inkl. budgetbemærkningerne) bliver overholdt. Det omfatter bl.a. planlægning og gennemførelse af to årlige dialogmøder mellem fagudvalg, virksomheder og brugerbestyrelser samt drøftelser af budgetbidragets konkrete indhold med den enkelte virksomhedsleder inden behandling i udvalget. Ud over at overholde sit eget budget skal områdechefen kontrollere, at budgetterne inden for fagområdet overholdes og herunder koordinere budgetopfølgningerne fra virksomhederne. Områdechefen har pligt til at reagere øjeblikkeligt, hvis der er tegn på budgetoverskridelse i en virksomhed. Områdechefen skal i givet fald underrette direktionen samt Økonomi og Analyse og skal i øvrigt sikre, at virksomheden gennemfører tiltag, som kan forhindre eller mindske budgetoverskridelsen. Endelig skal områdechefen orientere udvalget ved førstkommende lejlighed, hvis en budgetoverskridelse ikke kan afværges administrativt. Områdecheferne har ligeledes ansvaret for at koordinere bidrag til regnskabsaflæggelse inden for eget fagområde. 2.5.4 Områdesekretariater Der er et områdesekretariat til hvert fagområde. Tre er organiseret i selvstændige enheder (sekretariater), mens de to øvrige områdesekretariater udgøres af en stabsfunktion i en virksomhed: - Børne- og Skolesekretariatet - Stabsfunktion i Jobcenter Bornholm - Social- og Sundhedssekretariatet - Stabsfunktion i Teknik & Miljø - Fritids- og Kultursekretariatet O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1 15

2.5.5 Fagråd Områdesekretariaterne bistår områdecheferne i varetagelsen af deres opgaver og ansvarsområder. Børne- og Skolesekretariatet samt Social- og Sundhedssekretariatet bistår desuden de decentrale virksomheder med implementering af ny lovgivning inden for fagområdet. Områdecheferne nedsætter et eller flere fagråd inden for det enkelte fagområde. Fagrådene er en integreret del af kommunens organisering, og områdesekretariaterne varetager sekretariatsfunktionen for fagrådene. Direktørerne har til enhver tid mulighed for at deltage i fagrådsmøderne. Fagrådene er et dialogforum med områdechefen og virksomhedslederne inden for det pågældende fagområde som de primære deltagere. Fagrådene har ingen selvstændig beslutningskompetence, men er et rådgivende og tværgående koordinerende organ for områdechefen. Fagrådene skal arbejde for at finde helhedsorienterede løsninger på fælles, tilgrænsende eller overlappende områder. De enkelte fagråd holder jævnligt møder, herunder fælles fagrådsmøder og temamøder af ½-1 dags varighed. På fagrådsmøderne informeres fra centralt hold, og der tages faglige diskussioner. Fagrådene fastlægger i øvrigt selv, hvordan arbejdsformen skal udvikle sig, og hvem der skal deltage i de enkelte fagrådsmøder. Der er pr. august 2011 følgende fagråd i kommunen: - Fagråd for dagpasning - Fælles fagråd for dagpasning, skoler, børn og familier - Fagråd for skoler - Fagråd for arbejdsmarked og borgerservice - Fagråd for ældreområdet - Fagråd for teknik og forsyning, fritid og biblioteker - Fagråd for handicapområdet 2.5.6 Områdechef for Teknik og Forsyning Fagområdet Teknik og Forsyning dækker politikområderne 9 Teknik og miljø 10 Forsyning og drift Områdechefen for Teknik og Forsyning varetager følgende hovedopgaver: Kommune- og lokalplanlægning Byggeansøgninger samt bygnings- og boligregisteret Boligreguleringsloven, huslejenævn og beboerklagenævn Natur- og miljøbeskyttelse, herunder miljøtilsyn Affaldshåndtering Rekreative områder Fortidsmindebeskyttelse Veje, kollektiv trafik og vintervedligeholdelse Kommunale havne Landbrugs- og virksomhedstilsyn Beredskabsplanlægning, akut udrykning, brandsyn m.v. Administration af taxilovgivningen Anlæg, drift og vedligeholdelse af kommunens ejendomme, herunder rengøring Professionel ejendomsadministration Intern bygningsrådgivning På følgende opgaveområder er der snitflader til andre fagområder: It-afdelingen (GIS) Regional Udvikling Fritid og Kultur (idrætsanlæg mm) Social og Sundhed (handicapboliger) Alle (helhedsorienteret sagsbehandling) Alle (ejendomsadministration) Følgende virksomheder er knyttet til fagområdet Teknik & Miljø BAT BOFA Vej & Park Bornholm (virksomhedslederen refererer til kommunaldirektøren) BRK Ejendomsservice 16 O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1

Områdechefen betjener Teknik- og Miljøudvalget. Ud over at være områdechef for Teknik og Forsyning er områdechefen også virksomhedsleder for Teknik & Miljø samt leder af Fritids- og Kultursekretariatet. 2.5.7 Områdechef for Fritid og Kultur Områdechefen for Teknik og Forsyning varetager områdecheffunktionen for virksomheder inden for fagområdet for Fritid og Kultur og leder dermed også områdesekretariatet Fritids- og Kultursekretariatet. Fagområdet Fritid og Kultur dækker politikområderne 15 Fritid og kultur 16 Biblioteker Områdechefen for Fritid og Kultur varetager følgende hovedopgaver: Kultur og oplevelsesøkonomi Fritidsområdet Forsamlingshuse, medborgerhuse og foreningslokaler Folkeoplysning Idrætsanlæg, haller, svømmehaller mv. Biblioteksområdet På følgende opgaveområder er der snitflader til andre fagområder: Kultur og oplevelsesøkonomi i forhold til Regional Udvikling og Teknik og Forsyning Idrætsanlæg og haller i forhold til Teknik og Forsyning Fritidsområdet i forhold til Social og Sundhed Følgende virksomheder er knyttet til fagområdet Bornholms Musik- og Billedskole Bornholms Idrætsområder Bornholms Biblioteker Områdechefen betjener Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget. Derudover varetager områdechefen sekretariatsfunktionen over for Folkeoplysningsudvalget. 2.5.8 Områdechef for Borgere og Beskæftigelse Fagområdet Borgere og Beskæftigelse dækker politikområderne 4 Sociale ydelser 7 Beskæftigelse og aktivering 8 Forsørgelsesydelser Områdechefen for Borgere og Beskæftigelse varetager følgende hovedopgaver Beskæftigelsesindsatsen Afklaring og afdækning af borgernes arbejdsevne Den virksomhedsrettede indsat Integration Tilkendelse af førtidspension Tildeling af sociale ydelser og forsørgerydelser Generel og personlig information om kommunens serviceydelser til borgerne Helhedsorienteret sagsbehandling Særlige serviceydelser (pas, kørekort, vielser, folkeregister, boligstøtte) Uddannelse til alle På følgende opgaveområder er der snitflader til andre fagområder: Beskæftigelse af personer med handicap i forhold til Social og Sundhed Ungdomsuddannelse i forhold til Børn og Skole samt Social og Sundhed Helhedsorienteret sagsbehandling i forhold til alle Følgende virksomheder er knyttet til fagområdet: Jobcenter Bornholm Borgercentret Områdechefen betjener Beskæftigelsesudvalget. Derudover varetager områdechefen sekretariatsfunktionen i det lokale beskæftigelsesråd (LBR). O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1 17

Ud over at være områdechef for Borgere og Beskæftigelse er områdechefen også virksomhedsleder for Jobcenter Bornholm. 2.5.9 Områdechef for Social og Sundhed Fagområdet Social og Sundhed dækker politikområderne 5 Ældre 6 Psykiatri og handicappede 17 Sundhed 18 Forebyggelse og behandling Områdechefen for Social og Sundhed varetager følgende hovedopgaver: Ældreområdet Sundhedsområdet og forebyggelse Voksenhandicapområdet Socialpsykiatri- og misbrugsområdet Genoptræning og hjælpemidler Kommunal tandpleje og specialtandpleje Sundheds- og socialaftaler med regionen Sekretariatsbetjening af Handicaprådet og Ældrerådet. Håndtering af frit valg-ordninger Kvalitetsstandarder Udvikling af en model for tilsyn Tilsyn med plejehjem, handicapvirksomheder mm. Sagsbehandling ifm. magt- og voldsanvendelse Bygherreombuddet på ældreområdet På følgende opgaveområder er der snitflader til andre fagområder: Unge handicappede i forhold til Børn og Skole Boliger i forhold til Teknik og Forsyning Ungdomsuddannelse og beskæftigelse af handicappede i forhold til Børn og Skole samt Borgere og Beskæftigelse Børnesundhed i forhold til Børn og Skole Helhedsorienteret sagsbehandling i forhold til alle Følgende virksomheder er knyttet til fagområdet: Bornholms Plejehjem og -centre Plejecenter Snorrebakken Døgnplejen Bornholm DeViKa Borger og Sundhed Bornholms Kommunale Tandpleje Kommunikationscenter Bornholm Psykiatri og Handicap SACS Rønne Botilbud Klintebo Nexøhuset Røbo Områdechefen betjener Socialudvalget. Derudover varetager områdechefen sekretariatsfunktionen i Ældrerådet og Handicaprådet. Myndighedsfunktionerne på ældreområdet henholdsvis psykiatri- og handicapområdet ligger hos virksomhedslederne af Borger og Sundhed og Psykiatri og Handicap. 2.5.10 Områdechef for Børn og Skole Fagområdet Børn og Skole dækker politikområderne 1 Dagpasning 2 Undervisning 3 Børn og familier Områdechefen betjener Børne- og Skoleudvalget. Områdechefen har kompetence til at uddelegere sit personaleansvar i forhold til virksomhedslederne til fx en souschef eller stedfortræder (p.t. skolechef). Myndighedsfunktionerne på børne- og familieområdet ligger hos Bornholms FamilieCenter. 18 O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1

Områdechefen for Børn og Skole varetager følgende hovedopgaver: Dagtilbud Skoler og skolefritidsordninger (SFO) Klubområdet Ungeområdet Specialskoler, vidtgående specialundervisning Specialinstitutioner, herunder døgninstitutioner Kvalitetsstandarder Tværgående udviklingsarbejde af børne- og familieområdet SSP-samarbejdet (Skole, Social og Politi) Udsatte børn og unge Pædagogisk tilsyn og pædagogiske læreplaner Tilsynsopgaver Sammenhængende sagsbehandling På følgende opgaveområder er der snitflader til andre fagområder: Unge handicappede, idet handicapområdet hører under Social og Sundhed Ungdomsuddannelse og beskæftigelse i forhold til Social og Sundhed samt Borgere og Beskæftigelse Børnesundhed i forhold til Social og Sundhed Uddannelse i forhold til Fritid og Kultur Følgende virksomheder er knyttet til fagområdet: Bornholms Heldagsskole Bornholms Ungdomsskole Kildebakken Hans Rømer Skolen Paradisbakkeskolen Rønneskolen Skole Nord Bornholms PPR og Sundhedspleje Børnenes Dagpleje og Pladsformidling Dagtilbud Nord Dagtilbud Midt Dagtilbud Vest Dagtilbud Øst Mælkebøtten Bornholms FamilieCenter UngeCenter Bornholm 2.6 Stabschefer De tværgående opgaver i kommunen varetages af de fire stabe. Den ene stab Regional Udvikling/Strategi og Analyse ledes af og referer til kommunaldirektøren. De tre øvrige stabe referer til økonomidirektøren. Økonomidirektøren leder selv en af disse stabe (Økonomi og Analyse), mens de to andre ledes af hver en stabschef. Formelt set har stabene fælles budget, som direktionen råder over. I praksis er budgettet opdelt i fire delbudgetter, som direktørerne/stabscheferne hver især er ansvarlig for at overholde og administrere. De fire/fem stabsfunktioner i BRK Kommunaldirektør Økonomidirektør Regional Udvikling Strategi og Analyse Løn og Personale Økonomi og Analyse Politisk & Administrativt Sekretariat Stabscheferne skal understøtte en realisering af de politisk fastlagte mål og koncernens strategier sammen med politikere, direktion, områder og virksomheder. Med udgangspunkt i Bornholms Udviklingsplan skal kommunaldirektøren/stabscheferne sikre, at strategi, økonomi, teknologi og udvikling tænkes ind i en fælles sammenhæng. Derudover skal den strategiske udvikling inden for erhverv, service, organisation, økonomi og personale understøttes. Det betyder bl.a., at stabene i fællesskab har ansvaret for at sikre en løbende udvikling og tilpasning af fællesadministrationen samt understøtte den tværgående service i organisationen. O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1 19

Stabscheferne skal håndtere koncernspecifikke problemstillinger og være områdesekretariaterne behjælpelige med at levere materiale og løsningsforslag til fagspecifikke problemer. Stabscheferne skal bidrage til kvalitetsudviklingen i virksomhederne med værktøjer og metodeudvikling samt yde konsulent- og rådgivningsbistand over for virksomhederne. Endelig ligger håndteringen af generelle problemer i regionskommunen af teknisk eller systemmæssig karakter hos stabscheferne. Det gælder fx spørgsmål omkring funktionaliteten i regionskommunens lønsystem eller økonomisystem. 2.6.1 Kompetencer Stabscheferne har kompetence til at sikre den centrale styring over for områderne ved at udarbejde retningslinjer, skabeloner og metoder, som skal anvendes af hele organisationen. Stabschefen skal handle øjeblikkeligt ved konstatering af brud på lovgivning eller på centrale beslutninger. Stabscheferne kan delegere deres kompetence til fx afdelingsledere og teamledere. Hvis en stabschef er fraværende, vil økonomidirektøren indgå som stedfortræder, for så vidt angår strategiske problemstillinger. Problemstillinger af driftsmæssig karakter håndteres af den eller de personer, stabschefen har delegeret kompetencen til. 2.6.2 Personaleansvar Stabscheferne har personaleansvar over for medarbejderne i deres egen stab. Kommunaldirektøren har desuden arbejdsgiveransvar over for lederen af LAG Bornholms sekretariat. 2.6.3 Stabschef for Politisk & Administrativt Sekretariat Stabschefens ansvarsområde dækker politikområderne 12 Organisation, personale og politikere (del af) 13 Informationsteknologi 14 Fælles administration (del af) Stabschefen skal understøtte udarbejdelsen af og opfølgningen på dagsordner til det politiske niveau. Stabschefen for Politisk & Adm. Sekretariat varetager følgende hovedopgaver: Betjening af kommunalbestyrelsen, Økonomi- og Erhvervsudvalget, borgmesteren og direktionen It-udvikling, strategi samt styring og drift Informationssikkerhed, KMD-sikkerhed, LOS og systemejer ESDH og digital forvaltning/service Dagsordensproduktion til kommunalbestyrelsen og alle stående udvalg Valg, arkiv, forsikring, posthåndtering Udbudsfunktioner og indkøbsaftaler Interne fællesfunktioner (pedel, kantine, rengøring mv.) Intern, ekstern og strategisk kommunikation Stabschefen har på vegne af direktionen kompetence til: at indføre tværgående, bindende retningslinjer for it-indkøb og it-drift samt for forsikringsområdet at indgå indkøbsaftaler, som regionskommunens virksomheder skal overholde at indføre fælles retningslinjer for kommunikation, sprog, design og layout 20 O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1

at handle øjeblikkeligt på overtrædelser af regionskommunens informationssikkerhed at handle i forhold til udbud og kontrakter 2.6.4 Stabschef for Løn og Personale Stabschefens ansvarsområde dækker politikområde 12 Organisation, personale og politikere (del af) 14 Fælles administration (del af) Stabschefen skal understøtte direktionen, områdechefer og virksomhedsledere i forhold til overenskomster, ansættelser, afskedigelser og den løbende HR-udvikling. Stabschefen for Løn og Personale varetager følgende hovedopgaver: Lederudvikling, lederaftaler og ledertemadage HR-strategi HR-funktion på koncernniveau Lov- og overenskomstfortolkning Lokalaftaler Løn- og personaleadministration, personalestatistik MED- og personalepolitikker Arbejdsmiljø/sikkerhed Uddannelse for medarbejdere og ledere, herunder sekretariatsbistand for Forvaltningshøjskolen Afskedigelser og personalejura Risikostyring Systemejer Den praktiske udførelse i forbindelse med ansættelse og afsked for virksomheder under 50 medarbejdere Sekretariatsbetjeningen af MED-Hovedudvalget Stabschefen har på vegne af direktionen kompetence til: at sikre, at afskedigelsessager håndteres korrekt. Det betyder, at Løn og Personale skal inddrages i alle afskedigelsessager at godkende ændringer i virksomhedsledernes grundløn at udbyde uddannelser til regionskommunens ledere og medarbejdere 2.6.5 Stabschef for Økonomi og Analyse Stabschefens funktion varetages af økonomidirektøren. Stabschefens ansvarsområde dækker politikområderne 0 Økonomi, strategi og styreform (del af) 14 Fælles administration (del af) Stabschefen skal understøtte direktionen, områdechefer og virksomhedsledere i forhold til den løbende økonomistyring samt understøtte det politiske niveau, direktionen og områdecheferne i forhold til den økonomiske planlægning og opfølgning. Stabschefen for Økonomi og Analyse varetager følgende hovedopgaver: Økonomistyring Budgetlægning og koordinering af budgetopfølgning Controllerfunktion Ledelsesinformation, evaluering, dokumentation, kvalitetsudvikling og borger-/brugerundersøgelser Køb og salg af fast ejendom Kasse- og regnskabsregulativ Inddrivelse Regnskab og betaling Systemejer, superbrugerfunktion på økonomisystemet Understøtter Økonomi- og Erhvervsudvalget som fagudvalg Stabschefen har på vegne af direktionen kompetence til: at indhente relevante oplysninger fra områdechefer og virksomhedsledere i forbindelse med budgetopfølgninger og udarbejdelse af kommende års budget O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1 21

at sikre, at områdechefer og virksomhedsledere overholder de regnskabsmæssige retningslinjer at sikre, at områdechefer og virksomhedsledere overholder regionskommunens retningslinjer for god økonomistyring at handle øjeblikkeligt i særligt alvorlige økonomiske situationer 2.6.6 Stabschef for Regional Udvikling/Strategi og Analyse Stabschefens funktion varetages af kommunaldirektøren. Stabschefens ansvarsområde dækker politikområderne 0 Økonomi, strategi og styreform (del af) 11 Erhverv og samfund 14 Fælles administration (del af) Stabschefen skal sammen med direktionen overvåge, om der er overensstemmelse mellem den strategiske udvikling i regionskommunen og samfundet Bornholms udvikling. Enheden Regional Udviklings hovedfokus er rettet mod den eksterne udvikling, og de fleste af enhedens funktioner er helt eller delvist eksternt finansieret. Enheden Strategi og Analyses hovedfokus er rettet mod den interne udvikling af Bornholms Regionskommune. Stabschefen Staben Regional varetager Udvikling sekretariatsbetjeningen varetager følgende af hovedopgaver: Bornholms Vækstforum. Strategisk planlægning og udvikling på regionalt niveau, den regionale udviklingsplan Sekretariatsbetjening af vækstforum, herunder udarbejdelse af erhvervsudviklingsstrategi Partnerskabsaftale Administration af EU-midler og regionale udviklingsmidler Overvågning af erhvervslivets vækstvilkår på Bornholm Udviklingskontrakter med BCB, destinationen, CRT m.fl. Internationale opgaver, lobbyarbejde, systemeksport Systemejer De kommunale interesser i trafikbetjeningen til/fra Bornholm og sekretariatsbetjening af trafikkontaktråd EU-information via Europe Direct Landdistriktsudvikling Borgerinddragelse At gennemføre projekter, der som minimum kan generere indtægter svarende til stabens indtjeningskrav Sekretariat for Folkemødet Uddannelse og forskning Staben Strategi og Analyse varetager følgende hovedopgaver: Styreform og den administrative organisering Befolkningsprognoser Budgetprocesser for kommunalbestyrelsen Strategisk kommunikation Deltagelse som ressourcepersoner i projekter Systemejer Borgerpanel Lean og arbejdsgangsanalyser Proces- og projektledelse Tværgående interne projekter Stabschefen sikrer en løbende kontakt til Business Center Bornholm med henblik på afklaring af snitflader i opgavevaretagelsen samt til Bornholms Akademi og Center for Regional- og Turismeforskning om uddannelses- og forskningsvirksomhed med relation til Bornholm. 2.7 Virksomhedsledere Kommunens virksomhedsledere har ansvaret for den decentrale ledelse. En virksomhedsleder er leder af en institution, en udfører- eller en driftsenhed. Virksomhedslederen har ansvaret for den daglige drift af den enkelte virksomhed. Det betyder, at virksomhedslederen sammen med medarbejderne selv skal tilrettelægge og 22 O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1

yde service over for borgerne inden for de rammer og mål, som fremgår af budgetdokumentet, kvalitetsstandarderne samt de vedtagne politikker og strategier. Virksomhedslederne skal sikre en løbende optimering af virksomhedens daglige drift, herunder effektiviseringer, som kan føre til reducerede omkostninger ved uændret serviceniveau. Virksomhedslederne skal samtidig sikre en stadig kvalitetsudvikling af virksomhedens kerneydelser. Inden for de aftalte rammer har virksomhedslederen og medarbejderne udstrakt mulighed for nytænkning og for at udvikle kvaliteten af servicen. Virksomhedslederen skal sikre, at virksomheden efterlever lovgivningens krav, overenskomster og lokale forhandlingsresultater indgået med de faglige organisationer. Fordelingen af virksomheder på fagområder kan ses i bilag 4, og fordelingen på udvalgs- og politikområder ses i bilag 5. Virksomhedslederen skal overholde de vedtagne politikker, strategier og retningslinjer i kommunen, fx styrelsesvedtægt, kasse- og regnskabsregulativ, MED-aftale, indkøbspolitik m.fl. Virksomhedslederen deltager i regionskommunens lederudvikling og deltager i de fælles ledertemadage. Virksomhedslederne refererer til områdechefen for deres respektive fagområde, jf. bilag 3. 2.7.1 Kompetencer Virksomhedslederne har kompetence til at disponere inden for den givne økonomiske ramme i respekt for virksomhedsaftalens øvrige indhold samt inden for de rammer, der er fastsat i lovgivningen, i overenskomster eller på koncernniveau jf. ovenfor. Virksomhedslederne kan indgå leasingaftaler, så længe leasingafgiften afholdes inden for virksomhedens økonomiske ramme, og løbetiden ikke er længere end 4 år. Virksomhedslederen har mulighed for at delegere dele af sin kompetence til fx afdelings- eller teamledere. 2.7.2 Personaleansvar Virksomhedslederne har personaleansvar over for medarbejderne i egen virksomhed. 2.7.3 Ansvarsområde Virksomhedslederen har ansvaret for: at virksomhedens budget overholdes og straks at kontakte sin områdechef ved afvigelser i forhold til budgettet eller budgetforudsætningerne den daglige drift i virksomheden at egne dispositioner ikke medfører merudgifter i andre virksomheder at udvikle virksomhedens opgaver/ydelser løbende og bringe balance mellem mål, budget og ydelser at virksomheden altid er i stand til at levere sin kerneydelse at understøtte helhedstænkningen i regionskommunen at understøtte, at koncerninteresser går forud for virksomhedsinteresser O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1 23

at sikre, at den langsigtede planlægning af virksomhedens drift sker i et strategisk perspektiv at motivere sine medarbejdere til at levere den bedst mulige ydelse/service til borgerne inden for den økonomiske ramme at udarbejde ydelsesbeskrivelser, der kan danne grundlag for at vurdere kvaliteten af den leverede service at indberette, hvis virksomhedens budget er for stort i relation til det aftalte serviceniveau 2.8 MED-indflydelse Kommunens MED-aftale er en aftale mellem medarbejdere og ledelse i kommunen, og den har således betydning for alle kommunens ansatte. En bærende værdi i kommunen er inddragelse af medarbejdere i beslutningsprocesserne. Dette skal forstås i bredeste forstand, og MED-aftalen udgør rammerne herfor. Medarbejderne skal ikke kun inddrages i spørgsmål om personaleforhold, men i lige så høj grad i fastsættelse, prioritering og udmøntning af målene for det arbejde, der skal udføres i forhold til regionskommunens borgere. Det kræver et tæt samspil mellem ledelse og medarbejdere for at alt dette kan opfyldes. Et samspil der nødvendigvis må struktureres og foregå inden for rammerne af nogle spilleregler, som både ledelse og medarbejdere er ansvarlige for. Det er MEDaftalens vigtigste funktion. Arbejdet foregår i MED-Hovedudvalget og i de lokale MED-fora, som skal være drivkraften tage initiativ, følge op og sørge for, at alle medarbejdere på arbejdspladsen får indflydelse og med rette føler sig inddraget i arbejdet. I forbindelse med omstilling og omstrukturering er der mulighed for at nedsætte ad hoc-udvalg på tværs af virksomhederne. Se endvidere regionskommunens MED-aftale. 24 O R G A N I S A T I O N S B E S K R I V E L S E 1. A U G U S T 2 0 1 1