Fleet Reporting Få fuldt overblik over din bilflåde www.leaseplan.dk
Indhold 1. My Fleet... 3 Brændstof... 4 Brændstoftankninger i udvalgt periode... 4 Bropenge... 5 Erstatningsbil... 5 Småskader... 6 Vejhjælp... 6 Viderefakturering af lejebil... 6 Biler i ordre... 7 Omkostning pr. km total (ekskl. moms)... 7 Omkostning pr. km total (momskorrigeret)... 7 Udskiftningsplan... 8 2. Financial... 9 Budget pr. reg. nr. pr. måned... 10 Fakturainformation pr. omkostningsart pr. reg. nr. periodiseret... 10 Fakturainformation pr. omkostningsart pr. reg. nr. pr. forfaldsdato... 11 Fakturainformation total pr. reg. nr. pr. reg. nr. periodiseret... 11 Fakturainformation total pr. reg. nr. pr. forfaldsdato... 12 Økonomi flåderapport (ekskl. moms)... 12 Økonomi flåderapport (momskorrigeret)... 13 Økonomi pr. reg. nr. (ekskl. moms)... 13 Økonomi flåderapport (ekskl. moms)... 14 3. Exceptions... 15 Bropenge... 16 Forkert brændstof tanket... 16 Forkert km indtastning... 16 Km afvigelse i forhold til budget... 17 Motorvejsafgifter udland... 17 Overforbrug af vask... 17 Parkeringsafgifter periodiseret... 17 Tanket i udlandet... 18 Tanket på erstatningsbil... 18 Tanket specialbenzin... 18 Tankvolumen overskredet... 19 3
4. More Reports... 20 Aktive brændstofkort... 21 Beskatningsgrundlag... 21 Brændstofforbrug pr. km pr. liter... 21 CO2 norm... 22 Fordeling bilmærker... 22 Leasingforpligtelser... 23 Skabelon leasingforpligtelser... 23 Omberegninger... 24 Spærrede brændstofkort... 25 Tilstandsrapport udgåede biler... 25 Udløb af biler i udvalgt periode... 26 5. Green Plan... 27 GreenPlan CO2 udvikling... 28 GreenPlan detail rapport... 28 Kvartalsvis CO2... 28 Periodisk GreenPlan detail rapport... 28 6. My Reports... 29 7. GreenPlan... 30 Søg kunde (Koncern)... 31 Flådestatus... 33 Søg bil... 36 Home... 38 Refusionsblanket... 38 Skadeanmeldelse... 39 IQ3... 40 4
Rart at vide! Installer ActiveX for at få det bedste udbytte af Fleet Reporting. Spørg evt. din IT afdeling om hjælp til denne installering. ActiveX hjælper med at udfærdige pivottabeller for dig, så du nemt kan dykke dybere ned i data. Endvidere kan du nemt flytte rundt på kolonner og sætte din rapport op som du selv ønsker. Alle LeasePlans rapporter kan trækkes ud i PDF og Excel.
1. My Fleet Få overblik over økonomiske transaktioner på din bilflåde, vedrørende blandt andet brændstof, bropenge, erstatningsbil og småskader. Du vil også kunne finde forbruget på den enkelte bil, i en bestemt periode. 3
Detail information Brændstof Brændstof rapporten indeholder alle de transaktioner, I har haft på hele jeres bilpark. Man kan evt. klikke på et registreringsnummer og se alle transaktioner, der har været på den enkelte bil i hele den periode bilen har været på administration eller leasing hos LeasePlan. Brændstoftankninger i udvalgt periode Her kan vælges en til flere måneder, hvor man også kan se brændstofforbrug på en, flere biler eller hele flåden. 4
Bropenge Udtrækket giver overblik over, hvilke førere der benytter sine brændstofkort til at køre over broen. Der kan laves udtræk over hele flåden, eller over en enkelt bil. Erstatningsbil Dette udtræk giver overblik over den samlede omkostning der har været i bilflåden på erstatningsbil. Udtrækket kan endvidere trækkes ud på bilniveau. 5
Småskader Dette udtræk giver overblik over den samlede omkostning der har været af småskader. En småskade er en gennemfakturering af en omkostning, der ikke kan placeres under andre services (f.eks. 3 nr. plade). Det kan også være skader, der ligger under selvrisiko grænsen. Omkostningen kan også trækkes ud på bilniveau. Dobbeltklik på et registreringsnummer, og en ny rapport vil fremkomme, kun på det enkelte registreringsnummer. Vejhjælp Viderefakturering af lejebil Find ud af hvor mange omkostninger I har haft på lejebil i en given periode. 6
Biler i ordre Se hvor og hvornår en bil forventes leveret. Får LeasePlan en ændret dato til en levering, vil I blive gjort opmærksom på dette og datoen for levering ændres i denne rapport. Omkostning pr. km total (ekskl. moms) Find ud af hvad din bilflåde koster pr. kørt km. Sammenlign evt. med din kalkulation. Omkostning pr. km total (momskorrigeret) Find ud af hvad din bilflåde koster pr. kørt km. Sammenlign evt. med din kalkulation. 7
Udskiftningsplan Få det fulde overblik over din bilpark med denne rapport. Her finder du blandt andet Førernavn, reg. nr. udløb om x antal mdr., udløbsdato. Kilometer som er budgetteret samt kilometer som LeasePlan forventer at bilen har kørt ved returnering, hvis nuværende kørselsmønster fortsætter. 8
2. Financial Alle virksomheder bogfører forskelligt. LeasePlan giver mulighed for at bogføre total sum pr. bil, eller udspecificeret på hver enkelt service. Find en specifikation over alle de fakturaer, der er udstedt fra LeasePlan. Få desuden budgetteret dine biler nemt og bekvemt. 9
Budget pr. reg. nr. pr. måned Læg budgettet over dine firmabiler med ganske få klik. Få omkostningerne splittet ud på forskellige services, ved at dobbeltklikke på kundenummeret eller et bestemt registreringsnummer. Fakturainformation pr. omkostningsart pr. reg. nr. periodiseret 10
Fakturainformation pr. omkostningsart pr. reg. nr. - pr. forfaldsdato Fakturainformation total pr. reg. nr. - periodiseret 11
Fakturainformation total pr. reg. nr. - pr. forfaldsdato Økonomi flåderapport (ekskl. moms) 12
Økonomi flåderapport (momskorrigeret) Økonomi pr. reg. nr. (ekskl. moms) Rapporten viser alle de udgifter, der har været på et enkelt registreringsnummer, i den tid bilen har været på administration eller leaset hos LeasePlan. 13
Økonomi flåderapport (ekskl. moms) Rapporten viser alle de udgifter, der har været på et enkelt registreringsnummer, i den tid bilen har været på administration eller leaset hos LeasePlan. 14
3. Exceptions Hvorfor selv finde sine rapporter, når de kan pushes den 10. i hver måned ved afvigelser? Du vil kun modtage rapporter, såfremt der måtte være en afvigelse på en bil. 15
Bropenge Find ud af hvor mange gange en fører benytter sit brændstofkort til broafgifter (Storebælt og Øresund). Forkert brændstof tanket Bliver der f.eks. tanket benzin på en dieselbil, eller omvendt. Eller er det blot fordi føreren har glemt at taste 99 i kilometertallet, da føreren har haft en erstatningsbil? Forkert km indtastning Husker føreren at indtaste kilometer hver gang der tankes? Eller kører speedometeret pludselig baglæns? Eller ligger reelt kilometertal meget langt fra budgetteret kilometertal, vil bilen fremkomme i denne rapport. 16
Km afvigelse i forhold til budget Hvis du som kunde ikke ønsker omberegninger via LeasePlan, kan du følge med i kilometerafvigelser i forhold til budget i denne rapport. Motorvejsafgifter udland Skal din fører evt. selv betale for sine motorvejsafgifter i udlandet? Overforbrug af vask Vasker en fører bil for mere end DKK 600 kr. pr. måned, eller købes der værdi nøgler, vil bilen fremkomme på denne rapport. LeasePlan anbefaler ikke, at der købes værdi nøgler, da dette ikke giver så meget i rabat som på enkelt vaske. På en enkelt vask opnås der en rabat på 35 %. Parkeringsafgifter periodiseret Har din fører haft et udlæg som indsendes til LeasePlan, eller er der betalt parkering (f.eks. i parkeringshuse), vil omkostningen ses i denne rapport.. 17
Tanket i udlandet Skal en fører evt. selv betale for sit brændstof i udlandet? Denne rapport kan sættes op til, at dit lønningsbogholderi modtager rapporten automatisk. Tanket på erstatningsbil Tastes der 99 i kilometertal, når en fører har erstatningsbil påvirkes brændstof regnskabet ikke på den enkelte bil, men du vil stadig kunne se i denne rapport, hvor meget der er tanket, og hvad der er tanket. Tanket specialbenzin I denne rapport kan man se om der tankes specialbenzin. 18
Tankvolumen overskredet Tankes der flere liter end det der kan være på en tankfuld? 19
4. More Reports 20
Aktive brændstofkort Find alle dine aktive brændstofkort på bilerne i denne rapport. Få også et overblik over hvornår kortene sidst er brugt. Beskatningsgrundlag Få et udtræk over alle beskatningsgrundlag for dine firmabiler. Beløbene findes både i årligt og månedligt beskatningsgrundlag. Desuden kan du også se det fulde beskatningsgrundlag og miljøafgiften i dette dokument. Husk din lønningsansvarlige kan sættes op til at modtage beskatningsrapporten ved ændring. Ændringen kan bestå i: Ændring af førernavn, overgang fra 36. måned til 37. måned, eller ved ændring af miljøtillæg. Brændstofforbrug pr. km pr. liter Har I evt. flere af samme type biler, kan det være interessant at se, om bilerne kører nogenlunde det samme pr. kørt km. 21
CO2 norm Har I evt. flere af samme type biler, kan det være interessant at se, om bilerne udleder nogenlunde det samme CO2. Fordeling bilmærker Find ud af hvordan dine bilmærker er fordelt i din flåde. 22
Leasingforpligtelser Denne rapport skal bruges i kombination med skabelonen Leasingforpligtelser som findes under fanebladet Home. Kopier rapportens indhold over i Firma 1 og tilret dato under fanebladet Total. Herefter vil rapporten selv beregne dine leasingforpligtelser. Skabelon leasingforpligtelser 23
Omberegninger Har I variabel rente, vil leasingydelsen være forskellig fra måned til måned. Se din TCO (Total Cost of Ownership) i denne rapport. Bliver der investeret i ekstraudstyr på bilen, efter at bilen er startet op, vil leasingydelsen også ændres. I denne rapport, vil du kunne de enkelte services og omkostningerne måned til måned. 24
Spærrede brændstofkort Få en rapport over alle de brændstofkort der er blevet spærret i tidens løb, samt hvilken dato kortene er blevet spærret. Tilstandsrapport udgåede biler Alle biler opgøres af 3. part, når en bil returneres. SGS udarbejder en skadesrapport, som fortæller i detaljer, hvad der bliver opkrævet for, når bilen er returneret. Læs mere om, hvad LeasePlan accepterer eller ikke accepterer i Fair Wear and Tear under fanebladet Home. Rapporten giver et hurtigt overblik over de omkostninger der har været på de returnerede biler, samt fakturanummer fra LeasePlan. 25
Udløb af biler i udvalgt periode Få en rapport over alle de biler, der skal returneres inden for en bestemt periode. 26
5. Green Plan Skal der eventuelt udarbejdes grønne regnskaber i virksomheden? Træk materiale ud til dette med ganske få klik. 27
GreenPlan - CO2 udvikling Vælg hvilke kvartaler, du ønsker at kigge på og få udarbejdet en graf. GreenPlan - detail rapport Find ud af om din bil har dieselpartikel filter i denne rapport. Se også hvor meget bilen afviger i forhold til fabriksnormen. Kvartalsvis CO2 Hvor mange kg CO2, hvor mange kilometer og liter brændstof har en bestemt bil, eller flere, udledt i et bestemt kvartal eller flere kvartaler. Periodisk GreenPlan detail rapport Hvor mange kg CO2, hvor mange kilometer og liter brændstof har en bestemt bil, eller flere, udledt i et bestemt kvartal eller flere kvartaler. Dette bliver holdt op i mod normtallene fra fabrikken. 28
6. My Reports Mangler du en bestemt rapport som ikke allerede findes, kan denne sandsynligvis udarbejdes af en medarbejder hos LeasePlan. Disse rapporter lægges under My Reports. Endvidere kan du få faste rapporter, som du bruger oftest til at ligge under dette punkt. 29
7. GreenPlan 30
Søg kunde (Koncern) Søg koncern (mange kunder, har flere forskellige kundenumre). Vælg derefter kvartal. Søg koncern (mange kunder, har flere forskellige kundenumre). Der kan vælges udtræk for både benzin og diesel. 31
32
Flådestatus Flådestatus giver et hurtigt visuelt overblik over bilflåden. 33
34
35
Søg bil Under søg bil, kan alle biler i flåden findes frem. Denne service kan også benyttes, hvis der findes biler på administration. Der kan søges på flere niveauer: 36
37
Home Refusionsblanket Refusionsblanket benyttes, hvis en fører har haft et kontantudlæg. Kvitteringer sendes til LeasePlan som udbetaler direkte til føreren, mod en godkendelse fra virksomheden. Der udbetales hver fredag. 38
Skadeanmeldelse Der kan også ringes direkte til LeasePlan skadeservice på tlf.: 3673 8399, som vil udfylde skadeanmeldelsen for føreren. 39
IQ3 Ønsker din fører selv at udfærdige en kalkulation, inden han/hun får sparring fra en bilrådgiver fra LeasePlan, kan de med fordel benytte IQ3. IQ3 sættes op til jeres specifikke bilpolitik, så der kun kan vælges mærke/model, som modsvarer jeres bilpolitik. Husk altid at holde LeasePlan opdateret med jeres bilpolitik. 40
41
Kontakt din Key Account Manager eller Account Manager, hvis du har brug for hjælp til Fleet Reporting. 42
B Beskatningsgrundlag 21 Biler i ordre 7 Bilmærker 22 Brændstof 4 Brændstofforbrug 21 brændstofkort 5, 16, 21, 25 Brændstoftankninger 4 Bropenge 5, 16 Budget 10 C CO2 22, 28 E Erstatningsbil 3, 5, 16, 18 Exceptions 15 F Fakturainformation 10, 11, 12 Flåderapport 12, 13, 14 Flådestatus 33 Forkert brændstof 16 Forkert km 16 K Km afvigelse 17 km pr. liter 21 L Leasingforpligtelser 23 Ø Økonomi 12, 13, 14 O Omberegninger 24 Omkostning pr. km 7 R Refusionsblanket 38 S Skadeanmeldelse 39 Småskader 6 Søg 31, 36 Specialbenzin 18 G Green Plan 27 GreenPlan 28, 30 H Home 23, 25, 38 I IQ3 40 T Tanket i udlandet 18 Tankvolumen 19 Tilstandsrapport 25 U Udløb 26 Udskiftningsplan 8 V Vejhjælp 6